Stavke veleprodajnog računa Metro u Excel za j.d.o.o.

Račun koji vlasnik kioska, drogerije ili malog kafića (j.d.o.o.) dobije nakon nabave u Metro Cash & Carryju rutinski ima četiri do deset stranica i nekoliko stotina redaka — svaki sa svojim opisom artikla, jediničnom cijenom po Profi tarifi, stopom PDV-a (25 %, 13 % ili 5 %) i iznosom. Isti oblik dokumenta dolazi i iz Atlantic Tradea, Magme, NTL-a, Tisak Plusa ili KTC-a. Postoji put da se sve te stavke veleprodajnog računa u Excel prebace ekstrakcijom iz PDF-a, sa svakim retkom u vlastitom redu i sa stopom PDV-a po retku — pa se tako spremljena tablica učitava izravno u Knjigu primljenih (ulaznih) računa u Minimaxu HR, e-računima.hr ili 4D Wandu bez ručnog prepisivanja. Od 1. siječnja 2026., kada svaki redak B2B eRačuna nosi i KPD šifru po Klasifikaciji proizvoda po djelatnostima, ista ekstrakcija šifru prosljeđuje izravno u knjigovodstveni program.

Ručno prepisivanje 700-redačnog Metro računa znači pola dana posla po dokumentu. Dva posjeta veleprodaji mjesečno — a to je obrazac koji vodi svaki kiosk, mala kvartovska trgovina, drogerija, papirnica, mali bistro, kafić, pizzerija ili ugostiteljski objekt — i vlasnik j.d.o.o.-a praktički ne radi ništa drugo. Isti račun, koji u glavi treba završiti u U-RA, troškovima prodane robe i (ako se vodi robno) u primki ili kalkulaciji, prolazi kroz iste prste tri puta. Knjigovodstveni servisi koji takve klijente vode kao mjesečni batch nose isti teret pomnožen brojem klijenata.

Ovo nije tekst za AP tim Konzuma, Spara HR ili Plodina — drugačiji opseg, drugačiji tijek, drugačiji programi. Nije ni jedan od mnogih hrvatskih predložaka za izdavanje računa u Excelu, kakvih SERP ima na pretek; te šablone rješavaju suprotan problem — kako fakturu napraviti, ne kako je primiti i razložiti. Tekst je pisan za knjigovođu, vlasnika ili knjigovodstveni servis koji s druge strane prima Metro stack i mora ga proknjižiti u programu kojim vodi malog hrvatskog poduzetnika.

Anatomija višestraničnog Metro računa

Tipičan Metro račun maloga retail ili hospitality j.d.o.o.-a u Hrvatskoj broji četiri do deset stranica i nekoliko stotina redaka. Opisi artikala nose pun trgovački tekst: brand, varijantu, pakiranje i jedinicu mjere u jednom polju. "Coca-Cola Original 0,5 l × 24 kom", "Plenty Original deterdžent 1,5 l", "Jamnica negazirana 1,5 l × 6 kom", "Lavazza Qualità Oro 1 kg" — to su tipični retci, ne iznimke. Svaki takav opis kupac u svom programu mora ili usvojiti doslovno ili kratiti, ali pri ekstrakciji se uzima onakav kakav je, jer je polazište za sve daljnje mapiranje.

Stupci koji se rutinski pojavljuju na Metro, Atlantic Trade ili Magma fakturi su uvijek istog reda i imenovanja: šifra artikla (interna dobavljačeva šifra), opis artikla, količina, jedinica mjere, jedinična cijena (po primijenjenoj Profi tarifi), iznos bez PDV-a, stopa PDV-a, iznos PDV-a, iznos s PDV-om. Zaglavlje računa nosi broj dokumenta, datum, OIB dobavljača i, kod Metroa, broj kartice kupca po kojoj se odredila Profi tarifa.

Profi cijena radi po jednostavnoj logici, ali ona obvezuje ekstrakciju. Metro ima tri količinske razine cijena za istu šifru artikla — na polici se prikazuju kao žuto-plavi indikatori s pragom količine za svaku razinu — i na samom računu se primjenjuje ona razina koju je kupac dohvatio kupljenom količinom. To znači da jedinična cijena na retku nije listna nego primijenjena; ako je kupac uzeo dvije kartonske jedinice umjesto jedne, redak nosi nižu razinu cijene. Ekstrakcija mora uhvatiti baš tu primijenjenu vrijednost, jer je to stvarni trošak po retku — listne cijene u izvještaju brutomarže ne odgovaraju onome što je platilo na blagajni.

