Vorbereitende Buchhaltung: BMD, RZL, DATEV Buchungsstapel

Vorbereitende Buchhaltung in Österreich heißt: Eingangsrechnungen werden mit Sachkonto, Personenkonto und USt-Code vorgekodiert und als Buchungsstapel an den Steuerberater übergeben. Drei Software-Welten dominieren die Empfangsseite — BMD NTCS, RZL FIBU und DATEV Austria — und jede hat ihre eigene Spaltenfolge, ihren eigenen Steuercode-Schlüssel und ihr eigenes Beleg-Portal. Wer vorbereitende Buchhaltung für BMD, RZL oder DATEV abliefert, baut nicht eine universelle CSV, sondern pro Kanzlei eine eigene Spaltenzuordnung.

Die drei dominanten Importformate sind das BMD Massentransferformat (MTF), die RZL-FIBU-CSV und der DATEV-Austria-EXTF-Buchungsstapel. Sie teilen sich die Grundlogik einer Buchungszeile — Datum, Belegnummer, Konto und Gegenkonto, Betrag, Steuercode, Text — unterscheiden sich aber in Trennzeichen, Spaltenfolge und in der Frage, ob Soll und Haben über ein Kennzeichen oder über zwei separate Kontospalten transportiert werden. Hinzu kommt: die Steuercodes selbst sind in jedem Mandanten unterschiedlich konfiguriert. Was bei einem BMD-Mandanten "20" heißt, ist beim nächsten "201" oder direkt das Aufwandskonto mit Automatikkonten-Logik.

Parallel zum Stapel läuft ein zweiter Pflichtdatenstrom: die Beleg-PDF-Ablage. Ein Buchungsstapel ohne den dazugehörigen Beleg ist nicht prüfungsfest. Die PDF-Originalrechnung gehört zur Buchführung und wird parallel zur Stapel-Datei archiviert — entweder vom Mandanten in einem geteilten Ablage-Pfad oder durch direkten Upload in das Beleg-Modul der Kanzlei-Software (BMD Belege Online, DATEV Unternehmen online, RZL Belegmanager). Belegerfassung Mandant-zu-Steuerberater in Österreich ist immer Doppelstrom: strukturierte Buchungszeile plus archiviertes Original.

Die Codes und Konten-Konventionen, die dieser Artikel zeigt, sind Praxis-Defaults — keine normativen Vorgaben. EKR-Sachkonten sind WKO-Konvention, USt-Schlüssel sind Mandanten-konfigurierbar, BMD- und RZL-Importprofile lassen jeweils kunden-eigene Pflichtspalten zu. Vor jeder Erstübergabe an eine neue Kanzlei holen Sie sich die konkrete Code-Liste und das aktive Importprofil von der Kanzlei. Die folgenden Abschnitte liefern den Rahmen, damit die Rückfrage konkret wird — nicht die fertige Konfiguration für Ihren spezifischen Steuerberater.

Die drei Importformate Spalte für Spalte: BMD MTF, RZL FIBU CSV und DATEV-Austria EXTF

Die drei dominanten Buchungsstapel-Formate sind technisch ähnlich, mechanisch aber inkompatibel. Eine Master-CSV, die parallel in alle drei Welten läuft, existiert nicht. Die folgende Übersicht zeigt die Spaltenfolge jedes Formats, die Konventionen für Trennzeichen, Datumsformat und Dezimalstelle, und die Stelle, an der der Steuercode sitzt — die Felder, die in der Praxis am häufigsten den Import scheitern lassen.

BMD NTCS Massentransferformat (MTF)

Buchungsdatum;Belegdatum;Belegnummer;Konto;Gegenkonto;Betrag;Sollhabenkennzeichen;Steuercode;Text;Kostenstelle;OP-Nummer

Das BMD MTF Format für Eingangsrechnungen kommt als semikolongetrennte ASCII-Datei. Datumsfelder werden im Format TT.MM.JJJJ geschrieben, der Betrag mit Dezimalkomma und ohne Tausender-Trennzeichen. Soll oder Haben wird über das Sollhabenkennzeichen-Feld als "S" oder "H" markiert; die Spalten Konto und Gegenkonto bleiben in ihrer logischen Reihenfolge stehen. Der Steuercode ist Mandanten-spezifisch — typische Defaults sind "20" für Vorsteuer 20 % Inland, "10" für 10 %, "13" für 13 %, "IG20" für innergemeinschaftlichen Erwerb 20 %, "RC20" für Reverse Charge nach §19 UStG. Welche genauen Werte Ihr Mandant nutzt, entscheidet das Steuercode-Stammverzeichnis der Kanzlei. Die OP-Nummer ist optional und wird in der Regel nur befüllt, wenn der offene Posten direkt mit einem Zahlungslauf verknüpft werden soll.

