Δελτίο ποσοτικής παραλαβής myDATA: οδηγός λήπτη

Το δελτίο ποσοτικής παραλαβής δεν εκδίδεται για κάθε ομαλή εγχώρια παραλαβή. Όταν τα αγαθά φτάνουν με έγκυρο ψηφιακό παραστατικό ημεδαπού εκδότη και ο φυσικός έλεγχος συμφωνεί με αυτό, ο λήπτης ακολουθεί τη διαδικασία επιβεβαίωσης της παραλαβής. Δελτίο ποσοτικής παραλαβής χρειάζεται στις προβλεπόμενες περιπτώσεις, ιδίως όταν διαπιστώνεται πλεόνασμα ή έλλειμμα ή όταν τα αποθέματα προέρχονται από αλλοδαπό αποστολέα. Ο τύπος παραστατικού και η προθεσμία δεν είναι ίδιοι σε όλες αυτές τις περιπτώσεις.

Από τις 12 Οκτωβρίου 2026, η απόφαση Α.1094/2026 της ΑΑΔΕ καθιστά υποχρεωτική τη διαβίβαση των δεδομένων φόρτωσης, μεταφόρτωσης και παραλαβής, μαζί με τα δεδομένα του ποσοτικού και ποιοτικού ελέγχου αποθεμάτων. Αυτό είναι το αντικείμενο της Φάσης Β1 του ψηφιακού δελτίου αποστολής. Η Φάση Β2 αρχίζει την 1η Ιανουαρίου 2027 και αφορά διαφορετική υποχρέωση: την Ενιαία Κωδικοποίηση Ειδών βάσει της Συνδυασμένης Ονοματολογίας.

Για τον λήπτη, η σωστή απόφαση ξεκινά από δύο πραγματικά στοιχεία στη ράμπα παραλαβής:

1. Ποιο έγγραφο συνοδεύει τα αγαθά: έγκυρο εγχώριο ψηφιακό παραστατικό, έγγραφο αλλοδαπού αποστολέα ή κανένα κατάλληλο παραστατικό;
2. Τι έδειξε η καταμέτρηση, η ζύγιση και ο ποιοτικός έλεγχος: πλήρη συμφωνία, έλλειμμα, πλεόνασμα, φθορά ή διαφορετικό είδος;

Η ποσοτική παραλαβή στο myDATA δεν είναι μια δεύτερη καταχώριση του ίδιου δελτίου αποστολής. Είναι η τεκμηρίωση του αποτελέσματος της παραλαβής όταν τα πραγματικά δεδομένα ή η προέλευση των αγαθών απαιτούν χωριστή ενέργεια από τον λήπτη.

Πίνακας απόφασης για τον λήπτη

Ο παρακάτω πίνακας διαβάζεται από αριστερά προς τα δεξιά: πρώτα ταυτοποιείται το συνοδευτικό έγγραφο και μετά καταγράφεται το αποτέλεσμα του ελέγχου. Η ονομασία του τύπου δεν αρκεί από μόνη της· σημασία έχει αν υπάρχει παραστατικό με το οποίο μπορεί να γίνει συσχέτιση και αν ξεκινά νέα διακίνηση.

