Rechnungen digitalisieren – ohne Abtippen und Vorlagen
Extrahieren Sie Rechnungsnummern, Positionen, USt-IdNr., Steuersätze und Summen aus PDF-Rechnungen oder Scans. Sie beschreiben die gewünschte Tabellenstruktur und erhalten Excel, CSV oder JSON für Prüfung, Buchhaltung und den vorbereiteten DATEV-Import.
Was möchten Sie extrahieren?
50 Seiten gratis pro Monat·Kein Abo·Keine Kreditkarte
Extrahieren- Keine Vorlagen oder Regeln pro Lieferant
- Dateien werden binnen 24 Stunden automatisch gelöscht
- Kundendaten werden nicht zum KI-Training verwendet
Das Ergebnis: prüfbare Rechnungszeilen in Excel
Sie bestimmen Spalten und Regeln. Unsichere Werte werden als Review Needed markiert, statt stillschweigend ergänzt zu werden.
| Rechnungsnr. | Lieferant | Position | Menge | Netto | USt. | Source File | Review Needed |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| RE-2026-1048 | Hanse Bürobedarf GmbH | Kopierpapier A4, 5 Kartons | 12 | 318,00 | 60,42 | rechnungen_maerz.pdf | |
| RE-2026-1048 | Hanse Bürobedarf GmbH | Tonerkartusche XL | 4 | 276,00 | 52,44 | rechnungen_maerz.pdf | |
| RE-2026-1048 | Hanse Bürobedarf GmbH | Aktenordner, breit | 20 | 84,00 | 15,96 | rechnungen_maerz.pdf | |
| RE-8841 | Rheinland Logistik GmbH | Palettentransport | 2 | 440,00 | 83,60 | [Seite 3] rechnungen_maerz.pdf | Menge prüfen |
| RE-8841 | Rheinland Logistik GmbH | Kraftstoffzuschlag | 1 | 36,50 | 6,94 | [Seite 3] rechnungen_maerz.pdf | |
| NL-2026-088 | Van Dijk Techniek B.V. | Wartung 1. Quartal | 1 | 1.150,00 € | 0,00 € | eu_rechnungen.pdf | |
| NL-2026-088 | Van Dijk Techniek B.V. | Ersatzfilter | 8 | 96,00 € | 0,00 € | eu_rechnungen.pdf | |
| RE-7734 | Nordlicht Media GmbH | Kampagnengestaltung | 1 | 950,00 | 180,50 | [Seite 1] rechnungsscans.pdf | |
| RE-5521 | Fachverlag Süd GmbH | Fachbücher Buchführung | 30 | 375,00 | 26,25 | [Seite 2] rechnungsscans.pdf | |
| GS-0410 | Hanse Bürobedarf GmbH | Gutschrift Tonerrückgabe | -1 | -69,00 | -13,11 | rechnungen_maerz.pdf |
So digitalisieren Sie Rechnungen
1. Rechnungen hochladen
Laden Sie PDF, JPG oder PNG hoch – bis zu 6.000 Dateien pro Auftrag. Lieferanten, Layouts, Sprachen und Gutschriften können im selben Stapel liegen.
2. Zieldatei beschreiben
Nennen Sie Spalten, Datums- und Zahlenformate sowie die gewünschte Granularität: eine Zeile je Rechnung oder je Position.
3. Daten prüfen und importieren
Laden Sie Excel, CSV oder JSON mit Source File und gezielten Review-Needed-Hinweisen herunter. Passen Sie die Spalten an Ihren DATEV-, ERP- oder Prüfimport an.
Für reale Eingangsrechnungen und Buchungsabläufe
Positionen oder Rechnungssummen
Erstellen Sie eine Zeile je Position oder je Beleg. Kopfdaten können für Filter, Pivot-Tabellen und Buchungsimporte in jeder Positionszeile wiederholt werden.
