Εισαγωγή τιμολογίων SoftOne σε πολλά υποκαταστήματα

Η κεφαλίδα ενός παραστατικού αγοράς στο SoftOne κρατά ένα μόνο πεδίο αποθήκης, το vImpWhouse. Ένα τιμολόγιο ή ΤΔΑ προμηθευτή που παραδίδει εμπόρευμα σε δύο ή περισσότερα υποκαταστήματα δεν χωράει, επομένως, σε μία κεφαλίδα. Η λύση δεν είναι να σπάσεις την παραλαβή σε άσχετα μεταξύ τους παραστατικά, αλλά να παραγάγεις N κεφαλίδες από το ίδιο PDF, μία για κάθε υποκατάστημα που παραλαμβάνει, με τις γραμμές κατανεμημένες και το vImpWhouse συμπληρωμένο ανά διαχωρισμό. Το MARK του myDATA μένει σε μία μόνο από αυτές τις εγγραφές και οι υπόλοιπες φέρουν παραπομπή σε εκείνη, ώστε να μην προκύψει απόκλιση στο Βιβλίο Β.

Αυτή είναι όλη η δομική ασυμβατότητα σε δύο γραμμές: ένα φυσικό γεγονός παραλαβής, πολλοί προορισμοί στοκ, ένα πεδίο αποθήκης ανά κεφαλίδα. Η εισαγωγή τιμολογίων προμηθευτών στο SoftOne όταν εμπλέκονται πολλά υποκαταστήματα δεν είναι δυσκολότερη επειδή ο οδηγός αλλάζει, αλλά επειδή το σχήμα του παραστατικού σε αναγκάζει να αποφασίσεις, πριν καν ανοίξεις το Excel, σε πόσες εγγραφές θα μοιραστεί η μία παραλαβή και ποια γραμμή πάει πού.

Κρατήστε στο μυαλό ένα συγκεκριμένο σχήμα, γιατί θα τρέχει σε όλο το άρθρο. Χονδρέμπορος καλλυντικών με τρία υποκαταστήματα στο λεκανοπέδιο, Καλλιθέα, Ηλιούπολη και Νέο Κόσμο, παραλαμβάνει ένα ενοποιημένο ΤΔΑ 80 γραμμών από Ευρωπαίο διανομέα brand. Τα είδη της αποστολής δεν πάνε όλα στον ίδιο χώρο: ένα μέρος μένει στην Καλλιθέα, ένα φεύγει για την Ηλιούπολη, ένα για τον Νέο Κόσμο. Ένα παραστατικό, τρεις προορισμοί, μία κεφαλίδα διαθέσιμη.

Οι περισσότεροι που φτάνουν ως εδώ έχουν ήδη δοκιμάσει τη χειρωνακτική οδό: ανοίγουν το PDF, ανοίγουν τρία ξεχωριστά αρχεία Excel και αντιγράφουν γραμμή-γραμμή ποια ανήκει σε ποιο υποκατάστημα. Δουλεύει μία φορά, με κόπο, και ξανααρχίζει από την αρχή στην επόμενη παράδοση. Στις 80 γραμμές, αρκεί μία γραμμή σε λάθος αρχείο για να βγει λάθος η απογραφή ενός υποκαταστήματος, και το λάθος εμφανίζεται αργότερα, στη συμφωνία αποθήκης, όχι τη στιγμή της εισαγωγής.

Αυτό το άρθρο δείχνει τη ροή που αντικαθιστά εκείνη την αντιγραφή, από άκρη σε άκρη: πού διαβάζεις την ένδειξη του υποκαταστήματος πάνω στο παραστατικό του προμηθευτή, πώς σπας τις γραμμές σε N κεφαλίδες, πώς χτίζεις μία φορά τον πίνακα αντιστοίχισης υποκαταστήματος προς κωδικό αποθήκης, πώς χειρίζεσαι το μοναδικό MARK χωρίς να δημιουργήσεις διπλοεγγραφή, και πώς προσθέτεις τον δεύτερο άξονα, το κέντρο κόστους. Προϋποθέτει ότι ήδη ξέρεις τη γενική εισαγωγή από Excel· αν θέλεις πρώτα τα βασικά του οδηγού, ο βασικός οδηγός εισαγωγής τιμολογίων προμηθευτών στο SoftOne τα καλύπτει βήμα-βήμα, και αυτό το κείμενο χτίζει πάνω του την περίπτωση των πολλαπλών υποκαταστημάτων.

