Извлекување податоци од фактури во Excel

Извлекување податоци од фактури во Excel значи влезните PDF, скенирани или мешани фактури да се претворат во структурирани редови и колони. Наместо рачно препишување, од документот се вадат добавувач, број и датум на фактура, рок на плаќање, ЕДБ/ЕМБС каде што постои, основица, ДДВ, вкупен износ, валута и ставки, па податоците се проверуваат пред книжење, увоз или испраќање до сметководител.

Ова е практичен работен тек за примени документи. Ако фирмата добива фактури како прилози во е-пошта, скенови од добавувачи, PDF извози или комбинација од различни формати, Excel табелата станува работна површина за контрола: дали бројот на фактура е точен, дали периодот е правилен, дали нето износот плус ДДВ го дава вкупниот износ, дали ставките се комплетни.

Важно е да не се меша со издавање фактури или доставување е-фактури. Е-Фактура е дел од електронската размена на фактури и процесот за усогласеност; извлекувањето во Excel решава друг проблем, како од документите што веќе пристигнале да се добие проверлива табела за сметководство, ДДВ преглед, обработка на обврски кон добавувачи или увоз во друг систем.

Кои податоци треба да ги има табелата

Добрата табела почнува со одлука што треба да се извлече од фактурата. Најчесто има две нивоа: податоци за документот и податоци за ставките. Податоците за документот ја опишуваат фактурата како целина: добавувач, број на фактура, датум, рок на плаќање, ЕДБ/ЕМБС ако е наведен, валута, основица, ДДВ и вкупен износ.

Ставките се деталите што стојат во редовите на фактурата. Тука влегуваат опис на производ или услуга, количина, единечна цена, попуст ако постои, стапка на ДДВ, износ без ДДВ и износ со ДДВ. Кога е потребна анализа на трошоци или увоз со детални редови, извлекување ставки од фактура е посебен дел од задачата, не само додаток на заглавните полиња.

Ако ви треба само регистар на примени фактури, една фактура може да биде еден ред во Excel. Ако треба да се провери секоја ставка, истата фактура може да стане повеќе редови, по еден за секоја линија. Оваа разлика е важна пред да почне обработката, затоа што го менува изгледот на табелата, начинот на проверка и форматот за увоз.

Практично е колоните да се планираат според крајната употреба. За ДДВ преглед најважни се основица, стапка и износ на ДДВ. За сметководител може да бидат потребни категорија, конто или забелешка. За увоз во друг систем, редоследот и имињата на колоните често се исто важни како и самите вредности.

PDF, скен и е-Фактура не се ист проблем

PDF фактура не секогаш значи ист тип на податок. Некои PDF документи имаат текстуален слој и полињата може да се прочитаат директно. Други се скенирани слики, фотографии или документи со слаб квалитет, каде што е потребна OCR обработка на фактури за воопшто да се препознае текстот. Трет случај е структурирана е-Фактура или XML извоз, каде што податоците веќе се во машински читлив формат, но сепак може да треба мапирање во колоните што ги користи вашиот сметководител или систем.

Затоа „скенирани фактури во Excel“ и „е-Фактура“ не треба да се третираат како иста задача. Кај скенирана фактура проблемот е читање на слика и извлекување полиња. Кај чист структурен фајл проблемот е распоредување, проверка и усогласување со работниот формат. Кај мешани прилози, што е честа реалност кај добавувачи, може да има и едното и другото.

Официјалниот контекст на е-Фактура е поширок и поинаков. Според официјалните насоки на УЈП за е-Фактура, тестирањето опфаќа пристап до проектна документација, усогласување на софтверски решенија, тестирање API интерфејс преку изготвување и доставување дигитално потпишани тест е-фактури, како и увид во доставени и примени тест фактури. Тоа е релевантно за електронска размена и работен тек за усогласеност, но не го заменува прашањето што да правите кога имате PDF, скен или прилог што треба да стане проверена табела.

Ако барате поширок преглед на барања за е-фактурирање во Северна Македонија, тоа е посебна тема. За оваа задача фокусот е потесен: добивање точни, проверливи податоци од примените документи, без да се претпостави дека секој документ ќе пристигне како чист структурен запис.

Четири начини да се стигне од фактура до Excel

Рачното внесување е наједноставниот почеток кога има мал број фактури. Сметководителот или асистентот ја отвора фактурата, ги препишува полињата и ја проверува табелата. Проблемот се појавува кога обемот расте: број на фактура, датум, ДДВ износ, валута и ставки се места каде што една мала грешка подоцна создава спор со добавувач, дупликат запис или погрешен период.

Excel шаблон помага ако структурата е стабилна. Може да имате колони за добавувач, број, датум, основица, ДДВ, вкупно и категорија, со формули за проверка. Но шаблонот не го чита PDF документот наместо вас. Ако податоците прво мора рачно да се внесат од фактурата, Excel само ја организира работата, не го отстранува препишувањето.

Локален сметководствен систем, систем за фактурирање или е-Фактура систем може да биде правилниот избор за издавање фактури, книжење, усогласеност или размена на е-фактури. Но таков систем не мора да биде најбрзиот начин да се извлечат сите потребни полиња од мешани прилози од добавувачи, особено ако документите пристигнуваат како PDF, скен, слика или нестандарден извоз.