Τι υπάρχει κατά την άφιξη	Τι έδειξε ο έλεγχος	Ενέργεια λήπτη	Παραστατικό ή ροή	Χρονικό όριο
Έγκυρο εγχώριο ψηφιακό παραστατικό	Πλήρης συμφωνία ειδών και ποσοτήτων	Καταγραφή και επιβεβαίωση παραλαβής	Ροή παραλαβής του αρχικού παραστατικού	Σε πραγματικό χρόνο, σύμφωνα με τη ροή της Β1
Έγκυρο εγχώριο ψηφιακό παραστατικό	Πλεόνασμα ή έλλειμμα	Καταγραφή της πραγματικής ποσότητας και της απόκλισης	Δελτίο ποσοτικής παραλαβής άνευ αξίας, συνήθως 10.1 όταν συσχετίζεται με το αρχικό παραστατικό	Εντός 15 ημερών από την παραλαβή
Παραστατικό μη υπόχρεου εκδότη ή περίπτωση τίτλου κτήσης	Τα αγαθά παραλαμβάνονται και πρέπει να τεκμηριωθούν	Δημιουργία ή έκδοση αρχείου παραλαβής και διαβίβαση από τον λήπτη	10.1 όταν συσχετίζεται με υπάρχον παραστατικό, 10.2 όταν δεν υπάρχει συσχέτιση	Σε πραγματικό χρόνο, πριν ή κατά την παραλαβή, ανάλογα με την περίπτωση
Δεν υπάρχει κατάλληλο παραστατικό από υπόχρεο εκδότη	Παραλαβή χωρίς σωστή αρχική τεκμηρίωση	Χωριστός έλεγχος της αιτίας και της νόμιμης ροής	Δεν αντιμετωπίζεται αυτομάτως ως απλή ποσοτική απόκλιση	Η προθεσμία εξαρτάται από το πραγματικό σενάριο
Τα αγαθά επιστρέφονται ή ξεκινά αντίστροφη διακίνηση	Μη αποδοχή, επιστροφή ή νέα μετακίνηση	Τεκμηρίωση της νέας διακίνησης	Κατάλληλος τύπος δελτίου αποστολής, ενδεχομένως 9.3, όχι υποκατάσταση με 10.1 ή 10.2	Πριν από την έναρξη της νέας διακίνησης
Έγγραφο αλλοδαπού αποστολέα	Παραλαβή ενδοκοινοτικής απόκτησης ή εισαγωγής	Καταγραφή γραμμών και πραγματικών ποσοτήτων από τον Έλληνα λήπτη	14.1 ή 14.2 με ένδειξη «Διακίνηση Αγαθών», όπου χρησιμοποιούνται έτσι, διαφορετικά 10.1 ή 10.2	Εντός 5 ημερών από την παραλαβή για το παραστατικό άνευ αξίας

Ο 10.1 είναι δελτίο ποσοτικής παραλαβής συσχετιζόμενο, ενώ ο 10.2 είναι δελτίο ποσοτικής παραλαβής χωρίς συσχέτιση με προηγούμενο παραστατικό. Ο 9.3 είναι δελτίο αποστολής: εξυπηρετεί διακίνηση αγαθών και δεν αποτελεί γενική εναλλακτική για κάθε διαφορά που βρίσκει ο λήπτης.

Ο πίνακας αποτυπώνει τη λογική απόφασης, όχι τις οθόνες ενός συγκεκριμένου προγράμματος. Η τελική επιλογή τύπου πρέπει να συμφωνεί με τα πραγματικά γεγονότα, την ισχύουσα απόφαση, τη φορολογική κρίση του λογιστή και την παραμετροποίηση του ERP ή του παρόχου.

Τι ελέγχει ο λήπτης στην πράξη

Ο έλεγχος γίνεται ανά γραμμή είδους, όχι μόνο στο σύνολο του φορτίου. Για κάθε γραμμή χρειάζεται να συμφωνηθούν η ταυτότητα ή ο κωδικός του είδους, η περιγραφή, η μονάδα μέτρησης και η ποσότητα του συνοδευτικού παραστατικού με όσα παραλήφθηκαν πραγματικά.

Η σύγκριση μπορεί να καταλήξει σε ένα από τα εξής αποτελέσματα:

• συμφωνία είδους και ποσότητας,
• έλλειμμα ή πλεόνασμα,
• σωστή ποσότητα αλλά φθορά ή άλλη ποιοτική απόκλιση,
• διαφορετικό είδος από αυτό που αναγράφεται,
• ποσότητα που έπρεπε να οριστικοποιηθεί με ζύγιση.

