Vorsteuerabzug bei E-Rechnungen: XML, Fehler, Risiken

Der Vorsteuerabzug aus einer E-Rechnung setzt voraus, dass für den konkreten Umsatz eine ordnungsgemäße Rechnung in der vorgeschriebenen Form vorliegt. In der Übergangszeit können zulässige sonstige Rechnungen den Abzug weiter stützen; wenn die E-Rechnung verpflichtend ist, reicht eine PDF-Rechnung oder fehlerhafte strukturierte Datei grundsätzlich erst nach Berichtigung.

Das ist der Kern der Empfängerprüfung seit dem Start der deutschen E-Rechnungspflicht. Bei XRechnung und ZUGFeRD muss der Rechnungseingang die strukturierten Rechnungsdaten beurteilen, nicht nur die sichtbare PDF-Ansicht. Eine Datei kann für Menschen plausibel aussehen und trotzdem steuerlich problematisch sein, wenn XML, Format oder Pflichtangaben nicht stimmen.

Das BMF-Schreiben zur obligatorischen E-Rechnung vom 15. Oktober 2025 stellt klar, dass bei einer Pflicht zur E-Rechnung nur eine E-Rechnung dem Grunde nach die Anforderungen der §§ 14, 14a UStG erfüllt. Eine stattdessen ausgestellte sonstige Rechnung ist danach grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug, bis sie berichtigt wird.

Für Rechnungseingang und Steuerfunktion entstehen daraus drei praktische Risikofelder: eine sonstige Rechnung außerhalb des zulässigen Falls, ein Format- oder Geschäftsregelfehler im strukturierten Datensatz und ein Inhaltsfehler bei den umsatzsteuerlichen Pflichtangaben. Der Prüfmaßstab ist deshalb breiter als die Frage, ob ein PDF lesbar ist.

Wann eine sonstige Rechnung den Vorsteuerabzug noch stützen kann

§15 UStG bleibt die Grundlage für den Vorsteuerabzug; §§ 14, 14a UStG bestimmen weiter die Rechnungsangaben. Neu ist die Formfrage: Wenn für einen inländischen B2B-Umsatz eine strukturierte E-Rechnung vorgeschrieben ist, kann die falsche Rechnungsform selbst verhindern, dass eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Eine sonstige Rechnung kann während der Übergangsphase weiter eine ordnungsgemäße Rechnung sein, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Für den Vorsteuerabzug bedeutet das: Eine PDF-Rechnung ist nicht allein deshalb schädlich, weil sie nach dem 1. Januar 2025 ausgestellt wurde. Entscheidend ist, ob für diesen Umsatz zu diesem Zeitpunkt bereits eine E-Rechnung verlangt war oder ob die Übergangsregel die sonstige Rechnung noch zulässt.

Bis Ende 2026 können für viele inländische B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Für Aussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die gesetzliche Schwelle von 800.000 Euro nicht überschritten hat, kann die Übergangsregel bis Ende 2027 greifen. Diese Erleichterungen sind aber kein dauerhaftes Wahlrecht zwischen PDF und E-Rechnung. Sobald die Pflicht zur E-Rechnung greift, wird die falsche Form selbst zum Vorsteuerabzugsrisiko.

Der typische Grenzfall entsteht nicht bei klar unzulässigen Rechnungen, sondern bei gewohnten Lieferantenprozessen. Ein Lieferant schickt weiterhin eine PDF, die Kreditorenbuchhaltung bucht wie bisher, und erst später fällt auf, dass für diesen Umsatz eine strukturierte E-Rechnung erforderlich gewesen wäre. In diesem Fall ist die Rechnung nicht nur technisch unmodern, sondern formell nicht die Rechnung, die das Umsatzsteuerrecht für den Vorsteuerabzug voraussetzt.

Sonderfälle müssen separat beurteilt werden. Bei nicht inländischen Lieferanten, Kleinunternehmern, Gutschriften, Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen kann die Pflichtlage anders aussehen als im Standardfall des inländischen B2B-Lieferanten. Bei grenzüberschreitenden Künstlerhonoraren ist zusätzlich die Prüfung von §13b UStG bei ausländischen Künstlerrechnungen sinnvoll, weil Reverse Charge und Vorsteuer getrennt vom E-Rechnungsformat beurteilt werden. Auch die Zustimmung des Empfängers zur sonstigen Rechnung sollte nicht stillschweigend unterstellt werden, wenn ein Unternehmen seine Richtlinie für den Rechnungseingang bereits auf strukturierte Eingänge umgestellt hat. Die sichere Prozessregel lautet deshalb nicht "PDF immer ablehnen", sondern: Umsatzart, Aussteller, Zeitraum, Empfängerzustimmung und Form vor der Buchung zusammen prüfen.

