Τιμολόγια εξωτερικού στο myDATA: λήπτης, ΦΠΑ και Ε3

Όταν ο προμηθευτής είναι εκτός ελληνικού myDATA, το παραστατικό δεν έρχεται με MARK και η υποχρέωση διαβίβασης περνά στον Έλληνα λήπτη. Στην πράξη, τα τιμολόγια εξωτερικού myDATA χαρτογραφούνται σε τέσσερις βασικούς τύπους: 14.1 για ενδοκοινοτικές αποκτήσεις αγαθών, 14.2 για αποκτήσεις αγαθών από τρίτες χώρες, 14.3 για ενδοκοινοτικές λήψεις υπηρεσιών και 14.4 για λήψεις υπηρεσιών από τρίτες χώρες. Αυτό είναι το πρώτο φίλτρο πριν εξεταστούν ο χαρακτηρισμός Ε3, η κατηγορία ΦΠΑ και τα αποδεικτικά που θα συνοδεύουν την καταχώρηση. Το mandate του 2026 δεν αλλάζει αυτή τη λογική για τα τιμολόγια εξωτερικού.

Το κρίσιμο σημείο είναι ότι στα τιμολόγια αλλοδαπού προμηθευτή δεν υπάρχει ροή διαβίβασης από τον εκδότη μέσα στο ελληνικό σύστημα. Ο ξένος εκδότης δεν έχει υποχρέωση να στείλει το παραστατικό στο myDATA, άρα η ελληνική επιχείρηση δεν περιμένει να “έρθει” το τιμολόγιο με έτοιμο MARK. Το ίχνος δημιουργείται όταν ο λήπτης το διαβιβάσει ως αντικριζόμενο παραστατικό λήπτη αλλοδαπής, οπότε προκύπτει το αποτύπωμα του λήπτη που χρειάζεται η ομάδα λογιστηρίου για να τεκμηριώσει τη συναλλαγή.

Εδώ βρίσκεται και η βασική διαφορά από το εγχώριο σενάριο. Σε ελληνικό τιμολόγιο ο εκδότης διαβιβάζει, ο λήπτης ελέγχει τα στοιχεία, συμφωνεί τον χαρακτηρισμό και επαληθεύει ό,τι χρειάζεται για το MARK. Αν χρειάζεστε υπενθύμιση για την εγχώρια ροή, δείτε τα υποχρεωτικά πεδία ελληνικού τιμολογίου και έλεγχος MARK στην Ελλάδα. Στα τιμολόγια εξωτερικού, όμως, ο λήπτης δεν κάνει απλώς έλεγχο. Παίρνει ο ίδιος την ευθύνη να αποφασίσει αν πρόκειται για αγαθά ή υπηρεσίες, αν ο προμηθευτής βρίσκεται σε κράτος μέλος ή σε τρίτη χώρα και ποιος τύπος 14.x ανοίγει.

Η ΑΑΔΕ το λέει καθαρά στις συχνές ερωτήσεις της ΑΑΔΕ για παραστατικά λήπτη αλλοδαπής στο myDATA: όταν η ελληνική επιχείρηση λαμβάνει παραστατικά από εκδότη χώρας της ΕΕ διαβιβάζει στη myDATA με τύπους 14.1 ή 14.3, ενώ για εκδότη από τρίτη χώρα χρησιμοποιεί 14.2 ή 14.4 ως αντικριζόμενα παραστατικά λήπτη αλλοδαπής. Άρα το σωστό ερώτημα δεν είναι “έχει MARK το ξένο τιμολόγιο;”, αλλά “ποιο είδος συναλλαγής έχω μπροστά μου και ποια διαδρομή λήπτη ενεργοποιείται;”.

