Καταχώρηση TDA προμηθευτών σε εστιατόρια και ξενοδοχεία

Στο back-office ενός ελληνικού εστιατορίου ή ξενοδοχείου, το Τιμολόγιο-Δελτίο Αποστολής από προμηθευτή δεν είναι απλώς ένα τιμολόγιο που μπαίνει στο πρόγραμμα. Είναι ταυτόχρονα παραστατικό αγοράς και αποδεικτικό παραλαβής αγαθών. Η σωστή καταχώρηση TDA προμηθευτών εστιατορίου και ξενοδοχείου ξεκινά από τον έλεγχο του προμηθευτή και του παραστατικού, συνεχίζει με την εξαγωγή γραμμών ειδών, ποσοτήτων, ΦΠΑ, MARK και QR, και τελειώνει μόνο όταν η παραλαβή έχει συμφωνήσει με το myDATA Book B και με το αρχείο που θα περάσει σε Excel, ERP ή λογιστικό πρόγραμμα.

Αυτό είναι το σημείο που λείπει από πολλούς γενικούς οδηγούς myDATA. Το πρόβλημα του λήπτη δεν είναι μόνο αν το παραστατικό διαβιβάστηκε. Είναι αν ο λογιστής μπορεί να πάρει ένα PDF από κρεοπωλείο, μια φωτογραφία τριπλότυπου από ιχθυόσκαλα, ένα καθαρό ηλεκτρονικό αρχείο από χονδρέμπορο ποτών και ένα μακρύ τιμολόγιο γαλακτοκομικών, και να τα μετατρέψει σε ελεγχόμενα λογιστικά δεδομένα χωρίς να ξαναγράψει κάθε γραμμή με το χέρι.

Στην πράξη, ένα TDA εστίασης έχει δύο επίπεδα καταχώρησης. Το πρώτο είναι η κεφαλίδα: ΑΦΜ και επωνυμία προμηθευτή, σειρά, αριθμός, ημερομηνία, MARK, στοιχεία λήπτη, σύνολα και ΦΠΑ. Το δεύτερο είναι οι γραμμές ειδών: μοσχάρι σε κιλά, φιάλες κρασιού σε κιβώτια, μαρούλια σε τεμάχια, τυριά σε κιλά, αναλώσιμα κουζίνας ή καθαριστικά με διαφορετικό συντελεστή ΦΠΑ. Αν χαθεί το δεύτερο επίπεδο, το back-office έχει μόνο μια συνολική αγορά. Δεν έχει αξιόπιστη βάση για έλεγχο τιμών, συμφωνία παραλαβής, F&B cost allocation ή μελλοντική διερεύνηση αποκλίσεων.

Για τον λήπτη, η ροή πρέπει να είναι πιο πειθαρχημένη από την απλή αντιγραφή ενός συνόλου. Πρώτα ελέγχεται ότι ο προμηθευτής και ο αριθμός παραστατικού αντιστοιχούν στο αρχείο που λήφθηκε. Έπειτα εξάγονται τα πεδία κεφαλίδας και οι γραμμές ειδών με ποσότητες, μονάδες και ΦΠΑ. Μετά συμφωνείται η φυσική παραλαβή με όσα γράφει το παραστατικό. Τέλος, γίνεται αντιστοίχιση με το Book B ή με τα στοιχεία που θα χρησιμοποιηθούν για τη συμφωνία στο myDATA.

Η Φάση Β του ψηφιακού δελτίου αποστολής κάνει αυτή τη σειρά ενεργειών πιο σημαντική, γιατί ο λήπτης παύει να είναι απλός καταχωρητής ενός εγγράφου που έφτασε στο email. Γίνεται μέρος της αλυσίδας παραλαβής, ελέγχου και επιβεβαίωσης. Αν η καταχώρηση μείνει σε επίπεδο πληκτρολόγησης συνόλων, η πληροφορία που χρειάζεται για παραλαβή, ποσότητα, ποιότητα και αντιστοίχιση μένει διάσπαρτη ανάμεσα σε PDF, σημειώσεις αποθήκης και λογιστικό πρόγραμμα.

