Riconciliazione DDT e fattura differita fornitori

La riconciliazione DDT fattura differita serve a verificare, prima del pagamento, che la fattura riepilogativa del fornitore corrisponda alla merce realmente ricevuta. Il controllo ha tre livelli: ogni DDT ricevuto deve essere richiamato nei DatiDDT della FatturaPA, le quantità fatturate devono tornare con le quantità consegnate, e prezzi, sconti e causali devono essere coerenti con ordine, contratto o listino.

Le differenze da bloccare sono quelle che cambiano il debito verso il fornitore: DDT presenti in fattura ma mai ricevuti dal magazzino, quantità fatturate superiori al consegnato, prezzi non allineati all'accordo, resi o conto visione trattati come vendita. I DDT ricevuti ma assenti dalla fattura del periodo vanno invece tenuti aperti e monitorati, perché possono appartenere al mese successivo o segnalare un'omissione da chiarire.

Questo è un controllo di contabilità fornitori, non un esercizio formale sulla fattura elettronica. Il blocco DatiDDT dice quali documenti di trasporto il fornitore sta usando per giustificare la fattura differita; il registro DDT interno dice cosa l'azienda ha effettivamente ricevuto. La riconciliazione mette insieme le due prove e produce una decisione: approvare, chiedere spiegazioni, sospendere il pagamento o richiedere una nota di credito.

Il caso più delicato è la fattura riepilogativa mensile. Durante il mese arrivano più consegne, spesso con bolle diverse e lo stesso articolo ripetuto più volte. A fine mese arriva una sola FatturaPA, talvolta con righe aggregate per SKU. Se l'azienda controlla solo il totale imponibile, può pagare merci mai ricevute, quantità duplicate o prezzi cambiati senza accorgersene.

Preparare il registro DDT ricevuti durante il mese

Il registro DDT va costruito mentre la merce arriva, non quando la fattura è già in scadenza. Se il magazzino conserva solo una cartella di PDF o un fascicolo cartaceo, la contabilità fornitori dovrà ricostruire a posteriori numero, data, quantità e causale di ogni consegna. È lì che entrano duplicati, DDT dimenticati e controlli fatti sul totale invece che sulle righe.

La tabella minima deve identificare ogni bolla in modo non ambiguo:

• fornitore;
• numero DDT;
• data DDT;
• causale trasporto;
• SKU, codice articolo o descrizione;
• unità di misura;
• quantità ricevuta;
• prezzo indicato sul DDT, se presente;
• riferimento a ordine, contratto o listino.

La chiave pratica non è il solo numero DDT. La numerazione è progressiva per emittente, quindi un DDT 001/25 di un fornitore non ha alcun rapporto con un DDT 001/25 di un altro fornitore. Per il matching bolla fattura fornitore, la chiave di controllo deve combinare almeno fornitore, numero e data.

La causale trasporto merita una colonna propria. Vendita, reso, conto visione, lavorazione e deposito non generano lo stesso trattamento in fattura. Una riga con causale vendita può entrare nel controllo commerciale della fattura differita; una riga di reso o conto visione va invece letta con cautela, perché non dovrebbe diventare merce venduta e fatturata senza una motivazione documentata.

Non tutti i DDT riportano il prezzo. In molti rapporti B2B il documento di trasporto contiene quantità e descrizione, mentre le condizioni economiche stanno nell'ordine, nel contratto o nel listino concordato. Per questo il registro deve conservare anche il riferimento economico esterno: senza quel collegamento, il controllo quantità DDT fattura può tornare perfettamente e lasciare comunque scoperto un errore di prezzo.

Estrarre dalla FatturaPA i DatiDDT e le righe fattura

Quando arriva la fattura differita, il primo controllo è documentale: la FatturaPA deve dire quali DDT sta riepilogando. Nelle specifiche FatturaPA sul blocco DatiDDT, nei casi di fatturazione differita il blocco DatiDDT indica per ogni documento di trasporto collegato alla fattura il NumeroDDT e la DataDDT. Questi campi sono il ponte tra la fattura ricevuta via SDI e il registro DDT tenuto da magazzino o amministrazione.

I dati da estrarre non si fermano a NumeroDDT e DataDDT. Per una verifica utilizzabile servono anche TipoDocumento, spesso TD24 per la fattura differita, eventuale RiferimentoNumeroLinea, DettaglioLinee, quantità, prezzo unitario, sconti, maggiorazioni, imponibile e IVA. Il richiamo del DDT dimostra quale documento il fornitore sta usando come base della fattura; le righe dicono cosa sta effettivamente addebitando.

