myDATA αποκλίσεις και παραλείψεις: οδηγός λήπτη

Στο myDATA, απόκλιση σημαίνει ότι το ίδιο παραστατικό υπάρχει και στις δύο πλευρές αλλά τα στοιχεία του δεν συμφωνούν, ενώ παράλειψη σημαίνει ότι η διαβίβαση ή η αναγνώρισή του λείπει από τη μία πλευρά. Για τον λήπτη, αυτό δεν είναι θεωρητική διάκριση. Είναι το σημείο όπου πρέπει να φανεί αν έχει στα χέρια του το σωστό τιμολόγιο, αν ο εκδότης το έχει διαβιβάσει σωστά και αν το Book B αποτυπώνει την ίδια συναλλαγή με τα ίδια βασικά πεδία.

Όποιος ψάχνει τι ισχύει στις myDATA αποκλίσεις και παραλείψεις λήπτη πρέπει να ξεκινήσει από έξι ελέγχους: MARK, ΑΦΜ αντισυμβαλλομένου, αριθμό παραστατικού, ημερομηνία, καθαρή αξία και ΦΠΑ. Με αυτά ξεχωρίζει γρήγορα αν βλέπει πραγματική απόκλιση, πλήρη παράλειψη διαβίβασης ή εγγραφή που δεν τον αφορά. Αν το παραστατικό υπάρχει και οι δύο πλευρές μιλούν για το ίδιο έγγραφο αλλά όχι για τα ίδια ποσά ή τον ίδιο χαρακτηρισμό, η υπόθεση είναι απόκλιση. Αν ο λήπτης έχει τιμολόγιο χωρίς αντίστοιχη διαβίβαση, ή αν το myDATA δείχνει εγγραφή που ο λήπτης δεν μπορεί να συνδέσει με πραγματική παραλαβή, η υπόθεση είναι παράλειψη ή μη αναγνώριση.

Η δυνατότητα αυτή δεν είναι απλή πρακτική αγοράς αλλά επίσημο κομμάτι του καθεστώτος. Στην ανακοίνωση της ΑΑΔΕ για τη νέα έκδοση v1.0.8 του myDATA, η ΑΑΔΕ αναφέρει ότι εισάγεται η δυνατότητα διαβίβασης παράλειψης και απόκλισης από τον λήπτη για παραστατικά που ο εκδότης δεν διαβίβασε ή διαβίβασε με απόκλιση. Αυτό αλλάζει το πρακτικό ερώτημα για τον υπεύθυνο λήπτη. Δεν αρκεί να διαπιστώσει ότι «κάτι δεν ταιριάζει». Πρέπει να αποφασίσει αν θα αποδεχθεί, θα απορρίψει, θα ζητήσει διόρθωση από τον εκδότη ή θα κάνει ο ίδιος τη σχετική διαβίβαση.

Από εκεί και μετά, το δέντρο αποφάσεων έχει τρία βασικά μονοπάτια. Πρώτο, ο εκδότης δεν διαβίβασε το παραστατικό και ο λήπτης πρέπει να κρίνει αν περιμένει ή αν κινείται σε αυτοδήλωση. Δεύτερο, ο εκδότης διαβίβασε το παραστατικό αλλά τα στοιχεία του διαφέρουν από αυτά που έχει ο λήπτης στο ίδιο το τιμολόγιο. Τρίτο, υπάρχει διαβίβαση στο myDATA, αλλά ο λήπτης δεν αναγνωρίζει τη συναλλαγή, θεωρεί ότι αφορά λάθος ΑΦΜ ή βλέπει ότι η εγγραφή χρειάζεται απόρριψη ή διαφορετικό χειρισμό. Αν ο λήπτης απαντά σωστά σε αυτό το πρώτο διαχωριστικό ερώτημα, οι επόμενες κινήσεις γίνονται πολύ πιο καθαρές.

---

Όταν ο προμηθευτής δεν διαβιβάζει το τιμολόγιο

Η πιο καθαρή περίπτωση παράλειψης είναι αυτή όπου ο λήπτης έχει το τιμολόγιο, το έχει παραλάβει κανονικά, αλλά το myDATA δεν δείχνει την αντίστοιχη διαβίβαση του εκδότη. Στην πράξη, αυτό φαίνεται συνήθως με δύο τρόπους: είτε δεν εμφανίζεται καθόλου το αναμενόμενο παραστατικό στο Book B, είτε ο προμηθευτής λέει ότι «το έστειλε» αλλά δεν δίνει πειστικό MARK που να συνδέεται με το συγκεκριμένο τιμολόγιο. Σε αυτό το στάδιο, το πρώτο λάθος είναι να μείνει η υπόθεση σε προφορική εκκρεμότητα. Ο λήπτης χρειάζεται καθαρή ακολουθία ενεργειών.

