Le fatture da ricevere rilevano per competenza un costo e il relativo debito quando beni o servizi sono già stati ricevuti, ma il documento del fornitore non è ancora arrivato. Alla chiusura del periodo, la scrittura essenziale addebita il conto di costo e accredita il conto fatture da ricevere per l'imponibile stimato e documentato:
- Dare: costo di competenza
- Avere: fatture da ricevere
Il saldo è un debito commerciale: nel bilancio ordinario confluisce, di regola, nella voce D.7 «Debiti verso fornitori», anche prima dell'arrivo della fattura.
Questa rilevazione non attribuisce, da sola, il diritto a detrarre l'IVA. L'imposta viene contabilizzata quando la fattura è ricevuta e registrata secondo le regole applicabili. Anche il pagamento segue un momento distinto: può avvenire solo dopo la fatturazione oppure secondo le scadenze pattuite, ma non determina l'esercizio al quale appartiene il costo.
Il nome del conto, i sottoconti e la procedura di riapertura possono cambiare da un piano dei conti all'altro. La sostanza resta la stessa: attribuire il costo al periodo in cui l'obbligazione è maturata, senza attendere il documento, e sostituire poi la stima con la fattura effettiva senza duplicare il costo.
La registrazione iniziale, quindi, è solo metà del lavoro. Una partita si considera realmente chiusa quando la fattura è stata ricondotta alla consegna o alla prestazione che aveva originato la stima, il conto è stato scaricato per l'importo corretto e ogni differenza residua ha una spiegazione verificabile.
Prima della scrittura viene il presupposto di competenza
L'assenza della fattura non basta a giustificare una rilevazione. Prima di stimare l'importo occorre stabilire se, alla data di chiusura, l'impresa ha già ricevuto il bene o la prestazione e se ne è sorto il relativo debito.
Per gli acquisti di beni, il riferimento non è soltanto la data formale dell'ordine o della fattura. Al paragrafo 38, i criteri dell'OIC 19 per la rilevazione iniziale dei debiti collegano la competenza al trasferimento sostanziale dei rischi e benefici. Il DDT, il verbale di consegna, l'accettazione del magazzino e le clausole contrattuali aiutano a dimostrare quando tale trasferimento è avvenuto. La presenza fisica della merce è un indizio importante, ma va letta insieme alle condizioni della fornitura.
Per i servizi, la verifica richiede più attenzione. La rilevazione può procedere con l'avanzamento della prestazione se il diritto del fornitore al pagamento matura progressivamente e il costo è misurabile in modo attendibile; altrimenti segue il completamento della prestazione. Un contratto annuale, un rapporto di attività o l'approvazione di uno stato di avanzamento non sono intercambiabili: ciascun documento deve provare ciò che il contratto considera maturato entro il cut-off.
Il fascicolo a supporto della stima dovrebbe permettere a una persona estranea alla registrazione di ricostruire almeno:
- l'ordine o il contratto da cui nasce l'obbligazione;
- la consegna, l'accettazione o lo stato della prestazione alla data di chiusura;
- quantità, prezzo o altro criterio usato per stimare l'imponibile;
- il periodo e il centro di costo ai quali imputare la spesa;
- chi ha confermato la ricezione o l'avanzamento.
Se la fattura è già arrivata, ma non è stata ancora registrata, non si tratta più di una fattura da ricevere: il documento esiste e deve entrare nel normale flusso di contabilizzazione. Lo stesso vale se la fattura è contabilizzata ma non ancora pagata, perché in quel caso resta aperto un debito verso il fornitore, non una stima per documento mancante.
Il controllo non riguarda soltanto il bilancio al 31 dicembre. Nelle chiusure mensili e trimestrali si applica lo stesso principio: si individua il fatto economico maturato entro il cut-off e si conserva l'evidenza che sostiene importo e periodo.
Scritture contabili con un esempio numerico
Si consideri un servizio completato entro la fine dell'esercizio, per il quale il contratto e l'approvazione del responsabile documentano un imponibile di 10.000 euro. La fattura non è ancora stata ricevuta. La scrittura di assestamento è:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Costo per servizi | 10.000 euro | |
| Fatture da ricevere | 10.000 euro |
L'IVA non compare: i 10.000 euro rappresentano il costo maturato e il debito stimato sulla base delle informazioni disponibili alla data di chiusura.
Quando arriva la fattura con lo stesso imponibile, una procedura che chiude direttamente la stima può registrare:
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Fatture da ricevere | 10.000 euro | |
| IVA a credito | importo esposto in fattura | |
| Debiti verso fornitori | imponibile più IVA |
In questo modo il costo rimane nell'esercizio in cui il servizio è maturato, il conto fatture da ricevere viene azzerato e il documento genera il debito nominativo verso il fornitore. La registrazione effettiva deve naturalmente rispettare la struttura del piano dei conti e le regole applicabili alla detrazione dell'imposta.