Wenn die falsche Form vorliegt, ist der praktische Weg in der Regel keine interne Reparatur. Der Empfänger braucht eine berichtigte Rechnung vom Lieferanten, also eine E-Rechnung in der vorgeschriebenen Form, die die materiellen Rechnungsangaben korrekt enthält.

Formatfehler, Geschäftsregelfehler und Inhaltsfehler sind unterschiedliche Risiken

Nicht jeder Fehler in einer E-Rechnung hat dieselbe steuerliche Bedeutung. Für den Rechnungseingang ist die Unterscheidung wichtig, weil ein technischer Validierungsbericht nur einen Teil der Vorsteuerabzugsprüfung abbildet.

Formatfehler betreffen die Frage, ob die Datei überhaupt die Anforderungen an das strukturierte Format erfüllt. Dazu gehören etwa Schemafehler, unzulässige Syntax oder ein Datensatz, der nicht als ordnungsgemäß verarbeitbare XRechnung oder E-Rechnungspflicht-konforme ZUGFeRD-Rechnung gelesen werden kann. Wenn die Datei schon auf dieser Ebene scheitert, liegt nicht nur ein kosmetisches Problem vor. Dann fehlt dem Empfänger die strukturierte Rechnung, auf die die Pflicht gerade zielt.

Geschäftsregelfehler liegen näher am Inhalt, bleiben aber zunächst regelbezogen. Eine Summe passt nicht zu den Einzelbeträgen, Steuerbeträge stimmen nicht mit Netto- und Steuersatzangaben zusammen, oder ein Pflichtfeld ist logisch nicht so befüllt, wie es der Standard verlangt. Solche Fehler können auf einen materiellen Rechnungsfehler hindeuten, sie sind aber nicht identisch mit der vollständigen steuerlichen Würdigung des Umsatzes.

Für den Prozess ist diese Trennung mehr als Terminologie. Ein Validierungsbericht kann zum Beispiel einen Rechenregelverstoß ausweisen, obwohl die Buchhaltung den wirtschaftlichen Grund für die Abweichung kennt, etwa eine Rundungsdifferenz oder eine nicht sauber modellierte Nebenkostenposition. Umgekehrt kann eine Datei technisch durchlaufen und trotzdem steuerlich falsch sein, wenn die Leistung, der Empfänger oder die Steuerbehandlung nicht zum Geschäftsvorfall passt.

Inhaltsfehler sind für den Vorsteuerabzug besonders sensibel. Wenn Rechnungsnummer, Leistungsdatum, vollständiger Name und Anschrift der Beteiligten, Steuernummer oder USt-IdNr, Entgelt, Steuersatz oder Steuerbetrag fehlen oder falsch sind, kann die Rechnung materiell nicht ordnungsgemäß sein. Die strukturelle Form ersetzt die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht. Sie macht nur sichtbarer, ob diese Angaben im Datensatz wirklich vorhanden sind.

Deshalb sollte der Rechnungseingang die E-Rechnung im Rechnungseingang validieren, aber den Validierungsstatus nicht mit einer steuerlichen Freigabe gleichsetzen. Eine technisch gültige Datei kann inhaltlich falsch sein. Eine inhaltlich plausible PDF-Ansicht kann von einem fehlerhaften strukturierten Datensatz begleitet werden. Für die fachliche Prüfung bleiben die Pflichtangaben nach §14 UStG der Kernmaßstab.

In der Praxis gehört beides zusammen: zuerst die technische Lesbarkeit und Regelkonformität der Datei, dann die umsatzsteuerliche Prüfung der strukturierten Angaben gegen den tatsächlichen Geschäftsvorfall. Wird eine dieser Ebenen übersprungen, entsteht genau die Lücke, die später den Vorsteuerabzug angreifbar macht.

Bei XRechnung und ZUGFeRD reicht die PDF-Ansicht nicht

Eine XRechnung zwingt den Rechnungseingang sichtbar in die strukturierte Welt: Sie ist XML, kein klassisches Rechnungsbild. Bei ZUGFeRD ist das Risiko subtiler, weil die Datei wie ein PDF wirkt. Das PDF/A-3 enthält aber zusätzlich einen eingebetteten XML-Datensatz. Für Verarbeitung und Prüfung wird der strukturierte XML-Teil nicht durch die PDF-Ansicht ersetzt. Die PDF-Ansicht ist eine menschliche Darstellung, nicht der Freifahrtschein, die strukturierten Daten zu ignorieren.

Der kritische Fall ist die PDF/XML-Abweichung bei ZUGFeRD. Wenn die PDF-Ansicht einen Rechnungsbetrag von 1.000 Euro zeigt, der XML-Datensatz aber 100 Euro enthält, ist das keine bloße Layoutfrage. Dasselbe gilt für abweichende Steuersätze, Steuerbeträge, Leistungsdaten, Lieferantendaten oder Empfängerangaben. Die Buchhaltung hat dann keinen verlässlichen Datensatz für Buchung und Vorsteuerentscheidung.

