ΤΔΑ προμηθευτή στο SoftOne: εισαγωγή από Excel

Για να περάσει σωστά ένα ΤΔΑ προμηθευτή στο SoftOne, το αρχείο εξαγωγής δεν αρκεί να κρατά τα συνηθισμένα πεδία τιμολογίου. Χρειάζεται και το δεύτερο στρώμα του παραστατικού, τα στοιχεία διακίνησης: σκοπός διακίνησης, ημερομηνία και ώρα αποστολής, αριθμός μεταφορικού μέσου ή πινακίδα, τόπος φόρτωσης, διεύθυνση ή υποκατάστημα παράδοσης, MARK/UID και πλήρεις γραμμές ειδών με ποσότητες και μονάδες.

Αυτό είναι το σημείο όπου η εισαγωγή Τιμολογίου Δελτίου Αποστολής στο SoftOne διαφέρει από την απλή εισαγωγή τιμολογίου προμηθευτή. Το ΤΔΑ είναι ταυτόχρονα παραστατικό αξίας και παραστατικό φυσικής διακίνησης. Αν στην εξαγωγή μείνουν μόνο ο προμηθευτής, η σειρά, ο αριθμός, η ημερομηνία, οι αξίες και ο ΦΠΑ, το αρχείο μπορεί να μοιάζει καθαρό, αλλά δεν περιγράφει πλέον τι παραλήφθηκε, πού παραδόθηκε και με ποια στοιχεία μεταφοράς.

Η οπτική του λήπτη έχει σημασία. Ο προμηθευτής έχει ήδη εκδώσει το ΤΔΑ. Το πρόβλημα του λήπτη, δηλαδή του χειριστή SoftOne, του λογιστή ή του υπεύθυνου αγορών, είναι να μετατρέψει το PDF, τη σάρωση ή την εικόνα σε Excel ή CSV που μπορεί να ελεγχθεί και μετά να χρησιμοποιηθεί στο import. Αυτό το αρχείο πρέπει να διασώζει όσα γράφει το έγγραφο, ακόμα και αν η τελική αντιστοίχιση σε SoftOne πεδίο αποφασιστεί από συνεργάτη ERP.

Η απώλεια των στοιχείων διακίνησης δεν είναι απλώς θέμα πληρότητας. Σε χονδρική καλλυντικών, ηλεκτρονικών, φαρμάκου ή εργαλείων, ένα ΤΔΑ μπορεί να έχει δεκάδες ή εκατοντάδες γραμμές, διαφορετικές μονάδες μέτρησης, εκπτώσεις γραμμής, δείγματα και συγκεκριμένο υποκατάστημα παραλαβής. Αν αυτά περάσουν σαν απλό παραστατικό αγοράς χωρίς το στρώμα των στοιχείων διακίνησης, η αποθήκη βλέπει μόνο την αξία, όχι την τεκμηρίωση της φυσικής παραλαβής.

Ποια πεδία του ΤΔΑ πρέπει να επιβιώσουν στην εξαγωγή

Ένα καλό ΤΔΑ SoftOne Excel δεν είναι μία επίπεδη λίστα αξιών. Είναι αρχείο με τρεις ομάδες δεδομένων: κεφαλίδα τιμολογίου, γραμμές ειδών και στοιχεία διακίνησης. Οι τρεις ομάδες πρέπει να φαίνονται καθαρά, γιατί ελέγχονται από διαφορετικούς ανθρώπους: λογιστήριο, αποθήκη, αγορές και, πολλές φορές, συνεργάτη SoftOne.

Στην κεφαλίδα κρατάς τα κλασικά στοιχεία του παραστατικού: επωνυμία και ΑΦΜ προμηθευτή, σειρά, αριθμό, ημερομηνία, καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο, τρόπο πληρωμής αν χρειάζεται, καθώς και MARK/UID όπου υπάρχουν πάνω στο έγγραφο ή στο αρχείο του προμηθευτή. Τα MARK/UID δεν πρέπει να χαθούν σε πεδίο σχολίων. Είναι στοιχεία συμφωνίας και πρέπει να μπορούν να ελεγχθούν στην κεφαλίδα του παραστατικού αγοράς.