Η διάκριση έχει πρακτική σημασία. Ένα χαλασμένο κιβώτιο δεν είναι κατ’ ανάγκη ποσοτικό έλλειμμα, όπως και ένα διαφορετικό υλικό με ίδιο πλήθος τεμαχίων δεν είναι ποσοτική συμφωνία. Η αποθήκη καταγράφει το φυσικό γεγονός με ακρίβεια. Το λογιστήριο ή ο υπεύθυνος της διαδικασίας αποφασίζει κατόπιν ποια εμπορική και διακινητική ενέργεια αντιστοιχεί σε αυτό, αντί να μετατρέπει κάθε ποιοτική παρατήρηση σε 10.1 ή 10.2.

Ας υποθέσουμε ότι το δελτίο αναγράφει 120 τεμάχια και η καταμέτρηση βρίσκει 116. Στον πίνακα παραλαβής καταχωρίζονται αποσταλείσα ποσότητα 120, παραληφθείσα ποσότητα 116 και διαφορά μείον 4, μαζί με τον κωδικό είδους, την ώρα ελέγχου και το σχετικό τεκμήριο. Αν και τα 120 τεμάχια έφτασαν αλλά τέσσερα είναι κατεστραμμένα, η ποσότητα παραλαβής και η ποιοτική παρατήρηση πρέπει να παραμείνουν χωριστά πεδία.

Στην περίπτωση «προς ζύγιση», το δελτίο αποστολής μπορεί να φέρει ποσότητα κατά προσέγγιση. Η τελική ζυγιζόμενη ποσότητα καταγράφεται από τον λήπτη κατά τον ποσοτικό έλεγχο, με βάση το ζυγολόγιο ή άλλο κατάλληλο τεκμήριο. Δεν διορθώνεται αυθαίρετα το αρχικό δελτίο αποστολής, επειδή εκείνο πρέπει να συνεχίσει να αποτυπώνει τα δεδομένα με τα οποία ξεκίνησε η διακίνηση.

Εγχώρια παραλαβή: συμφωνία, απόκλιση και 15 ημέρες

Σε μια εγχώρια διακίνηση με έγκυρο ψηφιακό παραστατικό, ο λήπτης δεν εκδίδει δεύτερο δελτίο μόνο και μόνο επειδή παρέλαβε τα αγαθά. Ελέγχει το φορτίο και, όταν τα είδη και οι ποσότητες συμφωνούν, ολοκληρώνει την προβλεπόμενη επιβεβαίωση παραλαβής. Στη ροή της Φάσης Β1 η ολοκλήρωση συνδέεται με τα δεδομένα του αρχικού παραστατικού και την ψηφιακή διαδικασία παραλαβής, όπως την ανάγνωση του QR από το σύστημα που χρησιμοποιεί η επιχείρηση.

Αν ο έλεγχος δείξει πλεόνασμα ή έλλειμμα, ισχύει διαφορετικός κανόνας. Η Α.1145/2025 ορίζει ότι ο λήπτης διαβιβάζει δελτίο ποσοτικής παραλαβής άνευ αξίας εντός 15 ημερών από την ημερομηνία παραλαβής. Η δεκαπενθήμερη προθεσμία αντικατέστησε το παλαιότερο πενθήμερο για αυτές τις εγχώριες ποσοτικές αποκλίσεις. Γι’ αυτό μια διαδικασία ή οδηγία ERP που εξακολουθεί να εμφανίζει γενικό κανόνα πέντε ημερών χρειάζεται επανέλεγχο.

Η απόκλιση πρέπει να παραμένει συσχετισμένη με το αρχικό γεγονός: ποιο παραστατικό ελέγχθηκε, ποια γραμμή αφορά, ποια ποσότητα αναγραφόταν και ποια βρέθηκε. Ο 10.1 εξυπηρετεί αυτή τη συσχέτιση όταν υπάρχει το κατάλληλο αρχικό παραστατικό. Ο 10.2 καλύπτει ροές χωρίς τέτοια συσχέτιση, όχι την ευκολία να παραλειφθούν τα στοιχεία του αρχικού εγγράφου.