Η ακολουθία αυτή είναι συνήθως η εξής:

1. Επιβεβαιώνει ότι το τιμολόγιο είναι γνήσιο και αφορά τη δική του επιχείρηση, με σωστό ΑΦΜ, αριθμό, ημερομηνία και αξίες.
2. Ζητά από τον προμηθευτή αποδεικτικό ότι πράγματι διαβίβασε το συγκεκριμένο παραστατικό και όχι κάποιο άλλο με παρόμοιο ποσό.
3. Αν ο προμηθευτής δεν δώσει πειστική απάντηση ή καθυστερεί, αξιολογεί αν πρέπει να προχωρήσει σε αυτοδήλωση παράλειψης αντί να μεταφέρει το πρόβλημα στην επόμενη περίοδο.

Εδώ απαντάται και το πρακτικό ερώτημα πώς κάνω αυτοδήλωση παράλειψης στο myDATA. Η αυτοδήλωση δεν είναι διακοσμητική κίνηση. Είναι ο τρόπος με τον οποίο ο λήπτης δείχνει ότι έχει πραγματική συναλλαγή στα χέρια του, ότι ο εκδότης δεν την έχει αποτυπώσει σωστά στην πλατφόρμα και ότι ο ίδιος δεν αφήνει την παράλειψη αθεράπευτη. Η ουσία είναι να διαβιβαστεί η περίπτωση ως παράλειψη με τα σωστά στοιχεία του παραστατικού, ανά εκδότη και ανά έγγραφο, ώστε να μείνει ίχνος της ενέργειας του λήπτη.

Σε αυτή τη ροή αποκτά νόημα και το MARK λήπτη για παράλειψη myDATA. Το MARK που δημιουργεί ο λήπτης δεν αντικαθιστά τον εκδότη ως πηγή του αρχικού παραστατικού, αλλά λειτουργεί ως τεκμηρίωση ότι ο λήπτης προχώρησε στον δικό του χειρισμό όταν ο εκδότης δεν το έκανε εγκαίρως ή σωστά. Γι' αυτό αξίζει να κρατιέται μαζί με το ίδιο το τιμολόγιο, την αλληλογραφία με τον προμηθευτή και κάθε screenshot από τη σχετική κατάσταση στο myDATA.

Αν ο προμηθευτής είναι αλλοδαπός ή η περίπτωση μπλέκει με ειδικούς κανόνες ΦΠΑ και Ε3, δεν συμφέρει να φορτώσεις εδώ όλο το ειδικό καθεστώς. Εκεί βοηθά ο ξεχωριστός οδηγός για τιμολόγια εξωτερικού στο myDATA για λήπτη, ΦΠΑ και Ε3, ώστε η παρούσα ενότητα να μείνει εστιασμένη στη βασική παράλειψη διαβίβασης του προμηθευτή.

Όταν υπάρχει απόκλιση στα στοιχεία του ίδιου παραστατικού

Η απόκλιση είναι διαφορετικό πρόβλημα από την παράλειψη, γιατί εδώ το παραστατικό υπάρχει και στις δύο πλευρές. Αυτό που δεν ταιριάζει είναι τα δεδομένα του. Μπορεί ο λήπτης να βλέπει ένα τιμολόγιο με καθαρή αξία 1.420 ευρώ και ΦΠΑ 340,80 ευρώ, ενώ η εγγραφή που έχει διαβιβαστεί στο myDATA να αποτυπώνει άλλη καθαρή αξία, άλλη ημερομηνία ή διαφορετικό χαρακτηρισμό. Μπορεί επίσης να υπάρχει σωστό MARK αλλά λάθος σύνδεση με το πραγματικό έγγραφο. Αυτό είναι το κλασικό σημείο όπου ο λήπτης αναρωτιέται: myDATA ειδοποίηση απόκλισης τι κάνω;