Посветен работен тек за извлекување податоци е различен слој. Со алатка за извлекување податоци од фактури како Invoice Data Extraction, корисникот поставува фактури или финансиски документи, во текстуално упатство опишува кои полиња или ставки треба да се извлечат, и го презема резултатот како Excel, CSV или JSON. Тоа не е замена за македонски сметководствен систем или УЈП процес за доставување; улогата е да го скрати патот од неуреден влезен документ до табела што може да се провери.

Кога главната болка е PDF фактура што треба да стане табела, автоматско конвертирање PDF фактури во Excel е поблиску до проблемот отколку општ софтвер за фактури. Кога главната болка е издавање, архивирање или законска размена на е-фактури, тогаш изборот на локален сметководствен или е-Фактура процес е посоодветен.

Како да го подготвите документот пред извлекување

Квалитетот на документот директно влијае на квалитетот на табелата. Кај скенирана фактура, страницата треба да биде цела, исправно ориентирана и доволно остра за да се читаат бројот на фактура, датумот, тоталите и ставките. Ако долниот дел од страницата е отсечен, ако печатот покрива износ или ако сликата е заматена, OCR обработката може да препознае дел од текстот, но табелата ќе бара повеќе рачна проверка.

Пред обработка одлучете дали ви требаат податоци на ниво на документ или на ниво на ставки. За регистар на примени фактури може да бидат доволни добавувач, број, датум, основица, ДДВ и вкупно. За анализа на трошоци, увоз по ставки или споредба со нарачки, потребни се опис, количина, единечна цена, стапка на ДДВ и износ по секој ред.

Барањето за извлекување треба да биде конкретно. Наместо „извади ги податоците“, наведете ги колоните што ги очекувате: добавувач, број на фактура, датум, рок на плаќање, валута, основица, ДДВ, вкупен износ, опис на ставка, количина, единечна цена и категорија ако ја користите. Ако некој податок не постои во документот, подобро е полето да остане празно отколку да се пополни со претпоставка.

Внимавајте и на мешани прилози. Профактура, кредитна нота, доставница, потврда за плаќање и фактура не треба слепо да завршат во ист регистар ако целта е сметководствена табела за примени фактури. Ако ги обработувате заедно, додајте колона за тип на документ или прво одвојте ги документите што не се фактури.

Проверка пред книжење, увоз или испраќање до сметководител

Автоматската обработка на фактури го намалува препишувањето, но не ја заменува финансиската проверка. Пред табелата да се користи за книжење, увоз или испраќање до сметководител, проверете ги полињата што најчесто создаваат грешки.

• Добавувач: дали името, ЕДБ/ЕМБС и другите идентификатори се прочитани од вистинското место, особено кај фактури со повеќе правни лица во заглавието или подножјето.
• Број на фактура: дали има дупликат број од истиот добавувач и дали бројот не е помешан со број на нарачка, испратница или клиентски референтен број.
• Датум и период: дали датумот на фактура и рокот на плаќање се во правилни колони, и дали фактурата припаѓа во периодот што го обработувате.
• Основица, ДДВ и вкупно: дали основицата плус ДДВ го дава вкупниот износ, и дали стапката на ДДВ одговара на ставките во документот.
• Валута: дали износите се во правилна валута, особено кај добавувачи што испраќаат фактури во евра или друга странска валута.
• Ставки: дали сите редови од фактурата се присутни, дали описите не се скратени на начин што ја губи смислата, и дали количините и единечните цени се во точни колони.
• Празни или сомнителни полиња: дали празното поле навистина значи дека податокот не постои, а не дека OCR или процесот на извлекување го пропуштил.
• Формат за увоз: дали имињата и редоследот на колоните се исти како што ги очекува сметководствениот систем или сметководителот.

Оваа проверка е особено важна кога целта е внесување фактури без рачно препишување. Целта не е човекот да исчезне од процесот, туку да ја троши проверката на важните точки, наместо на механичко препишување од документ во табела.

Кога Excel е доволен, а кога треба постабилен процес

Excel е доволен кога обемот е мал, документите се слични и проверката може брзо да се направи со очи. Ако месечно обработувате неколку примени фактури од исти добавувачи, едноставна табела со јасни колони може да биде сосема практична. Важно е структурата да биде конзистентна, за следниот месец да не почнувате од нула.

Постабилен процес е потребен кога фактурите пристигнуваат во групи, од многу добавувачи, во различни формати или со многу ставки. Скенирани документи, повеќе валути, извоз по ставки, увоз во сметководствен систем и повторливи месечни проверки се сигнали дека табелата треба да биде резултат на дефиниран работен тек, не ад хок препишување.

Практичниот критериум е едноставен: дали финансискиот тим добива проверени податоци побрзо, со помалку рачно внесување, без да изгуби контрола врз ДДВ, тоталите, периодот и контекстот на фактурата. Е-Фактура, сметководствен софтвер и Excel може да бидат делови од поширокиот процес, но извлекувањето податоци од фактури во Excel го решава конкретниот проблем на влезните документи што треба да станат употреблива табела.