Έλεγχος Συνοπτικού Βιβλίου myDATA: Μηνιαία συμφωνία

Ο έλεγχος Συνοπτικού Βιβλίου myDATA συγκρίνει, για τον ίδιο ΑΦΜ και την ίδια περίοδο, τρεις εικόνες: τα συγκεντρωτικά έσοδα, έξοδα και φορολογικά δεδομένα που εμφανίζει η ΑΑΔΕ, όσα έχουν διαβιβαστεί ή χαρακτηριστεί από το σύστημα της επιχείρησης και όσα έχουν καταχωρηθεί στη λογιστική. Αν τα σύνολα αποκλίνουν, ο στόχος δεν είναι απλώς να σημειωθεί η διαφορά. Πρέπει να εντοπιστούν τα παραστατικά που λείπουν, δεν έχουν χαρακτηριστεί ή εμφανίζονται με διαφορετική αξία ή φορολογικό χειρισμό και να μπουν σε λίστα εξαιρέσεων πριν από την υποβολή.

Το Συνοπτικό Βιβλίο είναι συγκεντρωτική απεικόνιση των δεδομένων που έχουν φτάσει στα Ηλεκτρονικά Βιβλία της ΑΑΔΕ. Δεν αποτελεί δεύτερο λογιστικό βιβλίο της επιχείρησης και δεν αντικαθιστά το ισοζύγιο, τις αναλυτικές καρτέλες ή τον φάκελο παραστατικών. Κυρίως, τα συγκεντρωτικά ποσά δεν εξηγούν από μόνα τους ποια εγγραφή δημιούργησε μια απόκλιση. Μπορεί να δείχνουν, για παράδειγμα, ότι τα έξοδα μιας περιόδου διαφέρουν κατά 1.240 ευρώ, ενώ για να βρεθεί αν η αιτία είναι ένα τιμολόγιο που δεν διαβιβάστηκε, ένας χαρακτηρισμός που εκκρεμεί, ένα πιστωτικό με διαφορετικό πρόσημο ή μια λογιστική εγγραφή τακτοποίησης χρειάζεται η αναλυτική εξαγωγή παραστατικών.

Γι' αυτό η συμφωνία myDATA με τα βιβλία είναι εργασία δεδομένων και όχι έλεγχος μιας ένδειξης στην οθόνη. Ξεκινά από συγκρίσιμα σύνολα, περιορίζει τη διαφορά σε συγκεκριμένη πλευρά και κατηγορία και καταλήγει σε ονομαστική κατάσταση παραστατικών. Μόνο τότε γνωρίζει ο λογιστής ποια εγγραφή χρειάζεται διερεύνηση και ποια διαφορά μπορεί να τεκμηριωθεί χωρίς διόρθωση.

Ξεκινήστε από κοινή περίοδο και τρία συγκρίσιμα σύνολα

Η πιο συχνή πηγή μιας πλασματικής απόκλισης είναι ότι οι εξαγωγές δεν αποτυπώνουν το ίδιο πράγμα. Πριν συγκρίνετε ποσά, καταγράψτε τον ΑΦΜ, την περίοδο και την ακριβή ημερομηνία και ώρα κάθε εξαγωγής. Μια διαβίβαση που έγινε μετά τη λήψη του αρχείου της ΑΑΔΕ ή μια λογιστική εγγραφή που πέρασε την επόμενη ημέρα αρκεί για να δημιουργήσει διαφορά, παρότι καμία πλευρά δεν είναι λανθασμένη.

Για κάθε περίοδο χρειάζονται τρία χωριστά σύνολα δεδομένων:

• Η εικόνα της ΑΑΔΕ: όσα εμφανίζονται στα Ηλεκτρονικά Βιβλία για τον συγκεκριμένο ΑΦΜ και το επιλεγμένο διάστημα.
• Η εικόνα των διαβιβάσεων και των χαρακτηρισμών: όσα το εμπορικό ή λογιστικό σύστημα καταγράφει ως αποσταλμένα, ληφθέντα ή χαρακτηρισμένα.
• Η λογιστική εικόνα: οι εγγραφές που έχουν περάσει στα βιβλία και σχηματίζουν τα αντίστοιχα ισοζύγια.