Stope PDV-a unutar jednog Metro dokumenta gotovo su nikad ujednačene. Vlasnik malog ugostiteljskog objekta na jednoj nabavi nosi piće po 25 %, određena ulja i poljoprivredne stavke po 13 %, dječju hranu po 5 %, ponekad i knjige iz papirnice po 5 %. Stavka po stavka nosi vlastitu stopu, i to je razlog zašto je stopa PDV-a u ekstrakcijskoj shemi ravnopravan stupac s količinom i jediničnom cijenom, ne sporedan podatak — bez nje, sljedeći korak (razdvajanje osnovica po stopi za U-RA) postaje ručno razvrstavanje redak po redak.

Posebnost koju Metro često koristi je kombinirani račun-otpremnica: porezna isprava i isporučni dokument na istom papiru. Praktično to znači da, ako se vodi robno knjigovodstvo, isti dokument istovremeno hrani dva tijeka — U-RA za poreznu evidenciju, i primku ili kalkulaciju za skladišnu. Kad Atlantic Trade ili Magma dostave robu kamionom uz zasebnu otpremnicu, otpremnica ide vlastitim tijekom — strukturno sličnim, ali odvojenim od poreznog dokumenta; to je posebna disciplina izvlačenje otpremnica iz PDF-a u Excel koja se vodi paralelno s ovim računom.

Ekstrakcijska shema — koji stupci pripadaju per-stavka Excelu

Konkretan Excel koji izlazi iz Metro računa, jedan redak po stavci, nosi sljedeće stupce:

• Broj računa — ponavlja se po svakom retku.
• Datum računa — ponavlja se po svakom retku.
• Dobavljač — naziv (Metro Cash & Carry Hrvatska d.o.o., Atlantic Trade d.o.o., …), ponavlja se po svakom retku.
• OIB dobavljača — ponavlja se po svakom retku.
• Šifra artikla — dobavljačeva interna šifra, kakva je u izvoru.
• Opis artikla — puni trgovački tekst (brand + varijanta + pakiranje + jedinica).
• Količina.
• Jedinica mjere — kom, kg, l, pak, kart.
• Jedinična cijena — primijenjena po Profi tarifi.
• Iznos bez PDV-a.
• Stopa PDV-a — 25, 13, 5 ili 0.
• Iznos PDV-a.
• Iznos s PDV-om.
• Kategorija — rezerviran stupac koji popunjava kupac po vlastitim pravilima (vidi kasniji odjeljak); kod ekstrakcije ostaje prazan.
• KPD šifra — rezerviran stupac; popunjen u eRačun tijeku od 1. siječnja 2026., prazan kod PDF tijeka.
• Izvor — broj stranice u PDF-u s koje je redak izvučen.

Dva stupca u toj shemi nose najveći operativni teret. Stopa PDV-a po retku omogućuje da se osnovica i PDV za U-RA razdvoje pivotom ili SUMIFS-om umjesto ručnim razvrstavanjem — bez te stope, knjigovodstvo gubi pola dana po dokumentu. Kategorija je slobodno polje koje kupac primjenjuje pravilima po opisu (i, od 2026., po KPD prefiksu) kako bi trošak prodane robe ušao u kontni plan razložen po segmentu, ne kao jedan grumen "Metro 4.270 €".

Zaglavlje računa ponavlja se po svakom retku iz nužnosti. Uvozni obrasci hrvatskih knjigovodstvenih programa traže ili zaglavlje u zasebnoj tablici ili broj računa i OIB dobavljača na svakom retku stavke; bez tog vezivanja redak je siroče i uvoz se ne izvršava. Slično vrijedi i za stupac izvor — kad knjigovođa želi provjeriti pojedinu stavku natrag prema originalu, klikom na broj stranice prelazi izravno na taj dio PDF-a umjesto da prelistava deset stranica tražeći redak po opisu.

Eksplicitno: ekstrakcija mora vratiti primijenjenu jediničnu cijenu po Profi tarifi, ne listnu. Lista je u Metro katalogu i u sustavu marketinških cijena; račun, koji je porezni dokument i osnova za trošak prodane robe, nosi cijenu koju je kupac stvarno platio s obzirom na uzetu količinu. Ako ekstrakcija povuče listne cijene umjesto primijenjenih, kalkulacija i izvještaj brutomarže promaše stvarni trošak — što je gore nego ne raditi ekstrakciju uopće.