Στις γραμμές ειδών κρατάς όσα χρειάζεται η αποθήκη και το εμπορικό κύκλωμα: κωδικό προμηθευτή, περιγραφή, ποσότητα, μονάδα μέτρησης, τιμή μονάδας, έκπτωση, καθαρή αξία γραμμής, συντελεστή ΦΠΑ και αξία ΦΠΑ. Αν η εταιρεία έχει mapping ειδών στο SoftOne, μπορεί να προστεθεί στήλη για εσωτερικό κωδικό είδους ή MTRL. Αν δεν υπάρχει βέβαιη αντιστοίχιση, καλύτερα να μείνει το πεδίο κενό για έλεγχο παρά να γεμίσει με λάθος κωδικό.

Το τρίτο κομμάτι είναι αυτό που κάνει το ΤΔΑ διαφορετικό από απλό τιμολόγιο. Η τεχνική τεκμηρίωση myDATA της ΑΑΔΕ για πεδία διακίνησης περιλαμβάνει για παραστατικά που είναι τιμολόγιο και δελτίο αποστολής, με isDeliveryNote = true, πεδία όπως dispatchDate, dispatchTime, vehicleNumber, movePurpose, loadingAddress, deliveryAddress, startShippingBranch και completeShippingBranch. Σε πρακτική γλώσσα, όταν αυτά εμφανίζονται στο έγγραφο ή στο σχετικό ηλεκτρονικό αρχείο, αντιστοιχούν σε ημερομηνία και ώρα αποστολής, πινακίδα ή αριθμό μεταφορικού μέσου, σκοπό διακίνησης, τόπο φόρτωσης, διεύθυνση παράδοσης και υποκατάστημα αποστολής ή παραλαβής.

Αν το ΤΔΑ γράφει "σκοπός διακίνησης: πώληση", αυτό πρέπει να υπάρχει ως ξεχωριστή στήλη. Αν γράφει "δωρεά", "δοκιμή" ή "επιστροφή", επίσης. Αν η διεύθυνση παράδοσης είναι άλλο υποκατάστημα από το default του προμηθευτή ή του πελάτη στο SoftOne, το αρχείο εξαγωγής πρέπει να το δείχνει. Ο σκοπός διακίνησης ΤΔΑ SoftOne δεν είναι διακοσμητικό κείμενο στην κορυφή του PDF. Είναι μέρος της πληροφορίας που εξηγεί γιατί έγινε η φυσική μεταφορά.

Πώς χαρτογραφούνται τα πεδία σε αρχείο SoftOne import

Στο ΤΔΑ προμηθευτή SoftOne import υπάρχουν πεδία που έρχονται απευθείας από το έγγραφο, πεδία που συμπληρώνονται από master data και πεδία που χρειάζονται απόφαση εγκατάστασης. Αν τα ανακατέψεις όλα σε μία ασαφή στήλη, ο έλεγχος πριν από το import γίνεται δύσκολος και οι διορθώσεις μεταφέρονται στο ERP, όπου κοστίζουν περισσότερο.

Τα βασικά πεδία του παραστατικού αγοράς είναι συνήθως τα πιο καθαρά: σειρά, αριθμός, ημερομηνία, προμηθευτής, καθαρές αξίες, ΦΠΑ, σύνολα, γραμμές ειδών, ποσότητες και τιμές. Η λογική τους μοιάζει με εισαγωγή απλού τιμολογίου προμηθευτή. Το SoftOne όμως δεν βλέπει μόνο το PDF. Βλέπει και τους κανόνες της εγκατάστασης: καρτέλα προμηθευτή, κωδικούς ειδών, αποθήκες, υποκαταστήματα, σειρές παραστατικών και πιθανές διαστάσεις αναφοράς.

Η αποθήκη ή το υποκατάστημα παραλαβής είναι το πρώτο σημείο που θέλει προσοχή. Μπορεί το master data να προτείνει μία default αποθήκη, αλλά το ΤΔΑ να γράφει άλλη διεύθυνση παράδοσης. Σε τέτοια περίπτωση το αρχείο πρέπει να κρατά και τα δύο: την τιμή που διαβάστηκε από το παραστατικό και, αν υπάρχει, τον προτεινόμενο SoftOne κωδικό αποθήκης. Έτσι ο χειριστής βλέπει τη διαφορά πριν περάσει το παραστατικό.

