Kontierung: Eingangsrechnungen und Belege richtig kontieren

Kontierung bedeutet, einen Geschäftsvorfall dem passenden Sachkonto, dem richtigen Personenkonto und der zutreffenden Steuerbehandlung zuzuordnen. Bei einer Eingangsrechnung geschieht das erst, nachdem Dokumentart und Belegangaben geprüft wurden. Die Bezeichnung auf der Rechnung liefert Hinweise, entscheidet aber nicht allein, ob beispielsweise laufender Aufwand, Anlagevermögen, ein Privatanteil oder ein steuerlicher Sonderfall vorliegt.

Wer eine Rechnung kontiert, übersetzt den Inhalt des Belegs in Buchhaltungsangaben. Dazu gehören regelmäßig der Kreditor, ein Aufwands- oder Bestandskonto, die Vorsteuerbehandlung und bei Bedarf eine Kostenstelle. Bei einem Kassenbon oder einem anderen Beleg gilt dasselbe Prinzip: Maßgeblich ist der wirtschaftliche Vorgang, nicht der Dateiname, das Briefpapier oder ein einzelnes Wort in der Leistungsbeschreibung.

Dabei sollten vier Arbeitsschritte getrennt bleiben:

• Erfassung: Daten wie Lieferant, Belegnummer, Datum, Netto, Steuer und Brutto werden aus dem Dokument übernommen.
• Vorkontierung: Konten und Steuerbehandlung werden als nachvollziehbarer Vorschlag vorbereitet; offene Fragen bleiben sichtbar.
• Kontierung: Eine fachkundige Person prüft den wirtschaftlichen Sachverhalt und legt die Zuordnung fest.
• Buchung: Der freigegebene Geschäftsvorfall wird im Buchhaltungssystem verarbeitet.

Diese Trennung ist bei einem gemischten Monatsstapel wichtiger als bei einem idealisierten Musterbeleg. In einem solchen Stapel finden sich neben Eingangsrechnungen häufig auch Gutschriften, Thermobons, Mahnungen, Beitragsbescheide, Versicherungsunterlagen und Lieferscheine. Würden alle Dokumente sofort mit Konto und Steuerschlüssel versehen, entstünden schon vor der eigentlichen Kontierung Fehler: Nicht jedes Dokument ist ein Buchungsbeleg, nicht jeder ausgewiesene Betrag berechtigt zum Vorsteuerabzug und nicht jeder scheinbar eindeutige Rechnungstext führt zum selben Sachkonto.

Vor dem Kontieren kommt die Triage des Belegstapels

Der erste fachliche Schritt ist keine Kontensuche, sondern die Frage: Was für ein Dokument liegt vor und welche Funktion hat es? Wer Eingangsrechnungen automatisch erfassen lässt, kann die ausgelesenen Dokumentmerkmale für diese Vorsortierung nutzen. Die Klassifikation muss dennoch geprüft werden, denn ähnliche Seiten können buchhalterisch etwas völlig anderes bedeuten.

• Eingangsrechnung: Pflichtangaben, Leistung, Beträge und Steuerangaben prüfen.
• Gutschrift: Bezug zum ursprünglichen Vorgang und Vorzeichen klären.
• Kassenbon: Lesbarkeit, Gesamtbetrag und Angaben für Kleinbetragsrechnungen prüfen.
• Mahnung oder Zahlungserinnerung: Ursprungsrechnung zuordnen; Gebühren und Zinsen getrennt beurteilen.
• Beitragsbescheid: Als eigenen Abgaben- oder Beitragsvorgang behandeln, nicht als Rechnung mit Vorsteuer.
• Versicherungsschreiben: Versicherungsbeitrag und gegebenenfalls Versicherungsteuer von Umsatzsteuer unterscheiden.
• Lieferschein, Angebot oder Auftragsbestätigung: Als Referenzdokument verknüpfen, nicht allein als Buchungsbeleg verwenden.
• Kontoauszug: Zahlung nachweisen und abstimmen; er ersetzt die zugrunde liegende Rechnung nicht.

Bei einer Mahnung bleibt die Ursprungsrechnung der Beleg für die Lieferung oder Leistung. Die Mahnung kann neue, separat zu beurteilende Positionen enthalten, etwa Mahngebühren oder Verzugszinsen. Eine Zahlungserinnerung ist ebenfalls nicht automatisch eine zweite Rechnung; je nach Inhalt kann sie bereits die Funktion einer Mahnung erfüllen. Ohne Verknüpfung mit dem ursprünglichen Vorgang drohen Doppelbuchungen.

