Medecontractant onderaannemerfacturen verwerken in Excel

U opent uw inbox op de eerste werkdag van de maand en er liggen 187 onderaannemerfacturen klaar. Een deel valt onder medecontractant — verlegging van heffing voor werken in onroerende staat tussen twee Belgische BTW-plichtigen, zoals geregeld in artikel 20 van KB nr. 1 van het BTW-Wetboek. Een ander deel draagt gewone 21% BTW omdat het over losse leveringen, materiaalverhuur of buitengrenswerken gaat. De eerste werkstap is die batch correct splitsen voordat de boekingen en de periodieke aangifte van start gaan.

De kern van de regel past in een paragraaf. De onderaannemer rekent geen BTW aan op zijn factuur en plaatst de wettelijke vermelding van verlegging. De aannemer, in zijn rol als medecontractant, berekent de BTW zelf en geeft ze aan in rooster 56 van de periodieke aangifte, en trekt diezelfde BTW meestal direct af in rooster 59 wanneer hij volledig aftrekrecht heeft. Het belastbaar bedrag verschijnt in rooster 87 en daarnaast in rooster 81, 82 of 83 naargelang de aard van de werken. Het netto kasstroomeffect van een conforme medecontractant-factuur is doorgaans nul, maar elk van die roosters moet kloppen, want de controleur leest precies daar af of de werkstroom intern sluit.

Dit artikel beschrijft die werkstroom voor de aannemer of fiduciaire die elke maand 50 tot 300 onderaannemerfacturen ontvangt. Het is een gids voor de ontvangende kant: medecontractant onderaannemer factuur verwerken excel betekent hier niet "wat is medecontractant" — dat weet u al — maar hoe u uw maandbatch sorteert tussen medecontractant en standaard 21%, hoe u de verplichte vermelding per factuur valideert, en hoe het belastbaar bedrag plus de zelf-berekende BTW per regel naar een Excel-staat gaan waarvan de maandtotalen één-op-één aansluiten op rooster 81, 82, 83, 87, 56 en 59.

Die werkstroom komt neer op vier bewegingen: schema-gestuurde extractie per factuur met AI-extractie voor onderaannemerfacturen naar Excel, automatische flag per factuur voor medecontractant versus standaard 21%, validatie van de wettelijke vermelding in haar volledige of korte vorm, en een Excel-uitvoer waarvan de SUMIF-subtotalen direct in de juiste roosters van de kwartaalaangifte passen. De rest van dit artikel werkt elk van die bewegingen concreet uit.

De wettelijke vermelding sinds 1 januari 2023 — volledig, kort, of ontbrekend

Sinds 1 januari 2023 volstaat de korte variant "BTW verlegd" niet meer op een conforme medecontractant-factuur. Volgens Bouwunie's leidraad over de verplichte vermelding op factuur moet de onderaannemer de volledige wettelijke tekst voeren:

"Verlegging van heffing. Bij gebrek aan schriftelijke betwisting binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de factuur, wordt de afnemer geacht te erkennen dat hij een belastingplichtige is gehouden tot de indiening van periodieke aangiften. Als die voorwaarde niet vervuld is, is de afnemer ten aanzien van die voorwaarde aansprakelijk voor de betaling van de verschuldigde belasting, interesten en geldboeten."

Voor uw batch-verwerking betekent dat één veld per factuur dat exact één van vier statussen draagt. De eerste, medecontractant_volledige_vermelding, herkent u aan de volledige tekst hierboven of de Franse, Duitse of Engelse vertaling. De tweede, medecontractant_korte_vermelding, vangt elke factuur op die enkel "BTW verlegd", "Autoliquidation" of een variant zonder de uitgebreide tekst draagt — sinds 2023 niet meer conform. De derde, medecontractant_geen_vermelding, geldt voor werken in onroerende staat zonder enige verlegging-aanduiding. De vierde categorie, standaard_btw_21, vangt de facturen op die buiten de regeling vallen en gewone BTW aanrekenen.