Πού δηλώνεται το υποκατάστημα παραλαβής πάνω στο παραστατικό του προμηθευτή

Πριν σπάσεις οτιδήποτε, η πρώτη δουλειά είναι να διαβάσεις από το ίδιο το παραστατικό ποια γραμμή πάει σε ποιο υποκατάστημα. Δεν είναι κρίση, είναι ανάγνωση: η ένδειξη υπάρχει επειδή ο νόμος απαιτεί να υπάρχει. Τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα για τη διακίνηση αγαθών (Ν. 4308/2014, άρθρο 5) απαιτούν, στην παράγραφο 8, την παρακολούθηση των διακινούμενων αγαθών με καταγραφή, κατ' ελάχιστον, της πλήρους επωνυμίας ή του ονοματεπωνύμου, της διεύθυνσης και του ΑΦΜ του εμπλεκόμενου μέρους, της ποσότητας και του είδους των αγαθών και της ημερομηνίας διακίνησης. Όταν τα αγαθά παραδίδονται σε τόπο εκτός της έδρας, ο τόπος παράδοσης τεκμηριώνεται στο παραστατικό, και εκεί βρίσκεις τον αριθμό υποκαταστήματος του προμηθευτή που χρειάζεσαι για το import.

Πού ακριβώς εμφανίζεται εξαρτάται από το ERP του προμηθευτή. Τέσσερις είναι οι συνηθισμένες μορφές:

• Ρητή ένδειξη στην κεφαλίδα. Ένα πεδίο τύπου «Υποκ.: 1» ή «Υποκατάστημα παράδοσης» στο πάνω μέρος του παραστατικού. Καθαρή περίπτωση, αλλά καλύπτει μόνο τον προμηθευτή που εκδίδει ένα παραστατικό ανά υποκατάστημα.
• Στήλη υποκαταστήματος ανά γραμμή. Το ίδιο παραστατικό φέρει μια επιπλέον στήλη που δείχνει, γραμμή προς γραμμή, τον προορισμό. Αυτή είναι η πιο εύχρηστη μορφή για διαχωρισμό, γιατί η αντιστοίχιση είναι ήδη στο επίπεδο της γραμμής.
• Στοιχεία ΤΔΑ. Σε ένα Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής, ο Σκοπός Διακίνησης μαζί με τη διεύθυνση του υποκαταστήματος παραλαβής δηλώνει πού πήγε η αποστολή. Όταν η ίδια αποστολή καλύπτει πολλά σημεία, μπορεί να υπάρχουν ξεχωριστές ομάδες γραμμών, καθεμία με τη δική της διεύθυνση παράδοσης.
• Ελεύθερο κείμενο. Ο προμηθευτής γράφει τον προορισμό ως σχόλιο ή παρατήρηση («για κατάστημα Ηλιούπολης»). Η λιγότερο δομημένη μορφή, και αυτή που χρειάζεται τη μεγαλύτερη προσοχή στην ανάγνωση.

Στο ΤΔΑ του Ευρωπαίου διανομέα του παραδείγματος, ο διαχωρισμός Καλλιθέα / Ηλιούπολη / Νέος Κόσμος προκύπτει συνήθως είτε από στήλη υποκαταστήματος ανά γραμμή είτε από ομαδοποίηση γραμμών με διεύθυνση παράδοσης ανά ομάδα. Όποια κι αν είναι η μορφή, η ανάγνωσή της είναι η προϋπόθεση όλων των επόμενων βημάτων. Αν μια γραμμή χρεωθεί σε λάθος αποθήκη εδώ, το σφάλμα δεν φαίνεται κατά την εισαγωγή· φαίνεται όταν η απογραφή ενός υποκαταστήματος στο SoftOne δεν συμφωνεί με το φυσικό απόθεμα στο ράφι.

Από ένα PDF σε N κεφαλίδες: ο διαχωρισμός των γραμμών ανά υποκατάστημα

Ο κανόνας είναι απλός να ειπωθεί και κρίσιμος να εφαρμοστεί σωστά: ένα πηγαίο PDF παράγει N γραμμές κεφαλίδας, μία για κάθε υποκατάστημα που παραλαμβάνει στοκ, όπου N ισούται με τον αριθμό των υποκαταστημάτων στην αποστολή. Το ΤΔΑ των 80 γραμμών δεν γίνεται μία εγγραφή με τρεις αποθήκες· γίνεται τρεις εγγραφές, καθεμία με τη δική της αποθήκη και μόνο τις δικές της γραμμές. Έτσι χωρίζεις στην πράξη ένα τιμολόγιο αγοράς ανά υποκατάστημα στο SoftOne.