Από την εφαρμογή myDATA αποθηκεύστε τόσο τη μηνιαία σύνοψη όσο και το αναλυτικό Excel των παραστατικών εσόδων ή εξόδων του μήνα. Η ημερήσια ανάλυση και η ανάλυση ανά ΑΦΜ αντισυμβαλλομένου βοηθούν να περιοριστεί η διαφορά χωρίς να μείνετε στο συγκεντρωτικό ποσό. Το αναλυτικό αρχείο αποτελεί την πλευρά της ΑΑΔΕ για την αντιστοίχιση ανά παραστατικό, ενώ η σύνοψη χρησιμεύει για τον αρχικό και τον τελικό έλεγχο των συνόλων.

Ορισμένες εφαρμογές παρουσιάζουν αυτά τα σύνολα σε στήλες με ονομασίες «Βιβλίο ΑΑΔΕ», «MyData» και «Λογιστική» και επισημαίνουν τη διαφορά με κίτρινο τρίγωνο. Πρόκειται για σχεδιασμό του συγκεκριμένου λογισμικού, όχι για καθολική ορολογία ή λειτουργία της ΑΑΔΕ. Σε άλλο ERP οι ονομασίες, τα φίλτρα και οι ενδείξεις μπορεί να διαφέρουν, ενώ σε μια χειροκίνητη διαδικασία οι τρεις πλευρές μπορούν να βρίσκονται σε ξεχωριστά φύλλα Excel. Η λογική του ελέγχου παραμένει ίδια.

Δεν πρόκειται όμως για έναν ενιαίο έλεγχο ορθότητας. Η συμφωνία διαβίβασης εξετάζει αν οι εγγραφές έφτασαν και εμφανίζονται στις αντίστοιχες πλευρές. Η συμφωνία για ΦΠΑ ή Ε3 εξετάζει τα φορολογικά ποσά και τους χαρακτηρισμούς που αφορούν την υποβολή. Η πλήρης λογιστική συμφωνία περιλαμβάνει επιπλέον εγγραφές τακτοποίησης, χρονικές διαφορές και όσα σχηματίζουν τα λογιστικά βιβλία. Συμφωνία στο ένα επίπεδο δεν αποδεικνύει συμφωνία στα άλλα δύο. Η διαδικασία που ακολουθεί εντοπίζει και τεκμηριώνει εξαιρέσεις, δεν πιστοποιεί από μόνη της τη φορολογική ή λογιστική ορθότητα.

Η σύγκριση Βιβλίου ΑΑΔΕ και λογιστικής γίνεται πρώτα χωριστά για έσοδα και έξοδα. Μέσα σε κάθε πλευρά εξετάζονται αντίστοιχα μεγέθη, όπως καθαρή αξία, ΦΠΑ και λοιποί φόροι. Ένα γενικό σύνολο συναλλαγών μπορεί να κρύψει δύο αντίθετες αποκλίσεις που αλληλοαναιρούνται, για παράδειγμα έλλειμμα 800 ευρώ σε μία κατηγορία και πλεόνασμα 800 ευρώ σε άλλη. Για λογιστικά γραφεία με πολλούς πελάτες, ένα απλό φύλλο ελέγχου με ΑΦΜ, περίοδο, χρόνο εξαγωγής και κατάσταση των τριών αρχείων προλαμβάνει αυτό το λάθος πριν αρχίσει η ουσιαστική συμφωνία.