Das BMD-NTCS-CSV-Importformat ist nicht die einzige Möglichkeit, Eingangsrechnungen in BMD zu bringen — wenn die Kanzlei BMD Belege Online betreibt und der Mandant seine PDFs direkt dort hochlädt, läuft die Vorerfassung im Belege-Online-Modul und der separate MTF-Stapel wird obsolet. Für den parallelen Import von Bankbewegungen in dasselbe BMD-System gilt ein anderes Format und ein anderer Pfad; eine vollständige Übersicht zu Bankauszüge in BMD importieren (CAMT, MT940, CSV) deckt diesen zweiten Importkanal ab.

RZL FIBU CSV-Buchungssatz-Import

Datum;Belegnummer;Sollkonto;Habenkonto;Betrag;USt-Schlüssel;Text;Kostenstelle

Die RZL-FIBU-CSV-Spalten unterscheiden sich in zwei Punkten markant von BMD: Soll- und Habenkonto stehen explizit als zwei separate Spalten nebeneinander, sodass das Sollhaben-Kennzeichen entfällt. Der Betrag steht zwischen beiden Konten und wird positiv getragen, weil die Richtung schon aus der Spaltenposition kommt. Der USt-Schlüssel ist als numerischer Code zu führen — die werksseitigen Defaults sind typischerweise "1" für Vorsteuer Inland, "2" für Umsatzsteuer Inland, weitere Codes je Land und Sondertatbestand sind im FIBU-USt-Stammverzeichnis pro Mandant konfigurierbar. Zeilenende ist CR/LF; die Header-Zeile ist optional, je nach Importprofil aber empfohlen.

Neben der CSV-Variante gibt es das ältere RZL-Datenträger-Format mit fester Feldbreite. Für neue Importprofile ist die CSV-Variante Standard; den Datenträger trifft man noch in Legacy-Setups oder bei Übergaben aus Branchensoftware, die das Fixwidth-Layout exportiert.

DATEV Austria EXTF Buchungsstapel

Umsatz (ohne Soll-/Haben-Kz);Soll-/Haben-Kennzeichen;Konto;Gegenkonto (ohne BU-Schlüssel);BU-Schlüssel;Belegdatum;Belegfeld 1;Buchungstext;...

DATEV Austria liefert Buchungsstapel im EXTF-Format aus — dieselbe Header-Struktur wie in Deutschland, dieselbe ASCII-Codierung, dieselbe Pflicht-Header-Zeile mit den DATEV-Metadaten an Zeile 1. Der Unterschied liegt darin, was in den Konto-Feldern steht: österreichische DATEV-Mandanten arbeiten auf dem Einheitskontenrahmen (EKR), nicht auf SKR03 oder SKR04. Konto und Gegenkonto referenzieren also EKR-Sachkonten und EKR-Personenkonten, nicht die deutschen Standard-Kontenrahmen. Wer aus der DE-DATEV-Welt kommt, findet einen vollständigen Vergleich der DE-Konfiguration in der parallel laufenden DATEV-Rechnungsverarbeitung in Deutschland (SKR03/SKR04) — die hier gezeigten Spalten sind identisch, der Konten-Bezug ist es nicht.

Im DATEV-EXTF kodiert der BU-Schlüssel (Berichtigungsschlüssel) den Steuersatz und die Sonderlogik. Für eine 20 %-Inland-Vorsteuer steht das Aufwandskonto häufig als Automatikkonto im EKR-Stammverzeichnis und der BU-Schlüssel bleibt leer; für Reverse-Charge- oder IG-Erwerb-Fälle wird der entsprechende BU-Schlüssel explizit gesetzt. Belegdatum geht in das Belegdatum-Feld, die Belegnummer in Belegfeld 1; ein zweites Belegfeld kann optional für eine externe Referenz genutzt werden.

Was die drei Formate in der Praxis trennt

Die Spaltenanzahl ist unterschiedlich, das Trennzeichen ist überall Semikolon, aber die Position des Steuercode-Felds, die Behandlung von Soll und Haben und die Codierung des Steuersatzes folgen drei verschiedenen Logiken. Ein Mandant, der seine Excel-Vorerfassung an wechselnde Kanzleien liefert, braucht pro Software eine eigene Spaltenzuordnung und pro Mandant eine eigene Steuercode-Tabelle. Eine generische "Buchungsstapel-CSV" gibt es technisch nicht.

Die oben gezeigten Spaltenfolgen sind die in der Praxis dominierenden Defaults. BMD und RZL erlauben beide kunden-eigene Importprofile, in denen Pflichtspalten und Reihenfolge angepasst werden können; DATEV-Austria ist im EXTF-Standard rigider, lässt aber über den Header die Versions- und Mandantenkonfiguration verifizieren. Vor der ersten produktiven Stapel-Übergabe besorgen Sie sich von der Kanzlei das aktive Importprofil mit den genauen Pflichtfeldern und einen Test-Stapel-Lauf — der erspart Korrekturschleifen in der zweiten Monatsübergabe.