Κάθε μία από αυτές τις κεφαλίδες κληρονομεί από το πηγαίο παραστατικό τα στοιχεία που το ταυτοποιούν: τον προμηθευτή (CUST), την ημερομηνία (TrnDate) και τη σειρά (Series). Αυτά είναι κοινά και στις τρεις, γιατί προέρχονται από το ίδιο φυσικό γεγονός παραλαβής. Δύο πράγματα αλλάζουν ανά διαχωρισμό: το vImpWhouse, που δείχνει την αποθήκη του συγκεκριμένου υποκαταστήματος, και το σύνολο των γραμμών, που είναι μόνο όσες ανήκουν σε εκείνο τον προορισμό.

Μένει το πεδίο του αριθμού παραστατικού, το DocNum, και εδώ είναι το σημείο που μπερδεύει τους περισσότερους. Ο προμηθευτής εξέδωσε έναν αριθμό, ας πούμε ΤΔΑ 4521. Αν περάσεις τρεις κεφαλίδες με τον ίδιο ακριβώς DocNum, το SoftOne τις βλέπει ως σύγκρουση μοναδικότητας. Η σύμβαση που χρησιμοποιούν οι συνεργάτες είναι μια κατάληξη ακολουθίας στον αριθμό: 4521/Α, 4521/Β, 4521/Γ. Έτσι κάθε εγγραφή έχει διακριτό DocNum και γίνεται αποδεκτή ως ξεχωριστό παραστατικό, ενώ ο πυρήνας του αριθμού δείχνει ότι και οι τρεις προέρχονται από το ίδιο πρωτότυπο.

Στο παράδειγμα, η κατανομή παίρνει συγκεκριμένη μορφή:

• 4521/Α για την Καλλιθέα, με τις γραμμές που μένουν εκεί.
• 4521/Β για την Ηλιούπολη, με τις δικές της γραμμές.
• 4521/Γ για τον Νέο Κόσμο, με τις υπόλοιπες.

Η ιχνηλασιμότητα είναι ο λόγος που η κατάληξη μετράει. Και οι τρεις εγγραφές δείχνουν πίσω στον ίδιο φυσικό αριθμό παραστατικού του προμηθευτή και στον ίδιο προμηθευτή, οπότε η συμφωνία με το πρωτότυπο PDF παραμένει εφικτή: αν αργότερα ελέγξεις την παραλαβή, το άθροισμα των τριών εγγραφών πρέπει να ισούται με το ένα ΤΔΑ.

Ο πίνακας αντιστοίχισης υποκαταστήματος προς κωδικό αποθήκης (vImpWhouse) που χτίζεις μία φορά

Υπάρχει ένα σημείο όπου ο διαχωρισμός σκοντάφτει ξανά και ξανά: ο αριθμός υποκαταστήματος όπως τον τυπώνει ο προμηθευτής δεν είναι ο κωδικός αποθήκης της δικής σου εγκατάστασης. Ο προμηθευτής μπορεί να γράφει «Υποκ.: 1» ή τη διεύθυνση της Καλλιθέας· το SoftOne σου περιμένει στο vImpWhouse τον κωδικό αποθήκης που εσύ έχεις ορίσει για την Καλλιθέα, ό,τι κι αν είναι αυτός. Κάθε εγκατάσταση SoftOne έχει τις δικές της συμβάσεις κωδικών αποθήκης, και αυτή η μετάφραση είναι δική σου δουλειά, όχι του προμηθευτή.

Το λάθος που κάνουν οι περισσότεροι είναι να βγάζουν αυτή τη μετάφραση από την αρχή σε κάθε εισαγωγή. Η αντιστοίχιση όμως δεν αλλάζει: η Καλλιθέα δείχνει στον ίδιο κωδικό αποθήκης σήμερα και τον επόμενο μήνα. Φτιάξε την μία φορά ως σταθερό πίνακα και συμβουλέψου την σε κάθε παραλαβή. Για τη ροή των πολλαπλών υποκαταστημάτων, αυτός ο μικρός πίνακας είναι που κάνει το SoftOne vImpWhouse προβλέψιμο αντί για ζήτημα κάθε φορά.

