A társasházkezelő havi közműszámla-táblája akkor használható könyvelésre, közösköltség-elszámolásra és bérlői továbbterhelésre, ha minden számla egy sorban rögzül: ingatlan, szolgáltató, szolgáltatási időszak, mérőóra-állás, fogyasztás, nettó/bruttó összeg és fizetési határidő. Egy tisztán társasházi közösköltség-kezelésben ez gyakran csak 5-15 számla havonta; a 100+ tételes feldolgozás inkább bérlemény-portfóliónál vagy kiegészítő tulajdonosi adminisztrációnál jelenik meg.
Mérőóra a tulajdonos nevén: mely közmű-számlák kerülnek a társasházkezelőhöz
A havi feldolgozás mennyiségét először az dönti el, kinek a nevére érkezik a számla. A magyar társasházak többségében a lakásonkénti víz-, villany- és gázórák közvetlenül a tulajdonos vagy a bérlő nevén futnak a szolgáltatónál. A lakásszintű havi számla ezért nem a társasház közös költségének része.
Ami a társasház nevére érkezik, jellemzően a következő:
- a közös fogyasztású helyiségek számlái — a lépcsőházi és folyosói világítás villanyszámlája, a lift áramfogyasztása, a kapunyitó rendszer, az udvari kerti csap és a takarításhoz használt közös vízóra, és ahol van, a központi fűtés (távfűtés) ingatlan-szintű alapdíja és fogyasztása;
- a hulladékszállítás ingatlan-szintű számlája;
- ritkábban, bizonyos tömbös ingatlanoknál a teljes vízszolgáltatás közös vízórán fut, és a társasház belső elszámolással osztja szét a tulajdonosok között.
Egy tipikus 30 lakásos társasháznál ez havi 5–15 közmű-számlát jelent — nem 120–150-et. A havi feldolgozási Excel-tábla alapesetben tehát egy kezelhető tétel-számra épül, és a kontírozási nézet lényegében közös költséghez sorolható közmű-tételeket aggregál.
A 100+ tételes nagyságrend akkor jön elő, ha a társasházkezelő iroda a közös költség kezelésén túl is vállal pénzügyi adminisztrációt, például bérlemény-portfóliók lakásszintű számláinál. A tisztán társasházi közös költség-kezelés és a portfólió-adminisztráció egymás mellett futhat ugyanabban a táblában; csak a sorok száma és az ingatlan-azonosító részletezettsége változik.
Ha a lakás bérbe van adva, a mérőóra-szerződés helyzete kétféle lehet. Ha a bérlő nevére írták át, a számla nem kerül a tulajdonosi feldolgozásba. Ha a szerződés a tulajdonos nevén marad, a havi Excel-tábla a tulajdonos számláit tartja nyilván, és a bérlőre-átruházást külön rétegként végzi a rögzítés után.
Szolgáltatónevek normalizálása a havi táblában
A havi táblában a szolgáltatót egységes névtérrel érdemes kezelni: a számlán szereplő név maradjon meg forrásadatként, mellette legyen egy normalizált szolgáltató-oszlop, amely a régi és új neveket ugyanahhoz a riportnévhez rendeli. Ez fontosabb, mint a teljes piaci háttér leírása.
- Áram: MVM Next, hálózati díjak és szabadpiaci üzleti szerződések külön sorokat vagy jelölést kérhetnek.
- Földgáz: az MVM Főgáz és a regionális elosztói díjak kontírozásnál külön kezelhetők.
- Víz: a szolgáltató lokális, ezért a normalizált név mellett különösen fontos a mérőóra, fogyasztás, becsült/leolvasott jelzés és alapdíj rögzítése.
- Távfűtés: a FŐTÁV vagy lokális távhő-szolgáltató számláin a téli/nyári mintázat normális, ezért az anomáliavizsgálatot szezonális küszöbhöz kösd.
