Szállítói adószám ellenőrzése fizetés előtt

Szállítói számla kifizetése előtt három külön ellenőrzést érdemes elvégezni: az adószám formailag a számlán szereplő magyar adószámnak tűnik-e, a partner áfaalany-státusza rendben volt-e a számla kibocsátási dátumán, és EU-s ügyletnél a közösségi adószám érvényes-e a VIES-ben. Az ellenőrzés eredményét mentsd a számla mellé a lekérdezés dátumával, forrásával, eredményével és hivatkozási számával vagy képernyőképével együtt.

A szállítói adószám ellenőrzése számla fizetés előtt nem ugyanaz a feladat, mint általában rákeresni egy cég adószámára. Itt egy konkrét bejövő számláról kell dönteni: bekerülhet-e a könyvelésbe, levonható-e az ÁFA a rendelkezésre álló adatok alapján, és mehet-e tovább fizetésre. Ha az adószám vagy az áfaalany-státusz nem tiszta, a számlát nem véglegesen kell elutasítani, hanem ellenőrzési státuszba kell tenni, amíg a szállító vagy a könyvelő tisztázza az eltérést.

Ez a kontroll három hibamódot fog meg. A formai ellenőrzés kiszűri, ha nem magyar adószámot vagy rosszul rögzített számot nézel. A NAV áfaalany-lekérdezés azt mutatja meg, hogy a partner belföldi státusza egyezik-e a számlán szereplő ÁFA-kezeléssel. A VIES pedig akkor kell, amikor a számla EU-s B2B ügylethez kapcsolódik, és a közösségi adószám érvényességét kell igazolni.

A jó folyamat nem csak azt kérdezi, hogy "érvényes-e az adószám", hanem azt is, hogy mikor, melyik forrásban, milyen eredménnyel ellenőrizték. Egy későbbi revízió vagy belső audit szempontjából ez különbség: a számlán szereplő adat önmagában állítás, a mellé mentett lekérdezési eredmény viszont kontrollnyom.

Hol olvasd ki az adószámot, és mit jelent a magyar formátum

Magyar szállítói számlán az adószámot általában a szállító adatai között találod, a név és cím közelében. A gyakorlati forma három részből áll: nyolcjegyű törzsszám, egyjegyű ÁFA-kód, majd kétjegyű területi kód. A számlaképen ez gyakran kötőjelekkel tagolva jelenik meg, például nyolc számjegy, majd ÁFA-kód, majd területi kód formában.

Ezt a három részt külön kezeld a számlakontrollban:

• Nyolcjegyű törzsszám: a partner alapazonosítója, ezt kell tisztán kiolvasni és a NAV-lekérdezéshez használni.
• ÁFA-kód: az ÁFA-kezelés irányát jelzi, ezért össze kell vetni azzal, hogy a számla tartalmaz-e ÁFA-t.
• Területi kód: a partner adóhatósági illetékességéhez kapcsolódik; önmagában ritkán dönt fizetésről, de eltérésnél partneradat-ellenőrzést indokol.

A formai ellenőrzés gyors első szűrő. Ha hiányzik egy rész, el van gépelve a szám, vagy a rögzített adószám nem ugyanaz, mint ami a számlaképen látszik, a számla már itt nem kerülhet vakon a fizetési listára. Ettől még a partner lehet létező vállalkozás, de a számlaadataid nem elég tiszták a további kontrollhoz.

Fontos, hogy a formai egyezés nem igazolja az áfaalany-státuszt. Egy életszerűen kinéző adószám mellett is előfordulhat, hogy a partner törölt, a számla kibocsátási dátumán más volt a státusza, vagy az ÁFA-kód és a számla ÁFA-tartalma nem áll össze. Ezért a partneri adószám ellenőrzése nem áll meg a számlaképnél.

A számláról legalább ezeket a mezőket érdemes egy kontrolltáblába felvenni:

• szállító neve;
• szállító címe;
• adószám;
• számlaszám;
• számla kibocsátási dátuma;
• teljesítési időpont, ha releváns;
• nettó összeg, ÁFA összege és bruttó végösszeg;
• deviza és ügylet típusa, ha EU-s vagy devizás számláról van szó.

