Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής σε Excel: Ξενοδοχεία, Εστιατόρια

Η εξαγωγή τιμολογίου δελτίου αποστολής σε excel μετατρέπει το PDF παραστατικό προμηθευτή σε γραμμές με ΑΦΜ Εκδότη, ΑΦΜ Λήπτη, αριθμό παραστατικού, MARK, ημερομηνία, τόπο παράδοσης, καθαρή αξία, ΦΠΑ ανά συντελεστή και σύνολο πληρωτέου. Με αυτή τη μορφή, ξενοδοχεία και εστιατόρια συμφωνούν προμηθευτές, καταχωρούν παραστατικά στο AP και υπολογίζουν COGS χωρίς να ξαναπληκτρολογούν τίποτα.

Στην πράξη το παραστατικό που φτάνει συχνότερα στο back office από τη χονδρική τροφίμων, ποτών και αναλωσίμων είναι το συνδυασμένο Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής, μαζί με κάθε τόσο σκέτα τιμολόγια, σκέτα δελτία αποστολής για επιστροφές και πιστωτικά για διορθώσεις. Ο τύπος του παραστατικού καθορίζει ποια πεδία είναι γεμάτα και ποια όχι, αλλά η βασική στήλη ταυτότητας — ΑΦΜ + Αριθμός + MARK — μένει ίδια σε όλα.

Δεν είναι ασήμαντο μέγεθος δουλειάς. Σύμφωνα με το δελτίο τύπου ΙΝΣΕΤΕ για τη συμβολή του τουρισμού στην ελληνική οικονομία το 2024, η άμεση συνεισφορά του τουρισμού στο ΑΕΠ της Ελλάδας ανήλθε σε 30,2 δισ. ευρώ το 2024, ποσό που αντιστοιχεί στο 13% του ΑΕΠ. Πίσω από αυτό το νούμερο τρέχει ο εφοδιασμός κάθε κουζίνας ξενοδοχείου, κάθε εστιατορίου και κάθε bar — και κάθε παραστατικό προμηθευτή που μπαίνει στη ροή πρέπει να φτάσει με ακρίβεια σε τρεις εργασίες ταυτόχρονα.

Η πρώτη είναι η συμφωνία προμηθευτών: αντιστοίχιση των γραμμών του φύλλου με τις πληρωμές που έχουν φύγει και με την κατάσταση λογαριασμού που στέλνει ο προμηθευτής στο τέλος του μήνα. Η δεύτερη είναι η καταχώρηση στο AP για την έγκριση και την πληρωμή των παραστατικών μέσα στις προθεσμίες, και για το μηνιαίο κλείσιμο. Η τρίτη είναι η τροφοδοσία της ροής κόστους — food cost ανά πιάτο, COGS ανά τμήμα κουζίνας, ανάλυση αποκλίσεων τιμής ανά είδος και προμηθευτή. Όλες οι τρεις εργασίες ξεκινούν από το ίδιο σημείο: ένα φύλλο Excel με συνεπείς στήλες και αξιόπιστα δεδομένα ανά γραμμή.

Ποια παραστατικά φτάνουν από τους προμηθευτές: Τιμολόγιο, Δελτίο Αποστολής, συνδυασμένο, Πιστωτικό

Από τη μεριά του ξενοδοχείου ή του εστιατορίου, η ροή προμηθευτών παράγει πέντε διακριτούς τύπους παραστατικών, και κάθε τύπος ενεργοποιεί διαφορετική δουλειά στο back office.

Το σκέτο Τιμολόγιο εκδίδεται όταν δεν συνοδεύει διακίνηση εμπορεύματος εκείνη τη στιγμή — τυπικά για παροχή υπηρεσιών (συντήρηση εξοπλισμού, υπηρεσίες πλυντηρίων, συμβόλαια καθαριότητας, διαφήμιση, μηνιαία πάγια προμηθευτή) ή για παραδόσεις που τιμολογήθηκαν σε δεύτερο χρόνο. Πάει κατευθείαν στο AP για έγκριση και πληρωμή.

Το σκέτο Δελτίο Αποστολής συνοδεύει διακίνηση χωρίς τιμολόγηση τη στιγμή της αποστολής — εμφανίζεται κυρίως σε ενδοομιλικές μετακινήσεις, σε δείγματα, σε μεταφορά μεταξύ αποθηκών και σε επιστροφές. Πάει στην αποθήκη για ενημέρωση υπολοίπων, αλλά δεν δημιουργεί δικαίωμα πληρωμής.

Το συνδυασμένο Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής είναι αυτό που φτάνει στη συντριπτική πλειοψηφία των παραδόσεων χονδρικής τροφίμων, ποτών και αναλωσίμων: ενοποιεί διακίνηση και τιμολόγηση σε ένα έγγραφο που ταξιδεύει με το φορτηγό. Ενεργοποιεί ταυτόχρονα δύο ροές — εισαγωγή στην αποθήκη και καταχώρηση στο AP — και συμφωνία πληρωμής στη συνέχεια.

Το Πιστωτικό Τιμολόγιο εκδίδεται για επιστροφές, ληγμένο εμπόρευμα, διορθώσεις τιμής, εκπτώσεις post-billing και διορθωτικές κινήσεις στο τέλος τριμήνου. Συνδέεται πάντα με ένα ή περισσότερα αρχικά παραστατικά και πρέπει να μπει στο φύλλο με αρνητικά ποσά για να μηδενίσει τη σωστή αξία στο AP και στην αποθήκη.

Η Απόδειξη Λιανικής εμφανίζεται περιστασιακά, όταν κάποιος από το προσωπικό αγοράζει εκτός λογαριασμού προμηθευτή — επείγουσα προμήθεια από supermarket, αγορά συγκεκριμένου είδους από μικρό προμηθευτή που δεν έχει ανοιγμένο λογαριασμό. Καταχωρείται μέσω ταμείου ή ταμειακής μηχανής, όχι μέσω της κανονικής ροής AP.

Από αυτές τις πέντε μορφές, το συνδυασμένο Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής έχει μια ιδιαιτερότητα που επηρεάζει άμεσα το σχήμα του φύλλου: περιέχει πεδία που το σκέτο τιμολόγιο δεν τα έχει. Συγκεκριμένα κρατά στοιχεία μεταφοράς, τόπο φόρτωσης (η αποθήκη του προμηθευτή ή το λιμάνι παραλαβής), τόπο παράδοσης (η ρεσεψιόν, η κουζίνα, η αποθήκη της επιχείρησης), προβλεπόμενη ημερομηνία και ώρα αποστολής, και βεβαίωση παραλαβής με υπογραφή. Αυτά τα πεδία γεμίζουν στήλες που στο σκέτο τιμολόγιο μένουν κενές — και το φύλλο πρέπει να τα χωρέσει χωρίς να σπάει.

Σύντομη παρένθεση για όποιον δουλεύει με ξένο λογιστικό software ή ξένη μητρική: ο συνδυασμένος τύπος είναι ασυνήθιστος εκτός Ελλάδας. Εμφανίζεται σχεδόν αποκλειστικά στην Ιταλία ως DDT (Documento di Trasporto), στην Τουρκία ως e-Irsaliye και στη Σερβία ως eOtpremnica. Διεθνείς πλατφόρμες AP που δίνουν μόνο σχήμα τιμολογίου ή σχήμα δελτίου αποστολής χωριστά συχνά παγιδεύονται εδώ — η συγχώνευση των δύο σε ένα παραστατικό απαιτεί έξτρα στήλες που δεν προβλέπει το τυπικό τους σχήμα.

