Validar ATCUD e QR Code em Faturas Recebidas

Para validar ATCUD e QR Code em faturas recebidas, confirme primeiro se a fatura tem ATCUD no formato esperado, se o QR Code fiscal é legível e se os campos descodificados coincidem com o PDF. Depois verifique o número de certificação do programa, a coerência da série com a comunicação à AT e a presença da fatura no e-Fatura. Só então classifique a fatura como OK, A verificar ou Rejeitada antes de a lançar, deduzir IVA ou arquivar.

Este controlo é diferente de saber emitir faturas com ATCUD e QR Code. O emitente preocupa-se com a configuração do programa de faturação, a comunicação de séries e a impressão correta do documento. O contabilista que recebe faturas de fornecedores precisa de outra coisa: uma forma de apanhar documentos incompletos, incoerentes ou mal emitidos antes de entrarem na contabilidade do cliente.

Num lote mensal, a inspeção visual costuma apanhar apenas o óbvio: a fatura tem ou não tem um ATCUD visível. Isso não basta. Um QR Code pode estar impresso mas ilegível; pode descodificar, mas trazer um NIF de adquirente errado; pode ter totais ou IVA diferentes dos que aparecem no PDF; pode indicar um certificado de programa que merece confirmação. Cada uma dessas situações muda a decisão sobre lançamento, arquivo e dedução de IVA.

A postura de trabalho deve ser defensiva, não alarmista. Uma fatura recebida com ATCUD ausente, QR ilegível ou campos fiscais inconsistentes não deve seguir automaticamente para dedução. Deve ficar em revisão, com pedido de correção ou reemissão ao fornecedor quando aplicável, e com evidência guardada no processo do cliente. O objetivo não é transformar cada fatura numa consulta jurídica; é impedir que uma falha documental passe despercebida até uma inspeção ou até ao fecho da declaração periódica.

O mapa de validação que deve sair do lote de faturas

O controlo funciona melhor quando termina numa linha por fatura, não numa nota solta no PDF. Para cada documento recebido, o mapa deve permitir perceber rapidamente o que foi validado, o que falhou e qual é a próxima ação.

Uma estrutura prática para validação ATCUD no arquivo de faturas em contabilidade organizada inclui estas colunas:

• Fornecedor
• NIF emitente
• NIF adquirente
• Número da fatura
• Data
• ATCUD
• QR legível?
• QR campos batem com PDF?
• Certificado AT
• Série/e-Fatura
• IVA dedutível?
• Estado
• Ação
• Ficheiro e página de origem

O campo Estado deve concentrar a decisão. OK significa que os elementos documentais essenciais batem certo e que a fatura pode seguir para lançamento, arquivo aceite e preparação fiscal. A verificar significa que existe uma divergência ou evidência em falta que ainda pode ser resolvida, como uma fatura que não aparece no e-Fatura por atraso de comunicação ou um QR Code que precisa de segunda leitura. Rejeitada deve ficar reservado para documentos cuja falha impede o tratamento normal até existir correção, reemissão ou decisão técnica documentada.

Este mapa evita dois problemas comuns nos gabinetes. O primeiro é repetir a análise sempre que alguém pega no mesmo PDF. O segundo é deixar as exceções misturadas com as faturas aprovadas. Uma coluna de ficheiro e página de origem é especialmente útil quando o cliente envia um único PDF com várias faturas, notas de crédito e anexos, porque permite voltar ao documento certo sem procurar manualmente.

As faturas com flags não devem entrar no mesmo arquivo aceite das faturas sem problemas. Devem ficar numa quarentena documental, com a ação pendente registada: contactar fornecedor, pedir reemissão, aguardar e-Fatura, rever certificado ou escalar para o responsável técnico.

Camada 1: presença, formato e série do ATCUD

O ATCUD deve aparecer junto da identificação do documento, normalmente perto do número da fatura. A sua função é ligar a fatura a uma série documental previamente comunicada à Autoridade Tributária e ao número sequencial emitido dentro dessa série.

Na validação prática, procure uma estrutura com código da série, hífen e número sequencial. O ponto não é memorizar um comprimento único para todos os fornecedores, mas confirmar que existe uma parte de série comunicada e uma parte de numeração do documento. Quando o texto está cortado, sem hífen, sem número sequencial ou colocado de forma ambígua, a fatura deve ficar sinalizada.

As flags mais relevantes nesta camada são:

• ATCUD ausente numa fatura emitida desde 2023 quando a obrigação é aplicável.
• ATCUD visível mas truncado, ilegível ou mal formado.
• Número sequencial incoerente com o número da fatura.
• Código de série que não bate com as séries conhecidas do fornecedor.
• ATCUD impresso no PDF mas ausente ou diferente no campo H do QR Code.