Στο παράδειγμα, ο πίνακας έχει τρεις γραμμές:

• Καλλιθέα προς τον κωδικό αποθήκης της Καλλιθέας
• Ηλιούπολη προς τον κωδικό αποθήκης της Ηλιούπολης
• Νέος Κόσμος προς τον κωδικό αποθήκης του Νέου Κόσμου

Οι πραγματικοί κωδικοί είναι ό,τι έχει οριστεί στη δική σου εγκατάσταση· ο πίνακας απλώς τους κλειδώνει σε μία θέση ώστε να μη χρειάζεται να τους θυμάσαι.

Υπάρχει και η περίπτωση όπου η παραλαβή δεν γίνεται απευθείας ανά υποκατάστημα. Αρκετοί λιανέμποροι έχουν κεντρική αποθήκη που δέχεται όλη την παράδοση, και τα υποκαταστήματα τραβούν στοκ από εκεί με εσωτερική διακίνηση. Σε αυτό το σχήμα, η εισαγωγή της αγοράς δείχνει στον κωδικό της κεντρικής αποθήκης και ο διαχωρισμός ανά υποκατάστημα γίνεται αργότερα, με τα εσωτερικά δελτία. Το ίδιο σκεπτικό αντιστοίχισης ισχύει· αλλάζει μόνο ο προορισμός της πρώτης εγγραφής. Όταν ο προμηθευτής παραδίδει απευθείας σε κάθε κατάστημα, η αντιστοίχιση οδηγεί την εισαγωγή της αγοράς στις σωστές αποθήκες χωρίς ενδιάμεσο βήμα.

Μία φορά σωστά, και η ακρίβεια σταθεροποιείται: κάθε επόμενη εισαγωγή δεν ξαναβγάζει την αντιστοίχιση, απλώς τη διαβάζει.

Ένα MARK, πολλές εγγραφές: σύνδεση με το myDATA χωρίς απόκλιση στο Βιβλίο Β

Το myDATA αποδίδει ένα MARK ανά παραστατικό προμηθευτή. Όσες εγγραφές κι αν δημιουργήσεις στο SoftOne από εκείνο το ένα ΤΔΑ, το φορολογικό γεγονός παραμένει ένα. Ο διαχωρισμός σε τρεις εγγραφές δεν γεννά τρία φορολογικά γεγονότα· γεννά τρεις εσωτερικές αποθηκευτικές όψεις του ίδιου γεγονότος. Αυτή η διάκριση είναι όλη η συμμόρφωση, και πρέπει να γίνει σωστά, όχι περίπου.

Ο κανόνας: μία μόνο από τις N εγγραφές φέρει το MARK. Στο παράδειγμα, η 4521/Α κρατά το MARK του αρχικού ΤΔΑ. Οι 4521/Β και 4521/Γ δεν παίρνουν δικό τους MARK· φέρουν εσωτερική παραπομπή στην εγγραφή που το κρατά. Το MARK ανήκει στο ενοποιημένο παραστατικό όπως το έλαβε η ΑΑΔΕ· οι διαχωρισμοί είναι λογιστική και αποθηκευτική όψη μέσα στο SoftOne, όχι ξεχωριστά παραστατικά που υποβάλλονται ξανά.

Γιατί αυτό δεν δημιουργεί πρόβλημα στα βιβλία: το άθροισμα των τριών εγγραφών ισούται με το ποσό του ενός παραστατικού που φέρει το MARK. Επειδή η αξία δεν πολλαπλασιάζεται και το MARK δεν επαναλαμβάνεται, ο χαρακτηρισμός εξόδου στο Βιβλίο Β αντιστοιχεί ένα προς ένα με το φορολογικό γεγονός, και δεν προκύπτει απόκλιση ούτε στο Βιβλίο Β ούτε στη συγκέντρωση που τροφοδοτεί το Ε3. Ένα τιμολόγιο κατανεμημένο σε υποκαταστήματα παραμένει, για τη myDATA, ένα τιμολόγιο.