Eine solche Abweichung sollte vor der Buchung eskaliert werden. Der Empfänger kann nicht sauber dokumentieren, welche Rechnung geprüft und gebucht wurde, wenn Bildteil und strukturierter Teil unterschiedliche steuerliche Tatsachen behaupten. Im Zweifel ist die Rechnung beim Lieferanten zu beanstanden und als korrigierte E-Rechnung neu anzufordern.

Für die fachliche Prüfung braucht der Rechnungseingang trotzdem eine lesbare Darstellung der strukturierten Daten. Eine XML-Ansicht hilft, Feldinhalte, Beträge und Beteiligte zu prüfen, ohne den Datensatz manuell im Rohformat zu lesen. Genau dafür braucht der Rechnungseingang einen Prozess, mit dem sich XRechnungs-XML lesbar prüfen lässt. Er ersetzt aber weder die technische Validierung noch die steuerliche Beurteilung der Pflichtangaben.

Die Kontrollfrage lautet deshalb nicht, ob jemand eine Rechnung am Bildschirm lesen konnte. Sie lautet, ob der strukturierte Datensatz, der verarbeitet und archiviert wird, die richtige Rechnung für den Vorsteuerabzug ist.

Niedrige ZUGFeRD-Profile sind kein Detailproblem

ZUGFeRD ist nicht automatisch gleichbedeutend mit einer E-Rechnungspflicht-konformen Rechnung. Das Format umfasst mehrere Profile, und nicht jedes Profil trägt die gleiche Menge strukturierter Rechnungsdaten. Für den Vorsteuerabzug aus einer ZUGFeRD-Rechnung zählen deshalb nicht der Dateiname oder die PDF-Hülle, sondern das konkrete Profil und der Inhalt des eingebetteten XML.

Niedrige Profile wie MINIMUM, BASIC WL oder BASIC können für bestimmte Anwendungsfälle existieren, erfüllen aber nicht ohne Weiteres die Anforderungen, die bei einer verpflichtenden E-Rechnung im EN-16931-kompatiblen Sinne erwartet werden. Wenn der Lieferant für den konkreten Umsatz eine strukturierte E-Rechnung schuldet, kann ein zu niedriges Profil deshalb wie eine sonstige oder nicht ordnungsgemäße Rechnung wirken: Der Empfänger hat nicht den strukturierten Datensatz erhalten, den der Prozess braucht.

Diese Aussage darf nicht verkürzt werden. Ein niedriges Profil schließt nicht in jedem Zeitraum und in jedem Fall automatisch den Vorsteuerabzug aus. Entscheidend bleiben Pflicht zur E-Rechnung, Übergangsregel, Empfängerzustimmung, Art des Umsatzes und Berichtigungsmöglichkeit. Genau deshalb ist die Profilprüfung ein Kontrollpunkt im Rechnungseingang und keine reine IT-Nebenfrage.

Die praktische Prüfung sollte früh erfolgen. Der Rechnungseingang muss erkennen, ob eine Datei nur wie ZUGFeRD aussieht oder ob sie die erforderliche strukturierte Qualität besitzt. Profilmetadaten, Prozessangaben und Validierungsergebnis gehören deshalb vor die Buchung, nicht in die Nacharbeit kurz vor der Betriebsprüfung. Besonders riskant ist ein Lieferantenprozess, der pauschal "ZUGFeRD" auf die Rechnung schreibt, aber nicht zwischen lesbarem PDF, Profilstufe und steuerlich verwertbarem XML unterscheidet.

Für die Profil-Taxonomie genügt im Vorsteuerabzugsprozess ein klares Ampelverständnis: Welche Profile sind für den eigenen Anwendungsfall akzeptiert, welche führen zur Lieferantenrückfrage, und welche werden in der Übergangsphase nur unter dokumentierter Ausnahme akzeptiert? Die Details zu ZUGFeRD-Profile und EN-16931-Konformität sollten in der Prozessdokumentation verlinkt oder intern referenziert werden, damit die Sachbearbeitung nicht aus jeder Einzelrechnung eine Standardschulung machen muss.

Die Korrektur muss vor der Vorsteuer-Entscheidung dokumentiert werden

Wenn Form, Format oder Pflichtangaben nicht passen, sollte der Rechnungseingang den Fehler nicht intern glätten. Der richtige Weg ist regelmäßig die Lieferantenrückfrage mit Anforderung einer berichtigten Rechnung. Bei einer verpflichtenden E-Rechnung bedeutet das: Der Lieferant muss einen strukturierten Datensatz liefern, der die formalen und materiellen Anforderungen erfüllt.

