Faktury zagraniczne do Excela: kurs NBP, import usług, JPK_V7

Faktury od zagranicznych dostawców nie trafiają do KSeF. Niemiecka GmbH, amerykańska LLC czy irlandzki oddział Google bez polskiego NIP-u nie mają do niego dostępu i nie mają obowiązku z niego korzystać, bo KSeF działa między polskimi podatnikami VAT. W praktyce oznacza to, że polski nabywca dostaje PDF, e-mail albo papier i księguje taką fakturę sam. Kwotę przelicza na PLN po kursie średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę wystawienia (na potrzeby VAT) lub poprzedzającego datę poniesienia kosztu (na potrzeby CIT/PIT). Następnie klasyfikuje transakcję jako import usług, WNT, nabycie krajowe albo import towarów, a w JPK_V7 oznacza ją BFK, gdy ma fakturę, lub DI, gdy księguje na dowodzie wewnętrznym. Każda zagraniczna faktura to osobny wiersz w ewidencji zakupu.

To nie jest luka przejściowa, którą KSeF kiedyś domknie. Zagraniczny dostawca po prostu nie jest częścią polskiego systemu i nie będzie. Strona nabywcy zostaje więc taka sama, jak była: stos dokumentów w różnych walutach i językach, który trzeba ręcznie przerobić na zapisy zgodne z polskim VAT. Jeśli akurat sprawdzasz, jak zmiany dotykają Twojej własnej sprzedaży, osobny temat to co po wejściu KSeF w 2026 r. musi zrobić jednoosobowa działalność; tutaj zajmujemy się wyłącznie tym, co przychodzi do Ciebie od dostawców spoza Polski. Szerszy kontekst, dlaczego transakcje transgraniczne stoją poza systemem, opisują zasady KSeF i traktowanie transakcji transgranicznych.

Dla wielu firm to nie kilka faktur miesięcznie, tylko realny strumień: rachunki za chmurę i oprogramowanie (AWS, Google Cloud, GitHub, Slack), faktury za reklamę (Google Ads, Meta, TikTok Ads), hurtowi dostawcy towarów z Unii, prowizje booking.com czy Expedia. Pięćdziesiąt do pięciuset PDF-ów w miesiącu, z których każdy wymaga tych samych decyzji i tego samego przeliczenia. Ten artykuł prowadzi drogą jednej takiej faktury, od pliku PDF do gotowego wiersza w ewidencji zakupu JPK_V7, i pokazuje, jak zamienić cały stos na faktury zagraniczne do Excela w jednym arkuszu, zanim dane trafią do programu księgowego. Po kolei: jak rozpoznać typ transakcji, jakie pola wyciągnąć, który kurs NBP zastosować, jak rozliczyć VAT i oznaczyć zapis, i gdzie kończą się możliwości narzędzia, a zaczyna praca księgowego.

Cztery typy transakcji: WNT, import usług, nabycie krajowe, import towarów

Zanim cokolwiek wpiszesz do ewidencji, musisz rozstrzygnąć jedno: jakim typem transakcji jest dana faktura. Od tego zależy, kto nalicza VAT i w której rubryce JPK_V7 wyląduje zapis. Decyzję podejmujesz na podstawie trzech rzeczy, które odczytujesz wprost z dokumentu: numeru VAT dostawcy razem z prefiksem kraju, kraju jego rejestracji oraz opisu pozycji, który mówi, czy kupiłeś towar, czy usługę.

Cztery możliwe wyniki:

• WNT (wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów) — towary od dostawcy z innego kraju UE, zarejestrowanego do VAT-UE. Prefiks kraju w numerze VAT to państwo członkowskie (DE, FR, NL, CZ), a pozycja na fakturze to towar, nie usługa.
• Import usług — usługi od dostawcy z UE lub spoza niej, gdzie VAT rozlicza nabywca w mechanizmie odwrotnego obciążenia. Tu trafia większość rachunków za chmurę, oprogramowanie i reklamę, jeśli dostawca nie ma polskiego NIP-u. Miejsce świadczenia usług dla podatnika ustala się co do zasady według siedziby nabywcy (art. 28b ustawy o VAT), więc obowiązek rozliczenia przechodzi na polską firmę.
• Nabycie krajowe — zagraniczny podmiot, który ma polski NIP VAT, wystawia fakturę z polskim VAT-em i rozliczasz ją jak każdą krajową. Decyduje obecność polskiego numeru, nie to, gdzie spółka ma centralę.
• Import towarów — towary spoza UE, z dokumentem celnym SAD. Tu podstawę i moment rozliczenia wyznacza odprawa celna, a nie sama faktura handlowa.