Δύο λάθη ακυρώνουν αυτή τη λογική. Το πρώτο είναι να αποδώσεις το ίδιο MARK και στις τρεις εγγραφές: τότε το ίδιο φορολογικό γεγονός μετριέται τρεις φορές και ο χαρακτηρισμός βγαίνει τριπλάσιος. Το δεύτερο είναι να δημιουργήσεις πλασματικά MARK για τις δύο εγγραφές που δεν είχαν: τότε εμφανίζονται στα βιβλία παραστατικά που δεν αντιστοιχούν σε καμία υποβολή στην ΑΑΔΕ. Και τα δύο παράγουν ασυμφωνία που εμφανίζεται στη συμφωνία myDATA, όχι τη στιγμή της εισαγωγής.

Η πρακτική συνέπεια για τη ροή σου είναι ένας κανόνας που εφαρμόζεις σταθερά: όταν σπας ένα παραστατικό, αποφασίζεις από την αρχή ποια εγγραφή κρατά το MARK, και οι υπόλοιπες δείχνουν σε αυτήν.

Ο δεύτερος άξονας κατανομής: κέντρα κόστους (Tmima) ανεξάρτητα από την αποθήκη

Η αποθήκη δεν είναι ο μόνος άξονας στον οποίο μοιράζεις μια αγορά. Το vImpWhouse απαντά στο ερώτημα «πού πήγε φυσικά το στοκ» και η απάντηση είναι ένα υποκατάστημα. Το Tmima απαντά σε διαφορετικό ερώτημα, «σε ποιο κέντρο κόστους ανήκει η δαπάνη», και η απάντηση δεν είναι κατ' ανάγκη γεωγραφική. Οι δύο άξονες είναι ανεξάρτητοι, και η κατανομή τιμολογίου αγοράς στο SoftOne κερδίζει σε χρησιμότητα όταν τους κρατάς χωριστούς.

Στη χονδρική καλλυντικών η διάκριση είναι καθαρή. Η αποθήκη είναι το φυσικό υποκατάστημα: Καλλιθέα, Ηλιούπολη, Νέος Κόσμος. Το κέντρο κόστους είναι η κατηγορία προϊόντος: περιποίηση, μακιγιάζ, άρωμα. Μια γραμμή κραγιόν που παραδόθηκε στην Καλλιθέα φέρει ταυτόχρονα το vImpWhouse της Καλλιθέας και το Tmima του μακιγιάζ. Τα δύο πεδία δεν συγκρούονται· περιγράφουν διαφορετικές πλευρές της ίδιας γραμμής.

Μετρούν και οι δύο γιατί τροφοδοτούν διαφορετικές αναφορές. Ο άξονας της αποθήκης τροφοδοτεί την απογραφή και τη συμφωνία αποθέματος ανά υποκατάστημα, εκεί που ελέγχεις τι υπάρχει στο ράφι κάθε καταστήματος. Ο άξονας του κέντρου κόστους τροφοδοτεί την κερδοφορία ανά κατηγορία, εκεί που βλέπεις αν το άρωμα αποδίδει καλύτερα από το μακιγιάζ ανεξαρτήτως καταστήματος. Αν συγχωνεύσεις τους δύο άξονες, χάνεις τη μία ή την άλλη όψη: είτε ξέρεις πού είναι το στοκ χωρίς να ξέρεις τι κερδίζεις ανά κατηγορία, είτε το αντίστροφο. Η μικρή επιπλέον προσπάθεια να συμπληρώσεις το Tmima μαζί με το vImpWhouse σε κάθε γραμμή είναι αυτό που κρατά και τις δύο αναφορές σωστές.

Ειδικές περιπτώσεις: ΤΔΑ και κλιμακωτές εκπτώσεις μέσα στη ροή πολλαπλών υποκαταστημάτων

Στην πράξη, η περίπτωση των πολλαπλών υποκαταστημάτων σπάνια έρχεται μόνη της. Συνήθως συνοδεύεται από δύο ακόμη ιδιαιτερότητες, και αξίζει να ξέρεις πού τέμνονται με τον διαχωρισμό χωρίς να βγεις εκτός θέματος.