- Hulladékszállítás: jellemzően nem mérőóra-alapú tétel; a fogyasztás mező üres maradhat, a szolgáltatási időszak és bruttó összeg a lényeg.
Régebbi archívumban tarts egy mappelési segédfület is: régi név, számlán szereplő név, normalizált riportnév. Így a 2022-2023 körüli szolgáltatói névváltások nem törik meg az év/év trendet.
Számla-formátum eltérések szolgáltatónként: melyik mezőket emelheted ki konzisztensen
A havi feldolgozási Excel-tábla annyira részletes, amennyit a számlákról stabilan ki lehet emelni. Aki sok közmű-PDF-et látott, az tudja, hogy a layout-ok nemcsak szolgáltatónként térnek el, hanem ugyanannál a szolgáltatónál is változnak idővel. Ezért érdemes szolgáltatónként rögzíteni, melyek a következetesen kinyerhető mezők, és melyek pozícionálódnak változóan.
MVM Next (villany). Viszonylag rendezett, oszlop-szerű layout. Stabilan kinyerhető a számla-azonosító, a kibocsátási dátum, a fizetési határidő, a szolgáltatási időszak (kezdő és záró nap), az előző és jelenlegi mérőóra-állás, a fogyasztás kWh-ban, a nettó és bruttó összeg, az ÁFA, és az elszámolási azonosító. Ami szétbontást igényelhet: a hálózathasználati díj és a kereskedelmi villany-díj külön tételként szerepel a számlán — ha a kontírozás szétválasztja, akkor a két tételt külön sorba érdemes vinni. A kontírozási tábla MVM számla PDF Excelbe-vitelénél ezeket a mezőket egységesen várhatod.
MVM Főgáz (gáz). Hasonló MVM-családi layout, gáz-specifikus tételekkel. A fogyasztás m³-ben jelenik meg, és a számlán a gnm³ (gázértékesítési egység) érték is szerepel a fűtőérték-átszámítás miatt — a havi Excelben elég az m³ vezetése, a gnm³ csak akkor kell, ha a könyvelés külön kéri. Az alapdíj és az energia-díj külön sorban szerepel, és itt is külön a hálózati díj-tétel és a kereskedelmi díj-tétel. Az MVM Főgáz számla Excelbe-vitelénél a számla-azonosító, a fizetési határidő, a mérőóra-állások, a fogyasztás és a bruttó összeg ugyanúgy stabil, mint a villanynál.
Vízmű-számlák. Lokális szolgáltatónként eltérő layout, jellemzően egyszerűbb tabuláris struktúrával. Stabilan kinyerhető a számla-azonosító, a kibocsátási dátum, a fizetési határidő, a mérőóra-állás m³-ben, a fogyasztás, az ívóvíz-díj, a csatorna-díj, az alapdíj és a bruttó összeg. Egy fontos megfigyelés a hibakereséshez: a vízmű-számlák gyakrabban tartalmaznak átlagolt vagy kalkulált fogyasztást, ha a leolvasás nem havi (sok vízmű negyed- vagy féléves leolvasással dolgozik, a köztes hónapokra becsült értéket számláz, és a tényleges leolvasáskor egyenlít). Ezt a számla rendszerint jelöli — a havi feldolgozásnál a "becsült" jelzőt érdemes a kontírozási tábla egy külön oszlopában rögzíteni, mert az anomália-fogásnál pontosan ez a különbség lesz informatív.
Távfűtés (FŐTÁV és lokális). A számla mérőóra-állást GJ-ban vagy MWh-ban hozza, és három fő tétel-csoportja van: alapdíj (ingatlan-szintű, rendszerint éves díj havi részlete), fogyasztási díj és gyakran egy kisebb adminisztrációs vagy szolgáltatási díj. A téli hónapokban a fogyasztási díj dominál, a nyári hónapokban gyakorlatilag csak az alapdíj jelenik meg — ez a szezonális mintázat normális, nem jelenti, hogy a számla hibás. A távfűtés számla Excel-rögzítésénél a mérőóra-állás és a fogyasztás vezetését érdemes szezonális kontextussal együtt nézni.