Άλλο πράγμα είναι η έλλειψη κατάλληλου παραστατικού από υπόχρεο εκδότη ή η επιστροφή των αγαθών. Στην πρώτη περίπτωση πρέπει να εξεταστεί γιατί δεν υπάρχει σωστή αρχική τεκμηρίωση. Στη δεύτερη ξεκινά νέα ή αντίστροφη διακίνηση και μπορεί να απαιτείται δελτίο αποστολής. Δεν αρκεί να χαρακτηριστούν και οι δύο περιπτώσεις «διαφορά παραλαβής». Για συναφείς διορθώσεις στις εγγραφές αξίας, ο χειρισμός αποκλίσεων και παραλείψεων myDATA αποτελεί ξεχωριστή λογιστική εργασία από το δελτίο ποσοτικής παραλαβής.

Το ERP ή ο πάροχος εκτελεί την τεχνική διαβίβαση. Η επιχείρηση παραμένει υπεύθυνη να του δώσει έγκαιρα ένα τεκμηριωμένο αποτέλεσμα ελέγχου και να επιβεβαιώσει ότι ο επιλεγμένος τύπος αντιστοιχεί στην πραγματική συναλλαγή.

---

Αποθέματα από το εξωτερικό: η προθεσμία των πέντε ημερών

Ο αλλοδαπός προμηθευτής δεν υπάγεται στην ελληνική υποχρέωση έκδοσης ψηφιακού δελτίου αποστολής. Το φορτίο μπορεί να φτάσει με τιμολόγιο, packing list, CMR ή ζυγολόγιο, αλλά ο Έλληνας λήπτης πρέπει να τεκμηριώσει τα αποθέματα που παρέλαβε και να οργανώσει τα δεδομένα τους για τη δική του διαβίβαση.

Για ενδοκοινοτικές αποκτήσεις και εισαγωγές από τρίτες χώρες υπάρχουν δύο διαδρομές. Αν ο τύπος 14.1 ή 14.2 χρησιμοποιείται και ως παραστατικό καταγραφής της διακίνησης με την ένδειξη «Διακίνηση Αγαθών», καλύπτει και αυτή τη λειτουργία. Αν δεν χρησιμοποιείται έτσι, ο λήπτης διαβιβάζει τα σχετικά δεδομένα με 10.1, όταν μπορεί να τα συσχετίσει με το παραστατικό του αλλοδαπού, ή με 10.2 όταν δεν υπάρχει η αντίστοιχη συσχέτιση.

Το δελτίο ποσοτικής παραλαβής για την ενδοκοινοτική απόκτηση ή την εισαγωγή είναι παραστατικό χωρίς αξία. Καταγράφει την ποσότητα και τη διακίνηση, δεν αντικαθιστά το τιμολόγιο αγοράς ούτε τις φορολογικές εγγραφές του. Η προθεσμία του παραμένει πέντε ημέρες από την ημερομηνία παραλαβής. Δεν πρέπει να συγχέεται με τις 15 ημέρες που ισχύουν για πλεονάσματα και ελλείμματα σε εγχώρια παραλαβή.

Παράδειγμα: ένα φορτίο από Ιταλό προμηθευτή παραλαμβάνεται τη Δευτέρα με packing list και CMR. Η αποθήκη αντιστοιχίζει κάθε γραμμή στα πραγματικά κιβώτια ή τεμάχια, σημειώνει τυχόν διαφορά και διατηρεί την παραπομπή στη σελίδα του εγγράφου. Το λογιστήριο ελέγχει αν το τιμολόγιο 14.1 θα φέρει την ένδειξη διακίνησης ή αν απαιτείται 10.1 ή 10.2 και ολοκληρώνει τη διαβίβαση πριν λήξει το πενθήμερο.

