Cuadrar nómina, RLC y banco: cierre mensual paso a paso

El cuadre mensual de nómina, RLC y transferencia para el cierre laboral en España se sostiene sobre tres tests independientes. La suma de líquidos a percibir de las nóminas tiene que coincidir con las transferencias salariales del extracto bancario. La suma de aportaciones de Seguridad Social, empresa más trabajador, de las nóminas tiene que coincidir con las cuotas a ingresar del RLC. Y las bases de cotización por trabajador en las nóminas tienen que coincidir con las bases por trabajador del RNT. Si los tres pasan, el mes está cuadrado; si alguno falla, el problema está localizado antes de tocar la contabilidad.

Solo cuando los tres tests pasan, el asiento contable PGC refleja la realidad del mes. El asiento de devengo carga la cuenta 640 Sueldos y salarios y la cuenta 642 Seguridad Social a cargo de la empresa, y abona la cuenta 4751 Hacienda Pública acreedora por retenciones, la cuenta 476 Organismos de la Seguridad Social acreedores y la cuenta 465 Remuneraciones pendientes de pago. La cifra de retenciones acumulada durante el trimestre en la 4751 es la que se lleva al Modelo 111 sin arrastrar descuadres heredados.

El último día del mes el lector tiene cuatro documentos sobre la mesa: las nóminas del periodo emitidas según el modelo de la Orden ESS/2098/2014, el RNT (Relación Nominal de Trabajadores, antes TC2) y el RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones, antes TC1) descargados por SILTRA, y el extracto bancario del mes. Las versiones TC1 y TC2 aparecen todavía en buscadores y documentación heredada; el contenido que importa para el cuadre es el mismo, con la denominación actual RNT y RLC.

El recorrido pasa por los cuatro documentos, los tres tests aplicados a un ejemplo de cinco trabajadores que viaja de sección en sección, el coste total empresa derivado de ese ejemplo, el árbol de diagnóstico cuando un test falla, los asientos PGC con sus importes, la capa PGC ESFL para asociaciones y fundaciones y el cierre con el Modelo 111.

Los cuatro documentos sobre la mesa el último día del mes

La nómina. Recibo individual justificativo del pago de salarios regulado por la Orden ESS/2098/2014, con obligación expresa de que aparezca desglosada la aportación empresarial a la Seguridad Social al pie del recibo. La estructura es siempre la misma: encabezado con los datos del trabajador (NIF, número de afiliación a la Seguridad Social, grupo de cotización, antigüedad, fecha de antigüedad y categoría según convenio); bloque de devengos dividido entre devengos salariales (salario base, complementos, antigüedad, pagas extras prorrateadas, plus convenio, horas extras) y devengos no salariales (dietas, locomoción, plus de transporte exento, indemnizaciones); bloque de deducciones (cuota trabajador a la Seguridad Social, IRPF, anticipos, otras retenciones); línea de líquido a percibir; y al pie las bases de cotización del mes para contingencias comunes, profesionales y conceptos de recaudación conjunta junto con la aportación de la empresa.

Para los tres tests interesan cuatro cifras de cada nómina: el líquido a percibir, la cuota trabajador a la Seguridad Social, la aportación de la empresa, y las bases de cotización del pie. El total devengado y la retención de IRPF entran en juego en el asiento contable y en el Modelo 111 trimestral, no en el cuadre con el RNT y el RLC.

El RNT (Relación Nominal de Trabajadores), antes TC2. Lo genera Sistema RED tras enviar las bases mensuales con SILTRA, y se descarga normalmente entre el día 1 y el día 6 del mes siguiente al devengo. Trae una línea por trabajador con su base de cotización por contingencias comunes, contingencias profesionales y horas extras, desempleo, FOGASA y formación profesional, y la cuota correspondiente desglosada entre cuota empresa y cuota trabajador. El RNT es el detalle por trabajador del periodo, el documento sobre el que se ejecuta el Test 3.

El RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones), antes TC1. Documento agregado por código cuenta de cotización (CCC) con el total de cuotas a ingresar en la Tesorería General de la Seguridad Social. Es la cifra que se domicilia entre el día 1 y el día 31 del mes siguiente al devengo, o que se ingresa por transferencia con NRC. Aparecen en el RLC las cuotas totales devengadas por concepto, las deducciones aplicadas (bonificaciones por contrato, compensación por pago delegado de incapacidad temporal, devoluciones), y el importe a ingresar resultante. Es el documento sobre el que se ejecuta el Test 2 y el justificante de pago del periodo a efectos de la TGSS.

El extracto bancario del periodo. La cuenta operativa desde la que salen las transferencias salariales y el cargo del RLC. En ese extracto aparecen, separadamente, las transferencias individuales a cada trabajador (o un único cargo agrupado si el banco lo permite) y, por otro lado, el cargo de la TGSS por las cuotas del mes. Es el documento sobre el que se ejecuta el Test 1.

SILTRA es el cliente de escritorio desde el que se transmiten las bases y se recogen el RNT y el RLC. Sistema RED es el entorno general de relación telemática con la TGSS dentro del cual se mueve SILTRA. Detrás de los dos hay un único proceso administrativo: el envío mensual de bases por la empresa o su autorizado RED, la liquidación calculada por la TGSS y la devolución de los recibos al autorizado.

Un detalle a tener presente: en empresas con centro de trabajo en Cataluña, Galicia o el País Vasco, los recibos de salario pueden estar emitidos en la lengua cooficial cuando el convenio o la práctica de la empresa lo prevé. El contenido de las casillas es el mismo y el cuadre se hace exactamente igual; cambia solo la etiqueta.

