Attestation Revenu Québec : vérifier un sous-traitant

Au Québec, l'entrepreneur général doit vérifier l'attestation Revenu Québec d'un sous-traitant en construction dès que la valeur cumulée des contrats entre les deux parties atteint 25 000 $ dans la même année civile, hors taxes. Le sous-traitant doit transmettre l'attestation au plus tard le 7e jour suivant le début des travaux. L'entrepreneur l'authentifie via Mon dossier pour les entreprises au plus tard le 10e jour suivant ce même début. L'attestation reste valide jusqu'à la fin du 3e mois suivant le mois de sa délivrance.

Le partage des rôles est simple. Le sous-traitant obtient l'attestation auprès de Revenu Québec et transmet le PDF à son co-contractant. L'entrepreneur général — ou l'entrepreneur principal qui paie, peu importe l'étiquette — authentifie l'attestation au service en ligne et conserve la preuve d'authentification au dossier du sous-traitant. Les deux gestes sont distincts et ne peuvent pas se substituer l'un à l'autre : recevoir un PDF n'équivaut pas à l'avoir authentifié, et le délai de 10 jours porte sur l'authentification, pas sur le dépôt de la pièce au dossier.

L'obligation s'applique aux contrats privés de construction depuis le 1er mars 2016, à la suite de l'extension du régime par la Loi 117. Avant cette date, seuls les contrats publics étaient couverts ; depuis, un contrat entre deux entreprises privées du secteur de la construction tombe sous la même règle dès que le seuil de 25 000 $ est franchi. Selon le guide FCEI sur l'attestation de conformité de Revenu Québec, l'attestation devient obligatoire dès que la valeur totale des contrats entre les deux parties atteint 25 000 $ ; le sous-traitant doit la transmettre dans les 7 jours suivant le début des travaux et l'entrepreneur doit l'authentifier au plus tard le 10e jour suivant ce début.

La sanction donne sa force à la procédure. Si l'entrepreneur paie un sous-traitant sans avoir authentifié son attestation dans la fenêtre prescrite, il devient solidairement responsable des taxes — TPS, TVQ, retenues à la source — impayées par le sous-traitant sur les sommes versées. C'est cette responsabilité solidaire qui justifie de traiter la vérification comme une véritable porte de validation comptable, au même rang que le bon de commande approuvé et la facture conforme, et non comme une formalité administrative.

Les sections qui suivent reprennent ces gestes dans l'ordre où l'équipe AP les exécute.

Les délais : 7 jours, 10 jours, fin du 3e mois

Trois fenêtres temporelles structurent la procédure, chacune ancrée sur un événement précis du contrat.

Côté sous-traitant — 7 jours après le début des travaux. Le sous-traitant a entre la date de dépôt de sa soumission et le 7e jour suivant le début des travaux pour obtenir son attestation auprès de Revenu Québec et la remettre à l'entrepreneur général. Cette fenêtre couvre donc toute la phase pré-chantier plus la première semaine d'exécution. Un sous-traitant qui n'arrive sur le chantier qu'avec sa soumission n'est pas encore en défaut, mais il doit transmettre la pièce avant la fin de cette première semaine.

Côté entrepreneur général — 10 jours après le début des travaux. L'entrepreneur a trois jours de plus pour authentifier l'attestation dans Mon dossier pour les entreprises. Ce délai de 10 jours ne porte pas sur la réception du PDF, ni sur son archivage dans le dossier sous-traitant, mais bien sur l'authentification effective au service en ligne. Tant que la validation n'a pas été exécutée et documentée, le délai court — même si la pièce est déjà à l'écran de l'agent AP.

