Banana Buchhaltung: Belege und Bankauszüge importieren

In Banana Buchhaltung Belege importieren heisst in der Praxis vier Dinge nebeneinander. Bankauszüge im Schweizer ISO-20022-Format camt.053 (oder MT940 für Bank-Altsysteme) wandern über die installierbare ISO-20022-Erweiterung in die Buchungen-Tabelle. Beleg-PDFs werden als Pfade in der DokLink-Spalte verlinkt — eine Datei pro Zeile, mehrere mit Semikolon getrennt, in der Regel relativ zum Buchhaltungsfile abgelegt. Wiederkehrendes wandert in die Vorlagen-Tabelle, grössere Buchungs-Mengen kommen per CSV-Import oder Copy-Paste aus Excel direkt in die Buchungen-Tabelle.

Für produktiven Bankdatenimport ist Banana Buchhaltung Plus die relevante Linie: laut Banana ist der Import von Bankbewegungen in Banana Buchhaltung Plus im ISO-20022-Standardformat mit Professional und Advanced möglich, während aktualisierte CSV-Importerweiterungen für einzelne Banken den Advanced-Plan voraussetzen. Edition-Namen und Limits werden gelegentlich angepasst, ein kurzer Gegencheck auf banana.ch vor einer Neuanschaffung lohnt sich.

Operativ folgt der Wochenend-Buchhaltungslauf einer immer gleichen Reihenfolge: Bankauszug aus dem E-Banking als camt.053 exportieren, in Banana importieren, die zugehörigen Belege als PDF an die Bankzeilen verlinken, eingegangene QR-Rechnungen einlesen, wiederkehrende Belastungen aus Vorlagen erzeugen und grössere Mengen über CSV oder Copy-Paste nachschieben. Genau diese Reihenfolge geht der Artikel durch — vom E-Banking-Export bis zum konsistenten MWST-Code in der Buchungs-Zeile.

Banana wird seit 1990 von der Banana.ch SA in Lugano entwickelt und ist in der Schweiz eine der etablierten Buchhaltungs-Plattformen für Selbständigerwerbende, Vereine und Kleinst-KMU.

Drei Dinge nimmt Banana dem Anwender beim Belegfluss nicht ab, und die Hersteller-Doku adressiert das eher leise: eingehende PDFs werden nicht per OCR ausgelesen, ein Lieferanten-Match-Vorschlag für bisher unbekannte Gegenparteien fehlt, und eine Workflow-Engine für Visa- oder Freigabe-Schritte ist nicht eingebaut. Wo das beim CSV-Massenimport zum Engpass wird, kommt im entsprechenden Abschnitt eine konkrete Antwort.

Bankauszug aus dem E-Banking als camt.053 exportieren

Das Ziel dieses Schritts ist eine XML-Datei im Schweizer ISO-20022-Format camt.053 für ein einzelnes Bankkonto und einen klar abgegrenzten Zeitraum, idealerweise je Monat oder Quartal. Banana zieht den Auszug nicht selbst — die Datei wird im E-Banking erzeugt und anschliessend in Banana eingelesen.

Drei verwandte Formate tauchen in den Banken-Menüs auf, und es lohnt sich, sie einmal sauber auseinanderzuhalten. Das camt.053 ist der eigentliche Konto-Auszug für eine Periode mit allen Bewegungen. Das camt.054 ist das Detail-Avis für einzelne Sammelbuchungen — typisch für Lastschriften oder eingehende QR-Rechnungs-Zahlungen, ergänzt das camt.053, ersetzt es aber nicht. Das MT940 ist das ältere SWIFT-Format, das einige Bank-Altsysteme noch liefern; Banana liest es ebenfalls ein, der Datensatz ist aber weniger strukturiert. Den Aufbau und Felder der Bankformate camt.053 und MT940 hat ein begleitender Hintergrund-Artikel im Detail.

