Inkoopfactuur boeken: van factuur tot betaling

Een inkoopfactuur boeken gebeurt in de gewone situatie op twee momenten. Bij ontvangst debiteert u de toepasselijke kostenrekening of activarekening en, als aan de voorwaarden voor aftrek is voldaan, de voorbelasting. Het volledige factuurbedrag crediteert u op Crediteuren. Bij de latere betaling boekt u precies dat brutobedrag debet op Crediteuren en credit op Bank. De kosten worden dus niet opnieuw geboekt.

De eerste boeking creëert de openstaande crediteurenpost; de bankboeking lettert die post af. Controleer vóór toepassing van dit model het brondocument en bepaal de juiste classificatie en btw-behandeling. Een gescande of opgeslagen factuur is nog geen geboekte factuur, en een rekenkundig sluitende journaalpost kan inhoudelijk nog steeds onjuist zijn.

Controleer eerst wat de factuur werkelijk vastlegt

Controleer de factuur voordat u een grootboekrekening of btw-code kiest. De bron moet minimaal voldoende houvast geven om de leverancier, de levering en de bedragen te identificeren.

Controle	Waar u op let
Leverancier	Naam en relevante identificatiegegevens sluiten aan op de partij van wie u hebt gekocht.
Factuurnummer	Het nummer is aanwezig en dezelfde factuur is niet al verwerkt. Controleer daarbij altijd de combinatie van leverancier en factuurnummer.
Levering	De omschrijving past bij wat is besteld of ontvangen. Vergelijk zo nodig met de bestelling of het contract.
Bedragen	Nettobedrag plus btw sluit aan op het brutobedrag. Controleer ook tarief, valuta en eventuele afrondingsverschillen.
Data	Factuurdatum, vervaldatum en eventuele leveringsperiode zijn afzonderlijk herkenbaar.

De factuur legt feiten over de transactie vast, maar kiest niet de grootboekrekening of fiscale behandeling. Uit de omschrijving moet u nog afleiden of de aankoop bijvoorbeeld op een kostenrekening, een activarekening of voorraad thuishoort.

Bij inkoopfacturen digitaliseren en naar Excel overzetten kunnen gecontroleerde brongegevens al in vaste kolommen beschikbaar komen. Dat bestand is invoer voor de administratie, geen vervanging van de boeking. Pas wanneer de gegevens met de juiste rekening, periode en fiscale behandeling in het boekhoudsysteem zijn verwerkt, bestaan de grootboekmutatie en de openstaande leverancierspost.

Factuurdatum, ontvangstdatum en betaaldatum hebben elk een andere functie

De vraag factuurdatum of betaaldatum heeft geen enkel antwoord, omdat de data verschillende gebeurtenissen vastleggen:

• Factuurdatum: de datum waarop de leverancier de factuur heeft uitgereikt. Deze datum is van belang voor het btw-tijdvak bij het factuurstelsel.
• Ontvangstdatum: de datum waarop u de factuur daadwerkelijk ontvangt. Deze begrenst wanneer u de voorbelasting kunt aftrekken.
• Boekingsdatum of boekingsperiode: bepaalt in welke administratieperiode de mutatie wordt verwerkt. Bij een periodeafsluiting kan ook van belang zijn op welke periode de levering economisch betrekking heeft.
• Vervaldatum: volgt uit de betaaltermijn en helpt bewaken wanneer de schuld aan de leverancier moet worden voldaan.
• Betaaldatum: de datum waarop de bankmutatie plaatsvindt en de openstaande crediteurenpost geheel of gedeeltelijk kan worden afgeletterd.

Volgens de uitleg van de Belastingdienst over het factuurstelsel bepaalt de factuurdatum in welk tijdvak de voorbelasting wordt aangegeven, maar kan de btw pas worden afgetrokken nadat de factuur is ontvangen. Bij late ontvangst mag de factuurdatum dus niet worden gebruikt om de ontvangstvoorwaarde te negeren.

De betaaldatum bepaalt niet wanneer de oorspronkelijke aankoop als kosten, actief of voorraad wordt geboekt. Zij markeert de afwikkeling van de leveranciersschuld. Wie een factuur in maart boekt en in april betaalt, verwerkt in april daarom de betaling tegen Crediteuren en boekt niet nogmaals de aankoop.

De boekingsperiode verdient een afzonderlijke beoordeling wanneer de prestatie bij een andere periode hoort dan waarin de factuur binnenkomt. Denk aan een vooruitbetaald jaarabonnement of een factuur die na de maandafsluiting wordt ontvangen voor een eerdere levering. De juiste verwerking hangt dan af van de feiten en de gekozen afsluitingsgrondslagen; de vervaldatum verandert die economische toerekening niet.

De journaalpost van een gewone inkoopfactuur

Neem een factuur voor kantoorkosten met een nettobedrag van € 1.000, € 210 btw en een te betalen brutobedrag van € 1.210. Als de aankoop direct als kosten wordt verwerkt en de btw volledig aftrekbaar is, ziet de journaalpost voor de inkoopfactuur er zo uit:

Rekening	Debet	Credit	Wat verandert er?
Kantoorkosten	€ 1.000		De kosten nemen toe.
Te vorderen btw	€ 210		De vordering op de Belastingdienst neemt toe.
Crediteuren		€ 1.210	De schuld aan de leverancier neemt toe.

Debet en credit beschrijven hier dus niet of geld binnenkomt of weggaat. Ze leggen vast welke posten toenemen. De debetbedragen tonen de besteding en de aftrekbare voorbelasting; de creditboeking op Crediteuren registreert dat het brutobedrag nog moet worden betaald. De boeking is in evenwicht omdat beide zijden € 1.210 bedragen.