Ομογενοποιήστε πεδία, πρόσημα και φορολογική βάση

Οι τρεις εξαγωγές γίνονται συγκρίσιμες μόνο όταν χρησιμοποιούν κοινό σχήμα δεδομένων. Σε επίπεδο παραστατικού, κρατήστε τουλάχιστον ημερομηνία, εκδότη ή λήπτη, ΑΦΜ, αριθμό παραστατικού, MARK όπου υπάρχει, καθαρή αξία, ΦΠΑ, λοιπούς φόρους, συνολική αξία και χαρακτηρισμό. Προσθέστε στήλη προέλευσης, ώστε κάθε γραμμή να δείχνει αν προήλθε από την ΑΑΔΕ, το σύστημα διαβίβασης ή τη λογιστική. Χωρίς αυτή τη διάκριση, μια μεταγενέστερη διόρθωση μπορεί να σβήσει το ίχνος του αρχικού ευρήματος.

Πριν από οποιαδήποτε αντιστοίχιση, συμφωνήστε τους κανόνες για τις τιμές:

• Τα πιστωτικά πρέπει να έχουν ενιαίο πρόσημο. Αν μία εξαγωγή τα εμφανίζει ως αρνητικά και άλλη ως θετικές απόλυτες τιμές, τα σύνολα δεν συγκρίνονται χωρίς μετατροπή.
• Η καθαρή αξία, ο ΦΠΑ και οι λοιποί φόροι παραμένουν χωριστά. Η σύγκριση μόνο του πληρωτέου συνόλου μπορεί να κρύψει διαφορετικό φορολογικό χειρισμό.
• Οι ημερομηνίες και οι δεκαδικοί αριθμοί χρειάζονται κοινή μορφή, ενώ οι μικρές διαφορές στρογγυλοποίησης πρέπει να διακρίνονται από ουσιαστική απόκλιση.
• Μια λογιστική εγγραφή τακτοποίησης ή μια χρονική διαφορά δεν εξισώνεται μηχανικά με παραστατικό myDATA. Καταγράφεται και τεκμηριώνεται χωριστά.

Όταν η εσωτερική πλευρά της συμφωνίας βρίσκεται ακόμη σε PDF ή σαρωμένα παραστατικά, η εξαγωγή ελληνικών τιμολογίων PDF σε Excel μειώνει τη χειροκίνητη καταχώριση, αρκεί να ακολουθείται από έλεγχο των κρίσιμων πεδίων. Το Invoice Data Extraction δέχεται αρχεία PDF, JPG και PNG, ο χρήστης περιγράφει ποια στοιχεία και ποια διάταξη χρειάζεται και το αποτέλεσμα μπορεί να ληφθεί σε Excel, CSV ή JSON. Έτσι, η μαζική μετατροπή τιμολογίων σε Excel μπορεί να δημιουργήσει ένα συνεπές μητρώο με μία γραμμή ανά παραστατικό και τις ίδιες στήλες για όλους τους προμηθευτές.

Αυτό το μητρώο είναι μόνο η πλευρά των εγγράφων της επιχείρησης. Η ροή που περιγράφεται εδώ δεν αντλεί αυτόματα στοιχεία από το myDATA, δεν εκτελεί έτοιμη συμφωνία με ERP και δεν αποφασίζει αν μια απόκλιση είναι φορολογικά ορθή. Παράγει τη δομημένη πλευρά των παραστατικών, ενώ τυχόν προγραμματισμένη διασύνδεση με άλλα συστήματα απαιτεί ξεχωριστή υλοποίηση μέσω API. Η αντιστοίχιση με τις εξαγωγές της ΑΑΔΕ και της λογιστικής, καθώς και η τελική συμφωνία, παραμένουν στον χρήστη και στο λογιστικό του εργαλείο.

---

Διαγνώστε την απόκλιση από την πλευρά όπου γεννιέται

Μόλις ομογενοποιηθούν τα δεδομένα, οι αποκλίσεις του Συνοπτικού Βιβλίου μπορούν να ταξινομηθούν με βάση την πλευρά στην οποία εμφανίζονται. Η ταξινόμηση περιορίζει την έρευνα, αλλά δεν αποτελεί ακόμη διάγνωση του συγκεκριμένου παραστατικού.