Αυτό το άρθρο μένει αυστηρά σε αυτή τη διαδρομή. Δεν είναι γενικός οδηγός Book B και δεν εξηγεί ολόκληρη την αντιστοίχιση των ελληνικών αγορών. Εστιάζει στη ροή τιμολογίων αλλοδαπών προμηθευτών που μπερδεύει περισσότερο τις ομάδες AP: ενδοκοινοτικές αγορές αγαθών, λήψεις υπηρεσιών από αλλοδαπή και εισαγωγές από τρίτες χώρες. Από εκεί και πέρα, κάθε επόμενη ενότητα απαντά το πρακτικό ερώτημα που έρχεται στο γραφείο όταν ανοίγει ένα πραγματικό τιμολόγιο.

Ενδοκοινοτική απόκτηση αγαθών και 14.1: τι καταχωρεί ο λήπτης

Όταν μια ελληνική επιχείρηση αγοράζει αγαθά από επιχείρηση εγκατεστημένη σε άλλο κράτος μέλος και η συναλλαγή είναι πραγματική B2B ενδοκοινοτική απόκτηση, ο σωστός τύπος στο myDATA είναι το 14.1. Δεν πρόκειται για εγχώρια αγορά με ξένο τιμολόγιο. Πρόκειται για ξεχωριστή διασυνοριακή ροή, στην οποία ο λήπτης στην Ελλάδα πρέπει να αποτυπώσει τη συναλλαγή με βάση τα δεδομένα του παραστατικού και τη λογική της αντίστροφης χρέωσης.

Στο επίπεδο του ΦΠΑ, ο πρακτικός κανόνας είναι γνωστός στους περισσότερους λογιστές: η ελληνική επιχείρηση αυτοεπιβαρύνεται με τον αντίστοιχο ελληνικό ΦΠΑ και τον χειρίζεται στη δήλωσή της σύμφωνα με το δικό της καθεστώς δικαιώματος έκπτωσης. Αυτό που συχνά μπερδεύει δεν είναι η θεωρία της αντίστροφης χρέωσης αλλά το πώς συνδέεται με το παραστατικό που έφτασε από Γερμανία, Ιταλία ή άλλη χώρα της ΕΕ. Στο myDATA, η απόφαση ξεκινά από την αναγνώριση ότι ο εκδότης είναι εκτός ελληνικής ροής διαβίβασης και ο λήπτης πρέπει να περάσει ο ίδιος το 14.1.

Πριν από κάθε καταχώρηση, χρειάζεται έλεγχος σε τέσσερα σημεία. Πρώτον, το VAT ID του προμηθευτή πρέπει να εμφανίζεται με πρόθεμα χώρας και να ταιριάζει με πραγματική ενδοκοινοτική συναλλαγή B2B. Δεύτερον, πρέπει να έχει επιβεβαιωθεί ότι ο αγοραστής είναι η ελληνική οντότητα που όντως παραλαμβάνει τα αγαθά. Τρίτον, το νόμισμα και η ημερομηνία του τιμολογίου πρέπει να υποστηρίζουν σωστή μετατροπή σε ευρώ. Τέταρτον, πρέπει να υπάρχει λειτουργική τεκμηρίωση ότι η συναλλαγή αφορά αγαθά και όχι υπηρεσίες, γιατί αυτό είναι που ξεκλειδώνει το 14.1 αντί για 14.3 ή 14.4.

Στο επίπεδο χαρακτηρισμού, οι ομάδες συχνά ψάχνουν έναν “μαγικό” κωδικό Ε3 για κάθε ενδοκοινοτική αγορά. Στην πράξη, ο χαρακτηρισμός Ε3 ακολουθεί το είδος του εξόδου και τη λογιστική αντιστοίχιση της επιχείρησης. Για ενδοκοινοτικές αποκτήσεις αγαθών, πολλοί ξεκινούν από το πλαίσιο που χρησιμοποιείται για τέτοιες συναλλαγές, συχνά με αναφορές όπως το E3_597, αλλά το ασφαλές σημείο είναι να αντιμετωπίζεται ο Ε3 ως λογιστική ταξινόμηση της δαπάνης και όχι ως υποκατάστατο του 14.1. Αν χρειάζεστε βαθύτερο ξεκαθάρισμα για το πώς στέκεται ο χαρακτηρισμός λήπτη και η αντιστοίχιση των κωδικών, χρησιμεύει ο οδηγός για χαρακτηρισμό λήπτη και κωδικούς Ε3 στο myDATA Book B.

