Conciliar el Modelo 347 desde los libros de facturas

A finales de febrero se repite siempre la misma escena en cualquier asesoría: un año entero de facturas anotadas en los libros, un contable mirando la pantalla, y el cruce automático de la AEAT esperando al otro lado. Conciliar el Modelo 347 desde los libros de facturas no es exactamente presentarlo. Es construir, antes de presentar, la tabla por NIF que va a cuadrar con la que declara la contraparte. Esa es la diferencia entre un cierre limpio en marzo y un par de meses respondiendo requerimientos.

La mecánica de fondo cabe en una frase. Se agregan todas las operaciones realizadas con cada NIF durante el año natural a partir de los libros de facturas recibidas y emitidas, y se declara la relación con cada contraparte cuyo importe acumulado supera 3.005,06 € (IVA incluido). La regla tiene un segundo filtro que conviene tener fijado desde el principio: el 347 es residual. Recoge únicamente lo que no se informa ya en otras declaraciones específicas, como el Modelo 349 para operaciones intracomunitarias, el 190 para retenciones de IRPF o el 180 para retenciones de arrendamientos. Lo que ya viaja por allí no se duplica aquí, aunque pase el umbral.

El calendario del ejercicio 2025 ordena el resto del trabajo y conviene tenerlo claro antes de abrir los libros. Según las instrucciones oficiales de plazo del Modelo 347 de la AEAT, el modelo se presenta durante el mes de febrero de cada año en relación con las operaciones realizadas durante el año natural anterior. La ventana se abre el 1 de febrero de 2026; al caer el 28 de febrero en sábado, el plazo se prorroga al siguiente día hábil, de modo que la fecha límite efectiva es el lunes 2 de marzo de 2026.

A partir de aquí, el artículo sigue el orden del trabajo real: cómo se aplica el umbral, qué operaciones quedan fuera porque ya van en otra declaración, la secuencia concreta del libro a la tabla agregada por NIF, por qué los trimestres bailan aunque el total anual cuadre, cómo se contrastan las cifras con clientes y proveedores antes de presentar, y qué hacer cuando la AEAT detecta después un cruce que no encaja.

El umbral de 3.005,06 € (IVA incluido), por NIF y por año natural

El umbral del Modelo 347 son 3.005,06 € IVA incluido, por contraparte (NIF), en el año natural completo. La precisión "IVA incluido" es la primera fuente de error, sobre todo porque quien viene de cuadrar el Modelo 303 piensa por defecto en base imponible. En el 347 no: se compara el importe total con IVA acumulado con un tercero a lo largo del año contra los 3.005,06 €, y por encima de esa cifra la operación entra en la declaración.

La unidad de agregación es el NIF, no la denominación comercial. Cuando una empresa cambia de razón social pero conserva el mismo NIF, todas sus operaciones del año siguen acumulándose en un único tercero. Y al revés, cuando dos sociedades del mismo grupo comparten nombre comercial pero tienen NIF distintos, son terceros separados a efectos del 347. Quien lleva libros con un campo "denominación" pero sin clave única de NIF acaba consolidando mal y declarando lo que no debe. Antes del cierre conviene además comprobar masivamente la vigencia de los NIF de proveedores en la sede de la AEAT, para descartar identificadores erróneos o dados de baja que romperían el cruce de la contraparte.

Las facturas recibidas (compras a un proveedor) y las facturas emitidas (ventas a un cliente) se computan por separado, en lados distintos del modelo, aunque el cálculo del umbral se evalúe por NIF en cada lado. Una misma contraparte puede aparecer simultáneamente como proveedor y como cliente: si los dos flujos cruzan los 3.005,06 € en el año, el tercero figura en ambos lados con sus dos importes anuales. No se compensan entre sí.

Entran en el cómputo, en términos generales, las entregas de bienes y prestaciones de servicios sujetas, exentas o no sujetas que no estén ya canalizadas por otra declaración informativa específica. La lista negativa de exclusiones (intracomunitarias al 349, retenciones a 190 o 180, importaciones por DUA, sujetos en SII, y un par de bloques más) merece su propio inventario y va en la sección siguiente. Aquí el principio: lo que va en otra informativa, no va en el 347.

Dos casos rompen la lectura ingenua del año natural y conviene tenerlos identificados desde el principio. Los anticipos —cobros a cuenta y pagos anticipados— se imputan al periodo en que efectivamente se producen, no al de la entrega o servicio posterior. Las facturas rectificativas modifican el importe del periodo al que corresponde la operación rectificada, no del periodo en que se emite la rectificación. Un anticipo de diciembre con factura final en enero deja apunte en el ejercicio del cobro; una rectificativa emitida en abril sobre una factura del primer trimestre cambia las cifras del primer trimestre, no del segundo.

