Gutschrift oder Stornorechnung: Was ist der Unterschied?

Bei einer umsatzsteuerlichen Gutschrift rechnet der Leistungsempfänger über eine Leistung des Unternehmers ab. Dieses Verfahren muss vorher vereinbart worden sein. Eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur setzt dagegen bei einer Rechnung an, die bereits ausgestellt wurde: Sie hebt den ursprünglichen Beleg auf oder berichtigt ihn. Für die Frage Gutschrift oder Stornorechnung sind deshalb Aussteller und Geschäftsvorfall entscheidend, nicht allein die Überschrift oder der Zahlungsstatus.

Prüfen Sie einen eingegangenen Beleg in dieser Reihenfolge:

1. Wer hat die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht? Das ist der leistende Unternehmer.
2. Wer hat den neuen Beleg ausgestellt? Rechnet der Leistungsempfänger die Leistung des Unternehmers ab, kann eine umsatzsteuerliche Gutschrift vorliegen. Stammt der Beleg vom Lieferanten, geht es meist um dessen eigene Rechnung.
3. Was bewirkt der Beleg? Rechnet er die Leistung erstmals ab, korrigiert er einzelne Rechnungsangaben, mindert er den Preis nachträglich oder hebt er die ursprüngliche Rechnung vollständig auf?
4. Ist die Originalrechnung eindeutig bezeichnet? Bei einer Berichtigung oder Stornierung muss nachvollziehbar sein, welcher Beleg geändert wird.
5. Was ist mit dem Geld passiert? Ein offener Saldo, eine Erstattung oder eine Verrechnung bestimmt den nächsten Arbeitsschritt, aber nicht von selbst die rechtliche Art des Dokuments.

Aus diesen Angaben ergeben sich drei praktische Wege: Eine vereinbarte, vom Leistungsempfänger ausgestellte Gutschrift wird als Rechnung eingeordnet. Eine Lieferantenkorrektur oder Stornierung wird mit der Originalrechnung verknüpft. Widersprechen sich Überschrift, Aussteller und Geschäftsvorfall, sollte der Beleg nicht nach seinem Titel verarbeitet werden, sondern bis zur Klärung zurückgestellt werden.

Wann eine Gutschrift umsatzsteuerlich selbst eine Rechnung ist

Im Umsatzsteuerrecht bezeichnet Gutschrift keine Korrektur, sondern eine besondere Art der Rechnungsstellung. Nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG darf der Leistungsempfänger die Rechnung für die Lieferung oder sonstige Leistung des Unternehmers ausstellen, sofern beide Seiten dies vorher vereinbart haben.

Die Rollen lassen sich an einem typischen Abrechnungsverhältnis erkennen: Ein Handelsvertreter erbringt eine Vermittlungsleistung, das vertretene Unternehmen berechnet die dafür geschuldete Provision und stellt dem Handelsvertreter eine Gutschrift aus. Das Unternehmen ist in diesem Vorgang Leistungsempfänger und zugleich Aussteller des Rechnungsdokuments. Der Handelsvertreter bleibt der leistende Unternehmer und erhält die Gutschrift.

Für die Einordnung sollten vier Punkte zusammenpassen:

• Der Empfänger des Belegs hat die zugrunde liegende Leistung erbracht.
• Der Kunde beziehungsweise Leistungsempfänger hat den Beleg ausgestellt.
• Das Gutschriftsverfahren wurde vorher vereinbart.
• Das Dokument enthält die Pflichtangabe „Gutschrift“.

In der Buchhaltung hat eine solche Gutschrift die Bedeutung einer Rechnung. Sie rechnet die Leistung erstmals ab; sie nimmt nicht bloß einen Betrag von einer früheren Lieferantenrechnung zurück. Dass der Beleg einen positiven Auszahlungsbetrag zugunsten des leistenden Unternehmers ausweist, ist eine mögliche Folge dieser Abrechnung, aber kein eigenständiges Klassifikationsmerkmal.