Τι δείχνει ένα Τιμολόγιο-Δελτίο Αποστολής όταν το λαμβάνει το ξενοδοχείο

Το Τιμολόγιο-Δελτίο Αποστολής ενώνει δύο λειτουργίες στο ίδιο παραστατικό. Ως τιμολόγιο, τεκμηριώνει την αγορά: ποιος προμηθευτής χρέωσε ποιον λήπτη, ποια είδη τιμολογήθηκαν, με ποια καθαρή αξία, ποιον ΦΠΑ και ποιο πληρωτέο σύνολο. Ως δελτίο αποστολής, τεκμηριώνει τη διακίνηση: ποια αγαθά έφτασαν, πότε, προς ποια διεύθυνση παράδοσης και με ποια στοιχεία μεταφοράς όπου αυτά εμφανίζονται.

Αυτό το κάνει διαφορετικό από τη ροή όπου προηγείται ένα καθαρό Δελτίο Αποστολής και ακολουθεί αργότερα ξεχωριστό τιμολόγιο. Η δεύτερη περίπτωση ταιριάζει σε κινήσεις όπου η φυσική παράδοση πρέπει πρώτα να συμφωνηθεί ή να συγκεντρωθεί σε μεταγενέστερη τιμολόγηση. Στην εστίαση, όμως, πολλές παραδόσεις γίνονται και τιμολογούνται την ίδια στιγμή: κρέας για την κουζίνα, ψάρια για το μενού ημέρας, λαχανικά για πρωινό ξενοδοχείου, κάβες, γαλακτοκομικά, αρτοσκευάσματα ή αναλώσιμα.

Για τον λήπτη, αυτό σημαίνει ότι το ίδιο PDF πρέπει να περάσει από δύο ελέγχους. Ο λογιστικός έλεγχος κοιτάζει τον εκδότη, τον ΑΦΜ, τη σειρά και τον αριθμό, τις αξίες, τους συντελεστές ΦΠΑ, το σύνολο και το MARK. Ο έλεγχος παραλαβής κοιτάζει αν τα αγαθά που γράφονται στις γραμμές όντως έφτασαν στην αποθήκη ή στην κουζίνα, με τις σωστές ποσότητες και σε αποδεκτή κατάσταση.

Η διάκριση αυτή έχει πρακτική αξία. Αν το TDA καταχωρηθεί σαν απλό έξοδο με ένα συνολικό ποσό, η λογιστική ενημερώνεται αλλά το operational κομμάτι μένει αδύναμο. Αν καταχωρηθεί σαν έγγραφο παραλαβής χωρίς σωστή ανάλυση ΦΠΑ και αξιών, η αποθήκη βλέπει ποσότητες αλλά το λογιστήριο πρέπει να ξαναδουλέψει το ίδιο αρχείο. Η σωστή ροή κρατά και τα δύο: οικονομική πληροφορία για την καταχώρηση αγοράς και φυσική πληροφορία για την παραλαβή.

Όποιος χρειάζεται το ευρύτερο κανονιστικό πλαίσιο μπορεί να δει ξεχωριστά τις απαιτήσεις του ελληνικού ψηφιακού δελτίου αποστολής. Για την καθημερινή δουλειά του ξενοδοχείου, το κρίσιμο ερώτημα είναι πιο στενό: όταν το TDA φτάσει στο email, στο κινητό ή στον πάγκο παραλαβής, ποια δεδομένα πρέπει να εξαχθούν ώστε να συμφωνήσουν τιμολόγηση, αποθήκη και myDATA;

Γιατί οι προμηθευτές εστίασης δίνουν τόσο διαφορετικά TDA

Η δυσκολία στην καταχώρηση δεν έρχεται μόνο από τον αριθμό των παραστατικών. Έρχεται από το ότι η ελληνική εστίαση αγοράζει από προμηθευτές με πολύ διαφορετικές συνήθειες έκδοσης. Ένα ξενοδοχείο μπορεί να λαμβάνει την ίδια εβδομάδα καθαρό PDF από μεγάλη γαλακτοβιομηχανία, σκαναρισμένο τριπλότυπο από μικρό κρεοπώλη, φωτογραφία από δελτίο ψαριών και πολυσέλιδο παραστατικό κάβας με δεκάδες κωδικούς.