Operativ beginnt der Ausnahmefall mit einer Buchungssperre oder einem separaten Klärungsstatus. Der Prüfgrund gehört dokumentiert: Formatfehler, Geschäftsregelfehler, fehlende Pflichtangabe, PDF/XML-Abweichung, falsches Profil oder falsche Rechnungsform. Steuerfunktion, Buchhaltung und Rechnungseingang sollten denselben Status sehen: beanstandet, beim Lieferanten angefordert, korrigiert erhalten, erneut geprüft, freigegeben.

Die Nachweisakte sollte die ursprüngliche Datei, den Validierungs- oder Prüfhinweis, die Kommunikation mit dem Lieferanten und die berichtigte E-Rechnung zusammenhalten. Entscheidend ist, welche Rechnung wann vorlag und auf welcher Grundlage die Steuerfunktion den Vorsteuerabzug im jeweiligen Zeitraum berücksichtigt hat.

Ein Kontrollrahmen für sicheren Vorsteuerabzug

Ein belastbarer Rechnungseingang behandelt E-Rechnungen nicht als reinen Dateianhang. Der Prozess muss festlegen, wie strukturierte Originaldateien empfangen, geprüft, gebucht, korrigiert und archiviert werden. Der E-Rechnung-Empfangsprozess in Deutschland ist damit Teil der steuerlichen Risikosteuerung, nicht nur eine technische Umstellung.

Der Kontrollrahmen sollte vor allem die Entscheidungspunkte sichtbar machen:

1. Eingangskanal festlegen. Lieferanten brauchen eine klare Adresse oder Plattform für E-Rechnungen. Der Rechnungseingang muss erkennen, ob eine Datei als E-Rechnung, sonstige Rechnung oder Sonderfall eingeht.
2. Strukturierte Originaldatei sichern. Bei XRechnung ist das XML selbst der Rechnungsdatensatz. Bei ZUGFeRD muss das hybride Original einschließlich eingebettetem XML erhalten bleiben.
3. Technische Validierung vor der Buchung durchführen. Format- und Geschäftsregelfehler gehören vor die Freigabe, nicht in eine Monatsabschlussliste ohne Buchungswirkung.
4. Umsatzsteuerliche Pflichtangaben in den strukturierten Daten prüfen. Rechnungsnummer, Datum, Beteiligte, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag müssen im Datensatz fachlich stimmen.
5. PDF/XML-Abweichungen bei hybriden Dateien eskalieren. Ein ZUGFeRD-PDF mit abweichendem XML ist kein normaler Sichtbeleg, sondern ein Klärungsfall.
6. Profilrisiken erkennen. Niedrige ZUGFeRD-Profile, unklare Angaben zum Geschäftsprozess oder nicht mandatstaugliche Formate sollten einen definierten Ausnahmeprozess auslösen.
7. Korrekturen dokumentieren. Lieferantenrückfrage, beanstandete Datei, Prüfhinweis und berichtigte E-Rechnung gehören in eine nachvollziehbare Vorgangshistorie.
8. Archivierung und Verfahrensdokumentation abstimmen. Die spätere Nachvollziehbarkeit hängt davon ab, dass nicht nur ein PDF-Bild, sondern der steuerlich geprüfte strukturierte Datensatz erhalten bleibt.

Zusätzlich braucht der Prozess klare Verantwortlichkeiten. IT kann Eingangskanäle, Validierungslogik und Archivschnittstellen bereitstellen. Die Kreditorenbuchhaltung kann Vollständigkeit, Lieferantenrückfragen und Buchungssperren steuern. Die Steuerfunktion muss festlegen, welche Fehlerarten den Vorsteuerabzug blockieren, wann eine Korrektur ausreicht und welche Ausnahmen dokumentiert werden dürfen.

Diese Rollen sollten in der Verfahrensdokumentation nicht abstrakt beschrieben werden. Für jede Fehlerklasse sollte klar sein, wer entscheidet, wer den Lieferanten kontaktiert, wer die Buchung freigibt und wer die steuerliche Behandlung im Abschluss kontrolliert.

Vor der Buchung zählen vor allem Form, Validierung, Pflichtangaben und Abweichungen. Im Periodenabschluss zählen offene Klärungsfälle, nachgereichte Berichtigungen und die Frage, ob Vorsteuer erst nach Vorliegen einer ordnungsgemäßen Rechnung berücksichtigt wurde. Für die Betriebsprüfung zählen die Originaldatei, der Prüfweg und die Dokumentation der Entscheidung.

Dieser Kontrollrahmen garantiert keinen Vorsteuerabzug. Er sorgt aber dafür, dass die steuerliche Entscheidung nicht auf einer bloßen Sichtprüfung des PDFs beruht, sondern auf einer nachvollziehbaren Prüfung des strukturierten Rechnungseingangs.