Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen: XML, Fehler, Risiken

Für den Vorsteuerabzug aus einer E-Rechnung zählt nicht nur, ob der Lieferant irgendeine Datei geschickt hat. Entscheidend ist, ob für den konkreten Umsatz eine ordnungsgemäße Rechnung in der vorgeschriebenen Form vorliegt. Während der Übergangszeit können erlaubte sonstige Rechnungen den Vorsteuerabzug weiter stützen; wenn aber eine E-Rechnung verpflichtend ist, reicht eine PDF-Rechnung oder eine formatfehlerhafte strukturierte Datei grundsätzlich nicht aus, bis sie berichtigt wird.

Das ist der Kern der Empfängerprüfung seit dem Start der deutschen E-Rechnungspflicht. Bei XRechnung und ZUGFeRD muss der Rechnungseingang die strukturierten Rechnungsdaten beurteilen, nicht nur die sichtbare PDF-Ansicht. Eine Datei kann für Menschen plausibel aussehen und trotzdem steuerlich problematisch sein, wenn XML, Format oder Pflichtangaben nicht stimmen.

Das BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass bei einer Pflicht zur E-Rechnung nur eine E-Rechnung dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG erfüllt. Eine stattdessen ausgestellte sonstige Rechnung ist danach grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie berichtigt wird.

Für AP und Steuerfunktion entstehen daraus drei praktische Risikofelder: eine sonstige Rechnung außerhalb des zulässigen Falls, ein Format- oder Geschäftsregelfehler im strukturierten Datensatz und ein Inhaltsfehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Der Prüfmaßstab ist deshalb breiter als die Frage, ob ein PDF lesbar ist.

Was sich seit 2025 geändert hat und was steuerlich gleich bleibt

Die E-Rechnungspflicht hat den Vorsteuerabzug nicht neu erfunden. §15 UStG bleibt die Grundlage dafür, ob ein Unternehmer Vorsteuer ziehen darf. §14 und §14a UStG bleiben die Grundlage dafür, welche Angaben eine Rechnung enthalten muss. Neu ist die Bedeutung der Form: Bei inländischen B2B-Umsätzen kann die vorgeschriebene strukturierte Rechnung selbst zur Voraussetzung dafür werden, dass überhaupt eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Vor 2025 war die Kontrollfrage im Rechnungseingang in vielen Fällen visuell geprägt. AP prüfte eine PDF-Rechnung oder einen Scan auf Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Leistung, Steuersatz, Steuerbetrag und formale Plausibilität. Diese Prüfung bleibt fachlich relevant, aber sie reicht bei verpflichtenden E-Rechnungen nicht mehr aus. Der steuerlich relevante Datensatz steckt in der strukturierten Datei.

Damit verändert sich auch die Beweisführung. Ein Unternehmen muss nicht nur zeigen können, dass eine Rechnung intern freigegeben wurde. Es muss nachvollziehbar machen, welche strukturierte Datei eingegangen ist, welche Prüfung darauf angewendet wurde und warum diese Datei als ordnungsgemäße Grundlage für Buchung und Vorsteuer behandelt wurde. Der Kontrollnachweis wandert damit näher an den Datenempfang heran.

Bei einer XRechnung liegt diese Struktur als XML vor. Bei ZUGFeRD ist sie in ein hybrides Dokument eingebettet. In beiden Fällen verschiebt sich die Empfängerprüfung von der bloßen Lesbarkeit zur Datenqualität: Ist das Format zulässig? Sind die Pflichtangaben im strukturierten Teil vorhanden? Stimmen Summen und Steuersätze regelkonform? Passt der Datensatz zum Umsatz, der gebucht werden soll?

Die sonstige Rechnung bleibt als Begriff wichtig, weil PDF, Papier und andere nicht strukturierte Formate nicht sofort in jedem Fall steuerlich wertlos geworden sind. Ob sie den Vorsteuerabzug noch tragen, hängt aber vom Zeitpunkt, vom konkreten Umsatz, vom Lieferanten und von den Übergangsregeln ab. Genau diese Abgrenzung darf AP nicht erst im Rahmen einer späteren Betriebsprüfung nachholen.

Wann eine sonstige Rechnung den Vorsteuerabzug noch stützen kann

Eine sonstige Rechnung kann während der Übergangsphase weiter eine ordnungsgemäße Rechnung sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Für den Vorsteuerabzug bedeutet das: Eine PDF-Rechnung ist nicht allein deshalb schädlich, weil sie nach dem 1. Januar 2025 ausgestellt wurde. Entscheidend ist, ob für diesen Umsatz zu diesem Zeitpunkt bereits eine E-Rechnung verlangt war oder ob die Übergangsregel die sonstige Rechnung noch zulässt.