Στο κρέας, η πληροφορία συνήθως περιστρέφεται γύρω από είδος κοπής, κιλά, τιμή κιλού και καθαρή αξία ανά γραμμή. Στην ιχθυόσκαλα ή στον ψαρά, η περιγραφή μπορεί να είναι λιγότερο τυποποιημένη, με είδος, κατηγορία, βάρος και τιμή που αλλάζουν συχνά. Στη λαχαναγορά, ο ίδιος προμηθευτής μπορεί να έχει τεμάχια, κιβώτια και κιλά στο ίδιο TDA. Στα ποτά, η γραμμή μπορεί να δείχνει φιάλες, κιβώτια, λίτρα, επιστροφές ή εκπτώσεις. Στα γαλακτοκομικά και στα τυροκομικά εμφανίζονται πολλές μικρές γραμμές, συχνά με προϊόντα που πρέπει να μπουν σε συγκεκριμένη κατηγορία κόστους.

Υπάρχουν και οι προμηθευτές που δεν είναι τρόφιμα αλλά περνούν από το ίδιο back-office: αρτοποιεία χονδρικής, αλλαντοποιεία, αναλώσιμα κουζίνας, είδη καθαρισμού, χαρτικά, λευκά είδη και ιματισμός για ξενοδοχεία. Αυτά τα παραστατικά έχουν άλλη λογική ΦΠΑ, άλλη περιγραφή ειδών και συχνά άλλη εσωτερική κατηγοριοποίηση. Η καταχώρηση που αρκεί για ένα κιβώτιο αναψυκτικών δεν αρκεί απαραίτητα για απορρυπαντικά ή λευκά είδη που πρέπει να πάνε σε διαφορετικό λογαριασμό.

Η μορφή του αρχείου προσθέτει δεύτερο επίπεδο δυσκολίας. Τα καθαρά ηλεκτρονικά PDF από μεγάλους εκδότες έχουν σταθερή διάταξη και ευανάγνωστες στήλες. Τα PDF από μικρό custom software μπορεί να είναι συνεπή, αλλά να έχουν περίεργες στήλες, συντομογραφίες ή συμπιεσμένα πεδία. Τα σκαναρισμένα τριπλότυπα και οι φωτογραφίες κινητού φέρνουν κλίση, σκιές, αχνά αντίγραφα, χειρόγραφες σημειώσεις και γραμμές που δεν χωρίζονται καθαρά.

Εδώ φαίνεται το όριο του απλού OCR τιμολογίων δελτίων αποστολής ξενοδοχείου. Το OCR μπορεί να βγάλει κείμενο, αλλά η λογιστική εργασία δεν είναι απλή ανάγνωση χαρακτήρων. Χρειάζεται να καταλάβει ότι η ποσότητα συνδέεται με συγκεκριμένη περιγραφή, ότι η μονάδα μέτρησης ανήκει στη γραμμή, ότι ο ΦΠΑ μπορεί να αλλάζει ανά είδος και ότι το σύνολο της γραμμής πρέπει να συμφωνεί με τα αθροίσματα. Σε παραστατικά εστίασης, αυτή η δομή είναι πιο σημαντική από το να αναγνωριστεί σωστά μία λέξη μεμονωμένα.

Πεδία που πρέπει να βγαίνουν από κάθε TDA πριν περάσει στο λογιστικό πρόγραμμα

Ένα πρακτικό αρχείο εξαγωγής για TDA εστίασης δεν πρέπει να ξεκινά από το ερώτημα "τι γράφει το PDF;", αλλά από το ερώτημα "τι χρειάζεται το λογιστήριο και η παραλαβή για να ελέγξουν το παραστατικό;". Η σωστή δομή μοιάζει περισσότερο με πίνακα εργασίας παρά με απλή απομαγνητοφώνηση του εγγράφου.