Test 1 — la suma de líquidos a percibir tiene que coincidir con las transferencias bancarias

Para cada trabajador, el líquido a percibir que aparece al final de su nómina debe coincidir con la transferencia salarial que sale del extracto bancario del periodo. Y la suma de los cinco líquidos del mes debe igualar la suma de las cinco transferencias salariales. Es el test más rápido de ejecutar y el que más veces aparenta cuadrar sin haberlo hecho.

El ejemplo que recorre el resto del artículo es una pequeña entidad con cinco trabajadores indefinidos a jornada completa y un único CCC: una asociación de utilidad pública o una pyme con plantilla de oficina, da lo mismo a efectos del cuadre. Para abreviar el resto de las secciones, los trabajadores son A, B, C, D y E. Los líquidos a percibir del mes son:

Trabajador	Líquido nómina	Transferencia banco	Diferencia
A	1.350,00 €	1.350,00 €	0,00 €
B	1.480,00 €	1.480,00 €	0,00 €
C	1.620,00 €	1.620,00 €	0,00 €
D	1.780,00 €	1.780,00 €	0,00 €
E	2.100,00 €	2.100,00 €	0,00 €
Total	8.330,00 €	8.330,00 €	0,00 €

Las cinco diferencias en cero y el total en cero: el Test 1 pasa. Antes de darlo por cerrado conviene revisar tres detalles operativos sobre el extracto, porque son los que con más frecuencia hacen creer que el test ha pasado cuando no es así.

El primero es la fecha valor. Si las nóminas se devengan a 30 de mes y la orden de transferencia se ejecuta el día 1 del mes siguiente, las cinco transferencias salen del extracto del mes M+1, no del mes M. El Test 1 hay que ejecutarlo contra el extracto donde realmente salen los importes; en caso contrario, el cuadre del mes acabará comparando nóminas de M con transferencias de M-1 y dará una diferencia que es un artefacto del calendario, no un descuadre real.

El segundo es el ordenante. La transferencia tiene que salir de la cuenta operativa esperada, no de una cuenta secundaria que se usa puntualmente; si sale de otra cuenta, la conciliación bancaria del mes pierde una pieza.

El tercero es el concepto. Cada transferencia tiene que identificar al trabajador, idealmente con NIF o número de nómina, de modo que el cuadre por trabajador no dependa de la memoria del contable y se pueda automatizar en hoja de cálculo.

Cuando el Test 1 no pasa, lo habitual no es un error en el importe sino una de cuatro situaciones: pagos a caballo del último día del mes, embargo judicial cargado por el banco antes de llegar al trabajador, anticipo entregado a mitad de mes que no se ha restado del líquido, o comisiones bancarias por transferencias inmediatas. El árbol de diagnóstico de la sección 7 detalla cada caso.

Test 2 — las aportaciones de Seguridad Social de las nóminas tienen que coincidir con las cuotas a ingresar del RLC

Sumar, para cada nómina del mes, la aportación de la empresa a la Seguridad Social y la cuota trabajador que la nómina descuenta al empleado, y luego sumar las cinco aportaciones de empresa y las cinco cuotas trabajador del periodo, tiene que dar exactamente la cifra de cuotas a ingresar que aparece en el RLC del periodo para ese CCC. Aquí es donde cuadran de verdad las nóminas con la Seguridad Social.

La cuota trabajador se obtiene aplicando los tipos vigentes sobre la base de cotización: en torno al 4,70% por contingencias comunes, 1,55% por desempleo, 0,10% por formación profesional y la parte del trabajador del MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional). Los importes que aparecen en la tabla del ejemplo están redondeados al céntimo tras aplicar la suma de tipos del trabajador sobre cada base. La aportación empresa, sobre la misma base, agrupa contingencias comunes (en torno al 23,60%), contingencias profesionales según el tipo que corresponda al CNAE de la empresa, desempleo (5,50% en contrato indefinido a tiempo completo), FOGASA (0,20%), formación profesional (0,60%) y la parte empresarial del MEI. El total típico de aportación empresa sobre base oscila aproximadamente entre el 30% y el 32% en función del tipo por contingencias profesionales del CNAE de actividad. Los porcentajes exactos los revisa anualmente la Ley de Presupuestos y los recoge la Orden de cotización del ejercicio; el cuadre se hace con los tipos vigentes en el mes de devengo.

Con las bases del ejemplo, el detalle por trabajador queda así:

Trabajador	Base CC nómina	Cuota trabajador	Aportación empresa
A	1.600,00 €	102,00 €	502,00 €
B	1.780,00 €	113,50 €	558,00 €
C	1.980,00 €	126,30 €	621,00 €
D	2.180,00 €	139,10 €	684,00 €
E	2.620,00 €	167,20 €	822,00 €
Total	10.160,00 €	648,10 €	3.187,00 €

Cuota trabajador total del mes: 648,10 €. Aportación empresa total del mes: 3.187,00 €. Suma a comparar con el RLC: 3.835,10 €.

El RLC del periodo, en su línea "Importe a ingresar", debería traer la misma cifra. Si el RLC trae bonificaciones o compensación por pago delegado de incapacidad temporal, esas partidas aparecen como deducciones en el propio RLC y reducen el importe domiciliado: el comparable contra la suma de nóminas son las cuotas brutas devengadas en el RLC, no el importe líquido a ingresar. Esta confusión, entre comparar contra cuotas devengadas o contra importe a ingresar, es la primera causa habitual de descuadre del Test 2, y el árbol de diagnóstico de la sección 7 lo desarrolla.

Para el asiento de devengo de la sección 8, la cifra que termina en el HABER de la cuenta 476 es la suma total cuota trabajador + aportación empresa antes de deducir bonificaciones: 3.835,10 € en el ejemplo. La diferencia entre 3.835,10 € y el importe efectivamente domiciliado al banco se contabiliza contra la cuenta de ingreso (740 para bonificaciones) o contra la cuenta de prestaciones a cobrar (cuando se ha adelantado pago delegado por IT), de modo que la cuenta 476 quede a saldo cero después de pagar el RLC.