Questo passaggio è fragile quando la fattura contiene molti DDT. Alcuni fornitori mantengono una riga per DDT, altri ripetono lo stesso SKU su più righe, altri ancora aggregano il mese in una sola riga per articolo. Se l'estrazione perde il legame tra DatiDDT e righe, la contabilità vede un totale apparentemente corretto ma non riesce più a spiegare da quali consegne nasce.

Per lavorare in Excel, il file XML deve diventare una tabella. La guida sull'estrazione massiva delle fatture elettroniche XML in Excel copre il passaggio operativo quando si hanno molti file FatturaPA da normalizzare. In un controllo DDT, la struttura utile è una riga per riferimento fattura o per riga articolo, con colonne separate per fornitore, numero fattura, DDT richiamato, data DDT, SKU, quantità, prezzo e sconti.

Invoice Data Extraction può aiutare in questo punto specifico: carichi fatture e documenti finanziari, descrivi nel prompt quali campi servono, e scarichi un file Excel, CSV o JSON con i dati strutturati. Per questo tipo di controllo, il valore non è sostituire l'ERP o approvare la fattura, ma estrarre dati da fatture e DDT in Excel in un formato che amministrazione e magazzino possano confrontare riga per riga.

Abbinare DDT, quantità e prezzi senza perdere le righe aggregate

L'abbinamento deve partire dal documento, non dal totale fattura. Per ogni riga o blocco collegato a un DDT, la prima domanda è: quel fornitore, con quel numero DDT e quella data, esiste nel registro interno? Se la risposta è no, la fattura sta richiamando una consegna che l'azienda non ha ancora provato di avere ricevuto.

Il secondo livello è la quantità. Qui il confronto va fatto per SKU quando il codice è presente, oppure per descrizione normalizzata quando il fornitore usa descrizioni testuali. La quantità fatturata deve tornare con la quantità ricevuta, tenendo conto delle unità di misura. Pezzi, confezioni, colli, chilogrammi e metri possono rappresentare la stessa merce in modi diversi; prima di bloccare una fattura serve verificare se esiste una conversione concordata o un arrotondamento normale per quel fornitore.

Il terzo livello è il prezzo. Se il DDT riporta il prezzo, il controllo è diretto. Se il DDT è senza indicazione del prezzo, la verifica si sposta su ordine, contratto o listino. Il confronto deve includere prezzo unitario, sconto commerciale, maggiorazioni e qualsiasi contributo che incida sull'imponibile. Una quantità corretta con prezzo errato resta una fattura da chiarire.

Le fatture mensili con più DDT richiedono una regola in più: non cercare sempre una corrispondenza uno a uno tra riga DDT e riga fattura. Un fornitore può consegnare lo stesso articolo in tre date diverse e fatturarlo con una sola riga aggregata. In quel caso la riconciliazione somma le quantità del registro DDT per SKU e periodo, poi confronta il totale con la riga fattura. Se invece la FatturaPA conserva un riferimento riga per riga, è meglio mantenere il dettaglio perché rende la contestazione più precisa.

Una differenza di descrizione non è automaticamente una differenza sostanziale. "Guarnizione EPDM 40 mm" sul DDT e "GUARN. EPDM 40" in fattura possono essere lo stesso articolo se codice, quantità e prezzo coincidono. Al contrario, una descrizione simile non basta quando SKU, unità di misura o prezzo non tornano. Il report deve conservare sempre il riferimento alla prova originale: DDT, riga fattura, ordine o contratto.

Gestire le eccezioni: DDT mancanti, resi, prezzi errati e note di credito

Le eccezioni non hanno tutte lo stesso peso. Un DDT richiamato in fattura ma assente dal log di magazzino blocca il pagamento finché qualcuno non produce la prova di ricezione. Può essere un DDT archiviato male, una consegna a un altro reparto o un errore del fornitore, ma la contabilità non dovrebbe registrarlo come debito certo senza evidenza interna.

Il caso opposto, DDT ricevuto ma assente dalla fattura, richiede monitoraggio più che contestazione immediata. Può trattarsi di una consegna fuori periodo, di una fattura che arriverà il mese successivo o di un'omissione del fornitore. La riga va marcata come non fatturata, così non viene dimenticata alla chiusura del mese successivo e non rientra due volte in controlli diversi.

Le differenze di quantità sono più sensibili. Se la fattura addebita più pezzi di quelli ricevuti, il pagamento va sospeso sulla differenza. Se la fattura addebita meno, il problema può essere una consegna parziale, una riga fuori periodo o un errore a favore del cliente che comunque va chiarito. Le differenze di unità di misura vanno isolate prima di concludere: una confezione da 10 pezzi non è la stessa cosa di 10 confezioni.