Το ίδιο ισχύει για τη σειρά του ΤΔΑ. Άλλες εταιρείες κρατούν κοινή σειρά αγορών και ξεχωρίζουν τον τύπο παραστατικού με πεδίο χαρακτηρισμού. Άλλες χρησιμοποιούν χωριστές σειρές ανά τύπο ή υποκατάστημα. Δεν υπάρχει ένας κωδικός που ισχύει για κάθε εγκατάσταση. Το σωστό αρχείο εξαγωγής πρέπει να έχει στήλες που επιτρέπουν στον συνεργάτη SoftOne να εφαρμόσει τη συμφωνημένη λογική, χωρίς να ψάχνει ξανά το αρχικό PDF.

Τα καθαρά ΤΔΑ-specific στοιχεία, όπως σκοπός διακίνησης, πινακίδα, ώρα αποστολής, τόπος φόρτωσης και σχόλια μεταφοράς, συχνά χρειάζονται custom fields ή πεδία σχολίων. Αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να μείνουν έξω από το Excel. Σημαίνει ότι πρέπει να εξαχθούν με σαφή ονόματα στηλών, ώστε η εταιρεία να αποφασίσει αν θα τα κρατήσει σε custom πεδία, σε παρατηρήσεις κεφαλίδας ή σε βοηθητικό αρχείο ελέγχου.

Η πρακτική αρχή είναι απλή: ό,τι γράφει το ΤΔΑ και επηρεάζει παραλαβή, αποθήκη, φορολογικό έλεγχο ή συμφωνία με myDATA πρέπει να υπάρχει στο αρχείο εξαγωγής. Το mapping στο SoftOne μπορεί να είναι εταιρική απόφαση. Η απώλεια του δεδομένου στην εξαγωγή δεν είναι.

Γιατί δεν πρέπει να απλοποιηθεί σε απλό τιμολόγιο

Η απλοποίηση σε απλό τιμολόγιο σημαίνει ότι το ΤΔΑ χάνει τον χαρακτήρα του ως παραστατικό διακίνησης και μένει μόνο ως τιμολόγιο αξίας. Στο Excel φαίνεται τακτοποιημένο: προμηθευτής, αριθμός, ημερομηνία, γραμμές, ΦΠΑ, σύνολο. Το πρόβλημα είναι ότι η πληροφορία που αποδεικνύει τη φυσική κίνηση έχει εξαφανιστεί.

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι η απώλεια της ώρας αποστολής και της πινακίδας ή του μεταφορικού μέσου. Όσο το παραστατικό είναι φρέσκο, αυτά μοιάζουν λεπτομέρειες. Όταν όμως η αποθήκη ψάχνει γιατί μια παραλαβή έγινε σε λάθος μέρα, ή όταν ζητείται τεκμηρίωση για το πώς μεταφέρθηκε ένα φορτίο, το αρχικό PDF γίνεται ξανά απαραίτητο. Αν τα στοιχεία είχαν εξαχθεί σε διακριτές στήλες, ο έλεγχος θα γινόταν από το αρχείο και όχι από αναδρομική αναζήτηση.

Δεύτερο λάθος είναι η τυφλή χρήση master data για αποθήκη ή υποκατάστημα. Αν το SoftOne προτείνει το κεντρικό κατάστημα, αλλά το ΤΔΑ γράφει παράδοση σε υποκατάστημα Θεσσαλονίκης, το import πρέπει να σταματήσει για έλεγχο. Σε επιχειρήσεις με φαρμακευτικά, καλλυντικά, ηλεκτρονικά ή hardware, μια τέτοια διαφορά επηρεάζει απόθεμα, εσωτερική χρέωση και συμφωνία παραλαβών.

Τρίτο λάθος είναι να μείνει το MARK σε σχόλιο ή να μην μπει καθόλου στην κεφαλίδα. Το MARK/UID είναι αναγνωριστικό ελέγχου. Αν χαθεί, η οικονομική ομάδα δυσκολεύεται να συνδέσει το παραστατικό αγοράς με την εικόνα του στο myDATA ή με μεταγενέστερη συμφωνία.

Τέταρτο λάθος είναι οι γραμμές χωρίς ποσότητες ή μονάδες. Σε ένα ΤΔΑ με 100 γραμμές, η αξία από μόνη της δεν αρκεί. Η αποθήκη χρειάζεται τεμάχια, κιβώτια, λίτρα ή άλλη μονάδα όπως εμφανίζεται στο παραστατικό, και το λογιστήριο χρειάζεται καθαρές αξίες, εκπτώσεις και ΦΠΑ ανά γραμμή. Αν οι μονάδες ή οι ποσότητες παραλειφθούν, το import μπορεί να περάσει λογιστικά αλλά να μη στέκει εμπορικά.