Μοτίβο διαφοράς	Πιθανές αιτίες	Πρώτος έλεγχος
Εγγραφή στην ΑΑΔΕ, όχι στη λογιστική	Παραστατικό προμηθευτή που δεν καταχωρίστηκε, διαφορετική περίοδος καταχώρισης, διπλή ή ξένη εγγραφή	ΑΦΜ αντισυμβαλλομένου, αριθμός, ημερομηνία και MARK απέναντι στο αρχείο εισερχομένων
Εγγραφή στη λογιστική, όχι στις διαβιβάσεις ή στους χαρακτηρισμούς	Μη απεσταλμένο παραστατικό myDATA, εκκρεμής διαβίβαση, αποτυχία αποστολής, εγγραφή τακτοποίησης χωρίς αντιστοίχιση ένα προς ένα	Κατάσταση αποστολής, χρόνος τελευταίας διαβίβασης, τύπος εγγραφής και ανάγκη χαρακτηρισμού
Εγγραφή και στις δύο πλευρές με διαφορετικό ποσό ή χειρισμό	Πιστωτικό με άλλο πρόσημο, διαφορετική καθαρή αξία ή ΦΠΑ, μερική αντιστοίχιση, άλλος χαρακτηρισμός	Καθαρή αξία, ΦΠΑ, λοιποί φόροι, πρόσημο, χαρακτηρισμός και περίοδος

Η κατηγορία δείχνει πού πρέπει να αναζητηθεί η αιτία, όχι ποιος «φταίει». Αν μια εγγραφή υπάρχει στη λογιστική αλλά όχι στην εικόνα της ΑΑΔΕ, μπορεί πράγματι να μην έχει διαβιβαστεί. Μπορεί όμως η εξαγωγή της ΑΑΔΕ να έγινε πριν από την αποστολή, το παραστατικό να ανήκει σε άλλη περίοδο ή η λογιστική γραμμή να είναι εγγραφή τακτοποίησης που δεν αντιστοιχεί αυτοτελώς σε παραστατικό.

Αντίστοιχα, η παρουσία μιας εγγραφής στην ΑΑΔΕ δεν αποδεικνύει ότι πρέπει να περάσει αυτούσια στη λογιστική. Χρειάζεται έλεγχος του αντισυμβαλλομένου, της πραγματικής συναλλαγής και της περιόδου. Μια διπλή διαβίβαση, ένα παραστατικό άλλου ΑΦΜ ή μια χρονική διαφορά μπορούν να παράγουν το ίδιο συγκεντρωτικό μοτίβο.

Η πιο χρήσιμη πρακτική είναι να μην διορθώνεται τίποτε στο στάδιο της συγκεντρωτικής διάγνωσης. Σημειώστε ποια πλευρά έχει το πλεόνασμα ή το έλλειμμα, σε ποιο φορολογικό μέγεθος και για ποιο διάστημα. Στη συνέχεια αναζητήστε τις γραμμές που εξηγούν αριθμητικά τη διαφορά. Έτσι αποφεύγετε μια βιαστική αλλαγή που μπορεί να κάνει τα σύνολα να φαίνονται ίσα, αλλά να δημιουργήσει νέο σφάλμα σε άλλη κατηγορία.

Από το συγκεντρωτικό ποσό στη λίστα εξαιρέσεων

Η αναζήτηση γίνεται αποτελεσματικότερη όταν η συνολική διαφορά τεμαχίζεται με σταθερή σειρά. Ξεκινήστε από το σκέλος όπου εμφανίζεται η απόκλιση, έσοδα ή έξοδα, και χωρίστε το ποσό ανά ημέρα. Στην ημέρα που δεν συμφωνεί, ομαδοποιήστε τις εγγραφές ανά αντισυμβαλλόμενο, τύπο παραστατικού και συντελεστή ΦΠΑ. Στόχος είναι να βρεθεί ένας συνδυασμός γραμμών του οποίου η καθαρή αξία και ο φόρος εξηγούν τη διαφορά, όχι απλώς μια εγγραφή με παρόμοιο συνολικό ποσό.