Der leistende Unternehmer muss die Abrechnung prüfen. Widerspricht er dem übermittelten Dokument, verliert die Gutschrift nach § 14 UStG ihre Wirkung als Rechnung. Ein Beleg, den der Lieferant selbst ausstellt, um seine bereits erteilte Rechnung zu ändern, erfüllt diese Rollenverteilung dagegen nicht. Auch die Überschrift „Gutschrift“ macht aus einer Lieferantenkorrektur kein Gutschriftsverfahren.

Rechnungskorrektur, Stornorechnung und Entgeltminderung sind nicht dasselbe

Eine Rechnungskorrektur berichtigt einen bereits vorhandenen Beleg. Fehlen Pflichtangaben oder sind sie falsch, muss dafür nicht zwingend die gesamte Rechnung aufgehoben werden. Nach § 31 Abs. 5 UStDV zur Rechnungsberichtigung können fehlende oder unzutreffende Rechnungsangaben durch ein Dokument berichtigt werden, das spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen ist.

In der Praxis sollte der Korrekturbeleg deshalb mindestens erkennen lassen, welche Originalrechnung betroffen ist und welche Angaben sich ändern. Prüfen Sie insbesondere Rechnungsnummer und Rechnungsdatum des Ausgangsbelegs, die korrigierten Netto- und Steuerbeträge sowie den Grund der Änderung. Beide Dokumente bilden zusammen den nachvollziehbaren Belegzusammenhang.

Eine Stornorechnung hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf. Ihre Bedeutung liegt nicht in einem einzelnen korrigierten Feld, sondern in der Neutralisierung des gesamten Ausgangsbelegs. Soll der Geschäftsvorfall weiterhin abgerechnet werden, folgt regelmäßig eine neue, richtige Rechnung. Stornorechnung und Neurechnung müssen dabei so bezeichnet und referenziert sein, dass weder eine doppelte Verbindlichkeit noch ein ungeklärter Steuerbetrag im Rechnungseingang stehen bleibt.

Davon zu trennen ist die nachträgliche Änderung des Entgelts. Ein Preisnachlass, eine Retoure oder eine Mengenänderung kann die ursprünglich vereinbarte Gegenleistung nach Ausführung des Umsatzes mindern. Dann geht es nicht nur um eine fehlerhafte Rechnungsangabe, sondern um eine Änderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG. Der Änderungsbeleg muss den verminderten Betrag und die betroffene Umsatzsteuer nachvollziehbar ausweisen und der ursprünglichen Leistung zugeordnet werden können.

Eine Erstattung ist wiederum die Geldbewegung, die aus einer Stornierung oder Entgeltminderung folgen kann. War die Rechnung noch offen, wird möglicherweise nur der offene Posten reduziert oder ausgeglichen. Wurde sie bereits bezahlt, kann der Lieferant den Differenzbetrag zurückzahlen oder mit einer anderen Forderung verrechnen. Die Zahlung erklärt, wie der Betrag ausgeglichen wird; sie sagt nicht, ob der zugrunde liegende Beleg eine Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Stornorechnung ist.

Was gilt, wenn auf einer Lieferantenkorrektur „Gutschrift“ steht?

Im kaufmännischen Sprachgebrauch heißt auch ein vom Lieferanten ausgestellter Minderungs- oder Korrekturbeleg häufig Gutschrift. Diese kaufmännische Gutschrift ist jedoch keine umsatzsteuerliche Gutschrift im Sinne des Gutschriftsverfahrens: Der Lieferant ändert damit seine eigene Abrechnung, statt dass der Leistungsempfänger erstmals über die Leistung des Lieferanten abrechnet.

Die Überschrift ist daher nur ein Prüfhinweis. § 14 Abs. 1 UStG definiert eine Rechnung nach ihrer Funktion, nämlich als Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, unabhängig von ihrer Bezeichnung im Geschäftsverkehr. Auch der Umsatzsteuer-Anwendungserlass des Bundesfinanzministeriums unterscheidet zwischen einer gesetzlichen Gutschrift und einer bloß so bezeichneten Rechnungskorrektur. Das Wort „Gutschrift“ auf einem kaufmännischen Korrekturbeleg ist nicht allein verboten und begründet für sich genommen nicht automatisch eine weitere Umsatzsteuerschuld.