A pergunta crítica para o contabilista é o que fazer com uma fatura sem ATCUD quando existe dedução de IVA em causa. A resposta operacional deve ser conservadora: colocar a fatura em revisão, contactar o fornecedor, pedir documento corrigido ou reemissão quando aplicável e guardar evidência do pedido. Se o documento não cumpre os requisitos formais necessários para sustentar a dedução, não deve ser tratado como uma fatura normal apenas porque os valores estão corretos.

O mesmo raciocínio aplica-se ao ATCUD inválido numa fatura de fornecedor. A equipa não precisa resolver a questão fiscal dentro da folha de controlo; precisa impedir que o documento siga sem marcação. O mapa deve mostrar a falha, a ação tomada e a data do contacto ao fornecedor, para que o lançamento e a dedução dependam de uma evidência documental aceitável.

Camada 2: ler o QR Code fiscal e comparar campos com o PDF

Validar o QR Code fiscal de uma fatura não é confirmar que existe um quadrado no canto do documento. O QR tem de estar inteiro, legível e descodificar sem erro. Um código cortado pela margem, desfocado por digitalização ou ilegível numa fotografia deve ser tratado como uma falha documental, mesmo que o restante PDF pareça correto.

A própria Autoridade Tributária enquadra o QR Code como elemento obrigatório nos documentos emitidos por programas certificados: a FAQ da Autoridade Tributária sobre Código QR em documentos fiscalmente relevantes indica que o Código QR deve constar nas faturas e outros documentos fiscalmente relevantes emitidos por programas certificados pela AT, e que esses programas não podem permitir ao utilizador escolher documentos, séries ou tipos de documentos onde o ATCUD ou o Código QR não sejam incluídos.

Depois de descodificar, o controlo do adquirente deve concentrar-se nos campos que provam que o QR pertence àquela fatura e àquele cliente. Os campos mais úteis são:

• A: NIF do emitente, que deve bater com o fornecedor impresso.
• B: NIF do adquirente, que deve bater com o NIF do cliente.
• F: data do documento.
• G: identificação única do documento.
• H: ATCUD.
• I1 a I8: detalhe fiscal por espaço fiscal e taxa.
• N: total de impostos.
• O: total do documento.
• P: retenção na fonte, quando exista.
• Q: Hash.
• R: número de certificação do programa.

A comparação essencial é QR contra PDF. O NIF do fornecedor, NIF do adquirente, data, número da fatura, ATCUD, base tributável, IVA e total devem contar a mesma história nos dois lados. Se o PDF mostra um total e o campo O codifica outro, ou se o NIF do adquirente no campo B não é o NIF do cliente, a fatura não deve seguir como válida sem revisão.

Nem toda a diferença visual é uma divergência fiscal. Um layout que mostra o total numa posição diferente, uma designação comercial abreviada ou uma morada com quebra de linha não são, por si só, o problema. As diferenças que interessam são as que alteram a identificação fiscal, a data, a série/documento, o ATCUD, os impostos, a retenção ou o total.

Camada 3: certificado do programa, série comunicada e e-Fatura

O campo R do QR Code fiscal identifica o número de certificação do programa de faturação quando o documento foi emitido por software certificado. Esse número deve ser coerente com a lista pública de programas certificados da AT e com o tipo de documento recebido. Se o campo está ausente, inválido ou aponta para um certificado suspenso, a fatura merece revisão antes de seguir para tratamento normal.

Há casos em que o fornecedor invoca estar fora do regime de certificação, por exemplo por dimensão ou enquadramento específico. Mesmo nesses casos, o controlo não deve desaparecer. A equipa deve registar a justificação, perceber se ela faz sentido para aquele fornecedor e confirmar que o documento não está a ser tratado como se viesse de um programa certificado quando os campos técnicos não o sustentam.

A série também precisa de coerência temporal. O código de série usado no ATCUD deve corresponder a uma série comunicada à AT antes da data da fatura. Se a data do documento é anterior à validade da série, ou se a série não aparece como comunicada, a fatura deve ficar marcada para esclarecimento com o fornecedor.

O e-Fatura acrescenta outra camada de evidência. A fatura recebida deve acabar por aparecer associada ao NIF do adquirente, embora possam existir atrasos de comunicação. Um atraso de poucos dias não tem o mesmo peso que uma ausência persistente depois de ultrapassada a janela normal de processamento. No mapa, esta diferença deve aparecer como estado A verificar, não como rejeição automática no primeiro dia.

Quando o cliente ou fornecedor disponibiliza ficheiros SAF-T, há uma segunda fonte para confirmar metadados técnicos. A identificação do documento, o Hash, o estado do documento e informação sobre o software podem ser confrontados com o PDF e o QR. Para transformar esse XML em colunas de controlo, o processo de extrair campos do SAF-T PT Faturação para Excel ajuda a cruzar a fatura recebida com os campos técnicos que não são fáceis de rever manualmente.