Στο PDF, ο τύπος του παραστατικού φαίνεται ευδιάκριτα στην κεφαλίδα — ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ, ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ, ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ - ΔΕΛΤΙΟ ΑΠΟΣΤΟΛΗΣ, ΠΙΣΤΩΤΙΚΟ ΤΙΜΟΛΟΓΙΟ. Αυτή η ένδειξη δεν είναι κοσμητική: γίνεται στήλη Τύπος Παραστατικού στο φύλλο, και κάθε επόμενη ροή — AP, αποθήκη, COGS, απόκριση λήπτη στο myDATA — διαβάζει αυτή τη στήλη για να αποφασίσει πώς θα χειριστεί τη γραμμή.

Σχήμα γραμμής ανά παραστατικό για AP, συμφωνία πληρωμών και αρχείο

Όταν στόχος είναι η καταχώρηση στο AP, η συμφωνία προμηθευτών και η αρχειοθέτηση για έλεγχο, το σωστό grain είναι μία γραμμή ανά παραστατικό. Το παρακάτω σχήμα ακολουθεί τη σειρά που τα πεδία εμφανίζονται διαβάζοντας ένα ελληνικό παραστατικό από πάνω προς τα κάτω, ώστε οι στήλες να αντιγραφούν αυτούσιες ως column headers στο δικό σας Excel.

Πεδίο	Τι κρατά / πότε έχει αξία
ΑΦΜ Εκδότη	Το 9ψήφιο ΑΦΜ του προμηθευτή. Πάντα γεμάτο.
ΔΟΥ Εκδότη	Η ΔΟΥ του προμηθευτή, όπως αναγράφεται στην κεφαλίδα.
Επωνυμία Προμηθευτή	Η νομική επωνυμία (ΑΕ, ΕΠΕ, ΙΚΕ, ΟΕ, ΕΕ, ατομική). Προτιμήστε αυτή που εμφανίζεται στο υποσέλιδο όταν διαφέρει ελαφρώς από το λογότυπο.
ΑΦΜ Λήπτη	Το δικό σας ΑΦΜ. Έλεγχος ότι το παραστατικό έχει εκδοθεί στη σωστή νομική οντότητα του ομίλου.
Επωνυμία Επιχείρησης	Η δική σας επωνυμία στο παραστατικό.
Τύπος Παραστατικού	Τιμολόγιο / Δελτίο Αποστολής / Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής / Πιστωτικό Τιμολόγιο. Καθορίζει τη συμπεριφορά κάθε επόμενης ροής.
Αριθμός Παραστατικού	Ο αύξων αριθμός εντός σειράς. Δεν είναι μοναδικός μεταξύ προμηθευτών.
Σειρά	Η σειρά παραστατικού (πχ. Α, Β, ΤΔΑ). Μαζί με τον Αριθμό σχηματίζει το πλήρες κλειδί του προμηθευτή.
MARK	Ο μοναδικός αριθμός καταχώρησης στο myDATA. Κλειδί σύνδεσης με την προβολή λήπτη.
Ημερομηνία έκδοσης	Η ημερομηνία στην κεφαλίδα του παραστατικού. Καθορίζει τη χρήση φορολογικού έτους και την προθεσμία πληρωμής.
Ημερομηνία αποστολής	Πότε φεύγει το φορτίο, όπου διακρίνεται από την ημερομηνία έκδοσης (κυρίως σε Δελτίο Αποστολής και συνδυασμένο).
Τόπος φόρτωσης	Από πού ξεκινά η μεταφορά (αποθήκη προμηθευτή, λιμάνι, κεντρική αποθήκη ομίλου).
Τόπος παράδοσης	Πού φτάνει το φορτίο (συγκεκριμένη μονάδα του ξενοδοχείου, αποθήκη εστιατορίου, υποκατάστημα).
Σύνολο καθαρής αξίας	Το άθροισμα προ ΦΠΑ.
ΦΠΑ ανά συντελεστή	Ξεχωριστές στήλες για 24%, 13%, 6% και τη μειωμένη 30% επί των κανονικών συντελεστών για συναλλαγές που εμπίπτουν στο νησιωτικό καθεστώς. Άθροιση κατά συντελεστή — όχι ένα ενιαίο ποσό.
Σύνολο πληρωτέου	Το ποσό που πάει στο AP για πληρωμή.
Νόμισμα	Συνήθως EUR. Έχει σημασία να υπάρχει στήλη όταν εμφανίζονται προμηθευτές εκτός ευρωζώνης.
Αναφορά παραγγελίας	Ο εσωτερικός αριθμός παραγγελίας ή ο κωδικός πελάτη που χρησιμοποίησε ο προμηθευτής. Συνδέει το παραστατικό με την παραγγελία που έγινε.
Σχόλια / discrepancy	Ελεύθερο πεδίο για ποσοτικές αποκλίσεις, ποιοτικές απορρίψεις, εκκρεμότητες παραλαβής.
Ηλεκτρονική απόδειξη παραλαβής	Σημαία Φάσης Β: αν το ψηφιακό Δελτίο Αποστολής έχει επιβεβαιωθεί ηλεκτρονικά.
Διαδρομή πηγαίου αρχείου	Το πλήρες path / filename του PDF στον φάκελο της δεσμίδας. Επιτρέπει cross-reference στο αρχικό έγγραφο.

Αυτό το grain είναι η σωστή επιλογή για AP, συμφωνία πληρωμών και αρχειοθέτηση για τρεις λόγους που αξίζει να αναφερθούν ρητά. Πρώτον, μία γραμμή ισούται με ένα δικαίωμα πληρωμής, που ταιριάζει ακριβώς στη ροή έγκρισης και στους κανόνες αποδέσμευσης πληρωμών. Δεύτερον, τα σύνολα ΦΠΑ ανά συντελεστή στην κεφαλίδα είναι αυτά που πρέπει να αντιστοιχιστούν στις δηλώσεις και στα books του myDATA, χωρίς να χρειαστεί επανάθροιση από επίπεδο γραμμών. Τρίτον, η Διαδρομή πηγαίου αρχείου εξασφαλίζει ότι κάθε γραμμή μπορεί να επιστρέψει στο αρχικό PDF αν προκύψει αμφιβολία στον έλεγχο — απαραίτητο για την αξιοπιστία του φύλλου ως αρχείου.

Μια προειδοποίηση που γλιτώνει ώρες αναζήτησης σφαλμάτων: η συμφωνία πληρωμών δουλεύει αξιόπιστα μόνο όταν το κλειδί ταυτοποίησης είναι ο συνδυασμός Αριθμός Παραστατικού + Σειρά + ΑΦΜ Εκδότη. Σκέτος Αριθμός Παραστατικού δεν είναι μοναδικός — δύο διαφορετικοί προμηθευτές μπορούν κάλλιστα να έχουν εκδώσει παραστατικό με τον ίδιο αριθμό την ίδια ημέρα. Όπου τα κλειδιά είναι ασαφή, το VLOOKUP θα τραβήξει τη λάθος γραμμή σιωπηρά και η συμφωνία θα δείχνει ψευδώς ολοκληρωμένη.