Validité de l'attestation — fin du 3e mois suivant le mois de délivrance. Une attestation reste valide jusqu'à la fin du 3e mois qui suit celui de sa délivrance, peu importe le jour exact du mois où elle a été délivrée. Deux exemples ancrent la règle :

• Une attestation délivrée le 8 avril 2026 est valide jusqu'au 31 juillet 2026. Le compteur démarre à zéro le mois de délivrance (avril), puis on additionne trois mois pleins (mai, juin, juillet), et la fin de validité tombe au dernier jour de ce troisième mois.
• Une attestation délivrée le 18 octobre est valide jusqu'au 31 janvier de l'année suivante, par le même calcul.

La conséquence opérationnelle est plus importante qu'elle n'en a l'air. La validité ne suit pas la durée du contrat. Sur un chantier qui s'étire au-delà de trois mois — la majorité des contrats de sous-traitance d'une certaine taille — une attestation conforme au moment où le contrat démarre peut très bien expirer en pleine exécution, avant la libération d'un décompte ultérieur. Aligner les colonnes ARQ expiration et Date du dernier décompte payé est exactement ce que le tableau de suivi (section 5) sert à faire.

Pour un contrat qui dépasse trois mois, chaque renouvellement d'attestation déclenche une nouvelle authentification dans Mon dossier pour les entreprises avant tout paiement subséquent. C'est un travail cyclique, pas un contrôle d'ouverture de chantier.

L'authentification dans Mon dossier pour les entreprises, étape par étape

L'authentification se fait dans Mon dossier pour les entreprises, à partir du dossier de votre entreprise — pas d'un dossier personnel. Le service utilisé est intitulé « Vérifier l'authenticité d'une attestation de Revenu Québec » ; il figure dans le menu des services en ligne du dossier d'entreprise. Connectez-vous avec le code d'utilisateur lié à ce dossier, ouvrez le service, et préparez le PDF de l'attestation reçue côté écran.

Deux champs sont à saisir :

• Le numéro d'attestation tel qu'il apparaît sur le PDF reçu du sous-traitant.
• L'identifiant du sous-traitant, qui est soit le NEQ au registre des entreprises, soit le numéro d'identification attribué par Revenu Québec. Si le sous-traitant détient un NEQ, utilisez-le. Le numéro d'identification de Revenu Québec sert principalement pour les sous-traitants non-résidents qui n'ont pas de NEQ.

Le service retourne trois informations à comparer ligne par ligne avec le PDF reçu : un statut (valide, non valide, ou inexistante), la date de délivrance, et la date de fin de validité. La règle de contrôle est mécanique. Les trois valeurs doivent correspondre exactement à celles du PDF. Si le numéro n'est pas reconnu, si la date de délivrance retournée par le service ne coïncide pas avec celle imprimée sur l'attestation, ou si le statut n'est pas « valide », la pièce ne peut pas servir à autoriser un paiement, quelle que soit son apparence — un PDF parfaitement présenté peut très bien correspondre à une attestation qui a été émise puis révoquée.

La trace à conserver est aussi importante que la vérification elle-même. Faites une capture d'écran horodatée du résultat affiché, ou exportez la page en PDF, et déposez-la dans le dossier du sous-traitant aux côtés de l'attestation d'origine. Inscrivez sur cette preuve la date et l'heure de l'authentification, le nom de l'utilisateur qui l'a exécutée et le numéro d'attestation vérifié. C'est cet élément qui démontre, en cas de contestation par Revenu Québec, que l'authentification a bien eu lieu dans la fenêtre des 10 jours suivant le début des travaux. Sans la preuve datée, vous savez que vous avez fait le travail, mais vous ne pouvez pas le prouver.

Une note sur le caractère récurrent du contrôle. La même authentification doit être refaite à chaque renouvellement d'attestation, donc à intervalle d'au plus trois mois pour un chantier dont la durée excède la validité initiale. Une seule authentification au début d'un contrat de huit mois ne couvre pas les paiements des cinquième, sixième et septième mois — chaque nouvelle attestation reçue déclenche un nouveau passage dans Mon dossier pour les entreprises, avec sa propre capture datée à classer.