Como decidir entre OK, a verificar e rejeitada

Uma fatura deve ficar OK quando o ATCUD existe e é coerente, o QR Code é legível, os campos descodificados batem com o PDF, o certificado do programa não levanta alerta, a série faz sentido e não há divergência relevante no e-Fatura. Esta decisão não diz que a despesa é fiscalmente aceite em todos os aspetos; diz que a base documental da fatura passou o controlo de receção.

O estado A verificar é o mais importante para a gestão do lote. Deve ser usado quando há uma falha que pode ser resolvida ou explicada: QR ilegível por má digitalização, fatura ainda não visível no e-Fatura, certificado que precisa de confirmação, ATCUD truncado no PDF, ou diferença que pode resultar de nota de crédito, autofaturação, isenção ou retenção. Estas faturas devem ficar num lote de exceções, com responsável, data de contacto ao fornecedor e prazo de resposta.

O estado Rejeitada deve ser usado quando o documento não sustenta o tratamento pretendido. Uma fatura sem ATCUD quando a obrigação é aplicável, com NIF de adquirente errado, com totais fiscais diferentes entre QR e PDF, ou com emissão por programa sem certificação válida não deve alimentar a dedução de IVA nem entrar no arquivo aceite sem correção, reemissão ou decisão técnica documentada.

Esta disciplina evita que o problema seja descoberto tarde demais. Depois de uma fatura passar o controlo, ela pode entrar no trabalho de preparar a declaração periódica de IVA a partir de faturas recebidas com menor risco de retrabalho. Se o mapa de IVA já foi montado com documentos que afinal estavam incompletos, a correção consome mais tempo e é mais difícil de explicar.

Alguns fluxos merecem atenção acrescida. Em construção civil, por exemplo, o tratamento de IVA em subcontratação junta validação documental, menções obrigatórias e enquadramento fiscal. Quando a equipa precisa de processar faturas de subcontratados com autoliquidação de IVA, uma falha no ATCUD, no QR ou na identificação fiscal não é apenas um detalhe visual; pode afetar a confiança no documento que suporta o lançamento.

Fazer este controlo em volume sem reler todos os PDFs

O custo real deste controlo é o volume. Ver uma fatura isolada é simples; rever 300 PDFs de 25 fornecedores, em clientes diferentes, antes do fecho mensal já é outro trabalho. É por isso que muitos processos manuais param na pergunta mais rápida, se o ATCUD está visível, e deixam por comparar o conteúdo do QR Code com os valores impressos.

O controlo fica mais fiável quando nasce no mesmo ficheiro usado para o lançamento. Em vez de abrir cada PDF para copiar dados, a equipa pode pedir uma extração com as colunas necessárias: fornecedor, NIF emitente, NIF adquirente, número da fatura, data, ATCUD, total sem IVA, IVA por taxa, total do documento, retenção, campo R, Hash, ficheiro, página e colunas de revisão. O objetivo é que o Excel mostre os dados que permitem isolar as exceções, deixando a decisão final ao contabilista.

O mesmo raciocínio aplica-se quando o cruzamento parte do ERP do cliente. Se a contabilidade já corre em Primavera BSS, é útil passar relatórios PDF do Primavera para Excel — extrato de conta de fornecedor, balancete ou razão — para confrontar o que ficou lançado com o lote de faturas recebidas e perceber rapidamente que documentos sinalizados ainda não chegaram à contabilidade.

Invoice Data Extraction encaixa nesse ponto do processo: permite carregar PDFs ou imagens de faturas, escrever um prompt em linguagem natural sobre os campos e regras pretendidos, e receber uma saída estruturada em Excel, CSV ou JSON. Para quem quer extrair dados de faturas para Excel, o mesmo pedido pode incluir ATCUD, NIFs, totais, campo R, Hash, ficheiro, página e colunas de revisão para alimentar o mapa de controlo.

Um prompt de trabalho pode ser direto: extrair uma linha por fatura, devolver os NIFs do emitente e adquirente, ATCUD, data, número, bases de IVA, IVA por taxa, total, retenção quando exista, campo R, ficheiro e página de origem; depois acrescentar colunas de revisão como ATCUD a confirmar, QR/campos a confirmar, Campo R extraído, Diferenças a rever e Decisão do contabilista. A plataforma também permite guardar prompts para reutilização, o que ajuda o gabinete a aplicar o mesmo controlo por cliente ou por período.

Esta abordagem não substitui o julgamento do contabilista. Reduz o trabalho repetitivo que impede esse julgamento de acontecer. Em vez de reler todos os documentos, a equipa revê as faturas sinalizadas, confirma os casos ambíguos, contacta fornecedores quando necessário e mantém uma evidência estruturada do controlo efetuado.