Τα custom πεδία είναι το πέμπτο σημείο. Πολλές εταιρείες αποφασίζουν αργότερα ότι θέλουν να κρατούν σκοπό διακίνησης, πινακίδα ή τόπο φόρτωσης. Αν το αρχικό extraction δεν τα κράτησε, η απόφαση αυτή απαιτεί επιστροφή στα PDF. Αν τα κράτησε, η αλλαγή είναι κυρίως θέμα mapping.

MARK, myDATA και χαρακτηρισμός λήπτη χωρίς να γίνει φορολογική πραγματεία

Το MARK και το UID δεν αλλάζουν τον πρακτικό στόχο του import, αλλά αλλάζουν τον τρόπο που πρέπει να ελέγχεται το αρχείο. Όταν ο προμηθευτής έχει διαβιβάσει το ΤΔΑ στο myDATA, το παραστατικό μπορεί να φέρει αναγνωριστικά που βοηθούν τον λήπτη να συνδέσει το PDF, το αρχείο εξαγωγής και την εγγραφή στο SoftOne. Αυτά τα αναγνωριστικά πρέπει να μπουν σε ξεχωριστές στήλες, όχι να χαθούν μέσα στην περιγραφή.

Η εξαγωγή δεν αποφασίζει τον λογιστικό χαρακτηρισμό. Αυτό παραμένει δουλειά του λογιστή, της οικονομικής ομάδας ή της παραμετροποίησης που έχει συμφωνηθεί με τον συνεργάτη SoftOne. Η εξαγωγή όμως πρέπει να αφήσει διαθέσιμα τα δεδομένα που θα χρειαστούν για τον έλεγχο: τύπος παραστατικού, σειρά, αριθμός, ημερομηνία, ΑΦΜ προμηθευτή, καθαρές αξίες, ΦΠΑ, MARK/UID και στοιχεία διακίνησης. Αν λείπει ένα από αυτά, ο χαρακτηρισμός γίνεται με λιγότερα στοιχεία μπροστά στον χειριστή.

Για τον χαρακτηρισμό λήπτη στο myDATA Book B, η πρακτική αξία της σωστής εξαγωγής είναι ότι ο λήπτης δεν ψάχνει ξανά το παραστατικό κάθε φορά που χρειάζεται να συμφωνήσει αξίες ή να επιβεβαιώσει τη σχέση του τύπου παραστατικού με τη λογιστική εγγραφή. Η πληροφορία υπάρχει ήδη στο αρχείο που ελέγχθηκε πριν από το import.

Το ΤΔΑ έχει μία επιπλέον ιδιαιτερότητα: δεν είναι μόνο το ποσό της αγοράς. Περιγράφει και τη διακίνηση που συνόδευσε την αγορά. Γι' αυτό η κεφαλίδα ελέγχου δεν πρέπει να σταματά στο MARK. Πρέπει να κρατά και τα στοιχεία που δείχνουν ότι το έγγραφο είναι τιμολόγιο μαζί με δελτίο αποστολής, όπως σκοπό διακίνησης, χρόνο αποστολής και τόπο παράδοσης. Έτσι ο έλεγχος στο SoftOne, στο myDATA και στο φυσικό αρχείο της επιχείρησης μιλά την ίδια γλώσσα.

Πώς να βγάλεις ΤΔΑ από PDF ή σάρωση σε Excel για έλεγχο

Το prompt για ΤΔΑ δεν πρέπει να λέει απλώς "βγάλε το τιμολόγιο σε Excel". Χρειάζεται να ζητά ρητά τις στήλες που κάνουν το παραστατικό χρήσιμο για SoftOne: στοιχεία προμηθευτή, σειρά, αριθμό, ημερομηνία, MARK/UID, γραμμές ειδών, ποσότητες, μονάδες, τιμές, εκπτώσεις, ΦΠΑ, σύνολα, σκοπό διακίνησης, ώρα αποστολής, μεταφορικό μέσο, τόπο φόρτωσης και υποκατάστημα ή διεύθυνση παράδοσης.