Az ÁFA-kódot a számla tartalmával együtt kell értelmezni. Alanyi mentes partnernél például más számlakép várható, mint normál áfaalanynál; KIVA- vagy korábbi EVA-környezetben pedig a partner státusza és a számla ÁFA-kezelése könnyen külön ellenőrzési kérdéssé válik. A cél nem az, hogy minden státuszkódot fejből jogi következtetéssé alakíts, hanem hogy a gyanús eltérések ne menjenek át automatikusan fizetésre.

NAV áfaalany-státusz ellenőrzése a számla dátumához kötve

Belföldi szállítónál a következő kontrollpont a NAV Áfaalanyok egyszerű lekérdezése. A számlán szereplő nyolcjegyű törzsszám vagy adószám alapján ellenőrizni kell, hogy a partner neve, címe és áfaalany-státusza egyezik-e azzal, amit a számla állít. Ha a számla ÁFA-t tartalmaz, az ellenőrzésnek különösen arra kell választ adnia, hogy a partner státusza alátámasztja-e ezt a számlaképet.

A leggyakoribb hiba az, hogy az ellenőrzés csak a lekérdezés napjára néz. Fizetés és input-ÁFA szempontjából a kérdés nem ennyire szűk: a partner áfaalany-státusza a számla kibocsátási dátumán és az adott ügylethez kapcsolódóan volt-e rendben. Ha ma töröltként látszik a partner, de a számla korábban keletkezett, a döntés nem ugyanaz, mintha már a számla kibocsátásakor sem lett volna tiszta a státusz.

A NAV-ellenőrzésnél ezért ne csak az "aktív" vagy "nem aktív" benyomást mentsd el. Rögzítsd a lekérdezés dátumát, az ellenőrzött adószámot, a partner nevét és címét, a státuszt, és ha az eredmény törlést vagy státuszváltozást jelez, annak dátumát is. Utána ezt vesd össze a számla kibocsátási dátumával: ugyanaz a státuszeredmény más döntést jelenthet egy törlés előtti és egy törlés utáni számlánál. A számlához kapcsolt kontrolljegyzetben elég röviden fogalmazni, de a döntésnek visszakereshetőnek kell lennie.

A NAV-adatok több számlafeldolgozási ponton találkoznak. Ha a csapat Online Számla-adatokat is használ, a NAV Online Számla XML-ek Excelbe konvertálása külön munkafolyamatként segíthet abban, hogy a számlaadatok ne csak PDF-ből, hanem NAV-forrásból is táblázatba kerüljenek. Az áfa-bevallási oldal felé pedig a magyar eÁFA munkafolyamatok NAV-adatokkal mutatják meg, hogyan kapcsolódik a számlaszintű kontroll a későbbi bevallási adatokhoz.

A fizetés-előtti adószám-ellenőrzés mégis maradjon külön döntési pont. Az, hogy egy számla adata szerepel valamelyik NAV-adatkörben, nem ugyanaz, mint hogy a számla befogadásához, ÁFA-kezeléséhez és kifizetéséhez minden partneradat tiszta. A számla saját adószámát és dátumát mindig a konkrét fizetési döntéshez kell ellenőrizni.

Mit tegyél, ha az eredmény törölt, eltérő vagy nem egyértelmű

Problémás eredménynél a legrosszabb válasz az, ha a számla ugyanúgy továbbmegy fizetésre, csak egy megjegyzéssel a táblázat szélén. A fizetés visszatartása ilyenkor nem büntetés a szállítónak, hanem normál AP-kontroll: amíg az adószám, a partneradat vagy az ÁFA-kezelés nem tiszta, a számla státusza legyen "ellenőrzés alatt".