Auch ein Beitragsbescheid einer Berufsgenossenschaft sieht auf den ersten Blick wie eine Zahlungsanforderung aus, ist aber keine Rechnung über eine umsatzsteuerpflichtige Leistung. Fehlen Umsatzsteuer und eine entsprechende Rechnung, darf nicht allein wegen der Zahlung Vorsteuer angesetzt werden. Bei Versicherungsbeiträgen ist ähnlich sorgfältig zwischen Versicherungsteuer und Umsatzsteuer zu unterscheiden.

Thermobons bilden eine eigene Prüfgruppe. Für Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro verlangt § 33 UStDV weniger Angaben als für eine reguläre Rechnung. Erforderlich sind unter anderem Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, Gesamtbetrag sowie der Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Ein verblasster Bon wird jedoch nicht dadurch brauchbar, dass er unter der Wertgrenze liegt. Beim Kassenbons digitalisieren und auslesen sollten deshalb Bildqualität und Pflichtangaben zusammen geprüft werden.

Für die Arbeitsliste genügt zunächst ein eindeutiger Triage-Status. „Kontierbar“ bedeutet, dass das Dokument in den fachlichen Prüfpfad geht. „Referenzbeleg“ hält Lieferschein oder Kontoauszug beim zugehörigen Vorgang. „Rückfrage“ kennzeichnet fehlende Angaben oder eine unklare Dokumentfunktion. „Nicht buchungsrelevant“ verhindert, dass Angebote, Deckblätter oder doppelte Dateien unbemerkt in den Buchungsdatensatz gelangen.

Der Rechnungstext liefert Hinweise, nicht die Buchungsentscheidung

„Bürobedarf“ klingt nach einem eindeutigen Aufwandskonto. Auf einer Rechnung kann damit aber ein Paket Druckerpapier, ein Bürostuhl oder ein langlebiges technisches Gerät gemeint sein. Die Position beschreibt, was verkauft wurde. Ob der Vorgang sofort als Aufwand erfasst, dem Anlagevermögen zugeordnet oder teilweise privat veranlasst ist, ergibt sich erst aus Nutzung, Wert, betrieblichem Zusammenhang und den für den Betrieb geltenden Bilanzierungs- und Steuerregeln.

Für jede kontierbare Rechnung sollte deshalb derselbe Prüfpfad gelten:

1. Leistung und Anlass: Was wurde tatsächlich geliefert oder geleistet, und wofür nutzt der Betrieb es?
2. Zeit und Empfänger: Stimmen Leistungszeitpunkt, Rechnungsdatum und Rechnungsempfänger mit dem Geschäftsvorfall überein?
3. Belegqualität: Sind die erforderlichen Rechnungsangaben vorhanden und passen Netto, Steuer und Brutto zum Original?
4. Steuerlicher Ort und Fall: Handelt es sich um einen inländischen Umsatz, eine grenzüberschreitende Leistung, Reverse Charge oder einen steuerfreien Vorgang?
5. Buchhalterische Einordnung: Liegt laufender Aufwand, Ware, Anlagevermögen, eine nicht abziehbare Ausgabe oder eine gemischte Nutzung vor?
6. Zuordnung und Prüfung: Welche Kostenstelle betrifft der Vorgang, und welche Annahme muss eine fachkundige Person freigeben?

Bei einem Kraftstoffbeleg reicht beispielsweise die erkannte Position „Diesel“ nicht aus. Zu klären sind unter anderem die betriebliche Zuordnung des Fahrzeugs, ein möglicher Privatanteil, die Belegqualität und die Berechtigung zum Vorsteuerabzug. Eine Versicherungsprämie kann betrieblich veranlasst sein, ohne dass die ausgewiesene Versicherungsteuer wie Vorsteuer behandelt werden darf. Ein Berufsgenossenschaftsbescheid kann als betrieblicher Beitrag zu erfassen sein, enthält aber keine Eingangsleistung mit abziehbarer Umsatzsteuer.

Besondere Vorsicht verlangen Rechnungen aus dem Ausland und Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Empfänger übergehen kann. Ein fehlender deutscher Umsatzsteuerausweis ist kein Freibrief für den Steuerschlüssel null. Zuerst müssen Sitz und Unternehmereigenschaft der Beteiligten, Leistungsart, Leistungsort und der Hinweis auf Reverse Charge geprüft werden. Dasselbe gilt umgekehrt für offen ausgewiesene Umsatzsteuer: Ein Steuerbetrag auf dem Dokument begründet nicht automatisch einen zulässigen Vorsteuerabzug.