Bis Ende 2026 können für viele inländische B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Für Aussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die gesetzliche Schwelle von 800.000 Euro nicht überschritten hat, kann die Übergangsregel bis Ende 2027 greifen. Diese Erleichterungen sind aber kein dauerhaftes Wahlrecht zwischen PDF und E-Rechnung. Sobald die Pflicht zur E-Rechnung greift, wird die falsche Form selbst zum Vorsteuerabzugsrisiko.

Der typische Grenzfall entsteht nicht bei klar unzulässigen Rechnungen, sondern bei gewohnten Lieferantenprozessen. Ein Lieferant schickt weiterhin eine PDF, AP bucht wie bisher, und erst später fällt auf, dass für diesen Umsatz eine strukturierte E-Rechnung erforderlich gewesen wäre. In diesem Fall ist die Rechnung nicht nur technisch unmodern, sondern formell nicht die Rechnung, die das Umsatzsteuerrecht für den Vorsteuerabzug voraussetzt.

Sonderfälle müssen separat beurteilt werden. Bei nicht inländischen Lieferanten, Kleinunternehmern, Gutschriften, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen kann die Pflichtlage anders aussehen als im Standardfall des inländischen B2B-Lieferanten. Auch die Zustimmung des Empfängers zur sonstigen Rechnung sollte nicht stillschweigend unterstellt werden, wenn ein Unternehmen seine AP-Richtlinie bereits auf strukturierte Eingänge umgestellt hat. Die sichere Prozessregel lautet deshalb nicht "PDF immer ablehnen", sondern: Umsatzart, Aussteller, Zeitraum, Empfängerzustimmung und Form vor der Buchung zusammen prüfen.

Wenn die falsche Form vorliegt, ist der praktische Weg in der Regel keine interne Reparatur. Der Empfänger braucht eine berichtigte Rechnung vom Lieferanten, also eine E-Rechnung in der vorgeschriebenen Form, die die materiellen Rechnungsangaben korrekt enthält.

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Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler sind unterschiedliche Risiken

Nicht jeder Fehler in einer E-Rechnung hat dieselbe steuerliche Bedeutung. Für den Rechnungseingang ist die Unterscheidung wichtig, weil ein technischer Validierungsbericht nur einen Teil der Vorsteuerabzugsprüfung abbildet.

Formatfehler betreffen die Frage, ob die Datei überhaupt die Anforderungen an das strukturierte Format erfüllt. Dazu gehören etwa Schemafehler, unzulässige Syntax oder ein Datensatz, der nicht als ordnungsgemäß verarbeitbare XRechnung oder E-Rechnungspflicht-konforme ZUGFeRD-Rechnung gelesen werden kann. Wenn die Datei schon auf dieser Ebene scheitert, liegt nicht nur ein kosmetisches Problem vor. Dann fehlt dem Empfänger die strukturierte Rechnung, auf die die Pflicht gerade zielt.

Geschäftsregelfehler liegen näher am Inhalt, bleiben aber zunächst regelbezogen. Eine Summe passt nicht zu den Einzelbeträgen, Steuerbeträge stimmen nicht mit Netto- und Steuersatzangaben zusammen, oder ein Pflichtfeld ist logisch nicht so befüllt, wie es der Standard verlangt. Solche Fehler können auf einen materiellen Rechnungsfehler hindeuten, sie sind aber nicht identisch mit der vollständigen steuerlichen Würdigung des Umsatzes.

Für den Prozess ist diese Trennung mehr als Terminologie. Ein Validierungsbericht kann zum Beispiel einen Rechenregelverstoß ausweisen, obwohl AP den wirtschaftlichen Grund für die Abweichung kennt, etwa eine Rundungsdifferenz oder eine nicht sauber modellierte Nebenkostenposition. Umgekehrt kann eine Datei technisch durchlaufen und trotzdem steuerlich falsch sein, wenn die Leistung, der Empfänger oder die Steuerbehandlung nicht zum Geschäftsvorfall passt.