Un'altra procedura storna la scrittura all'apertura del periodo successivo e contabilizza poi la fattura con il conto di costo ordinario. Anche questa impostazione può produrre il risultato corretto, purché lo storno e il documento siano abbinati: se la fattura viene registrata senza neutralizzare la precedente rilevazione, il costo risulta duplicato; se lo storno resta privo della fattura corrispondente, il costo del nuovo periodo può essere ridotto senza giustificazione.
Se alla chiusura successiva la fattura manca ancora e l'obbligazione permane, occorre rilevare nuovamente l'importo ancora da fatturare, aggiornando la stima: lo storno automatico non estingue il debito.
Le denominazioni contabili dell'esempio sono illustrative. La verifica sostanziale non consiste nel ritrovare gli stessi nomi nel gestionale, ma nell'accertare che la stima sia stata sostituita dall'obbligazione effettiva una sola volta.
Competenza, IVA e pagamento seguono tre date diverse
Una stessa fornitura può produrre tre eventi in date differenti. Tenerli separati evita di usare la fattura da ricevere per scopi che non le appartengono.
- Competenza economica. Il costo e il debito sono rilevati quando il bene o il servizio appartengono economicamente al periodo, sulla base dei criteri di riconoscimento e dell'evidenza disponibile.
- Trattamento dell'IVA. La stima non è una fattura e non crea da sola IVA detraibile. L'imposta entra in contabilità dopo la ricezione e la registrazione del documento, nel rispetto dei presupposti applicabili.
- Pagamento. L'uscita finanziaria segue la scadenza concordata e chiude il debito verso il fornitore; non stabilisce quando il costo è maturato.
Supponiamo che una merce sia stata consegnata e accettata il 28 dicembre, che la fattura arrivi il 9 gennaio e che il pagamento sia previsto a febbraio. Se il trasferimento sostanziale è avvenuto a dicembre, costo e fattura da ricevere appartengono alla chiusura di dicembre. L'IVA viene trattata nel flusso della fattura ricevuta, mentre il pagamento di febbraio estingue il debito commerciale.
Dopo l'arrivo del documento, il presidio appropriato è il registro IVA acquisti alimentato dalle fatture elettroniche ricevute: la fattura va verificata, registrata e collegata alla stima che aveva anticipato soltanto l'effetto economico. La fattura può quindi essere già ricevuta ma ancora da contabilizzare, oppure registrata ma non ancora pagata. In nessuno dei due casi resta una fattura da ricevere nel significato proprio del conto.
Il prospetto di riconciliazione che rende verificabile il saldo
Il mastro indica quanto è stato rilevato, ma raramente spiega da solo perché ogni partita esiste. Per una chiusura verificabile serve un prospetto che colleghi la registrazione al fatto economico e, in seguito, alla fattura che la estingue.
Una struttura essenziale può contenere queste informazioni:
| Fornitore | Ordine o contratto | Evidenza della fornitura | Periodo e centro di costo | Base della stima | Importo rilevato | Fattura ricevuta | Importo chiuso | Residuo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Alfa Srl | Contratto 47 | SAL approvato al 31/12 | Dicembre, IT | Corrispettivo maturato | 10.000 euro | Fattura 18 del 09/01 | 10.000 euro | 0 euro |
La popolazione iniziale non nasce soltanto da una richiesta generica ai responsabili. Può essere costruita incrociando ordini e contratti aperti, movimenti di magazzino, DDT ricevuti, verbali di accettazione, stati di avanzamento e fatture pervenute nei primi giorni dopo il cut-off. Queste ultime non cambiano la competenza, ma possono confermare quantità e prezzi che alla data di chiusura erano stimati.
Per le merci, la riconciliazione tra DDT e fattura differita del fornitore consente di verificare quali consegne siano confluite nel documento successivo. Se un DDT comprende dieci unità e la fattura ne addebita sei, il prospetto deve mostrare quali quattro unità restano da fatturare, invece di chiudere l'intera stima perché è arrivato un documento dello stesso fornitore.
Per i servizi, la base deve essere altrettanto leggibile: ore o quantità approvate, percentuale di avanzamento quando contrattualmente pertinente, prezzo concordato e responsabile che ha confermato la prestazione. Vanno escluse le quote già fatturate e considerate eventuali note di credito o contestazioni già note che incidono sulla migliore stima disponibile.