Στην κεφαλίδα του προμηθευτή χρειάζονται τουλάχιστον ΑΦΜ, επωνυμία, διεύθυνση και, όπου εμφανίζονται, ΔΟΥ ή ΓΕΜΗ. Στα στοιχεία παραστατικού χρειάζονται σειρά, αριθμός, ημερομηνία έκδοσης, ημερομηνία αποστολής ή παράδοσης, MARK, UID όπου υπάρχει, κωδικός αυθεντικοποίησης και QR. Στα στοιχεία λήπτη χρειάζονται ΑΦΜ, επωνυμία και διεύθυνση παράδοσης, ειδικά όταν το ξενοδοχείο έχει περισσότερες από μία εγκαταστάσεις ή όταν το λογιστικό γραφείο εξυπηρετεί πολλούς πελάτες με παρόμοια ονόματα.

Η πιο κρίσιμη περιοχή είναι οι γραμμές ειδών. Κάθε γραμμή πρέπει να κρατά περιγραφή, ποσότητα, μονάδα μέτρησης, τιμή μονάδας, καθαρή αξία, συντελεστή ΦΠΑ, αξία ΦΠΑ και σύνολο γραμμής. Αν ένα παραστατικό έχει τρόφιμα στο 13%, είδη στο 24% και ειδική κατηγορία με άλλο χειρισμό, η πληροφορία πρέπει να μείνει στη γραμμή όπου ανήκει. Αν όλα συμπτυχθούν σε ένα συνολικό ΦΠΑ, ο μεταγενέστερος έλεγχος γίνεται πιο δύσκολος και η ανάλυση κόστους χάνει ακρίβεια.

Για F&B cost control και κόστος πωληθέντων από γραμμές προμηθευτών, η γραμμή είδους είναι η μονάδα που αξίζει. Από εκεί προκύπτει αν το φιλέτο, το λάδι, τα αναψυκτικά ή τα καθαριστικά πήγαν στη σωστή κατηγορία. Από εκεί φαίνεται αν η τιμή κιλού άλλαξε σε σχέση με την προηγούμενη παραλαβή. Από εκεί μπορεί να γίνει συμφωνία με αποθήκη, κουζίνα ή cost centre. Ένα spreadsheet με μία γραμμή ανά τιμολόγιο βοηθά για πληρωμές. Ένα spreadsheet με μία γραμμή ανά είδος βοηθά για έλεγχο.

Στο τέλος του παραστατικού χρειάζονται σύνολα ανά συντελεστή ΦΠΑ, συνολική καθαρή αξία, συνολικός ΦΠΑ, πληρωτέο ποσό, τυχόν παρακρατήσεις, εκπτώσεις, τρόπος πληρωμής και προθεσμία. Για τη ροή παραλαβής χρειάζονται επίσης πεδία που δεν είναι πάντα κεντρικά στη λογιστική καταχώρηση: σημείο παράδοσης, ώρα άφιξης όπου υπάρχει, στοιχεία μεταφοράς, αριθμός κυκλοφορίας όπου εμφανίζεται και οποιαδήποτε ένδειξη ποσοτικής ή ποιοτικής διαφοράς.

Όταν η ομάδα στήνει πρότυπο για εξαγωγή ελληνικών τιμολογίων PDF σε Excel, αξίζει να χωρίζει τις στήλες σε τρεις ομάδες: ταυτότητα παραστατικού, γραμμές ειδών και πεδία ελέγχου. Έτσι το ίδιο αρχείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για λογιστική καταχώρηση, έλεγχο παραλαβής και συμφωνία με myDATA, αντί να υπάρχουν τρία ασύνδετα αρχεία για το ίδιο TDA.

Φάση Β, παραλαβή και αντιστοίχιση με myDATA Book B

Η Φάση Β δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται σαν μια ημερομηνία που απλώς πέρασε την 1η Μαΐου 2026. Το νεότερο πλαίσιο άλλαξε το χρονοδιάγραμμα. Σύμφωνα με την ανακοίνωση της ΑΑΔΕ για τη μετάθεση της Β' φάσης, στις 30 Απριλίου 2026 η ΑΑΔΕ και το Υπουργείο Εθνικής Οικονομίας και Οικονομικών ανακοίνωσαν ότι από τις 12/10/2026 ενεργοποιούνται οι διαδικασίες φόρτωσης, μεταφόρτωσης και παραλαβής για την ψηφιακή παρακολούθηση διακίνησης αποθεμάτων, καθώς και η διαβίβαση δεδομένων ποσοτικού και ποιοτικού ελέγχου. Από 1/1/2027 ακολουθεί η ενιαία κωδικοποίηση ειδών.