Un matiz que afecta a empresas con varios códigos CCC. Cuando la empresa tiene actividad en varios centros con CCC distintos (por ejemplo, sede administrativa y centro fabril, o convenios diferentes), la TGSS liquida un RLC por cada CCC. El Test 2 se ejecuta por CCC, no al nivel consolidado de empresa, y los totales de aportación se suman después para llegar al HABER 476 del asiento de devengo único.

Test 3 — las bases de cotización por trabajador en las nóminas tienen que coincidir con las bases del RNT

Para cada trabajador, la base por contingencias comunes, la base por contingencias profesionales y horas extras, la base de desempleo, formación profesional y FOGASA, y las bases de horas extras estructurales y no estructurales que figuran al pie de la nómina, deben coincidir línea a línea con las que el RNT trae para ese trabajador. Es el test más detallado y el que más veces aparece descuadrado en empresas con plantillas heterogéneas, pluriempleo o complementos variables.

Comparemos dos trabajadores del ejemplo: A y B.

Trabajador A — base normal, sin horas extras, sin complementos especiales.

Concepto	Base nómina	Base RNT	Diferencia
Contingencias comunes	1.600,00 €	1.600,00 €	0,00 €
Contingencias profesionales y h. extras	1.600,00 €	1.600,00 €	0,00 €
Desempleo / FP / FOGASA	1.600,00 €	1.600,00 €	0,00 €

Las tres líneas cuadran, como cabe esperar en un trabajador con salario fijo, sin complementos variables y sin horas extras.

Trabajador B — el mes anterior se computó un plus como salarial y este mes se reclasifica como no salarial.

Concepto	Base nómina	Base RNT	Diferencia
Contingencias comunes	1.780,00 €	1.830,00 €	-50,00 €
Contingencias profesionales y h. extras	1.780,00 €	1.830,00 €	-50,00 €
Desempleo / FP / FOGASA	1.780,00 €	1.830,00 €	-50,00 €

Aparece una diferencia de 50 € en las tres bases del trabajador B. El RNT muestra 1.830 € porque las bases enviadas a la TGSS al inicio del mes incluían el plus que ahora la nómina ha reclasificado como no salarial. Esto es exactamente el patrón "diferencia bases cotización nómina RNT por trabajador" que aparece cuando hay reclasificación retroactiva de complementos. El cuadre no se rehace; se documenta y se regulariza en el mes siguiente, como explica el árbol de diagnóstico.

Tres situaciones más que conviene reconocer antes de cerrar el Test 3.

Topes mínima y máxima. La base por contingencias comunes está acotada por la base mínima y la base máxima del grupo de cotización del trabajador. Si la nómina muestra un salario salarial superior al tope máximo, el RNT mostrará el tope máximo, no el salario. No es un descuadre del Test 3; es el comportamiento esperado del sistema. Conviene verlo y dejarlo documentado para que cualquier auditor entienda el motivo de la diferencia.

Complementos salariales y no salariales. Las dietas, los gastos de locomoción exentos, la indemnización por traslado, el kilometraje y el plus de transporte en su parte exenta no entran en la base de cotización. Si entran como devengo no salarial en la nómina, la base no se mueve; si por error se han codificado como salariales el mes anterior, sí que se han ido a la base, y al corregirlos este mes se produce el desfase que muestra el ejemplo del trabajador B.

Horas extras estructurales. Cotizan separadamente y aparecen en su propia línea del RNT, no sumadas a la base general. Si la nómina las añade a la base de contingencias comunes en vez de mantenerlas en la línea de horas extras estructurales, el agregado mensual no cuadrará con el RNT aunque el importe total cotizado sí lo haga.

Al cerrar Test 3 en el ejemplo, el trabajador A cuadra y el trabajador B muestra una diferencia documentada en las tres bases. La diferencia se traza al complemento reclasificado, se anota como tal, y se regulariza en la nómina del mes siguiente. El RLC del mes en curso no se rehace.

Coste total empresa por empleado: lo que la nómina cuadrada te dice

Una vez cuadrados los tres tests, derivar el coste total empresa por empleado es trivial: total devengado de la nómina más total aportación de la empresa a la Seguridad Social. La Orden ESS/2098/2014 hace obligatorio que la nómina muestre desglosada esa aportación al pie del recibo, así que la cifra está en la propia nómina sin necesidad de calcular nada por separado.

Qué no entra en el cálculo. El IRPF retenido y la cuota trabajador a la Seguridad Social ya están dentro del total devengado: descuentos sobre el salario bruto del trabajador, no coste adicional para la empresa. Sumarlos otra vez al coste empresa es uno de los errores que aparecen con regularidad en hojas de cálculo internas. Las bonificaciones tampoco reducen el devengado; reducen la aportación de empresa que efectivamente se paga. Si lo que interesa es el coste neto después de bonificaciones, se descuenta la bonificación de la cifra de aportación empresa; si lo que interesa es el coste bruto, se queda en el dato del pie de la nómina.

Coste total empresa para el trabajador C del ejemplo:

Concepto	Importe
Total devengado (salario + complementos + prorrata pagas extras)	1.980,00 €
Aportación empresa a la Seguridad Social	621,00 €
Coste total empresa mensual	2.601,00 €

Sobre doce meses, el coste anual previsible son aproximadamente 31.212 € si la empresa prorratea las pagas extras en cada nómina mensual. Si las pagas extras se pagan en sus meses propios (junio y diciembre), el coste por mes ordinario es menor y los meses de paga extra concentran el pico; el coste anual total es la misma cifra.