Όταν το φύλλο είναι έτοιμο, η επόμενη φάση είναι η μεταφορά των γραμμών στο λογιστικό σύστημα. Ο πρακτικός μηχανισμός για αυτό — αντιστοίχιση στηλών, χειρισμός εξαιρέσεων, χρονισμός εργασιών μέσα στο μηνιαίο κλείσιμο — καλύπτεται ξεχωριστά στον οδηγό για την καταχώρηση TDA προμηθευτών σε εστιατόρια και ξενοδοχεία.

Σχήμα γραμμής ανά είδος για κόστος πωληθέντων, αποθήκη και ανάλυση τιμών

Όταν η δουλειά πέφτει σε food cost ανά πιάτο, COGS ανά τμήμα κουζίνας, υπόλοιπα αποθήκης ανά SKU ή ανάλυση αποκλίσεων τιμής μεταξύ προμηθευτών, η γραμμή ανά παραστατικό δεν αρκεί. Χρειάζεται δεύτερο φύλλο, σε grain γραμμής ανά είδος, που κατεβαίνει στο επίπεδο SKU του παραστατικού και επανέρχεται στην κεφαλίδα μέσω κοινών κλειδιών.

Πεδίο	Τι κρατά / πότε έχει αξία
Αριθμός Παραστατικού	Επανάληψη του πεδίου της κεφαλίδας. Κλειδί join.
Σειρά	Επανάληψη της Σειράς της κεφαλίδας. Συμπληρώνει το κλειδί join.
MARK	Επανάληψη του MARK της κεφαλίδας. Κλειδί σύνδεσης με την προβολή λήπτη του myDATA.
ΑΦΜ Εκδότη	Επανάληψη του ΑΦΜ προμηθευτή. Κλειδί join μεταξύ προμηθευτών.
Κωδικός είδους	Ο κωδικός SKU όπως τον χρησιμοποιεί ο προμηθευτής στον δικό του τιμοκατάλογο.
Περιγραφή είδους	Το όνομα του προϊόντος όπως αναγράφεται στη γραμμή.
Ποσότητα	Η ποσότητα που τιμολογήθηκε. Αρνητική σε γραμμές επιστροφής.
Μονάδα μέτρησης	ΤΜΧ, ΚΙΛΑ, ΛΙΤΡΑ, ΚΙΒ, ΣΚ, ό,τι χρησιμοποιεί ο προμηθευτής. Καθορίζει τη μετατροπή σε αποθεματική μονάδα.
Τιμή μονάδας	Η μοναδιαία τιμή προ ΦΠΑ και προ έκπτωσης.
Καθαρή αξία γραμμής	Ποσότητα × Τιμή μονάδας − Έκπτωση γραμμής.
Συντελεστής ΦΠΑ	24% / 13% / 6% / 0%. Διαφέρει ανά είδος μέσα στο ίδιο παραστατικό.
Ποσό ΦΠΑ	Το ποσό ΦΠΑ της γραμμής, υπολογισμένο επί της Καθαρής αξίας γραμμής.
Έκπτωση γραμμής	Όπου ο προμηθευτής εφαρμόζει εκπτώσεις σε επίπεδο SKU.
Κωδικός κατηγορίας Ε.Λ.Π.	Όταν ο προμηθευτής αναγράφει στο σώμα του παραστατικού την κατηγορία Ε.Λ.Π. της γραμμής (όχι όλοι το κάνουν).
Σχόλια γραμμής	Παρατηρήσεις παραλαβής: ποσότητα ασύμφωνη, ληγμένο, κατεστραμμένη συσκευασία, δεν παραλήφθηκε.

Η ξεχωριστή τήρηση φύλλου γραμμών έχει συγκεκριμένο σκοπό. Το COGS και το food cost χρειάζονται γραμμή ανά SKU για να βγει ανάλυση κόστους ανά πιάτο της κάρτας, ανά τμήμα κουζίνας (ψυχρή, ζεστή, ζαχαροπλαστική, bar) και ανά ημέρα. Η ανάλυση αποκλίσεων τιμής (price-variance) απαιτεί χρονοσειρά τιμής μονάδας ανά είδος και προμηθευτή — όταν τα φιλέτα χοιρινού περνούν από 6,80 σε 7,40 ευρώ το κιλό μέσα σε δύο εβδομάδες, αυτή η μεταβολή φαίνεται μόνο στις γραμμές, όχι στις κεφαλίδες. Η αποθήκη με τη σειρά της χρειάζεται την ποσότητα και τη μονάδα μέτρησης γραμμή προς γραμμή για να ενημερώσει υπόλοιπα.

Τα δύο φύλλα συνδέονται μέσω επανάληψης του κλειδιού — Αριθμός Παραστατικού + Σειρά + MARK + ΑΦΜ Εκδότη — σε κάθε γραμμή του φύλλου ειδών. Το join γίνεται με VLOOKUP, INDEX/MATCH, ή απλό relationship σε pivot. Όταν το ίδιο SKU εμφανίζεται σε πολλά παραστατικά της εβδομάδας — και θα εμφανίζεται, ιδίως για είδη που παραγγέλνονται καθημερινά — χωρίς συνεπές κλειδί η αθροιστική ανάλυση κόστους χάνει το ίχνος από ποιο παραστατικό προήλθε κάθε ποσότητα. Το αποτέλεσμα είναι σιωπηρά λάθος υπολογισμός κόστους χωρίς ορατό σφάλμα στη φόρμουλα.

Στην πράξη υπάρχουν τρεις περιπτώσεις γραμμών που αξίζει να προβλεφθούν ρητά στο prompt εξαγωγής. Πρώτη, οι εκπτώσεις line-item που συχνά εμφανίζονται ως αρνητικές γραμμές — μένουν στο φύλλο ως κανονικές γραμμές με αρνητικά ποσά, ώστε η συμφωνία αθροισμάτων να βγαίνει αυτόματα. Δεύτερη, τα μεταφορικά και τα έξοδα αποστολής, που κάποιοι προμηθευτές βάζουν ως ξεχωριστή γραμμή στο σώμα του παραστατικού· είτε μένουν ως ξεχωριστή γραμμή με δικό τους κωδικό SKU, είτε μεταφέρονται στο φύλλο κεφαλίδας ως διακριτή στήλη, ανάλογα με το πώς τα χειρίζεται η αποθήκη και το λογιστικό. Τρίτη, ο διπλασιασμός γραμμής όταν ο προμηθευτής τιμολογεί μερική παράδοση και κρατά την εκκρεμότητα για επόμενο παραστατικό — εδώ η ποσότητα είναι μικρότερη της παραγγελθείσας και θα έλθει συμπληρωματική γραμμή με νέο παραστατικό, που πρέπει να συνδεθεί με την παραγγελία μέσω του πεδίου Αναφορά παραγγελίας.

Από εκεί και πέρα, η μεταφορά των γραμμών στη ροή κόστους — υπολογισμός food cost ανά πιάτο, COGS ανά τμήμα, αντιστοίχιση με κωδικούς εντύπου Ε3 στη φορολογική δήλωση — είναι ξεχωριστή ροή που στηρίζεται πάνω σε αυτό το φύλλο. Πρακτικός οδηγός για το κόστος πωληθέντων εστίασης από γραμμές τιμολογίων προμηθευτών καλύπτει το επόμενο βήμα.