Način rada koji proizvodi takvu shemu — AI ekstrakcija veleprodajnih računa u Excel — je sljedeći: učitavanje PDF-a, opis u prirodnom jeziku što treba izvući, preuzimanje strukturiranog Excela. Konkretno, prompt koji za Metro fakturu radi je nešto poput "Izvuci po jednoj stavci po retku: broj računa, datum, dobavljača, OIB dobavljača, šifru artikla, opis, količinu, jedinicu mjere, jediničnu cijenu, iznos bez PDV-a, stopu PDV-a, iznos PDV-a, iznos s PDV-om. Ponovi broj računa, datum, dobavljača i OIB po svakom retku. Dodaj stupac za stranicu PDF-a kao izvor." Isti prompt radi za jedan dokument ili za tridesetak iz jednomjesečne nabave; ne treba prilagodbu kad sljedeći mjesec dođe Atlantic Trade ili Magma jer je shema ista.

To je upravo posao koji Invoice Data Extraction obavlja: pretvaranje računa u strukturirani Excel kroz jedno polje za prompt i zonu za upload, bez šablona ili wizarda koje treba postaviti unaprijed. Jednom postavljen prompt isti je za batch od 10 dokumenata i za batch od 6.000; pojedinačni PDF može imati do 5.000 stranica. Izlaz dolazi kao .xlsx, .csv ili .json, a svaki redak izlaznog Excela nosi referencu na izvornu datoteku i stranicu — to je upravo stupac izvor iz sheme. Mali trgovac koji pohrani prompt jednom i koristi ga svaki mjesec radi isti posao u nekoliko minuta umjesto u nekoliko sati; knjigovodstveni servis isti prompt primjenjuje na 10 do 50 klijenata bez ponovne konfiguracije.

Razdvajanje PDV stopa po retku (25 %, 13 %, 5 %)

Hrvatske stope PDV-a u kontekstu Metro / Atlantic Trade / Magma košare lijegaju na predvidljive segmente asortimana. 25 % standardna stopa pokriva većinu nehrane, alkoholna pića, elektroniku, hardver, kemiju, čistila i papirnicu. 13 % snižena ulazi kod određenih ugostiteljskih usluga, novina, ulaznica, jestivih ulja, određenih poljoprivrednih i prehrambenih kategorija. 5 % posebna snižena pokriva knjige, lijekove i medicinske proizvode, ortopedska pomagala i dječju hranu. 0 % se pojavljuje na oslobođenim transakcijama i na određenim posebnim kategorijama (npr. neke knjige). Jedna Metro nabava maloga ugostiteljskog objekta ili maloprodaje povlači stavke u svim trima sniženim i standardnoj stopi u istom dokumentu — nije rijetkost da se na fakturi od 200 redaka pojave sve četiri.

Mehanizam je trivijalan čim Excel ima stopu po retku. Pivot tablica s Stopa PDV-a u redovima i Iznos bez PDV-a te Iznos PDV-a u vrijednostima daje točno onaj prikaz koji U-RA traži: osnovica i pripadajući PDV po svakoj stopi. Kao formula, isti se posao rješava jednim SUMIFS-om po stopi. Bez per-retak stope, knjigovodstvo prolazi redak po redak ručno i sortira po opisu da pogodi pravu stopu — što na 700-redačnoj fakturi ubija pola dana po dokumentu i otvara prostor za pogreške koje se kasnije reklamiraju u kontroli.

Što to znači za sam unos u U-RA: hrvatska Knjiga primljenih (ulaznih) računa traži osnovicu i iznos PDV-a po stopi, ne agregat. Ekstrahirani Excel sa stopom po retku mapira se izravno na ta polja — bilo da se u program ulazi kroz Excel uvoz (sljedeći odjeljak) ili ručno upisuje agregat po stopi koji je pivot već izračunao. Razlika između jednog i drugog načina ulaska je minutama, ne satima.

Edge-slučajeva ima nekoliko, i ekstrakcija ih čuva kao zasebne retke umjesto da ih briše ili spaja. Otkupljiva ambalaža (povratna naknada za ambalažu u Metro programu) pojavljuje se kao zaseban redak s vlastitom stopom i vlastitim predznakom; knjigovodstvo je klasificira posebno jer se ne odnosi na trošak prodane robe nego na bilančnu poziciju depozita. Oslobođene transakcije s 0 % ulaze u U-RA u zasebno polje za oslobođenja, ne u 25 %-tnu osnovicu kao nula. Korekcijski retci ili stavke s otpremnice-povratnice nose negativne iznose i moraju ući u U-RA s negativnim predznakom — ekstrakcija ih ostavlja u izvornom obliku, knjigovodstvo odlučuje gdje točno idu.