EKR-Sachkonten für Eingangsrechnungen: Cheat-Sheet nach Aufwandsart

Der Einheitskontenrahmen ist der österreichische Standard für die Klassen-Struktur von Sachkonten unter §189 UGB. Die 5er- und 6er-Klassen tragen Aufwand für Material und Personal, die 7er-Klasse den übrigen betrieblichen Aufwand, die 8er-Klasse Steuern und Finanzergebnis. Der EKR ist Konvention der WKO und AustriaPro, kein Bundesgesetz — die konkreten vierstelligen Konten und ihre Detail-Tiefe darf jede Kanzlei pro Mandant individuell schneiden. Die folgenden Konten-Ranges sind die in der österreichischen Buchhaltungspraxis dominierenden Defaults; sie decken die häufigsten Eingangsrechnungs-Typen ab und liefern den typischen USt-Code-Tag dazu.

Aufwandsart	EKR-Sachkonto-Range	Typischer USt-Code-Tag	Anmerkung
Wareneinkauf (Handelsware)	5000–5499	20 % / 10 % / 13 %	Vorsteuerabzug voll, Steuersatz je nach Warenart
Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe	5500–5999	20 %	Verbrauchsmaterial in der Produktion
Mieten und Pachten	7100–7199	i. d. R. 20 %; Wohnungsmiete 10 %	Leasing-Pkw separat in 7150, Aufwandsangleichung beachten
Instandhaltung, Reparatur	7200–7299	20 %	inkl. Wartungs- und Serviceverträge
Reise- und Fahrtkosten	7300–7399	gemischt: Hotel 10 %, Bahn 10 %, Flug 0 %	Diäten und Nächtigungspauschalen separat
Werbung und Repräsentation	7400–7499	20 %	Repräsentationsaufwand: 50 % Vorsteuer-Kürzung
Beratung, Recht, Steuerberatung	7500–7599	20 %; bei ausländischen Beratern häufig RC §19 UStG	Reverse Charge ist hier der häufigste Fehler-Hotspot
Versicherungen	7600–7699	unecht steuerbefreit	kein Vorsteuerabzug
Büromaterial und Kommunikation	7700–7799	20 %	Telefon, Internet, Software-Abonnements
Energie und Reinigung	7800–7899	20 %	Strom und Gas im Inland ab Schwellenwert RC nach §19 Abs 1e UStG
KöSt-Vorauszahlung	8800	keine Vorsteuer	nur informativ, keine Aufwandsbuchung

Bei EKR-Sachkonten für Eingangsrechnungen ist die Konto-Wahl in der Praxis selten die schwierige Entscheidung — die schwierige Entscheidung ist die saubere Trennung zwischen Aufwandsart und Sondertatbestand. Ein Hotelbeleg mit Übernachtung und Frühstück ist eine Reisekosten-Buchung mit 10 % USt, die Tagungsraum-Position auf derselben Rechnung ist eine Mietkosten- oder Werbungskosten-Buchung mit 20 %. Solche Mischsätze werden im Stapel als zwei Buchungszeilen abgebildet, nicht als eine — Details dazu in der Edge-Cases-Sektion am Ende.

In BMD und RZL hinterlegen Sie pro Personenkonto (Kreditor) ein Default-Aufwandskonto und einen Default-Steuercode. Die EKR-Tabelle ist damit vor allem beim erstmaligen Anlegen eines Lieferanten relevant: Sobald der Lieferant einmal sauber konfiguriert ist, zieht der Sachkonten-Vorschlag in der monatlichen Stapel-Erfassung automatisch — Sie korrigieren nur dann manuell, wenn der konkrete Beleg vom Default abweicht.

Wie tief Ihr Mandant die Konten schneidet, entscheidet die Kanzlei. Manche Steuerberater pflegen einen verdichteten EKR mit 50 bis 80 Aufwandskonten und buchen ähnliche Geschäftsvorfälle auf dasselbe Sammelkonto; andere führen einen detaillierten Schnitt mit über 200 Konten, weil sie die Konto-Detail-Tiefe für die Auswertungen ihrer Mandanten brauchen. Bevor Sie das erste Mal vorerfassen, holen Sie sich die konkrete Konten-Liste — sonst buchen Sie über Wochen auf ein Konto, das die Kanzlei in ihren Auswertungen so nicht haben will.