Η ίδια ροή εξαγωγής χειρίζεται και τα δύο grains — κεφαλίδας και γραμμής — μέσω αντίστοιχης οδηγίας στο prompt. Σε ένα prompt γράφει κανείς «μία γραμμή ανά παραστατικό» για το φύλλο κεφαλίδας, και σε δεύτερο prompt «μία γραμμή ανά είδος γραμμής τιμολογίου, και επανάλαβε τα πεδία κεφαλίδας Αριθμός Παραστατικού, Σειρά, MARK και ΑΦΜ Εκδότη σε κάθε γραμμή για join» για το φύλλο ειδών. Δύο εκτελέσεις της ίδιας δεσμίδας με διαφορετικό prompt παράγουν τα δύο φύλλα — ίδια αρχικά PDF, διαφορετικό grain εξόδου.

MARK, QR και τα πεδία υψηλής εμπιστοσύνης που πρέπει να πιάσει η εξαγωγή

Όχι όλα τα πεδία ενός παραστατικού έχουν την ίδια ασφάλεια στην εξαγωγή. Ορισμένα είναι κανονικοποιημένα από τους κανόνες myDATA — έχουν συγκεκριμένη μορφή, συγκεκριμένη θέση στο PDF και συγκεκριμένη λογική επικύρωσης. Αυτά είναι τα πεδία υψηλής εμπιστοσύνης, και η εξαγωγή πρέπει να τα κλειδώνει πρώτα.

Συγκεκριμένα: ΑΦΜ Εκδότη, ΔΟΥ Εκδότη, Επωνυμία Προμηθευτή, ΑΦΜ Λήπτη, Αριθμός Παραστατικού + Σειρά, Ημερομηνία έκδοσης, MARK και QR code (όπου υπάρχει). Όλα ακολουθούν τυποποιημένη μορφή που το AI αναγνωρίζει με υψηλή ακρίβεια, και όλα μπορούν να επικυρωθούν αυτόματα από επιχειρησιακούς κανόνες — το ΑΦΜ έχει αλγόριθμο ψηφίου ελέγχου, η ημερομηνία έχει συγκεκριμένη μορφή, ο Αριθμός Παραστατικού + Σειρά πρέπει να είναι μοναδικός ανά εκδότη.

Το MARK αξίζει ξεχωριστή προσοχή. Είναι ο μοναδικός αριθμός καταχώρησης που αποδίδει η ΑΑΔΕ όταν ο προμηθευτής διαβιβάζει το παραστατικό στο myDATA, και τυπώνεται πάνω στο PDF μετά την επιτυχή διαβίβαση. Λειτουργεί ως ο μόνος αξιόπιστος γέφυρα ανάμεσα στη γραμμή του δικού σας Excel και στην προβολή λήπτη του myDATA. Όταν αργότερα χρειαστεί να συνδέσετε αυτό που εξαγάγατε από το PDF με αυτό που εμφανίζεται στην εφαρμογή λήπτη, το MARK είναι το κλειδί που δουλεύει αξιόπιστα — πιο πολύ και από τον συνδυασμό Αριθμός Παραστατικού + ΑΦΜ Εκδότη, που μπορεί να σπάσει αν ο προμηθευτής αλλάξει σειρά μέσα στη χρονιά.

Ο QR code είναι υποχρεωτικός σε PDF παραστατικά από την 1 Ιανουαρίου 2024. Ενσωματώνει βασικά στοιχεία της διαβίβασης — συνήθως URL ή κωδικό αναγνώρισης που οδηγεί στην επαλήθευση γνησιότητας στο myDATA — και επιτρέπει σε όποιον σαρώσει με κινητό να ελέγξει αμέσως αν το παραστατικό είναι όντως καταχωρημένο. Για τον λήπτη, η παρουσία του είναι ένδειξη ομαλής διαβίβασης. Η απουσία του σε PDF μετά την 1/1/2024 είναι κόκκινη σημαία — γράφεται στη στήλη Σχόλια / discrepancy και αξιολογείται ξεχωριστά πριν το παραστατικό προχωρήσει στη ροή πληρωμής.

Η σειρά με την οποία η ροή εξαγωγής πρέπει να κλειδώνει τα πεδία αντικατοπτρίζει τη φθίνουσα ασφάλεια της αναγνώρισης. Πρώτα η «τετράδα ταυτότητας» — ΑΦΜ Εκδότη, Αριθμός Παραστατικού + Σειρά, MARK, Ημερομηνία έκδοσης. Αυτά πρέπει να είναι σωστά πριν τίποτα άλλο μετράει. Έπειτα τα ποσά — Σύνολο καθαρής αξίας, ΦΠΑ ανά συντελεστή, Σύνολο πληρωτέου — που έχουν επίσης τυποποιημένη θέση και επικυρώνονται μέσω άθροισης. Στη συνέχεια τα στοιχεία διακίνησης — Τόπος παράδοσης, Ημερομηνία αποστολής — που εμφανίζονται μόνο σε συνδυασμένο παραστατικό και έχουν λιγότερο σταθερή μορφή. Τέλος, αν χρειάζεται line grain, οι γραμμές ειδών — όπου η μορφή των πινάκων διαφέρει αρκετά μεταξύ προμηθευτών και η αναγνώριση είναι πιο επιρρεπής σε σφάλμα. Αυτή η σειρά αφήνει τον human review να εστιάσει στις περιοχές που πραγματικά το χρειάζονται, αντί να εξετάζει ολόκληρο το φύλλο γραμμή προς γραμμή.

Ένα τελευταίο σημείο για τη μετατροπή τιμολογίου PDF σε excel που γλιτώνει ώρες αργότερα: τα ονόματα στηλών πρέπει να είναι απολύτως συνεπή σε όλα τα παραστατικά μιας εβδομαδιαίας δεσμίδας. Αν σε ένα φύλλο η στήλη λέγεται MARK και σε επόμενη εκτέλεση γίνει ΜΑΡΚ με ελληνικά κεφαλαία, τα joins σπάνε σιωπηρά, τα pivots χάνουν γραμμές, και η αθροιστική ανάλυση δείχνει λάθος υπόλοιπα χωρίς προειδοποίηση. Η συνέπεια ξεκινά από το ίδιο το prompt — ορίστε ρητά το όνομα κάθε στήλης μέσα στις οδηγίες εξαγωγής και αποθηκεύστε το prompt για επαναχρησιμοποίηση. Μην το αφήνετε ως post-processing βήμα στο Excel.

Φάση Β ψηφιακού Δελτίου Αποστολής (1 Μαΐου 2026) και η στήλη απόκλισης στο φύλλο σας

Από την 1 Μαΐου 2026, υπό την ΚΥΑ Α.1145/2025, η Φάση Β του ψηφιακού Δελτίου Αποστολής είναι υποχρεωτική για όλες τις επιχειρήσεις. Ο προμηθευτής διαβιβάζει το ψηφιακό Δελτίο Αποστολής στο myDATA πριν την έναρξη της διακίνησης, και το παραστατικό αποκτά MARK πριν φύγει το φορτηγό από την αποθήκη του.

Αυτό που αλλάζει για τον λήπτη είναι λιγότερο απ' όσο φαίνεται με την πρώτη ματιά. Ναι, υπάρχει πλέον ηλεκτρονικό data stream που τρέχει παράλληλα με τη φυσική παράδοση. Όχι, αυτό δεν εξαφανίζει το PDF, το email attachment ή το έντυπο τύπωμα που φτάνει στο back office — ειδικά στη χονδρική τροφίμων και ποτών, όπου το παραστατικό συνεχίζει να ταξιδεύει μαζί με το φορτίο για λόγους πρακτικής παραλαβής. Η ροή εξαγωγής σε Excel παραμένει αναγκαία· αυτό που αλλάζει είναι ότι μια νέα υποχρέωση πέφτει πάνω της.