Ein Kontierungsvorschlag sollte solche Entscheidungen nicht verdecken. Neben Sachkonto und Steuerbehandlung gehört deshalb ein Prüfhinweis in den Datensatz, etwa „Anlagegut prüfen“, „Privatanteil ungeklärt“, „Reverse Charge prüfen“ oder „Vorsteuerabzug nicht belegt“. Die endgültige Kontierung erfolgt erst, wenn die offenen Tatsachen geklärt und die Annahmen fachlich bestätigt sind.

So sieht ein prüfbarer Kontierungsdatensatz aus

Eine brauchbare Vorkontierung ist mehr als eine Liste aus Belegnummer und Sachkonto. Jede Zeile muss erkennen lassen, welches Dokument, welcher Geschäftsvorfall und welche fachliche Annahme hinter der Zuordnung stehen. Nur dann kann eine zweite Person den Vorschlag prüfen, ohne den gesamten Monatsstapel neu aufzubauen.

• Belegidentität: Dokumentart, Belegdatum, Belegnummer, Lieferant und eindeutige Kreditoren-ID.
• Buchungszuordnung: Kreditor oder Gegenkonto, Sachkonto, Buchungstext und gegebenenfalls Kostenstelle.
• Beträge und Steuer: Netto, Steuerbetrag, Brutto, Währung, Steuersatz sowie vorgeschlagener Steuerschlüssel.
• Prüfspur: Kontierungsstatus, Prüfhinweis, Regelherkunft, Quelldatei und Seite.

Diese Felder dürfen nicht unabhängig voneinander befüllt werden. Die Dokumentart beeinflusst, ob überhaupt eine Buchungszeile entstehen soll. Das Sachkonto wirkt sich auf die zulässige Steuerbehandlung aus. Ein Prüfhinweis erklärt, warum trotz vollständig ausgelesener Beträge keine Freigabe erfolgen kann. Quelldatei und Seite machen die Entscheidung am Original nachvollziehbar.

Netto, Steuer und Brutto sollten als ausgelesene Werte erhalten bleiben und gegen den Beleg kontrolliert werden. Eine Differenz gehört in den Prüfstatus, nicht in eine stillschweigend korrigierte Zelle. Besonders bei mehrseitigen Rechnungen, Rundungen, mehreren Steuersätzen oder Gutschriften muss die fachkundige Person prüfen, ob Zeilenstruktur und Gesamtbeträge zum Original passen. Die Arbeitsdatei unterstützt diese Kontrolle, ersetzt aber keine arithmetische Prüfung.

Für Konten ist der verwendete Kontenrahmen ein Pflichtmerkmal des Prozesses. SKR03 ordnet Konten vorwiegend nach betrieblichen Abläufen, SKR04 stärker nach der Gliederung des Jahresabschlusses. Deshalb kann derselbe wirtschaftliche Vorgang in beiden Kontenrahmen unterschiedliche Kontonummern haben. Eine fest hinterlegte SKR03-Nummer darf nicht in einen SKR04-Mandanten übernommen werden, nur weil die Kontobezeichnung ähnlich klingt. Maßgeblich sind der konkrete Kontenplan und die Vorgaben der Buchhaltung oder Kanzlei.

Auch der Kreditor braucht eine dauerhafte Identität. Wird „Telekom Deutschland GmbH“ in einem Monat als „TD“, im nächsten als „Telekom“ und später als „Deutsche Telekom“ geführt, entstehen Dubletten und Abstimmungsprobleme. Ein stabiles Kreditorenschema ordnet Schreibvarianten derselben Lieferantenidentität zu und bewahrt die vereinbarte Kreditorennummer über Perioden hinweg. Die Zuordnung sollte nicht allein aus Lieferanteninitialen erzeugt werden, weil verschiedene Unternehmen dieselbe Abkürzung teilen können.

Zu Konto- und Steuervorschlägen gehört schließlich die Herkunft der Regel. „Sachkonto gemäß freigegebener Lieferantenregel“ ist prüfbarer als eine nackte Kontonummer. „Steuerbehandlung aus Beleg übernommen, Reverse Charge ungeklärt“ macht sichtbar, welche Information feststeht und welche Entscheidung noch aussteht. So bleibt eine Vorkontierung auch dann nachvollziehbar, wenn sich Kontenplan, Lieferantenbezeichnung oder Sonderfallbehandlung später ändern.

DATEV-Steuerschlüssel und Automatikkonten nicht blind kombinieren

In einer DATEV-Vorkontierung bilden Sachkonto und BU- beziehungsweise Steuerschlüssel kein beliebig kombinierbares Feldpaar. Bei einem Automatikkonto ist eine Steuerfunktion bereits im Konto hinterlegt. Das Buchhaltungsprogramm leitet daraus die Steuerbuchung ab, sofern die Automatik nicht durch eine zulässige Sonderbehandlung verändert wird. Ob ein zusätzlicher Schlüssel erforderlich, erlaubt oder gerade falsch ist, hängt deshalb vom Konto, dem Kontenrahmen, der Buchungsrichtung und dem Geschäftsvorfall ab.