Frente a las calculadoras de coste empresa que dominan los resultados de búsqueda. Factorial, Anfix, Billin y otras plataformas ofrecen calculadoras públicas que parten del salario bruto e infieren la aportación de empresa con los tipos por defecto del régimen general. Son útiles para presupuestar antes de contratar. La cifra derivada de la nómina ya cuadrada es la que tiene valor en cierre mensual y en justificación de proyecto, porque incorpora el tipo real por contingencias profesionales del CNAE de la empresa, las bonificaciones efectivamente aplicadas en el mes, los complementos y las regularizaciones del periodo. La calculadora estima; la nómina cuadrada documenta.

Para asociaciones de utilidad pública y fundaciones, este es el coste por personal que se traslada a la justificación de subvenciones finalistas. Cuando un trabajador imputa horas a varios proyectos, el coste empresa del mes se prorratea entre proyectos según hojas de horas firmadas o según el porcentaje aprobado en el convenio con el subvencionador. La sección 9 entra en el detalle contable de esa imputación; lo relevante aquí es que la cifra que se reparte por proyecto es la que sale de la nómina cuadrada, no una estimación, y ahí está la diferencia entre una justificación que el órgano subvencionador acepta sin objeciones y una que entra en requerimientos.

Cuando un test no cuadra — árbol de diagnóstico por síntoma

La sección a la que se vuelve cada mes cuando un descuadre aparece. Organizada por test, porque el síntoma manda; el concepto teórico es secundario cuando hay 25 minutos para cerrar el cuadre y pasar al siguiente cliente.

Si falla el Test 1: ∑ líquidos ≠ ∑ transferencias

Pago a caballo del último día del mes. La nómina se devenga el día 30 o 31 y la orden de transferencia se ejecuta el 1 del mes siguiente. Las transferencias salen del extracto de M+1, no de M. El cuadre se hace contra el extracto donde efectivamente sale el cargo; no contra el extracto del mes natural del devengo. Documentar en el cuadre la fecha de la orden y la fecha valor.

Embargo judicial descontado por el banco. El trabajador es objeto de una diligencia de embargo y el banco retiene un porcentaje del líquido al recibirlo. La transferencia que figura en el extracto puede ser menor que el líquido de la nómina, o puede aparecer dividida entre la cuenta del trabajador y la cuenta del juzgado. El descuadre se resuelve consultando la diligencia y reconstruyendo el líquido teórico: nómina íntegra menos retención judicial igual a transferencia neta al trabajador.

Anticipos a cuenta no descontados. El trabajador ha recibido un anticipo a mediados de mes por transferencia separada o en metálico. Si la nómina no lo ha restado del líquido a percibir, el importe a transferir es menor que el líquido nominal y el Test 1 falla por el importe del anticipo. La corrección es descontar el anticipo en la nómina del mes en que se pagó, y dejar constancia del anticipo en su justificante específico.

Comisiones bancarias por transferencias inmediatas. Reducen el saldo de la cuenta operativa pero no el importe de las transferencias. No afectan al cuadre nómina-banco si se lee bien el extracto: hay que conciliar transferencia a transferencia, no por saldo neto del día. Aparecen como descuadre cuando la conciliación se hace por totales del extracto en vez de por línea.

Devolución por IBAN incorrecto. La transferencia sale, vuelve unos días después por error en el IBAN del trabajador, y se reemite. Si esto pasa a caballo del mes, una transferencia puede estar pendiente de reemisión y faltar del extracto del mes. Conciliar contra el día efectivo del cargo final, no contra el día de la primera orden.

Si falla el Test 2: ∑ aportaciones SS (nóminas) ≠ cuotas a ingresar (RLC)

La causa más frecuente de llamada al asesor. Las cinco causas principales:

Alta o baja a mitad de mes. La TGSS prorratea las cuotas por días naturales (de 1 a 30 o 31), mientras que algunos sistemas de nómina prorratean por días laborables. Sobre un mes de 30 días con un alta el día 15, la TGSS factura 16 días (del 15 al 30 inclusive) y la nómina puede haber calculado por 12 días laborables. La diferencia es real y va al RLC, no a la nómina. La corrección es ajustar el método de prorrateo del sistema de nómina o documentar la diferencia.

Bonificación aplicada en el RLC pero no en la nómina (o viceversa). Las bonificaciones por contrato indefinido por conversión, por jóvenes, por mayores de 55 años o por colectivos específicos, las aplica la TGSS en el RLC reduciendo el importe a ingresar. Si la nómina del trabajador refleja la cuota empresa íntegra (sin bonificación), el comparable contra el RLC son las cuotas brutas del RLC, no el importe líquido a ingresar. La diferencia entre cuotas brutas y bonificadas se anota como ingreso de subvención cuando se contabiliza el pago. La situación inversa, una bonificación reflejada en nómina pero no aplicada por la TGSS por falta de comunicación en Sistema RED, requiere revisar el envío al sistema RED y, si procede, presentar la solicitud para que la bonificación se aplique en periodos siguientes.

Compensación por pago delegado de incapacidad temporal. Cuando un trabajador está de baja por contingencia común a partir del día 16, o por accidente de trabajo desde el inicio, la empresa adelanta la prestación al trabajador en su nómina y la TGSS le compensa esa cantidad en el RLC, descontándola del importe a ingresar. El comparable contra la suma de aportaciones de las nóminas son, otra vez, las cuotas brutas del RLC; la compensación IT se contabiliza separadamente contra la cuenta de prestaciones por cobrar. Esta situación, la compensación por incapacidad temporal en el RLC y el descuadre que produce, es responsable de la mayoría de los descuadres del Test 2 en empresas con plantillas grandes.

