Importer les factures fournisseurs dans Crésus Comptabilité

Crésus Comptabilité offre cinq portes d'entrée pour traiter les factures fournisseurs au quotidien, chacune portée par un module précis. La saisie manuelle des écritures se fait dans Crésus Comptabilité. La lecture native du QR-facture, intégrée depuis 2020, ouvre le PDF, lit le QR-code et propose une écriture pré-remplie. L'import camt.053 d'extrait bancaire ISO 20022 passe par le module Crésus Banking, distinct de Crésus Comptabilité — point d'agacement classique pour qui cherche le bouton au mauvais endroit. L'import Excel ou CSV sert à la saisie de masse, typiquement quand un lot de factures a déjà été extrait sous forme tabulaire et n'attend qu'à être reversé. FiduSync synchronise les écritures entre une installation mandant et une installation fiduciaire avec date-frontière, pour les cabinets multi-mandants.

En dehors du périmètre QR-facture, Crésus n'OCRise pas les PDF — les factures fournisseurs étrangères, les factures suisses scannées sans QR et les photos de notes de frais demandent un autre canal d'entrée, traité plus loin.

Les pièces justificatives elles-mêmes sont nommées automatiquement par Crésus à partir de l'écriture. Pour une facture reçue d'un fournisseur, le préfixe est C_ (créancier) : le fichier prend la forme C_aaaa_mm_jj_n°_[Nom du créancier].PDF. Pour une facture émise au client, le préfixe est D_ (débiteur). Beaucoup de contenus tiers généralisent à tort le préfixe D_ à toutes les pièces ; pour les factures fournisseurs reçues, c'est bien C_ qui s'applique.

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Saisie manuelle dans Crésus Comptabilité — quand y rester

La saisie manuelle reste le réflexe de base et le restera longtemps pour une partie du flux. Le geste est connu : Module Comptabilité → Écritures → Nouveau. Le collaborateur renseigne la date au format DD.MM.AAAA, le libellé, le compte de charge en débit, le compte créancier en crédit, le montant, le numéro de pièce, et le code TVA. Crésus accepte indifféremment la virgule ou le point comme séparateur décimal — utile dans une fiduciaire où certains mandants saisissent à l'allemande, d'autres à la française.

Deux automatismes natifs rendent cette saisie nettement moins répétitive qu'elle n'en a l'air. Le premier est la mémorisation des libellés récurrents : à partir des premières lettres tapées, Crésus propose les libellés déjà utilisés sur des écritures précédentes, avec les comptes débit et crédit qui leur étaient associés. Sur des fournisseurs qui reviennent chaque mois — bailleur, fournisseur d'énergie, prestataire informatique — la saisie effective se réduit souvent à confirmer la proposition et ajuster le montant. Le second est l'écriture-modèle, à créer une fois par fournisseur récurrent ou par type de charge récurrent : libellé, compte de charge, compte créancier, code TVA pré-remplis, l'utilisateur n'ajuste que la date et le montant à chaque occurrence. Pour un loyer mensuel, un abonnement logiciel ou des honoraires fiduciaires payés régulièrement, le gain de temps est immédiat et tient sans investissement de mise en place lourd.

Le critère de choix tient en deux paramètres : volume mensuel et régularité des fournisseurs. Pour une PME romande de 5 à 50 collaborateurs avec quelques dizaines de factures mensuelles dont la majorité revient chaque mois, la saisie manuelle plus écritures-modèles suffit. Les factures atypiques — correction d'écriture, fournisseur ponctuel sans QR, pièce avec ventilation analytique particulière — demandent de toute façon une saisie raisonnée et ne gagnent rien à passer par un autre canal. La bascule vers la lecture QR-facture, l'import camt.053 ou l'import CSV se justifie sur trois situations : volume qui dépasse ce que la saisie quotidienne absorbe, part importante de QR-factures suisses, ou lot de factures déjà extraites tabulairement par un autre outil.