Το βασικό πρακτικό λάθος εδώ είναι να περαστεί το τιμολόγιο σαν κοινή αγορά προμηθευτή ή να αναζητηθεί MARK εκδότη που δεν θα υπάρξει ποτέ. Η σωστή ανάγνωση είναι πιο απλή: αγαθά από ΕΕ, διαβίβαση από τον λήπτη, 14.1, συνεπής αποτύπωση ΦΠΑ και Ε3 με βάση τη φύση της δαπάνης. Από εκεί και μετά, ο φάκελος πρέπει να δένει το τιμολόγιο, τα στοιχεία ΦΠΑ των μερών και τα στοιχεία που αποδεικνύουν ότι όντως πρόκειται για ενδοκοινοτική απόκτηση.

Λήψη υπηρεσιών από αλλοδαπή: πότε πάμε σε 14.3 και πότε σε 14.4

Στις υπηρεσίες, το ερώτημα δεν λύνεται από το αν το τιμολόγιο γράφει VAT ή από το αν ο προμηθευτής είναι “τεχνολογική εταιρεία”. Λύνεται από τον τόπο παροχής και από το αν ο πάροχος είναι σε κράτος μέλος ή σε τρίτη χώρα. Για B2B λήψη υπηρεσιών εξωτερικού myDATA, το Άρθρο 14 ΚΦΠΑ είναι το κέντρο βάρους: όταν ο τόπος παροχής μεταφέρεται στον λήπτη στην Ελλάδα, η ελληνική επιχείρηση πρέπει να εξετάσει αντίστροφη χρέωση και να αποτυπώσει τη συναλλαγή στη σωστή ροή λήπτη.

Αυτό δημιουργεί μια πρακτική διάκριση που αξίζει να μείνει απολύτως καθαρή. Αν η υπηρεσία παρέχεται από επιχείρηση άλλου κράτους μέλους, η συνήθης διαδρομή είναι το 14.3. Αν η υπηρεσία παρέχεται από εταιρεία εγκατεστημένη σε τρίτη χώρα, η λογική μετακινείται στο 14.4. Και στις δύο περιπτώσεις, το γεγονός ότι ο εκδότης είναι αλλοδαπός δεν σημαίνει ότι το τιμολόγιο μένει εκτός myDATA. Σημαίνει ακριβώς το αντίθετο: ότι η ελληνική επιχείρηση δεν θα περιμένει παραστατικό με MARK, αλλά θα δημιουργήσει η ίδια τη φορολογική και λογιστική αποτύπωση που απαιτείται.

Γι’ αυτό οι συνδρομές SaaS, τα τιμολόγια για cloud υπηρεσίες, οι συμβουλευτικές αμοιβές, οι νομικές ή λογιστικές αμοιβές από αλλοδαπό σύμβουλο και οι λοιπές B2B υπηρεσίες δεν πρέπει να μένουν “στον φάκελο για αργότερα” επειδή ήρθαν από ξένο εκδότη. Η πιο συχνή παράλειψη είναι ακριβώς αυτή: η ομάδα θεωρεί ότι αφού δεν υπάρχει ελληνικός εκδότης και δεν προέκυψε MARK, το παραστατικό είναι απλώς έξοδο για αρχειοθέτηση. Για τις ενδοκοινοτικές λήψεις υπηρεσιών myDATA 14.3 και για τις υπηρεσίες τρίτων χωρών στο 14.4, αυτή η σκέψη οδηγεί σε κενό ανάμεσα στη δαπάνη, στον χειρισμό ΦΠΑ και στο ίχνος myDATA.

