Verificar una factura VeriFactu por QR: guía del receptor

Para verificar una factura VeriFactu recibida con QR de un proveedor, escanea el código o abre la URL de cotejo, revisa la respuesta de la AEAT y compárala con la factura visible. El control mínimo es comprobar NIF del emisor, datos del receptor cuando proceda, número y serie, fecha e importe. Después interpreta el resultado: «Factura encontrada» confirma que existe un registro coincidente, «Factura no encontrada» exige revisar la incidencia con el proveedor y «Factura no verificable» puede ser normal si el emisor usa un sistema no VERI*FACTU.

Esa comprobación sirve al lado receptor, no al emisor. La pregunta práctica en cuentas a pagar no es si el proveedor ha adaptado bien su software, sino qué hacer con una factura concreta antes de contabilizarla, aprobarla para pago o incluir el IVA soportado en la preparación fiscal.

El QR tampoco convierte la factura en correcta por sí solo. Un resultado favorable no sustituye la revisión de requisitos formales, importes, tipo de IVA, proveedor, pedido, recepción de mercancía o autorización interna. Lo que aporta es una señal documentable: el equipo puede anotar que ha cotejado la factura en la sede electrónica de la AEAT, qué respuesta ha obtenido y si los datos visibles coinciden con lo que se esperaba.

Para un autónomo o una pequeña asesoría, esa evidencia puede ser una captura o una nota en el expediente. Para un equipo de cuentas a pagar, conviene tratarla como un campo más del circuito de entrada: pendiente de cotejo, encontrada, no encontrada, no verificable, aclarada con proveedor o retenida para revisión fiscal.

Dónde aparece el QR y qué significa la leyenda de factura verificable

En una factura visible, sea en papel o en PDF, el QR tributario debe estar al principio de la factura y ser claramente visible. La AEAT describe una ubicación preferente cerca del margen superior, de forma que el receptor lo encuentre antes de entrar en el detalle de líneas, bases e impuestos. Si la factura tiene varias páginas, el QR tributario pertenece a la primera, no a cada página del documento.

La leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o la expresión «VERI*FACTU» indica que el emisor funciona en modalidad VERIFACTU. Para el receptor, esa diferencia importa porque la AEAT puede cotejar el QR contra registros de facturación remitidos previamente por el expedidor. Si la factura no lleva esa leyenda pero sí incorpora QR, puede proceder de un sistema no VERIFACTU: hay QR, pero el resultado esperado no es el mismo.

El formato recibido cambia la forma, no la finalidad. En un PDF o una imagen imprimible, lo normal es ver el QR como elemento gráfico. En una factura electrónica estructurada, no tiene por qué aparecer una imagen del QR, pero debe viajar el contenido equivalente, incluida la URL de cotejo. Si el documento es un albarán, una nota de entrega o un adjunto que no es factura, el análisis es distinto.

Una factura sin QR no debe tratarse automáticamente como irregular en 2026. Tras la ampliación publicada por la AEAT, los SIF deben estar adaptados antes del 1 de enero de 2027 para entidades que presentan Impuesto sobre Sociedades y antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados tributarios. También hay que comprobar si el proveedor está sujeto al SII, si la factura se emitió antes de su obligación efectiva o si se trata de una factura electrónica estructurada con URL en lugar de imagen.

En recepción, la regla práctica es conservar el contexto: fecha de emisión, proveedor, tipo de documento, presencia de QR o URL, presencia de leyenda y resultado de cotejo. Esa información evita bloquear facturas válidas por una lectura incompleta y, al mismo tiempo, permite detectar proveedores que llegan tarde o envían documentos con señales inconsistentes.

Cómo escanear el QR o abrir la URL de cotejo de la AEAT

El procedimiento es deliberadamente corto. Localiza el QR tributario, léelo con un móvil o lector de QR y abre la dirección de la sede electrónica de la AEAT que contiene. La propia AEAT indica que el cotejo se puede hacer desde cualquier dispositivo con cámara, reconocimiento de QR y conexión web; su APP es aconsejable porque reduce el riesgo de leer un código irregular, aunque no es imprescindible para acceder al servicio.

Antes de aceptar el resultado, comprueba que estás leyendo el QR correcto. Algunas facturas incluyen códigos comerciales, enlaces de pago, portales de proveedor o referencias logísticas. El QR tributario debe estar vinculado al cotejo de factura, no a una campaña, una pasarela de pago o una ficha interna del emisor. Si la imagen está borrosa, recortada o comprimida, trabaja con el PDF original o pide al proveedor una copia legible.