Reclasificación del CNAE y cambio de tarifa de primas. Las contingencias profesionales cotizan según una tarifa por código CNAE. Si la actividad real de la empresa se reclasifica a mitad de ejercicio, la tarifa cambia y las cuotas de los meses afectados pueden regularizarse en el RLC. La nómina, que aplicaba la tarifa antigua, da una cifra distinta a la del RLC corregido. La corrección es ajustar la tarifa en el sistema de nómina hacia adelante y aceptar la regularización del RLC.

Pluriempleo. Un trabajador que cotiza simultáneamente en dos empresas tiene una base de cotización topada conjuntamente. La TGSS puede aplicar el tope al final, en el RNT, mientras que las dos nóminas no se conocen entre sí y cotizan cada una por su salario. El descuadre se materializa en el Test 3 pero arrastra al Test 2 cuando la base topada produce cuota distinta.

Si falla el Test 3: bases por trabajador (nóminas) ≠ bases (RNT)

Topes de cotización aplicados. La base nominal de la nómina excede la base máxima del grupo de cotización del trabajador, y el RNT muestra la base máxima. No es un descuadre, es el sistema funcionando como debe. Documentar y seguir.

Reclasificación de complemento entre periodos. El caso del trabajador B del ejemplo del Test 3. Un plus que el mes anterior se computó como salarial y este mes se reclasifica como no salarial, sin haberse devuelto a la TGSS la base original. La diferencia se documenta y se regulariza en el envío del mes siguiente.

Horas extras estructurales sumadas mal. La nómina las suma a la base general en vez de mantenerlas en la línea de horas extras estructurales; el RNT las trae en línea propia. La cifra total cotizada puede ser correcta pero el cuadre por línea falla. Corregir la codificación en el sistema de nómina.

Antigüedad reconocida retroactivamente. Un trabajador reclama y se le reconoce antigüedad por años previos. El complemento de antigüedad sube la base de los meses afectados, el RNT recibe la base nueva en el mes en que se envía la regularización, y la nómina del mes en curso muestra la nueva base. El descuadre va contra los meses retroactivos, no contra el mes en curso, y se trata como regularización de cotizaciones, no como descuadre del cuadre habitual.

Cambio de jornada a tiempo parcial a mitad de mes. La base mínima de un trabajador a tiempo parcial se calcula proporcionalmente a su jornada. Si la jornada cambia a mitad de mes, la TGSS aplica la prorrata por días, y la nómina puede haber aplicado la base nueva al mes entero o a la fracción incorrecta. Verificar el método de prorrateo aplicado por el sistema de nómina contra los días de cada jornada.

Cierre del ejemplo

Continuando con el trabajador B del Test 3, cuya base en nómina (1.780 €) no cuadra con la base en RNT (1.830 €) por reclasificación de un complemento del mes anterior, la resolución operativa es ésta: la diferencia se documenta en una nota anexa al cuadre del mes, indicando el concepto reclasificado y el importe. El RLC del mes en curso no se rehace; ya se ha emitido y, si fuera necesario corregir las cotizaciones del mes anterior, se haría por la vía de un fichero de regularización dentro del plazo de tres meses naturales. La nómina del mes siguiente regulariza el efecto del complemento mal codificado, con devolución al trabajador de la cotización indebida o con reclamación, según el caso. El cuadre del mes en curso queda cerrado con la diferencia documentada y trazada, no como descuadre pendiente.

El asiento contable de la nómina paso a paso — cuentas 640, 642, 4751, 476 y 465

El asiento de devengo de la nómina se hace una vez al mes, con fecha del último día del mes y con las cifras del cuadre validado. Los pagos (a empleados, a la TGSS por el RLC, a Hacienda por el Modelo 111 trimestral) generan asientos separados cuando salen efectivamente de la cuenta bancaria. Las cifras que siguen son las del ejemplo que recorre las secciones 3, 4 y 5: cinco trabajadores, total devengado 10.160 €, IRPF retenido 1.181,90 €, cuota trabajador 648,10 €, aportación empresa 3.187,00 €, líquido a percibir 8.330 €.

Asiento 1: devengo de la nómina del mes

Con fecha del último día del mes:

Cuenta	Concepto	Debe	Haber
640	Sueldos y salarios	10.160,00 €
642	Seguridad Social a cargo de la empresa	3.187,00 €
4751	Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas		1.181,90 €
476	Organismos de la Seguridad Social acreedores		3.835,10 €
465	Remuneraciones pendientes de pago		8.330,00 €
Total		13.347,00 €	13.347,00 €

La cifra del HABER 476, 3.835,10 €, es la suma de la cuota trabajador (648,10 €) y la aportación empresa (3.187,00 €). La comprobación que debe darse al cierre del asiento es: total devengado más aportación empresa igual a IRPF más cuotas Seguridad Social total más líquido a percibir. Con los números del ejemplo: 10.160,00 + 3.187,00 = 13.347,00 = 1.181,90 + 3.835,10 + 8.330,00. Si esta comprobación no cuadra, alguno de los tres tests previos no estaba cerrado y el asiento está arrastrando un error.

Asiento 2: pago a empleados

En la fecha en que efectivamente se cargan las transferencias salariales en el extracto bancario (típicamente el último día del mes o el 1 del siguiente):

Cuenta	Concepto	Debe	Haber
465	Remuneraciones pendientes de pago	8.330,00 €
572	Bancos, cuenta operativa		8.330,00 €

Después de este asiento la cuenta 465 queda a saldo cero. Si quedara saldo, hay una transferencia pendiente de salir o un importe pagado por encima del líquido devengado, y conviene resolverlo antes de cerrar el mes contable.

