Дневник на покупките от фактури в Excel за ЗДДС

Всяко регистрирано по ЗДДС лице води два отчетни регистъра — дневник за покупките и дневник за продажбите — и ги подава пред НАП заедно със справка-декларацията. Това става в срока до 14-то число за подаване на справка-декларацията и отчетните регистри включително на месеца, следващ данъчния период. За всяка разходна фактура в дневника на покупките се вписват едни и същи полета: контрагент и неговият ЕИК и идентификационен номер по ДДС, вид и номер на документа, дата, данъчна основа и размер на ДДС, обща стойност. При право на пълен данъчен кредит данъчната основа и ДДС попадат съответно в колони 14 и 15. Разходна фактура не е длъжна да влезе в месеца на издаването си — данъчният кредит може да се упражни до 12-ия данъчен период след него.

Точно тези полета са причината ръчното попълване да отнема толкова време. В края на всеки период пред счетоводителя стои купчина получени PDF фактури от десетки доставчици, всяка с различно оформление, а от всяка трябва да излязат същите осем-девет стойности — по един ред на фактура. Преписването на тези данни на ръка е работата, която изяжда часове преди 14-то число.

Тази статия проследява работния процес от получена PDF фактура до готов ред в дневника на покупките, организиран около структурата, която ЗДДС реално изисква. Целта е ясна: да превърнете дневник на покупките от фактури в Excel от ръчно преписване в извличане на точните полета, които после се вписват в регистъра и влизат в справката-декларация. Започваме от това какво изисква самият дневник, минаваме през кои полета да извадите от всяка разходна фактура и с каква инструкция, и завършваме с границите — какво остава ваша счетоводна преценка, а не работа на инструмент.

Структурата на дневника за покупки: колони и кодове за вид документ

Записът на една разходна фактура в дневника на покупките не е просто „номер и сума". Всеки ред носи фиксиран набор реквизити: данъчния период, вида на документа, номера и датата на документа, контрагента с неговия ЕИК и идентификационен номер по ДДС, вида на сделката, данъчната основа, размера на ДДС и общата стойност. Това са полетата, които всъщност определят как фактурата участва в справката-декларация.

Разполагането на сумите по колони следва правото на данъчен кредит. При право на пълен данъчен кредит данъчната основа отива в колона 14, а начисленият ДДС — в колона 15. Когато правото е частично или липсва, основата и данъкът се посочват в отделни колони, предвидени за тези случаи. Тоест една и съща сума от една и съща фактура попада на различно място в дневника в зависимост от това какъв кредит поражда — затова извличането на голата сума не е достатъчно само по себе си.

Видът на документа също е отделно, кодирано поле, а не свободен текст. Номенклатурата на ППЗДДС задава кодовете: 01 за фактура, 03 за кредитно известие, кодове 11, 12 и 13 за касовите документи, отделен код за протокол по чл. 117 при самоначисляване. Този код казва на регистъра как да третира реда, независимо от това какво пише в самата бланка на доставчика.

Тук е и разликата с обикновения експорт на фактури. Един списък с издадени или получени фактури дава номера, дати и суми — но не носи нито кодирания вид на документа, нито разпределението на сумата по колона според правото на кредит. Дневникът изисква именно тази структура. Затова „данни за дневника на покупките" и „списък с фактури" не са едно и също нещо, и затова целта при извличането е таблица, която вече е подредена в логиката на регистъра, а не суров изброй на документи.

Кои полета да извлечете от всяка разходна фактура

Структурата на дневника определя списъка с полета за извличане. От всяка получена фактура излизат: доставчик (контрагентът), неговите ЕИК и идентификационен номер по ДДС, вид на документа, номер на документа, дата, данъчна основа, ставка на ДДС, размер на ДДС и обща стойност. Принципът, който държи таблицата чиста, е един ред = една фактура. Когато всяка фактура заема точно един ред с тези колони, резултатът се сверява и импортира директно в логиката на регистъра.

Не всяка разходна фактура обаче поражда пълен данъчен кредит. Доставчик, който не е регистриран по ДДС, издава документ без начислен данък; има и получени фактури, по които право на кредит изобщо не възниква. Тези случаи се обозначават с отделна колона или код още при извличането, така че сумата да попадне в правилната част на дневника, а не сред редовете с пълен кредит. Важното разграничение е практическо: извличането събира и подрежда данните такива, каквито са на фактурата — кой доставчик, какъв данък, каква основа. Дали по конкретния документ възниква право на данъчен кредит остава счетоводна преценка, която правите след това, върху вече структурираната таблица.