Ο χαρακτηρισμός Ε3 εδώ δεν είναι ένας ενιαίος τίτλος “υπηρεσίες εξωτερικού”. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη φύση της υπηρεσίας. Άλλη αντιστοίχιση μπορεί να χρειαστεί μια επαγγελματική αμοιβή, άλλη μια πλατφόρμα λογισμικού και άλλη μια επαναλαμβανόμενη χρέωση cloud που λογιστικά αντιμετωπίζεται ως συνδρομή. Το χρήσιμο κριτήριο για τον λογιστή δεν είναι να βρει μία καθολική ετικέτα, αλλά να δουλέψει με δύο στρώματα: πρώτα το 14.3 ή 14.4 που λύνει τη ροή myDATA και μετά τον Ε3 που λύνει τη φύση της δαπάνης.

Υπάρχει και μια δεύτερη παγίδα. Ορισμένες υπηρεσίες από αλλοδαπή μπορεί να ανοίγουν ξεχωριστή συζήτηση για παρακρατήσεις ή για εφαρμογή σύμβασης αποφυγής διπλής φορολογίας. Αυτή η ανάλυση είναι υπαρκτή, αλλά δεν αναιρεί την ανάγκη σωστής καταχώρησης στο myDATA. Για τον σκοπό αυτού του άρθρου, το πρακτικό φίλτρο είναι απλό: υπηρεσία ή αγαθό, ΕΕ ή τρίτη χώρα, 14.3 ή 14.4, μετά λογιστικός χαρακτηρισμός και αποδεικτικά. Αν αυτό το φίλτρο εφαρμοστεί με συνέπεια, οι περισσότερες λήψεις υπηρεσιών από αλλοδαπή παύουν να είναι “γκρίζα περιοχή” και γίνονται κανονική, επαναλήψιμη ροή.

Τιμολόγιο τρίτης χώρας για αγαθά: ο ρόλος του 14.2 και του ΕΔΕ

Όταν η ελληνική επιχείρηση αγοράζει αγαθά από τρίτη χώρα, το τιμολόγιο του ξένου προμηθευτή είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Για το myDATA, η κρίσιμη αποδεικτική βάση περνά συχνά από το τελωνειακό ίχνος της εισαγωγής, δηλαδή από το ΕΔΕ ή SAD και από τα στοιχεία που προκύπτουν κατά τον εκτελωνισμό. Αυτός είναι και ο λόγος που το τιμολόγιο τρίτης χώρας myDATA 14.2 δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν απλή συνέχεια του 14.1 με διαφορετικό πρόθεμα χώρας. Η λογική είναι διαφορετική.

Στο 14.2 ο λήπτης χειρίζεται απόκτηση αγαθών από εκδότη τρίτης χώρας. Η φορολογική και λογιστική ανάγνωση δεν στηρίζεται μόνο στη σχέση αγοραστή και προμηθευτή αλλά και στο πώς τα αγαθά μπήκαν στην Ελλάδα, ποια αξία αποδέχθηκε το τελωνείο, ποιος εισαγωγικός ΦΠΑ προέκυψε και ποια συνοδευτικά στοιχεία τεκμηριώνουν την πράξη. Γι’ αυτό η ομάδα δεν αρκεί να καταχωρήσει τις αξίες του εμπορικού τιμολογίου. Πρέπει να συμφωνήσει τιμολόγιο, τελωνειακή αποτύπωση και τελικό ποσό που υποστηρίζεται από το ΕΔΕ ή SAD.