Operaciones que no entran en el 347 porque ya van en otra declaración

El principio residual organiza la lista. Cualquier operación cuya información ya viaja por una declaración informativa específica queda fuera del 347; incluirla provoca el doble cómputo que la AEAT cruzará y que casi con certeza generará un requerimiento. La lista a tener delante mientras se filtran los libros es la siguiente.

Adquisiciones y entregas intracomunitarias de bienes. Van al Modelo 349 preparado desde facturas intracomunitarias y por tanto no entran en el 347. La misma exclusión cubre las prestaciones de servicios intracomunitarias bajo regla general del artículo 69.Uno de la Ley del IVA, que también se informan a través del 349. En la práctica, antes de pasar al cálculo del umbral conviene asentar adquisiciones intracomunitarias declaradas en el Modelo 349 con el régimen y los códigos de IVA que las identifican como tales, para que el filtro inverso sobre el libro las saque limpiamente.

Operaciones sometidas a retención de IRPF. Las facturas de profesionales sometidas a retención del 15 % (o del 7 % en el primer año de actividad) se canalizan por los modelos 111 y 190; los arrendamientos de inmuebles urbanos sujetos a retención por los modelos 115 y 180. La AEAT ya cruza estas operaciones a través de las informativas de retenciones, así que no se duplican en el 347. Es una exclusión que requiere atención porque los emisores y receptores se reparten en lados distintos y el tratamiento contable habitual hace fácil colar alguno de estos apuntes en el agregado anual; lo limpio es marcar las facturas con retención al registrar retenciones de IRPF en facturas profesionales y declararlas en el Modelo 111 y dejar la marca propagada hasta el cuadre del 347.

Importaciones y exportaciones. Se controlan vía aduana mediante el DUA y no se incluyen en el 347. Quien tenga una contabilidad mixta con compras intracomunitarias e importaciones extracomunitarias necesita distinguirlas porque las primeras viajan por el 349 y las segundas por el DUA, pero el resultado es el mismo: ninguna entra en el 347.

Operaciones realizadas por sujetos pasivos acogidos al SII. El envío en cuasi-tiempo-real de los registros al Suministro Inmediato de Información sustituye a la declaración informativa anual. Los sujetos pasivos en SII (grandes empresas, grupos de IVA, inscritos en el REDEME) no presentan 347.

Operaciones a título gratuito no sujetas. Quedan fuera por no ser operaciones onerosas a efectos de IVA. El filtro pertinente sobre el libro evita arrastrar regalos comerciales y entregas promocionales al sumatorio anual.

Operaciones fuera del territorio español de aplicación del IVA. Los servicios prestados o las entregas realizadas fuera del TAI no se repercuten bajo nuestra norma y, por tanto, no entran en el 347. Es un caso menor en volumen pero recurrente en sectores con clientela internacional.

El criterio operativo que une la lista es el filtro inverso sobre el libro antes de agregar por NIF. Quien primero suma y luego intenta restar las operaciones excluidas acumula errores; el orden correcto es marcar cada apunte con su declaración de destino —347, 349, 190, 180, DUA, SII, fuera de TAI— y agregar solo lo que conserva el destino 347.

Del libro al NIF: la secuencia concreta de agregación

La secuencia operativa que la mayoría del SERP resume en dos frases —"se agregan las operaciones por contraparte"— se descompone en cinco pasos. Construir la tabla con limpieza en este punto es lo que reduce el resto del ejercicio (presentación, conciliación con contrapartes, eventuales requerimientos) a un trámite.

Paso 1: extraer el par (NIF, importe total con IVA) por factura. Para cada apunte de los libros recibidas y emitidas se necesitan, como mínimo, cuatro campos: NIF de la contraparte, denominación social, fecha de operación, importe total con IVA. La fecha de anotación en libro conviene conservarla porque ayuda a detectar imputaciones desplazadas, pero no es la que decide trimestre. El importe se trabaja con IVA incluido —no con base imponible— porque el umbral del modelo se aplica con IVA. Quien ya lleva el libro registro de facturas recibidas con los campos que exige la AEAT tiene este paso medio resuelto, porque los campos obligatorios del libro registro se solapan en gran medida con los que pide el cruce del 347.