De juridische consequentie per status bepaalt wat de boekhouder doet. Een factuur met de volledige tekst gaat zonder voorbehoud door naar de boeking volgens de rooster-mapping uit de volgende sectie. Een factuur met enkel de korte variant is non-conform; de onderaannemer moet ze in principe corrigeren, maar zolang de werken effectief zijn uitgevoerd, verwerkt de aannemer ze wel in zijn aangifte en vraagt hij parallel de correctie. Een factuur waarop elke vermelding ontbreekt, voldoet niet aan de vormvereisten en is binnen één maand na ontvangst betwistbaar; zonder betwisting binnen die termijn schuift het wettelijke vermoeden de verantwoordelijkheid naar de aannemer toe. Dit is geen juridisch advies — het is het beslissingsbeeld waarop u de actie-flag in uw staat baseert.

De tekst moet bovendien in de juiste taal staan. De Belgische taalvereisten voor uitgaande en inkomende facturen bepalen of de Nederlandstalige, Franstalige of Duitstalige versie van de wettelijke vermelding van toepassing is, afhankelijk van de vestigingsplaats van de onderaannemer en het taalgebied waarin hij factureert. Een Franstalige onderaannemer in Brussel of Wallonië die "Autoliquidation. À défaut de contestation écrite…" voert, levert een conforme factuur — uw validatie moet dat herkennen en niet ten onrechte als ontbrekende vermelding markeren.

Een aanzienlijk deel van de Belgische onderaannemerspopulatie bestaat uit eenmanszaken of kleine bvba's. De factuurvereisten voor Belgische zzp-onderaannemers leggen de specifieke verplichtingen voor die uitgevers uit, en het is bij die groep dat de korte variant het langst is blijven hangen — een gerichte communicatie naar terugkerende onderaannemers met een sjabloon van de volledige tekst lost vaak in één doorloop het probleem voor toekomstige maandbatches op.

Voor de batch zelf vertaalt dit zich naar drie kolommen op uw inkomende-factuur-staat: een "Medecontractant ja/nee"-vlag, een "Verplichte vermelding volledig/kort/ontbrekend"-status, en een actie-indicator die per factuur boeken, correctie vragen of betwisten zegt. Wanneer u een schema-gestuurde extractie inzet, lost u de drie kolommen in één doorloop op door de prompt elke factuur te laten classificeren op aanwezigheid van de wettelijke tekst en de variant ervan — niet als een vrije tekstanalyse, maar als een veld met vier toegelaten waarden dat direct als kolomwaarde in de Excel-staat terechtkomt.

De rooster-landkaart — 81, 82, 83, 87, 56 en 59 voor één medecontractant-factuur

Neem als werkvoorbeeld één conforme factuur in uw batch. Een onderaannemer levert metsel- en bezettingswerk aan een nieuwbouw kantoorgebouw, factureert €5.000 belastbaar bedrag, rekent geen BTW aan en voert de volledige wettelijke vermelding van verlegging. Hieronder de rooster-mapping die deze factuur in uw periodieke aangifte produceert.

Rooster 81 (handelsgoederen, grondstoffen en hulpstoffen) komt voor een onderaannemerfactuur enkel in beeld wanneer de werken expliciet materialen bevatten die u als handelsgoederen of grondstoffen boekt. Voor een zuiver uitvoeringsgerichte werken-factuur — arbeid en plaatsing — vult u rooster 81 niet in.

Rooster 82 (diensten en diverse goederen) is de meest voorkomende toewijzing voor onderaannemerfacturen. Werken in onroerende staat die hoofdzakelijk arbeid en uitvoering omvatten, vallen hier. Voor het voorbeeld: €5.000 in rooster 82.

Rooster 83 (bedrijfsmiddelen) vervangt rooster 82 wanneer de werken een geactiveerd bedrijfsmiddel creëren of erop ingrijpen. Een aannemer die voor zichzelf een eigen kantoorgebouw bouwt en het op zijn balans activeert, plaatst het belastbaar bedrag van de relevante onderaannemerfacturen in 83 in plaats van 82.