PostFinance. Der ISO-20022-Bezug muss in eFinance einmalig pro Konto freigeschaltet werden. Je nach E-Banking-Version geschieht das in den Konto-Einstellungen, im ISO-20022-Bezugsdialog unter "Konten und Karten" oder über einen separaten Anmelde-Schritt — bei einigen Privatkunden war die Freischaltung historisch ein Online- oder gar Papierformular und muss daher einmalig erledigt werden. Sobald freigeschaltet, finden sich camt.053-Dateien je Konto und Zeitraum unter Statements respektive Auszüge als XML-Download; die Details zum PostFinance-camt.053-Export und Buchhaltungsimport hängen davon ab, ob alte Kontoauszüge als XML oder nur noch als PDF verfügbar sind.

UBS. Im UBS Digital Banking unter Konten → Kontoauszüge respektive Auszüge das gewünschte Konto wählen, als Format "camt.053" einstellen, Zeitraum festlegen, herunterladen.

Zürcher Kantonalbank. Im ZKB-E-Banking unter Auszüge respektive Statements pro Konto und Zeitraum das Format camt.053 wählen.

Raiffeisen. Im Raiffeisen-E-Banking unter Konto → Auszüge respektive Statements das Format camt.053 wählen.

Kantonalbanken-Cluster (BCV, LUKB, BEKB, BCGE und weitere). Viele kantonale Banken teilen einen Avaloq- oder Finnova-Kern; der Pfad heisst in der Regel sehr ähnlich (Auszüge, Statements oder Bankbelege), das Format ebenso camt.053. Wo das Format im E-Banking nicht angeboten wird, ist MT940 die naheliegende Alternative; ein kurzer Anruf beim Bankservice klärt, ob ISO 20022 auf dem jeweiligen Konto aktiv freizuschalten ist.

PayPal. PayPal liefert kein camt.053. Für ein PayPal-Konto wird im PayPal-Konto unter Aktivitäten respektive Berichte → Statements ein Konto-Statement im CSV-Format heruntergeladen, das später entweder als CSV-Buchungsimport oder über eine PayPal-spezifische Banana-Erweiterung in die Buchungen-Tabelle wandert.

Was in der camt.053-Datei tatsächlich steht, ist auf den Konto-Auszug zugeschnitten: Buchungstext (vom Bank-System geliefert), Betrag in der Konto-Währung, Buchungs- und Valutadatum, Gegenpartei (oft mit kryptischer Zeichenkette aus dem Zahlungssystem), Endto-End-Referenz für ausgehende Zahlungen und QR-Referenz im Format QRR oder SCOR für eingegangene QR-Rechnungs-Zahlungen, sofern die zahlende Partei eine gesetzt hat. Was nicht in der Datei steht: ein Vorschlag für das Gegenkonto im eigenen Kontenrahmen, ein MWST-Code, ein Verweis auf einen Beleg im Belegordner. Diese drei Felder werden in Banana ergänzt — entweder aus früheren Buchungen gelernt oder manuell.

Die heruntergeladene XML-Datei kommt am besten direkt in einen nachvollziehbaren Pfad parallel zur Buchhaltung, zum Beispiel 2026/Bankauszuege/PostFinance/2026-04.xml. Banana zeigt beim Import auf diese Datei, und die Ablage bleibt für die spätere Archivierung auffindbar — auch dann, wenn das Banana-File einmal ohne den E-Banking-Zugang in fremde Hände geht.

Den camt.053-Auszug in die Banana-Buchungen-Tabelle importieren

Der camt.053-Import läuft in Banana über eine installierbare Erweiterung. Einmalig pro Banana-Installation öffnet man Erweiterungen → Erweiterungen verwalten und installiert die Erweiterung "ISO 20022 Schweiz" (oder die zur Bank passende Variante; einzelne Banken haben spezialisierte Versionen für ihre Avis-Eigenheiten). In Banana 9 und Banana Plus ist diese Erweiterung der primäre Weg, eine Banana ISO 20022 Bankdatei einzulesen, und nach der ersten Installation steht sie für alle Buchhaltungs-Mandanten zur Verfügung.