Od 1. siječnja 2026., kada B2B faktura iz Metroa stigne kao validirani eRačun XML, stopa PDV-a već je strukturirano izražena po retku unutar dokumenta. Ekstrakcija je u tom slučaju validacija — provjera da nijedan redak nije ostao bez stope, da se zbroj po stopi slaže s ukupnim iznosom PDV-a u zaglavlju — i obogaćivanje (dodavanje kategorije, izvora, mapiranja u program). Mehanika sljedećeg koraka prema U-RA ostaje ista; mijenja se samo to što stopa po retku više nije izvedena iz ekstrakcije teksta nego iz strukturiranog ulaza.

Raspored stavki po kategorijama troška prodane robe

Tipičan mali retail ili hospitality j.d.o.o. razlaže ulaznu robu na osam do desetak kategorija koje prate vlastiti kontni plan i izvještaj brutomarže. Praktične grupe koje se vide u stvarnim knjigama: higijena (sapuni, papirni proizvodi, deodoransi), snack / grickalice, pića (alkoholna i bezalkoholna, kava i čaj kao sirovina za ugostiteljstvo), hrana (svježa, suha, smrznuta), papirnica / uredsko, kemija / čistila, duhanski proizvodi (uz regulatorna ograničenja prodaje), pakirno (vrećice, folije, čaše, salvete), i sitan inventar i potrošni materijal koji ne ide u prodaju (uredska oprema, sitne pomoćne stvari). Svaki vlasnik prilagodi popis svojoj djelatnosti — kafić nema duhan ako ga ne prodaje, drogerija nema piće, ali načelo razlaganja je isto.

Kategoriju ne donosi Metro. Račun ima samo opis i šifru artikla; kategorija je nešto što kupac primjenjuje na već ekstrahirane retke prema vlastitim pravilima. U praksi to izgleda ovako: stupac s ugniježđenim IFS-om po ključnim riječima iz opisa, ili XLOOKUP koji mapira šifru artikla u kategoriju iz održavane tablice. Opisi koji sadrže "deterdžent", "Cif", "Pronto", "Domestos", "Sano" ili "Arf" rutinski lijegaju u kemiju i čistila. Opisi s "kava", "espresso", "filter", "Lavazza", "Franck" ili "Julius Meinl" idu u pića / sirovine. "Papir za printer", "bilježnica", "olovka", "fascikl", "spajalice" — papirnica. Pravila se pišu jednom; sljedeći mjesec rade bez intervencije, a proširuju se tek kad se na fakturi pojavi novi artikl koji nije u dosadašnjim ključnim riječima.

XLOOKUP tablica s mapiranjem šifra artikla → kategorija je čišći put kada je asortiman stabilan, jer se šifra dobavljača, za razliku od opisa, ne mijenja kroz vrijeme. Hibridni pristup koji u praksi radi: prvi XLOOKUP po šifri, a kad šifra nije u tablici (novi artikl), IFS po ključnim riječima kao fallback, koji onda generira novi redak za ručno dodavanje u lookup tablicu sljedeći mjesec. Tako tablica raste organski s asortimanom, a ne vodi je nitko zasebno.

Praktičan razlog zašto se ovo radi: troškovi prodane robe razlažu se po kategorijama u izvještaju brutomarže i u analizi obrta zalihe. Bez kategorije po retku, vlasnik vidi samo "Metro 4.270 €" u kontu utrošene robe i ne zna ide li veći dio na piće ili na čistila — što izvještavanje brutomarže po segmentu čini nemogućim, a baš to je informacija koja vodi odluke o asortimanu, marži i odnosu prema dobavljaču. Knjigovodstveni servis koji vodi takvog klijenta isti raspored koristi za interne izvještaje koje šalje vlasniku mjesečno.

Veza na sljedeće korake: kategorija ne mijenja knjiženje u U-RA, koje ide po stopi i osnovici neovisno o tome je li redak hrana ili kemija. Ali utječe na konto utrošene robe kad knjigovodstvo raspoređuje trošak, i — ako se vodi robno knjigovodstvo — na grupu artikala u šifrarniku i u kalkulaciji. Ista kategorija koja zaokružuje brutomaržu zaokružuje i pregled zalihe po segmentu.