Une note sur la fiche créancier elle-même : c'est elle qui porte le numéro de TVA suisse du fournisseur au format CHE-xxx.xxx.xxx TVA, son IBAN ou QR-IBAN, son adresse et son compte créancier par défaut. Plus la fiche est complète, plus la saisie manuelle suivante — et la lecture QR-facture qui s'appuie dessus — vont vite. Le temps investi dans les fiches au démarrage d'un mandat se rembourse sur chaque facture suivante.

Lecture native du QR-facture

Depuis 2020, Crésus lit nativement le QR-code des QR-factures suisses. Le geste se fait depuis le Module Comptabilité : on ouvre le PDF de la facture reçue, Crésus détecte le QR-code, en lit les données et propose une écriture pré-remplie en quelques secondes. La lecture est silencieuse — pas de fenêtre intermédiaire à valider — et s'enchaîne directement avec la fenêtre d'écriture habituelle, comme si Crésus avait fait la moitié de la saisie pour le collaborateur.

Ce que le QR-code apporte automatiquement à l'écriture : le compte créancier, l'IBAN ou QR-IBAN du fournisseur (apparié à la fiche créancier enregistrée), le montant, la devise, la référence QR et la date d'échéance. Sur ces champs, le travail du comptable se réduit à une vérification visuelle. La donnée est portée par le QR-code lui-même, encodée selon les spécifications du standard QR-facture suisse, et Crésus la reprend sans interprétation.

Ce qui reste à la main du comptable : le compte de charge et le code TVA. Le QR-code ne porte aucune information sur la nature de la dépense — un même fournisseur peut envoyer en parallèle une facture de matériel, une facture de prestation et une note de frais, et c'est au comptable de décider comment chacune se ventile. Le code TVA suit la même logique : la donnée n'est pas dans le QR, elle découle du type de charge et du régime TVA du mandant. Sur ces deux champs, l'écriture-modèle attachée au fournisseur — quand elle existe — fait gagner le dernier tiers du temps de saisie.

La limite la plus fréquente concerne la fiche créancier. Si l'IBAN ou le QR-IBAN du QR-code n'est apparié à aucune fiche existante, Crésus propose la création de fiche à la volée à partir des données disponibles dans le QR. C'est pratique, mais il vaut mieux choisir « rattacher à un créancier existant » par défaut plutôt que « créer ». Une fiche dupliquée par négligence — un fournisseur qui apparaît trois fois sous des libellés légèrement différents — pollue ensuite le suivi fournisseur, le rapprochement de paiements et l'analyse des achats sur la durée du mandat. Le réflexe de chercher d'abord le créancier existant prend cinq secondes et évite des heures de nettoyage plus tard.

Un mot sur le QR-IBAN lui-même, parce qu'il croise souvent la route du comptable sans toujours être bien situé : c'est un IBAN spécifique au QR-facturage, distinct de l'IBAN bancaire classique du fournisseur. Le fournisseur émet ses QR-factures avec ce QR-IBAN précisément pour permettre l'usage de la référence QR structurée. Pour Crésus, la distinction est mécanique : le module accepte les deux, identifie le fournisseur de la même façon, et l'utilisateur n'a en pratique pas à s'en soucier au moment de la saisie.

Import camt.053 via Crésus Banking

Le bouton qui importe le camt.053 n'est pas dans Crésus Comptabilité. Cette précision compte parce qu'un comptable qui découvre Crésus, ou qui n'a jamais eu à traiter un extrait bancaire ISO 20022, va naturellement le chercher dans le module où il passe ses journées. Le format est traité par Crésus Banking, un module distinct, qui lit le camt.053, propose un libellé et une imputation par mouvement, puis transmet les écritures validées à Crésus Comptabilité. La séparation modulaire est volontaire — Crésus Banking gère aussi l'émission des paiements, le rapprochement et l'envoi des ordres aux banques — et elle suffit à elle seule à expliquer pourquoi la documentation Epsitec se lit difficilement comme un workflow unifié.