Ein Beispiel: Ein Lieferant stellt eine Rechnung über 1.000 Euro netto aus. Nach einer anerkannten Reklamation reduziert er den Preis um 200 Euro und schickt einen Beleg mit der Überschrift „Gutschrift“, der auf seine ursprüngliche Rechnung verweist. Leistung und erste Rechnung stammen vom Lieferanten; auch der Minderungsbeleg kommt von ihm. Der Geschäftsvorfall spricht deshalb für eine Lieferantenkorrektur beziehungsweise nachträgliche Entgeltminderung, nicht für eine Abrechnung durch den Leistungsempfänger.

Eine Rückfrage ist nötig, wenn die Angaben kein stimmiges Bild ergeben. Das gilt etwa, wenn die Leistungsrichtung unklar bleibt, der angebliche Aussteller nicht zu den Parteien passt, der Steuerbetrag nicht aus dem Änderungsbetrag folgt oder die bezeichnete Originalrechnung fehlt. Ein widersprüchlicher Beleg sollte nicht allein anhand seines Titels umgedeutet und verarbeitet werden. Der Aussteller muss klarstellen oder berichtigen, welcher Umsatz abgerechnet und welche Rechnung geändert wird.

So entscheiden Sie, wie der eingegangene Beleg weiterbearbeitet wird

Ordnen Sie den Beleg zuerst nach Leistungsrichtung, Aussteller und Zweck ein. Danach ergibt sich die passende Bearbeitung:

• Vereinbarte Gutschrift: Der Empfänger des Belegs hat die Leistung erbracht, der Leistungsempfänger hat die Abrechnung ausgestellt und das Verfahren war vorher vereinbart. Behandeln Sie die Gutschrift als Rechnungsdokument und prüfen Sie die Pflichtangaben.
• Korrektur oder Stornierung: Der Lieferant ändert oder hebt seine eigene Rechnung auf. Verknüpfen Sie den neuen Beleg eindeutig mit der Originalrechnung und übernehmen Sie nur die tatsächlich geänderten Beträge und Steuerwerte in den weiteren Prozess.
• Unklarer oder widersprüchlicher Beleg: Überschrift, Parteien, Leistungsrichtung oder Beträge passen nicht zusammen. Halten Sie die Verarbeitung an und bitten Sie den Aussteller um Klärung und gegebenenfalls um einen berichtigten Beleg.

Erst nach dieser Einordnung prüfen Sie den offenen Posten. Bei einer unbezahlten Rechnung mindert ein anerkannter Korrekturbetrag regelmäßig den noch zu zahlenden Saldo. Ergibt sich durch die Korrektur ein Guthaben aus einer bereits bezahlten Rechnung, ist dessen Ausgleich durch Erstattung oder vereinbarte Verrechnung zu klären. Eine reine Berichtigung von Rechnungsangaben löst keine Geldbewegung aus. Diese Zahlungsabwicklung ändert nicht, welche Art von Beleg vorliegt.

Die Kontierung folgt der geklärten Belegfunktion. Der Leitfaden Eingangsrechnungen und Belege richtig kontieren behandelt die Zuordnung zu Konten, Kostenstellen und Steuerkennzeichen, ohne dass Sie diese Schritte mit der vorgelagerten Dokumentklassifikation vermischen müssen.

Skonto ist ebenfalls kein bloßes anderes Wort für eine Lieferantengutschrift. Es beruht auf einer vereinbarten Minderung bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist und hat eine eigene Behandlung für Entgelt und Vorsteuer. Wie Sie Skonto bei Eingangsrechnungen behandeln, richtet sich nach den Zahlungsbedingungen und dem tatsächlichen Zahlungszeitpunkt.

Bleibt nach dem Abgleich von Aussteller, Geschäftsvorfall und einem gegebenenfalls erforderlichen Originalrechnungsbezug ein Widerspruch bestehen, geben Sie den Beleg nicht frei. Bitten Sie den Aussteller um Klärung und gegebenenfalls um einen berichtigten Beleg. Bei einer Korrektur oder Stornierung muss dieser die betroffene Originalrechnung eindeutig bezeichnen.