Gebruik de rekeningnummers uit het rekeningschema van uw eigen administratie. Een nummer dat in een voorbeeld, handleiding of ander boekhoudpakket voorkomt, is geen verplichte Nederlandse standaard. De functie van de rekening blijft wel gelijk: zij moet zichtbaar maken welk soort kosten, bezit, voorraad of schuld door de transactie verandert.

Bij btw op een inkoopfactuur boeken zijn twee beslissingen nodig. Eerst bepaalt u wat economisch is gekocht en waar dat in het grootboek thuishoort. Daarna beoordeelt u welk deel van de btw als voorbelasting aftrekbaar is. Voor volledige aftrek in het voorbeeld moet de aankoop worden gebruikt voor omzet die met btw is belast, moet de btw op een factuur staan die aan de factuureisen voldoet en moeten de goederen of diensten daadwerkelijk aan u zijn geleverd. Deze voorwaarden voor het aftrekken van btw staan los van de vraag of de nettoaankoop voor de winstbelasting als zakelijke kosten geldt. Als geen of slechts gedeeltelijk recht op aftrek bestaat, boekt u niet automatisch het volledige btw-bedrag op Te vorderen btw; het niet-aftrekbare deel volgt de behandeling van de aankoop.

Eén factuur kan meerdere boekingsregels nodig hebben. Een leverancier kan bijvoorbeeld zowel kantoorartikelen als een andere kostensoort factureren, of regels met verschillende btw-tarieven opnemen. Splits dan de nettobedragen en btw-bedragen naar de juiste rekeningen en codes. De som van alle debetregels moet blijven aansluiten op het brutobedrag dat als openstaande post op Crediteuren staat.

Wanneer de standaardboeking niet volstaat

De kostenboeking uit het voorbeeld past bij een aankoop die in de huidige periode wordt verbruikt. In de volgende situaties is een andere of aanvullende beoordeling nodig:

• Investering: een bedrijfsmiddel dat meerdere perioden wordt gebruikt, kan als actief op de balans thuishoren in plaats van direct volledig in de kosten.
• Voorraad: goederen die bestemd zijn voor verkoop hebben een andere economische functie dan verbruikte bedrijfskosten.
• Vooruitbetaling of periodeafgrenzing: een betaling voor een toekomstige periode, zoals een jaarcontract, kan over die perioden moeten worden verdeeld.
• Gemengd zakelijk en privégebruik: zowel de kostenverwerking als de btw-aftrek kan afhangen van het werkelijke gebruik.
• Niet-aftrekbare of bijzonder behandelde btw: het btw-bedrag op de factuur is niet in iedere situatie volledig als voorbelasting te boeken.
• Buitenlandse aankoop: de plaats van de leverancier, de plaats van de prestatie en de factuurbehandeling kunnen eigen btw-regels oproepen.
• Creditfactuur: een correctie vermindert of draait de eerdere kosten, btw en crediteurenschuld terug voor zover die oorspronkelijke posten worden gecrediteerd.

De economische classificatie en het recht op btw-aftrek blijven afzonderlijke beslissingen. Een laptop kan bijvoorbeeld als bedrijfsmiddel worden geactiveerd, terwijl daarnaast nog moet worden beoordeeld welk deel van de btw aftrekbaar is. Omgekeerd bewijst een aftrekbaar btw-bedrag niet dat de nettoaankoop direct volledig als kosten hoort te worden verwerkt.

Laat de behandeling beoordelen door een boekhouder of fiscalist als het gebruik, het moment van levering, het land van heffing, de aard van de prestatie of het aftrekrecht niet uit de beschikbare feiten kan worden vastgesteld. Dat voorkomt dat een onzeker oordeel wordt verborgen in een boeking die rekenkundig wel sluit.

Boek de betaling tegen de openstaande crediteur

Wanneer de factuur van € 1.210 via de bank wordt betaald, hoort de betaling bij de openstaande leverancierspost:

Rekening	Debet	Credit	Wat verandert er?
Crediteuren	€ 1.210		De schuld aan de leverancier neemt af.
Bank		€ 1.210	Het banksaldo neemt af.

De betaling aan de crediteur boeken betekent niet dat u opnieuw kantoorkosten en voorbelasting vastlegt. Die staan al in de journaalpost van de inkoopfactuur. Als u de bankbetaling nogmaals als kosten boekt, worden de kosten dubbel verwerkt en kan de oorspronkelijke crediteurenpost ten onrechte open blijven staan.

Afletteren is het koppelen van de bankbetaling aan de juiste openstaande post. Dat is niet altijd een één-op-éénkoppeling. Een leverancier kan meerdere facturen in één bedrag innen, een factuur kan in delen worden betaald of er kan een klein betalingsverschil ontstaan. Staat er geen bruikbare referentie bij de bankmutatie, vergelijk dan leverancier, bedrag, valutadatum en openstaande posten voordat u de koppeling maakt. Een onverklaard restant blijft zichtbaar totdat het verschil is uitgezocht en verwerkt.

Correct geboekte facturen vormen ook de basis voor de btw-aangifte voorbereiden met facturen en bonnetjes. Die vervolgstap verandert niets aan de noodzaak om per boeking de bron, het bedrag, de btw-behandeling en de betaling te kunnen volgen.

Controleer daarom na verwerking vier aansluitingen:

1. Het brutobedrag op Crediteuren sluit aan op het totaal van de bronfactuur.
2. De opgeslagen factuur is herkenbaar gekoppeld aan de geboekte mutatie.
3. De juiste bankbetaling vermindert de juiste openstaande leverancierspost.
4. Een resterend saldo is verklaarbaar als deelbetaling, verzamelbetaling, betalingsverschil of nog niet verwerkte correctie.