Le geste : Module Crésus Banking → Banque → Importer extrait → choisir le fichier camt.053. Crésus Banking parcourt le fichier mouvement par mouvement, propose pour chacun un libellé tiré du champ « informations complémentaires » et une imputation par défaut basée sur l'historique d'écritures similaires. Le collaborateur valide, corrige ou rejette. Les écritures confirmées partent ensuite vers Crésus Comptabilité où elles s'intègrent au journal de banque comme n'importe quelle autre écriture.

Le camt.053 lui-même est le format ISO 20022 d'extrait bancaire publié par toutes les banques suisses majeures : PostFinance, UBS, BCV, Raiffeisen, BCGE, BCN. La question pratique pour un comptable romand n'est donc pas « ma banque le supporte-t-elle » — la réponse est oui pour à peu près tous les cas — mais « comment je l'active dans l'espace e-banking du mandant ». Sur la plupart des banques, le téléchargement du camt.053 se trouve à côté de l'extrait PDF habituel, dans la section paiements ou comptes, sous un libellé du type « extrait électronique » ou « ISO 20022 ».

PostFinance mérite une note dédiée. Sur ce client, l'export camt.053 demande une activation préalable distincte de l'extrait PDF mensuel par défaut. Selon la configuration du compte, l'activation se fait par formulaire papier renvoyé à PostFinance ou via une demande dans l'espace e-finance ; dans certains cas la modification du contrat de compte est nécessaire pour autoriser le format. Tant que l'activation n'a pas eu lieu, le client PostFinance ne voit que des PDF, non importables — point d'agacement classique pour les fiduciaires romandes qui ouvrent un nouveau mandat et découvrent que la première chose à faire est une démarche administrative auprès de la banque, avant même la première écriture.

Côté limite du pré-remplissage : le mouvement bancaire ne porte pas le compte de charge. Une ligne « 1 245,00 CHF sortie vers Migros AG » indique le bénéficiaire, le montant et la date — mais ne dit pas si c'est de la matière première, des fournitures de bureau ou un repas équipe. La revue manuelle est donc obligatoire avant validation, exactement comme pour la lecture QR-facture. Crésus Banking améliore ses propositions à mesure que l'historique s'étoffe — la première année reste pénible, ensuite l'imputation par défaut tombe juste.

Import Excel ou CSV pour la saisie de masse

Le canal CSV est le plus mal documenté des cinq portes d'entrée et probablement le plus utile dès qu'un volume tabulaire prend forme. Le geste : Module Comptabilité → Fichier → Importer écritures → choisir le fichier CSV. Crésus lit le fichier, mappe chaque ligne sur une écriture, et signale les rejets ligne par ligne pour correction.

Les colonnes attendues sont : date, libellé, compte_débit, compte_crédit, montant, n°_pièce, code_TVA. L'ordre et les noms doivent correspondre à ce que la fenêtre d'import affiche — un en-tête mal nommé fait basculer la colonne sur un champ inattendu et le rejet n'est pas toujours bavard. Le format reste tolérant sur le contenu : la date accepte les formats helvétiques courants (DD.MM.AAAA en premier choix), le décimal dans le montant accepte la virgule ou le point, et le n° de pièce peut être alphanumérique. Pour la saisie d'une fiduciaire avec plusieurs mandants, fixer une fois le gabarit d'export du fichier source — quel que soit cet outil source — fait gagner les corrections d'import sur tous les imports suivants.

Le mappage des codes TVA suisses est le point technique à ne pas rater. Depuis le 1er janvier 2024, les taux suisses sont de 8,1 % (taux normal), 2,6 % (taux réduit, biens de première nécessité, médicaments, livres) et 3,8 % (taux spécial hébergement), selon les taux de TVA en vigueur publiés par l'Administration fédérale des contributions. Les codes correspondants côté Crésus sont M81 = 8,1 %, M26 = 2,6 % et M38 = 3,8 % ; ils vont dans la colonne code_TVA du CSV, un par ligne. Un mandant qui importerait un fichier produit sur un gabarit antérieur — calé sur les anciens taux 7,7 %, 2,5 % et 3,7 % — verrait ses écritures partir avec un taux erroné, à repérer rétrospectivement au contrôle TVA trimestriel. Pour les opérations soumises à des codes différents (importations, exonérations, achats à l'étranger), il faut consulter la table de codes TVA configurée pour le mandant. Pour ce qui doit figurer sur la facture elle-même, voir les obligations TVA suisse à reporter sur la facture.