Hulladékszállítás (NHKV / lokális). Standard díj, az ingatlan edény-szám alapján. Mérőóra-állás itt nincs — a számla rögzített szolgáltatási tétel a kibocsátási időszakra. A számla-ütem szolgáltatónként eltér: van, ahol negyedéves, van, ahol havi. A kontírozási táblában a fogyasztás-oszlop ezeknél a számláknál üres, a fogyasztás-egység "nincs", a bruttó összeg és a szolgáltatási időszak a két lényegi rögzítendő.
A gyakorlati lecke a teljes szolgáltatói körre nézve: a leglényegesebb különbség nem maga a layout, hanem hogy melyik mezőket találod meg következetesen ugyanott, és melyek pozíciója vagy elnevezése változik a szolgáltató időszakos verziófrissítései szerint. A havi feldolgozási Excel-tervedet annyira részletezd, amennyit a stabilan kinyerhető mezők engednek; a változó mezőket vagy hagyd ki, vagy szabad-szöveg oszlopként vidd be — az adatfeldolgozás kockázatát csak az csökkenti, ha a struktúra nem akar olyat tárolni, amit nem mindig kapsz meg.
Két Excel-séma: kontírozási sor-szintű nézet és portfólió-szintű havi totál
A havi közmű-feldolgozás akkor működik megbízhatóan, ha egyetlen forrás-tábla rögzít minden számlát, és minden további riport ebből a forrás-táblából származik. A két javasolt nézet — sor-szintű kontírozási és portfólió-szintű havi totál — eltérő célt szolgál, de ugyanarra a forrásra épül.
A kontírozási nézet a könyvelési feldolgozást és a számla-szintű utánkövetést szolgálja: egy sor egy ingatlan egy szolgáltatójának egy havi számlájához tartozik. A portfólió-szintű havi totál a közös költség elszámolást, a bérlőre-átszámlázást és a vezetői áttekintést szolgálja: egy sor egy ingatlan havi összesített közmű-képét adja, közmű-bontással oszlopokban.
Sor-szintű kontírozási nézet — javasolt fejlécek
A villanyszámla, a gázszámla, a vízszámla és a távfűtés-számla mind ugyanezen sor-szintű Excel táblázat sorai; a számlatípus oszlop különbözteti meg őket.
- ingatlan-azonosító
- ingatlan címe
- szolgáltató (egységes névtér — régi nevek mai szolgáltatóhoz mappelve)
- számlatípus (villany / gáz / víz / távfűtés / hulladék)
- szolgáltatási időszak kezdete
- szolgáltatási időszak vége
- számla kibocsátási dátuma
- fizetési határidő
- előző mérőóra-állás
- jelenlegi mérőóra-állás
- fogyasztás
- fogyasztás-egység (kWh / m³ / GJ / nincs)
- nettó összeg
- ÁFA-kulcs
- ÁFA-összeg
- bruttó összeg
- NAV számla-azonosító (B2B-ben fontos)
- kontír-számla
- becsült-jelzés (igen / nem)
- fizetett-jelzés (utalási dátum)
Néhány tervezési döntés indoklása. Az ingatlan-azonosító és a szolgáltató párosa az elsődleges keresési kulcs — ezért érdemes a rögzítésnél egységes ingatlan-azonosító-konvenciót tartani (például rövid kód: BUD-Petofi-12), nem szabad-szöveges címmel dolgozni. A szolgáltatási időszak két oszlopban szerepel (nem egy szabad-szövegben), mert csak így lehet pivot-tábla időszaki bontást készíteni. A fogyasztás-egység külön oszlop, hogy a pivot ne adjon össze hibásan kWh-t és m³-t. A becsült-jelzés és a fizetett-jelzés gyakorlati kontroll-mezők, amelyeket a havi rutin végén kitöltesz.