Ορισμένα λογιστικά προγράμματα ανοίγουν με διπλό κλικ μια οθόνη που ονομάζεται «Ημερήσια Κατάσταση Συνοπτικού Βιβλίου». Η ονομασία και ο τρόπος πρόσβασης αφορούν τη συγκεκριμένη εφαρμογή. Αν το ERP δεν διαθέτει αντίστοιχη οθόνη, η ίδια ανάλυση γίνεται με φίλτρα στις εξαγωγές ή με συγκεντρωτικό πίνακα στο Excel: περίοδος, ημέρα, ΑΦΜ, τύπος και φορολογικός συντελεστής.

Κάθε ύποπτη γραμμή περνά σε λίστα εξαιρέσεων. Ένα λειτουργικό αρχείο περιλαμβάνει:

• ημερομηνία και περίοδο ελέγχου,
• εκδότη ή λήπτη, ΑΦΜ και αριθμό παραστατικού,
• MARK, όταν υπάρχει,
• καθαρή αξία, ΦΠΑ και χαρακτηρισμό,
• πλευρά στην οποία βρέθηκε η εγγραφή,
• σύντομη αιτία της διαφοράς,
• υπεύθυνο διερεύνησης και κατάσταση επίλυσης.

Η αιτία πρέπει να είναι συγκεκριμένη, όπως «δεν βρέθηκε στη λογιστική εξόδων» ή «διαφορετικός ΦΠΑ στην εξαγωγή», και όχι απλώς «απόκλιση». Κρατήστε επίσης την αρχική και τη διορθωμένη τιμή σε χωριστές στήλες. Έτσι, μετά την επόμενη εξαγωγή, μπορείτε να ελέγξετε αν η ενέργεια έκλεισε πράγματι τη διαφορά χωρίς να χαθεί το ελεγκτικό ίχνος.

Στο σημείο αυτό η συγκεντρωτική εργασία έχει ολοκληρώσει τον σκοπό της: έχει μετατρέψει ένα ανεξήγητο ποσό σε συγκεκριμένα παραστατικά. Η αποδοχή, η απόρριψη, η διόρθωση ή η αναφορά παράλειψης εξετάζεται πλέον ανά περίπτωση. Για αυτή τη συνέχεια, ακολουθήστε τον αναλυτικό χειρισμό αποκλίσεων και παραλείψεων myDATA από τον λήπτη, αντί να εφαρμόσετε μία ενέργεια σε όλες τις εξαιρέσεις.

Ελέγξτε χαρακτηρισμούς και θεμιτές διαφορές πριν διορθώσετε

Δύο εγγραφές με ίδια καθαρή αξία δεν είναι κατ' ανάγκη φορολογικά ίδιες. Πριν θεωρήσετε ότι βρέθηκε η αντιστοίχιση, ελέγξτε τον ΦΠΑ, τους λοιπούς φόρους, το πρόσημο, την περίοδο και τον χαρακτηρισμό. Ένα παραστατικό μπορεί να υπάρχει τόσο στην ΑΑΔΕ όσο και στη λογιστική, αλλά να παραμένει σε διαφορετική κατάσταση ως προς τον χαρακτηρισμό του λήπτη. Αν συγκριθούν μόνο τα συνολικά ποσά, αυτή η εκκρεμότητα δεν γίνεται ορατή.

Το αντίστροφο ισχύει για εγγραφές που δεν έχουν φυσική αντιστοίχιση ένα προς ένα. Εγγραφές τακτοποίησης, αποσβέσεις ή χρονικές μεταφορές μπορούν να είναι νόμιμο μέρος της λογιστικής εικόνας χωρίς να αντιστοιχούν σε μεμονωμένο τιμολόγιο myDATA. Αυτό δεν σημαίνει ότι αγνοούνται. Καταγράφονται ως ξεχωριστή κατηγορία, με αναφορά στη λογιστική βάση και στην περίοδο που επηρεάζουν, ώστε η διαφορά να είναι εξηγήσιμη και επαναλήψιμη στον επόμενο έλεγχο.