USt-Code-Crosswalk: BMD, RZL und DATEV Austria im direkten Vergleich

USt-Codes sind in BMD, RZL und DATEV Austria reine Software-Marker. Jeder Code referenziert intern einen vordefinierten Steuersatz plus eine optionale Sonderlogik (Reverse Charge, innergemeinschaftlicher Erwerb, Einfuhrumsatzsteuer, unechte Befreiung). Die Codes sind nicht zwischen den Systemen standardisiert — was in BMD typisch der Code "20" ist, läuft in RZL häufig als Code "1" und in DATEV Austria steckt die Information im BU-Schlüssel oder bleibt leer, weil das Automatikkonto den Satz mitbringt. Eine Übersicht der USt-Schlüssel in BMD, die ohne den Steuerberater des konkreten Mandanten erstellt wird, ist immer eine Annäherung.

Die folgende Tabelle zeigt die häufigsten österreichischen Eingangsrechnungs-Geschäftsvorfälle und die in der Praxis dominierenden Default-Codes pro Software.

Geschäftsvorfall	BMD-Steuercode (typisch)	RZL-USt-Schlüssel (typisch)	DATEV-AT BU-Schlüssel (typisch)	Anmerkung
AT-Inland Vorsteuer 20 %	20	1	leer (Automatikkonto) oder 9	häufigster Eingangsrechnungs-Vorfall
AT-Inland Vorsteuer 10 %	10	2	8	ermäßigt: Lebensmittel, Hotelübernachtung, Bücher
AT-Inland Vorsteuer 13 %	13	3	7	Beherbergung mit Frühstück, Eintritt Kultur, Pflanzen
Innergemeinschaftlicher Erwerb 20 %	IG20	11	E1 oder 19	Erwerbsteuer und Vorsteuer in einer Buchung
Reverse Charge §19 UStG 20 %	RC20	21	E2 oder 94	ausländische Beratungs- und Werbeleistungen
Einfuhrumsatzsteuer (EUSt)	064	64	64	UStG-Kennzahl 064, Vorsteuerabzug bei Direktverbuchung
Steuerbefreit (Versicherung, Bank)	0 oder 99	0	leer	unecht befreit, kein Vorsteuerabzug
Kleinunternehmer-befreit	0 oder KU	0	leer	keine USt ausgewiesen, kein Vorsteuerabzug

Die Mechanik hinter den Codes ist softwareübergreifend ähnlich: Der Steuercode in der Buchungszeile zieht aus dem Stammverzeichnis den Steuersatz, die Buchungsregel für Vorsteuer und Umsatzsteuer und die Zuordnung zu den UVA-Kennzahlen. In BMD übernehmen Automatikkonten einen Teil dieser Arbeit — wenn das Aufwandskonto im BMD-Stammverzeichnis als Automatikkonto mit hinterlegtem 20 %-Vorsteuer-Code angelegt ist, kann das Steuercode-Feld in der Buchungszeile leer bleiben und BMD setzt den Code beim Import implizit. Diese Mechanik ist der Grund, warum BMD-Importprofile in der Praxis oft auf den ersten Blick "ohne Steuercode" wirken: Der Code steckt in den Stammdaten, nicht in der CSV-Zeile. RZL kennt die analoge Logik unter dem Begriff der Konten-Vorbelegung; in DATEV Austria sitzt sie im EKR-Stamm pro Konto.

Wer den Crosswalk konsistent setzt, hat den Vorsteuer-Block der monatlichen UVA praktisch ohne Nacharbeit — jede Eingangsrechnung trägt über ihren USt-Code-Tag direkt in die zugehörige Kennzahl der U30-Aufstellung. Die Vorsteuer-Aufstellung mit U30-Kennzahlen für die UVA beschreibt diese Auswertungslogik im Detail und zeigt, welche Kennzahl welcher Code-Klasse zugeordnet ist.

Die Tabelle bleibt eine Annäherung. RC-Fälle, IG-Erwerb, EUSt und die Branchen-Spezialfälle nach §19 UStG (Bauleistung Abs 1a, Gold Abs 1d, Strom und Gas Abs 1e) sind in jedem Mandanten anders konfiguriert — manche Kanzleien fahren einen Sammel-RC-Code, andere splitten nach Land oder Branche. Vor der Erstübergabe lassen Sie sich vom Steuerberater die vollständige Steuercode-Liste für Ihren Mandanten geben und gleichen Sie sie zeilenweise mit dem Crosswalk hier ab. Welche Codes Sie aktiv verwenden werden, hängt vom Lieferanten-Mix Ihres Unternehmens ab — bei reinem Inlandsgeschäft brauchen Sie die ersten drei Zeilen, bei einem Cross-Border-Setup die vollen acht.

Personenkonten in der 33000-Range: Kreditoren-Anlage mit Inland-, EU- und Drittland-Trennung

Im EKR-System sind Personenkonten lieferanten- bzw. kundenindividuelle Subkonten unter den Sammelkonten der Klasse 3. Für Eingangsrechnungen relevant sind die drei Sammelkonten 3300 (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Inland), 3310 (Verbindlichkeiten aus L+L EU) und 3320 (Verbindlichkeiten aus L+L Drittland). Jeder Kreditor bekommt unter dem zutreffenden Sammelkonto eine eindeutige fünfstellige Personenkonten-Nummer, die ihn über alle Geschäftsjahre hinweg identifiziert.