Ако досега сте попълвали дневника, като отваряте всяка фактура и преписвате полетата ръчно, основата на по-бързия подход е превръщането на самите PDF файлове в таблица. Общата механика на това — как купчина фактури в различен формат става структуриран Excel — е разгледана отделно в наръчника за извличане на данни от фактури в Excel; тук надграждаме над нея със спецификата, която дневникът по ЗДДС изисква: точните полета, кодът за вида на документа и обозначаването на изключенията.

Конкретен prompt за извличане в структурата на дневника

Целият работен процес се свежда до една инструкция към инструмента и качените файлове. Вместо да настройвате шаблони или да минавате през съветници, описвате на естествен език какво да се извлече и как да изглежда таблицата — prompt-ът е цялата конфигурация. Който вече е писал в ChatGPT или подобен инструмент, веднага разпознава модела: едно поле за текст, една зона за качване на файловете.

Конкретен prompt за дневника на покупките може да изглежда така — изброявате полетата, които да излязат като колони, по един ред на фактура:

• доставчик (наименование на контрагента)
• ЕИК на доставчика
• идентификационен номер по ДДС на доставчика
• вид на документа
• номер на документа
• дата на документа
• данъчна основа
• ставка ДДС (ако няма начислен ДДС, въведи 0)
• размер на ДДС (ако няма, въведи 0)
• обща стойност

Накрая добавяте и инструкция за класификация: да се създаде колона „вид_документ", в която всеки ред се кодира по номенклатурата на ППЗДДС според съдържанието на фактурата — 01 за фактура, 03 за кредитно известие, съответния код за касов документ.

Тук работят две способности, които си струва да се разпишат. Първо, всяко именувано поле става заглавие на колона в изхода — а ако предпочитате собствено име, го задавате направо в инструкцията, например колоната за доставчика да се казва Supplier_Name. Второ, класификационната колона: вместо вие да отваряте всяка фактура и да решавате какъв документ е, инструментът добавя колоната „вид_документ" и я попълва с кода от номенклатурата въз основа на самото съдържание на реда. Така кодираният вид на документа, който дневникът изисква като отделно поле, излиза автоматично, а не се преписва на ръка.

Това е същината на работата с разходни фактури в дневника по ЗДДС без ръчно въвеждане: точните колони на регистъра се получават от една инструкция, приложена върху цялата купчина. Ако обработвате дневници месец след месец, същият инструмент за извличане на данни от фактури в Excel позволява да запазите готовия prompt и да го прилагате наготово всеки период — една и съща инструкция дава една и съща структура, което е точно консистентността, от която повтарящата се месечна задача се нуждае.

Чуждоезични фактури от доставчици в ЕС в една таблица

Купчината рядко е само на български. Фирма с доставки от ЕС получава фактури на немски, английски, понякога други езици, наред с местните — често именно те стоят зад вътреобщностните придобивания, които после изискват и отделно внимание в декларирането. За дневника на покупките това поставя един и същ въпрос за всеки документ независимо от езика му: кой е доставчикът, какъв е идентификационният му номер по ДДС, каква е основата и какъв данъкът.

Prompt-управляваното извличане чете източника на езика, на който е, и връща таблица на български с едни и същи колони. Немска фактура и българска фактура попадат на съседни редове в един и същ изход, с едни и същи заглавия на колони — езикът на оригинала не разделя резултата на отделни таблици. Това е практическата разлика, която локалните инструменти рядко позиционират конкретно за дневниците: смесена по език купчина дава един консолидиран регистър, а не отделна обработка за всеки език.

Зад тази възможност стои поддръжката на множество писмености и езици — латиница и кирилица сред тях — които се разпознават от източника и се консолидират в стандартизиран изход. На практика означава, че не разделяте партидата по език преди обработката: качвате всичко наведнъж и получавате една таблица в структурата на дневника, готова за сверка.

Изход в Excel, CSV или JSON и сверка с оригинала

Изходът е структуриран файл в подредбата на дневника — Excel, CSV или JSON, по избор. Excel е удобен за директна проверка и ръчна корекция, CSV — за импорт в счетоводна програма, JSON — когато данните хранят друга система. И в трите случая таблицата не е обвързана с конкретен софтуер: тя е ваша и влиза там, където ви трябва, без да ви заключва в нечия екосистема.