Στην πράξη, το πιο συχνό λάθος είναι η σύγχυση ανάμεσα σε τρεις διαφορετικές αριθμητικές πραγματικότητες: την εμπορική αξία του ξένου προμηθευτή, την τελωνειακή αξία με την οποία έγινε ο εκτελωνισμός και το τελικό φορολογικό αποτύπωμα που περιλαμβάνει ενδεχομένως εισαγωγικό ΦΠΑ και δασμούς. Αυτά δεν είναι πάντα ίδια, ούτε πρέπει να συγχέονται στην καταχώρηση. Το τιμολόγιο του προμηθευτή παραμένει βασικό αποδεικτικό για το εμπορικό σκέλος, αλλά το τελωνειακό παραστατικό είναι συχνά το έγγραφο που κλειδώνει το πώς θα σταθεί η εγγραφή σε έλεγχο.

Γι’ αυτό η σωστή ροή ξεκινά με τρεις συμφωνίες. Πρώτα, η περιγραφή των αγαθών και ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να συνδέονται καθαρά ανάμεσα στο τιμολόγιο και στα τελωνειακά έγγραφα. Έπειτα, η αξία σε ευρώ πρέπει να ακολουθεί τεκμηριωμένη μετατροπή και να εξηγεί τυχόν διαφορές από την αξία του ξένου παραστατικού. Τέλος, η ομάδα πρέπει να ξεχωρίζει ποιο ποσό αφορά το ίδιο το αγαθό, ποιο αφορά τον εισαγωγικό ΦΠΑ και ποιο τυχόν αφορά δασμούς ή άλλες επιβαρύνσεις.

Ακόμη και στις ειδικές περιπτώσεις, όπως εισαγωγές μέσω courier ή μικρότερες αποστολές, το λάθος δεν είναι συνήθως “ποιος είναι ο προμηθευτής”, αλλά “ποιο έγγραφο στηρίζει την τελική καταχώρηση”. Αν αυτό χαθεί, η εταιρεία κινδυνεύει να έχει τιμολόγιο από τρίτη χώρα χωρίς καθαρό δέσιμο με το τελωνειακό αποτύπωμα. Αντίθετα, όταν το 14.2 διαβαστεί ως τελωνειακά τεκμηριωμένη λήψη αγαθών και όχι απλώς ως ξένο τιμολόγιο αγοράς, η διαδικασία γίνεται πολύ πιο καθαρή και ελέγξιμη.

---

Στοιχεία ελέγχου: ισοτιμία, αποδεικτικά και σταθερή εξαγωγή δεδομένων πριν από τη διαβίβαση

Είτε η υπόθεση καταλήγει σε 14.1, είτε σε 14.2, 14.3 ή 14.4, η διαφορά ανάμεσα σε μια “καταχωρημένη” και σε μια πραγματικά ελέγξιμη συναλλαγή κρίνεται από τους ίδιους λειτουργικούς ελέγχους. Η ομάδα πρέπει να μπορεί να αποδείξει ποιος είναι ο προμηθευτής, ποια είναι η ημερομηνία του παραστατικού, ποιο ποσό μετατράπηκε σε ευρώ, με ποια ισοτιμία έγινε η μετατροπή και ποια έγγραφα υποστηρίζουν τη φύση της συναλλαγής. Αν λείπει ένας από αυτούς τους κρίκους, το πρόβλημα συνήθως εμφανίζεται μήνες αργότερα, όταν κάποιος προσπαθεί να ανασυνθέσει γιατί επιλέχθηκε συγκεκριμένος τύπος 14.x ή γιατί η αξία στο myDATA δεν συμφωνεί με το αρχικό τιμολόγιο. Αν στο σημείο αυτό προκύπτει και θέμα συμφωνίας Book B, βοηθά ο οδηγός λήπτη για αποκλίσεις, παραλείψεις και αυτοδήλωση στο myDATA.