Η υποχρέωση αυτή είναι η απόκριση λήπτη. Ο λήπτης έχει 15 ημερολογιακές ημέρες από τη διαβίβαση του ψηφιακού Δελτίου Αποστολής για να επιβεβαιώσει την παραλαβή — να αποδεχθεί χωρίς αλλαγές, να αποδεχθεί με αποκλίσεις, ή να απορρίψει. Αν αφήσει την προθεσμία να περάσει, το παραστατικό θεωρείται σιωπηρά αποδεκτό. Από εκείνο το σημείο, οι ποσοτικές διαφορές που είχαν εντοπιστεί στην παραλαβή, οι ποιοτικές απορρίψεις, οι περιπτώσεις «δεν παρελήφθη ποτέ» χάνουν τον δίαυλο ηλεκτρονικής διόρθωσης μέσω του myDATA και αναγκάζουν τον λήπτη να επιστρέψει στη χρονοβόρα διαδικασία διμερούς συνεννόησης με τον προμηθευτή.

Το σχήμα του φύλλου είναι ο φυσικός χώρος όπου αυτή η υποχρέωση γίνεται διαχειρίσιμη. Πρέπει να κρατά μια ξεχωριστή στήλη απόκλισης — με όνομα Απόκλιση παραλαβής ή Σχόλια discrepancy — που γεμίζει στην παραλαβή, όχι αργότερα. Στη στήλη αυτή μπαίνει κωδικός κατάστασης που είναι πεπερασμένος και συνεπής σε κάθε γραμμή: OK όταν δεν υπάρχει διαφορά, Ποσοτική απόκλιση όταν η παραληφθείσα ποσότητα διαφέρει από αυτή που αναγράφει το παραστατικό, Ποιοτική απόρριψη για ληγμένο, κατεστραμμένη συσκευασία ή λάθος είδος, Δεν παρελήφθη για παραστατικά που έφτασαν χωρίς το αντίστοιχο φορτίο. Δίπλα από τη στήλη κωδικού, ένα πεδίο ελεύθερου σχολίου κρατά την επεξήγηση — «λείπουν 2 κιβ μπύρα 500ml», «κατεστραμμένα 3 από 12 κιλά τυρί φέτα», «επιστροφή προς ανάλωση πριν τη Δευτέρα».

Η στήλη αυτή είναι ο συνδετικός κρίκος ανάμεσα στον φυσικό έλεγχο της παραλαβής και στην ηλεκτρονική απόκριση που πρέπει να σταλεί στο myDATA εντός των 15 ημερών. Όταν είναι αξιόπιστα συμπληρωμένη, η εβδομαδιαία ρουτίνα γίνεται απλή: όλα τα PDF της εβδομάδας περνούν από εξαγωγή στο Excel, η στήλη απόκλισης συμπληρώνεται κατά την παραλαβή, και στο τέλος της εβδομάδας ένα φιλτράρισμα όλων των γραμμών με μη κενή απόκλιση δίνει την ακριβή λίστα των αποκρίσεων που πρέπει να σταλούν στην εφαρμογή χαρακτηρισμού λήπτη του myDATA. Η ροή που τρέχει εκτός myDATA τροφοδοτεί ρητά τη ροή που τρέχει εντός — χωρίς να αντικαθιστά καμία.

Ο λεπτομερής χειρισμός της ίδιας της απόκρισης λήπτη — ποιοι κωδικοί απόκλισης δηλώνονται, ποιες προθεσμίες ισχύουν για κάθε τύπο, πώς αντιμετωπίζονται οι παραλείψεις — είναι ξεχωριστή ροή που καλύπτεται στον οδηγό λήπτη για αποκλίσεις και παραλείψεις στο myDATA. Το άρθρο αυτό φροντίζει η πληροφορία να είναι έτοιμη και αξιόπιστη στο φύλλο όταν φτάσει η ώρα της απόκρισης.

Όταν το prompt εξαγωγής έχει τη στήλη απόκλισης ορισμένη ρητά στο schema του από την αρχή, η ροή μένει σταθερή. Σε κάθε εβδομαδιαία δεσμίδα, οι νέες γραμμές κατεβαίνουν με κενή απόκλιση και συμπληρώνονται στην παραλαβή, ενώ οι γραμμές προηγούμενων εβδομάδων διατηρούν τις δικές τους τιμές. Αν θέλετε επιπλέον αυτοματισμό, ένα default όπως «Αν δεν υπάρχει σημείωση παραλαβής στο PDF, άσε τη στήλη Απόκλιση κενή» μπαίνει στο ίδιο prompt, και η εξαγωγή το εφαρμόζει σε όλη τη δεσμίδα. Οι σημειώσεις εξαγωγής που επιστρέφει το AI για κάθε γραμμή — εκεί όπου εντόπισε αμφισημία ή αδιάβαστο πεδίο — βοηθούν να πιαστούν εκ των προτέρων οι περιπτώσεις που χρειάζονται φυσική επιθεώρηση πριν τη συμπλήρωση της απόκλισης.

Πιστωτικό Τιμολόγιο και Δελτίο Αποστολής Επιστροφής στις γραμμές του Excel

Στη χονδρική τροφίμων και ποτών, οι σύντομες παραδόσεις, οι επιστροφές ληγμένου εμπορεύματος και οι post-billing διορθώσεις είναι ρουτίνα — όχι εξαίρεση. Η αλυσίδα παραστατικών που τις τακτοποιεί έχει συγκεκριμένη μορφή που πρέπει να αποτυπωθεί στο φύλλο, αλλιώς το AP πληρώνει αξία που δεν αντιστοιχεί σε εμπόρευμα και η αποθήκη κρατά υπόλοιπο που δεν υπάρχει στα ράφια.

Η συνηθισμένη αλυσίδα έχει τέσσερα βήματα. Πρώτο, η αρχική παράδοση φτάνει με Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής και καταχωρείται στο φύλλο ως κανονική γραμμή κεφαλίδας με τις αντίστοιχες γραμμές ειδών. Δεύτερο, κατά την παραλαβή ή σύντομα μετά, εντοπίζεται σύντομη παράδοση, ληγμένο εμπόρευμα ή λάθος είδος. Τρίτο, ο προμηθευτής εκδίδει Δελτίο Αποστολής Επιστροφής για την ποσότητα που γυρνά πίσω — αυτό είναι αξιακά ουδέτερο, τεκμηριώνει μόνο τη φυσική κίνηση. Τέταρτο, σε δεύτερο χρόνο φτάνει το Πιστωτικό Τιμολόγιο που μηδενίζει την αξία της επιστραφείσας ποσότητας στο AP.

Στο φύλλο, η αλυσίδα αποτυπώνεται ως εξής. Η αρχική γραμμή κεφαλίδας μένει αυτούσια — δεν τροποποιείται, δεν διαγράφεται, δεν επεξεργάζεται χειροκίνητα. Μπαίνει νέα γραμμή κεφαλίδας για το Πιστωτικό Τιμολόγιο με αρνητικά ποσά (Σύνολο καθαρής αξίας, ΦΠΑ ανά συντελεστή, Σύνολο πληρωτέου όλα αρνητικά). Αν τηρείτε φύλλο γραμμών, οι επιστραφείσες γραμμές γράφονται με αρνητική ποσότητα και αρνητική καθαρή αξία στο φύλλο ειδών του Πιστωτικού.