Le cas d'usage central que sert ce canal est moins l'export d'une autre comptabilité que la réconciliation d'un lot de factures pré-extraites. Un comptable confronté à un volume mixte — beaucoup de QR-factures suisses qui passent par la lecture native, plus une pile de factures fournisseurs étrangères ou scannées que Crésus ne lit pas automatiquement — peut sortir ces factures hors-QR sous forme de tableau, vérifier les imputations, et les reverser dans Crésus en un import CSV unique au lieu de saisir chaque écriture à la main. Ce cas d'usage n'apparaît pas dans les pages produit Epsitec parce qu'il suppose un outil tiers en amont ; il est pourtant le scénario typique d'un cabinet ou d'une PME qui commence à industrialiser son traitement des factures fournisseurs.

Une dernière précaution opérationnelle : Crésus accepte aussi les fichiers .xlsx directement, mais l'export .csv reste plus prévisible quand le fichier doit transiter par plusieurs outils ou être généré automatiquement. L'encodage UTF-8 et le séparateur point-virgule (configuration par défaut sous environnement francophone) sont les choix les plus stables — un fichier en encodage latin-1 ou avec séparateur virgule peut s'importer correctement, mais les caractères accentués des libellés de créanciers romands ne survivent pas toujours au passage.

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Convention de nommage des pièces justificatives — C_ pour les factures reçues

La distinction créancier vs débiteur recouvre du vocabulaire Crésus officiel qui ne se confond pas tout à fait avec « fournisseur » et « client » au sens marketing. Créancier désigne, dans le sens comptable strict, celui à qui le mandant doit de l'argent — le fournisseur dans le cas d'une facture à payer. Débiteur désigne celui qui doit de l'argent au mandant — le client dans le cas d'une facture émise. Cette double étiquette traverse toute l'interface Crésus : la fiche créancier porte les fournisseurs, le journal des créanciers porte les factures à payer, et le préfixe C_ colle aux pièces qui leur sont rattachées. Le découpage du nom est mécanique : aaaa_mm_jj la date de l'écriture, n° le numéro d'écriture attribué par Crésus, et [Nom...] le libellé tiré de la fiche créancier.

Crésus stocke ces fichiers nommés automatiquement dans un dossier de pièces paramétrable au niveau du mandant. Le chemin se définit une fois, dans les paramètres du dossier comptable — typiquement un répertoire local sur le poste, un partage sur le serveur fiduciaire, ou un emplacement Crésus Cloud quand le mandant est hébergé. Une fois ce chemin posé, la convention de nommage assure que toutes les pièces s'y déposent avec le même format de nom et au même endroit, sans intervention.

Pour une fiduciaire qui gère plusieurs dizaines de mandants, l'investissement structurel à faire au démarrage d'un mandat est de prolonger cette convention dans l'arborescence du serveur. Un sous-dossier par mandant à la racine du partage fiduciaire, et à l'intérieur les pièces nommées selon le pattern Crésus, suffit à rendre la recherche système efficace : Windows Explorer, Finder ou un outil tiers d'indexation retrouvent une pièce par numéro d'écriture, par nom de créancier ou par date en quelques secondes, sans avoir à ouvrir Crésus. Quand un mandant appelle pour redemander une copie d'une facture vieille de quatre mois, le collaborateur la sort du serveur en deux requêtes de recherche.