Der eigentliche Import folgt dann einem festen Ablauf. In der Buchhaltungs-Datei wird zuerst in der Kontenplan-Tabelle das Bankkonto markiert, in das importiert werden soll — bei mehreren Bankkonten ist dieser Schritt entscheidend, sonst landen die Bewegungen unter dem falschen Konto. Anschliessend Aktionen → "Bewegungen importieren" oder, je nach Banana-Version, "In Buchhaltung importieren" wählen, im Dialog die Erweiterung "ISO 20022 Schweiz" auswählen, die zuvor exportierte XML-Datei laden. Im Vorschau-Dialog noch den Datumsbereich prüfen und die Option zum Ausschluss bereits vorhandener Buchungen aktivieren — Banana erkennt Duplikate über den Zahlungs-Identifikator aus dem camt.053, sofern dieser geliefert wird. Mit Bestätigung wandern die Zeilen in die Buchungen-Tabelle.

Was nach dem Import in den Zeilen steht, ist überschaubar: Datum (Buchungs- oder Valutadatum, je nach Bank-Konfiguration), der vom Bank-System gelieferte Buchungstext, der Betrag und das Bank-Hauptkonto in Soll oder Haben — bei einem Eingang im Soll, bei einem Ausgang im Haben. Banana füllt das Gegenkonto und den MWST-Code dort, wo es aus früheren Buchungen ein wiederkehrendes Muster gelernt hat. Die typische Erfahrung: nach den ersten zwei oder drei monatlichen Auszügen mit denselben Gegenparteien (Miete, Krankenkasse, Strom, regelmässige Lieferanten, Kunden mit Dauerauftrag) trifft Banana das Gegenkonto in der Mehrheit der Zeilen automatisch. Bei neuen oder seltenen Gegenparteien bleibt das Gegenkonto leer, und der MWST-Code bleibt ebenfalls leer — beide Felder müssen manuell ergänzt werden.

Für Banken, die kein camt.053 liefern, bleibt der Banana MT940 Import als Plan B. Der Weg ist identisch — Aktionen → Bewegungen importieren — nur dass im Dialog die Erweiterung "MT940 Import" gewählt wird. Die Felder werden auf dieselbe Banana-Struktur abgebildet (Datum, Buchungstext, Betrag, Bank-Konto). Der Datensatz ist allerdings flacher: keine strukturierte QR-Referenz, weniger Detail im Buchungstext, manchmal nur ein Sammeleintrag pro Tag statt einzelner Bewegungen. Für Bank-Altsysteme und kleinere ausländische Konten reicht das in der Regel; produktiv dominant ist camt.053.

Drei Stolpersteine fangen den Import sonst ein. Doppelte Buchungen entstehen, wenn sich Zeitspannen überlappen — der Anwender lädt versehentlich ein zweites Mal das März-XML, nachdem er es im Februar-Lauf bereits importiert hatte. Banana zeigt im Vorschau-Dialog, welche Zeilen schon vorhanden sind, sofern derselbe Zahlungs-Identifikator vorliegt; bei Banken, die diese Kennung nicht setzen, bleibt nur der Sicht-Vergleich. Leere Buchungstexte deuten auf eine Bank hin, die im camt.053 nur Referenznummern statt Klartext einliefert — der Text muss dann manuell aus der Begleit-Korrespondenz oder dem PDF-Auszug der Bank ergänzt werden. Falsches Bankkonto-Mapping passiert dann, wenn die Buchhaltung mehrere Bankkonten enthält und beim Import-Start nicht das gewünschte Konto in der Kontenplan-Tabelle markiert war; in diesem Fall den Import rückgängig machen und mit dem korrekten Konto wiederholen.

Belege als PDF in der DokLink-Spalte verlinken

Die Spalte, in der die Beleg-Pfade landen, ist standardmässig in der Banana-Buchungen-Tabelle nicht eingeblendet. Über Daten → Spalten einrichten lässt sich die Spalte DokLink (in einigen Banana-Versionen und Sprachen "BelegLink"; in der italienischen Banana-Oberfläche heisst sie "Documenti") aktivieren — sie nimmt den Pfad zur Beleg-Datei auf. Sie ist nicht zu verwechseln mit der Spalte "Beleg" oder "Belegnummer", die rein die Belegnummer als Text trägt: Belegnummer und Beleg-Datei sind zwei Felder, und beide haben in einer sauberen Buchhaltung ihren eigenen Platz.

