Τιμολόγια εξωτερικού στο myDATA: λήπτης, ΦΠΑ και Ε3

Για τιμολόγιο αλλοδαπού προμηθευτή στο myDATA, ο Έλληνας λήπτης διαβιβάζει το παραστατικό ως λήπτης αλλοδαπής: 14.1 για ενδοκοινοτική απόκτηση αγαθών, 14.2 για αγαθά από τρίτη χώρα, 14.3 για ενδοκοινοτική λήψη υπηρεσιών και 14.4 για υπηρεσίες από τρίτη χώρα. Μετά ελέγχει ΦΠΑ, χαρακτηρισμό Ε3, ισοτιμία και αποδεικτικά.

Το κρίσιμο σημείο είναι ότι στα τιμολόγια αλλοδαπού προμηθευτή δεν υπάρχει ροή διαβίβασης από τον εκδότη μέσα στο ελληνικό σύστημα. Ο ξένος εκδότης δεν έχει υποχρέωση να στείλει το παραστατικό στο myDATA, άρα η ελληνική επιχείρηση δεν περιμένει να “έρθει” το τιμολόγιο με έτοιμο MARK. Το ίχνος δημιουργείται όταν ο λήπτης το διαβιβάσει ως αντικριζόμενο παραστατικό λήπτη αλλοδαπής, οπότε προκύπτει το αποτύπωμα του λήπτη που χρειάζεται η ομάδα λογιστηρίου για να τεκμηριώσει τη συναλλαγή.

Εδώ βρίσκεται και η βασική διαφορά από το εγχώριο σενάριο. Σε ελληνικό τιμολόγιο ο εκδότης διαβιβάζει, ο λήπτης ελέγχει τα στοιχεία, συμφωνεί τον χαρακτηρισμό και επαληθεύει ό,τι χρειάζεται για το MARK. Αν χρειάζεστε υπενθύμιση για την εγχώρια ροή, δείτε τα υποχρεωτικά πεδία ελληνικού τιμολογίου και έλεγχος MARK στην Ελλάδα. Στα τιμολόγια εξωτερικού, όμως, ο λήπτης δεν κάνει απλώς έλεγχο. Παίρνει ο ίδιος την ευθύνη να αποφασίσει αν πρόκειται για αγαθά ή υπηρεσίες, αν ο προμηθευτής βρίσκεται σε κράτος μέλος ή σε τρίτη χώρα και ποιος τύπος 14.x ανοίγει.

Η ΑΑΔΕ το λέει καθαρά στις συχνές ερωτήσεις της ΑΑΔΕ για παραστατικά λήπτη αλλοδαπής στο myDATA: όταν η ελληνική επιχείρηση λαμβάνει παραστατικά από εκδότη χώρας της ΕΕ διαβιβάζει στη myDATA με τύπους 14.1 ή 14.3, ενώ για εκδότη από τρίτη χώρα χρησιμοποιεί 14.2 ή 14.4 ως αντικριζόμενα παραστατικά λήπτη αλλοδαπής. Άρα το σωστό ερώτημα δεν είναι “έχει MARK το ξένο τιμολόγιο;”, αλλά “ποιο είδος συναλλαγής έχω μπροστά μου και ποια διαδρομή λήπτη ενεργοποιείται;”.

Ενδοκοινοτική απόκτηση αγαθών και 14.1: τι καταχωρεί ο λήπτης

Όταν μια ελληνική επιχείρηση αγοράζει αγαθά από επιχείρηση εγκατεστημένη σε άλλο κράτος μέλος και η συναλλαγή είναι πραγματική B2B ενδοκοινοτική απόκτηση, ο σωστός τύπος στο myDATA είναι το 14.1. Δεν πρόκειται για εγχώρια αγορά με ξένο τιμολόγιο. Πρόκειται για ξεχωριστή διασυνοριακή ροή, στην οποία ο λήπτης στην Ελλάδα πρέπει να αποτυπώσει τη συναλλαγή με βάση τα δεδομένα του παραστατικού και τη λογική της αντίστροφης χρέωσης.