Le paquet sous-traitant : RBQ, CCQ, CNESST, NEQ, COI

L'attestation de Revenu Québec ne voyage presque jamais seule. Le paquet remis par un sous-traitant en construction au Québec en contient typiquement cinq pièces, chacune avec son propre régulateur, son propre lieu de vérification et sa propre date d'expiration.

RBQ — Régie du bâtiment du Québec. La licence d'entrepreneur en construction porte un numéro de licence et une ou plusieurs sous-catégories qui définissent les travaux que son détenteur peut légalement exécuter. Son statut et sa validité se vérifient au registre public des détenteurs de licence de la RBQ, indépendamment de Mon dossier pour les entreprises — c'est une vérification distincte, à faire dans le même cycle que l'authentification ARQ. La sous-catégorie compte autant que le statut. Une licence active mais dont les sous-catégories ne couvrent pas la spécialité réelle des travaux (par exemple, une licence générale en bâtiment pour des travaux de réfrigération) n'autorise pas l'exécution et exposerait l'entrepreneur général à un défaut de conformité tout aussi structurant.

CCQ — Commission de la construction du Québec. Une lettre d'état de situation est requise dès que le sous-traitant emploie de la main-d'œuvre régie par les conventions collectives du secteur de la construction. Cette lettre confirme que le sous-traitant est en règle sur ses cotisations syndicales et patronales et que ses salariés sont déclarés à la CCQ. Sa validité est courte — typiquement quelques mois selon le type de lettre demandée — et elle doit donc être renouvelée plus souvent que les autres pièces du paquet.

CNESST — Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail. L'attestation de conformité de la CNESST confirme que le sous-traitant a payé ses cotisations en santé et sécurité du travail. Il faut la vérifier dans le même cycle que l'attestation de Revenu Québec, parce que la CNESST applique elle aussi une responsabilité du donneur d'ouvrage pour les cotisations impayées si la conformité n'est pas vérifiée avant paiement — la mécanique est sœur de celle du régime ARQ, sur un autre régulateur. C'est l'équivalent québécois du certificat de décharge des autres provinces canadiennes, où le rôle est tenu par la WSIB en Ontario, WorkSafeBC en Colombie-Britannique, ou la WCB en Alberta ; pour le pendant fédéral du contrôle de vérification d'un sous-traitant en construction, voir vérification du certificat de décharge avant de payer un sous-traitant au Canada (article en anglais).

NEQ — numéro d'entreprise du Québec. Il identifie le sous-traitant au registre des entreprises et confirme son existence légale. C'est aussi le numéro saisi à l'écran d'authentification de l'attestation de Revenu Québec quand le sous-traitant en possède un. Au registre, vérifiez que le statut est « immatriculé » et que la raison sociale et l'adresse du siège correspondent à celles inscrites sur les autres pièces du paquet — une divergence d'adresse entre l'attestation et le registre est un signal à éclaircir avant d'autoriser un premier paiement.

COI — certificat d'assurance responsabilité civile. Il prouve la couverture en responsabilité civile générale et, selon ce qu'exige le contrat, en responsabilité professionnelle ou en cautionnement d'exécution. À conserver et à suivre comme les autres pièces, avec sa propre date d'expiration et son propre cycle de renouvellement.

Aucune de ces dates ne s'expire en même temps que les autres. L'ARQ tourne sur trois mois, la RBQ sur un cycle annuel de renouvellement, la CCQ sur une validité courte propre à chaque lettre, la CNESST sur une validité variable selon l'attestation émise, et le COI typiquement sur une année calée sur la police d'assurance. Aucun calendrier de renouvellement commun n'est offert par les régulateurs ; c'est précisément ce que le tableau de suivi de la section suivante existe pour résoudre — aligner toutes ces expirations sur la même rangée, par sous-traitant et par chantier.

Le tableau de suivi par sous-traitant et par chantier

Une rangée par sous-traitant, des colonnes qui rassemblent toutes les pièces du paquet et leurs dates d'expiration distinctes : c'est l'artefact opérationnel autour duquel se construit la conformité. Voici la liste de colonnes recommandée, à copier telle quelle dans Excel, Acomba X Construction, Maestro*Mobile, Sage 50 Édition Construction, Procore ou n'importe quel outil qui sert de registre AP.