Το κρίσιμο στοιχείο είναι ένα έξτρα πεδίο που πρέπει να μπει στις γραμμές του Πιστωτικού: Σχετικό Παραστατικό. Σε αυτό το πεδίο γράφεται ο Αριθμός Παραστατικού + Σειρά + ΑΦΜ Εκδότη του αρχικού Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής που το Πιστωτικό αναιρεί — όχι του Δελτίου Αποστολής Επιστροφής, που είναι ενδιάμεσο τεκμήριο διακίνησης. Η σύνδεση πρέπει να είναι ρητή στο φύλλο, προσπελάσιμη με VLOOKUP ή pivot, ώστε κάθε ανάλυση να μπορεί να ομαδοποιήσει την αρχική κίνηση μαζί με τη διόρθωσή της.

Χωρίς αυτή τη ρητή σύνδεση, δύο πράγματα συμβαίνουν σιωπηρά. Η αποθήκη χάνει τον λογισμό: η ποσότητα έχει επιστραφεί φυσικά αλλά το αρχικό παραστατικό συνεχίζει να φαίνεται ως εισαγωγή στο φύλλο, και τα υπόλοιπα δείχνουν προϊόν που δεν υπάρχει. Το AP πληρώνει το αρχικό ποσό αν το Πιστωτικό φτάσει μετά τη ροή πληρωμών — και τότε ο προμηθευτής έχει στα χέρια του και την επιστραφείσα ποσότητα και την πληρωμή της. Η αλυσίδα γραμμών διατηρεί συνέπεια AP–αποθήκης μόνο όταν τα δύο παραστατικά είναι ρητά συνδεδεμένα στο φύλλο, και όταν η ροή έγκρισης πληρωμής ελέγχει την ύπαρξη Σχετικό Παραστατικό στις γραμμές του Πιστωτικού πριν αποδεσμεύσει χρήμα.

Υπάρχει και μια παραλλαγή που σκοντάφτει συχνά: οι post-billing εκπτώσεις. Έκπτωση όγκου τέλους τριμήνου, διορθωτική τιμή λόγω εμπορικής διαπραγμάτευσης, bonus παραγωγού — αυτές εκδίδονται μόνο ως Πιστωτικό Τιμολόγιο χωρίς προηγούμενο Δελτίο Αποστολής Επιστροφής, γιατί δεν υπάρχει φυσική κίνηση εμπορεύματος. Σε αυτές τις περιπτώσεις, το πεδίο Σχετικό Παραστατικό μπορεί να αναφέρεται σε ένα ή σε πολλά αρχικά τιμολόγια. Αν είναι ένα, η σύνδεση είναι ευθύγραμμη. Αν είναι πολλά (η συνηθισμένη περίπτωση τριμηνιαίας έκπτωσης που καλύπτει δεκάδες παραδόσεις), προτιμήστε να αναλυθεί το Πιστωτικό σε πολλές γραμμές κεφαλίδας — μία ανά αρχικό τιμολόγιο που αφορά — ώστε η συμφωνία ανά παραστατικό να συνεχίσει να δουλεύει χωρίς εξαίρεση. Διαφορετικά, χρειάζεται ξεχωριστή στήλη Συνολική κάλυψη και ξεχωριστή λογική στις φόρμουλες, που σπάει την ομοιομορφία του φύλλου.

Ένας ποιοτικός έλεγχος στο τέλος κάθε μήνα κλείνει τον κύκλο. Άθροισμα όλων των γραμμών κεφαλίδας ανά προμηθευτή — αρχικά, Πιστωτικά, και τα δύο μαζί — πρέπει να συμφωνεί με το οφειλόμενο υπόλοιπο της κατάστασης λογαριασμού (statement) που στέλνει ο προμηθευτής. Όπου δεν συμφωνεί, σχεδόν πάντα υπάρχει αμφισβητούμενη αλυσίδα Πιστωτικού: ένα Πιστωτικό που δεν έχει φτάσει ακόμη στο φύλλο, μια επιστραφείσα ποσότητα που ο προμηθευτής δεν αναγνώρισε, ή μια post-billing έκπτωση που έπεσε με αλλαγμένα ποσά. Ο εντοπισμός της διαφοράς στο επίπεδο φύλλου είναι πολύ φθηνότερος από το να φτάσει ως διαφωνία στο τέλος του οικονομικού έτους.

Η εξαγωγή σε Excel δεν αντικαθιστά τον χαρακτηρισμό λήπτη στο myDATA

Στο back office η σύγχυση είναι συχνή και ξεκινά από κάτι απλό: και οι δύο ροές αφορούν τον λήπτη, και οι δύο πιάνουν τα ίδια παραστατικά προμηθευτή, και οι δύο τρέχουν εβδομαδιαία ή μηνιαία. Αλλά εξυπηρετούν εντελώς διαφορετικό σκοπό.

Η εξαγωγή σε Excel είναι ροή προετοιμασίας δεδομένων του ίδιου του λήπτη — για τη δική του χρήση. Στόχος της είναι να μετατρέψει τα παραστατικά PDF σε δομημένα δεδομένα που τροφοδοτούν AP, COGS, αποθήκη, συμφωνία προμηθευτών και αρχείο. Ο χαρακτηρισμός λήπτη στο myDATA Book B είναι κάτι τελείως διαφορετικό: είναι η υποχρέωση κατάταξης κάθε δαπάνης σε κατηγορίες Ε.Λ.Π. και κωδικούς εντύπου Ε3 σε επίπεδο κεφαλίδας παραστατικού, μέσα στην εφαρμογή λήπτη του myDATA. Δύο διαφορετικές ροές, με διαφορετικό σκοπό, με διαφορετικό αποδέκτη και με διαφορετικά εργαλεία — και παράλληλα με αυτές τρέχουν αυτόνομα η διαβίβαση του εκδότη στο myDATA, οι υποχρεώσεις της Φάσης Α της B2B ηλεκτρονικής τιμολόγησης και της Φάσης Β του ψηφιακού Δελτίου Αποστολής, και ο ρόλος του παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή του πιστοποιημένου παρόχου υπηρεσιών myDATA, καθένα μέσα στο δικό του τεχνικό πλαίσιο.

Σε σχήμα: το Excel φύλλο μπορεί κάλλιστα να κρατά μια στήλη Κατηγορία Ε3 / Ε.Λ.Π. ως σημείωση εργασίας, ώστε ο βιβλιοτηρητής να σκεφτεί την κατηγορία την ίδια στιγμή που βλέπει τη γραμμή και να μην την ξαναψάχνει αργότερα. Αλλά αυτή η στήλη δεν διαβιβάζεται από εκεί στο myDATA. Η επίσημη κατάταξη γίνεται μόνο μέσα στην εφαρμογή χαρακτηρισμού λήπτη ή μέσω εξειδικευμένου παρόχου διαβίβασης που τη στέλνει εκ μέρους του λήπτη. Το Excel χρησιμεύει ως εργασιακός πίνακας και ως αρχείο, όχι ως δίαυλος υποβολής στην ΑΑΔΕ.

Στην πράξη οι δύο ροές συνυπάρχουν αρμονικά όταν κρατούν διακριτό σχήμα και διακριτό σκοπό. Το Excel φύλλο τροφοδοτεί τη ροή χαρακτηρισμού — με ποια παραστατικά πέρασαν την εβδομάδα, με ποιες αξίες, με ποιον προμηθευτή, με ποιο MARK — αλλά δεν τη συμπληρώνει. Ο πραγματικός χαρακτηρισμός λήπτη στο myDATA Book B για τιμολόγια προμηθευτή είναι ξεχωριστή συζήτηση με δικά της εργαλεία και δικές της ευθύνες.