Paso 2: marcar y apartar lo que va en otra declaración. Antes de agregar, cada apunte se etiqueta con su destino informativo: 347, 349, 190, 180, DUA, SII o fuera del TAI. Las facturas con retención de IRPF, las intracomunitarias, las exportaciones y los apuntes en SII se sacan del flujo del 347. El filtro va antes de la suma, no después. Sumar todo y luego intentar restar las exclusiones produce errores acumulativos difíciles de rastrear cuando la AEAT pregunta de dónde sale una cifra.

Paso 3: agrupar por NIF, recibidas y emitidas en lados separados. El resultado es una tabla por lado, con NIF, denominación, importe acumulado anual e importe acumulado por trimestre. La separación entre recibidas y emitidas no es opcional: aunque un mismo NIF aparezca en ambos lados, los flujos no se compensan ni se suman entre sí; el modelo los declara por separado, en lados distintos, y cada uno cruza el umbral por su cuenta.

Paso 4: filtrar por el umbral de 3.005,06 € (IVA incluido). Sobre la tabla agrupada se conserva únicamente a los terceros cuyo importe acumulado anual supera la cifra. Los que se quedan justo por debajo no entran en el modelo, aunque conviene anotarlos: son los primeros candidatos a revisión si aparece más adelante una factura olvidada o una rectificativa que los empuje por encima.

Paso 5: desglosar por trimestre natural. Para cada tercero que cruza, las cifras se reportan por trimestre en función del momento de devengo. El trimestre lo determina la fecha de la operación, no la de emisión de la factura ni la de pago. La lógica de imputación temporal merece una sección propia (la siguiente) porque genera la mayor parte de las discrepancias entre el importe que declara una parte y el que declara la otra, incluso cuando el total anual coincide.

El cuello de botella real del workflow está en el paso 1. En una asesoría con varias decenas de clientes y miles de facturas anuales en formato PDF, escaneadas o nativas, extraer manualmente el par (NIF, importe total) factura a factura es lo que come las semanas de febrero. El resto del flujo (etiquetado, agrupación, filtro por umbral, desglose por trimestre) es trabajo de hoja de cálculo o de ERP que se ejecuta en una mañana una vez la tabla base existe. Por eso tiene sentido automatizar la extracción de NIF e importe de cada factura sobre el lote del año y reservar el tiempo del contable para el etiquetado de exclusiones, la conciliación con contrapartes y la respuesta a requerimientos, que son los pasos donde aporta criterio.

En la práctica esto se traduce en un flujo sencillo: se sube el lote de facturas (recibidas o emitidas) al extractor, se escribe un prompt que liste exactamente los campos que el 347 necesita —"NIF emisor, denominación, fecha de operación, importe total con IVA"— y se descarga un Excel ya estructurado, listo para pivotar por NIF y aplicar los pasos 2 a 5. La misma tabla, una vez construida, sirve para más de un trámite: con los mismos campos por factura recibida se puede preparar el Modelo 303 desde las mismas facturas recibidas sin volver a tocar los libros. El esfuerzo de construir la tabla intermedia se amortiza en cada cruce posterior con la AEAT durante el ejercicio siguiente.

Imputación temporal: por qué el total anual cuadra y los trimestres no

El patrón se repite todos los ejercicios. Una factura emitida por el proveedor el 28 de marzo y anotada en el libro del cliente el 5 de abril. El proveedor la imputa al primer trimestre, el cliente al segundo. El total anual entre ambos cuadra al céntimo, pero los trimestres no, y el cruce automático de la AEAT marca la discrepancia. Quien presenta el modelo sin haber identificado este tipo de desfase recibe el requerimiento al ejercicio siguiente sin entender muy bien por qué.

La regla general que resuelve el caso es directa: la imputación al trimestre se hace por la fecha de la operación, es decir, por el devengo. No por la fecha de emisión de la factura, no por la fecha de anotación en el libro. Si proveedor y cliente toman como fecha de operación la misma fecha (la de la entrega del bien o la prestación del servicio), el desfase desaparece. Los problemas nacen cuando uno toma la fecha de la entrega real y el otro la fecha que figura en el documento, especialmente alrededor del cierre de trimestre.