Rooster 87 (handelingen waarvoor de BTW verschuldigd is door de medecontractant) krijgt altijd, naast 81, 82 of 83, opnieuw het belastbaar bedrag. Voor het voorbeeld: €5.000 in rooster 87. Dit is geen dubbeltelling — rooster 87 is de aparte aangifte van de medecontractant-handelingen, die parallel loopt aan de standaardrooster waarin u het belastbaar bedrag heeft geplaatst.

Vervolgens de zelf-berekende BTW en de aftrek.

Rooster 56 (verschuldigde BTW bij verlegging) draagt de BTW die u als medecontractant zelf moet afdragen. Voor het voorbeeld: €5.000 × 21% = €1.050 in rooster 56.

Rooster 59 (aftrekbare BTW) draagt diezelfde €1.050, mits volledig aftrekrecht. Het netto kasstroomeffect is nul: u draagt €1.050 af in 56 en trekt €1.050 af in 59. De aangifte registreert wel een transactie van €5.000 belastbaar volume in 82 en in 87.

Bepaalde werken in onroerende staat aan sociale woningen vallen onder het verlaagde tarief van 6% — onder andere de afbraak en heropbouw onder de regeling voor sociale huisvesting, of werken aan woningen verhuurd via een sociaal verhuurkantoor. Bij medecontractant verschuift dat het tarief in rooster 56, niet de rooster-toewijzing zelf. Het belastbaar bedrag staat nog steeds in rooster 82 (of 81/83 naargelang de aard van de werken) én in rooster 87, maar rooster 56 wordt berekend op 6%. Voor een €5.000-factuur sociale huisvesting: €300 in rooster 56 en €300 in rooster 59. Een correcte extractie onderscheidt daarom het tarief per factuurregel — op basis van het projecttype, een attest van de bouwheer, of een per-lijn-tariefveld op de factuur — en herleidt niet alles automatisch tot 21%.

Voor de aannemer of fiduciaire die elke maand een batch verwerkt, vertaalt zich dat naar één aansluit-controle die altijd moet kloppen voor de aangifte vertrekt. De som van rooster 56 over alle medecontractant-facturen moet gelijk zijn aan de som van rooster 87 vermenigvuldigd met het toegepaste tarief — 21% standaard, 6% voor sociale-huisvestingsfacturen, of een gewogen optelling waar beide tarieven in dezelfde maand voorkomen. Wanneer die gelijkheid niet sluit, is op één of meer regels het tarief verkeerd toegekend of is een medecontractant-factuur per ongeluk als standaard 21% geboekt.

De Excel-staat die per maand één-op-één aansluit op de aangifte

De aansluit-controle uit de vorige sectie veronderstelt een staat met de juiste kolommen. Een werkbare structuur voor de inkomende-factuur-staat houdt veertien kolommen aan, in deze volgorde:

Datum | Factuurnummer | Leverancier | BTW-nummer leverancier (formaat BE0XXXXXXXXX) | Belastbaar bedrag totaal | Categorie rooster (81/82/83) | Tarief (6% of 21%) | Medecontractant ja/nee | Verplichte vermelding volledig/kort/ontbrekend | Berekende BTW rooster 56 | Aftrekbare BTW rooster 59 | Rooster 87 base | Boekstuknummer | Bronbestand pagina

De eerste negen kolommen zijn geëxtraheerde of geclassificeerde waarden — datum, factuurnummer, leverancier, BTW-nummer in het Belgische BE0-formaat, belastbaar bedrag, de rooster-categorie waarin het belastbaar bedrag thuishoort, het toegepaste tarief, en de twee classificatie-velden uit sectie 2. De drie volgende kolommen — "Berekende BTW rooster 56", "Aftrekbare BTW rooster 59" en "Rooster 87 base" — zijn formule-kolommen die zich automatisch vullen. De BTW-kolommen rekenen het belastbaar bedrag maal het tarief, maar enkel wanneer "Medecontractant ja/nee" op "ja" staat. "Rooster 87 base" dupliceert het belastbaar bedrag onder dezelfde voorwaarde en blijft anders leeg. Het boekstuknummer is uw interne referentie naar de boeking; "Bronbestand pagina" verwijst terug naar de oorspronkelijke PDF of het XML-bestand met paginanummer of regel-ID, en is de brug die u of de controleur terugloopt naar het brondocument zonder de archiefmap door te zoeken.