Das in der österreichischen Praxis dominierende Subkontenschema teilt die 33000er-Range nach Lieferanten-Geografie:

3300   Sammelkonto Verbindlichkeiten L+L Inland
33001  bis  33499   Personenkonten für AT-Lieferanten

3310   Sammelkonto Verbindlichkeiten L+L EU
33500  bis  33799   Personenkonten für EU-Lieferanten (mit UID)

3320   Sammelkonto Verbindlichkeiten L+L Drittland
33800  bis  33999   Personenkonten für Drittland-Lieferanten

Wenn Sie Kreditoren-Personenkonten in der 33000er-Range anlegen, vergeben Sie die Konto-Nummer einmalig und behalten sie über Geschäftsjahre hinweg — eine spätere Neunummerierung ist möglich, aber unpraktisch, weil sie alle offenen Posten und historischen Auswertungen umverknüpfen muss. Die geografische Range-Aufteilung ist Konvention, kein Gesetz: manche Kanzleien führen ein einziges Sammelkonto 3300 für alle Lieferanten und lösen die Inland-EU-Drittland-Trennung über ein Land-Attribut im Kreditor-Stammsatz; andere splitten zusätzlich nach Branchen, weil sie pro Branche eigene Auswertungen brauchen. Vor der Erstanlage klären Sie das gewünschte Schema mit der Kanzlei — Umnummerierungen im laufenden Geschäftsjahr sind teuer.

Pro Kreditor pflegen Sie diese Pflicht-Stammdaten:

• Firmenname und Anschrift. Identifikation des Lieferanten in Auswertungen und auf Zahlungsbelegen.
• UID-Nummer. Bei EU- und Drittland-Lieferanten zwingend, weil ohne UID weder der innergemeinschaftliche Erwerb noch die Reverse-Charge-Behandlung korrekt gebucht werden kann. Bei Inland optional, aber empfehlenswert für die spätere ZM-Kontrolle.
• Land. Treibt die Default-USt-Logik und die Zuordnung zum richtigen Sammelkonto.
• Default-USt-Code. Greift, wenn die Buchungszeile beim Import ohne expliziten Code kommt. Für reine Inlands-Lieferanten typischerweise der 20 %-Code, für EU-Lieferanten der IG-Erwerb-Code, für Drittland-Lieferanten der RC- oder EUSt-Code je nach Vertragslage.
• Default-Aufwandskonto. Greift, wenn der Lieferant in 80 % bis 100 % der Fälle den gleichen Aufwand triggert (typisch bei Energieversorgern, Telekomanbietern, Versicherungen, Steuerberater-Honoraren). Wird leer gelassen, wenn der Lieferant unterschiedliche Aufwandsarten beliefert.
• Bankverbindung (IBAN, ggf. BIC). Pflicht für die Zahlungslauf-Integration.
• Zahlungsziel-Konvention. Standardisierte Zahlungsfrist in Tagen plus Skonto-Konvention, falls der Lieferant standardmäßig Skonto gewährt.

Die Pflege dieser Stammdaten ist der Hebel, der die monatliche Stapel-Erfassung schlank macht. Ein sauber konfigurierter Lieferant mit Default-Aufwand und Default-USt-Code bedeutet, dass in der Stapel-Zeile nur Belegnummer, Belegdatum und Betrag pro Buchung gefüllt werden müssen — Sachkonto, Steuercode und Personenkonto ziehen aus den Stammdaten. Auf 50 Eingangsrechnungen pro Monat sind das mehrere Stunden Erfassungsarbeit, die wegfallen.

Die Default-Mechanik ist nicht für jeden Lieferanten sinnvoll. Bürobedarfshändler, die auch Werbeartikel oder Reisekosten-relevante Positionen liefern, lassen Sie ohne Default-Aufwand laufen und kodieren pro Beleg manuell. Andernfalls erzeugt der Default systematische Fehlbuchungen, die in der Auswertung nicht auffallen, aber den Aufwandsschnitt verfälschen.

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Von der PDF-Eingangsrechnung zum Buchungssatz: der Vorbereitungs-Workflow

Mit der Format-Spec, dem EKR-Cheat-Sheet, dem USt-Code-Crosswalk und dem Personenkonten-Schema im Rücken ist die monatliche Stapel-Erstellung eine Choreografie pro Beleg. Sieben Schritte, von der eingehenden PDF bis zur Übergabe an die Kanzlei:

1. Beleg-Annahme. PDF-Eingangsrechnungen kommen per E-Mail, über Lieferanten-Portale oder als Scan aus dem Posteingang. Definieren Sie pro Mandant einen einzigen Sammelort — eine dedizierte Mailbox (rechnungen@…), das Mandanten-Postfach im BMD-Belege-Online-Modul, der Beleg-Upload in DATEV Unternehmen online oder im RZL Belegmanager, alternativ ein geteilter Cloud-Ordner. Wenn Belege an drei Stellen liegen, fehlt am Monatsende garantiert einer.

