Bonuri fiscale în Excel pentru contabilitate

Poți transforma bonurile fiscale românești în Excel prin extragerea furnizorului, CUI/CIF, numărului și datei bonului, liniilor de produse, bazei TVA, cotei TVA, valorii TVA, totalului și metodei de plată. Pentru plățile cu cardul, fișierul trebuie să păstreze legătura dintre bonul fiscal și chitanța POS în același rând sau printr-un ID comun, astfel încât contabilul să poată verifica tranzacția completă.

Un export de bonuri fiscale în Excel util nu înseamnă doar OCR bonuri fiscale, adică text extras dintr-o poză. Pentru contabilitate, fiecare bon trebuie să devină o înregistrare normalizată: câmpuri separate, valori care pot fi filtrate, note de verificare și, când este cazul, linii de produse legate de sumarul bonului. Așa se poate vedea rapid ce bonuri au CUI/CIF, ce totaluri trebuie reverificate, unde apar cote TVA diferite și ce documente lipsesc.

În practică, Excelul este fișierul de lucru înainte de decizia contabilă. El ajută la sortare, control și pregătire pentru CSV sau import ulterior, dar nu decide singur dacă TVA-ul este deductibil, dacă o cheltuială este încadrată corect sau dacă trebuie cerută o factură. Aceste decizii rămân la contabil.

Invoice Data Extraction poate fi folosit pentru acest tip de lucru când ai nevoie de un instrument care extrage date din bonuri fiscale și alte documente financiare: încarci fotografii sau PDF-uri cu bonuri, ceri explicit câmpurile românești necesare și descarci rezultatul în Excel, CSV sau JSON.

Câmpurile de extras din fiecare bon fiscal

Schema de bază trebuie să separe informația pe grupe, nu să pună tot textul bonului într-o singură celulă. Pentru furnizor, coloanele utile sunt denumire furnizor, CUI/CIF furnizor, adresă sau punct de lucru, număr casă de marcat dacă apare și eventual cod operator. Pentru document, păstrează număr bon, dată, oră, serie sau identificator vizibil, sursa fișierului și luna de lucru.

Pentru beneficiar, cel mai important câmp este CUI/CIF cumpărător, atunci când este tipărit pe bon. Poți adăuga numele firmei, angajatul care a predat bonul, proiectul sau centrul de cost, dar aceste câmpuri vin uneori din contextul intern, nu din bon. Într-un fișier pentru contabilitate, este util să existe și o coloană buyer_cui_present, ca bonurile fără cod de beneficiar să nu fie amestecate cu cele care trebuie analizate pentru tratament de factură simplificată.

Pentru TVA și totaluri, nu ajunge o singură coloană cu suma finală. Extrage baza TVA, cota TVA, valoarea TVA și totalul, iar când apar cote diferite pe același bon marchează rândul ca mixt sau trimite liniile într-o foaie separată. ghidul ANAF pentru declarația 394 precizează că în declarație se înscrie valoarea totală a facturilor simplificate și a bonurilor fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate, dacă au înscris codul de înregistrare în scopuri de TVA al beneficiarului. Acesta este motivul pentru care CUI/CIF beneficiar și defalcarea TVA merită coloane proprii, nu doar o notă liberă.

Pentru plată, include metoda de plată, suma plătită, moneda, ultimele cifre ale cardului dacă apar pe chitanța POS și un status de potrivire între bon și plată. Pentru revizuire, păstrează coloane precum review_status, review_note, possible_duplicate și needs_invoice_check.

Bonul fiscal nu trebuie tratat automat ca factură în orice situație. Dacă fișierul este folosit de persoane care nu fac zilnic această distincție, o coloană de observații sau un link intern despre diferența dintre bon fiscal și factură poate preveni interpretarea greșită a datelor extrase.

Un rând pe bon sau un rând pe linie de produs

Pentru multe dosare lunare, un rând pe bon este suficient. Acest format funcționează când vrei să verifici furnizorul, data, totalul, CUI/CIF, metoda de plată, angajatul și categoria de cheltuială. Este ușor de filtrat după lună, client, furnizor sau status de revizuire și se potrivește cu bonurile unde detaliul produselor nu schimbă tratamentul contabil.

Un rând pe linie de produs este mai util când bonul combină articole cu tratamente diferite: materiale, produse de protocol, consumabile, alimente, combustibil sau cote TVA mixte. În acest format, fiecare linie are denumire produs, cantitate, preț, cotă TVA, valoare TVA și total linie, dar toate liniile se leagă de același ID al bonului. Pentru acest tip de export, extragerea liniilor din bonuri de retail devine importantă, deoarece sumarul bonului nu arată mereu suficient pentru analiză.

O structură practică are două foi. Prima, Bonuri, conține câte un rând pentru fiecare document: furnizor, număr, dată, total, plată, CUI/CIF, status și note. A doua, Linii bon, păstrează detaliile produselor și folosește același ID intern de tranzacție. Astfel, contabilul poate lucra rapid la nivel de sumar, dar are detaliul disponibil când apar cote TVA mixte sau categorii neclare.

În Invoice Data Extraction, promptul poate cere explicit formatul dorit: sumar pe bon, linii separate sau ambele. Același lot de fotografii sau PDF-uri poate fi structurat pentru descărcare în Excel, CSV sau JSON, în funcție de modul în care echipa vrea să revizuiască sau să importe datele.