• Sous-traitant — raison sociale exacte telle qu'inscrite au registre des entreprises.
• NEQ — numéro d'entreprise du Québec ; pour un non-résident, le numéro d'identification de Revenu Québec.
• RBQ licence + sous-catégorie — numéro de licence et sous-catégorie applicable aux travaux.
• RBQ statut — actif, suspendu, annulé ; valeur lue au registre de la Régie du bâtiment du Québec.
• RBQ expiration — date du prochain renouvellement de licence.
• ARQ numéro d'attestation — tel qu'inscrit sur le PDF reçu et confirmé par l'authentification.
• ARQ date de délivrance — date imprimée sur l'attestation et confirmée par Mon dossier pour les entreprises.
• ARQ date d'expiration — fin du 3e mois suivant le mois de délivrance.
• ARQ authentification (date + capture) — date et heure de la vérification au service en ligne, et référence à la capture d'écran ou au PDF d'export classé au dossier.
• CCQ état + date — état de situation et date de la lettre.
• CNESST attestation + date — numéro et fin de période de validité.
• COI expiration — date d'échéance de la police de responsabilité civile.
• Chantier — référence interne du projet auquel le sous-traitant est rattaché.
• Valeur cumulée des contrats pour l'année civile — somme hors taxes des contrats actifs et terminés avec ce sous-traitant dans l'année en cours.
• Au-delà du seuil de 25 000 $ (O/N) — drapeau qui déclenche l'obligation d'attestation.
• Date du dernier décompte payé — pour aligner sur l'ARQ date d'expiration et repérer les décomptes à risque.
• Drapeau « ne pas payer » — blocage manuel ou automatique tant qu'une pièce est expirée, ou tant que l'authentification n'a pas été refaite après un renouvellement.

Chaque colonne sert une décision concrète. La colonne Au-delà du seuil 25 000 $ déclenche l'obligation d'attestation et la procédure des sections 2 et 3. La colonne ARQ expiration alimente le balayage mensuel des renouvellements à venir. Le drapeau « ne pas payer » bloque la libération du prochain décompte si une pièce est expirée ou si l'authentification n'a pas été exécutée dans la fenêtre des 10 jours suivant le début des travaux. La colonne Date du dernier décompte payé sert à reconstituer, en cas d'écart de conformité détecté plus tard, la chronologie exacte entre l'expiration d'une attestation et un paiement effectué.

L'étape qui rend ce tableau tenable au quotidien est la capture des champs depuis les PDF reçus. Chaque pièce du paquet sous-traitant expose des champs nominaux et datés qui sont lisibles automatiquement. L'attestation ARQ porte un numéro d'attestation, une date de délivrance, une date d'expiration et la raison sociale du sous-traitant. La licence RBQ porte un numéro de licence, une ou plusieurs sous-catégories, et un statut. L'attestation CNESST porte un numéro et une période de validité. Le NEQ figure à la fois sur l'attestation ARQ et au registre des entreprises. Plutôt que de re-saisir ces champs manuellement à l'arrivée de chaque paquet, vous pouvez déposer les PDF dans un outil d'extraction de données de factures et de documents avec un prompt qui décrit les champs à extraire et obtenir en sortie un fichier Excel, CSV ou JSON avec une rangée par sous-traitant rassemblant déjà toutes les expirations sur la même ligne.