Portfólió-szintű havi totál — javasolt fejlécek
- ingatlan-azonosító
- ingatlan címe
- hónap (YYYY-MM)
- villany-bruttó
- gáz-bruttó
- víz-bruttó
- távfűtés-bruttó
- hulladék-bruttó
- havi összes közmű-bruttó
- megjegyzés
Ez a nézet a közös költség elszámolás és a bérlőre-átszámlázás alapja. A hónap-oszlop YYYY-MM formátum stringként legyen tárolva (nem natív dátumként), így a közmű-szempontú hónap-aggregálás nem keveredik a számla kibocsátási dátuma alapú aggregálással — egy márciusi szolgáltatási időszakra vonatkozó számla ugyanis érkezhet áprilisban vagy májusban.
A kettő összekapcsolása
A portfólió-szintű havi totál nem külön rögzítés, hanem a kontírozási nézetből származtatott riport. Egy ingatlan-szintű havi soron a villany-bruttó például ezzel a SUMIFS-képlettel áll elő:
=SUMIFS(kontír!Bruttó; kontír!Ingatlan; A2; kontír!Számlatípus; "villany"; kontír!Hónap; B2)
Ahol A2 az ingatlan-azonosító és B2 a hónap. A többi közmű-oszlop ugyanezzel a mintával változik (gáz, víz, távfűtés, hulladék). Az így megépített portfólió-tábla automatikusan frissül, ahogy a kontírozási táblába új sorok kerülnek — egyetlen rögzítési forrás létezik, és ez csökkenti a hibázás kockázatát egy több ingatlan közmű számla összesítés volumenénél is.
A mérőóra leolvasás havi Excel kimutatás szintén a kontírozási nézetből áll össze: a jelenlegi és előző mérőóra-állás oszlopokból havi fogyasztás-trend, ingatlanonként és szolgáltatónként. A pivot-tábla sorai = ingatlan + szolgáltató, oszlopai = hónap, érték = fogyasztás. Ugyanaz a forrás-adat szolgálja ki a havi rutint, az anomália-fogást és a tavaszi közgyűlési beszámolót — mind a három a kontírozási tábla különböző lekérdezése, nem három külön táblázat.
Bérlőre-átruházás: m²-arányos bontás, almérő és albérleti elszámolás
Ha a közmű-szerződés a tulajdonos nevén marad és bérlőre számlázod tovább a havi költséget, a portfólió-szintű havi totál továbbosztása a következő réteg. Két alaphelyzet, és egy gyakori hibrid eset.
Almérős eset. Minden bérlemény külön mérőórával rendelkezik (almérőóra), és a havi leolvasás közvetlenül adja a bérlemény fogyasztását. A kontírozási tábla a bérlemény-szintű almérő-leolvasásokat külön sorban vezeti, bérlemény-azonosítóval. A havi terhelés egyszerű:
bérlemény havi rezsi-rész = bérlemény almérő-fogyasztása × szolgáltatói egység-ár (a hónapra) + bérlemény arányos része az alapdíjból
A szolgáltatói egység-ár a havi szolgáltatói számlából vezethető le (számla bruttó / fogyasztás), vagy a szolgáltatói tarifa-tábla alapján. Az alapdíj-rész m²-arányos osztással kerül szét a bérlemények között — az alapdíj nem fogyasztás-arányos, hanem ingatlan-szintű terhelés.
Közös mérőórás eset. A teljes ingatlanra egy mérő, és a havi totált a bérlemények között valamilyen elv szerint kell szétosztani. A leggyakoribb a m²-arányos bontás, amelyhez a képlet:
bérlemény havi közmű-rész = bérlemény alapterülete / összes bérlemény-alapterület × ingatlan havi közmű-totál
Egy konkrét számítás. Egy 600 m² összalapterületű irodaházban egy 120 m² bérlemény havi víz-rész kalkulációja, ha az ingatlan havi víz-totálja 240 000 Ft:
120 / 600 × 240 000 = 48 000 Ft
A bérlemény tehát 48 000 Ft-ot kap a havi víz-számlából, és a havi rezsi-elszámolás táblájába ez kerül a víz-arányos oszlopba. Ugyanez a logika alkalmazható távfűtésre, hulladékra, és minden olyan közmű-tételre, ahol nincs külön bérlemény-szintű mérés.