Η πρώτη είναι ότι το πηγαίο παραστατικό είναι, τις περισσότερες φορές, ΤΔΑ και όχι καθαρό τιμολόγιο. Οι παραδόσεις χονδρικής φτάνουν ως Τιμολόγιο Δελτίο Αποστολής, που φέρει πεδία διακίνησης τα οποία το σκέτο τιμολόγιο δεν έχει: Σκοπό Διακίνησης, αριθμό κυκλοφορίας οχήματος, ώρα αποστολής και υποκατάστημα παραλαβής. Για τη ροή αυτού του άρθρου, το κρίσιμο από αυτά είναι το υποκατάστημα παραλαβής, γιατί ακριβώς αυτό τροφοδοτεί τον διαχωρισμό των γραμμών. Τα υπόλοιπα πεδία του ΤΔΑ έχουν τη δική τους μηχανική σύλληψης και εισαγωγής, που καλύπτεται στον οδηγό για την εισαγωγή ΤΔΑ προμηθευτή στο SoftOne από Excel. Εδώ αρκεί να αναγνωρίζεις ότι ο διαχωρισμός ενός ΤΔΑ προμηθευτή σε πολλά υποκαταστήματα ξεκινά από το πεδίο παραλαβής του δελτίου.

Η δεύτερη ιδιαιτερότητα είναι οι εκπτώσεις. Πολλοί προμηθευτές καλλυντικών και ηλεκτρονικών δεν δίνουν μία έκπτωση αλλά αλυσίδα, π.χ. -50% και μετά -5% πάνω στο υπόλοιπο. Αυτές οι σύνθετες εκπτώσεις πρέπει να αποτυπωθούν σωστά ανά γραμμή πριν γίνει ο διαχωρισμός, γιατί η καθαρή αξία κάθε γραμμής είναι αυτή που θα χρεωθεί στο σωστό υποκατάστημα. Αν η αλυσίδα συμπτυχθεί λάθος σε ένα ποσοστό, το σφάλμα μεταφέρεται αυτούσιο σε όποιο υποκατάστημα πάρει εκείνη τη γραμμή. Η σωστή αποτύπωση της αλυσίδας στα πεδία εκπτώσεων καλύπτεται στον οδηγό για τις πολλαπλές εκπτώσεις τιμολογίου χονδρικής στο SoftOne.

Το όριο εδώ είναι σαφές: αυτό το άρθρο αφορά τον διαχωρισμό ανά υποκατάστημα. Το ΤΔΑ και οι εκπτώσεις αναφέρονται μόνο στον βαθμό που η σωστή τους ανάγνωση είναι προϋπόθεση για να βγει ο διαχωρισμός σωστός· το βάθος τους ζει στους δύο αφιερωμένους οδηγούς.

Η πειθαρχία του Excel template: στήλες, σειρά και μορφή που δέχεται ο οδηγός εισαγωγής

Ο οδηγός εισαγωγής του SoftOne είναι ανελέητος με τη μορφή του αρχείου, και τα σφάλματα που σταματούν μια εισαγωγή είναι σχεδόν πάντα δομικά, όχι λάθη περιεχομένου. Τέσσερα είναι αυτά που σπάνε την εισαγωγή πιο συχνά: οι ελληνικές επικεφαλίδες στηλών πρέπει να είναι ακριβώς όπως τις περιμένει ο οδηγός, με τόνους και διακριτικά στη θέση τους· η σειρά των στηλών πρέπει να είναι η αναμενόμενη· δεν επιτρέπονται συγχωνευμένα κελιά πουθενά· και κάθε είδος καταλαμβάνει μία γραμμή, χωρίς ομαδοποιήσεις ή κενές γραμμές ανάμεσα.

Τα πεδία που μεταφέρει το αρχείο για κάθε διαχωρισμό είναι σταθερά: κωδικός είδους (MTRL), προμηθευτής (CUST), αποθήκη (vImpWhouse), σειρά και αριθμός παραστατικού (Series και DocNum), ημερομηνία (TrnDate), κέντρο κόστους (Tmima), και η ποσότητα με την αξία ανά γραμμή. Τα ίδια πεδία επαναλαμβάνονται για κάθε μία από τις N εγγραφές. Αυτό που αλλάζει ανά διαχωρισμό είναι δύο πράγματα που ήδη ξέρεις: το vImpWhouse, που δείχνει την αποθήκη του υποκαταστήματος, και η κατάληξη στο DocNum, που κρατά τις εγγραφές διακριτές.