Ogni riga, quindi, rappresenta un'obbligazione identificabile. Il saldo complessivo del conto deve riconciliarsi con la somma delle righe aperte; una fattura ricevuta deve chiudere solo la riga, o la parte di riga, alla quale si riferisce.
Quando arriva la fattura: chiusura, storno e differenze
L'arrivo della fattura non giustifica automaticamente la chiusura dell'intera partita. Il documento va abbinato all'ordine, alla consegna o alla prestazione che aveva originato la rilevazione. Da questo confronto emergono tre casi principali.
Fattura uguale alla stima. L'imponibile fatturato coincide con l'importo accantonato e riguarda la stessa fornitura. Il conto fatture da ricevere viene chiuso per intero contro la registrazione del debito effettivo.
Fattura parziale. Il documento copre soltanto una parte delle quantità consegnate o della prestazione maturata. Si chiude la quota fatturata e si mantiene il residuo supportato dall'evidenza della parte ancora da fatturare. Azzerare la riga solo perché è arrivata la prima fattura nasconderebbe un'obbligazione tuttora esistente.
Differenza di prezzo o quantità. Prima di registrare lo scostamento come costo o sopravvenienza del periodo corrente, occorre capirne l'origine. Le cause possono includere una stima errata, una consegna ulteriore, un reso, uno sconto, una nota di credito attesa, un'unità di misura non coerente o un'imputazione al centro di costo sbagliato. Il trattamento contabile dipende dal fatto economico che la differenza rappresenta, non dal semplice confronto aritmetico.
Anche lo storno delle fatture da ricevere va letto nel contesto della procedura adottata. Se il gestionale storna integralmente le scritture all'inizio del nuovo periodo, la fattura successiva deve essere abbinata allo storno corretto. Se invece il conto viene scaricato al ricevimento, va chiusa soltanto la specifica obbligazione coperta dal documento. In entrambi i metodi, il prospetto di riconciliazione deve spiegare il passaggio dalla stima alla fattura.
Un saldo vecchio richiede una ricerca, non una cancellazione automatica. La sequenza utile è:
- recuperare ordine, contratto, DDT o conferma della prestazione originaria;
- cercare fatture e note di credito del fornitore, comprese quelle abbinate ad altri riferimenti;
- verificare stime duplicate, fatture parziali, errori di codifica e pagamenti non abbinati;
- chiedere al responsabile della spesa se l'obbligazione è ancora valida;
- documentare la conclusione e l'eventuale rettifica con l'approvazione prevista dai controlli interni.
Prima del pagamento, i controlli contabili sulla fattura elettronica ricevuta verificano coerenza di fornitore, imponibile, quantità e riferimenti. Né l'età del saldo né il suo importo ridotto costituiscono, da soli, prova che il debito sia cessato.
Fatture da ricevere, ratei passivi e fondi non sono sinonimi
La mancanza di una fattura non determina, da sola, la classificazione contabile. Occorre guardare alla natura dell'obbligazione e al modo in cui il costo matura.
Le fatture da ricevere riguardano una fornitura specifica già avvenuta, o una prestazione già maturata secondo i criteri applicabili, per la quale si attende il documento del fornitore. L'importo può essere stimato, ma deve poggiare su quantità, prezzi, avanzamento o altre evidenze riferibili a quell'acquisto.
I ratei passivi, invece, ripartiscono per competenza oneri comuni a due o più esercizi la cui entità varia in ragione del tempo. I criteri di classificazione dell'OIC 18 distinguono questa ripartizione temporale dai costi interamente di competenza dell'esercizio, anche quando le relative fatture devono ancora essere ricevute. La domanda decisiva non è quindi «manca il documento?», ma «il corrispettivo matura con il trascorrere del tempo fra più periodi oppure remunera una fornitura già attribuibile a un periodo preciso?».
I fondi per rischi e oneri coprono passività di natura determinata, con esistenza certa o probabile, ma con ammontare o data di sopravvenienza indeterminati. Non sostituiscono il conto fatture da ricevere quando esiste una specifica prestazione del fornitore già identificata e ragionevolmente stimabile. Il grado d'incertezza e il fatto economico sottostante vanno valutati, anziché scegliere il conto in base all'assenza di un documento.
Una fattura già ricevuta segue infine il normale ciclo passivo: viene controllata, registrata e mantenuta tra i debiti verso fornitori fino alla sua estinzione, anche se il pagamento è futuro. Prima di confermare qualsiasi saldo in chiusura, devono trovare risposta tre domande: quale fatto economico lo ha generato, a quale periodo appartiene e quale evidenza lo sostiene? Se uno di questi elementi manca, la partita richiede un'indagine, non una classificazione per esclusione.
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