Η συναλλαγματική ισοτιμία είναι από τα σημεία που υποτιμώνται περισσότερο. Σε ξένο νόμισμα δεν αρκεί να “βγάζει περίπου” το ποσό σε ευρώ. Χρειάζεται συνεπής κανόνας για την ημερομηνία αναφοράς και για την πηγή της ισοτιμίας, ώστε κάθε εγγραφή να μπορεί να επαληθευτεί αργότερα. Πολλές ομάδες στηρίζονται στην ισοτιμία της ΕΚΤ ή σε άλλη τεκμηριωμένη εταιρική πολιτική, αλλά το κρίσιμο δεν είναι μόνο ποια πηγή επιλέγεται. Είναι να χρησιμοποιείται σταθερά και να αποθηκεύεται μαζί με το τιμολόγιο, ειδικά όταν υπάρχουν διαφορές ανάμεσα στην ημερομηνία τιμολογίου, στην ημερομηνία αποστολής και στην ημερομηνία εκτελωνισμού.

Το ίδιο ισχύει για τα αποδεικτικά. Στις ενδοκοινοτικές αγορές αγαθών, ο φάκελος συνήθως πρέπει να δένει το τιμολόγιο με τα στοιχεία μεταφοράς και τα VAT IDs των μερών. Στις υπηρεσίες, χρειάζεται καθαρό αναγνωριστικό προμηθευτή και επαρκής περιγραφή του τι αγοράστηκε ώστε να στηριχθεί ο διαχωρισμός 14.3 ή 14.4. Στις εισαγωγές, το ΕΔΕ ή SAD δεν είναι “καλό να υπάρχει”. Είναι το έγγραφο που εξηγεί γιατί η εταιρεία αποτύπωσε συγκεκριμένη αξία, εισαγωγικό ΦΠΑ ή τελωνειακή βάση. Και σε όλα τα σενάρια χρειάζεται να φυλάσσεται και το αποδεικτικό της διαβίβασης από τον λήπτη, δηλαδή το ίχνος ότι ο λήπτης όντως πέρασε τη συναλλαγή στο σύστημα.

Εδώ φαίνεται γιατί η διαχείριση και αυτοματοποίηση τιμολογίων δεν είναι μόνο θέμα ταχύτητας, αλλά και θέμα ποιότητας δεδομένων πριν από τη διαβίβαση. Τα τιμολόγια εξωτερικού έρχονται σε πολλές γλώσσες, με διαφορετική σειρά πεδίων, με άλλη ονομασία για τα αναγνωριστικά προμηθευτή και συχνά χωρίς τη μορφή που βολεύει το λογιστήριο. Σε αυτό το σημείο βοηθά ένα εργαλείο όπως το Invoice Data Extraction, όταν η ομάδα θέλει πρώτα να μετατρέψει ξένα τιμολόγια σε συνεπή αρχεία Excel, CSV ή JSON και να εξάγει με σταθερό τρόπο επωνυμίες προμηθευτών, VAT IDs ή άλλα αναγνωριστικά, ημερομηνίες, ποσά, νόμισμα και βοηθητικές αναφορές. Η αξία του εδώ δεν είναι ότι “κάνει τη συμμόρφωση μόνο του”. Είναι ότι δίνει καθαρό, ελέγξιμο σύνολο δεδομένων πάνω στο οποίο το λογιστήριο αποφασίζει σωστή ροή, ισοτιμία και τεκμηρίωση.

Αυτή είναι η πιο χρήσιμη λειτουργική λογική για τα τιμολόγια εξωτερικού. Πρώτα σταθεροποιείς τα δεδομένα που έρχονται από πολλές μορφές αρχείων και πολλές γλώσσες. Μετά αποφασίζεις τον τύπο 14.x και τον χαρακτηρισμό. Και τέλος κλειδώνεις τον φάκελο με τα αποδεικτικά. Όταν η ροή δουλεύει έτσι, το myDATA παύει να εξαρτάται από το πόσο “αναγνώσιμο” ήταν το κάθε ξένο τιμολόγιο και αρχίζει να βασίζεται σε επαναλήψιμο έλεγχο.