Hibrid eset. A gyakorlatban a legtöbb portfólió hibrid: van saját almérős közmű (jellemzően villany, néha gáz) közvetlen leolvasással, és van közös mérős közmű (víz, távfűtés) m²-arányos bontással. A bérlemény-szintű havi rezsi-tábla ezért általában öt-hat oszlopos: villany-saját, gáz-saját, víz-arányos, távfűtés-arányos, hulladék-fix, és a havi rezsi-szumma. A hibrid eset nem ad bonyolultabb képletet — minden közmű-tételnek megvan a saját bontás-szabálya, és ezek párhuzamosan futnak ugyanabban a bérlemény-szintű táblában.
Albérleti elszámolás a bérlőnek. A bérleti szerződés rögzítse, hogy a közmű-elszámolás melyik módszerrel megy bérleményre — almérő, m²-arány, vagy átalány. Ezt a havi rezsi-elszámolásnál kétféleképpen érdemes közvetíteni a bérlő felé: egyrészt a bérlő-szintű havi rezsi-bontás táblázatos formában, másrészt a forrás-számlák másolatával mellékletként. A bérlő látja, melyik szolgáltatótól, melyik időszakra, milyen fogyasztással kerül terhelésre a havi rezsi-rész — ez az átláthatóság hosszú távon csökkenti a vitát. Az albérleti közmű elszámolás Excel-ben pontosan ezt a kettős vezetést tudja: a bérlemény-szintű pivot a havi rezsi-bontást, a kontírozási tábla a forrás-hivatkozást szolgáltatja.
Irodaház és kereskedelmi ingatlan. A bérlőkre lebontott közmű-bontás a havi szolgáltatás-elszámolás (üzemeltetési díj) része, többnyire a bérleti díjon felül. Az irodaház közmű számla bontás bérlőkre munkamenet ugyanazt a m²-arányos képletet alkalmazza, kiegészítve azzal, hogy a bérleti szerződésben rögzített arányosítási szabály kicsit eltérhet az alap-m²-aránytól (például a közös területek allokációja vagy az opcionális szolgáltatások — légkondicionálás, parkolóhely-elektromosság — kezelése). A kontírozási tábla NAV számla-azonosító oszlopa adja vissza a forrás-számlát, ha utólagos módosítás vagy az adóhatóság részéről visszamenőleges egyeztetés merül fel — a számla-szintű hivatkozhatóság az átszámlázott közmű-tételek könyvelési védettségének alapja.
A módszer- és képlet-választás üzleti logikájához érdemes körülnézni az albérleti közmű-átszámlázás (RUBS) gyakorlata c. cikkben is, amely a m²-arányos bontás nemzetközi gyakorlatát és a hibrid mérőóra-eseteket részletesebben tárgyalja.
Fizetési határidő-tracker és anomália-fogás Excelben
A kontírozási tábla a havi rögzítés mellett két fontos kontroll-funkciót is el tud látni: a fizetési határidők utánkövetését és a fogyasztás-anomáliák gyors felfedezését. Mindkettő egyszerű Excel-eszközökkel megoldható, és a havi rutin gyakorlatilag tételszám-független — 10 közmű-számla és 100 közmű-számla között a munkaidő-növekedés főleg a rögzítésen van, nem a kontrollon.