Crésus Cloud et FiduSync pour les fiduciaires

Crésus Cloud et FiduSync se confondent souvent dans la conversation et la confusion est compréhensible : les deux concernent la collaboration mandant-fiduciaire, les deux portent le mot Crésus dans leur nom, les deux apparaissent quand un cabinet réfléchit à son organisation multi-mandants. Ils résolvent pourtant deux problèmes différents et ne s'excluent pas mutuellement.

Crésus Cloud est un mode d'hébergement et d'accès, lancé en 2018, dont l'infrastructure tourne chez Silicom Suisse. Le dossier comptable du mandant n'est plus stocké sur un poste local mais sur un serveur Cloud auquel le collaborateur fiduciaire et le mandant accèdent simultanément. Les sauvegardes sont automatiques et quotidiennes, l'accès distant fonctionne depuis n'importe quel poste sans installation locale, et les deux parties voient le même état du dossier en temps réel — le mandant peut saisir ses factures pendant que la fiduciaire prépare sa révision sur les écritures déjà passées. La logique est purement infrastructurelle : Crésus Cloud répond à la question « où le dossier est-il hébergé et qui peut y accéder », pas à une question de flux de données comptables.

FiduSync est un mécanisme distinct de synchronisation des écritures entre deux installations Crésus, avec une date-frontière comme paramètre central. Le mandant tient sa comptabilité dans son installation locale jusqu'à une date convenue ; à partir de cette date, la fiduciaire prend la main et finalise. FiduSync transmet le bloc d'écritures du mandant vers la fiduciaire en respectant la frontière, ce qui évite les doubles saisies, les écritures écrasées et les conflits de version classiques quand deux comptables travaillent en parallèle sur la même période. C'est une mécanique de flux d'écritures, pas d'hébergement : FiduSync fonctionne aussi bien entre deux installations locales qu'entre une installation locale et un dossier Cloud.

Le critère de choix opérationnel se lit sur le profil du mandant. Crésus Cloud convient aux mandants moyens — typiquement 5 à 50 collaborateurs, une PME romande qui veut participer à la saisie au quotidien et n'impliquer la fiduciaire que pour la révision et le bouclement. Pour les mandants micros — indépendant, commerçant, association à faible volume — l'investissement Cloud dépasse ce que justifie le flux de factures, et la fiduciaire continue à tout saisir sur son installation. FiduSync convient aux mandants qui tiennent leur compta localement et que la fiduciaire reprend par bloc à intervalles réguliers : le commerçant qui saisit ses ventes lui-même, ou la PME industrielle qui a son propre comptable interne et confie la révision trimestrielle au cabinet. Les deux mécanismes coexistent souvent chez la même fiduciaire — un mandant moyen sur Crésus Cloud, un mandant local synchronisé via FiduSync, un micro-mandant entièrement saisi par la fiduciaire.

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Là où Crésus s'arrête — les PDF sans QR-code

La lecture native du QR-facture couvre proprement les factures suisses émises depuis 2020 selon le standard QR. En dehors de ce périmètre, Crésus ouvre le PDF mais n'extrait pas automatiquement les champs : pas de date lue, pas de montant capturé, pas de fournisseur reconnu, pas de TVA décodée. Le module n'a pas de moteur OCR généraliste branché sur le compte de charge — c'est une limite de périmètre fonctionnel assumée, pas un défaut technique à contourner.

Trois familles de factures tombent dans cette zone. Les factures fournisseurs étrangères d'abord : un fournisseur français, allemand, italien ou hors-Europe envoie ses factures dans son propre format national, sans QR helvétique, et le PDF reste muet pour Crésus. Les factures suisses scannées ensuite, particulièrement les anciennes éditées avant le QR-bill, ou les factures réceptionnées sous forme d'images de mauvaise qualité par mail. Et les photos mobiles enfin — une note de frais d'un collaborateur en déplacement, une facture artisanale photographiée au comptoir, un ticket de carburant pris à la pompe. Tous arrivent dans la pile à comptabiliser et tous demandent une saisie manuelle ligne à ligne tant qu'on reste dans Crésus seul.