Rozstrzygającym sygnałem jest prawie zawsze numer VAT zestawiony z opisem pozycji. Weźmy konkretny przykład, który myli najczęściej: reklama w Google. Jeśli na fakturze widnieje Google Poland sp. z o.o. z polskim NIP-em, to nabycie krajowe z polskim VAT-em do odliczenia. Jeśli rozliczenie idzie z Google Ireland Ltd z numerem IE i bez polskiego NIP-u, to import usług w odwrotnym obciążeniu, gdzie polski VAT naliczasz sam. Tak samo czytasz AWS: faktura z Amazon Web Services EMEA SARL (numer luksemburski, bez polskiego NIP-u) to import usług. Te same nazwy dostawców mogą więc dawać różne klasyfikacje w zależności od podmiotu i numeru na konkretnej fakturze, dlatego prefiks kraju i NIP odczytujesz osobno dla każdego dokumentu, a nie raz dla dostawcy.

Agencje reklamowe i firmy kupujące licencje, doradztwo czy prawa autorskie z zagranicy mają tu jeszcze drugą warstwę. Część zagranicznych usług niematerialnych rodzi obowiązek w podatku u źródła od zagranicznych usług niematerialnych, który jest odrębny od klasyfikacji VAT i nie znika tylko dlatego, że rozliczyłeś import usług. To dwa różne pytania do tej samej faktury.

Warto zobaczyć granicę między fakturą krajową a zagraniczną także od strony technicznej. Krajowa faktura kosztowa trafia do programu księgowego inną ścieżką, zwykle przez gotowy plik importu w formacie ERP, co opisuje konwersja krajowych faktur kosztowych z PDF na CSV dla Optimy, Symfonii i Subiekta. Faktura zagraniczna wymaga wcześniej tego, czego krajowa nie potrzebuje: przeliczenia waluty, rozstrzygnięcia typu transakcji i samonaliczenia VAT. To te trzy kroki, a nie sam format pliku, decydują o całej reszcie tego workflow.

Jakie pola wyciągnąć z każdej zagranicznej faktury

Z każdej faktury potrzebujesz stałego zestawu pól, a każde z nich ma konkretny cel dalej w procesie:

• Nazwa sprzedawcy — identyfikacja kontrahenta w ewidencji.
• Pełny numer VAT z prefiksem kraju — sygnał rozstrzygający typ transakcji i wsad do późniejszej walidacji w VIES.
• Kraj rejestracji — dopełnia odczyt numeru VAT przy klasyfikacji.
• Numer faktury — zagraniczne numery bywają długie i nietypowe (litery, ukośniki, myślniki); wpisujesz je w formie, w jakiej są na dokumencie, bez „polonizowania".
• Data wystawienia — wyznacza kurs NBP dla VAT, więc to jedno z najważniejszych pól.
• Data dostawy lub wykonania usługi — potrzebna do momentu powstania obowiązku podatkowego i do kursu kosztowego.
• Waluta i wartość netto w walucie — podstawa przeliczenia na PLN.
• Kwota VAT na fakturze — przy dostawcy bez polskiego VAT zwykle wynosi zero, i to jest prawidłowe.
• Wartość brutto — kontrola spójności kwot.
• Skrócony opis pozycji — klucz do rozróżnienia towar/usługa, a więc do całej klasyfikacji.