Ποιοτικοί έλεγχοι πριν το φύλλο γίνει input σε άλλη ροή

«Εξάχθηκε από PDF» δεν σημαίνει «ελεγμένο». Πριν τα δεδομένα του φύλλου τροφοδοτήσουν AP, αποθήκη, COGS ή απόκριση λήπτη στο myDATA, υπάρχουν πέντε έλεγχοι που εντοπίζουν τα συνηθισμένα σφάλματα στο σημείο που είναι φθηνότερα να διορθωθούν — δηλαδή στο φύλλο.

Σύνολο γραμμών έναντι συνόλου κεφαλίδας. Για κάθε παραστατικό, αθροίστε τη Καθαρή αξία γραμμής από το φύλλο γραμμών και συγκρίνετε με το Σύνολο καθαρής αξίας της αντίστοιχης γραμμής κεφαλίδας. Διαφορά πάνω από ένα λεπτό σημαίνει είτε ότι μια γραμμή ειδών δεν εξάχθηκε καθόλου, είτε ότι μια γραμμή πιάστηκε δύο φορές, είτε ότι ένα ποσό αναγνωρίστηκε λάθος. Είναι ο πιο γρήγορος έλεγχος και πιάνει τα περισσότερα προβλήματα στο line grain.

ΦΠΑ ανά συντελεστή έναντι κεφαλίδας. Αθροίστε Ποσό ΦΠΑ ανά συντελεστή στο φύλλο γραμμών (24%, 13%, 6%) και συγκρίνετε ξεχωριστά με τα αντίστοιχα πεδία ΦΠΑ ανά συντελεστή της κεφαλίδας. Ασυμφωνία υποδεικνύει συνήθως ότι μια γραμμή ταξινομήθηκε σε λάθος συντελεστή — κλασικό σφάλμα όταν στο ίδιο παραστατικό συνυπάρχουν τρόφιμα στο 13% και αναλώσιμα ή μη εδώδιμα στο 24%, και ένα είδος μετακινείται κατά λάθος στη λάθος στήλη. Ο έλεγχος αυτός σώζει από επανυπολογισμούς ΦΠΑ στο τέλος του μήνα.

Μοναδικότητα MARK. Στο φύλλο κεφαλίδας, το MARK πρέπει να είναι μοναδικό ανά γραμμή. Διπλό MARK σημαίνει σχεδόν πάντα ότι το ίδιο PDF ανέβηκε δύο φορές στη δεσμίδα — επανειλημμένο upload, ή σαρωμένο σαν δύο ξεχωριστά PDF. Λιγότερο συχνά, σημαίνει ότι ένα παραστατικό σπάστηκε λανθασμένα σε δύο γραμμές κεφαλίδας. Και στις δύο περιπτώσεις, η αδιόρθωτη διπλή γραμμή φουσκώνει τα οφειλόμενα του AP και τα υπόλοιπα της αποθήκης — ο εντοπισμός με απλό COUNTIF είναι θέμα ενός λεπτού.

Έγκυρο ΑΦΜ προμηθευτή. Ένα ελληνικό ΑΦΜ έχει 9 ψηφία και επικυρώνεται με τον γνωστό αλγόριθμο ψηφίου ελέγχου. Λάθος μήκος ή αποτυχία αλγορίθμου είναι σχεδόν πάντα σφάλμα εξαγωγής, όχι σφάλμα του προμηθευτή — πολύ συχνά το 0 στην αρχή έχει χαθεί ή το 8 έχει διαβαστεί ως B. Σημάνετε αυτές τις γραμμές για επανέλεγχο πριν προχωρήσει οτιδήποτε άλλο, γιατί ένα λάθος ΑΦΜ ταξιδεύει αθόρυβα στις δηλώσεις και διορθώνεται πολύ ακριβότερα μετά.

Πληρότητα έναντι αρχείων εισόδου. Μετρήστε πόσα PDF ανέβηκαν στη δεσμίδα και πόσες ξεχωριστές γραμμές κεφαλίδας προέκυψαν. Αν ένα PDF περιέχει πολλά παραστατικά (συνηθισμένο όταν ο προμηθευτής στέλνει συγκεντρωτικό PDF της εβδομάδας), ο αριθμός γραμμών θα είναι μεγαλύτερος του αριθμού αρχείων· αν είναι μικρότερος, κάποιο PDF δεν εξάχθηκε καθόλου ή έδωσε σφάλμα. Η Διαδρομή πηγαίου αρχείου βοηθάει να εντοπιστεί ποιο, ώστε να τρέξει επανεξαγωγή ακριβώς σε αυτό.

Αυτοί οι πέντε έλεγχοι δουλεύουν καλύτερα όταν είναι ενσωματωμένοι ως saved formulas σε ξεχωριστό φύλλο Έλεγχοι του ίδιου workbook, που τρέχει αυτόματα κάθε φορά που μπαίνουν νέες γραμμές. Όχι ως ad hoc ενέργεια μετά την κάθε δεσμίδα, που ξεχνιέται όποτε τρέχει η ώρα. Στόχος είναι ο ποιοτικός έλεγχος να γίνει αόρατο μέρος της εβδομαδιαίας ρουτίνας — η αποτυχία ελέγχου χτυπάει αμέσως, η επιτυχία περνά χωρίς να σας απασχολήσει.

Μια τελική παρατήρηση που έχει σημασία στην πράξη: ο ποιοτικός έλεγχος εντοπίζει σφάλματα — δεν τα διορθώνει. Όταν ένας έλεγχος χτυπήσει σε συγκεκριμένη γραμμή, η σωστή πορεία είναι να ανοίξετε το αρχικό PDF μέσω της Διαδρομή πηγαίου αρχείου και να τρέξετε επανεξαγωγή της συγκεκριμένης γραμμής με βάση το έγγραφο. Χειροκίνητη διόρθωση κατευθείαν στο φύλλο μοιάζει γρήγορη, αλλά σπάει το ίχνος μεταξύ δεδομένου και πηγής — και την επόμενη φορά που θα τρέξει έλεγχος ή audit, η διορθωμένη γραμμή δεν θα συμφωνεί με αυτό που λέει το PDF, χωρίς εμφανή λόγο.

Πρακτική ροή AI εξαγωγής για εβδομαδιαίες δεσμίδες παραστατικών

Όλα τα προηγούμενα — σχήμα κεφαλίδας, σχήμα γραμμών, MARK, στήλη απόκλισης Φάσης Β, αλυσίδα Πιστωτικών, ποιοτικοί έλεγχοι — γίνονται πραγματική εβδομαδιαία ρουτίνα μόνο όταν η εξαγωγή τρέχει με προβλέψιμο τρόπο πάνω σε δεσμίδες δεκάδων ή εκατοντάδων παραστατικών. Εδώ έχει σημασία να ξεκαθαρίσει τι κάνει το AI, τι μένει στον άνθρωπο, και πώς γράφεται το prompt που δίνει συνεπές schema σε όλα τα παραστατικά της δεσμίδας.