Prezzi e sconti vanno confrontati contro la fonte economica corretta. Se il DDT non riporta il prezzo, non significa che il prezzo della fattura sia libero: l'accordo può stare nell'ordine, nel contratto quadro o nel listino fornitore. Un prezzo unitario superiore al concordato, uno sconto mancante o una maggiorazione non prevista sono motivi per chiedere correzione prima dell'autorizzazione.

Le causali di trasporto sono il punto in cui molti controlli frettolosi sbagliano. Un reso non è una nuova vendita. Il conto visione non dovrebbe generare la stessa fatturazione di una consegna definitiva. Una lavorazione o un deposito possono avere logiche diverse da una fornitura ordinaria. Se la fattura differita include queste causali come se fossero merce venduta, serve una verifica specifica con magazzino e fornitore.

Anche DatiDDT mancanti o incompleti sono un'eccezione da trattare prima dell'approvazione. Se la fattura differita non indica numero e data dei documenti richiamati, il controllo non può chiudere il match documentale con il registro DDT. In quel caso va chiesto al fornitore il dettaglio dei documenti collegati o una fattura corretta, prima di considerare il debito provato.

Quando l'errore ha già prodotto un addebito in eccesso, la correzione passa spesso da una nota di credito TD04: quantità fatturate ma non consegnate, prezzi superiori all'accordo, resi inclusi per errore, sconti contrattuali non applicati. Il report di riconciliazione deve indicare importo, riga, documento di prova e motivo della richiesta, così la contestazione non resta una telefonata senza traccia.

Costruire il report mensile di riconciliazione per fornitore

La riconciliazione deve produrre un output che amministrazione, magazzino e fornitore possano leggere nello stesso modo. Una tabella per fornitore e mese è sufficiente se conserva i dati che spiegano la decisione, non solo l'esito finale.

Le colonne più utili sono:

• fornitore;
• numero e data fattura;
• numero e data DDT;
• causale trasporto;
• SKU o descrizione;
• quantità da DDT;
• quantità da fattura;
• prezzo atteso;
• prezzo fatturato;
• differenza quantità;
• differenza valore;
• stato;
• azione richiesta;
• riferimento alla prova.

Lo stato deve essere leggibile senza interpretazioni: ok per pagamento, da chiarire, da bloccare, nota di credito richiesta, fuori periodo. In una PMI questo evita che il controllo resti nella testa della persona che ha fatto il confronto. Se il responsabile amministrativo approva la fattura, deve vedere perché le righe sono considerate chiuse; se il magazzino deve rispondere, deve sapere quale DDT o quale consegna è in discussione.

Le evidenze da salvare sono parte del controllo. Per ogni eccezione servono almeno la FatturaPA o il PDF della fattura, il DDT ricevuto, l'ordine o il contratto quando il prezzo è contestato, il calcolo della differenza e la risposta del fornitore. Senza questi allegati, la contestazione è difficile da ricostruire dopo due mesi e ancora più difficile da difendere in una chiusura contabile.

La riconciliazione DDT è uno dei controlli sulla fattura elettronica ricevuta oltre lo SDI: lo SDI consegna e valida formalmente il documento, ma non conferma che la merce sia arrivata, che il prezzo sia corretto o che una causale di reso sia stata trattata nel modo giusto. Il report mensile serve proprio a colmare quel vuoto tra ricezione fiscale del documento e approvazione commerciale del debito.

Quando approvare la fattura differita e quando fermarla

La fattura differita può avanzare quando tutti i DDT richiamati risultano ricevuti, le quantità tornano con il registro, prezzi e sconti sono coerenti con l'accordo e le causali non contraddicono la vendita fatturata. In quel caso la contabilità fornitori ha una base documentale sufficiente per registrare il debito e autorizzare il pagamento secondo le scadenze concordate.

Il pagamento va fermato quando manca la prova di ricezione, quando una causale non commerciale viene fatturata come vendita, quando la quantità fatturata supera quella ricevuta o quando il prezzo è superiore all'ordine, al contratto o al listino. Queste non sono anomalie di forma: cambiano l'importo dovuto o la stessa esistenza del debito.

Una riga ricevuta ma non fatturata non richiede sempre un blocco della fattura corrente. Se il DDT appartiene a fine mese, può rientrare nella fattura del periodo successivo. Se invece avrebbe dovuto essere incluso, va tenuto aperto nel report per evitare omissioni, doppie registrazioni o contestazioni tardive.

Il controllo migliore è quello che lascia una traccia chiara: cosa è stato confrontato, quale differenza è emersa, chi l'ha chiarita e quale decisione è stata presa. La riconciliazione non è solo la presenza del DatiDDT nella FatturaPA. È il punto in cui amministrazione e magazzino stabiliscono se la fattura riepilogativa rappresenta davvero merce ricevuta a condizioni corrette.