2. Feld-Extraktion aus dem PDF. Aus jeder Eingangsrechnung lesen Sie als Mindestumfang: Belegnummer, Belegdatum, Lieferantenname, Lieferanten-UID, Netto pro Steuersatz, USt-Betrag pro Steuersatz, Brutto, Zahlungsziel und IBAN. Bei Sammelrechnungen mit mehreren Aufwandsarten lesen Sie die Position-Beträge zusätzlich pro Aufwandsart. Für skalierbare Setups kann dieser Schritt automatisiert werden: ein Werkzeug, das PDF-Eingangsrechnungen automatisch in Buchungssätze überführen kann, schiebt einen Stapel von PDFs durch und liefert eine strukturierte Tabelle der genannten Felder zurück — der manuelle Auslese-Schritt entfällt, der Klassifizierungs-Schritt in den folgenden Punkten bleibt unter Ihrer Kontrolle. Konkret: Sie können in einem natürlichsprachigen Prompt die Felder benennen, Klassifizierungs-Regeln pro Lieferant hinterlegen (etwa: "wenn Lieferant in Werbeagentur-Liste, dann Sachkonto 7400; sonst aus Rechnungsbeschreibung herleiten") und das Ergebnis als CSV oder Excel bekommen, die direkt in die BMD-, RZL- oder DATEV-Spaltenfolge gemappt wird. Wer mit BMD-OCR-Setups vertraut ist, findet eine Gegenüberstellung der direkt-im-System-Pfade in der BMD-Eingangsrechnungs-Erfassung: OCR und Alternativen.

3. Kreditor-Zuordnung. Lieferantenname und UID gegen den Kreditor-Stammsatz matchen. Bei Erst-Auftauchen eines Lieferanten Neuanlage in der 33000er-Range, Subrange nach Inland (33001–33499), EU (33500–33799) oder Drittland (33800–33999). Default-USt-Code und Default-Aufwandskonto bei der Anlage gleich mitgeben, sonst muss bei jeder Buchung neu klassifiziert werden.

4. Sachkonto-Vorschlag. Erste Stufe: Default-Aufwandskonto des Lieferanten aus den Stammdaten. Zweite Stufe: Override nach Beleg-Beschreibung, wenn der konkrete Beleg in den Default nicht passt — typisch bei Bürobedarfshändlern mit gemischtem Sortiment oder bei Beratungs-Lieferanten, die fallweise auch Reise-Weiterverrechnungen schicken. Die EKR-Tabelle aus dem Cheat-Sheet ist hier das Lookup; bei Sammelrechnungen wird pro Aufwandsart eine eigene Stapel-Zeile erzeugt.

5. USt-Code-Tag. Aus der Klassifizierung Inland 20 % / 10 % / 13 %, IG-Erwerb, Reverse Charge, EUSt oder steuerbefreit folgt der software-spezifische Code aus dem Crosswalk. Bei BMD-Mandanten mit Automatikkonten in den Aufwandskonten reicht häufig das richtige Sachkonto — der Code wird implizit gesetzt; in RZL und DATEV-Austria gilt die analoge Logik je nach Konfiguration.

6. Stapel-Zeile erzeugen. Die ausgelesenen Werte werden in die Spaltenfolge der Zielsoftware abgebildet. Trennzeichen, Datumsformat und Dezimaltrennzeichen entsprechen der Format-Spec aus Abschnitt 2; das Sollhaben-Kennzeichen wird bei BMD und DATEV-Austria gesetzt, bei RZL ergibt es sich aus der Spaltenposition von Soll- und Habenkonto.

7. Übergabe. Monatliche oder quartalsweise Stapel-Datei plus die parallele Beleg-PDF-Ablage gehen an die Kanzlei. Datei-Benennung mit Mandanten-Kürzel und Periode (etwa M123_Stapel_202604.csv) macht die Zuordnung auf Kanzlei-Seite eindeutig. Vor der ersten produktiven Übergabe einen Test-Stapel laufen lassen — sieben bis zehn Buchungszeilen reichen, um Format- und Code-Konflikte aufzudecken.

Wenn die Kanzlei wechselt

Beim Kanzleiwechsel müssen Sie die Buchhaltungs-Übergabe in BMD oder im jeweiligen Ziel-System neu aufsetzen. Der EKR-Schnitt der neuen Kanzlei kann anders sein (verdichtet statt detailliert oder umgekehrt), die Steuercode-Konvention ist mit Sicherheit anders, und das Importprofil unterscheidet sich. Die Kreditor-Personenkonten in der 33000er-Range lassen sich meist ohne Umnummerierung übernehmen, weil die Range Konvention statt Gesetz ist; was sich ändert, ist das Default-Aufwandskonto und der Default-USt-Code pro Kreditor.