Te pola da się wyciągnąć jednym poleceniem do narzędzia, które czyta treść faktury i zwraca ustrukturyzowany arkusz. Konkretny prompt po polsku, gotowy do użycia na całym stosie:

Wyciągnij z każdej zagranicznej faktury: nazwę sprzedawcy, numer VAT sprzedawcy z prefiksem kraju, kraj rejestracji, numer faktury, datę wystawienia, datę dostawy lub wykonania usługi, walutę, wartość netto w walucie, kwotę VAT wykazaną na fakturze, wartość brutto oraz skrócony opis pozycji (towar lub usługa z krótką kategorią). Każda faktura to osobny wiersz. Dodaj kolumnę typ_transakcji_propozycja z jedną z wartości: WNT, import_uslug, nabycie_krajowe, import_towarow, ustaloną na podstawie numeru VAT, kraju rejestracji i opisu pozycji.

Kolumna typ_transakcji_propozycja to propozycja, nie rozstrzygnięcie. Narzędzie wstępnie sortuje stos według drzewa z poprzedniej sekcji, a księgowy potwierdza lub poprawia każdy wiersz, bo to on odpowiada za kwalifikację. Taki podział pracy oszczędza najwięcej czasu: zamiast czytać pięćset faktur od zera, weryfikujesz pięćset gotowych propozycji.

Tu wchodzi też przewaga, której zwykłe konwertery PDF nie mają. Polskie firmy dostają faktury po angielsku, niemiecku, francusku, hiszpańsku i włosku, a każdy z tych układów inaczej rozmieszcza numer VAT, datę i kwoty. Ekstrakcja sterowana opisem czyta źródło w dowolnym z tych języków i produkuje jeden arkusz z polskimi nagłówkami, zamiast zatrzymywać się na tym, że niemiecka faktura nie wygląda jak polska. To właśnie pozwala traktować różnojęzyczny stos jako jedno zadanie, a nie kilka osobnych. Jeśli szukasz automatyczne wyciąganie danych z faktur zagranicznych do Excela, to jest dokładnie ten krok, w którym z pliku PDF powstaje uporządkowany wiersz.

Działa to tak, jak każde nowoczesne narzędzie oparte na poleceniu: wgrywasz pliki, opisujesz w jednym promptcie, czego potrzebujesz, i pobierasz arkusz Excel, CSV lub JSON z jednym wierszem na fakturę. Nie ma szablonów do konfigurowania ani kreatorów do przeklikania, bo to prompt jest konfiguracją. Ten sam prompt obsługuje dziesięć faktur i kilka tysięcy w jednej partii (do 6000 plików w jednym zadaniu), a wynik jest tak samo ustrukturyzowany niezależnie od liczby i języka dokumentów. To różnica między arkuszem gotowym do dalszej obróbki a stosem PDF-ów, który ktoś musi przepisać ręcznie.

Kurs NBP: który kurs i z której daty

Reguła jest precyzyjna i to jej nieprecyzyjne stosowanie generuje najwięcej błędów. Do przeliczenia na PLN bierzesz kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego datę powstania obowiązku podatkowego lub datę wystawienia faktury, w zależności od tego, co rozliczasz. Dla VAT punktem odniesienia jest co do zasady ostatni dzień roboczy przed datą powstania obowiązku podatkowego (często tożsama z datą wystawienia), a dla kosztu w CIT/PIT — ostatni dzień roboczy przed datą poniesienia kosztu. To znaczy, że jedna faktura potrafi nieść dwa różne kursy: jeden do rozliczenia VAT, drugi do ujęcia kosztu.

Konkretny przykład. Dostawca z UE wystawia fakturę w EUR z datą 15 maja, a usługę wykonuje i koszt ujmujesz 20 maja. Do VAT przeliczasz po kursie z ostatniego dnia roboczego przed 15 maja, a do kosztu w CIT po kursie z ostatniego dnia roboczego przed 20 maja. Jeśli między tymi dniami kurs EUR drgnął, w księgach pojawią się dwie różne wartości w PLN dla tej samej kwoty na fakturze, i obie są prawidłowe. Dlatego w arkuszu trzyma się obie daty osobno, a nie jedną „datę faktury".