Fizetési határidő-tracker
A Fizetési határidő oszlopra állíts feltételes formázást: 7 napon belül lejár → sárga, lejárt → piros. Az alapszabály egy egyszerű képlet a feltételes formázás dialógusban: =ÉS(C2-MA()<=7;C2-MA()>=0) a sárgára, =C2<MA() a pirosra (ahol C2 a fizetési határidő oszlop első cellája). A fizetett számláknál a Fizetett-jelzés oszlopba beírt utalási dátum kihúzza a sort a tracker hatóköréből — a feltételes formázáshoz egy AND-feltételt érdemes adni, hogy csak akkor formázzon, ha a Fizetett-jelzés üres.
Egy külön összesítő-fülön (vagy szűrőzött nézeten) érdemes vezetni a soron következő 14 napon belüli utalások listáját, ingatlan-szintű csoportosítással. Ez különösen akkor segít, ha több ingatlan, több bankszámla és több utalási forrás van — a havi rutin végén egy-két perc alatt látható, melyik számlát melyik bankszámláról, mikor kell utalni.
Anomália-fogás pivot-táblával
Készíts egy egyszerű pivot-táblát a kontírozási tábla forrás-adatából: sorok = ingatlan + szolgáltató, oszlopok = hónap, érték = fogyasztás (vagy bruttó összeg). A 12 hónapos görgetés azonnal kiad havi átlagot ingatlanonként és szolgáltatónként. A havi értéknél a ±30%-os eltérés az első jelzés, de szezonális közműnél, például távfűtésnél, ne a teljes éves átlaghoz mérj: hasonlíts az előző év azonos hónapjához, vagy külön téli és nyári küszöböt használj.
Tipikus anomália-okok és a jelzéseik:
- Szolgáltatói leolvasás-hiba. A fogyasztás logikátlan ugrása, ahol a mérőóra-állás-eltérés nem indokolja, vagy a számlán "becsült" jelölés szerepel a leolvasott helyett. A becsült értéket a következő tényleges leolvasás kiegyenlíti — a köztes hónapok anomáliáit ezért érdemes nem önállóan, hanem a legutolsó tényleges leolvasással együtt nézni.
- Ingatlan-probléma. Vízszivárgás esetén a víz-fogyasztás folyamatosan emelkedik, gyakran fokozatosan; fűtésrendszer-meghibásodás esetén a távfűtési fogyasztás aránytalan a külső hőmérséklettel; villamos meghibásodásnál (bekapcsolva ragadt hűtő-fűtő készülék, állandó áramfelvétel) a havi villany-fogyasztás megugrik. A pivot-tábla ezeket az ingatlan- és közmű-kombinációkat azonnal kiemeli.
- Szolgáltató-váltás vagy díjszabás-változás. Ez nem hiba, csak rögzítendő — a havi átlagtól való eltérés magyarázatát az egységár-változás adja, nem a fogyasztás.
Mérőóra-állás konzisztencia-ellenőrzés
Egy egyszerű Excel-képlet kiszűri a leolvasási rögzítési hibákat. A jelenlegi mérőóra-állás az aktuális hónapban legyen >= az előző mérőóra-állás az előző hónap jelenlegi mérőóra-állása értékével (idő-folytonos):
=HA([@[Jelenlegi mérőóra-állás]]<KERES([@Ingatlan]&[@Szolgáltató]; előzőhónap_index; előzőhónap_jelenlegi); "ELLENŐR"; "OK")
(A pontos szintaxis a tényleges tábla-hivatkozási struktúrától függ; a logika egyszerű — ha az új jelenlegi állás kisebb, mint az előző hó jelenlegi állása, akkor vagy szolgáltatói rögzítési hiba van, vagy mérőóra-csere történt. Utóbbi esetben a számlán külön jelölés szerepel, és a tényt a kontírozási tábla megjegyzés-oszlopába érdemes rögzíteni.)
Éves összesítő a közgyűlési beszámolóhoz
A havi feldolgozás a tavaszi közgyűlési szezonban éves összesítővé áll össze. A 2003. évi CXXXIII. törvény a társasházakról 35. § (1) bekezdése szerint a közgyűlést, amely az éves elszámolásról és a következő évi költségvetésről dönt, legkésőbb május 31-éig meg kell tartani. A közműbontást ezért nem érdemes a 12 havi PDF-ekből utólag újraépíteni.