Név- vagy címeltérésnél először azt kell eldönteni, hogy adminisztratív különbségről van-e szó, például rövidített cégnév, telephely, régi cím, vagy valódi partnerazonosítási hibáról. Ha az adószám nem található, vagy más partnerhez kapcsolódik, a számla nem kezelhető rendezett szállítói számlaként. Ha a partner törölt áfaalanyként látszik, a számla dátuma és az esetleges törlési dátum lesz a döntő kiindulópont.

Az ÁFA-kód és a számla ÁFA-tartalma közötti eltérés külön figyelmet kér. Ha a számla ÁFA-t tartalmaz, miközben a partner státusza vagy a számlán szereplő adatok ezt nem támasztják alá, a fizetési lista előtt kérj javítást vagy szakmai review-t. A javítás lehet helyes adószámú módosító számla, stornó és új számla, vagy a szállító írásos tisztázása, amelyet a könyvelő elbírál.

A szállítónak küldött megkeresés legyen tárgyszerű: melyik számláról van szó, melyik adószámot ellenőriztétek, milyen eltérést mutatott a NAV vagy a belső kontroll, és milyen javított dokumentumot kértek. Nem kell jogi fenyegetés; az a cél, hogy a számla olyan adattartalommal kerüljön vissza, amely alapján könyvelhető és fizethető.

A banki oldalon ugyanennek a kontrollnak folytatódnia kell. Ha a számlafeldolgozó tábla szerint a partner státusza nem tiszta, a tétel ne kerüljön automatikusan utalási listára. A kifizetések visszaellenőrzésénél az OTP bankkivonatok Excelbe alakítása könyveléshez külön munkafolyamat lehet, de az adószámkontrollnak még a banki teljesítés előtt kell lezárulnia.

EU-s számlánál a VIES nem helyettesíthető NAV-lekérdezéssel

EU-s B2B ügyletnél a belföldi NAV-ellenőrzés nem váltja ki a közösségi adószám ellenőrzését. A magyar adószám és a közösségi adószám ugyanahhoz a partnerhez kapcsolódhat, de más kontrollkérdésre ad választ: a NAV a belföldi adóalanyi státuszhoz, a VIES az uniós adószám érvényességéhez tartozik.

Magyar partnernél a közösségi adószámot jellemzően a HU előtag és a nyolcjegyű törzsszám alapján látod. A forma itt is csak kezdet. A fizetés-előtti kontrollban az a lényeg, hogy a VIES-ben végzett lekérdezés az adott partnerre és az adott ügylethez kapcsolódóan értelmezhető eredményt adjon.

A Your Europe VIES-útmutató szerint a VIES az Európai Bizottság keresőrendszere az uniós adószámok érvényességének ellenőrzésére, és az adószám-lekérdezés eredményét érdemes megőrizni egy esetleges adóellenőrzésre. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy nem elég ránézni az oldalra, majd bezárni a böngészőt.

A számla mellé mentsd a lekérdezés dátumát és időpontját, a lekérdezett közösségi adószámot, az eredményt, a partner nevét vagy azonosító adatait, valamint a VIES által adott hivatkozási számot, ha rendelkezésre áll. Ha a rendszer képernyőkép vagy PDF mentésével dokumentálható, a fájl neve kapcsolódjon a számlaszámhoz vagy a belső dokumentumazonosítóhoz.

Érvénytelen vagy nem elérhető VIES-eredménynél a számla ne kapjon automatikus magyarázatot. Kerüljön vissza ellenőrzési státuszba: szállítói egyeztetés, adószám pontosítása, ügyletminősítés ellenőrzése, majd csak ezután fizetési döntés. A közösségi adószám ellenőrzése VIES-ben nem adminisztratív formalitás, hanem annak bizonyítéka, hogy az EU-s ügylet adózási alapadatait a kifizetés előtt kezelték.

Tömeges ellenőrzésnél előbb a számlaadatokat kell rendbe tenni

Egy számlánál még működik a kézi ellenőrzés: megnyitod a PDF-et, kimásolod az adószámot, lekérdezed, majd elmented az eredményt. Havi ötven vagy ötszáz bejövő számlánál a szűk keresztmetszet előbb jelentkezik: a szállító neve, adószáma, számlaszáma, dátuma és ÁFA-adatai nem egységes táblában vannak, hanem különböző PDF-ekben, képekben és mellékletekben.