Cuando la factura llega como XML estructurado, el gesto físico de escanear puede desaparecer. El contenido que representaría el QR viaja como URL o datos de cotejo, y el receptor accede al servicio de verificación desde esa información. En equipos que ya tienen un flujo para procesar facturas Facturae XML recibidas, conviene guardar ese enlace junto al resto de campos extraídos, porque forma parte de la evidencia de recepción.

El paso final es registrar la respuesta. En una revisión manual puede bastar con anotar fecha, usuario y resultado en la ficha de la factura. En un circuito más formal, el estado de cotejo debería quedar en la misma hoja o sistema donde se revisan proveedor, importe, vencimiento, aprobación y contabilización. Lo importante es no dejar el QR como una comprobación informal que se hace una vez y luego no se puede reconstruir.

Cómo interpretar «Factura encontrada», «Factura no encontrada» y «Factura no verificable»

La parte crítica no es escanear el QR, sino leer bien la respuesta. Según las respuestas del cotejo QR de la AEAT, el receptor puede obtener «Factura encontrada», «Factura no encontrada» o «Factura no verificable», esta última para facturas emitidas con sistemas no VERI*FACTU.

• Factura encontrada: la AEAT tiene una factura con características idénticas a las remitidas en el cotejo. El receptor compara los campos visibles y continúa la revisión normal.
• Factura no encontrada: la AEAT no tiene una factura con esas características. El receptor repite la lectura, revisa datos y consulta al proveedor antes de cerrar la factura como válida.
• Factura no verificable: el emisor usa un sistema no VERI*FACTU, por lo que no hay registro previo enviado por el expedidor para cotejar. El receptor registra el resultado y revisa la factura por el circuito ordinario, sin tratar el mensaje como fraude automático.

«Factura encontrada» es el resultado más claro, pero no elimina el resto de controles. Si el importe total de la factura visible no coincide con la orden de compra, si el NIF del proveedor no corresponde al maestro de proveedores o si el IVA está mal calculado, el QR no corrige esos problemas.

«Factura no encontrada» pesa más cuando la propia factura se presenta como VERI*FACTU. En ese caso, el receptor debería descartar primero fallos de lectura o una URL incompleta. Si el resultado se mantiene, lo razonable es pedir al proveedor que confirme la emisión, revise su registro o reemita la factura cuando proceda. La incidencia debe quedar documentada, sobre todo si la factura va a pagarse o contabilizarse antes de recibir una aclaración completa.

«Factura no verificable» requiere más matiz. No significa que la factura sea falsa por definición. Significa que la AEAT no puede cotejarla contra registros enviados previamente por el emisor porque la factura procede de un sistema no VERI*FACTU. Para cuentas a pagar, la decisión no es bloquear automáticamente, sino guardar la evidencia del resultado y revisar si el patrón del proveedor aumenta el riesgo: facturas repetidas con incidencias, datos fiscales incompletos, importes corregidos a mano o resistencia a aportar documentación. Si esas incidencias se repiten, deberían quedar visibles en la revisión de riesgo del proveedor, porque la trazabilidad puede importar si más adelante se solicita o cuestiona el registro local del emisor.

Qué campos conviene cotejar antes de contabilizar o pagar

El cotejo QR solo tiene valor operativo si se compara con datos concretos de la factura recibida. El primer bloque es fiscal y documental: NIF del emisor, NIF del receptor cuando figure o sea exigible, número y serie de factura, fecha de expedición, base imponible, cuota de IVA e importe total. Si el resultado AEAT y la factura visible apuntan a documentos distintos, la factura no debería avanzar sin aclaración.

El segundo bloque pertenece al control interno. El proveedor debe existir en el maestro de proveedores, la razón social y el NIF deben corresponder, el documento debe estar asociado al archivo y página revisados, y el usuario que hizo la comprobación debe dejar fecha y resultado. En facturas con varias páginas, conviene registrar qué página contenía el QR y desde qué archivo se hizo la lectura.

Ese estado puede convivir con el libro registro de facturas recibidas, aunque no sustituye los datos registrales. Una columna interna de «resultado QR» ayuda a reconstruir qué se comprobó antes de contabilizar, qué facturas quedaron pendientes de aclaración y qué proveedores concentran incidencias.