Η σωστή απάντηση ξεκινά από το ίδιο το τιμολόγιο. Ο λήπτης ανοίγει το έγγραφο που παρέλαβε και ελέγχει τι ακριβώς γράφει, όχι τι «θυμάται» ότι είχε σταλεί. Μετά συγκρίνει ένα προς ένα τα κρίσιμα πεδία με την εγγραφή που βλέπει στο Book B ή στην ειδοποίηση: αριθμό παραστατικού, ΑΦΜ, ημερομηνία, καθαρή αξία, ποσό ΦΠΑ, συντελεστή και λογικό χαρακτηρισμό της δαπάνης. Αν το ίδιο το έγγραφο επιβεβαιώνει ότι η εγγραφή του εκδότη είναι λανθασμένη, ο λήπτης έχει βάση για να ζητήσει διορθωτικό παραστατικό, πιστωτικό ή άλλη διορθωτική κίνηση από τον προμηθευτή.

Το κρίσιμο είναι να μη συγχέεται η πραγματική απόκλιση με απλή καθυστέρηση ενημέρωσης. Αν ο εκδότης διορθώνει άμεσα και το νέο παραστατικό λύνει την ασυμφωνία, ο λήπτης δεν χρειάζεται να φουσκώσει την υπόθεση. Αν όμως η διαφορά παραμένει και επηρεάζει το πώς αποτυπώνεται η συναλλαγή στο myDATA, ο λήπτης δεν κερδίζει τίποτα περιμένοντας αόριστα. Πρέπει να τεκμηριώσει ποιο είναι το σωστό σύνολο δεδομένων του παραστατικού και να ενεργήσει με βάση αυτό.

Εδώ βοηθά ουσιαστικά η γρήγορη εξαγωγή των κρίσιμων πεδίων από το ίδιο το παραστατικό. Ένα εργαλείο όπως το Invoice Data Extraction μπορεί να εξάγει από PDF, JPG ή PNG τον αριθμό τιμολογίου, το ΑΦΜ προμηθευτή, την ημερομηνία, την καθαρή αξία και το ποσό ΦΠΑ σε δομημένη μορφή, ώστε η σύγκριση με το myDATA να γίνεται πάνω στα πραγματικά στοιχεία του εγγράφου και όχι με χειροκίνητο διάβασμα κάθε αρχείου. Αυτό δεν λύνει μόνο του τη φορολογική απόφαση, αλλά μειώνει αισθητά το λάθος στο πρώτο βήμα: ποια δεδομένα έχει πράγματι το παραστατικό που κρατά ο λήπτης.

Πότε ο λήπτης αποδέχεται, απορρίπτει ή διορθώνει την εγγραφή Book B

Υπάρχουν περιπτώσεις όπου η δυσκολία δεν είναι αν λείπει ή αν διαφέρει το παραστατικό, αλλά αν ο λήπτης πρέπει να το αναγνωρίσει ως δική του συναλλαγή. Μπορεί να εμφανίζεται εγγραφή στο Book B με MARK και βασικά στοιχεία, αλλά να αφορά λάθος ΑΦΜ λήπτη, να είναι διπλή διαβίβαση, να μην αντιστοιχεί σε πραγματική παραλαβή αγαθού ή υπηρεσίας ή να έχει περαστεί με τρόπο που δεν επιτρέπει σωστό φορολογικό χειρισμό. Εκεί ο λήπτης χρειάζεται απόφαση, όχι απλή παρατήρηση.

Η αποδοχή έχει νόημα όταν το παραστατικό αφορά πράγματι τη συναλλαγή της επιχείρησης και τα βασικά του στοιχεία στέκουν επιχειρησιακά. Αν η συναλλαγή είναι πραγματική αλλά ο χαρακτηρισμός ή κάποιο πεδίο στη μεριά του λήπτη χρειάζεται διόρθωση, τότε μιλάμε για διορθωτικό χειρισμό και όχι για απόρριψη. Η απόρριψη πρέπει να μένει για περιπτώσεις όπου ο λήπτης δεν αναγνωρίζει τη συναλλαγή ή έχει σαφή ένδειξη ότι το παραστατικό δεν τον αφορά σωστά.