Τι δεν αλλάζει με το mandate του 2026 και ποια λάθη βλέπουμε συχνότερα

Το εγχώριο B2B mandate του 2026 δεν εξαφανίζει τα τιμολόγια εξωτερικού από το myDATA. Η αλλαγή αφορά την υποχρεωτική ηλεκτρονική ροή των εγχώριων συναλλαγών ανάμεσα σε ελληνικούς αντισυμβαλλομένους. Τα τιμολόγια αλλοδαπών προμηθευτών παραμένουν έξω από αυτή τη ροή εκδότη, γιατί ο αλλοδαπός εκδότης δεν μπαίνει ξαφνικά στο ελληνικό σύστημα μόνο και μόνο επειδή άλλαξε το καθεστώς των εγχώριων παραστατικών. Αν θέλετε το ευρύτερο πλαίσιο, δείτε τι αλλάζει και τι δεν αλλάζει με το myDATA mandate του 2026 στην Ελλάδα.

Για τις ομάδες AP αυτό σημαίνει κάτι πολύ πρακτικό: μετά το 2026 θα τρέχουν δύο παράλληλες λωρίδες. Η πρώτη θα αφορά τα εγχώρια παραστατικά που θα εισέρχονται με το νέο υποχρεωτικό ηλεκτρονικό μοντέλο. Η δεύτερη θα συνεχίσει να αφορά τα τιμολόγια εξωτερικού, όπου ο λήπτης πρέπει να αποφασίζει μόνος του αν μιλάμε για 14.1, 14.2, 14.3 ή 14.4 και να φτιάχνει το ίχνος λήπτη που λείπει από τον αλλοδαπό εκδότη. Όποια ομάδα περιμένει ότι “με το mandate θα λυθεί και αυτό”, θα βρεθεί με κενό διαδικασίας.

Τα λάθη που εμφανίζονται συχνότερα είναι επαναλαμβανόμενα και, ακριβώς γι’ αυτό, μπορούν να ελεγχθούν συστηματικά.

• Να μένει εκτός myDATA μια λήψη υπηρεσιών εξωτερικού επειδή το τιμολόγιο ήρθε από πάροχο SaaS ή ξένο σύμβουλο χωρίς ελληνικό ΦΠΑ.
• Να χρησιμοποιείται λογική εγχώριας αγοράς αντί για τύπο 14.x, επειδή η ομάδα κοίταξε μόνο το παραστατικό και όχι τη φορολογική φύση της συναλλαγής.
• Να αγνοούνται το ΕΔΕ ή SAD στις εισαγωγές και να στηρίζεται όλη η καταχώρηση μόνο στο εμπορικό τιμολόγιο.
• Να τεκμηριώνεται πρόχειρα η ισοτιμία, με αποτέλεσμα να μην μπορεί να εξηγηθεί αργότερα η αξία σε ευρώ.
• Να συγχέεται η δομημένη αποστολή εγγράφου, π.χ. μέσω Peppol ή άλλου καναλιού ανταλλαγής, με την ευθύνη myDATA που συνεχίζει να βαραίνει τον λήπτη όταν ο εκδότης είναι αλλοδαπός.

Ο πιο χρήσιμος έλεγχος πριν κλείσει ο μήνας είναι μικρός αλλά αποτελεσματικός: είναι αγαθό ή υπηρεσία, ο προμηθευτής είναι στην ΕΕ ή σε τρίτη χώρα, ποιος τύπος 14.x ανοίγει, ποιο έγγραφο δένει την αξία και ποια αποδεικτικά πρέπει να μείνουν στον φάκελο. Αν η ομάδα απαντά αυτά τα πέντε ερωτήματα με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά, τα τιμολόγια εξωτερικού παύουν να είναι “ειδική περίπτωση” και γίνονται κανονική, ελεγχόμενη διαδικασία.