Η τεκμηρίωση της ποσότητας είναι μόνο μία πλευρά της συναλλαγής. Οι κανόνες ΦΠΑ, χαρακτηρισμού και καταχώρισης αξίας για τιμολόγια εξωτερικού και υποχρεώσεις του λήπτη στο myDATA παραμένουν χωριστό μέρος του λογιστικού χειρισμού.

---

Τα δεδομένα που χρειάζονται ανά γραμμή παραλαβής

Η συμμόρφωση ξεκινά πριν από την επιλογή τύπου παραστατικού: οι πληροφορίες του συνοδευτικού εγγράφου πρέπει να μετατραπούν σε γραμμές που μπορούν να συγκριθούν με τη φυσική παραλαβή. Ένας χρήσιμος πίνακας εργασίας περιλαμβάνει τα εξής:

Πεδίο	Γιατί χρειάζεται
Κωδικός ή αναγνωριστικό είδους	Συνδέει τη γραμμή με το είδος του παραστατικού και του ERP
Περιγραφή	Βοηθά να εντοπιστεί διαφορετικό ή λανθασμένο είδος
Μονάδα μέτρησης	Αποτρέπει σύγκριση ανόμοιων ποσοτήτων, όπως τεμάχια και κιλά
Αποσταλείσα ποσότητα	Αποτυπώνει τι δήλωσε ο αποστολέας
Πραγματικά παραληφθείσα ποσότητα	Καταγράφεται ή επιβεβαιώνεται από τον φυσικό έλεγχο
Διαφορά	Προκύπτει από τη σύγκριση των δύο ποσοτήτων
Ημερομηνία και ώρα παραλαβής	Θέτει το σημείο έναρξης της σχετικής προθεσμίας
Αρχικό παραστατικό ή MARK	Διατηρεί τη συσχέτιση με τη διακίνηση
Αρχείο, σελίδα ή άλλο τεκμήριο	Επιτρέπει στον ελεγκτή να επιστρέψει στην πηγή της τιμής

Δεν είναι όλα τα παραπάνω κατ’ ανάγκη πεδία του τεχνικού μορφότυπου myDATA. Η σελίδα προέλευσης, το όνομα του ελεγκτή ή μια φωτογραφία φθοράς μπορεί να αποτελούν εσωτερικό ίχνος ελέγχου. Η επιχείρηση πρέπει να ξεχωρίζει αυτό το χρήσιμο αποδεικτικό υλικό από όσα απαιτεί η ισχύουσα απόφαση και ο μορφότυπος για τη διαβίβαση.

Όταν το packing list, το CMR, το ζυγολόγιο ή το τιμολόγιο υπάρχει μόνο ως PDF, σάρωση ή φωτογραφία, η εξαγωγή δεδομένων από παραστατικά σε δομημένο πίνακα μειώνει τη χειροκίνητη αντιγραφή και μεταφέρει την προσπάθεια στον έλεγχο. Το Invoice Data Extraction δέχεται αρχεία PDF, JPG και PNG, επιτρέπει στον χρήστη να ορίσει τα πεδία και αν θέλει μία γραμμή ανά είδος και παράγει XLSX, CSV ή JSON. Η ίδια αρχή χρησιμοποιείται στην εξαγωγή ελληνικών παραστατικών PDF σε Excel, αλλά στη ροή παραλαβής οι στήλες σχεδιάζονται ειδικά για τη σύγκριση αποσταλείσας και παραληφθείσας ποσότητας.

Το εργαλείο μπορεί να προετοιμάσει τον κωδικό, την περιγραφή, τη μονάδα μέτρησης, την ποσότητα που αναγράφεται και την παραπομπή στην πηγή. Δεν μετρά τα αγαθά στη ράμπα, δεν αποφασίζει αν υπάρχει απόκλιση, δεν σαρώνει QR για αποδοχή και δεν υποβάλλει δεδομένα στο myDATA. Η πραγματικά παραληφθείσα ποσότητα και η τελική επιλογή ενέργειας παραμένουν ευθύνη του ανθρώπου και της ελεγχόμενης ροής ERP.