La revisión no debe limitarse a campos de cabecera. Si la factura se contabiliza con IVA soportado, la base, el tipo, la cuota y la naturaleza del gasto siguen importando. Una respuesta «Factura encontrada» no convierte en deducible un gasto que no lo sea ni valida una factura con errores formales relevantes. El QR es una pieza de evidencia dentro de un control más amplio de recepción, aprobación y registro.

Qué hacer si el QR no verifica o la factura llega sin QR

Cuando una factura que aparenta ser VERI*FACTU devuelve «Factura no encontrada», no conviene saltar directamente a una conclusión fiscal. Primero repite la lectura desde el PDF original o desde la primera página completa, comprueba que el enlace pertenece a la AEAT y revisa que número, fecha, NIF e importe no se hayan alterado por una rectificación posterior. Si el resultado se mantiene, pide al proveedor confirmación de emisión y, cuando proceda, una reemisión o explicación documentada.

Con «Factura no verificable», el tratamiento cambia. Ese mensaje puede ser coherente si el proveedor usa un sistema no VERI*FACTU. El receptor no tiene un registro previo en la AEAT contra el que cotejar, así que la factura vuelve al circuito ordinario: revisar datos obligatorios, proveedor, importes, IVA y aprobación interna. Lo que sí conviene es registrar el resultado y observar si el proveedor acumula incidencias que justifiquen una revisión fiscal más estricta, especialmente si el registro local del emisor pudiera entrar después en una comprobación.

Si la factura llega sin QR, revisa el contexto antes de retenerla. La fecha de emisión puede ser anterior al plazo efectivo del proveedor, el emisor puede estar sujeto al SII, el documento puede no ser una factura o la factura electrónica estructurada puede contener una URL de cotejo en lugar de imagen. También puede ocurrir que el proveedor todavía no haya adaptado su SIF dentro del calendario aplicable. Cuando el plazo ya sea exigible y no haya explicación razonable, la factura merece aclaración antes de contabilizarse.

Para que el equipo actúe de forma consistente, usa estados sencillos:

• Aceptar sin incidencia: factura encontrada, campos coincidentes y revisión ordinaria correcta.
• Aceptar con evidencia: factura no verificable o caso contextual explicado, con comprobación documentada.
• Retener para aclaración: factura no encontrada, QR ilegible, datos inconsistentes o proveedor sin respuesta.
• Solicitar reemisión: errores materiales, factura rectificativa pendiente o documento que no corresponde al registro.
• Escalar: incidencias repetidas, dudas de IVA soportado o criterio fiscal que deba revisar asesoría.

La conexión con IVA es práctica. Si el equipo va a preparar el Modelo 303 desde facturas recibidas, una incidencia VeriFactu no resuelta debe quedar visible antes de que la factura entre en el cálculo del impuesto. El cotejo QR ayuda a ordenar la evidencia, pero la deducción depende de que la factura y la operación cumplan los requisitos aplicables.

Cómo llevar la verificación QR a un circuito de facturas por lotes

En una factura aislada, el control cabe en una nota: QR leído, resultado obtenido, campos comparados y decisión. En cientos de facturas de proveedor, el problema cambia. El equipo necesita una hoja o sistema donde cada documento tenga los mismos campos, el mismo estado de revisión y una referencia clara al archivo original.

Una lista de control de cuentas a pagar puede funcionar así:

1. Identificar si la factura contiene QR tributario o URL de cotejo.
2. Ejecutar el cotejo en la sede electrónica o APP de la AEAT.
3. Registrar el resultado: encontrada, no encontrada, no verificable, sin QR o pendiente.
4. Comparar NIF, número, fecha, base, IVA e importe total con la factura visible.
5. Resolver incidencias con el proveedor antes de pago, contabilización o uso fiscal.
6. Conservar evidencia suficiente: archivo, página, fecha de revisión, usuario y decisión.

Invoice Data Extraction encaja en la parte de preparación de datos, no en la verificación oficial. El producto convierte facturas y documentos financieros en Excel, CSV o JSON, permite indicar en lenguaje natural qué campos extraer y conserva referencias a archivo y página para revisar el dato contra el documento original. En un lote de PDFs, puede usarse para extraer datos de facturas a Excel con columnas como proveedor, NIF, número, fecha, base, cuota de IVA, total y estado de revisión VeriFactu.

La consulta a la AEAT sigue siendo el cotejo oficial. La ventaja de estructurar los datos antes es que el revisor no trabaja factura a factura desde cero: compara un resultado AEAT contra campos ya extraídos, filtra las incidencias, revisa los documentos fuente cuando haya duda y deja trazabilidad de por qué una factura siguió adelante o quedó retenida.