Asiento 3: pago del RLC a la TGSS

En la fecha de cargo de la domiciliación, normalmente entre el día 1 y el día 31 del mes siguiente al devengo, según calendario TGSS:

Cuenta	Concepto	Debe	Haber
476	Organismos de la Seguridad Social acreedores	3.835,10 €
572	Bancos		3.835,10 €

En el escenario base, sin bonificaciones ni compensación IT, el importe domiciliado coincide con el HABER del 476 del asiento de devengo y la cuenta 476 queda a saldo cero.

Cuando el RLC trae bonificaciones por contrato (jóvenes, mayores de 55, conversión a indefinido) o compensación por pago delegado de incapacidad temporal, el importe efectivamente domiciliado es menor que la cifra del HABER 476. La diferencia se contabiliza en un apunte adicional contra la cuenta de ingresos de subvención (740 Subvenciones, donaciones y legados a la explotación, para bonificaciones) o contra la cuenta de personal o de prestaciones a cobrar (para la parte adelantada al trabajador por IT pago delegado que la TGSS compensa). El detalle de la deducción aparece en el propio RLC y debe asentarse al céntimo, porque cualquier diferencia restante en la cuenta 476 después del pago es un descuadre que aparecerá en una conciliación posterior.

Asiento 4: pago del Modelo 111 trimestral

El día 20 del mes siguiente al cierre del trimestre, la AEAT carga el importe del Modelo 111 declarado:

Cuenta	Concepto	Debe	Haber
4751	Hacienda Pública acreedora por retenciones practicadas	(total trimestre)
572	Bancos		(total trimestre)

Por ejemplo, si las tres mensualidades del trimestre han retenido 1.181,90 € + 1.225,00 € + 1.245,00 €, el asiento del Modelo 111 carga 3.651,90 € a 4751 y abona la misma cifra contra 572. Después del asiento, la cuenta 4751 debería quedar a saldo cero al final del trimestre. Si queda saldo, hay un descuadre arrastrado de un cuadre mensual mal cerrado, y conviene resolverlo antes de la presentación del Modelo 190 anual. La sección 10 amplía cómo se construye la cifra del Modelo 111 desde los tres meses de retenciones.

Implicación práctica

El asiento de devengo solo se hace después de validar los tres tests. Si se asienta antes, cualquier descuadre del cuadre se incorpora a la contabilidad y queda invisible hasta el siguiente eslabón: el Modelo 111 trimestral declarará una cifra que no coincide con el saldo acumulado de la 4751, o el saldo de la 476 no quedará a cero después de pagar el RLC. Resolver el descuadre antes del asiento cuesta minutos; resolverlo después del asiento, con apuntes contables ya cerrados y posiblemente declaraciones ya presentadas, cuesta horas y deja rastro en libros.

Asociaciones de utilidad pública y fundaciones — el cuadre bajo PGC ESFL

Las asociaciones declaradas de utilidad pública y las fundaciones de competencia estatal no llevan la contabilidad por el PGC ordinario, sino por su adaptación a entidades sin fines lucrativos. El Real Decreto 1491/2011 que adapta el PGC a las entidades sin fines lucrativos, de 24 de octubre, aprueba las normas de adaptación del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y es de aplicación obligatoria para todas las fundaciones de competencia estatal y asociaciones declaradas de utilidad pública, con entrada en vigor el 1 de enero de 2012. Lo relevante para el cierre laboral es que el asiento de nómina, por sí mismo, no cambia: las cuentas 640 Sueldos y salarios, 642 Seguridad Social a cargo de la empresa, 4751 Hacienda Pública acreedora por retenciones, 476 Organismos de la Seguridad Social acreedores y 465 Remuneraciones pendientes de pago son cuentas comunes a los dos planes y se utilizan exactamente igual.

Lo que sí cambia en el plan contable de una entidad sin fines lucrativos vive fuera del asiento de nómina y conviene tenerlo presente para no mezclarlo con el cuadre del mes. En el patrimonio neto no hay capital social: las asociaciones de utilidad pública tienen fondo social y las fundaciones tienen dotación fundacional. Las cuentas anuales obligatorias siguen el modelo del PGC ESFL: Balance, Cuenta de Resultados (no se llama Pérdidas y Ganancias) y Memoria, esta última con desglose obligatorio del coste por personal por proyecto y por subvención cuando la entidad recibe subvenciones finalistas.

Lo que sí cambia operativamente cada mes es la imputación del coste de personal por proyecto. En entidades que reciben subvenciones finalistas (Plan Estatal, Planes Autonómicos, convocatorias municipales, Fundación La Caixa, fondos europeos, Erasmus+, AECID, programas de la Comisión Europea), cada euro de coste empresa por empleado tiene que ser trazable al proyecto o proyectos en cuyo presupuesto se justifica. La práctica habitual es abrir cuentas auxiliares analíticas o subcuentas del 640 y del 642, una por proyecto: por ejemplo 640.001 Proyecto Inclusión, 640.002 Proyecto Formación, 640.003 Gastos generales, y las equivalentes en 642. El asiento de devengo agregado de la sección 8 se descompone, en una entidad sin fines lucrativos, entre estas subcuentas.

El reparto se hace por horas dedicadas o por porcentaje aprobado. Cuando un trabajador imputa horas a varios proyectos en un mes, el coste empresa del mes (devengado más aportación empresa) se prorratea entre proyectos según las hojas de horas firmadas por el trabajador y validadas por la dirección, o según el porcentaje fijo aprobado en el convenio con el subvencionador. Recomendación práctica: que el reparto se cierre el mismo día que se cierra el cuadre del Test 2, no en una operación contable separada al final del mes, para que la suma de las subcuentas de 640 cuadre con el total devengado y la suma de las subcuentas de 642 cuadre con la cifra agregada de aportación empresa que ya se ha conciliado contra el RLC. Si el cuadre por proyecto se hace después, cualquier ajuste posterior en las nóminas vuelve a abrir el reparto y multiplica el trabajo.