Die operative Praxis, die in fünf Jahren bei einer Treuhand-Übergabe oder einer Steuerprüfung noch trägt, beginnt bei der Ordner-Struktur. Bewährt hat sich ein Beleg-Ordner pro Buchungsjahr, parallel zur Banana-Datei abgelegt:

2026/
  Buchhaltung-2026.ac2
  Belege/
    2026-03-15-Swisscom-Rechnung-Nr-12345.pdf
    2026-03-18-SBB-Reise-Zuerich.pdf
    ...

Diese parallele Lage hat einen mechanischen Grund: Banana löst relative Pfade in der DokLink-Spalte vom Speicherort der Buchhaltungs-Datei aus auf. Wandert das ganze Buchungsjahr inklusive Belege auf einen anderen Rechner oder als ZIP-Lieferung an den Treuhänder, bleiben die Beleg-Links intakt — Belege/2026-03-15-Swisscom-Rechnung-Nr-12345.pdf zeigt auch dort wieder auf die richtige Datei. Eine absolute Pfadangabe wie C:\Mandanten\Mueller\2026\Belege\2026-03-15-Swisscom-Rechnung-Nr-12345.pdf bricht beim Umzug. Sie ist trotzdem die richtige Wahl, wenn die Belege auf einem zentralen Netz- oder Cloud-Laufwerk liegen, das für alle Bearbeiter unter exakt demselben Pfad eingehängt ist; in dieser Konstellation bricht der Link nicht, wenn das Banana-File zwischen Laptops wandert, weil der Belegordner immer am gleichen Ort hängt.

Das Dateinamen-Pattern selbst zahlt sich beim Wiederfinden aus. Ein Schema wie JJJJ-MM-TT-Lieferant-Belegnummer.pdf ergibt im Datei-Explorer alphabetisch sortiert automatisch die chronologische Reihenfolge, und der Dateiname trägt genug Information, dass der Beleg auch dann gefunden wird, wenn das Banana-File gerade nicht offen ist — bei einer Steuerrückfrage, bei einer Lieferanten-Reklamation, bei einer Migration in eine andere Buchhaltungs-Software. Genau diese langfristige Auffindbarkeit und Unveränderbarkeit der Beleg-Ablage ist der operative Kern der GeBuV-Anforderungen an die digitale Belegarchivierung; eine konsequente Ordner- und Dateinamen-Konvention ist die Vorderseite davon.

Mehrere Belege zur selben Buchung kommen mit Semikolon getrennt in dieselbe DokLink-Zelle, zum Beispiel:

Belege/Spesen-2026-03-15-Taxi.pdf;Belege/Spesen-2026-03-15-Hotel.pdf;Belege/Spesen-2026-03-15-Mittagessen.pdf

Anwendungsfall: eine Spesenabrechnung mit drei oder fünf Quittungen ergibt eine Buchung im Hauptbuch und drei oder fünf verlinkte PDFs. Auch eine Lieferantenrechnung mit zugehörigem Lieferschein folgt diesem Muster.

Ein Stolperstein, den die offizielle Doku unterschätzt: Banana prüft beim Eintrag in DokLink nicht, ob die Datei tatsächlich existiert. Ein Tippfehler im Pfad oder eine später verschobene Datei wird erst sichtbar, wenn jemand auf das Link-Symbol klickt — und die Datei nicht öffnet, sondern ein Fehler erscheint. In einem laufenden Treuhand-Mandat heisst das: nach jeder grösseren Beleg-Erfassung drei bis fünf zufällige Zeilen anklicken, damit Tippfehler im Pfad früh auffallen statt erst zwei Jahre später, wenn die Datei nicht mehr aufzufinden ist.

QR-Rechnungen direkt in Banana lesen

Banana hat einen eingebauten QR-Code-Leser, der Schweizer QR-Rechnungen direkt in eine vorbefüllte Buchungs- oder Lieferanten-Zeile übersetzt. Aufgerufen wird das Werkzeug typischerweise über Berichte → Lieferanten → "QR-Code lesen" oder über den entsprechenden Befehl in der Buchungen-Tabelle, je nach Banana-Version "Scan QR-Code".