Onderaan de staat staat de maandelijkse subtotaal-blok. Zes SUMIF-formules berekenen het totaal per rooster: 81-subtotaal als som van "Belastbaar bedrag totaal" waar "Categorie rooster" gelijk is aan 81, en analoog voor 82, 83 en 87. De 56- en 59-subtotalen sommeren de overeenkomstige formule-kolommen. Die zes getallen zijn de waarden die u één-op-één in de roosters van de kwartaalaangifte plaatst — geen tussenstappen, geen handmatige optellingen.

Bovenaan de staat staat één regel die de sanity-check uitvoert: rooster 56 = rooster 87 × 21%, of een gewogen rate-mix wanneer er sociale-huisvestingsfacturen aan 6% in dezelfde maand voorkomen. Een verschil van zelfs één euro signaleert dat het tarief op een regel niet klopt, of dat een medecontractant-factuur in de extractie als standaard 21% terechtgekomen is. De controle gebeurt voor u indient bij Intervat, niet erna — een correctie achteraf via een nadien aangepaste aangifte is technisch mogelijk maar operationeel duurder dan vijf minuten nazicht voor verzending.

Wanneer u een schema-gestuurde extractie als motor van de staat gebruikt, vult één doorloop alle invoerkolommen tegelijk in. Een prompt die per factuur of per regel het BE-BTW-nummer in het juiste formaat extraheert, het belastbaar bedrag, de rooster-categorie afleidt uit de aard van de werken, het tarief uit het document zelf, en de vermelding-status classificeert tegen de vier toegelaten waarden, levert een rij per factuur of per regel met directe verwijzing naar het bronbestand en de pagina. Het resultaat is uitvoerbaar als .xlsx voor direct gebruik in Excel of als .csv voor latere import — wat de keuze tussen de twee bepaalt is wat uw boekhoudpakket in de volgende stap verwacht, niet de extractie zelf.

Gemengde facturen — werken in onroerende staat en losse materialen op één bon

Een gemengde factuur is geen randgeval. Een onderaannemer die keukens plaatst, factureert vaak het plaatsingswerk en de meegeleverde apparatuur op één document — het plaatsingsdeel valt onder werken in onroerende staat en draagt de medecontractant-vermelding, het apparatuurdeel valt als losse levering buiten de regeling en draagt gewone 21% BTW. De vraag is dan niet of de hele factuur onder medecontractant valt, maar welke regel erin valt en welke niet.

De splitsings-regel volgt het regel-type. Werk-regels — arbeid, plaatsing, installatie, metselwerk, schilderwerk, alles wat als uitvoering van werken in onroerende staat kwalificeert — gaan naar rooster 82 (of 81 wanneer u ze als handelsgoederen boekt, of 83 voor bedrijfsmiddelen) én naar rooster 87, met de zelf-berekende BTW in rooster 56 en de aftrek in rooster 59. Materiaal-regels die als losse levering buiten werken in onroerende staat vallen, gaan naar rooster 81 met de door de onderaannemer aangerekende BTW in rooster 59, zonder rooster 87 of 56 — want voor dat deel is er geen verlegging.

Een rekenvoorbeeld maakt het concreet. De onderaannemer factureert €4.500 voor de plaatsing van keukenkasten en daarnaast €800 voor losse keukentoebehoren, met €168 BTW (21% op €800). De werk-regel van €4.500 produceert €4.500 in rooster 82, €4.500 in rooster 87, €945 in rooster 56 en €945 in rooster 59. De materiaal-regel van €800 produceert €800 in rooster 81 en €168 in rooster 59. De aftrek in rooster 59 voor deze ene factuur bedraagt dus €1.113 — de €945 uit de verlegging plus de €168 standaard aangerekende BTW.