Cum păstrezi legătura dintre bonul fiscal și chitanța POS

La plățile cu cardul, bonul fiscal și chitanța POS descriu aceeași cumpărare din unghiuri diferite. Bonul fiscal arată vânzarea, furnizorul, produsele, TVA-ul și totalul. Chitanța POS arată plata cu cardul, suma autorizată, ora tranzacției, terminalul și uneori ultimele cifre ale cardului. Dacă ajung în Excel ca două documente fără legătură, revizuirea devine mai lentă și crește riscul de duplicare.

Pentru bonurile simple, poți păstra POS-ul în același rând cu bonul fiscal. Coloanele utile sunt transaction_id, pos_slip_present, card_last_digits, pos_amount, pos_time, payment_match_status și review_note. Statusul poate marca potrivire completă, sumă diferită, oră neobișnuită, POS lipsă sau document ilizibil.

Pentru fluxuri mai riguroase, folosește rânduri legate prin același ID. Foaia Bonuri păstrează documentul fiscal, iar foaia Plăți POS păstrează chitanța de card. Legătura se face prin ID intern, dată, oră, sumă, card și angajat. Această variantă este mai bună când ai multe chitanțe POS scanate separat sau când o firmă de contabilitate primește documente din mai multe surse.

Cele mai importante semnale de verificare sunt suma POS diferită de totalul bonului, ora POS mult diferită de ora bonului, un bon marcat ca plată cu cardul fără chitanță POS atașată și aceeași combinație furnizor, dată, oră și total apărută de două ori. POS-ul nu înlocuiește analiza documentului fiscal; el ajută la confirmarea plății și la reconcilierea tranzacției.

Marcaje de verificare pentru TVA, CUI și excepții

Un Excel bun nu ascunde incertitudinea. O arată în coloane separate, astfel încât persoana care revizuiește lotul să înceapă cu bonurile problematice. Cele mai utile marcaje sunt CUI/CIF beneficiar lipsă, furnizor neclar, total ilizibil, cotă TVA mixtă, total calculat diferit de totalul tipărit, categorie de cheltuială incertă și posibil duplicat.

Pentru bonuri fiscale TVA Excel, verificarea trebuie să păstreze diferența dintre date extrase și tratament fiscal. Dacă apar mai multe cote TVA, fișierul trebuie să arate dacă defalcarea vine din linii sau dintr-un sumar de bon. Dacă lipsește CUI/CIF beneficiar, rândul trebuie marcat pentru analiză, nu completat din memorie fără dovadă în document. Dacă totalul extras nu se potrivește cu suma liniilor, acel bon trebuie verificat în imaginea originală.

Unele categorii cer atenție chiar dacă OCR-ul a citit corect textul. Combustibilul, restaurantul, protocolul, materialele de construcții și achizițiile făcute de angajați pot avea reguli interne sau tratamente contabile diferite. Un câmp de categorie propusă poate accelera munca, dar statusul de revizuire trebuie să rămână vizibil până când contabilul confirmă încadrarea.

Fișierul poate include și controale de duplicare: același furnizor, aceeași dată, același total și același număr de bon indică o posibilă dublare. Într-un dosar primit de la mai mulți angajați, duplicatul poate apărea pentru că cineva a trimis și poza bonului, și PDF-ul generat separat. Excelul trebuie să păstreze sursa fiecărui fișier ca să poți decide ce se elimină.

Bonurile fiscale se află într-un ecosistem mai larg de documente românești, iar contextul RO e-Factura pentru documentele din Romania contează pentru înțelegerea fluxurilor de facturare. Totuși, scopul acestui fișier rămâne limitat: ordonează bonurile, evidențiază excepțiile și pregătește datele pentru revizuire contabilă.

Flux recomandat de la scanare la fișier pregătit pentru contabilitate

Începe cu o regulă simplă de colectare: fiecare bon fiscal se fotografiază clar sau se salvează ca PDF, iar chitanța POS aferentă se păstrează lângă el. Dacă documentele vin de la angajați, cere lună, nume angajat, firmă, card sau centru de cost înainte de extracție. Aceste date interne sunt greu de reconstruit după ce bonurile au fost amestecate într-un singur folder.

După scanare bonuri fiscale, extrage câmpurile într-o schemă stabilă. Nu schimba numele coloanelor de la o lună la alta dacă fișierul va fi importat, comparat sau reutilizat. Normalizează datele calendaristice, separă valorile numerice de moneda scrisă pe bon și păstrează coloane distincte pentru bază TVA, cotă TVA, valoare TVA și total.

Urmează verificarea excepțiilor. Filtrează mai întâi bonurile fără CUI/CIF beneficiar, totalurile ilizibile, diferențele între total și linii, bonurile cu cote TVA mixte, posibilele duplicate și documentele cu POS lipsă. Corecțiile făcute în Excel trebuie să lase urme în coloana de observații, mai ales când valoarea finală nu este exact cea citită automat.

Când fișierul este curat, poți păstra Excelul ca dosar de lucru, exporta bonuri fiscale CSV pentru prelucrare simplă sau pregăti un format pentru import în Saga, WinMentor ori alt program contabil. Dacă același dosar include și facturi, tratează extragerea facturilor PDF în Excel ca flux separat, cu câmpuri de factură și controale proprii. Compatibilitatea finală depinde de câmpurile cerute de sistemul folosit, deci exportul pentru programul contabil trebuie tratat ca pas separat față de extracția inițială.

În Invoice Data Extraction, același set de câmpuri poate fi cerut în prompt pentru un lot de documente, de exemplu bonuri fiscale plus chitanțe POS, iar rezultatul poate fi descărcat ca Excel, CSV sau JSON. Pentru contabilitate, avantajul nu este doar viteza de tastare, ci faptul că fiecare lună poate folosi aceeași structură de verificare.