Un squelette de prompt utilisable, à adapter selon le format exact de vos pièces :

« Pour chaque document du paquet sous-traitant, identifier le type de document (ARQ, RBQ, CCQ, CNESST, COI), extraire le numéro de document, la raison sociale, le NEQ, le numéro RBQ avec sa sous-catégorie, la date de délivrance et la date d'expiration. Retourner une rangée par sous-traitant rassemblant toutes les dates d'expiration sur la même ligne. »

La capture s'exécute une seule fois, à l'arrivée du paquet en début de chantier. Ensuite, le tableau ne se met à jour qu'aux renouvellements — donc pour l'ARQ, à la cadence trimestrielle imposée par la règle « fin du 3e mois » ; pour les autres pièces, à leurs cycles propres. L'authentification reste votre travail dans Mon dossier pour les entreprises et l'outil d'extraction ne se connecte pas à la base de Revenu Québec ; il fait gagner la portion répétitive de la saisie, pas la portion réglementaire de la vérification.

Pour fermer la boucle vers la suite du processus AP, la même logique de capture en amont sert également au transfert des factures fournisseurs dans le logiciel comptable du chantier ; voir importer les factures fournisseurs dans Acomba pour PME québécoises pour le pendant côté facture. Le choix du logiciel hôte du tableau — Acomba X Construction, Maestro*Mobile, Sage 50 Édition Construction, Procore configuré pour le Québec, VériBât, ou Excel — dépend du reste du parc logiciel ; la spécification des colonnes et la mécanique d'extraction restent identiques dans tous les cas.

Les pièges récurrents : multi-niveaux, non-résidents, cumul à mi-année, attestation expirée

Quatre scénarios sortent du cas standard et reviennent assez souvent dans la pratique pour mériter d'être anticipés dans le tableau de suivi plutôt que découverts en cours de chantier.

Sous-traitance à plusieurs niveaux. L'obligation s'applique à chaque niveau de la chaîne de sous-traitance. Chaque payeur vérifie l'attestation de son co-contractant immédiat — pas celle des niveaux inférieurs auxquels il n'a pas versé directement. Si vous engagez un sous-traitant qui engage à son tour un sous-sous-traitant, c'est le sous-traitant, et non vous, qui doit vérifier l'attestation du sous-sous-traitant. Vous n'avez pas à le faire à sa place, mais vous avez tout intérêt à l'exiger contractuellement et à demander une preuve écrite que la vérification a été exécutée — un défaut à un niveau inférieur peut remonter par les mécanismes de réclamation et compliquer le règlement final du chantier, même si votre propre vérification est impeccable.

Sous-traitants non-résidents du Québec. L'obligation s'applique aux entreprises non-résidentes qui exécutent des travaux au Québec, même quand elles n'ont pas de NEQ. Dans ce cas, l'identifiant saisi à l'écran d'authentification est le numéro d'identification attribué par Revenu Québec lors de l'inscription. Si le sous-traitant non-résident n'est pas encore inscrit, l'inscription doit précéder l'obtention et la transmission de l'attestation — autrement dit, la procédure d'inscription au régulateur québécois est un préalable, pas une étape parallèle qu'on règle après coup. Un sous-traitant non-résident qui se présente sur un chantier au-dessus du seuil sans inscription doit s'inscrire avant que la première facture puisse être traitée comme conforme.

Cumul mid-année qui franchit le seuil de 25 000 $. Le seuil s'apprécie sur la valeur cumulée des contrats entre les mêmes deux parties dans la même année civile, hors taxes. Un exemple concret rend la règle limpide. En mai, un sous-traitant facture 12 000 $ sur un premier contrat — vous êtes sous le seuil, pas d'obligation d'attestation, le décompte se libère normalement. En septembre, un second contrat avec le même sous-traitant porte le cumul annuel à 26 000 $. Au moment où ce deuxième contrat est conclu, l'obligation se déclenche : le sous-traitant doit obtenir et transmettre une attestation, et vous devez l'authentifier dans la fenêtre des 10 jours suivant le début des travaux du nouveau contrat. La règle pratique tient en une phrase : recalculez le cumul à chaque nouvelle commande, pas seulement au premier janvier ou à l'ouverture d'un nouveau chantier.