Εδώ είναι και η μόνη ουσιαστική διαφορά από τη μονο-αποθηκευτική εισαγωγή. Αντί για ένα αρχείο με μία ομάδα γραμμών και μία αποθήκη, το Excel template για αγορά σε πολλά υποκαταστήματα στο SoftOne περιέχει και τις N ομάδες μέσα στο ίδιο φύλλο: τις γραμμές της Καλλιθέας με το vImpWhouse της Καλλιθέας και τον αριθμό 4521/Α, αμέσως μετά τις γραμμές της Ηλιούπολης με το δικό της vImpWhouse και τον 4521/Β, και ύστερα του Νέου Κόσμου. Δεν είναι τρία αρχεία· είναι ένα αρχείο που ο οδηγός διαβάζει ως τρία παραστατικά επειδή τα πεδία κεφαλίδας αλλάζουν ανά ομάδα.

Για τη βήμα-βήμα μηχανική του ίδιου του οδηγού, την αντιστοίχιση των στηλών και την αποθήκευση του προτύπου, ισχύει ο βασικός οδηγός που αναφέρθηκε στην αρχή· εδώ το ζητούμενο είναι μόνο η δομή που αντέχει τον διαχωρισμό.

---

Από το PDF στις έτοιμες γραμμές ανά υποκατάστημα χωρίς χειρωνακτική πληκτρολόγηση

Όλη η μηχανική που προηγήθηκε, ο διαχωρισμός, η αντιστοίχιση αποθήκης, ο χειρισμός του MARK, ο δεύτερος άξονας, περιγράφει το τι πρέπει να ισχύει στο τελικό αρχείο. Μένει το πιο κουραστικό κομμάτι: η μεταφορά των δεδομένων από το PDF στις γραμμές. Στη χειρωνακτική οδό, αυτό σημαίνει να αντιγράψεις 80 γραμμές ενός ΤΔΑ σε τρία ξεχωριστά αρχεία Excel, να κρίνεις γραμμή-γραμμή σε ποιο υποκατάστημα ανήκει η καθεμία, και να το επαναλάβεις σε κάθε παράδοση. Είναι εκεί που μπαίνει το λάθος της λάθος γραμμής στη λάθος αποθήκη, και εκεί που χάνεται ο χρόνος που υποτίθεται ότι γλιτώνει η ψηφιακή εισαγωγή.

Η εναλλακτική είναι να παραχθούν οι γραμμές απευθείας από το πηγαίο παραστατικό. Αντί να πληκτρολογείς, ανεβάζεις το PDF ή το ΤΔΑ και περιγράφεις σε φυσική γλώσσα τι χρειάζεσαι: τον κωδικό είδους, την ποσότητα και την αξία, μία γραμμή ανά είδος, και μια στήλη αποθήκης που παίρνει την τιμή του υποκαταστήματος όπως αυτό εμφανίζεται πάνω στη γραμμή. Το αποτέλεσμα κατεβαίνει ως δομημένο Excel, με τις γραμμές ήδη κατανεμημένες και το vImpWhouse συμπληρωμένο ανά διαχωρισμό, έτοιμο να περάσει στον οδηγό. Αυτή η αυτόματη εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων προμηθευτών σε Excel είναι ακριβώς αυτό που αντικαθιστά τη χειρωνακτική δημιουργία ξεχωριστών αρχείων ανά υποκατάστημα: μία περιγραφή, ένα αρχείο, οι ομάδες γραμμές χωρισμένες.

Το εργαλείο δουλεύει με ένα πεδίο περιγραφής και μια περιοχή για το ανέβασμα του αρχείου, με τον ίδιο τρόπο που γράφεις ένα μήνυμα σε ένα σύγχρονο εργαλείο AI. Επεξεργάζεται ελληνικά παραστατικά, βγάζει το αποτέλεσμα σε .xlsx, .csv ή .json, και κάθε γραμμή της εξόδου φέρει αναφορά στο αρχείο και τη σελίδα προέλευσης, ώστε να μπορείς να ελέγξεις τον διαχωρισμό απέναντι στο πρωτότυπο. Για την περίπτωση των πολλαπλών υποκαταστημάτων αυτό σημαίνει ότι η ίδια περιγραφή παράγει την ίδια δομή σε κάθε παράλληλη παράδοση, και η εισαγωγή αγορών σε πολλές αποθήκες του SoftOne παύει να ξεκινά από λευκό φύλλο Excel.

Από εκεί, η ροή είναι αυτή που περιγράψαμε: εφαρμόζεις την κατάληξη στον αριθμό, αποφασίζεις ποια εγγραφή κρατά το MARK, και περνάς το αρχείο στον οδηγό.