Για το εστιατόριο ή το ξενοδοχείο, η ουσία είναι ότι η παραλαβή γίνεται πιο τεκμηριωμένη. Το QR στο παραστατικό, όπου υπάρχει, δεν είναι διακοσμητικό στοιχείο. Είναι σημείο ελέγχου για το αν το παραστατικό συνδέεται με ψηφιακή διαβίβαση και με τα στοιχεία που πρέπει να δει ο λήπτης. Αν το QR δεν διαβάζεται, αν τα στοιχεία που επιστρέφει δεν συμφωνούν με την όψη του εγγράφου ή αν το παραστατικό εμφανίζεται με πρόβλημα, η ομάδα παραλαβής δεν πρέπει να το αντιμετωπίζει σαν ένα συνηθισμένο PDF που απλώς θα περαστεί αργότερα.

Η πρακτική ροή έχει τέσσερα βήματα. Πρώτα, επιβεβαίωση ότι το παραστατικό αφορά τον σωστό λήπτη και τη σωστή παράδοση. Δεύτερον, ποσοτικός έλεγχος: κιλά, τεμάχια, κιβώτια, λίτρα και μονάδες πρέπει να συμφωνούν με όσα παραδόθηκαν. Τρίτον, ποιοτικός έλεγχος όπου έχει νόημα, για παράδειγμα σε ευπαθή τρόφιμα ή σε παραδόσεις που απορρίπτονται μερικώς. Τέταρτον, καταγραφή οποιασδήποτε διαφοράς πριν η αγορά θεωρηθεί καθαρή για καταχώρηση.

Μετά έρχεται η συσχέτιση TDA προμηθευτή με myDATA Book B. Το MARK είναι το πιο καθαρό κλειδί όταν υπάρχει και είναι ευανάγνωστο. Αν δεν είναι άμεσα διαθέσιμο, η αντιστοίχιση στηρίζεται στα στοιχεία παραστατικού: ΑΦΜ προμηθευτή, σειρά, αριθμό, ημερομηνία, καθαρή αξία, ΦΠΑ και σύνολο. Τα συνήθη προβλήματα είναι τρία: υπάρχει TDA στα χέρια του λήπτη αλλά δεν εμφανίζεται αντίστοιχη εγγραφή, υπάρχει εγγραφή χωρίς να έχει βρεθεί το έγγραφο, ή τα ποσά και τα στοιχεία δεν συμφωνούν.

Για τα δύο τελευταία σενάρια, το άρθρο για τον χειρισμό αποκλίσεων και παραλείψεων στο myDATA ως λήπτης καλύπτει τη διαδικασία σε μεγαλύτερο βάθος. Εδώ το σημαντικό είναι να μη φτάνει το θέμα στο τέλος του μήνα χωρίς καθαρή τεκμηρίωση. Αν η παραλαβή έχει ήδη κρατήσει τη διαφορά, αν η εξαγωγή έχει κρατήσει MARK, γραμμές και σύνολα, και αν το Book B έχει ελεγχθεί νωρίς, η λογιστική ομάδα έχει λιγότερες εκκρεμότητες όταν έρθει η ώρα για χαρακτηρισμό λήπτη στο myDATA Book B.

Από χειροκίνητη πληκτρολόγηση σε επαναλήψιμη εξαγωγή PDF σε Excel

Η χειροκίνητη ροή είναι γνωστή σε κάθε λογιστήριο εστίασης. Κάποιος ανοίγει το PDF ή τη φωτογραφία, διαβάζει την κεφαλίδα, πληκτρολογεί προμηθευτή, αριθμό, ημερομηνία και σύνολα, μετά περνά τις γραμμές ειδών όπου χρειάζονται, ελέγχει αθροίσματα και αποθηκεύει το αποτέλεσμα σε Excel ή στο λογιστικό πρόγραμμα. Σε λίγα παραστατικά αντέχεται. Σε 150 ή 300 TDA τον μήνα, η πληκτρολόγηση γίνεται κανονική παραγωγική εργασία με ουρά, λάθη και καθυστερημένο έλεγχο.