De extractie-implicatie is helder. Invoice-level-extractie volstaat hier niet; u heeft line-item-extractie nodig die per factuurregel beslist of het werk in onroerende staat betreft of een afzonderlijke levering, en die per regel de juiste rooster-toewijzing doorvoert. In een schema-gestuurde prompt komt dat neer op een classificatie-veld per regel met twee toegelaten waarden — "werk in onroerende staat" of "losse levering" — dat vervolgens via een regel- of formule-toewijzing in de Excel-staat de andere rooster-kolommen invult. De grenslijn tussen de twee is niet altijd evident; bij twijfel staat de regel-omschrijving op de factuur of een korte navraag bij de onderaannemer als laatste controle.

Op de inkomende-factuur-staat verschijnt een gemengde factuur als meerdere regels met hetzelfde factuurnummer maar verschillende rooster-toewijzingen. Zolang per regel de juiste velden ingevuld zijn, blijft de maandelijkse subtotaal-controle uit de vorige sectie sluitend werken: de SUMIF-formules tellen per rooster onafhankelijk van het aantal regels per factuur, en de sanity-check op rooster 56 versus rooster 87 × 21% blijft kloppen omdat de materiaal-regel buiten rooster 56 en 87 valt.

Foutgevallen — wat te doen wanneer de factuur niet conform is

Twee fout-patronen komen in elke maandbatch terug. Het eerste is een onderaannemer die 21% BTW aanrekent op werken die wettelijk onder medecontractant moeten vallen. Dat is een vormfout van de uitschrijvende partij, niet van u. Voor de aannemer betekent het concreet dat de kosten zelf als bedrijfsuitgave aftrekbaar blijven, maar de aangerekende BTW is niet wettelijk verschuldigd en dus niet aftrekbaar in rooster 59. Wie zo'n factuur boekt zoals hij binnenkomt, recupereert €1.050 BTW op een €5.000-factuur die er volgens de wet niet had mogen staan — een eenvoudige post-mortem-vraag waar elke BTW-controle op uitloopt. De juiste reactie is de factuur niet boeken, contact opnemen met de onderaannemer, een creditnota voor de foutieve factuur vragen, en een nieuwe conforme factuur ontvangen met medecontractant-vermelding en zonder BTW. Pas wanneer beide stukken binnen zijn, gaat de boeking door volgens de standaard medecontractant-mapping uit de vorige secties.

Het tweede fout-patroon is een factuur voor werken in onroerende staat waarop de wettelijke vermelding ofwel volledig ontbreekt, ofwel enkel in de oude korte vorm "BTW verlegd" staat. Bij volledig ontbrekende vermelding heeft u één maand vanaf de ontvangst om de factuur schriftelijk te betwisten. Een betwisting binnen die termijn legt de bewijslast en het BTW-risico bij de onderaannemer. Zonder betwisting binnen de termijn werkt het wettelijke vermoeden in uw nadeel — u wordt geacht erkend te hebben dat u een belastingplichtige bent gehouden tot periodieke aangiften, met de daaraan verbonden aansprakelijkheid. Bij de korte variant zonder de volledige tekst is de factuur sinds 1 januari 2023 niet meer conform; de praktische actie is dezelfde als bij de foutief aangerekende BTW: correctie vragen aan de onderaannemer, met de nieuwe factuur dragend de volledige tekst zoals geciteerd in sectie 2.

Een derde geval is zeldzamer maar verdient een korte vermelding. Een factuur draagt wel de medecontractant-vermelding maar de werken vallen feitelijk niet onder werken in onroerende staat — bijvoorbeeld pure dienstverlening rond een bouwproject die juridisch buiten de regeling van artikel 20 KB nr. 1 valt. Hier is de "Medecontractant ja/nee"-flag uit de extractie niet de definitieve beoordeling; een korte review door de boekhouder bevestigt of de aard van de prestatie effectief onder de regeling valt. De extractie classificeert wat op het papier staat; de boekhouder weegt af of het papier de juridische werkelijkheid weergeeft.

De bewaarregel sluit het foutgevallen-spoor. Gecorrigeerde stukken — creditnota's en vervangende facturen — blijven net als de oorspronkelijke documenten zeven jaar bewaard. In uw inkomende-factuur-staat houdt u de correctie-keten traceerbaar door per gecorrigeerde factuur een tweede regel toe te voegen of een notitiekolom in te vullen die naar het oorspronkelijke factuurnummer en boekstuknummer verwijst. Wanneer de BTW-controleur achteraf de keten reconstrueert, ziet hij in één oogopslag wat er gebeurd is, zonder dat u archiefdozen open hoeft te trekken.