Eine häufige Tabellenlogik lautet: „Erkannter Steuersatz 19 Prozent, also 19-Prozent-Vorsteuerschlüssel eintragen.“ Sie lässt mehrere Prüfungen aus. Das hinterlegte Sachkonto könnte ein Automatikkonto sein; der Vorgang könnte eine steuerfreie Leistung betreffen, unter Reverse Charge fallen oder einen nicht abziehbaren Betrag enthalten. Auch die Unterscheidung zwischen Einkaufs- und Verkaufsvorgang verschwindet, wenn nur die Prozentzahl betrachtet wird. Ein erkanntes Steuermerkmal ist daher ein Eingangswert für die Prüfung, keine fertige Schlüsselauswahl.

BU 40 zeigt, wie riskant eine vermeintlich vertraute Nummer sein kann. Der Schlüssel hebt die Steuerautomatik auf; er ist kein Einkaufsschlüssel für 19 Prozent Vorsteuer. Wer ihn allein wegen der Zahl oder einer ungeprüften Zuordnungstabelle verwendet, verändert die programmgesteuerte Steuerbehandlung statt sie zu bestätigen.

Konkrete Konten und Steuerschlüssel müssen gegen drei Quellen geprüft werden:

• den aktuell verwendeten SKR03- oder SKR04-Kontenrahmen,
• den individuellen Kontenplan des Mandanten einschließlich gesperrter oder ergänzter Konten,
• die aktuellen DATEV-Unterlagen und Verarbeitungsregeln der Kanzlei.

Das gilt auch für Standardfälle, weil Jahreswechsel, Programmlogik und individuelle Kanzleivorgaben die zulässige Verarbeitung beeinflussen können. Eine gepflegte Regel darf beispielsweise lauten, dass ein bestimmter Lieferant regelmäßig auf ein geprüftes Konto vorgeschlagen wird. Sie sollte nicht lauten, dass jede Rechnung dieses Lieferanten unabhängig von Leistungsart und Steuerfall automatisch denselben Schlüssel erhält.

Skonto ist ein eigener Folgefall: Ändert sich die Bemessungsgrundlage, muss auch die Vorsteuer korrekt berichtigt werden. Die Details für SKR03 und SKR04 behandelt der Leitfaden zum Skonto auf Eingangsrechnungen buchen. In der allgemeinen Kontierung genügt es, Skontofähigkeit und Zahlungsbedingung so zu erfassen, dass die spätere Buchung den Vorgang richtig verarbeiten kann.

Aus gemischten Dokumenten wird eine kontrollierbare Tabelle

Wiederkehrende Monatsstapel enthalten dieselben Arbeitsschritte, aber nicht dieselben Belege. Standardisieren lässt sich deshalb vor allem die Datengrundlage: Welche Dokumentarten werden unterschieden, welche Felder sollen in welcher Reihenfolge erscheinen, welche Lieferantenvarianten gehören zusammen und welche Sachverhalte müssen zur Prüfung markiert werden? Die endgültige Konto- und Steuerentscheidung bleibt fallbezogen.

Invoice Data Extraction kann PDFs, JPG- und PNG-Dateien aus einem gemischten Stapel in ein einheitliches XLSX-, CSV- oder JSON-Schema überführen. Der Nutzer beschreibt die benötigten Spalten und Regeln in natürlicher Sprache. Für die Vorkontierung können dazu Dokumentart, Lieferant, Belegnummer, Datum, Netto, Steuer, Brutto, Währung, Kostenstelle, eine benutzerdefinierte Klassifikationsspalte und ein Prüfstatus gehören. Die Ausgabe kann auf Rechnungs- oder Positionsebene aufgebaut werden.

Ein kontrollierter Ablauf besteht aus vier Teilen:

1. Die Dokumente werden nach ihrem Inhalt verarbeitet und relevante Seiten von Deckblättern oder anderen nicht benötigten Seiten getrennt.
2. Die vereinbarten Belegfelder werden in ein konstantes Schema geschrieben; Regeln können etwa Spaltennamen, Reihenfolge, Datumsformat und zulässige Klassifikationen festlegen.
3. Unsichere Ergebnisse können als „Review Needed“ markiert werden. Der Hinweis benennt, was zu kontrollieren ist, ohne den ausgelesenen Wert stillschweigend zu verändern.
4. Jede Ergebniszeile enthält einen Bezug zu Quelldatei und Seite, sodass Konto-, Steuer- und Betragsangaben am Original geprüft werden können.