La documentación que pide un órgano subvencionador en la justificación es siempre la misma combinación, con variaciones menores entre convocatorias: el recibo de salario del trabajador, el justificante de pago (extracto bancario que muestra la transferencia), el RNT y el RLC del mes con su pago a la TGSS, y la hoja de horas firmada que sostiene el porcentaje de imputación. Sin el cuadre del mes cerrado primero, la trazabilidad entre el recibo, el RNT, el RLC y el extracto se rompe en cuanto el técnico del órgano subvencionador empieza a comparar cifras.

Dos riesgos específicos del cuadre en entidades sin fines lucrativos. Sobreimputar coste a un proyecto subvencionado por encima del límite aprobado en la convocatoria genera reintegro: el órgano detecta el exceso en la revisión, exige la devolución de la parte sobreimputada y aplica el recargo o el interés correspondiente. Subimputar deja gasto sin cobrar al subvencionador, lo que no genera consecuencia administrativa pero sí daña la viabilidad financiera del proyecto y obliga a justificar con fondos propios lo que la subvención debía cubrir. Tanto el sobreimputar como el subimputar suelen empezar en un cuadre del Test 2 mal cerrado, en el que la bonificación o la compensación IT no se ha reflejado correctamente y la cifra que se reparte por proyecto ya es errónea antes de llegar a las hojas de horas. La cadena es: cuadre Test 2 → asiento PGC ESFL → reparto por subcuentas → justificación; un error en el primer eslabón se propaga al cuarto sin que nadie lo vea en el camino.

Del cierre mensual al Modelo 111 trimestral

La cuenta 4751 acumula durante el trimestre las retenciones de IRPF practicadas en las nóminas de cada mes. Al cierre del trimestre, la suma de las tres mensualidades es la cifra que se declara en el Modelo 111 en sus casillas de rendimientos del trabajo. A esa cifra se añaden las retenciones practicadas sobre facturas de profesionales recibidas en el trimestre, que viven en sus propias casillas y suman al mismo total a ingresar.

Para la empresa del ejemplo, las retenciones por nóminas de los tres meses del trimestre han sido 1.181,90 €, 1.225,00 € y 1.245,00 €. Total trimestre por nóminas: 3.651,90 €. Si en ese trimestre se han recibido y contabilizado facturas de profesionales con retención (un asesor laboral externo, un diseñador autónomo, un abogado), las retenciones practicadas sobre esas facturas suman, por ejemplo, 600,00 €. Total a ingresar Modelo 111 del trimestre: 4.251,90 €. Este importe se domicilia en la cuenta corriente de la empresa el día 20 del mes siguiente al cierre del trimestre.

Las casillas concretas del Modelo 111. La casilla 02 recoge el número de perceptores que han recibido rendimientos del trabajo en el trimestre. La casilla 03 trae el importe íntegro abonado a esos perceptores (la suma de las percepciones que dan lugar a retención). La casilla 04 trae la suma de las retenciones practicadas, que coincide con el saldo del HABER de la 4751 acumulado durante el trimestre por la parte de nóminas. Las casillas 05 y 06 se reservan para retribuciones en especie cuando las hay. Las casillas 07, 08 y 09 cubren rendimientos de actividades económicas (profesionales que han facturado con retención): número de perceptores, base de retención y retenciones practicadas. La cifra de la casilla 03 tiene que coincidir con las bases que el sistema de nóminas tiene registradas para el trimestre, y la cifra de la casilla 08 tiene que coincidir con las bases de retención de las facturas de profesionales registradas en el periodo. Si alguna de las dos no cuadra, hay una declaración con cifras inconsistentes.

El asiento del pago. Es el mismo que aparece en la sección 8 como Asiento 4: DEBE 4751 / HABER 572 por el total a ingresar del Modelo 111. Después del asiento, la cuenta 4751 debería quedar a saldo cero al final del trimestre. Las retenciones del trimestre, sumadas, salen a Hacienda en un solo cargo. Si queda saldo en la 4751 después del asiento del Modelo 111, hay un descuadre arrastrado de un cuadre mensual mal cerrado, y la revisión es obligatoria antes de la presentación del Modelo 190 anual: el resumen anual cruza con los datos individualizados por perceptor que la empresa habrá venido declarando, y cualquier diferencia se materializa en requerimiento.

El tratamiento contable de la retención sobre facturas de profesionales y su rodaje al Modelo 111 (casillas 07-09) se desarrolla en detalle en el artículo hermano sobre asiento de retención IRPF y conciliación trimestral del Modelo 111, donde se cubre el asiento de la factura recibida con retención, el papel de la cuenta 4751 cuando el origen es factura y no nómina, y la conciliación trimestral antes de presentar el modelo.

A escala y dentro del software contable — cerrar nómina en muchos clientes y muchos sistemas

Una asesoría laboral o un despacho que cierra entre 20 y 80 clientes mensualmente no puede permitirse partir de cero en cada cuadre. La práctica común es un libro de cuadre por cliente con la misma estructura: dos pestañas (Nóminas y Tests), tres tablas dentro de la pestaña Tests (una por test), y un agregado trimestral de Modelo 111 que rueda automáticamente desde las celdas mensuales. Lo que se estandariza entre clientes son las columnas (trabajador, NIF, devengo, deducción, base CC, base profesionales, base desempleo / FP / FOGASA, cuota trabajador, aportación empresa, líquido), los nombres de cuenta, el formato de fecha y la fórmula de coste empresa por empleado. Lo que se deja por cliente son las cifras y las particularidades de cada uno: bonificaciones aplicables, complementos no salariales habituales, número de CCC, calendario de pago.