Le complément qui se branche le plus naturellement sur le workflow est une couche d'extraction externe : un outil qui lit le PDF non-QR, en extrait les champs (date, libellé, fournisseur, montant, TVA, n° de pièce), produit un fichier CSV au format colonnes attendu par Crésus, et que le comptable importe ensuite via le canal Importer écritures déjà décrit. Le couplage « extraction externe → CSV → import Crésus » est un moyen pratique d'automatiser l'extraction des factures fournisseurs que Crésus n'OCRise pas, sans changer d'ERP comptable et sans toucher au flux qui fonctionne déjà bien pour les QR-factures et les imports camt.053. La couche externe ne remplace pas Crésus ; elle remplace la saisie manuelle, et seulement pour les PDF que Crésus ne lit pas.

C'est exactement le rôle qu'occupe Invoice Data Extraction dans une chaîne Crésus : le comptable charge la pile de factures fournisseurs hors-QR — PDF natifs, scans, images, photos mobiles — décrit en langage naturel ce qu'il veut en extraire (par exemple : date au format DD.MM.AAAA, libellé, compte de charge, compte créancier, montant, n° de pièce, code TVA — une ligne par facture), et récupère un fichier CSV ou Excel structuré dans la foulée. Le format de sortie correspond aux colonnes que la fenêtre d'import Crésus attend, et les codes TVA suisses (M81, M26, M38) peuvent être posés directement dans la consigne d'extraction. La logique côté outil reste celle d'une seule fenêtre de prompt et d'un fichier de sortie — pas de modèles à configurer, pas de règles à maintenir mandat par mandat, ce qui s'aligne avec une fiduciaire qui ne veut pas multiplier les paramétrages par mandant.

Le cadrage opérationnel honnête tient en deux questions : quelle part du flux mensuel passe en QR-facture, et quelle part passe hors-QR. Pour un cabinet où 80 % des factures sont des QR-factures suisses, le complément externe ne sert qu'aux 20 % restantes — l'investissement doit refléter cette part marginale et ne pas perturber le flux QR principal. Pour un cabinet à mandants industriels avec beaucoup de fournisseurs internationaux, ou pour une PME romande dont le portefeuille fournisseurs est majoritairement non-helvétique, la part hors-QR peut largement dépasser la moitié du volume mensuel et le complément externe devient central, pas accessoire. Dans les deux cas, le canal CSV de Crésus reste le point d'entrée commun, et c'est ce qui rend ce branchement réversible : si la part hors-QR baisse, l'usage de la couche externe baisse en proportion sans rien casser dans Crésus.

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Crésus à côté de Winbiz, Banana, Bexio et Abacus

Le marché romand se lit autour de trois plateformes positionnées sur des segments distincts. Crésus (édité par Epsitec SA à Yverdon-les-Bains depuis 1980) est l'option par défaut des fiduciaires romandes et des PME du tertiaire et de l'industrie — c'est le périmètre couvert par cet article. Winbiz est un ERP plus complet qui intègre comptabilité, facturation, stock et salaires, adapté aux commerces et ateliers où la comptabilité n'est qu'une brique parmi d'autres — voir le workflow Winbiz pour le traitement des factures fournisseurs (QR-facture, camt.053, multi-mandants) pour l'équivalent côté cet ERP. Banana vise les micro-PME, indépendants et associations à faible volume — segment où l'investissement Crésus ne se justifie pas ; voir l'import des pièces et extraits bancaires dans Banana Comptabilité.

À côté de ce trio romand, deux plateformes alémaniques apparaissent fréquemment dans les cabinets bilingues : Bexio, qui propose la saisie automatique des factures fournisseurs par envoi à une adresse mail dédiée avec extraction côté plateforme, et Abacus, davantage installée sur les grandes PME et les fiduciaires structurées — voir l'automatisation de la comptabilité créanciers dans Abacus pour le workflow équivalent côté outre-Sarine.