Tu jest też granica narzędzia, którą warto rozumieć od początku. Ekstrakcja zwraca daty, które wyznaczają kurs, ale nie pobiera samego kursu z API NBP. Kurs konfrontujesz z tabelą NBP i dopisujesz w arkuszu, formułą Excela odwołującą się do pobranej tabeli kursów albo ręcznie dla pojedynczych wierszy. Narzędzie daje Ci poprawną datę dla każdej faktury, a Ty na jej podstawie podstawiasz właściwy kurs.

Efekt końcowy jest jeden: w polskich księgach każda kwota jest w PLN, nawet jeśli faktura była w EUR, USD czy GBP. Do ewidencji wchodzą przeliczone wartości złotowe, a kwota w walucie obcej zostaje co najwyżej jako informacja pomocnicza. Przeliczenie faktury w obcej walucie po kursie średnim NBP nie jest więc dodatkiem do księgowania, tylko warunkiem, żeby zapis w ogóle był zgodny ze schematem JPK_V7.

Klasyfikacja VAT i mapowanie na rubryki JPK_V7

Przy imporcie usług i WNT VAT nalicza nabywca. To jest mechanizm odwrotnego obciążenia: sam wyliczasz polski VAT (przy usługach zwykle 23%) i wykazujesz go po stronie należnej, a jednocześnie, jeśli masz pełne prawo do odliczenia, po stronie naliczonej. Efektywnie wychodzi zero, ale obie strony muszą znaleźć się w JPK_V7. Sam zapis pojawia się więc w dwóch miejscach pliku: w ewidencji sprzedaży (podatek należny z tytułu samonaliczenia) i w ewidencji zakupu (ten sam podatek do odliczenia).

Mapowanie na rubryki ewidencji JPK_V7 zależy od typu transakcji:

Typ transakcji	VAT należny (ewidencja sprzedaży)	VAT naliczony (ewidencja zakupu)
Import usług (art. 28b)	K_29 (podstawa), K_30 (podatek)	K_42/K_43 przy pełnym prawie do odliczenia
Import usług inny niż art. 28b	K_27 (podstawa), K_28 (podatek)	K_42/K_43 przy pełnym prawie do odliczenia
WNT	K_23 (podstawa), K_24 (podatek)	K_42/K_43 przy pełnym prawie do odliczenia
Nabycie krajowe (dostawca z polskim NIP)	nie dotyczy, VAT nalicza sprzedawca	K_42/K_43 (lub K_40/K_41 dla środków trwałych)
Import towarów	rozliczany w zgłoszeniu celnym, a w procedurze uproszczonej art. 33a w K_25/K_26	K_42/K_43 na podstawie dokumentu celnego

Środki trwałe trafiają do K_40/K_41 zamiast K_42/K_43, więc opis pozycji bywa potrzebny także po stronie zakupu, nie tylko do rozróżnienia towar/usługa. Niezależnie od typu obowiązuje jedna zasada porządkowa: każda zagraniczna faktura to osobny wiersz w ewidencji zakupu, nawet jeśli od jednego dostawcy przyszło ich w miesiącu kilkadziesiąt.

Powyższa tabela pokrywa rubryki istotne dla faktur zagranicznych, ale nie zastępuje pełnej struktury pliku. Po kody GTU, oznaczenia procedur i całą resztę pól sięgnij po pełny schemat JPK_V7 oraz kody GTU i procedur. A jeśli przerabiasz po stronie nabywcy także inne typy dokumentów, ten sam schemat ewidencji obsługuje ewidencja paragonów z NIP w JPK_V7 i PKPiR po stronie nabywcy — inny dokument, inna klasyfikacja VAT, ale ta sama logika jednego wiersza na dokument.