Od 1. siječnja 2026. raspored po kategorijama postaje robustniji uz KPD šifru. KPD je nacionalna standardizirana klasifikacija proizvoda; opis artikla nije. Kada B2B eRačun stigne s KPD-om po retku, mapiranje KPD prefiks → vlastita kategorija zamjenjuje mapiranje opis → kategorija kao primarno pravilo, jer KPD ne ovisi o tome kako dobavljač zove proizvod. Pravila po opisu ostaju kao fallback za retke iz dobavljača koji još ne izdaju eRačun ili za povijesne dokumente.

Učitavanje u Knjigu primljenih (ulaznih) računa — Minimax HR, e-računi.hr, 4D Wand

Tri programa nose najveći dio malih hrvatskih j.d.o.o.-a i knjigovodstvenih servisa koji vode mješoviti portfelj. Svi prihvaćaju Excel ili CSV uvoz u U-RA — razlikuju se samo u rasporedu stupaca i imenovanju polja, ne u načelu.

Minimax HR uvozi ulazne račune kroz funkciju ulazni-racun-uvoz. Predložak traži zaglavlje (broj računa, datum izdavanja, datum dospijeća, dobavljač, OIB dobavljača, valuta) i, za uvoz na razini stavki, redak po stavci (opis, količina, jedinica, jedinična cijena, iznos bez PDV-a, stopa PDV-a, iznos PDV-a, konto utrošene robe). Mapiranje iz ekstrakcijske sheme je gotovo jedan-na-jedan: Broj računa → Broj računa, Datum računa → Datum izdavanja, Dobavljač → Dobavljač, OIB dobavljača → OIB, Opis artikla → Opis, Količina → Količina, Jedinica mjere → Jedinica, Jedinična cijena → Jedinična cijena, Iznos bez PDV-a → Iznos, Stopa PDV-a → Stopa, Iznos PDV-a → PDV iznos. Datum dospijeća i konto utrošene robe ne dolaze iz Metro računa — datum dospijeća se izvodi iz uvjeta plaćanja (Metro tipično 0 ili 7 dana), konto kupac dodaje na razini kategorije iz prethodnog odjeljka. Paralelna uputa sifrarnik-knjizenja-upute-za-uvoz-u-minimax-excel vodi kroz uvoz knjiženja kad se trošak ulazi temeljnicom umjesto kroz ulazni račun.

e-računi.hr koristi CSV / Excel temeljnica uvoz wizard. Polja koja program zahtijeva: broj dokumenta, datum, dobavljač s OIB-om, opis stavke, količina, jedinična cijena, iznos, stopa PDV-a, iznos PDV-a, konto. Ekstrakcijska shema poklapa se u svemu osim u kontu, koji opet ulazi iz mapiranja kategorije. e-računi.hr ima i posebne uvozne profile za Knjigu primljenih u kojima se zaglavlje i retci predaju kao dvije povezane tablice, vezane brojem dokumenta — ista logika kao Minimaxov ulazni račun, samo s vlastitim imenovanjem polja.

4D Wand uvozi kroz EXP-IMP segment koji prihvaća Excel za artikle, ulazne dokumente i salda kupaca/dobavljača. Format zaglavlje + redak s OIB-om dobavljača kao identifikatorom dobavljača na svakoj stavci. 4D Wand je tradicionalno trgovinski program, pa uz ulazni dokument prirodno povezuje šifrarnik artikala — što znači da se u istom uvozu može voditi i robno (vidi sljedeći odjeljak). Mapiranje stupaca iz ekstrakcijske sheme za EXP-IMP slično je Minimaxovom; razlika je samo u redoslijedu stupaca u Excelu koji EXP-IMP očekuje.

Sve programe veže zajednički obrazac. Svaki traži (a) zaglavlje računa s OIB-om dobavljača ponavljano po svakom retku ili u zasebnoj tablici vezanoj brojem dokumenta, (b) per-stavka osnovicu i stopu PDV-a, (c) konto utrošene robe — koji ne dolazi iz Metro računa nego ga popunjava knjigovodstvo na razini kategorije. Tehnički ovisi i o tome koji konto kupac koristi za kategoriju (npr. 7100 za nabavu trgovačke robe, 7110 za sitan inventar, 7120 za potrošni materijal, ovisno o vlastitom kontnom planu); ekstrakcija ne donosi konto, donosi kategoriju, a konto je sloj knjigovodstva.