Σε ένα πολυσέλιδο ΤΔΑ, η δομή του αρχείου είναι όσο σημαντική όσο και η ακρίβεια των πεδίων. Αν το import format θέλει μία γραμμή ανά είδος, το πλαίσιο της κεφαλίδας πρέπει να επαναλαμβάνεται σε κάθε γραμμή: προμηθευτής, αριθμός παραστατικού, ημερομηνία, MARK, υποκατάστημα και στοιχεία διακίνησης. Αν ο συνεργάτης SoftOne προτιμά ξεχωριστό αρχείο κεφαλίδας και αρχείο γραμμών, η εξαγωγή πρέπει να κρατά σταθερό κλειδί σύνδεσης μεταξύ κεφαλίδας και γραμμών.

Με το Invoice Data Extraction, το workflow μένει στο επίπεδο της προετοιμασίας. Ανεβάζεις PDF, JPG ή PNG, γράφεις σε φυσική γλώσσα τις στήλες που θέλεις να εξαχθούν και κατεβάζεις Excel, CSV ή JSON για έλεγχο και downstream χρήση. Δεν αντικαθιστά την παραμετροποίηση SoftOne και δεν καταχωρεί απευθείας το παραστατικό στο ERP. Η αξία του εδώ είναι ότι το ΤΔΑ βγαίνει σε δομημένο αρχείο πριν αρχίσει ο χειριστής να αποφασίζει τι θα εισαχθεί, τι θα διορθωθεί και τι θα πάει σε custom πεδίο.

Η διαφορά από την απλή εξαγωγή ελληνικών τιμολογίων PDF σε Excel είναι η επιπλέον πειθαρχία στα πεδία διακίνησης. Ένα ελληνικό τιμολόγιο αγοράς χρειάζεται καθαρή ανάγνωση αξιών και γραμμών. Ένα ΤΔΑ προμηθευτή χρειάζεται και τη διαδρομή της φυσικής παραλαβής.

Πριν δοθεί το αρχείο για SoftOne import, ο έλεγχος πρέπει να πιάσει τα σημεία που δεν φαίνονται σε ένα απλό σύνολο αξιών: συμφωνούν οι ποσότητες με τις μονάδες, υπάρχουν όλες οι γραμμές, οι εκπτώσεις δεν έχουν περαστεί ως αρνητικά είδη, το ΦΠΑ συμφωνεί με το σύνολο, το MARK/UID είναι στην κεφαλίδα, το υποκατάστημα παραλαβής δεν συγκρούεται με το έγγραφο, και η ώρα ή η πινακίδα δεν χάθηκαν επειδή εμφανίζονταν σε μικρή γραμματοσειρά στην κορυφή της σελίδας.

Ένα παράδειγμα χονδρικής καλλυντικών με 100 γραμμές ΤΔΑ

Φαντάσου έναν διανομέα καλλυντικών στην Αθήνα που παραδίδει 100 γραμμές προϊόντων σε υποκατάστημα χονδρεμπόρου. Το ΤΔΑ έχει μία κεφαλίδα, πολλές γραμμές ειδών, εκπτώσεις ανά γραμμή, μερικά δωρεάν testers και διεύθυνση παράδοσης διαφορετική από την έδρα της εταιρείας. Αν το αρχείο εξαγωγής κρατήσει μόνο αξίες, ο χειριστής SoftOne θα δει ένα τιμολόγιο. Αν κρατήσει και τα στοιχεία διακίνησης, θα δει την πραγματική παραλαβή.

Η κεφαλίδα του αρχείου πρέπει να δείχνει προμηθευτή, ΑΦΜ, σειρά, αριθμό, ημερομηνία, MARK/UID, καθαρή αξία, ΦΠΑ και σύνολο. Οι γραμμές πρέπει να έχουν κωδικό ή περιγραφή είδους, ποσότητα, μονάδα μέτρησης, τιμή μονάδας, έκπτωση, καθαρή αξία, ΦΠΑ και ένδειξη για δωρεάν δείγματα όπου υπάρχουν. Τα στοιχεία διακίνησης πρέπει να κρατούν σκοπό διακίνησης, ώρα αποστολής, όχημα ή πινακίδα, τόπο φόρτωσης και υποκατάστημα παραλαβής.

Στο παράδειγμα αυτό, το πιο πιθανό λάθος είναι η μονάδα μέτρησης. Ο προμηθευτής μπορεί να γράφει τεμάχια, συσκευασίες ή κιβώτια, ενώ το SoftOne έχει άλλο εσωτερικό κωδικό μονάδας. Το αρχείο εξαγωγής δεν πρέπει να μαντέψει σιωπηλά. Πρέπει να κρατήσει τη μονάδα όπως εμφανίζεται στο ΤΔΑ και, αν υπάρχει αξιόπιστο mapping, να δώσει χωριστή στήλη για την προτεινόμενη μονάδα SoftOne.