Στην πράξη, το ερώτημα πότε ο λήπτης απορρίπτει παραστατικό στο myDATA απαντιέται με τρία φίλτρα:

1. Ταυτοποίηση: αφορά πράγματι το δικό μου ΑΦΜ και την επιχείρησή μου;
2. Ουσία συναλλαγής: υπάρχει πραγματική παραλαβή αγαθού ή υπηρεσίας που να αντιστοιχεί στο παραστατικό;
3. Λογιστικός χειρισμός: μπορώ να το αποτυπώσω σωστά ή χρειάζεται πρώτα διόρθωση ή χαρακτηρισμός;

Αυτό το τρίτο φίλτρο είναι σημαντικό γιατί πολλοί λήπτες απορρίπτουν βιαστικά εγγραφές που στην πραγματικότητα χρειάζονται σωστό χειρισμό στη δική τους μεριά. Αν, για παράδειγμα, το παραστατικό είναι δικό τους αλλά έχει λάθος ή ελλιπή αποτύπωση στη δαπάνη, η λύση δεν είναι πάντα η απόρριψη. Συχνά είναι ορθός έλεγχος και σωστός χαρακτηρισμός.

Γι' αυτό η παρούσα ροή συνδέεται άμεσα με τον αναλυτικό οδηγό για χαρακτηρισμό λήπτη στο myDATA Book B. Εκεί αναπτύσσεται το πώς ολοκληρώνεται σωστά η καταχώριση στη μεριά του λήπτη. Εδώ αρκεί να κρατήσεις το κεντρικό decision point: πριν αποδεχθείς ή απορρίψεις, βεβαιώσου ότι ξέρεις αν το πρόβλημα είναι λάθος παραστατικό, λάθος αντισυμβαλλόμενος ή σωστό παραστατικό με λάθος φορολογικό χειρισμό.

---

Η συμφωνία Book B με τα εισερχόμενα τιμολόγια πρέπει να γίνει ρουτίνα

Οι περισσότερες αποκλίσεις και παραλείψεις δεν ξεκινούν ως «δύσκολες» υποθέσεις. Γίνονται δύσκολες επειδή ο έλεγχος γίνεται αργά και σπασμωδικά. Η σωστή άμυνα του λήπτη είναι να κάνει τη συμφωνία Book B με εισερχόμενα τιμολόγια σταθερή ρουτίνα, όχι άσκηση πανικού όταν εμφανιστεί ειδοποίηση. Αυτό σημαίνει ότι η ομάδα δεν περιμένει το τέλος περιόδου για να δει αν ταιριάζουν οι εγγραφές της με τα πραγματικά παραστατικά που έχει παραλάβει.

Μια πρακτική ρουτίνα δουλεύει συνήθως σε τρία επίπεδα:

1. Εβδομαδιαίος έλεγχος: τραβάς τα νεότερα δεδομένα Book B και τα συγκρίνεις με τα τιμολόγια που έχουν μπει στην ουρά παραλαβής του AP.
2. Έλεγχος εκκρεμοτήτων: ξεχωρίζεις τιμολόγια που έχεις στα χέρια σου αλλά δεν εμφανίζονται στο myDATA, και εγγραφές myDATA που δεν συνδέονται με πραγματική παραλαβή ή σωστό αρχείο τιμολογίου.
3. Προ της υποβολής ή του κλεισίματος περιόδου: κλείνεις όσα ζητήματα χρειάζονται επικοινωνία με προμηθευτή, αυτοδήλωση ή τεκμηριωμένη απόρριψη, αντί να τα μεταφέρεις άκριτα στον επόμενο μήνα.

Το κρίσιμο εδώ είναι να μη συγκρίνεται μόνο το συνολικό ποσό. Χρειάζεται ταυτόχρονος έλεγχος σε MARK, ΑΦΜ, αριθμό παραστατικού, ημερομηνία, καθαρή αξία, ΦΠΑ και χαρακτηρισμό. Αν η ομάδα κοιτά μόνο αν «το σύνολο μοιάζει σωστό», αφήνει ανοιχτό πεδίο για λάθος σύνδεση παραστατικού, λάθος προμηθευτή ή λάθος χειρισμό που θα εμφανιστεί αργότερα ως απόκλιση.

Η ρουτίνα αυτή γίνεται πολύ πιο αξιόπιστη όταν η ομάδα δεν βασίζεται σε ανάγνωση PDF με το μάτι, αλλά σε συστηματική εξαγωγή των ίδιων πεδίων από κάθε εισερχόμενο τιμολόγιο. Εκεί μπορεί να βοηθήσει ένα λογισμικό εξαγωγής δεδομένων τιμολογίων, ώστε ο αριθμός παραστατικού, το ΑΦΜ, η ημερομηνία, η καθαρή αξία και ο ΦΠΑ να βγαίνουν σε δομημένο αρχείο και να συγκρίνονται γρήγορα με το Book B. Το κέρδος δεν είναι «αυτοματοποίηση» ως σύνθημα. Είναι ότι η ομάδα μπορεί να στήσει σταθερή λίστα εξαιρέσεων αντί να ψάχνει κάθε μήνα από την αρχή τι λείπει και τι διαφέρει.