Inhaltsfehler sind für den Vorsteuerabzug besonders sensibel. Wenn Rechnungsnummer, Leistungsdatum, vollständiger Name und Anschrift der Beteiligten, Steuernummer oder USt-IdNr, Entgelt, Steuersatz oder Steuerbetrag fehlen oder falsch sind, kann die Rechnung materiell nicht ordnungsgemäß sein. Die strukturelle Form ersetzt die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht. Sie macht nur sichtbarer, ob diese Angaben im Datensatz wirklich vorhanden sind.

Deshalb sollte AP die E-Rechnung im Rechnungseingang validieren, aber den Validierungsstatus nicht mit einer steuerlichen Freigabe gleichsetzen. Eine technisch gültige Datei kann inhaltlich falsch sein. Eine inhaltlich plausible PDF-Ansicht kann von einem fehlerhaften strukturierten Datensatz begleitet werden. Für die fachliche Prüfung bleiben die Pflichtangaben nach §14 UStG der Kernmaßstab.

In der Praxis gehört beides zusammen: zuerst die technische Lesbarkeit und Regelkonformität der Datei, dann die umsatzsteuerliche Prüfung der strukturierten Angaben gegen den tatsächlichen Geschäftsvorfall. Wird eine dieser Ebenen übersprungen, entsteht genau die Lücke, die später den Vorsteuerabzug angreifbar macht.

Bei XRechnung und ZUGFeRD reicht die PDF-Ansicht nicht

Eine XRechnung zwingt den Rechnungseingang sichtbar in die strukturierte Welt: Sie ist XML, kein klassisches Rechnungsbild. Bei ZUGFeRD ist das Risiko subtiler, weil die Datei wie ein PDF wirkt. Das PDF/A-3 enthält aber zusätzlich einen eingebetteten XML-Datensatz. Für Verarbeitung und Prüfung wird der strukturierte XML-Teil nicht durch die PDF-Ansicht ersetzt. Die PDF-Ansicht ist eine menschliche Darstellung, nicht der Freifahrtschein, die strukturierten Daten zu ignorieren.

Der kritische Fall ist die PDF/XML-Abweichung bei ZUGFeRD. Wenn die PDF-Ansicht einen Rechnungsbetrag von 1.000 Euro zeigt, der XML-Datensatz aber 100 Euro enthält, ist das keine bloße Layoutfrage. Dasselbe gilt für abweichende Steuersätze, Steuerbeträge, Leistungsdaten, Lieferantendaten oder Empfängerangaben. AP hat dann keinen verlässlichen Datensatz für Buchung und Vorsteuerentscheidung.

Eine solche Abweichung sollte vor der Buchung eskaliert werden. Der Empfänger kann nicht sauber dokumentieren, welche Rechnung geprüft und gebucht wurde, wenn Bildteil und strukturierter Teil unterschiedliche steuerliche Tatsachen behaupten. Im Zweifel ist die Rechnung beim Lieferanten zu beanstanden und als korrigierte E-Rechnung neu anzufordern.

Für die menschliche Prüfung braucht AP trotzdem eine lesbare Darstellung der strukturierten Daten. Eine XML-Ansicht hilft, Feldinhalte, Beträge und Beteiligte zu prüfen, ohne den Datensatz manuell im Rohformat zu lesen. Genau dafür ist ein Prozess zum XRechnung XML öffnen und lesbar prüfen sinnvoll. Er ersetzt aber weder die technische Validierung noch die steuerliche Beurteilung der Pflichtangaben.

Die Kontrollfrage lautet deshalb nicht, ob jemand eine Rechnung am Bildschirm lesen konnte. Sie lautet, ob der strukturierte Datensatz, der verarbeitet und archiviert wird, die richtige Rechnung für den Vorsteuerabzug ist.

Niedrige ZUGFeRD-Profile sind kein Detailproblem

ZUGFeRD ist nicht automatisch gleichbedeutend mit einer E-Rechnungspflicht-konformen Rechnung. Das Format umfasst mehrere Profile, und nicht jedes Profil trägt die gleiche Menge strukturierter Rechnungsdaten. Für den ZUGFeRD Vorsteuerabzug ist deshalb nicht nur der Dateiname oder die PDF-Hülle relevant, sondern das konkrete Profil und der Inhalt des eingebetteten XML.

Niedrige Profile wie MINIMUM, BASIC WL oder BASIC können für bestimmte Anwendungsfälle existieren, erfüllen aber nicht ohne Weiteres die Anforderungen, die bei einer verpflichtenden E-Rechnung im EN-16931-kompatiblen Sinne erwartet werden. Wenn der Lieferant für den konkreten Umsatz eine strukturierte E-Rechnung schuldet, kann ein zu niedriges Profil deshalb wie eine sonstige oder nicht ordnungsgemäße Rechnung wirken: Der Empfänger hat nicht den strukturierten Datensatz erhalten, den der Prozess braucht.