Drei Eingabewege sind in der Praxis relevant. Der erste ist das PDF mit aufgedrucktem oder eingebettetem QR-Code: das PDF im Lese-Dialog öffnen, Banana extrahiert den QR-String und füllt die Felder. Der zweite ist die Zwischenablage — die Banana-Mobile-App scannt am Smartphone den auf einer Papierrechnung aufgedruckten QR-Code, überträgt den dekodierten String über eine Clipboard-Brücke zum Computer, und Banana liest ihn von dort ein. Der dritte ist eine Webcam oder ein angeschlossener Hardware-Scanner, was vor allem dann Sinn ergibt, wenn täglich grössere Stapel Papierrechnungen über den Schreibtisch gehen.

Was Banana aus dem QR-Code zieht, ist im QR-Datensatz fest definiert: IBAN oder QR-IBAN des Empfängers, Betrag und Währung (CHF oder EUR), Empfänger-Name und Adresse sowie eine Zahlungsreferenz im Format QRR (27-stellige QR-Referenz, fast immer bei Schweizer KMU-Rechnungen), SCOR (strukturierte Creditor Reference, häufig im internationalen Kontext) oder NON (keine Referenz, bei vielen Spendenrechnungen). Diese Werte landen in einer neuen Zeile der Lieferanten- oder Buchungs-Tabelle und sind die Grundlage für die anschliessende Zahlung respektive Buchung. Den vollständigen Inhalt und Aufbau der Schweizer QR-Rechnung inklusive aller QR-Datenfelder hat ein begleitender Hintergrund-Artikel.

Was der QR-Code nicht enthält, ist mindestens so wichtig wie das, was er enthält. Einzelne Rechnungspositionen stehen nicht im QR-Datensatz; eine MWST-Aufschlüsselung pro Position oder pro Steuersatz ebenso wenig; Zahlungsbedingungen jenseits eines optional codierten Fälligkeitsdatums sind nicht codiert; die Rechnungsnummer steckt manchmal in der QRR-Referenz, ist aber nicht garantiert maschinenlesbar dort untergebracht. Wer Positionen, MWST-Splits oder eine separate Rechnungsnummer in die Buchhaltung übernehmen muss, entnimmt sie aus dem PDF-Inhalt manuell — oder schaltet eine externe Vor-Erfassungsschicht davor, was der CSV-Import-Abschnitt weiter unten konkret macht. Andere Schweizer KMU-Plattformen lösen diesen Schritt anders: wie sich Lieferantenrechnungen in Bexio über Web-Posteingang und bexio Go automatisch erfassen lassen, zeigt, wo eine native Posteingangs-Erkennung den manuellen QR- oder PDF-Import ablöst — und wo auch dort Drittwerkzeuge die Lücke füllen. Die QR-Rechnung ist ohnehin nur einer von zwei Schweizer Eingangskanälen; wann stattdessen eBill statt QR-Rechnung sinnvoll ist und wie sich beide Kanäle im AP-Posteingang nebeneinander führen lassen, entscheidet sich am Belegmix des einzelnen Mandanten. Auf der frankophonen Seite läuft der Crésus-Workflow zur Erfassung von Lieferantenrechnungen mit QR-Lesung, camt.053-Import und externer OCR-Ergänzung nach demselben Muster, mit derselben offenen Lücke beim freien PDF-Layout.

Aus der vorbefüllten Lieferanten- oder Buchungs-Zeile entstehen zwei sinnvolle Anschlüsse. Im einfachen Fall wird direkt eine Buchung erzeugt: Gegenkonto und MWST-Code manuell setzen oder aus einer Vorlage übernehmen, Beleg-PDF in der DokLink-Spalte verlinken (Schritt 4), fertig. Im strukturierten Fall — typisch bei einer Treuhand-Buchhaltung mit getrenntem Zahlungsfluss — wandert die Rechnung zuerst in die Lieferanten-Tabelle als offene Position, und beim späteren Import des camt.053-Auszugs (Schritt 3) sammelt Banana die Zahlung über die QRR-Referenz wieder bei der offenen Position ein. Beide Wege stehen nebeneinander; die Wahl hängt davon ab, ob Lieferantenpositionen einzeln verfolgt werden müssen oder die Buchung sofort gegen die Bank stehen darf. Für den übergreifenden Ablauf vom QR-Datensatz bis Lieferantenmatch und Export beschreibt der Workflow zum Verbuchen von QR-Rechnungen in Schweizer AP-Prozessen die Schritte ausserhalb von Banana.