Peppol UBL XML vanaf 1 januari 2026 — dezelfde werkstroom voor PDF en gestructureerde input

Vanaf 1 januari 2026 verschuift de inkomende factuurstroom voor Belgische aannemers geleidelijk naar UBL XML via Peppol BIS Billing 3.0. De Belgische B2B Peppol-verplichting van 1 januari 2026 maakt gestructureerde elektronische facturatie de norm tussen Belgische BTW-plichtigen, met PDF en e-mail als overgangsformaat voor onderaannemers die nog niet aangesloten zijn of voor leveranciers die onder een uitzondering vallen. In de praktijk komt dat neer op een gemengde inbox: een groeiend aandeel UBL XML van de grotere onderaannemers, een resterend aandeel PDF van de kleinere, en de noodzaak om beide bronnen in één werkstroom samen te brengen zonder twee parallelle pijplijnen te onderhouden.

In UBL XML is medecontractant per factuurregel direct leesbaar. Een conforme verlegging-regel draagt VAT category code AE (Reverse Charge) in het element cac:ClassifiedTaxCategory/cbc:ID binnen cac:Item, met cbc:Percent doorgaans op nul en een verwijzing naar de wettelijke grondslag in cbc:TaxExemptionReason — meestal een korte tekst die naar artikel 20 KB nr. 1 of de equivalente Belgische BTW-bepaling verwijst. Een schema-gestuurde extractie leest die categoriecode rechtstreeks uit de XML zonder OCR-tussenstap, flagt de regel automatisch als medecontractant, en haalt het belastbaar bedrag uit cbc:LineExtensionAmount van dezelfde regel. De vermelding-status is daarmee onmiddellijk eenduidig: de XML draagt de structuur die u in een PDF moet afleiden.

In PDF valt de detectie terug op de tekstuele wettelijke vermelding zoals besproken in sectie 2. De extractie zoekt de volledige tekst, de korte variant of de afwezigheid ervan, en bepaalt op die basis de Medecontractant-flag plus de vermelding-status. De onderliggende mechanica is een classificatie-prompt; de invoer is OCR-gehaalde tekst in plaats van een geparste XML-tag.

Beide detectie-paden landen op dezelfde rooster-toewijzing en dezelfde kolomstructuur in uw inkomende-factuur-staat. Het verschil zit volledig in de invoer — UBL XML voor de regels die het al kunnen leveren, PDF voor de rest — terwijl de uitvoer één enkele staat blijft. De maandelijkse subtotalen per rooster, de sanity-check op rooster 56 versus rooster 87, de mapping naar uw boekhoudpakket: alles werkt ongeacht of een gegeven regel uit een XML-element of uit een OCR-resultaat komt.

De operationele druk om beide kanten te dekken komt voor een groot deel uit de sanctiestructuur die de Belgische overheid aan niet-conforme uitgifte heeft gekoppeld: €1.500 voor een eerste overtreding, €3.000 voor een tweede, en €5.000 vanaf de derde. Die boetes treffen primair de uitgevende onderaannemer die geen Peppol-conforme factuur stuurt, maar voor de ontvangende aannemer is het indirecte effect dat een controleerbare werkstroom — XML waar mogelijk, gevalideerde PDF-extractie waar nodig, met traceerbare brondocumenten in beide gevallen — precies de aanpak is die een BTW-controleur in deze overgangsperiode verwacht aan te treffen.