Diese Aussage darf nicht verkürzt werden. Ein niedriges Profil schließt nicht in jedem Zeitraum und in jedem Fall automatisch den Vorsteuerabzug aus. Entscheidend bleiben Pflicht zur E-Rechnung, Übergangsregel, Empfängerzustimmung, Art des Umsatzes und Berichtigungsmöglichkeit. Genau deshalb ist die Profilprüfung ein AP-Kontrollpunkt und keine reine IT-Nebenfrage.

Die praktische Prüfung sollte früh erfolgen. AP muss erkennen, ob eine Datei nur wie ZUGFeRD aussieht oder ob sie für den konkreten Rechnungseingang die erforderliche strukturierte Qualität besitzt. Profilmetadaten, Business-Process-Angaben und Validierungsergebnis gehören deshalb vor die Buchung, nicht in die Nacharbeit kurz vor der Betriebsprüfung. Besonders riskant ist ein Lieferantenprozess, der pauschal "ZUGFeRD" auf die Rechnung schreibt, aber nicht zwischen lesbarem PDF, Profilstufe und steuerlich verwertbarem XML unterscheidet.

Für die Profil-Taxonomie genügt im Vorsteuerabzugsprozess ein klares Ampelverständnis: Welche Profile sind für den eigenen Anwendungsfall akzeptiert, welche führen zur Lieferantenrückfrage, und welche werden in der Übergangsphase nur unter dokumentierter Ausnahme akzeptiert? Die Details zu ZUGFeRD-Profile und EN-16931-Konformität sollten in der Prozessdokumentation verlinkt oder intern referenziert werden, damit AP nicht aus jeder Einzelrechnung eine Standardschulung machen muss.

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Die Korrektur muss vor der Vorsteuer-Entscheidung dokumentiert werden

Wenn Form, Format oder Pflichtangaben nicht passen, sollte AP den Fehler nicht intern glätten. Der richtige Weg ist regelmäßig die Lieferantenrückfrage mit Anforderung einer berichtigten Rechnung. Bei einer verpflichtenden E-Rechnung bedeutet das: Der Lieferant muss einen strukturierten Datensatz liefern, der die formalen und materiellen Anforderungen erfüllt.

Operativ beginnt der Ausnahmefall mit einer Buchungssperre oder einem separaten Klärungsstatus. Die Rechnung wird nicht so behandelt, als sei sie nur noch freizugeben. Der Prüfgrund gehört dokumentiert: Formatfehler, Geschäftsregelfehler, fehlende Pflichtangabe, PDF/XML-Abweichung, falsches Profil oder falsche Rechnungsform. Ohne diese Klassifizierung lässt sich später schwer erklären, warum der Vorsteuerabzug zunächst nicht gezogen oder erst nach Berichtigung berücksichtigt wurde.

Für die Umsatzsteuervoranmeldung zählt nicht nur, ob irgendwann eine korrekte Datei ankommt. Maßgeblich ist, wann eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt und wie der Vorgang im jeweiligen Zeitraum behandelt wurde. AP, Steuerabteilung und Buchhaltung sollten deshalb denselben Status sehen: beanstandet, beim Lieferanten angefordert, korrigiert erhalten, erneut geprüft, freigegeben.

Ob eine Berichtigung steuerlich auf einen früheren Zeitpunkt zurückwirkt, ist keine Frage, die AP durch Prozesspraxis allein entscheiden sollte. Der Prozess muss vielmehr sauber zeigen, welche Rechnung wann vorlag und auf welcher Grundlage die Steuerfunktion den Vorsteuerabzug im jeweiligen Zeitraum berücksichtigt hat.

Die Nachweisakte sollte die ursprüngliche Datei, den Validierungs- oder Prüfhinweis, die Kommunikation mit dem Lieferanten und die berichtigte E-Rechnung zusammenhalten. Bei einer späteren Betriebsprüfung ist nicht nur die Endfassung interessant, sondern auch die Frage, ob der Empfänger die erkannte Abweichung vor der Vorsteuerentscheidung ordnungsgemäß behandelt hat.