Eine Verknüpfung darf nicht vergessen gehen: das gelesene QR-PDF gehört über die DokLink-Spalte an die zugehörige Buchung gehängt. Sonst entsteht eine korrekt überwiesene und sauber verbuchte Zahlung — ohne nachverfolgbaren Beleg, was bei einer GeBüV-Prüfung oder einer Lieferanten-Rückfrage zwei Jahre später unangenehm auffällt.

Wiederkehrende Buchungen per Vorlage automatisieren

Bei jeder produktiven Buchhaltung kommen pro Monat oder Quartal zwischen fünfzehn und dreissig Buchungen, bei denen sich von Erfassung zu Erfassung nur Datum und Betrag ändern: Miete, SaaS-Abos und Lizenzen, Krankenkassen-Prämien, Strom, Internet, Telefon, Versicherungen, der Beitrag für die Berufsverband-Mitgliedschaft. Hier eine Banana Buchungsvorlage anzulegen senkt den Erfassungsaufwand pro Posten auf wenige Sekunden — und stabilisiert nebenbei die Konto- und MWST-Code-Wahl, die sonst leicht von Lauf zu Lauf driftet.

Der Anlage-Pfad in Banana ist mechanisch geradlinig. In der Buchungen-Tabelle eine bereits korrekt erfasste Buchung markieren — also eine, bei der Datum, Konto-Soll, Konto-Haben, Beschreibung, Betrag, MWST-Code und gegebenenfalls das DokLink-Pfad-Pattern stimmen. Bearbeiten → Kopieren, anschliessend in die Tabelle "Wiederkehrende Buchungen" wechseln und dort in eine leere Zeile einfügen. Ist die Tabelle "Wiederkehrende Buchungen" nicht sichtbar, lässt sie sich über Daten → Tabellen einrichten aktivieren — sie ist in jeder Banana-Buchhaltung verfügbar, in vielen Mandaten aber bei der Ersteinrichtung übersehen worden.

Im laufenden Betrieb werden die Vorlagen über Aktionen → "Wiederkehrende Buchungen importieren" (oder den entsprechenden Befehl im aktuellen Banana-Menü; die Bezeichnung wandert zwischen Versionen leicht) für den gewählten Zeitraum in die Buchungen-Tabelle übernommen. Banana legt für jede Vorlage eine neue Zeile an; der Anwender passt nur noch das Datum und gegebenenfalls den Betrag an, der Rest steht. Bei einer Miete mit fixem Betrag und festem Zahlungstag genügen zwei Sekunden pro Zeile.

Ein praxisnaher Sonderfall verdient einen Gegencheck: Bei MWST-pflichtigen Vorlagen — etwa einer SaaS-Rechnung aus dem Inland mit M81 als Vorsteuer — sollte die Konto-Soll- und Konto-Haben-Belegung so gewählt sein, dass sie auch dann trägt, wenn der Vorlagen-Kopierer den MWST-Betrag aus dem Brutto- oder Netto-Feld neu berechnet. Beim ersten Vorlagen-Lauf einen Blick auf die Brutto-, Netto- und MWST-Felder werfen reicht, um spätere Nacharbeit zu vermeiden.

Ein zweiter Anwendungsfall, der oft übersehen wird: Vorlagen für die Bankzeilen-Nachbearbeitung. Wenn nach dem camt.053-Import (Schritt 3) das Gegenkonto bei einer wiederkehrenden Gegenpartei noch leer ist, lässt sich eine Vorlage mit dem Gegenpartei-Namen als Schlüssel anlegen, die die fehlenden Felder beim nächsten Auszug ergänzt. Banana lernt das nach einigen Wiederholungen aus dem Bewegungs-Verlauf ohnehin selbst, aber eine bewusst angelegte Vorlage beschleunigt den Lernprozess von zwei oder drei Auszügen auf den ersten Lauf — was bei einem neu eröffneten Mandat oder einer Migration aus einer anderen Buchhaltungs-Software den Unterschied zwischen einem zähen und einem flotten Einstieg macht.