Στο επίπεδο του ΦΠΑ, ο πρακτικός κανόνας είναι γνωστός στους περισσότερους λογιστές: η ελληνική επιχείρηση αυτοεπιβαρύνεται με τον αντίστοιχο ελληνικό ΦΠΑ και τον χειρίζεται στη δήλωσή της σύμφωνα με το δικό της καθεστώς δικαιώματος έκπτωσης. Αυτό που συχνά μπερδεύει δεν είναι η θεωρία της αντίστροφης χρέωσης αλλά το πώς συνδέεται με το παραστατικό που έφτασε από Γερμανία, Ιταλία ή άλλη χώρα της ΕΕ. Στο myDATA, η απόφαση ξεκινά από την αναγνώριση ότι ο εκδότης είναι εκτός ελληνικής ροής διαβίβασης και ο λήπτης πρέπει να περάσει ο ίδιος το 14.1.

Πριν από κάθε καταχώρηση, χρειάζεται έλεγχος σε τέσσερα σημεία. Πρώτον, το VAT ID του προμηθευτή πρέπει να εμφανίζεται με πρόθεμα χώρας και να ταιριάζει με πραγματική ενδοκοινοτική συναλλαγή B2B. Δεύτερον, πρέπει να έχει επιβεβαιωθεί ότι ο αγοραστής είναι η ελληνική οντότητα που όντως παραλαμβάνει τα αγαθά. Τρίτον, το νόμισμα και η ημερομηνία του τιμολογίου πρέπει να υποστηρίζουν σωστή μετατροπή σε ευρώ. Τέταρτον, πρέπει να υπάρχει λειτουργική τεκμηρίωση ότι η συναλλαγή αφορά αγαθά και όχι υπηρεσίες, γιατί αυτό είναι που ξεκλειδώνει το 14.1 αντί για 14.3 ή 14.4.

Στο επίπεδο χαρακτηρισμού, οι ομάδες συχνά ψάχνουν έναν “μαγικό” κωδικό Ε3 για κάθε ενδοκοινοτική αγορά. Στην πράξη, ο χαρακτηρισμός Ε3 ακολουθεί το είδος του εξόδου και τη λογιστική αντιστοίχιση της επιχείρησης. Για ενδοκοινοτικές αποκτήσεις αγαθών, πολλοί ξεκινούν από το πλαίσιο που χρησιμοποιείται για τέτοιες συναλλαγές, συχνά με αναφορές όπως το E3_597, αλλά το ασφαλές σημείο είναι να αντιμετωπίζεται ο Ε3 ως λογιστική ταξινόμηση της δαπάνης και όχι ως υποκατάστατο του 14.1. Αν χρειάζεστε βαθύτερο ξεκαθάρισμα για το πώς στέκεται ο χαρακτηρισμός λήπτη και η αντιστοίχιση των κωδικών, χρησιμεύει ο οδηγός για χαρακτηρισμό λήπτη και κωδικούς Ε3 στο myDATA Book B.

Το βασικό πρακτικό λάθος εδώ είναι να περαστεί το τιμολόγιο σαν κοινή αγορά προμηθευτή ή να αναζητηθεί MARK εκδότη που δεν θα υπάρξει ποτέ. Η σωστή ανάγνωση είναι πιο απλή: αγαθά από ΕΕ, διαβίβαση από τον λήπτη, 14.1, συνεπής αποτύπωση ΦΠΑ και Ε3 με βάση τη φύση της δαπάνης. Από εκεί και μετά, ο φάκελος πρέπει να δένει το τιμολόγιο, τα στοιχεία ΦΠΑ των μερών και τα στοιχεία που αποδεικνύουν ότι όντως πρόκειται για ενδοκοινοτική απόκτηση.

Λήψη υπηρεσιών από αλλοδαπή: πότε πάμε σε 14.3 και πότε σε 14.4

Στις υπηρεσίες, το ερώτημα δεν λύνεται από το αν το τιμολόγιο γράφει VAT ή από το αν ο προμηθευτής είναι “τεχνολογική εταιρεία”. Λύνεται από τον τόπο παροχής και από το αν ο πάροχος είναι σε κράτος μέλος ή σε τρίτη χώρα. Για λήψη υπηρεσιών από αλλοδαπό προμηθευτή, το άρθρο 14 του Κώδικα ΦΠΑ είναι το σημείο εκκίνησης: όταν ο τόπος παροχής μεταφέρεται στον λήπτη στην Ελλάδα, η επιχείρηση εξετάζει αντίστροφη χρέωση και διαβιβάζει τη συναλλαγή στη σωστή ροή λήπτη.