При справка-декларация и евентуална ревизия сверката е толкова важна, колкото и самото извличане. Затова всеки ред носи препратка към изходния файл и страницата, от която е дошъл. Когато при проверка някоя сума изглежда съмнителна, отивате директно на оригиналната фактура, вместо да я търсите из папки — съпоставката на записа с източника отнема секунди и при вътрешен контрол, и при ревизия от НАП.

Мащабът покрива реалната месечна работа. Голяма смесена партида — до 6000 файла в една задача — се обработва наведнъж, така че фактурите от много доставчици за целия период минават с една инструкция, вместо на части. За счетоводна къща, която обслужва клиент с подобен профил на разходните фактури, тук е удобно да приложите и вече описания подход за обработка на разходни фактури за туроператор в Excel, където същата логика се прилага към специфична разходна структура.

Ценовият модел следва обема, а не календара. Първите 50 страници месечно са безплатни, а над този праг плащате при ползване — без абонамент и без месечна такса, която тече и когато не обработвате нищо. За къща с различни клиенти и различни обеми това означава, че разходът съответства на реално обработените страници през съответния период.

---

Времево правило и сложни случаи при разходните фактури

Закъсняла или пропусната разходна фактура не е загубена за месеца, в който е издадена. Получената фактура може да се включи в дневника за покупките и данъчният кредит да се упражни до 12-ия данъчен период след периода на издаване — на практика близо година по-късно, стига да е в рамките на този прозорец. Приходните фактури нямат такъв прозорец: издадените документи влизат в дневника за продажбите за месеца на издаване.

Няколко случая изискват повече от просто пренасяне на суми и затова заслужават отделно внимание при попълването:

• Смесени ставки 20% и 9%. Когато една фактура съдържа едновременно стандартна и намалена ставка, основата и данъкът се разделят по ставка, а не се сливат в един ред с обща сума.
• Протокол по чл. 117. При самоначисляване и обратно начисляване документът, който влиза в дневника, е протокол с отделен код за вид документ, а не фактурата на доставчика — типично при вътреобщностни придобивания и определени услуги.
• Кредитни и дебитни известия. Известието коригира вече отразена фактура; вписва се със собствения си код (03 за кредитно известие) и съответния знак на сумата, за да намали или увеличи отчетеното.
• Вътреобщностни придобивания. Доставка от регистрирано лице в друга държава членка води до самоначисляване и обикновено до последваща VIES декларация — отделно задължение, което придружава отразяването в дневника.

Общото между тези случаи е, че видът на документа и разпределението на сумите, а не само номерът и общата стойност, определят как редът участва в дневника. Затова кодираният вид на документа и разделените по ставка суми, които извличането вади още в таблицата, спестяват най-много преработка точно при тези по-сложни фактури.

---

Какво инструментът прави и какво остава ваша преценка

Ясната граница на това какво автоматизирате е по-надеждна основа от обещанието за пълна автоматизация. Инструментът за извличане прави едно нещо: превръща получените фактури — на всякакъв формат и език — в структуриран Excel, CSV или JSON файл в подредбата на дневника, с попълнени полета и кодиран вид на документа. Това поема частта, която изяжда часовете: четенето на всяка фактура и пренасянето на полетата в таблица.

Това, което остава извън него, е също толкова важно да се каже изрично. Извличането не определя дали по конкретна фактура възниква право на данъчен кредит — това е счетоводна преценка върху вече структурираните данни. Не проверява ЕИК или идентификационен номер по ДДС в регистър, включително не прави VIES проверка за вътреобщностните случаи. И не подава справка-декларацията пред НАП — подаването остава ваше действие в съответната система. Инструментът ви носи до структурираната таблица; стъпките, които изискват данъчно решение или официално деклариране, са ваши.

Точно тази очертана роля е разликата от посланията за „95% точност" и „автоматично в НАП", които размиват къде свършва софтуерът и започва отговорността на счетоводителя. Когато знаете, че получавате чисти, сверими данни в структурата на дневника, а право на кредит, регистрова валидация и подаване остават под ваш контрол, инструментът върши работата, в която е силен — структурирането на данните от купчината фактури — без да ви кара да се доверявате на автоматика там, където проверката от човек остава задължителна.