Για κάθε εκκρεμές ζήτημα αξίζει να υπάρχει και μικρός φάκελος τεκμηρίωσης: αντίγραφο παραστατικού, screenshot από τη σχετική εγγραφή ή απουσία της στο myDATA, επικοινωνία με τον προμηθευτή και σημείωση για την τελική ενέργεια του λήπτη. Έτσι η συμφωνία Book B δεν είναι μόνο έλεγχος συμφωνίας. Γίνεται επαναλαμβανόμενο λειτουργικό αρχείο αποφάσεων.

Τι κρατάς στο αρχείο όταν ο προμηθευτής διαφωνεί ή καθυστερεί

Το δυσκολότερο σημείο δεν είναι πάντα ο ίδιος ο χειρισμός στο myDATA. Συχνά είναι η φάση όπου ο προμηθευτής επιμένει ότι «το έστειλε σωστά», δεν απαντά εγκαίρως ή μεταθέτει τη διόρθωση για αργότερα. Εκεί ο λήπτης χρειάζεται φάκελο υπόθεσης που να δείχνει τι είχε στα χέρια του, τι έλεγξε και ποια απόφαση πήρε. Χωρίς αυτόν τον φάκελο, ακόμη και σωστός χειρισμός χάνει μεγάλο μέρος της αξίας του.

Ο βασικός φάκελος πρέπει να περιλαμβάνει το ίδιο το τιμολόγιο, κάθε απόδειξη αποστολής ή παραλαβής, τα email ή τα αιτήματα υποστήριξης της επικοινωνίας με τον προμηθευτή, screenshot από το Book B ή από τη σχετική κατάσταση στο myDATA, καθώς και εσωτερική σημείωση που να εξηγεί γιατί η ομάδα κατέληξε σε αποδοχή, απόρριψη, αίτημα διόρθωσης ή αυτοδήλωση. Αν υπάρχει MARK που επικαλείται ο προμηθευτής, πρέπει να κρατιέται μαζί με το συγκεκριμένο παραστατικό και όχι σαν απομονωμένος αριθμός χωρίς συμφραζόμενα.

Αυτό έχει αξία γιατί σε πολλές περιπτώσεις ο λήπτης δεν μπορεί να περιμένει επ' αόριστον τη συνεργασία του εκδότη. Ο επιχειρησιακός στόχος είναι να κλείσει η δική του έκθεση, όχι να λυθεί πλήρως κάθε εμπορική διαφωνία πριν γίνει οποιαδήποτε κίνηση. Αν το παραστατικό είναι πραγματικό αλλά η διαβίβαση του εκδότη παραμένει προβληματική, ο λήπτης χρειάζεται τεκμηρίωση που να δείχνει ότι εντόπισε το θέμα, επικοινώνησε, επανέλεγξε και προχώρησε στον κατάλληλο χειρισμό.

Χρήσιμη κλιμάκωση υπάρχει όταν το ζήτημα ξεφεύγει από τον καθημερινό έλεγχο του AP. Αν η υπόθεση επηρεάζει σημαντικά ποσά, αγγίζει σύνθετο χειρισμό ΦΠΑ, επαναλαμβάνεται συστηματικά με τον ίδιο προμηθευτή ή δημιουργεί αμφιβολία για το αν η συναλλαγή είναι πραγματική, τότε πρέπει να εμπλακεί υπεύθυνος λογιστηρίου, φοροτεχνικός ή, όπου χρειάζεται, νομικός σύμβουλος. Το ίδιο ισχύει όταν τα ίδια μοτίβα επιστρέφουν ξανά και ξανά από τον ίδιο αντισυμβαλλόμενο. Εκεί το θέμα παύει να είναι μεμονωμένη απόκλιση και γίνεται δείκτης ότι η διαδικασία του προμηθευτή παράγει συνεχή τριβή συμμόρφωσης.

Όσο πιο σταθερά κρατιέται αυτό το ίχνος συμμόρφωσης, τόσο πιο διαχειρίσιμες γίνονται οι υποθέσεις. Ο λήπτης δεν βασίζεται στη μνήμη κανενός, αλλά σε φάκελο με παραστατικό, επικοινωνία, απόφαση και ίχνος ενεργειών.