Oznaczenia BFK i DI w nowej strukturze JPK_V7

To punkt, który zmienił się ostatnio i bywa mylony, więc warto trzymać się dokładnych dat. Nowe wzory struktur JPK_V7M(3) i JPK_V7K(3) obowiązują od 1 lutego 2026 r. (opublikowane 19 grudnia 2025 r.), a w nich oznaczenie BFK dotyczy faktury elektronicznej lub papierowej, natomiast DI – dowodu innego niż faktura wystawiona w KSeF. Dla faktury zagranicznej przekłada się to na prostą regułę: oznaczasz wiersz BFK, gdy masz fakturę w ręku (elektroniczną lub papierową), a DI, gdy księgujesz na innej podstawie niż faktura z KSeF.

Praktycznym wyzwalaczem DI jest rozjazd w czasie. Przy imporcie usług i WNT obowiązek podatkowy potrafi powstać, zanim faktura do Ciebie dotrze. Jeśli w terminie rozliczenia nie masz dokumentu, księgujesz na dowodzie wewnętrznym (WEW) i wtedy wiersz dostaje oznaczenie DI. Gdy faktura przyjdzie później, korekta i właściwe oznaczenie BFK są już osobnym krokiem. Innymi słowy: BFK i DI nie opisują typu transakcji, tylko to, czy w momencie zapisu trzymasz w ręku fakturę, czy dowód zastępczy.

Z perspektywy ekstrakcji liczy się jedno: wyciągnięte dane niosą informację, która rozstrzyga ten wybór, czyli to, czy fakturę faktycznie masz, oraz daty potrzebne do ustalenia momentu obowiązku podatkowego. Samo oznaczenie BFK lub DI nadajesz Ty albo program księgowy na podstawie tego, co wiesz o posiadaniu dokumentu — narzędzie nie rozstrzyga go za Ciebie, bo zależy od stanu faktycznego, a nie od treści pliku.

Po ekstrakcji: walidacja VIES, języki źródła i granice narzędzia

Arkusz z ekstrakcji to wsad, nie koniec pracy. Z jednym wierszem na fakturę i poprawnymi datami wchodzisz w kolejne kroki, które wykonujesz już poza narzędziem:

• dopisanie kursu NBP do każdego wiersza i wyliczenie wartości w PLN,
• wyliczenie VAT należnego i naliczonego dla importu usług i WNT,
• walidacja numerów VAT-UE kontrahentów w VIES,
• import gotowych danych do programu księgowego.

Walidacja VIES jest osobnym krokiem i warto to rozumieć wprost. Ekstrakcja wyciąga numer VAT dostawcy z prefiksem kraju do jednej kolumny, gotowej do sprawdzenia wsadowego w oficjalnym systemie VIES Komisji Europejskiej. Samego sprawdzenia narzędzie nie wykonuje — daje Ci uporządkowaną listę numerów do zwalidowania, a nie wynik walidacji.

Te granice są celowe i to one decydują o wiarygodności całego procesu. Narzędzie produkuje ustrukturyzowany plik Excel, CSV lub JSON, ale nie pobiera kursu NBP z API, nie waliduje VIES, nie rozstrzyga momentu powstania obowiązku podatkowego (to pytanie do księgowego) i nie składa JPK_V7. Robi jedną rzecz: zamienia stos faktur w kolumny gotowe do tych kroków. Tak samo świadomie obchodzi się z danymi — dokumenty źródłowe są usuwane w ciągu 24 godzin od przetworzenia, a dane klientów nie są używane do trenowania modeli. Dla faktur z kontrahentami i kwotami to nie drobiazg.

Dla biura rachunkowego i działu księgowości, który co miesiąc przerabia 50–500 zagranicznych PDF-ów obok głównego toru KSeF/Optima, sens jest taki: tę „dodatkową" pracę da się prowadzić wsadowo, zamiast wpisywać fakturę po fakturze. Jeden prompt obsługuje całą partię różnojęzycznych dokumentów z tak samo ustrukturyzowanym wynikiem dla każdego z nich, bo to jest narzędzie zbudowane do konsekwentnego, powtarzalnego wyniku na dużym wolumenie, a nie do rozmowy o kilku plikach jak ogólny asystent AI. Faktury zagraniczne przerabiane przez biuro rachunkowe automatycznie nie przestają wymagać decyzji księgowego — przestają wymagać przepisywania.