Ostali programi koji se viđaju kod malih hrvatskih poduzetnika — Saop / SAOP miniMAX (varijanta Minimaxa unutar Saopove grupe), Pantheon, Synesis (Pupilla), CPP i nekoliko nišnih trgovinskih sustava — prate isti zaglavlje + redak obrazac uz vlastite varijacije imenovanja polja i redoslijeda stupaca. KPD šifra, kad eRačun tijek krene, ulazi kao dodatni stupac na razini retka — Minimax i 4D Wand su već u 2025. proširili uvozne predloške za to polje.

Robno knjigovodstvo — kalkulacija i primka iz iste ekstrakcije

Mali j.d.o.o. koji se bavi maloprodajom u Hrvatskoj načelno mora voditi robno knjigovodstvo — skladišnu evidenciju količinski i vrijednosno po artiklu. Ugostiteljski objekti imaju djelomičnu obvezu kroz normative i robno-materijalne knjige; paušalni obrt ima manje rigidne zahtjeve, ali tko želi pratiti maržu po artiklu, vodi robno svakako. Ista ekstrakcija iz Metro računa hrani i taj tijek; mijenjaju se samo stupci koji se uzimaju iz nje.

Razlika između financijskog i robnog puta praktično izgleda ovako. Financijski put (U-RA + konta utrošene robe) iz prošlog odjeljka bilježi samo iznose — koliko je nabave po stopi PDV-a, koliko trošak po kategoriji. Robni put ulazi količinu po artiklu u zalihu i formira nabavnu cijenu, a u maloprodaji i prodajnu cijenu. Bez robnog puta ne postoji točan prikaz zalihe niti analiza obrta po artiklu.

Kalkulacija je dokument koji za svaku stavku iz veleprodajnog računa postavlja: nabavnu cijenu (iz Metro retka), ovisne nabavne troškove (prijevoz, manipulativni, eventualne carine ako je nabava iz inozemstva), nabavnu cijenu s ovisnim troškovima, maržu, prodajnu cijenu bez PDV-a, izlaznu stopu PDV-a, maloprodajnu cijenu s PDV-om. Iz ekstrakcijske sheme kalkulacija uzima: šifra artikla, opis artikla, količina, jedinica mjere, jedinična cijena (kao nabavna), iznos bez PDV-a, stopa PDV-a (kao ulazna). Marža i prodajna cijena su odluka kupca, ne nešto što račun donosi.

Primka je jednostavniji dokument — samo zaprima količinu × nabavnu cijenu u skladište bez izračuna prodajne strane. Tipično se koristi kada se prodajne cijene održavaju zasebno (drugi sustav, drugi proces) ili u veleprodaji koja ne ide na maloprodajni promet. Iz ekstrakcije primka koristi iste stupce kao kalkulacija, bez izlaznih.

Praktičan problem koji uvijek iskoči pri prvoj nabavi: artikli na Metro fakturi rijetko se jedan-na-jedan poklapaju sa šifrarnikom artikala kupca. Metro vodi vlastite šifre koje nisu kompatibilne s internim. Rješenje je mapiranje vanjska šifra (Metro) → interna šifra (vlastita) kroz lookup tablicu. Prvi mjesec znači ručno mapiranje za artikle koji se pojavljuju prvi put — što je posao od pola sata do sat vremena ovisno o asortimanu. Sljedeći mjeseci koriste već postavljeni šifarnik, novi se artikli dodaju samo kad se pojave.

Implikacija za ekstrakciju: stupac šifra artikla u Excelu ostaje izvorna vanjska Metro vrijednost — to je polazište za lookup. Kupac dodaje vlastiti stupac s internom šifrom kroz XLOOKUP u tablicu mapiranja. Kategorija iz prethodnog odjeljka često postaje grupa artikala u robnom sustavu, jer su to često iste podjele po segmentu asortimana — što znači da se ista taksonomija nosi kroz financijski izvještaj brutomarže i kroz robni izvještaj zalihe.

Ovisni nabavni troškovi su poseban slučaj. Metro je cash-and-carry — kupac sam nosi robu, nema prijevoza za podijeliti po retku. Atlantic Trade i Magma češće dostavljaju, što znači da na računu (ili na posebnoj fakturi) postoji trošak prijevoza. Trošak prijevoza ulazi u kalkulaciju, ali na razini cijelog dokumenta — ekstrakcija ga uzima iz zaglavlja kao jedinstveni iznos, a knjigovodstveni program (4D Wand, Pantheon, Synesis) ga proporcionalno raspodjeljuje po nabavnoj vrijednosti svake stavke u kalkulaciji. Ne treba ga ekstrakcijom dijeliti po retku.

eRačun od 1. siječnja 2026. — KPD šifra po retku i što se mijenja u tijeku

Od 1. siječnja 2026. svaki B2B račun između obveznika PDV-a u Hrvatskoj izdaje se kao eRačun u validiranom XML formatu (UBL profil utvrđen u sklopu Fiskalizacije 2.0), s obveznom KPD šifrom po svakom retku. Detalji regulatornog okvira, popis pristupnih točaka i mehanizam autentifikacije razrađeni su u Fiskalizacija 2.0 i pravila eRačuna u Hrvatskoj; ovdje je u središtu što ta promjena znači za ekstrakcijski tijek malog j.d.o.o.-a koji prima Metro fakturu.