Hay tres excepciones que conviene reconocer porque rompen la lectura simple del devengo:

• Anticipos. Los cobros a cuenta y los pagos anticipados se imputan al trimestre en que efectivamente se producen, con independencia de cuándo se ejecute la operación principal y de cuándo se emita la factura final. Un cobro anticipado de diciembre y una entrega en febrero generan dos apuntes en trimestres distintos.
• Arrendamientos con periodo de devengo. Las rentas de alquiler se imputan al periodo al que corresponden por contrato, que normalmente coincide con el mes facturado. La factura emitida el 1 de abril por el alquiler de marzo se imputa al primer trimestre.
• Facturas rectificativas. La rectificativa modifica el importe del trimestre al que corresponde la operación rectificada, no del trimestre en que se emite la rectificación. Una rectificativa emitida en abril sobre una factura del mes de febrero recoloca cifras del primer trimestre, no del segundo.

Sobre el cruce 347/190 conviene tener identificada la consulta vinculante V2202-17 de la Dirección General de Tributos. La consulta confirma que las facturas sometidas a retención de IRPF se informan exclusivamente en el 190 y no se incluyen en el 347, con independencia del trimestre al que se imputen. El principio que aplica es el residual del modelo: cuando una operación se canaliza por una declaración informativa específica, no se duplica en el 347. Es el tipo de referencia citable que conviene tener a mano al responder un requerimiento, porque acota el debate al cruce correcto y elimina discusiones sobre desfases trimestrales que ni siquiera deberían estar en juego.

La implicación práctica para el cuadre es importante y se confunde a menudo: cuando una contraparte y nosotros declaramos importes anuales iguales pero trimestres distintos, lo que toca es revisar quién está aplicando bien el criterio de devengo y quién está colando la fecha de factura como sustituto. No se mueven los trimestres propios para "cuadrar" con la contraparte si nuestra imputación es la correcta. El modelo se presenta con la imputación correcta y, si llega requerimiento, se justifica con la fecha de operación documentada en la factura y, si procede, con la fecha de la entrega o del servicio. Modificar trimestres para evitar un cruce inmediato suele crear un problema mayor en el ejercicio siguiente.

Conciliación con contrapartes antes de presentar

El cruce automático de la AEAT compara, NIF a NIF y trimestre a trimestre, lo que cada parte declara. Cuando los importes no encajan, la consecuencia más habitual es un requerimiento de información al ejercicio siguiente. Resolver la discrepancia antes de presentar es siempre más barato que defenderla después: una llamada o un correo en febrero ahorra una notificación electrónica en marzo o abril y, en algunos casos, una comprobación posterior.

La conciliación previa no se hace contraparte a contraparte. Sería inviable en cualquier asesoría con cartera media. Lo que se hace es priorizar. Cuatro criterios funcionan en la práctica:

• Los terceros con mayor importe acumulado. El coste de un requerimiento crece con el importe declarado, así que vale la pena empezar por arriba.
• Los que rondan el umbral por arriba o por abajo. Aquí un anticipo, una rectificativa olvidada o una factura mal imputada decide si el tercero entra o no en el modelo. Son los apuntes con más capacidad de equivocar el cruce final.
• Los grandes clientes y proveedores recurrentes. El cuadre habitual con ellos reduce fricción operativa el resto del año, no solo en febrero.
• Los terceros con apuntes de imputación dudosa. Entregas a final de trimestre, anticipos, arrendamientos, rectificativas. Donde el devengo no es trivial, la probabilidad de que las dos partes lo estén imputando distinto es alta.

Lo que se intercambia entre asesorías es lo que en muchos despachos se llama "estadillo 347": una tabla con NIF, denominación social, importe acumulado anual e importe por trimestre, correspondiente a la otra parte. No se intercambia el listado completo de facturas; se intercambia la cifra agregada que va a aparecer en el modelo de cada uno. La idea es comprobar si el agregado coincide, no rehacer la contabilidad de la contraparte.

Cuando los números no cuadran conviene distinguir tres casos, porque la respuesta en cada uno es distinta:

1. Total anual distinto. Casi siempre es una factura que un lado tiene y el otro no: una factura perdida, un apunte sin contabilizar, una rectificativa que solo se procesó en uno de los dos lados. El trabajo aquí es identificar la factura concreta —cruzando listados parciales si hace falta— y decidir quién corrige antes de presentar. Quien tenga el documento original respaldando su cifra mantiene; el otro lado regulariza.
2. Total anual igual, trimestres distintos. Es el patrón de imputación temporal de la sección anterior. La regla aquí es no mover los trimestres propios si el criterio de devengo está bien aplicado. Lo que toca es documentar el desfase (fecha de operación, fecha de factura, fecha de anotación) para tener la justificación lista si la AEAT pregunta. Cada parte presenta con su imputación correcta.
3. Discrepancia en denominación o NIF. Suele aparecer cuando la contraparte cambió de denominación social a mitad de año o cuando un autónomo persona física pasó a operar como sociedad limitada (NIF nuevo). El criterio operativo es claro: cada operación se imputa al NIF vigente en la fecha de la operación. Un cambio de NIF a mitad de año significa que un único cliente o proveedor se desdobla en dos terceros distintos, cada uno con su umbral evaluado por separado.