Για κάθε εξαίρεση, σημειώστε πρώτα τα στοιχεία που παρατηρήθηκαν και μετά την απόφαση: τι εμφανίζει η ΑΑΔΕ, τι εμφανίζει η λογιστική, ποιος χαρακτηρισμός λείπει ή διαφέρει, ποιο δικαιολογητικό εξετάστηκε και ποιος ενέκρινε την ενέργεια. Η σειρά αυτή εμποδίζει την τεκμηρίωση να γραφτεί εκ των υστέρων για να δικαιολογήσει μια αλλαγή που έχει ήδη γίνει.

Όταν η αιτία αφορά την πλευρά των εισερχομένων, ο χαρακτηρισμός λήπτη στο myDATA Book B χρειάζεται δικό του έλεγχο ανά παραστατικό. Η συγκεντρωτική συμφωνία υποδεικνύει ποια εγγραφή πρέπει να εξεταστεί, αλλά δεν επιλέγει τον σωστό χαρακτηρισμό και δεν υποκαθιστά την αξιολόγηση της συναλλαγής από τον λογιστή.

Κλείστε τη συμφωνία πριν από την υποβολή

Η τελική επαλήθευση πρέπει να μπορεί να επαναληφθεί από άλλο μέλος της ομάδας χωρίς προφορικές εξηγήσεις. Μια πρακτική ακολουθία κλεισίματος είναι η εξής:

1. Παγώστε την περίοδο και κρατήστε τις τρεις εξαγωγές με εμφανή ημερομηνία και ώρα λήψης.
2. Συγκρίνετε χωριστά έσοδα και έξοδα, καθώς και καθαρή αξία, ΦΠΑ και λοιπούς φόρους.
3. Απομονώστε κάθε διαφορά ανά ημέρα, αντισυμβαλλόμενο και τύπο παραστατικού.
4. Ενημερώστε τη λίστα εξαιρέσεων με την αιτία, την ενέργεια, τον υπεύθυνο και το σχετικό αποδεικτικό.
5. Μετά τις ενέργειες, λάβετε νέες εξαγωγές και επαναλάβετε την ίδια σύγκριση. Μην αντικαταστήσετε τα αρχικά αρχεία.
6. Αρχειοθετήστε τα τελικά σύνολα μαζί με τις ανοιχτές, τεκμηριωμένες διαφορές και την έγκριση του υπεύθυνου κλεισίματος.

Η ακρίβεια αυτής της διαδικασίας έχει ιδιαίτερη σημασία επειδή, σύμφωνα με την απόφαση Α.1108/2024 της ΑΑΔΕ, από την 1η Ιανουαρίου 2025 παύουν να υφίστανται τα επιτρεπτά όρια αποκλίσεων της δήλωσης φόρου σε σχέση με τα αντίστοιχα δεδομένα που έχουν διαβιβαστεί στην πλατφόρμα myDATA. Ο ισχυρισμός αφορά τη σχέση της δήλωσης φόρου με τα διαβιβασμένα δεδομένα. Δεν σημαίνει ότι κάθε διαφορά που εμφανίζεται σε μια οθόνη Συνοπτικού Βιβλίου είναι αυτομάτως παράβαση ούτε ότι κάθε τιμολόγιο που δεν έχει ακόμη αντιστοιχιστεί χάνει αυτομάτως τη φορολογική του αναγνώριση.

Η συχνότητα του ελέγχου εξαρτάται από τον όγκο παραστατικών, τον τρόπο διαβίβασης και τον κύκλο κλεισίματος της επιχείρησης. Σε περιβάλλον με πολλές καθημερινές συναλλαγές, η ενημέρωση της λίστας εξαιρέσεων μέσα στην περίοδο περιορίζει τη συσσώρευση. Σε μικρότερο όγκο, ο έλεγχος μπορεί να ενταχθεί στο τακτικό κλείσιμο. Το κρίσιμο δεν είναι μια αυθαίρετη καθολική προθεσμία, αλλά η συμφωνία να έχει ολοκληρωθεί και τεκμηριωθεί πριν χρησιμοποιηθούν τα δεδομένα για την αντίστοιχη υποβολή.