Αν η υπηρεσία παρέχεται από επιχείρηση άλλου κράτους μέλους, η συνήθης διαδρομή είναι το 14.3. Αν παρέχεται από εταιρεία εγκατεστημένη σε τρίτη χώρα, η λογική μετακινείται στο 14.4. Και στις δύο περιπτώσεις, η ελληνική επιχείρηση δεν περιμένει παραστατικό με MARK· δημιουργεί η ίδια τη φορολογική και λογιστική αποτύπωση που απαιτείται.

Γι’ αυτό οι συνδρομές SaaS, τα τιμολόγια για cloud υπηρεσίες, οι προμήθειες OTA που λαμβάνει ένα ξενοδοχείο, οι συμβουλευτικές αμοιβές, οι νομικές ή λογιστικές αμοιβές από αλλοδαπό σύμβουλο και οι λοιπές B2B υπηρεσίες δεν πρέπει να μένουν “στον φάκελο για αργότερα” επειδή ήρθαν από ξένο εκδότη. Η πιο συχνή παράλειψη είναι ακριβώς αυτή: η ομάδα θεωρεί ότι αφού δεν υπάρχει ελληνικός εκδότης και δεν προέκυψε MARK, το παραστατικό είναι απλώς έξοδο για αρχειοθέτηση. Για τις ενδοκοινοτικές λήψεις υπηρεσιών myDATA 14.3 και για τις υπηρεσίες τρίτων χωρών στο 14.4, αυτή η σκέψη οδηγεί σε κενό ανάμεσα στη δαπάνη, στον χειρισμό ΦΠΑ και στο ίχνος myDATA.

Ο χαρακτηρισμός Ε3 εδώ δεν είναι ένας ενιαίος τίτλος “υπηρεσίες εξωτερικού”. Η σωστή επιλογή εξαρτάται από τη φύση της υπηρεσίας. Άλλη αντιστοίχιση μπορεί να χρειαστεί μια επαγγελματική αμοιβή, άλλη μια πλατφόρμα λογισμικού και άλλη μια επαναλαμβανόμενη χρέωση cloud που λογιστικά αντιμετωπίζεται ως συνδρομή. Το χρήσιμο κριτήριο για τον λογιστή δεν είναι να βρει μία καθολική ετικέτα, αλλά να δουλέψει με δύο στρώματα: πρώτα το 14.3 ή 14.4 που λύνει τη ροή myDATA και μετά τον Ε3 που λύνει τη φύση της δαπάνης.

Αν μια υπηρεσία ανοίγει θέμα παρακράτησης ή σύμβασης αποφυγής διπλής φορολογίας, αυτό εξετάζεται χωριστά. Δεν αλλάζει το βασικό φίλτρο myDATA: υπηρεσία ή αγαθό, ΕΕ ή τρίτη χώρα, τύπος 14.x, λογιστικός χαρακτηρισμός και αποδεικτικά.

Τιμολόγιο τρίτης χώρας για αγαθά: ο ρόλος του 14.2 και του ΕΔΕ

Όταν η ελληνική επιχείρηση αγοράζει αγαθά από τρίτη χώρα, το τιμολόγιο του ξένου προμηθευτή είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Για το myDATA, η κρίσιμη αποδεικτική βάση περνά συχνά από το τελωνειακό ίχνος της εισαγωγής, δηλαδή από το ΕΔΕ ή SAD και από τα στοιχεία που προκύπτουν κατά τον εκτελωνισμό. Γι’ αυτό το 14.2 για αγαθά από τρίτη χώρα δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν απλή συνέχεια του 14.1 με διαφορετικό πρόθεμα χώρας. Η λογική είναι διαφορετική.