Pragmatisches Vorgehen: Vor dem Stichtag die neue Konten-Liste und Steuercode-Liste der neuen Kanzlei einholen, einen Test-Stapel mit zehn bis zwanzig Belegen aus dem laufenden Monat erzeugen und mit der neuen Kanzlei abstimmen. Erst wenn der Test-Import sauber durchläuft, den produktiven Stichtag setzen — typischerweise zum Quartals- oder Jahreswechsel, damit die UVA-Perioden nicht zerschnitten werden.

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Beleg-PDF-Ablage: der zweite verpflichtende Datenstrom

Ein Buchungsstapel ohne den dazugehörigen Beleg ist nicht prüfungsfest. Die PDF-Originalrechnung gehört zur Buchführung und muss parallel zur Stapel-Datei archiviert werden — entweder vom Mandanten in einem zentralen Ablage-Pfad mit Lese-Zugriff für die Kanzlei oder durch direkten Upload in das Beleg-Modul der Kanzlei-Software. In Österreich greift hier die siebenjährige Aufbewahrungsfrist nach §132 BAO: Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Geschäftsfall abgeschlossen wurde. Das gilt für die Belege parallel zum Stapel — nicht nur für die Buchhaltung, sondern auch für die Originale.

Die drei dominanten Vendor-Belegportale decken in der Praxis die meisten Mandanten-Kanzlei-Konstellationen ab:

• BMD Belege Online. Mandant lädt PDF-Eingangsrechnungen in das mandantenspezifische Postfach der Kanzlei. Die Kanzlei führt OCR und Vorerfassung direkt im Modul; ein separater CSV-Stapel ist häufig nicht mehr nötig, weil die Belege strukturiert in BMD NTCS landen. Sinnvoll, wenn die Kanzlei BMD bereits aktiv betreibt und der Mandant kein konkurrierendes Tool aufrechterhalten will.
• DATEV Unternehmen online — Österreich-Variante. Cloud-Belegtausch zwischen Mandant und Kanzlei mit eingebauter Archivierungs-Logik. Der DATEV-Austria-Buchungsstapel referenziert die Beleg-ID aus DATEV Unternehmen online automatisch, sodass jede Buchungszeile im Stapel auf die archivierte PDF zeigt. Standard-Setup für DATEV-AT-Kanzleien mit DUO-Modul.
• RZL Belegmanager. Beleg-Upload-Modul auf Mandanten-Seite; die Kanzlei verknüpft die hochgeladenen PDFs mit dem RZL-FIBU-Buchungsstapel. Vergleichbare Mechanik wie bei BMD Belege Online, mit RZL-spezifischer Stammdaten-Integration.

Wenn keines dieser Portale im Einsatz ist (typisch bei Excel-führenden Mandanten oder bei sehr kleinen Kanzleien), bleibt die parallele Doppel-Lieferung Stapel-plus-Belegordner der Standard. Die operativen Mindestanforderungen an die Beleg-Ablage:

• Dateibenennung mit Belegnummer und Datum. Zum Beispiel 2026-04-15_ER-2026-0421_Lieferant-XY.pdf. So findet die Kanzlei den Beleg ohne Rückfrage anhand der Stapel-Zeile.
• Verzeichnis-Struktur nach Wirtschaftsjahr und Monat. 2026/04-April/ oder analog. Bei mehreren Mandanten zusätzlich die Mandantenkennung als oberste Ebene.
• Lese-Zugriff für die Kanzlei. Ein Cloud-Ordner ohne Kanzlei-Zugriff ist kein Beleg-Archiv.
• Maschinenlesbares PDF. Keine verzerrten Fotos, keine passwortgeschützten PDFs, keine ZIP-verpackten Belege. OCR muss durchlaufen können.

Wenn Mandant und Kanzlei dasselbe Beleg-Portal nutzen — BMD Belege Online, DATEV Unternehmen online für Österreich oder RZL Belegmanager — kann der separate CSV-/MTF-Stapel oft entfallen, weil das Portal die Vorerfassung intern erzeugt. Diese Setups verschmelzen Beleg-Datenstrom und Buchungsstapel zu einem einzigen Pfad und sind in der laufenden Wartung deutlich schlanker. Sobald aber eine Seite — meist die Mandantenseite — auf einem anderen Tool fährt, fallen Sie auf die Doppel-Lieferung zurück, und die Beleg-Ablage wird operativ wieder zum eigenen Arbeitsschritt.