El principio rector que ordena la conciliación es importante y se olvida cuando la presión del plazo aprieta: cada parte declara la realidad de sus propios libros, no la cifra que quiere ver la contraparte. Si los libros propios reflejan la imputación correcta y la documentación lo respalda, no hay nada que ajustar. El desajuste, llegado el caso, se gestiona en respuesta al requerimiento con las facturas y las fechas en la mano. Cuadrar contra el libro de otro firmando lo que no se sostiene en el propio crea problemas de fondo que aparecen meses o años después.

Después del 2 de marzo: requerimientos de la AEAT y cómo responderlos

Cuando el cruce automático detecta una discrepancia, la AEAT emite habitualmente un requerimiento de información, no una liquidación. La distinción importa: un requerimiento pide datos para esclarecer un cruce; una liquidación regulariza una deuda. La inmensa mayoría de los desajustes del 347 se cierran en el primer trámite si la respuesta llega con la documentación adecuada.

La notificación llega por la sede electrónica de la AEAT cuando el sujeto está incluido en el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias, por la dirección electrónica habilitada (DEH) si aplica esa vía, o por notificación postal en sujetos no incluidos en el sistema electrónico. La fecha relevante para el cómputo de plazos es la de notificación, no la de emisión. En notificación electrónica, si transcurren 10 días naturales sin acceso, la notificación se entiende rechazada y se da por practicada de oficio, así que la revisión periódica del buzón no es opcional.

El plazo para responder es de 10 días hábiles desde la notificación. La ampliación del plazo se puede solicitar en los términos del artículo 91 del Reglamento General de las actuaciones y los procedimientos de gestión e inspección tributaria. La solicitud debe presentarse antes de que finalice el plazo original y, en la práctica, la AEAT concede ampliaciones razonables cuando la documentación pedida es voluminosa, pero no cuando se solicita en los últimos días sin justificación.

Lo que pide el requerimiento, en la mayor parte de los casos, es el detalle de las facturas que componen el importe declarado para un NIF concreto en el trimestre en discrepancia. Operativamente, eso significa entregar el listado de apuntes del libro registro filtrado por ese NIF y trimestre, con número de factura, fecha de operación, fecha de anotación, importe total con IVA y, si procede, código identificativo del documento. Quien construyó la tabla intermedia del paso 4 con limpieza tiene este listado a un filtro y una exportación de distancia.

La respuesta se presenta a través de la sede electrónica adjuntando la documentación solicitada y, cuando hace falta, una explicación escrita breve de la causa del desajuste. Las dos situaciones más comunes se tratan así:

• Desajuste por imputación temporal. Basta con explicarlo y aportar la factura mostrando la fecha de operación que justifica el trimestre declarado. Es la situación más frecuente y normalmente cierra el requerimiento sin más trámite.
• Factura ausente o importe erróneo en el dato declarado. Se aporta la factura y, si el dato declarado fue efectivamente erróneo, se presenta declaración complementaria modificando el importe del NIF y trimestre afectados.

Cuando la respuesta no resuelve la discrepancia, o cuando aparecen indicios de errores sistemáticos en otros NIF, la AEAT puede iniciar un procedimiento de comprobación limitada al amparo de los artículos 136 a 140 de la Ley General Tributaria. Esto ya no es un requerimiento puntual: es una actuación con plazo de seis meses, capacidad de pedir documentación contable adicional y posibilidad de regularizar otros conceptos conexos detectados durante la comprobación. Llegar a este punto suele indicar que la conciliación previa no se hizo o se hizo mal, y la conversación pasa de "explicar un desajuste concreto" a "justificar la trazabilidad de los libros completos".

El coste de responder un requerimiento es proporcional a la limpieza con la que se construyó el paso 4. Si la tabla intermedia del workflow conserva el detalle (NIF, importe, trimestre, factura origen, fecha de operación), exportar el listado pedido por la AEAT lleva minutos. Si solo existe el agregado final que se presentó, reconstruir el detalle desde los libros en febrero del año siguiente lleva días, y la presión del plazo de 10 días hábiles no deja margen para volver a hacer el trabajo desde cero.