Paiement effectué contre une attestation expirée ou manquante. C'est le cas qui matérialise l'exposition. Si vous avez libéré un décompte sans attestation valide à ce moment-là, vous êtes solidairement responsable des dettes fiscales correspondantes du sous-traitant pour les sommes versées — TPS, TVQ, retenues à la source. Côté AP, la procédure de récupération a un ordre. D'abord, documentez précisément la chronologie : quand le paiement a été fait, quel était le statut de l'attestation à ce moment, depuis combien de temps la pièce était expirée. Ensuite, demandez immédiatement une attestation à jour pour tous les paiements à venir et authentifiez-la dans la même journée. Consignez l'écart dans le tableau de suivi avec un drapeau et une note sur l'exposition — date, montant payé, statut de l'attestation lors du paiement. Informez le contrôleur ou le comptable du chantier. La décision sur la suite — provisionner l'exposition, suspendre le solde à payer, déclarer la situation à Revenu Québec ou non — n'appartient pas à l'équipe AP qui a détecté l'écart ; elle appartient au contrôleur, et le rôle de l'AP est de lui livrer une chronologie factuelle solide pour appuyer cette décision.

Comment la vérification s'insère dans le cycle AP mensuel

L'attestation de Revenu Québec gagne à être traitée comme une troisième porte de validation, alignée sur les deux que votre équipe AP applique déjà : bon de commande approuvé et facture conforme. Tant que les trois portes ne sont pas franchies, le décompte ne sort pas. Cette discipline transforme la conformité ARQ en règle d'écriture comptable opérée par l'AP elle-même, plutôt qu'en démarche réglementaire reléguée à un dossier juridique séparé.

Le cycle minimal est court. À l'arrivée du paquet sous-traitant en début de chantier, la capture des champs se fait une seule fois et alimente la rangée du tableau de suivi. Ensuite, chaque mois, balayez la colonne ARQ expiration pour repérer les attestations qui arrivent à échéance dans les 30 jours et déclenchez la demande de renouvellement auprès du sous-traitant. Avant chaque libération de décompte, vérifiez que le drapeau « ne pas payer » est levé pour ce sous-traitant et que la dernière authentification est documentée par une capture datée. Ce cycle se cale naturellement sur la cadence du décompte progressif sur chantier, et la même logique d'extraction qui peuple le tableau de conformité sert aussi à la lecture des décomptes mensuels — voir extraction des décomptes progressifs de sous-traitants au Québec pour le pendant côté pay-application.

Des plateformes spécialisées résolvent ce problème nativement. VériBât couvre la conformité multi-pièces du sous-traitant au Québec en mode SaaS dédié. Le module sous-fournisseur de Maestro*Mobile, Acomba X Construction et Procore configuré pour le Québec offrent des fonctions de suivi équivalentes au sein d'ERP plus larges. Beaucoup d'équipes AP choisissent, à juste titre, de s'y appuyer plutôt que de bâtir un tableau parallèle. Le scénario alternatif tout aussi répandu — et qui produit le même résultat de conformité — est un tableau Excel ou un onglet dans le logiciel comptable, maintenu par l'équipe AP, avec les champs capturés en amont à l'arrivée du paquet. La procédure décrite dans cet article tient dans les deux configurations ; ce qui change est l'endroit où la rangée vit, pas la mécanique qui la met à jour. Pour situer cette porte de validation parmi les autres contrôles AP propres au Québec dans des secteurs voisins, voir gestion des factures d'un syndicat de copropriété au Québec.

Trois arbitrages restent humains et ne sont pas du ressort de l'équipe AP qui détient le tableau : décider de libérer ou de retenir un décompte malgré un signal de conformité ambigu, qualifier le niveau d'une exposition solidaire après un paiement effectué contre une attestation expirée, prolonger ou non un contrat malgré un écart documenté. Ces décisions appartiennent au contrôleur ou au comptable de chantier ; le rôle du tableau et de la procédure d'authentification est de leur livrer l'information factuelle — chronologie, montants, statuts, captures datées — sur laquelle ces arbitrages s'appuient.