A kontírozási nézetből készített pivot-fül elég a melléklet alapjához: sorok = ingatlan, oszlopok = év × szolgáltató vagy szolgáltatási típus, érték = bruttó összeg és összesített fogyasztás. Jelentős év/év eltérésnél a beszámolóhoz indoklás kell: egységár-emelés, hidegebb tél, HMV/fűtés arányváltozás, szivárgás vagy hatékonyságromlás. Ha a havi sorok rendezettek, az éves előterjesztés 1-2 napos összerakás; ha nem, a beszámolóra való felkészülés hetekre nyúlik.
Az adószámos vevőre kiállított, nem lakossági közműszámlák adatai a NAV Online Számla-rendszerből is ellenőrizhetők, ha a számla a társasház vagy az ingatlankezelő adószámára érkezik. A kontírozási tábla NAV számla-azonosító oszlopa pontosan ezt az egyeztetést támogatja: a havi NAV-adatlista letöltése után egy FKERES vagy XKERES képlet kimutatja, hogy van-e olyan számla, amely az egyik oldalon szerepel, a másikon nem. A NAV-adatlista letöltési és Excelbe-vitel folyamatáról bővebben a NAV Online Számla XML letöltés és Excelbe konvertálás c. cikk ír.
Mikor érdemes automatizálni a PDF-tömeg Excelbe-vitelét
A havi PDF-tömeg manuális Excelbe-vitele percekben mérhető, szám szerinti rögzítések sorából áll: PDF megnyitása, számla-azonosító, dátum, fizetési határidő, mérőóra-állás, fogyasztás, bruttó összeg — és tovább a következőre. Egy 30 lakásos társasháznál a havi 5–15 közmű-számla rögzítése még kezelhető manuálisan, és a hibázás kockázata is alacsony. Az automatizálás ott térül meg, ahol a havi tétel-szám 50+, vagy ahol bérlőre-átszámlázás miatt heti és bérlemény-szintű riport is kell a kontírozási táblából.
A PDF-Excel-extrakció ebben a munkamenetben egyetlen lépést automatizál: a számla-PDF-eket olvassa be, és a kontírozási tábla szabványos fejléceire ad Excel-exportot. Több szolgáltató számlái egy munkamenetben dolgozhatók fel, és a kontírozási tábla heti vagy havi frissítése néhány perces feladattá válik.
AI-alapú feldolgozásra akkor érdemes váltani, ha a havi munka már nem az ellenőrzésen, hanem az adatbevitel mennyiségén akad el. Az AI-alapú közműszámla-feldolgozás több PDF-ből készít egységes Excel-, CSV- vagy JSON-kimenetet a kontírozási fejlécek szerint, forrás-PDF- és oldalszám-hivatkozással. A kérésben elég megadni a kért mezőket és az oszlopsorrendet; a hibás vagy olvashatatlan PDF-eket külön ellenőrzési listában kell kezelni.
Példa kérés: "Minden közműszámlából emeld ki az ingatlan-azonosítót, szolgáltatót, számlatípust, szolgáltatási időszakot, mérőóra-állást, fogyasztást, bruttó összeget, fizetési határidőt és NAV számla-azonosítót, soronként egy számlával."
Ha a magyar szolgáltatói sajátosságokon túl általános mezőlistára és ellenőrzési logikára is szükség van, a közműszámla PDF Excelbe konvertálásáról szóló útmutató ad tágabb mintát.
Vertikális társasházkezelő-szoftver mellett is hasznos lehet ez a lépés, ha a rendszer import Excel-formátumot kér a közműszámlákból. Ilyenkor a kontírozási tábla nem külön adminisztráció, hanem az importfájl ellenőrizhető előállítása.