Η OCR-assisted ροή μειώνει μέρος της αντιγραφής, αλλά δεν λύνει πάντα το πρόβλημα. Σε καθαρά PDF μπορεί να επιταχύνει την ανάγνωση κεφαλίδων και ποσών. Σε φωτογραφίες τριπλότυπων, στραβά scans ή στήλες χωρίς σταθερή διάταξη, ο χρόνος μεταφέρεται από την πληκτρολόγηση στη διόρθωση. Ο χρήστης δεν χρειάζεται μόνο κείμενο. Χρειάζεται δομή: μία γραμμή ανά είδος, σωστή αντιστοίχιση ποσότητας με μονάδα, ΦΠΑ στη σωστή γραμμή και συνολικά στοιχεία επαναλαμβανόμενα όπου χρειάζονται για import.

Η πιο χρήσιμη μετάβαση είναι να οριστεί η καταχώρηση ως prompt-based extraction. Αντί να περιμένει κανείς από το εργαλείο να μαντέψει τη λογιστική δομή, ζητά συγκεκριμένο αποτέλεσμα: "μία γραμμή ανά είδος, επανάλαβε ΑΦΜ προμηθευτή, αριθμό παραστατικού, ημερομηνία και MARK σε κάθε γραμμή, κράτησε ποσότητα, μονάδα, τιμή μονάδας, καθαρή αξία, ΦΠΑ και σύνολο, μορφοποίησε τις ημερομηνίες ως έτος-μήνας-ημέρα". Αυτή η λογική ταιριάζει ιδιαίτερα στη μετατροπή τιμολογίου δελτίου αποστολής PDF σε Excel, γιατί το ζητούμενο δεν είναι ένα ωραίο κείμενο αλλά ένα αρχείο που μπορεί να ελεγχθεί.

Το Invoice Data Extraction είναι χτισμένο για αυτή την εργασία: ανεβάζεις PDF, JPG ή PNG, γράφεις σε φυσική γλώσσα ποια πεδία θέλεις και κατεβάζεις δομημένο Excel, CSV ή JSON. Υποστηρίζει line-item extraction, χαμηλής ποιότητας scans και φωτογραφίες, saved prompts για επαναλαμβανόμενες εργασίες, batch processing έως 6.000 αρχεία και source file/page references σε κάθε row, ώστε ο ελεγκτής να γυρίζει από το αποτέλεσμα στο αρχικό παραστατικό. Σε αυτό το σημείο η εξαγωγή δεδομένων από τιμολόγια και δελτία αποστολής δεν αντικαθιστά τον έλεγχο του λογιστή. Του δίνει σταθερό υλικό για να ελέγξει.

Για ERP ή λογιστικό πρόγραμμα, η σωστή διατύπωση είναι import-ready output. Το αρχείο μπορεί να χαρτογραφηθεί σε στήλες που περιμένει το κάθε σύστημα, να χρησιμοποιηθεί σε CSV template, να περάσει από ενδιάμεσο έλεγχο ή να μπει σε API-driven workflow όπου η επιχείρηση έχει τέτοια υποδομή. Αυτό είναι διαφορετικό από την υπόσχεση ότι κάθε πρόγραμμα στην ελληνική αγορά έχει έτοιμο native connector. Η αξία για το back-office είναι ότι τα TDA βγαίνουν σε συνεπή μορφή, με πεδία που έχουν σχεδιαστεί γύρω από την παραλαβή και τη λογιστική χρήση.

Πρακτική ροή ελέγχου για ένα ξενοδοχείο ή λογιστικό γραφείο

Μια εφαρμόσιμη ροή ξεκινά πριν ανοίξει το λογιστικό πρόγραμμα. Τα TDA συγκεντρώνονται ανά ημέρα, προμηθευτή ή σημείο παραλαβής, ανάλογα με το πώς δουλεύει η επιχείρηση. Τα αρχεία κρατούνται με τρόπο που να μπορεί να βρεθεί ξανά το πρωτότυπο: email, φάκελος προμηθευτή, ημερομηνία παραλαβής και, όπου χρειάζεται, σημείωση για την αποθήκη ή την κουζίνα που παρέλαβε.