Odluka o KPD 2025. objavljena u Narodnim novinama potvrđuje da je Klasifikacija proizvoda po djelatnostima Republike Hrvatske 2025. (KPD 2025.) hijerarhijska klasifikacija sa šest razina, na snazi od 1. siječnja 2025., kojom se zamjenjuje dosadašnja KPD 2015. i koja je obvezni dio strukture B2B eRačuna pod Fiskalizacijom 2.0. Praktično: svaki redak Metro, Atlantic Trade ili Magma eRačuna u 2026. nosi KPD šifru — primjer, šifra koja klasificira "Coca-Cola Original 0,5 l × 24 kom" smjestit će tu stavku u jedan ogranak klasifikacije bezalkoholnih pića, dok će "Plenty Original deterdžent 1,5 l" otići u ogranak deterdženata i sredstava za pranje. Šest razina znači da kupac ima fleksibilnost u tome koliko duboko mapira — od grube grupe na drugoj razini do specifične potkategorije na šestoj.

Što se ne mijenja u kupčevom tijeku: i dalje treba per-redak Excel sa stopom PDV-a, kategorijom, izvorom i mapiranjem u U-RA, kalkulaciju ili primku. Sav posao iz prethodnih odjeljaka stoji. Mijenja se samo izvor ulaznog podatka — iz PDF-a u validirani XML. Knjigovodstveni programi (Minimax HR, e-računi.hr, 4D Wand, Saop) već su u 2025. proširili uvozne predloške za KPD polje na razini stavke.

Praktična posljedica za 2026.: ekstrakcijski tijek presijeca dva izvora. Prvi su eRačuni iz Metro / Atlantic Trade / Magma sustava kao strukturirani XML s KPD-om već popunjenim po retku — tu je posao validacija da nijedan redak nije ostao bez KPD-a, da se zbrojevi po stopi PDV-a slažu, i obogaćivanje (dodavanje kategorije, mapiranja u internu šifru). Drugi su zaostali PDF računi od dobavljača koji još nisu u eRačun režimu (mali dobavljači koji su izvan B2B mandata, ili strane fakture izvan Fiskalizacije 2.0) i povijesni dokumenti od prije 1. siječnja 2026. — tu se KPD ostavlja prazan ili popunjava istim pravilima opis → kategorija kao do sada. Izlazni Excel je u oba slučaja iste sheme.

KPD šifra mijenja redoslijed pouzdanosti pravila kategorizacije. Do 2026. su pravila po ključnim riječima iz opisa nosila prvi sloj rasporeda (vidi odjeljak o kategorijama); od 2026. KPD prefiks postaje pouzdaniji ulaz, jer je nacionalno standardiziran i ne mijenja se kao opisi koje dobavljači slobodno pišu. Pravila po opisu ostaju kao fallback za retke iz dobavljača koji još ne izdaju eRačun, za povijesne stavke i za one rijetke slučajeve gdje KPD šifra ne razlučuje dovoljno fino za vlastitu taksonomiju.

Razgraničenje koje je važno ne pomiješati: ovaj tijek pripada B2B eRačun režimu, ne fiskalnoj kasi. Metro izdaje porezni račun na OIB poslovnog kupca; to nije fiskalizirani B2C račun koji bi izdavala maloprodajna kasa krajnjem potrošaču. Vlasnik kafića ili trgovine koji uz primanje Metro fakture sam izdaje fiskalne račune krajnjim kupcima radi i s drugim, odvojenim režimom — fiskalizacija B2C računa za potrošače je posebna disciplina s vlastitim pravilima izdavanja, prijave i sadržaja. Dva režima koegzistiraju u istom poduzeću, ali nisu povezana ni dokumentima ni tijekom.

Od 1. siječnja 2026. KPD šifra po retku iz eRačuna postaje nosivo polje koje mapira nabavu malog hrvatskog poduzetnika prema vlastitoj kategorizaciji troška i, posljedično, prema kontnom planu i izvještajima brutomarže.