Ροή παραλαβής που αντέχει σε έλεγχο

Μια λειτουργική διαδικασία για τη Φάση Β1 μπορεί να οργανωθεί σε έξι βήματα:

1. Ταυτοποίηση εγγράφου. Η αποθήκη καταγράφει αν το φορτίο συνοδεύεται από εγχώριο ψηφιακό παραστατικό, παραστατικό αλλοδαπού ή ανεπαρκή τεκμηρίωση.
2. Έλεγχος ανά γραμμή. Τα είδη, οι μονάδες και οι αποσταλείσες ποσότητες συγκρίνονται με όσα μετρήθηκαν ή ζυγίστηκαν κατά την παραλαβή.
3. Καταγραφή πραγματικού αποτελέσματος. Πλεονάσματα, ελλείμματα, φθορές και διαφορετικά είδη αποτυπώνονται χωριστά, μαζί με το σχετικό τεκμήριο.
4. Επιλογή νόμιμης ροής. Το λογιστήριο ελέγχει αν πρόκειται για απλή επιβεβαίωση, 10.1, 10.2, χρήση 14.1 ή 14.2 με ένδειξη διακίνησης ή νέα διακίνηση με κατάλληλο δελτίο αποστολής.
5. Έλεγχος χρονικού ορίου. Η υπόθεση μπαίνει στη σωστή ουρά: πέντε ημέρες για τη σχετική παραλαβή από αλλοδαπή ή 15 ημέρες για πλεόνασμα και έλλειμμα εγχώριας παραλαβής. Οι ενέργειες πραγματικού χρόνου δεν περιμένουν καμία από αυτές τις ουρές.
6. Διαβίβαση και αρχείο. Το ERP ή ο πάροχος στέλνει τα δεδομένα και η επιχείρηση κρατά το αρχικό έγγραφο, το αποτέλεσμα του ελέγχου, τη συσχέτιση και την απόδειξη επιτυχούς διαβίβασης.

Κάθε ρόλος πρέπει να έχει ονομαστικά καθορισμένο υπεύθυνο. Η αποθήκη έχει την ευθύνη για όσα συνέβησαν φυσικά. Το λογιστήριο κρίνει τον τύπο, τη φορολογική μεταχείριση και την προθεσμία. Ο υπεύθυνος ERP ή ο πάροχος εξασφαλίζει ότι η παραμετροποίηση και η τεχνική διαβίβαση εφαρμόζουν αυτή την απόφαση, χωρίς να αλλοιώνουν τα δεδομένα της παραλαβής.

Πριν από τις 12 Οκτωβρίου 2026, αξίζει να δοκιμαστεί η διαδικασία με πραγματικό δείγμα εγχώριων δελτίων, εγγράφων αλλοδαπών προμηθευτών και περιπτώσεων «προς ζύγιση». Η δοκιμή πρέπει να μετρήσει αν κάθε γραμμή περνά από το έγγραφο στον έλεγχο και από εκεί στο ERP χωρίς να χάνει κωδικό, μονάδα, ποσότητα, συσχέτιση ή χρονική σήμανση.

Ειδικές εξαιρέσεις και κλαδικές ροές μπορούν να αλλάξουν την απόφαση, γι’ αυτό ελέγχονται στην ισχύουσα απόφαση και στις σχετικές εγκυκλίους πριν ενσωματωθούν στη διαδικασία. Το ζητούμενο είναι να παραμένει ελέγξιμη ολόκληρη η αλυσίδα: από τη γραμμή του εγγράφου που έφτασε με το φορτίο έως την τελική εγγραφή που διαβιβάστηκε.