El cuello de botella en la escala no es el cuadre, es la extracción de los datos. Las nóminas, el RNT y el RLC llegan al asesor en PDF, las nóminas con frecuencia como un único PDF mensual con un recibo por trabajador, el RNT y el RLC como PDFs descargados por CCC. Convertir esos PDFs a columnas de Excel (trabajador, NIF, devengo, deducción, base, aportación empresa, cuota trabajador, líquido) es el paso que más tiempo consume si se hace manualmente, y es el paso ideal para automatizar. En una asesoría con 40 clientes, la extracción manual puede absorber dos días completos de un perfil junior cada mes; con la extracción automatizada, el cuello de botella deja de existir.

Aquí es donde encaja la extracción automatizada de nóminas, RNT y RLC en lote como la capa upstream del cuadre. Los PDFs del mes se suben al lote, se indica en lenguaje natural qué columnas se necesitan extraer ("Extraer NIF, nombre, total devengado, IRPF retenido, cuota trabajador SS, líquido a percibir y bases de cotización por contingencias comunes, profesionales y desempleo, una fila por trabajador") y se descarga un Excel o un CSV listo para volcar a las tres tablas del libro de cuadre. El mismo flujo trata diez nóminas o tres mil. Para el detalle de cómo configurar la extracción de los recibos individuales y qué columnas conviene pedir en el prompt cuando se procesan a escala, el artículo hermano sobre convertir nóminas españolas PDF a Excel con devengos, deducciones y bases en columnas entra en el detalle de la extracción aislada del paso de cuadre.

Cómo se ven los asientos en cada software contable habitual. La práctica es similar entre programas, con variaciones de formato.

• A3 NOM / A3 ECO. Traspaso directo del módulo de nóminas al módulo contable a través de plantilla configurable. Si las nóminas se gestionan en A3 NOM, el asiento se exporta a A3 ECO en un paso; si las nóminas vienen de otro sistema, se importa por fichero ASCII.
• Contasol. Asiento manual a través de la pantalla de introducción de apuntes, o importación de fichero (formato Contasol propio o ASCII genérico). Para volúmenes altos, fichero.
• Sage 50 España. Asiento manual o importación CSV con el formato que define la propia herramienta. La importación masiva mensual de nóminas es el flujo habitual en asesorías que tienen Sage 50 desplegado en el cliente.
• Holded. Importación de asientos masivos por CSV con plantilla específica del programa. La plantilla pide código de cuenta, descripción, debe, haber y fecha; el cuadre se hace en Excel y se vuelca completo.
• Anfix y Quipu. Importación de asientos con cuentas mapeadas a las del plan contable del cliente. El paso crítico es el mapeo inicial; una vez hecho, la importación mensual es directa.
• Contabilum. Importación CSV con plan contable adaptado. Más usado en entornos con plan contable personalizado por cliente.

La recomendación es la misma para los seis programas: tener el CSV del asiento ya cuadrado en Excel antes de importar. Los errores de importación son siempre más caros de corregir que de prevenir, porque suelen requerir reimportar el lote entero después de localizar el cliente con el error, y el bloqueo del cierre del mes en ese cliente arrastra al resto.

Errores frecuentes y sus implicaciones ante la TGSS y la AEAT. Son la consecuencia operativa de saltarse el cuadre o de dar uno de los tests por cerrado sin haberlo cerrado.

• Asentar la nómina antes de validar los tres tests. El descuadre queda invisible en la contabilidad del mes y reaparece dos meses más tarde: en el saldo de la 476 cuando se paga el RLC, en el saldo de la 4751 cuando se presenta el Modelo 111, o en una inspección de la TGSS que pide la conciliación entre RNT, RLC y libro mayor.
• Usar la cifra de retenciones de la nómina para el Modelo 111 sin haber resuelto el descuadre del Test 2. La declaración trimestral queda inexacta. Si la diferencia es por bonificación o por compensación IT, el contraste con el RLC anual cuando llegue el Modelo 190 evidencia el desfase y abre requerimiento.
• Imputar coste empresa a un proyecto subvencionado sin haber cerrado el Test 2. En entidades sin fines lucrativos, el reparto por proyecto se hace sobre la cifra cuadrada. Si la cifra no estaba cuadrada al hacer el reparto, el órgano subvencionador detecta el desfase en la revisión y se pierde, como mínimo, la parte sobreimputada; con recargos cuando aplican.
• Tratar al empleado solo como línea de nómina sin reflejarlo como tercero en el sistema de pagos. Genera huecos de trazabilidad cuando alguien revisa el detalle del saldo de la 465: las transferencias salen a NIFs que no aparecen como terceros y la pista de pago se reconstruye a mano. La práctica de dar de alta al trabajador como tercero en el sistema, con su NIF como identificador, cierra ese hueco.
• Leer la aportación empresa de SS de una línea incorrecta del recibo post Orden ESS/2098/2014. La aportación empresa vive en su bloque obligatorio al pie del recibo y no se debe confundir con la cuota trabajador del bloque de deducciones; al confundirse, el coste empresa que se reporta a dirección o que se imputa a proyecto sale erróneo, y el Test 2 contra el RLC también.

El cuadre del mes anterior, la conciliación con el libro registro y el cierre del trimestre forman una cadena. Para la parte de proveedores que también pesa en el cierre mensual del despacho, el libro registro de facturas recibidas para el cierre del mes explica la sistemática equivalente del lado IVA y de retenciones a profesionales, que se integra con el flujo descrito aquí en el Modelo 111 trimestral.

El cuadre mensual de nómina, RLC y transferencia no es papeleo. Es la pieza que sostiene que el asiento contable diga la verdad, que el Modelo 111 trimestral no arrastre una cifra heredada, y que el reporte de coste por proyecto resista la revisión del subvencionador. Quien lo hace bien cada mes no descubre sorpresas en inspección.