香港餐廳採購對帳與採購記錄表指南

香港餐廳採購對帳，核心不是看一張發票總額對不對，而是把採購單或訂貨記錄、送貨單或收貨記錄、發票和月結單放進同一張表，逐行核對供應商、日期、品項、訂購數量、收貨數量、發票數量和單價。這樣做的價值很直接：短送、錯價、替代貨和月結差額會在付款前先浮出來，不用等到供應商追數、月底關帳，才回頭翻整堆文件。

一張真正有用的採購對帳表，處理的是文件之間是否互相說得通。訂貨時叫了甚麼，收貨時實際到了多少，發票寫了多少，月結單最後把哪些項目算進應付餘額，這幾步如果沒有放進同一個控制表，餐廳很容易只見到「今次要付多少」，卻看不到問題原本在哪一行開始。

它也不是完整庫存系統。庫存系統處理的是現有存量、出品消耗、盤點和食譜成本；採購對帳處理的，是供應商文件能否被整理成可信的採購數據，讓營運、簿記和付款審批都用同一套基礎。對很多香港餐廳來說，這一層先做好，比一開始追求全面系統化更實際，因為最常見的失誤本來就出在文件散、叫法亂、數量與單價對不起來。

採購記錄表最少要有的欄位與命名方式

餐廳採購記錄表未必有法定指定格式，但如果欄位設計得太薄，後面根本無法對帳。最低限度，表內要分開記錄供應商、訂貨日期、送貨日期、發票日期、月結期、品項描述、供應商貨號、訂購數量、收貨數量、發票數量、單位、單價、行總額、差異標記、替代貨備註和加價備註。把這些欄位拆開寫，比把所有資訊塞進一個「備註」欄更重要，因為短送、錯價和重複計價通常不是在總額才看得出，而是卡在其中一個欄位對不上。

品項描述尤其要先定一套寫法。香港餐廳常見情況是同一個供應商月初寫中文品名，月中改英文簡寫，月底月結單又用另一套貨號。如果表內沒有「標準品項名稱」或對照備註，之後想比較單價、追短送或看某個食材是否連續加價，會像在對三個不同貨品。實務上可以保留兩個層次：一個是原始描述，方便回查單據；另一個是內部統一名稱，方便橫向比較。

欄位設計也應貼近收貨現場，而不是只貼近會計落帳。香港食物安全中心指出，業務中在本地獲取食物後，須於72小時內記錄獲取日期、賣方名稱及聯絡詳情、總數量和食物描述，詳見食安中心有關食物進出紀錄的規定。這不代表你的採購表本身就是法例指定格式，但它提醒了一件很現實的事：關鍵資料應在收貨後盡快補齊，而不是等月尾靠記憶還原。若想先整理本地文件保存與來貨紀錄脈絡，可一併參考香港餐廳供應商文件與來貨紀錄要求。

同一個原則也適用於單位欄。斤、公斤、箱、包、件，如果只留下數字不留下單位，之後看見「20」並不知道是 20 公斤菜心，還是 20 箱汽水。餐廳採購記錄表真正有用，不是因為它長得整齊，而是因為任何一行都能回答三個問題：買的是甚麼、實際收到多少、最後供應商按甚麼價格收費。

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按文件流做對帳：由訂貨、收貨、發票到付款前核實

最穩陣的做法，是按文件出現次序把資料逐步落進表內，而不是等所有文件齊了才一次過輸入。訂貨時先留下採購單或訂貨記錄，至少有供應商、日期、品項、訂購數量和議定單位。收貨時再補送貨單或收貨記錄，把實收數量、替代貨、損壞或短送情況先記下來。到發票到手，才核對單價、計價單位和行總額。月結單則放在最後，用來確認已核實的發票和折讓文件是否都反映在應付餘額內。

這個次序的重點，是讓每份文件只做它應做的事。採購單回答「原本叫了甚麼」；送貨單和收貨記錄回答「實際來了甚麼」；發票回答「供應商按甚麼計價」；月結單回答「最後帳上還有甚麼未清」。如果一開始就跳去對發票總額，很多問題其實會被蓋住，因為總額即使接近，行內仍可能同時存在短送、單位轉換或替代貨未註明。

文件散落時，更要先定一個共同參照編號。對某些餐廳，最好用供應商名稱加送貨日期；對另一些餐廳，發票編號或送貨單編號更穩陣。重點不是格式漂不漂亮，而是同一宗採購從訂貨到付款前核實，都能在表內追得回同一條線。只要參照編號一致，月尾見到月結單多出一張發票，或某張發票對不上收貨數量，就能很快追返源頭在哪一步出錯。

哪些情況一定要逐行核對，而不是只看發票總額

不是每張單都要花同樣時間深挖，但有幾類餐廳採購情況，如果不做逐行核對，錯誤通常會一路帶到付款和管理報表。最典型的是鮮貨、海鮮、肉類這類按重量或實際來貨計價的項目。訂貨時叫的是預估數量，收貨時到的是實際重量，發票又可能按另一個計價單位出。這種情況只看總額，很容易以為金額差不多就算了，實際上其中一行已經短送或錯價。