Wer Rechnungen in strukturierte Excel-Daten umwandeln möchte, schafft damit die Arbeitsoberfläche für die Vorkontierung. Das Werkzeug entscheidet jedoch nicht, ob eine Anschaffung Anlagevermögen ist, ob ein Privatanteil vorliegt oder welcher DATEV-Steuerschlüssel fachlich zulässig ist. Ebenso prüft es keine Summen als Ersatz für die Kontrolle in der Tabelle und verbucht keine Geschäftsvorfälle.

Für wiederkehrende Pakete können geprüfte Anweisungen gespeichert und erneut verwendet werden. Das hält Spalten, Dokumentklassen und Ausgabeformat über Monate oder Mandanten hinweg konsistent. Ändert sich eine fachliche Vorgabe, wird die Regel bewusst angepasst; die bisherige Kontierung sollte dadurch nicht unbemerkt umgeschrieben werden. Bei einer offenen Frage im Web-Arbeitsablauf fragt das System während der Planung nach und zeigt vor der Extraktion, welche Datenpunkte und welche Zeilenstruktur vorgesehen sind.

Die menschliche Freigabe beginnt dort, wo die Dokumentdaten interpretiert werden: Triage-Status bestätigen, Beträge am Beleg abgleichen, Kontierungsvorschlag prüfen, steuerliche Sonderfälle klären und erst danach den Datensatz für Buchhaltung oder Steuerberatung freigeben.

Kontrollierte Übergabe unter GoBD-Anforderungen

Eine Vorkontierungstabelle steht nicht außerhalb des Buchführungsprozesses. Nach den amtlichen GoBD des Bundesfinanzministeriums gehören Haupt-, Vor- und Nebensysteme einschließlich ihrer Schnittstellen zum relevanten DV-System. Unprotokollierte Änderungen an Vorerfassungen und Stapelbuchungen sind unzulässig; eine reine Dateiablage erfüllt die Anforderungen an die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht ohne zusätzliche Maßnahmen.

Das bedeutet nicht, dass Excel oder CSV für die vorbereitende Arbeit verboten sind. Eine einzelne Arbeitsdatei gewährleistet jedoch noch keine nachvollziehbare Änderungshistorie. Wird eine Kontonummer überschrieben, ein Steuerwert korrigiert oder eine Zeile gelöscht, muss der Prozess erkennen lassen, was geändert wurde, wer die Änderung vorgenommen hat und welche Beleggrundlage dazugehörte.

Für einen kontrollierten Ablauf sind insbesondere folgende Maßnahmen relevant:

• Originalbelege unverändert aufbewahren und jede Tabellenzeile eindeutig auf Datei und Seite zurückführen,
• Zugriffsrechte auf Personen begrenzen, die Daten erfassen, prüfen oder freigeben,
• Arbeitsstände versionieren oder Änderungen in einem geeigneten System protokollieren,
• Erfassung, fachliche Prüfung und Freigabe mit Status und Verantwortlichkeit dokumentieren,
• Kontierungsregeln, eingesetzte Vor- und Nebensysteme sowie Schnittstellen in der Verfahrensdokumentation so beschreiben, wie sie tatsächlich genutzt werden.

Der Buchungsstapel entsteht erst aus den geprüften und freigegebenen Daten. Invoice Data Extraction stellt Ergebnisse als XLSX, CSV oder JSON bereit, erzeugt aber keine DATEV-EXTF-Buchungsstapeldatei. Wenn das Zielsystem EXTF oder ein anderes festes Importformat verlangt, muss die freigegebene Tabelle im Buchhaltungssystem oder durch einen mit der Kanzlei abgestimmten Konvertierungsprozess in dieses Format überführt werden. Feldbezeichnungen, Datentypen, Kontenlängen und Pflichtwerte sollten vor dem ersten Monatslauf mit dem Empfänger getestet werden.

Vor der Übergabe sollte jede Zeile diese Prüfung bestehen:

• Dokumentart und Buchungsrelevanz sind geklärt.
• Rechnungs- beziehungsweise Belegangaben wurden geprüft.
• Sachkonto, Kreditor und Steuerbehandlung sind fachlich freigegeben.
• Netto, Steuer und Brutto wurden am Original kontrolliert.
• Sonderfälle und ungeklärte Annahmen sind sichtbar markiert.
• Quelldatei und Seite sind angegeben.
• Ziel- und Importformat sind mit Buchhaltung oder Steuerberatung abgestimmt.