Έπειτα γίνεται η εξαγωγή των πεδίων. Το output πρέπει να έχει σταθερές στήλες, όχι διαφορετική μορφή για κάθε προμηθευτή. Στην πράξη, αυτό σημαίνει μία γραμμή ανά είδος και επανάληψη των βασικών στοιχείων παραστατικού σε κάθε γραμμή: ΑΦΜ προμηθευτή, επωνυμία, σειρά, αριθμός, ημερομηνία, MARK, καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο και source reference. Για λογιστικό γραφείο με πολλούς πελάτες hospitality, η σταθερότητα των στηλών είναι πιο σημαντική από την ομορφιά του αρχείου. Μειώνει το κόστος επανελέγχου.

Ο πρώτος έλεγχος πρέπει να είναι πλήρης στα σημεία που δημιουργούν λογιστικό ή operational ρίσκο: σωστός προμηθευτής, σωστός λήπτης, σωστή ημερομηνία, συμφωνία συνόλων, εμφανείς ασυμφωνίες ποσότητας και ευανάγνωστο MARK ή στοιχείο αντιστοίχισης. Όταν η ροή σταθεροποιηθεί, μέρος του line-item ελέγχου μπορεί να γίνεται δειγματοληπτικά, ειδικά σε προμηθευτές με καθαρά, συνεπή PDF. Σε μικρούς προμηθευτές με φωτογραφίες, σβησμένες γραμμές ή συχνές αλλαγές διάταξης, ο έλεγχος πρέπει να μένει πιο κοντά στο πρωτότυπο.

Μετά την εξαγωγή ακολουθεί η συμφωνία παραλαβής. Οι ποσότητες που καταχωρούνται δεν πρέπει να είναι απλώς ό,τι γράφει το TDA αν η παραλαβή έχει σημειώσει διαφορά. Το λογιστήριο χρειάζεται να ξέρει αν η απόκλιση είναι εμπορική, ποιοτική, ποσοτική ή απλή καθυστέρηση διόρθωσης από τον προμηθευτή. Αυτή η πληροφορία μπορεί να γίνει στήλη στο αρχείο, σχόλιο ελέγχου ή ξεχωριστή κατάσταση, αρκεί να μη χαθεί πριν το Book B matching.

Για ομάδες που επεξεργάζονται επαναλαμβανόμενα παραστατικά, τα saved prompts και τα prompt suggestions του Invoice Data Extraction βοηθούν να μένει ίδια η δομή για κάθε πελάτη ή κατηγορία προμηθευτή. Ένα prompt για κρεοπωλεία μπορεί να ζητά κιλά, είδος κοπής και τιμή κιλού. Ένα prompt για ποτά μπορεί να ζητά κιβώτια, φιάλες και μονάδες. Ένα prompt για λογιστικό γραφείο μπορεί να κρατά κοινές στήλες για όλους τους πελάτες και επιπλέον στήλες για cost centres όπου χρειάζονται. Η ίδια λογική επεκτείνεται και στην καταχώρηση τιμολογίων OTA με ΦΠΑ και PMS συμφωνία, όπου το ξενοδοχείο χρειάζεται σταθερά πεδία για προμήθειες, reverse charge και αντιστοίχιση κρατήσεων.

Η τελική καταχώρηση γίνεται όταν τα βασικά έχουν συμφωνήσει: το πρωτότυπο υπάρχει, οι γραμμές έχουν εξαχθεί, τα σύνολα πατάνε, η παραλαβή έχει ελεγχθεί και το Book B δεν δείχνει ανοιχτή ασυμφωνία που πρέπει πρώτα να λυθεί. Τότε το TDA παύει να είναι ένα καθημερινό PDF που περιμένει πληκτρολόγηση. Γίνεται ελεγχόμενη γραμμή λογιστικών δεδομένων, με σύνδεση πίσω στο αρχείο, στην παραλαβή και στην πλατφόρμα myDATA.