Το AI αναλαμβάνει την αναγνώριση πεδίων στα PDF — ΑΦΜ, ΔΟΥ, αριθμό παραστατικού, MARK, ημερομηνίες, τόπους, ποσά, γραμμές ειδών — τη μετατροπή τους σε δομημένο φύλλο με συνεπείς στήλες όπως ορίζει το prompt, και τη μαζική επεξεργασία ολόκληρης της εβδομαδιαίας δεσμίδας σε μία ενέργεια. Στον άνθρωπο μένει η κρίση: εκτίμηση των γραμμών που σημάνθηκαν στους ποιοτικούς ελέγχους (διπλό MARK, λάθος ΑΦΜ, ασυμφωνία ΦΠΑ, αδιάβαστο πεδίο), επικύρωση της αλυσίδας Πιστωτικών έναντι των φυσικών επιστροφών, χειρισμός των αποκρίσεων Φάσης Β εντός των 15 ημερών, και ο τελικός χαρακτηρισμός λήπτη στο myDATA. Η εξαγωγή ξεκλειδώνει χρόνο για αυτή την κρίση — δεν την αντικαθιστά.

Δύο prompt αξίζει να μπουν στη βιβλιοθήκη του back office από την πρώτη μέρα. Το πρώτο για γραμμή ανά παραστατικό:

Εξάγαγε από τα PDF παραστατικά Ελλήνων προμηθευτών μία γραμμή ανά παραστατικό με τις παρακάτω στήλες με τα ακριβή ονόματα: ΑΦΜ Εκδότη, ΔΟΥ Εκδότη, Επωνυμία Προμηθευτή, ΑΦΜ Λήπτη, Επωνυμία Επιχείρησης, Τύπος Παραστατικού, Αριθμός Παραστατικού, Σειρά, MARK, Ημερομηνία έκδοσης, Ημερομηνία αποστολής, Τόπος φόρτωσης, Τόπος παράδοσης, Σύνολο καθαρής αξίας, ΦΠΑ 24%, ΦΠΑ 13%, ΦΠΑ 6%, Σύνολο πληρωτέου, Νόμισμα, Αναφορά παραγγελίας, Σχόλια discrepancy, Διαδρομή πηγαίου αρχείου. Ταξινόμησε τον Τύπο Παραστατικού ως Τιμολόγιο, Δελτίο Αποστολής, Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής ή Πιστωτικό Τιμολόγιο. Όπου ένας συντελεστής ΦΠΑ δεν εμφανίζεται στο παραστατικό βάλε 0. Άσε τη στήλη Σχόλια discrepancy κενή — θα συμπληρωθεί στην παραλαβή.

Το δεύτερο για γραμμή ανά είδος:

Εξάγαγε από τα PDF παραστατικά Ελλήνων προμηθευτών μία γραμμή ανά είδος γραμμής τιμολογίου με τις παρακάτω στήλες με τα ακριβή ονόματα: Αριθμός Παραστατικού, Σειρά, MARK, ΑΦΜ Εκδότη, Κωδικός είδους, Περιγραφή είδους, Ποσότητα, Μονάδα μέτρησης, Τιμή μονάδας, Καθαρή αξία γραμμής, Συντελεστής ΦΠΑ, Ποσό ΦΠΑ, Έκπτωση γραμμής, Κωδικός κατηγορίας Ε.Λ.Π., Σχόλια γραμμής. Επανέλαβε τα πεδία Αριθμός Παραστατικού, Σειρά, MARK και ΑΦΜ Εκδότη σε κάθε γραμμή για join με το φύλλο κεφαλίδας. Σε γραμμές επιστροφής σε Πιστωτικό Τιμολόγιο, η Ποσότητα και η Καθαρή αξία γραμμής να είναι αρνητικές.

Δύο διαδοχικές εκτελέσεις της ίδιας δεσμίδας με τα δύο αυτά prompt παράγουν τα δύο φύλλα — ίδια PDF, διαφορετικό grain εξόδου. Αποθηκευμένα στη βιβλιοθήκη prompts, εφαρμόζονται κάθε εβδομάδα χωρίς ανατύπωση και χωρίς αποκλίσεις στις στήλες.

Η μηχανική της εβδομαδιαίας ρουτίνας είναι απλή. Όλα τα PDF της εβδομάδας μπαίνουν σε έναν φάκελο — προμηθευτές τροφίμων, ποτών, αναλωσίμων, υπηρεσιών. Η δεσμίδα ανεβαίνει σε μία ενέργεια. Εφαρμόζεται το αποθηκευμένο prompt. Το φύλλο κατεβαίνει σε Excel ή CSV και τροφοδοτεί τις ροές AP, αποθήκης, COGS και απόκρισης λήπτη. Η μαζική επεξεργασία αντέχει σοβαρό όγκο — η AI εξαγωγή δεδομένων από τιμολόγια και δελτία αποστολής χειρίζεται έως 6.000 αρχεία ανά δεσμίδα ή μεμονωμένα PDF έως 5.000 σελίδες, που καλύπτει άνετα μεγάλο ξενοδοχείο, αλυσίδα εστιατορίων ή λογιστικό γραφείο που ενοποιεί πολλούς πελάτες φιλοξενίας σε ενιαία ροή.

Στο πλαίσιο της εβδομαδιαίας ροής, τα πηγαία PDF και τα logs επεξεργασίας διαγράφονται μόνιμα εντός 24 ωρών, τα παραγόμενα φύλλα παραμένουν διαθέσιμα 90 ημέρες για επανακατέβασμα, η μεταφορά τρέχει σε HTTPS/TLS, η αποθήκευση σε AES-256, και τα δεδομένα του πελάτη δεν χρησιμοποιούνται για εκπαίδευση μοντέλων AI. Για επιχειρηματική χρήση εφαρμόζεται αυτόματα DPA μέσω των Όρων Χρήσης, με υπογεγραμμένο DPA διαθέσιμο κατόπιν αιτήματος.

Τα όρια πρέπει να ειπωθούν εξίσου ευθέως. Η υπηρεσία δεν είναι πιστοποιημένος πάροχος υπηρεσιών myDATA. Δεν φέρει ανεξάρτητη πιστοποίηση ISO 27001 ή SOC 2 Type II στο όνομά της — η υποκείμενη υποδομή τρέχει σε παρόχους που έχουν τις αντίστοιχες πιστοποιήσεις (Cloudflare και Render), αλλά αυτό δεν μεταφράζεται σε δική της πιστοποίηση. Δεν αντικαθιστά την υποχρέωση του προμηθευτή στη διαβίβαση myDATA, την υποχρέωση του λήπτη στον χαρακτηρισμό λήπτη Book B, τις υποχρεώσεις της Φάσης Α της B2B ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ή τις υποχρεώσεις της Φάσης Β του ψηφιακού Δελτίου Αποστολής. Είναι εργαλείο εξαγωγής δεδομένων από έγγραφα — τρέχει παράλληλα με όποια στοίβα διαβίβασης και τιμολόγησης χρησιμοποιούν ήδη ο προμηθευτής και ο λήπτης, και η αξία της είναι ότι μετατρέπει τα παραστατικά σε δουλέψιμα δεδομένα χωρίς να μπαίνει στη μέση των υφιστάμενων υποχρεώσεων.

Για το ευρύτερο πλαίσιο της εξαγωγής ελληνικών τιμολογίων PDF σε Excel — πέρα από τη συγκεκριμένη οπτική του Τιμολόγιο - Δελτίο Αποστολής που εξυπηρετεί τη φιλοξενία — υπάρχει ξεχωριστός οδηγός που πιάνει το πιο γενικό use case εξαγωγής δεδομένων από ελληνικά τιμολόγια προμηθευτή σε άλλους κλάδους και άλλες ροές AP.