Gutschriften, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen ändern diese Logik nicht, erhöhen aber die Sorgfaltspflicht. Bei Abschlägen und Schlussrechnungen müssen Beträge, Leistungsbezug und Steuerentstehung zusammenpassen. Bei Gutschriften kommt hinzu, dass der Empfänger in einem anderen Rollenverhältnis am Rechnungsdokument beteiligt sein kann. Eine korrigierte Datei sollte deshalb nicht nur technisch angenommen, sondern gegen den wirtschaftlichen Vorgang geprüft werden.

Problematisch ist die Gewohnheit, die PDF-Ansicht zu buchen und die XML-Korrektur später nachzuziehen. Sobald der strukturierte Datensatz als fehlerhaft erkannt ist, ist der Vorgang kein Routinebeleg mehr. Wer dennoch bucht, braucht eine belastbare steuerliche Begründung, warum der Vorsteuerabzug in diesem Zeitraum getragen sein soll.

Ein AP-Kontrollrahmen für sicheren Vorsteuerabzug

Ein belastbarer Rechnungseingang behandelt E-Rechnungen nicht als reinen Dateianhang. Der Prozess muss festlegen, wie strukturierte Originaldateien empfangen, geprüft, gebucht, korrigiert und archiviert werden. Der E-Rechnung-Empfangsprozess in Deutschland ist damit Teil der steuerlichen Risikosteuerung, nicht nur eine technische Umstellung.

Der Kontrollrahmen sollte vor allem die Entscheidungspunkte sichtbar machen:

1. Eingangskanal festlegen. Lieferanten brauchen eine klare Adresse oder Plattform für E-Rechnungen. AP muss erkennen, ob eine Datei als E-Rechnung, sonstige Rechnung oder Sonderfall eingeht.
2. Strukturierte Originaldatei sichern. Bei XRechnung ist das XML selbst der Rechnungsdatensatz. Bei ZUGFeRD muss das hybride Original einschließlich eingebettetem XML erhalten bleiben.
3. Technische Validierung vor der Buchung durchführen. Format- und Geschäftsregelfehler gehören vor die Freigabe, nicht in eine Monatsabschlussliste ohne Buchungswirkung.
4. Umsatzsteuerliche Pflichtangaben in den strukturierten Daten prüfen. Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag müssen im Datensatz fachlich stimmen.
5. PDF/XML-Abweichungen bei hybriden Dateien eskalieren. Ein ZUGFeRD-PDF mit abweichendem XML ist kein normaler Sichtbeleg, sondern ein Klärungsfall.
6. Profilrisiken erkennen. Niedrige ZUGFeRD-Profile, unklare Business-Process-Angaben oder nicht mandatstaugliche Formate sollten einen definierten Ausnahmeprozess auslösen.
7. Korrekturen dokumentieren. Lieferantenrückfrage, beanstandete Datei, Prüfhinweis und berichtigte E-Rechnung gehören in eine nachvollziehbare Vorgangshistorie.
8. Archivierung und Verfahrensdokumentation abstimmen. Die spätere Nachvollziehbarkeit hängt davon ab, dass nicht nur ein PDF-Bild, sondern der steuerlich geprüfte strukturierte Datensatz erhalten bleibt.

Zusätzlich braucht der Prozess klare Verantwortlichkeiten. IT kann Eingangskanäle, Validierungslogik und Archivschnittstellen bereitstellen. AP kann Vollständigkeit, Lieferantenrückfragen und Buchungssperren steuern. Die Steuerfunktion muss festlegen, welche Fehlerarten den Vorsteuerabzug blockieren, wann eine Korrektur ausreicht und welche Ausnahmen dokumentiert werden dürfen.

Diese Rollen sollten in der Verfahrensdokumentation nicht abstrakt beschrieben werden. Für jede Fehlerklasse sollte klar sein, wer entscheidet, wer den Lieferanten kontaktiert, wer die Buchung freigibt und wer die steuerliche Behandlung im Abschluss kontrolliert.

Vor der Buchung zählen vor allem Form, Validierung, Pflichtangaben und Abweichungen. Im Periodenabschluss zählen offene Klärungsfälle, nachgereichte Berichtigungen und die Frage, ob Vorsteuer erst nach Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung berücksichtigt wurde. Für die Betriebsprüfung zählen die Originaldatei, der Prüfweg und die Dokumentation der Entscheidung.

Dieser Kontrollrahmen garantiert keinen Vorsteuerabzug. Er sorgt aber dafür, dass die steuerliche Entscheidung nicht auf einer bloßen Sichtprüfung des PDFs beruht, sondern auf einer nachvollziehbaren Prüfung des strukturierten Rechnungseingangs.