Massenimport per CSV-Datei oder Copy-Paste aus Excel

Sobald das Volumen über das hinausgeht, was Vorlagen tragen — ein Stapel von 80 Lieferantenrechnungen am Quartalsende, ein Quartals-Transaktions-Export aus einem Online-Shop, ein Kassenbuch aus einer Drittsoftware — wird die Zeile-für-Zeile-Erfassung zum Engpass. Banana hat dafür zwei Massenimport-Wege, die sich in Geschwindigkeit und Robustheit unterscheiden.

Beide Wege orientieren sich an der Spaltenreihenfolge der Banana-Buchungen-Tabelle. In typischer Reihenfolge sind das: Datum, Beleg (Belegnummer als Text), Beschreibung, KontoSoll, KontoHaben, Betrag, MWST-Code, gegebenenfalls KostenstelleKr1 und Kr2 für die analytische Buchhaltung, sowie die DokLink-Spalte. Die exakte Spaltenliste ist versions- und sprachenabhängig — vor dem ersten Massenimport einmal über Daten → Spalten einrichten am eigenen Banana-File die genaue Reihenfolge prüfen, das kostet zwei Minuten und erspart eine ganze Reihe Rückfragen.

Excel-Copy-Paste ist der schnellste Weg für ungefähr 5 bis 50 Zeilen. In Excel die Zellen exakt in der Banana-Spaltenreihenfolge anordnen — ohne Spalten-Header, einfach die Daten — markieren, kopieren, in der ersten leeren Zeile der Banana-Buchungen-Tabelle einfügen. Banana übernimmt die Werte direkt. Der häufigste Stolperstein: Excel-Datums-Felder werden manchmal als Text statt als Datum übernommen, weil das Datums-Format der Excel-Spalte nicht zur Banana-Locale passt. Vor dem Einfügen die Excel-Datums-Spalte als Datum (TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT, je nach Banana-Sprachversion) formatieren oder im Banana-File nach dem Einfügen die Datums-Spalte erneut formatieren — beides löst das Problem in unter einer Minute.

CSV-Import ist die Wahl ab ungefähr 50 Zeilen, oder wenn die Daten ohnehin maschinengeneriert sind und ein wiederholbarer Pfad gewünscht ist. Eine CSV-Datei mit Spalten-Header (Date, Description, AccountDebit, AccountCredit, Amount, VatCode, DocInvoice, DocLink — die exakten Header-Namen in der jeweiligen Banana-Sprachversion stehen in der aktuellen Banana-Doku), Trennzeichen Komma oder Semikolon (Banana erkennt beides), Zeichensatz UTF-8. In Banana über Aktionen → "In Buchhaltung importieren" → Quelldatei wählen, dann im Vorschau-Dialog die Spalten-Zuordnung prüfen und bestätigen. Damit ist der CSV-Massenimport von Buchungen in Banana abgebildet.

Der Cut zwischen den beiden Methoden ist pragmatisch: Copy-Paste schlägt CSV in Geschwindigkeit für kleine bis mittlere Mengen aus einer ohnehin schon sortierten Excel-Liste; CSV-Import ist die Wahl, sobald wiederkehrende Mengen, automatisierte Pipelines oder strenge Spalten-Validierung im Spiel sind.

An dieser Stelle stösst der Workflow an eine ehrliche Grenze. Alles bisher Beschriebene setzt voraus, dass die Buchungssätze als strukturierte Zeilen vorliegen — entweder, weil sie aus dem camt.053-Bank-Export kommen, oder weil sie schon in Excel oder einer Drittsoftware stehen. Wer am Anfang einen Stapel PDFs hat (Lieferantenrechnungen, Quittungen, Spesen-Bons) ohne Klartext-Tabelle, hat in Banana keinen nativen Pfad: Banana liest QR-Codes, aber kein freies PDF-Layout, und schlägt aus dem Rechnungs-Inhalt weder Gegenkonto noch MWST-Code vor. Diese Lücke wird im Vorfeld gefüllt: PDFs durch eine externe Vor-Erfassungsschicht laufen lassen, die strukturierte CSV-Zeilen mit Belegnummer, Beträgen, MWST-Code und Konto-Vorschlag produziert, die anschliessend per Copy-Paste oder CSV-Import in Banana wandern. Im Schweizer Markt ist mit Kontera ein etablierter Anbieter im Banana-Umfeld unterwegs, und ausserhalb des Banana-Ökosystems lässt sich der gleiche Schritt mit jedem Werkzeug umsetzen, das PDF-Belege automatisch zu CSV-Buchungen extrahieren kann — Invoice Data Extraction zum Beispiel arbeitet über ein einzelnes Prompt-Feld mit Datei-Upload, ohne Template-Konfiguration, und verarbeitet Stapel bis zu 6'000 Dateien je Lauf sowie einzelne PDFs bis zu 5'000 Seiten, was sowohl die Quartals- als auch die Jahresend-Stapel abdeckt.