Edge-Cases: Skonto, Mischsätze, Fremdwährungen und Storno

Vier Vorfälle treten in der monatlichen Stapel-Erfassung regelmäßig auf, stehen aber selten in der Erstanleitung der Kanzlei. Sie korrekt zu buchen erspart Rückfragen und nachträgliche Berichtigungen in der UVA.

Skonto. Der Skontobetrag wird nicht in derselben Buchungszeile wie die Hauptrechnung erfasst. Wenn der Skonto tatsächlich in Anspruch genommen wird — also die Zahlung innerhalb der Skontofrist erfolgt — entsteht eine separate Berichtigungsbuchung nach §16 UStG mit Auswirkung auf den Vorsteuerabzug; die korrigierte Vorsteuer fließt in die UVA-Kennzahl 067. BMD und RZL stellen dafür einen eigenen Skonto-Steuercode bereit, der die Berichtigung beim Buchen automatisch auf das Skonto-Berichtigungskonto leitet; in DATEV Austria läuft dieselbe Logik über den BU-Schlüssel mit Skonto-Marker. Wichtig: Solange die Zahlung noch nicht erfolgt ist, wird der Skontobetrag nicht gebucht — die Buchung der Eingangsrechnung steht voll, die Berichtigung kommt erst bei tatsächlicher Inanspruchnahme.

Sammelrechnungen mit gemischten Steuersätzen. Eine Eingangsrechnung mit Positionen zu 20 % und 10 % — typischer Fall ist eine Hotelrechnung mit Übernachtung (10 %), Frühstück oder Restaurant (10 %) und Tagungsraum (20 %) — wird im Stapel als zwei oder drei separate Buchungszeilen abgebildet. Eine Zeile pro Steuersatz und pro Aufwandsart, alle mit derselben Belegnummer als Verklammerung. Die Bruttosumme der Einzelzeilen muss exakt der Bruttosumme der Originalrechnung entsprechen, sonst läuft der Stapel-Import auf Differenzen. Konkret zur Beleg-Erfassung: Netto, USt und Brutto pro Steuersatz separat aus der Rechnung lesen, nicht aufsummieren.

Eingangsrechnungen in Fremdwährung. Die Umrechnung erfolgt zum Tageskurs des Belegdatums; der EZB-Referenzkurs ist die in Österreich gängige Konvention. BMD und RZL pflegen in der Regel hinterlegte Kurstabellen, die den Tageskurs beim Buchen automatisch ziehen — Sie geben den Originalbetrag in Fremdwährung und das Belegdatum an, das System rechnet auf EUR um. In der Stapel-Zeile stehen Brutto, Netto und USt in EUR; die Originalwährung wird in der Regel im Buchungstext oder einem separaten Feld notiert. Kursdifferenzen, die zwischen Buchung der Rechnung und tatsächlicher Zahlung entstehen, sind ein eigener Geschäftsvorfall und gehen typischerweise auf das Kursdifferenzen-Konto (im EKR-Default 8460). Sie kommen nicht in die Eingangsrechnungs-Buchungszeile.

Storno- und Gutschrift-Rechnungen. Eine Storno- oder Gutschrift-Rechnung wird mit umgekehrten Vorzeichen im Stapel abgebildet — entweder als negative Beträge in derselben Spaltenstruktur oder durch Tausch von Soll und Haben, je nach Importprofil. Der Verweis auf die Original-Belegnummer gehört in den Text-Feld der Buchungszeile, sodass die Kanzlei die Stornokette in den offenen Posten findet. Einzelne BMD-Importprofile erwarten zusätzlich einen Storno-Marker im Steuercode-Feld; ob das bei Ihnen gilt, klärt ein Blick ins aktive Importprofil oder eine kurze Rückfrage bei der Kanzlei. Bei innergemeinschaftlichen Erwerben und Reverse-Charge-Fällen ist die Stornologik komplexer — eine vergleichbare Konstellation in der deutschen DATEV-Welt zeigt die Behandlung der Sendcloud-Rechnung in DATEV mit §13b Reverse-Charge verbuchen am konkreten Beispiel; die österreichische §19-Regelung folgt einer eigenen Logik, die einem späteren Artikel vorbehalten ist.

Kanzleiwechsel und offene Edge-Cases. Wenn ein Mandant die Kanzlei wechselt, sind offene Skonto-Vorgänge und Storno-Ketten besonders fehleranfällig, weil die neue Kanzlei den Original-Beleg nicht in ihrem System hat und der Bezug auf die alte Belegnummer ins Leere zeigt. Schließen Sie vor dem Wechsel alle offenen Berichtigungen ab — Skonto-Inanspruchnahmen verbuchen, Stornos auf die Originalbelege referenzieren, Sammelrechnungen zerlegen — und setzen Sie erst dann den Stichtag. Eine saubere Übergabe-Periode mit geschlossenen Berichtigungs-Vorgängen erspart Wochen an Klärungsfragen in der ersten Monatsabrechnung mit der neuen Kanzlei.