另一類高風險情況，是分批送貨、替代貨和同月多張發票。餐廳今天收了一半，明天補另一半；原本叫 A 品項，實際來的是規格不同的替代貨；或同一供應商一星期來三次貨，月底才出一張合併月結。這些都要求表內保留逐行差異，而不是只寫一句「已處理」。短送應標明欠貨數量和是否待補；替代貨應標明原訂品項與實收品項；重複行或缺少折讓或更正文件，則要清楚分開「供應商已答應更正」和「仍未收到文件」。

餐廳供應商加價記錄也不應只存在於 WhatsApp 對話或採購員記憶內。最少應把供應商、品項、舊價、新價、生效日期和是否已確認寫入表內，因為很多月中成本飄升，不是來自單一大錯，而是幾次小幅加價加起來。當表內已經有這些欄位，讀者要做的不是把每一張單都變成繁複審計，而是把真正高風險的行先標紅，讓短送對帳、加價記錄和待補折讓文件都留在可追蹤的位置。

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月中先看價格與短送，月尾再對月結單

同一張採購表，月中和月尾其實回答兩個不同問題。月中要看的是變化有沒有開始失控，例如同一供應商兩星期內連續加價、同一品項反覆短送、替代貨變得頻密，或者某張折讓單一直只聞樓梯響。這一層不是等關帳，而是盡早發現問題是否正在重複發生，讓餐廳可以及時追供應商、調整訂貨量，或至少在下一輪採購前知道成本已經變了。

到月尾，焦點就由「趨勢」轉為「餘額是否可信」。這時採購表應把已收貨、已收票、待收折讓文件、待核價、已對月結單等狀態分開，然後拿供應商月結單去對照。真正要問的不是月結單總額看上去合不合理，而是哪些發票已核實、哪些折讓仍未入帳、哪些差異只是時間差，哪些差異其實仍未解決。要把這一步再拆得更細，可延伸看香港餐廳供應商月結單逐項核對做法。

把月中和月尾分開，還有一個好處：不用每次見到新發票就重新做整個月結流程。月中先維持例外清單與價格紀錄，月尾再用已整理好的資料對月結餘額，工作量會比月底一次過追所有單據低得多，也較容易知道某個差異究竟是本月新增，還是上月留下來未清。

對帳完成後，才做科目編碼、付款審批與報表分類

採購對帳表的工作，不是替代會計分類，而是先確保要分類的資料可信。只有當數量、單位、單價、替代貨和折讓文件狀態都釐清後，這些行才適合進一步做開支科目、部門、分店或成本中心分類。否則，後面的科目編碼再整齊，也只是把未解決的爭議正式寫進帳。

這就是為甚麼流程次序不能倒轉。若某張發票仍未確認是否短送、某個鮮貨行項目仍未確認是否按正確重量計價，或某張折讓文件只是口頭答應未收到文件，付款審批便不應把它當成已完成項目。採購對帳先處理的是「供應商文件說得通嗎」，之後才輪到「這筆應記去哪個科目、哪個部門、哪個管理報表欄位」。

當讀者要把已核實行項目接去下游工作時，可再參考餐廳供應商發票科目編碼方法。那一步處理的是分類與入帳邏輯；本文處理的，則是分類前要先把採購數據做成可信基礎。兩者銜接得好，AP、管理報表和月尾付款審批才不會各自拿着不同版本的數字。

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當供應商文件中英夾雜又分散時，怎樣把流程做成可重複

香港餐廳最常見的失敗點，通常不是不知道要對帳，而是文件根本未進入同一條工作線。早上市場單是照片，海鮮供應商發票是 PDF，月結單由電郵寄來，送貨單又可能夾在紙本文件裡；同一個品項今天寫中文，明天寫英文簡稱，下星期改用貨號。若沒有固定輸入結構，團隊每次都要重新判斷哪一欄放甚麼資料，最後變成每個人各有一張表，但沒有一張表可持續追。

要把流程做成可重複，先把所有供應商文件壓進同一套欄位邏輯：供應商、文件日期、文件類型、標準品項名稱、原始描述、數量、單位、單價、來源檔案參照和例外備註。這樣做的目的不是追求格式統一，而是讓同一宗採購可以跨文件回查。當文件量一多，很多團隊實際需要的，不是另一套大型採購平台，而是一個把供應商發票與送貨文件轉成結構化資料的工具，先把零散資料整理成可排序、可篩選、可比對的列資料，再做採購對帳。

如果已經在用 Invoice Data Extraction，較自然的定位是把發票、供應商月結單和其他財務文件先轉成 Excel、CSV 或 JSON，再按提示詞固定輸出欄位，並保留 source file 與 page reference 方便回查。它幫助的是文件擷取、標準化和核實，不是取代餐廳 ERP、庫存系統或整套採購平台。對多供應商、雙語描述和月尾文件量高的餐廳來說，先把這一層做好，採購對帳才會由一次性的救火，變成每星期都可重複執行的控制流程。