Στο 14.2 ο λήπτης χειρίζεται απόκτηση αγαθών από εκδότη τρίτης χώρας. Η φορολογική και λογιστική ανάγνωση δεν στηρίζεται μόνο στη σχέση αγοραστή και προμηθευτή αλλά και στο πώς τα αγαθά μπήκαν στην Ελλάδα, ποια αξία αποδέχθηκε το τελωνείο, ποιος εισαγωγικός ΦΠΑ προέκυψε και ποια συνοδευτικά στοιχεία τεκμηριώνουν την πράξη. Γι’ αυτό η ομάδα δεν αρκεί να καταχωρήσει τις αξίες του εμπορικού τιμολογίου. Πρέπει να συμφωνήσει τιμολόγιο, τελωνειακή αποτύπωση και τελικό ποσό που υποστηρίζεται από το ΕΔΕ ή SAD.

Στην πράξη, το πιο συχνό λάθος είναι η σύγχυση ανάμεσα σε τρεις διαφορετικές αριθμητικές πραγματικότητες: την εμπορική αξία του ξένου προμηθευτή, την τελωνειακή αξία με την οποία έγινε ο εκτελωνισμός και το τελικό φορολογικό αποτύπωμα που περιλαμβάνει ενδεχομένως εισαγωγικό ΦΠΑ και δασμούς. Αυτά δεν είναι πάντα ίδια, ούτε πρέπει να συγχέονται στην καταχώρηση. Το τιμολόγιο του προμηθευτή παραμένει βασικό αποδεικτικό για το εμπορικό σκέλος, αλλά το τελωνειακό παραστατικό είναι συχνά το έγγραφο που κλειδώνει το πώς θα σταθεί η εγγραφή σε έλεγχο.

Γι’ αυτό η σωστή ροή ξεκινά με τρεις συμφωνίες. Πρώτα, η περιγραφή των αγαθών και ο αντισυμβαλλόμενος πρέπει να συνδέονται καθαρά ανάμεσα στο τιμολόγιο και στα τελωνειακά έγγραφα. Έπειτα, η αξία σε ευρώ πρέπει να ακολουθεί τεκμηριωμένη μετατροπή και να εξηγεί τυχόν διαφορές από την αξία του ξένου παραστατικού. Τέλος, η ομάδα πρέπει να ξεχωρίζει ποιο ποσό αφορά το ίδιο το αγαθό, ποιο αφορά τον εισαγωγικό ΦΠΑ και ποιο τυχόν αφορά δασμούς ή άλλες επιβαρύνσεις.

Ακόμη και στις ειδικές περιπτώσεις, όπως εισαγωγές μέσω courier ή μικρότερες αποστολές, το λάθος δεν είναι συνήθως “ποιος είναι ο προμηθευτής”, αλλά “ποιο έγγραφο στηρίζει την τελική καταχώρηση”. Αν αυτό χαθεί, η εταιρεία κινδυνεύει να έχει τιμολόγιο από τρίτη χώρα χωρίς καθαρό δέσιμο με το τελωνειακό αποτύπωμα. Αντίθετα, όταν το 14.2 διαβαστεί ως τελωνειακά τεκμηριωμένη λήψη αγαθών και όχι απλώς ως ξένο τιμολόγιο αγοράς, η διαδικασία γίνεται πολύ πιο καθαρή και ελέγξιμη.

Στοιχεία ελέγχου: ισοτιμία, αποδεικτικά και σταθερή εξαγωγή δεδομένων πριν από τη διαβίβαση

Είτε η υπόθεση καταλήγει σε 14.1, 14.2, 14.3 ή 14.4, η ελεγκτική αντοχή κρίνεται από λίγα σταθερά στοιχεία: προμηθευτής, ημερομηνία, αξία σε ευρώ, ισοτιμία και έγγραφα που στηρίζουν τη φύση της συναλλαγής. Αν λείπει ένας από αυτούς τους κρίκους, η ομάδα δυσκολεύεται αργότερα να εξηγήσει γιατί επέλεξε συγκεκριμένο τύπο 14.x ή γιατί η αξία στο myDATA δεν συμφωνεί με το αρχικό τιμολόγιο. Αν προκύπτει και θέμα συμφωνίας Book B, βοηθά ο οδηγός λήπτη για αποκλίσεις, παραλείψεις και αυτοδήλωση στο myDATA.