Δεύτερο λάθος είναι τα δωρεάν δείγματα ή οι bonus γραμμές. Σε καλλυντικά και φάρμακο εμφανίζονται συχνά γραμμές με μηδενική αξία ή ειδική εμπορική αντιμετώπιση. Αν αυτές εξαφανιστούν επειδή δεν επηρεάζουν το συνολικό ποσό, η αποθήκη θα παραλάβει λιγότερες γραμμές από όσες γράφει το παραστατικό. Αν περαστούν σαν έκπτωση χωρίς ένδειξη, ο έλεγχος γίνεται θολός.

Το ευρύτερο πώς περνάει ένα αρχείο στο ERP καλύπτεται στον οδηγό για εισαγωγή τιμολογίων προμηθευτών στο SoftOne από Excel. Εδώ το κρίσιμο σημείο είναι πιο στενό: πριν φτάσει κανείς στο import, το αρχείο του ΤΔΑ πρέπει να αποδεικνύει τι παραδόθηκε, πού παραδόθηκε και ποια στοιχεία του παραστατικού στηρίζουν τη διακίνηση.

Τι να συμφωνήσεις με τον συνεργάτη SoftOne πριν το πρώτο import

Πριν περάσει το πρώτο ΤΔΑ στο SoftOne, η εταιρεία πρέπει να συμφωνήσει τις στήλες που δεν λύνονται από την εξαγωγή μόνη της. Ποια σειρά θα χρησιμοποιείται για ΤΔΑ αγορών; Πώς θα επιλέγεται αποθήκη ή υποκατάστημα; Πού θα μπαίνουν MARK και UID; Ποια πεδία διακίνησης θα κρατηθούν σε custom fields; Πώς θα χειρίζονται οι δωρεάν γραμμές, τα δείγματα και οι εκπτώσεις γραμμής;

Αυτές οι αποφάσεις δεν είναι θεωρητικές. Αν ο συνεργάτης SoftOne χρειάζεται ξεχωριστή στήλη για σκοπό διακίνησης, το αρχείο εξαγωγής πρέπει να την έχει. Αν η εταιρεία θέλει την πινακίδα σε custom πεδίο κεφαλίδας, πρέπει να εξαχθεί ως πινακίδα και όχι ως μέρος ενός μεγάλου πεδίου παρατηρήσεων. Αν η αποθήκη προκύπτει από υποκατάστημα παραλαβής, το υποκατάστημα πρέπει να διαβάζεται από το ΤΔΑ και να ελέγχεται πριν από το import.

Το σωστό import ξεκινά πριν από το ERP. Ξεκινά από αρχείο που δεν πετάει δεδομένα. Εκεί ταιριάζει η εξαγωγή δεδομένων τιμολογίων σε Excel: το Invoice Data Extraction μπορεί να μετατρέψει ΤΔΑ από PDF, JPG ή PNG σε Excel, CSV ή JSON, με prompt που ζητά τις στήλες κεφαλίδας, γραμμών και διακίνησης που χρειάζεται η ομάδα. Μετά ο χειριστής ελέγχει το αρχείο και ο συνεργάτης SoftOne εφαρμόζει το συμφωνημένο mapping.

Για ένα ΤΔΑ SoftOne Excel, το ελάχιστο πρακτικό set πρέπει να συμφωνηθεί ως στήλες αρχείου:

• Κεφαλίδα: προμηθευτής, ΑΦΜ, σειρά, αριθμός, ημερομηνία, MARK/UID.
• Γραμμές: είδος, περιγραφή, ποσότητα, μονάδα, τιμή, έκπτωση, καθαρή αξία και ΦΠΑ.
• Διακίνηση: υποκατάστημα ή αποθήκη παραλαβής, σκοπός διακίνησης, ώρα αποστολής, μεταφορικό μέσο ή πινακίδα, τόπος φόρτωσης και σχόλια για custom χειρισμό.

Αν αυτά υπάρχουν στο αρχείο, η ομάδα μπορεί να αποφασίσει τι θα μπει στο SoftOne και τι θα μείνει ως αρχείο τεκμηρίωσης. Αν δεν υπάρχουν, η απόφαση έχει ήδη χαθεί στο στάδιο της εξαγωγής.