Tömeges adószámkontrollnál először a számlaadatokat kell strukturálni. Egy használható ellenőrzési tábla soronként egy számlát vagy kontrollálandó dokumentumot tartalmaz, olyan oszlopokkal, mint szállító neve, adószám, számlaszám, kibocsátási dátum, nettó összeg, ÁFA összege, bruttó összeg, deviza és forrásfájl. Erre jöhetnek rá a NAV- és VIES-státuszoszlopok: lekérdezés dátuma, eredmény, hivatkozási szám, review státusz és fizetési döntés.

Az Invoice Data Extraction ebben a pontban illeszkedik a folyamatba. Nem NAV- vagy VIES-validátorként működik, hanem a bejövő számlákból készít strukturált Excel, CSV vagy JSON outputot a felhasználó promptja alapján. Feltölthetők PDF-, JPG- és PNG-dokumentumok, a promptban megadható, mely mezők kellenek, és az eredmény visszakereshető a forrásfájlhoz és oldalszámhoz. Ezért a szállítói számlák adatainak Excelbe rendezése a gyakorlati alapja annak, hogy az adószám-ellenőrzés ne külön kézi jegyzetekben, hanem kontrollálható AP-táblában történjen.

Egy magyar számlakontroll-prompt például kérheti a szállító hivatalos nevét, adószámát, számlaszámát, kibocsátási dátumát, teljesítési időpontját, nettó, ÁFA és bruttó összegét, majd azt, hogy minden számla külön sorba kerüljön. A NAV- és VIES-ellenőrzés eredményeit ezután már nem a PDF-ekből kell kivadászni, hanem ugyanahhoz a sorhoz lehet vezetni, amelyből a könyvelési és fizetési döntés is dolgozik.

A kontroll minőségét nem az adja, hogy minden lépés egyetlen rendszerben történik. Az adja, hogy a számlából kinyert adat, a hatósági vagy VIES-eredmény, a review döntés és a fizetési státusz ugyanahhoz a dokumentumhoz kapcsolódik, és később visszakereshető.

Mit őrizz meg a számla mellett, hogy a kontroll később is bizonyítható legyen

Az adószám-ellenőrzés akkor ér valamit később is, ha nem csak a döntés marad meg, hanem a döntés alapja is. A számla mellé ezért legalább a NAV-lekérdezés eredményét, EU-s ügyletnél a VIES-eredményt, a lekérdezés dátumát és időpontját, a forrást, a hivatkozási számot vagy képernyőképet, valamint a belső review döntést érdemes eltárolni.

A fizetési státusz legyen egyértelmű. Egy számla mehet fizetésre, ha a partneradatok és a státuszok rendben vannak a számla dátumához és tartalmához képest. Szállítói javításra vár, ha a számla adata hibás vagy hiányos. Könyvelői vagy adótanácsadói review kell, ha a státuszváltozás, ÁFA-kezelés vagy EU-s ügyletminősítés nem dönthető el rutinszerűen. Nem fizethető a tisztázásig, ha az adószám vagy közösségi adószám érdemben nem igazolt.

Ez az auditnyom nem külön adminisztratív díszítés. Azt bizonyítja, hogy a szállítói számla kifizetése előtt volt dokumentált adószám- és státuszkontroll, és hogy a fizetési döntés nem pusztán a számla összegén vagy esedékességén alapult. Egy könyvelőirodánál vagy belső AP-csapatnál ez standardizálható: ugyanazok a mezők, ugyanazok a státuszok, ugyanaz a mentési logika minden ügyfélnél vagy telephelynél.

A folyamat akkor áll össze, ha a kontrollmezők ugyanabban a számlafeldolgozási táblában élnek, amelyből a könyvelés, jóváhagyás és fizetési lista dolgozik. Így a szállítói adószám ellenőrzése nem utólagos emlékezetből történik, hanem a bejövő számla rendes feldolgozási útjának része lesz.