Σε ξένο νόμισμα δεν αρκεί να “βγάζει περίπου” το ποσό σε ευρώ. Χρειάζεται σταθερός κανόνας για ημερομηνία αναφοράς και πηγή ισοτιμίας, όπως ΕΚΤ ή τεκμηριωμένη εταιρική πολιτική, και η τεκμηρίωση πρέπει να αποθηκεύεται μαζί με το τιμολόγιο.

Στις ενδοκοινοτικές αγορές αγαθών, ο φάκελος πρέπει να δένει το τιμολόγιο με στοιχεία μεταφοράς και VAT IDs. Στις υπηρεσίες, χρειάζεται καθαρό αναγνωριστικό προμηθευτή και περιγραφή της παροχής. Στις εισαγωγές, το ΕΔΕ ή SAD εξηγεί την αξία, τον εισαγωγικό ΦΠΑ ή την τελωνειακή βάση. Σε όλα τα σενάρια, κρατήστε και το αποδεικτικό διαβίβασης από τον λήπτη.

Τα τιμολόγια εξωτερικού έρχονται σε διαφορετικές γλώσσες, μορφές και ονομασίες πεδίων. Πριν από τη διαβίβαση, η ομάδα πρέπει να σταθεροποιεί τουλάχιστον επωνυμία προμηθευτή, φορολογικό αναγνωριστικό, ημερομηνία, νόμισμα, καθαρή αξία, φόρο και βοηθητικές αναφορές. Η συμμόρφωση δεν προκύπτει από την εξαγωγή δεδομένων· προκύπτει από καθαρά δεδομένα πάνω στα οποία το λογιστήριο αποφασίζει σωστή ροή, ισοτιμία και τεκμηρίωση.

Σταθερά δεδομένα, σωστός τύπος 14.x και πλήρης φάκελος αποδεικτικών κάνουν τη συναλλαγή ελέγξιμη, ακόμη και όταν το αρχικό τιμολόγιο είναι σε άλλη γλώσσα ή μορφή.

Τι δεν αλλάζει το 2026 και ποια λάθη επαναλαμβάνονται

Τα λάθη που εμφανίζονται συχνότερα είναι επαναλαμβανόμενα και, ακριβώς γι’ αυτό, μπορούν να ελεγχθούν συστηματικά.

• Να μένει εκτός myDATA μια λήψη υπηρεσιών εξωτερικού επειδή το τιμολόγιο ήρθε από πάροχο SaaS ή ξένο σύμβουλο χωρίς ελληνικό ΦΠΑ.
• Να χρησιμοποιείται λογική εγχώριας αγοράς αντί για τύπο 14.x, επειδή η ομάδα κοίταξε μόνο το παραστατικό και όχι τη φορολογική φύση της συναλλαγής.
• Να αγνοούνται το ΕΔΕ ή SAD στις εισαγωγές και να στηρίζεται όλη η καταχώρηση μόνο στο εμπορικό τιμολόγιο.
• Να τεκμηριώνεται πρόχειρα η ισοτιμία, με αποτέλεσμα να μην μπορεί να εξηγηθεί αργότερα η αξία σε ευρώ.
• Να συγχέεται η δομημένη αποστολή εγγράφου, π.χ. μέσω Peppol ή άλλου καναλιού ανταλλαγής, με την ευθύνη myDATA που συνεχίζει να βαραίνει τον λήπτη όταν ο εκδότης είναι αλλοδαπός.

Πριν κλείσει ο μήνας, αρκεί ένας σταθερός έλεγχος: αγαθό ή υπηρεσία, ΕΕ ή τρίτη χώρα, τύπος 14.x, έγγραφο που δένει την αξία και αποδεικτικά που μένουν στον φάκελο. Όταν αυτά απαντώνται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά, τα τιμολόγια εξωτερικού γίνονται κανονική, ελεγχόμενη διαδικασία.