Damit der CSV-Import keine Nachbearbeitung der MWST-Spalte erzeugt, muss die externe Quelle den Banana-MWST-Code (M81, M26, M38, M77 ...) in der MWST-Spalte bereits genauso liefern, wie Banana ihn in seiner MWST-Codes-Tabelle führt — andernfalls landet im Import eine Zeichenkette, die Banana nicht auflöst. Das Mapping wird einmal in der externen Quelle gepflegt und ist danach stabil.

MWST-Codes konsistent in Banana pflegen

Die Schweizer MWST-Code-Konvention ist die Klammer, die alle bisherigen Schritte zusammenhält — ob die Bewegung aus dem camt.053 kommt, aus einer Vorlage erzeugt wird oder über CSV importiert wird, der MWST-Code in der Buchungs-Zeile soll am Ende konsistent sein. Seit dem 1. Januar 2024 gelten in der Schweiz drei Mehrwertsteuersätze: der Normalsatz von 8,1 %, der reduzierte Satz von 2,6 % und der Sondersatz Beherbergung von 3,8 %, ausgewiesen auf der ESTV-Seite aktuelle Mehrwertsteuersätze der Eidgenössischen Steuerverwaltung.

Banana bildet diese Sätze über eine eigene Code-Konvention ab. Die in der Praxis dominanten Codes sind M81 für die Vorsteuer Normalsatz 8,1 %, M26 für die Vorsteuer reduziert 2,6 % und M38 für die Vorsteuer Beherbergung 3,8 %. Ergänzend wird M77 für bezogene Leistungen aus dem Ausland gesetzt (Reverse-Charge-Mechanismus), und je nach Mandantsvorlage sind separate Investitionssteuer-Codes für die getrennte Erfassung der Vorsteuer auf Investitionen vorgesehen. Die genaue Code-Liste variiert leicht zwischen den Banana-Mandantsvorlagen für Schweizer KMU, Vereine und Selbständige, die M81/M26/M38-Konvention trägt aber durchgängig.

Zum Anlegen oder Anpassen eines Custom-Codes führt der Pfad über Daten → Tabelle MWST-Codes (oder, falls die Tabelle noch nicht aktiviert ist, zuerst über Daten → Tabellen einrichten sichtbar machen). In einer neuen Zeile werden Code (zum Beispiel M77-IS für eine spezifische Investitions-Konstellation), Beschreibung, Prozentsatz, das Konto, auf das der MWST-Betrag gebucht wird, und die Berechnungsmethode (vom Brutto- oder vom Netto-Betrag) eingetragen. Banana errechnet danach beim Eintrag einer Buchung den MWST-Betrag automatisch aus dem Betrag und dem Code.

Beim CSV-Import aus einer externen Quelle ist die einzige technische Bedingung, dass die MWST-Spalte in der CSV-Datei denselben Code-String führt wie die Banana-MWST-Codes-Tabelle — also M81, nicht 8.1%, nicht Standard, nicht Vorsteuer Normalsatz. Das Mapping zwischen dem internen Buchhalter-Code der externen Quelle und dem Banana-Code wird einmal in einer kleinen Übersetzungstabelle gepflegt; danach ist der Import stabil und produziert keine MWST-Nacharbeit. Dieselbe Disziplin gilt nach hinten gegen die Lieferantenrechnung selbst — die Pflichtfelder auf MWST-konformen Schweizer Rechnungen müssen auf der Rechnung stehen, sonst trägt der MWST-Abzug vor der ESTV nicht, und der Code in Banana ist nur die Konsequenz dessen, was die Rechnung selbst korrekt ausweist.