Knjigovodstveni servis i šire — Atlantic Trade, Magma, NTL, Tisak Plus, KTC

Knjigovodstveni servis koji vodi malog j.d.o.o. klijenta prima njegov mjesečni stack na kraju mjeseca — folder PDF-ova iz Metroa i drugih dobavljača, od 2026. uz eRačune koji se preuzimaju iz e-Porezne ili pristupne točke. Servis prolazi cijeli batch kroz istu ekstrakcijsku shemu jednim promptom, bez konfiguracije po klijentu, jer je shema dovoljno opća da radi za sve veleprodajne dobavljače u Hrvatskoj. To je razlog zašto je standardizacija prompta važnija od fine-tuninga: knjigovodstveni servis koji vodi 10 do 50 takvih klijenata istim mjesečnim ritmom obavlja posao u jedinstvenom tijeku, a ne knjigu po knjigu.

Operativno to izgleda tako da klijent jednom mjesečno preda folder dokumenata, servis ga povuče u batch obradu, dobije konsolidirani Excel po klijentu, primijeni vlastitu lookup tablicu za kategorije i konta, i uveze u program kojim klijenta vodi. Mjesec dana posla za 30 klijenata po ovom modelu prelazi iz neizvedivog (ručno prepisivanje stotina redaka po klijentu) u svedeno na nekoliko sati po klijentu — od kojih je većina kontrolni pregled i izdavanje izvještaja vlasniku, a ne unos.

Kada klijent uz račun pošalje i otpremnice (Atlantic Trade dostavni model, Magma s odvojenim isporukama), servis prije knjiženja često radi uparivanje otpremnice i računa u AP procesu — disciplina koja postaje važna kada se isporuke i fakturiranje razdvajaju u vremenu i kada se moraju usuglasiti razlike u količinama ili cijenama prije ulaska u U-RA. Za male j.d.o.o.-e u kojima dolaze računi-otpremnice u istom dokumentu (Metro model) uparivanje je trivijalno; za one s razdvojenim isporukama postaje zaseban korak prije knjiženja.

Šira primjena izvan Metroa je strukturno laka jer ekstrakcijska shema iz odjeljka 3 radi 1:1 na ostalim hrvatskim veleprodajnim lancima. Atlantic Trade vodi dostavni veleprodajni model za horeku i maloprodaju, s asortimanom od pića i prehrane do potrošnih dobara; račun-otpremnica struktura ista, KPD prefiksi se razlikuju jer asortiman ide u druge ogranke klasifikacije. Magma pokriva igračke, papirnicu i kućanske potrepštine. NTL je distributer FMCG-a za maloprodaju s većim brojem manjih dobavljača koje konsolidira u jedan dokument. Tisak Plus je novinski distribucijski lanac koji s godinama pokriva duhan i FMCG, s vlastitom strukturom računa ali istom logikom retka. KTC je mješoviti regionalni veleprodajno-maloprodajni lanac u sjevernoj Hrvatskoj. Razlikuju se zaglavni podaci dobavljača (naziv, OIB, IBAN, kontakt) i, od 2026., KPD prefiksi koji odražavaju različite asortimane — ali stupci retka i logika razdvajanja PDV-a po stopi su iste, pa je prompt isti.

Ograničenje koje treba imenovati: ako dobavljač nije obveznik PDV-a u Hrvatskoj — uvoz iz inozemstva, EU stjecanje preko austrijskog ili njemačkog dobavljača, nabava od stranog vendora — tijek se ne uklapa direktno u standardnu U-RA bez dodatnog reklasificiranja kroz mehanizam prijenosa porezne obveze ili kroz PDV obrasce za stjecanje. Te su nabave izvan opsega ovog teksta i zahtijevaju vlastitu obradu na razini knjigovodstva, ne ekstrakcije.

Ekstrakcijska shema sa stupcima koji nose zaglavlje računa, šifru, opis, količinu, primijenjenu jediničnu cijenu, stopu PDV-a i (od 2026.) KPD šifru po retku radi za cijeli mali hrvatski veleprodajno-maloprodajni tijek. Od 1. siječnja 2026. jedina stvarna razlika između fakture iz Metroa, Atlantic Tradea, Magme, NTL-a, Tisak Plusa ili KTC-a u toj shemi je KPD prefiks po retku — koji odražava asortiman dobavljača i automatski hrani mapiranje u vlastitu kategoriju troška prodane robe.