Van Excel naar boekhoudpakket — en wat de BTW-controleur kijkt

De Excel-staat uit sectie 4 is niet het eindpunt; ze is de gestructureerde tussenstap tussen de extractie en uw boekhoudpakket. WinBooks, Exact Online, Odoo en Yuki ondersteunen elk een CSV- of XLSX-import voor inkomende facturen met een vast veldenschema. De veertien kolommen van de staat passen met een beperkte kolom-hernoeming of een tussenstap-mapping op elk van die schema's. De import in WinBooks vanuit een gestructureerde Excel-staat behandelt de WinBooks-zijde concreet, met de veldnamen, de boekjaarstructuur en de dagboek-conventies die het pakket verwacht; voor de Exact-zijde werkt inkomende facturen importeren in Exact Online de equivalente import-flow uit. Odoo en Yuki volgen dezelfde logica met hun eigen veld-namen. Voor aannemers met bedrijfswagens loopt parallel een tweede ledger via de verwerking van tankkaart-maandfacturen voor BTW-aftrek op bedrijfswagens, die eveneens in rooster 59 landt maar onder het 50%-aftrekplafond van artikel 45 §2 valt en niet onder de medecontractant-mechaniek.

De medecontractant-mechaniek zelf wordt in elk van die boekhoudpakketten via een BTW-code per geboekte regel afgehandeld — een code als "MC21", "VL21" of een lokale variant die het pakket leert welke roosters automatisch ingevuld worden bij de boeking. U bepaalt in de mapping welke kolomwaarde uit de Excel-staat naar welke BTW-code in het pakket vertaalt: een rij met "Medecontractant = ja" en "Tarief = 21%" mapt op de medecontractant-21%-code, een rij met "Medecontractant = ja" en "Tarief = 6%" op de sociale-huisvestingsvariant, en een rij met "Medecontractant = nee" op de standaard 21%-code voor losse leveringen. De vier sub-totalen uit sectie 4 — 81, 82, 83 en 87 plus 56 en 59 — verschijnen daardoor automatisch op de juiste plaatsen in de aangifte die het pakket genereert.

Wat de extractie en de Excel-staat expliciet niet doen, is de aangifte zelf bij Intervat indienen of de boeking automatisch in WinBooks, Exact Online, Odoo of Yuki uitvoeren. De boekhouder importeert en boekt zelf; de structuur ervoor is alleen voorbereid. Dat onderscheid is geen beperking maar een ontwerpkeuze — de aangifte-indiening is de plek waar de boekhouder de definitieve verantwoordelijkheid neemt, en die hoort niet in een automatische extractie-stap thuis.

Een BTW-controle op een medecontractant-dossier loopt vrijwel altijd dezelfde route. De controleur vraagt eerst de bewaarde stukken op: de inkomende factuur zelf, het bewijs dat de werken werkelijk werken in onroerende staat betreffen (een offerte, een werfdocument, een aanvaardingsbon of een vorderingsstaat), en bij twijfel over de afnemer-status een attest of bevestiging dat de aannemer een BTW-plichtige is gehouden tot het indienen van periodieke aangiften. De bewaarverplichting bedraagt zeven jaar vanaf het einde van het jaar van uitreiking, voor zowel de oorspronkelijke factuur als de eventuele creditnota en de vervangende factuur uit een correctie-keten.

Op de aansluiting volgt de controleur drie wegen. Rooster 87 versus de individuele factuurregels in de inkomende-factuur-staat — de som van de werk-belastbare bedragen moet overeenkomen met wat in 87 staat. Rooster 56 versus rooster 87 × het toegepaste tarief — uw eigen sanity-check uit sectie 4, opnieuw uitgevoerd door de controleur op uw aangifte. Rooster 59 versus de aftrekbare voorbelasting per factuur — de som van de zelf-berekende BTW op medecontractant-facturen plus de aangerekende BTW op standaard 21%-facturen. De brondocumentverwijzing in uw staat (bronbestand plus paginanummer per regel) versnelt elke van die drie controles aanzienlijk: een gevraagde steekproef leidt direct naar het oorspronkelijke document zonder dat u kasten of digitale archiefmappen hoeft te doorzoeken.

Een sluitende inkomende-factuur-staat met traceerbare brondocumenten, een gevalideerde vermelding-status per factuur, en rooster-toewijzingen per regel die elke maand de sanity-check doorstaan, beantwoordt vrijwel elke vraag die op een medecontractant-controle gesteld kan worden. Dat is wat u opbouwt door uw maandbatch onderaannemerfacturen door deze werkstroom te halen in plaats van regel per regel manueel in te tikken.