USt-IdNr. und Steueraufteilung
Extrahieren Sie USt-IdNr., Netto, Steuersatz, Umsatzsteuer und Brutto. 19 %, 7 % und ausgewiesene Reverse-Charge-Sachverhalte bleiben getrennt nachvollziehbar.
Spalten für DATEV und ERP
Definieren Sie Belegfeld, Buchungstext, Kostenstelle, Bestellnummer oder Kontierungshinweis in der Struktur, die Ihr nachgelagerter Import benötigt.
PDF, Scan und Smartphone-Foto
Dieselbe Verarbeitung unterstützt digitale PDFs, Mehrseiten-Scans und Bilder. Unsichere Einzelwerte werden für eine gezielte Prüfung markiert.
Gutschriften und Reverse Charge
Gutschriften können als negative Werte ausgegeben werden. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen bleiben 0,00 USt. und die Angaben des Dokuments erhalten.
Stapel ohne Lieferantenvorlagen
Verarbeiten Sie bis zu 6.000 Dateien pro Auftrag und einzelne PDFs bis 5.000 Seiten. Source File verbindet jede Ausgabezeile mit dem Originalbeleg.
Für wen sich die Rechnungsdigitalisierung eignet
Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros
Überführen Sie Belege mehrerer Mandate in verlässliche Spalten für Erfassung, Vorsteuerprüfung, Abstimmung und DATEV-Vorbereitung.
Kreditorenbuchhaltung
Extrahieren Sie Positionen, Bestellnummern und Beträge für Freigabe, Abgleich und ERP-Import, ohne Daten erneut einzutippen.
Finanzteams und Unternehmen
Konsolidieren Sie Lieferantenrechnungen für Kostenanalysen, Rückstellungen und Berichte in der bereits verwendeten Tabellenstruktur.
10 Rechnungen oder 10.000 – dieselbe Anweisung
1 Credit entspricht 1 Seite. Jeden Monat sind 50 Seiten kostenlos enthalten; danach kaufen Sie nur das benötigte Volumen, ohne Abo. Wiederkehrende Stapel automatisieren Sie über die REST API und die offiziellen SDKs für Python und Node.js.
Häufige Fragen zur Rechnungsdigitalisierung
Was bedeutet Rechnungen digitalisieren?+
Rechnungen zu digitalisieren bedeutet, ihre fachlichen Inhalte in strukturierte, maschinenlesbare Daten zu überführen. Dazu gehören Kopfdaten, Positionen, USt.-Werte und Summen, die anschließend in Excel, CSV, JSON, für DATEV vorbereitete Importdateien oder ERP-Prozesse einfließen können.
Wie digitalisiere ich PDF-Rechnungen für Excel?+
Laden Sie PDF, JPG oder PNG hoch und beschreiben Sie die benötigten Spalten in natürlicher Sprache. Die Ausgabe wird als Excel, CSV oder JSON erzeugt; eine feste Vorlage je Lieferant ist nicht erforderlich.
Werden Rechnungsnummer und USt-IdNr. erkannt?+
Ja. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, USt-IdNr., Netto, Steuersatz, Umsatzsteuer und Brutto können als getrennte Felder extrahiert werden. Welche Felder ausgegeben werden, bestimmen Sie in der Anweisung.
Können auch Rechnungspositionen extrahiert werden?+
Ja. Eine Positionsausgabe kann Beschreibung, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Nettowert und Steuersatz enthalten. Rechnungsnummer und Lieferant lassen sich für jede Position wiederholen.
Wie werden 19 %, 7 % und Reverse Charge behandelt?+
Die auf dem Dokument ausgewiesenen Steuersätze und Beträge können getrennt extrahiert werden. Bei einer innergemeinschaftlichen Reverse-Charge-Rechnung bleiben der Hinweis, die beteiligten USt-IdNr. und 0,00 ausgewiesene Umsatzsteuer nachvollziehbar; die steuerliche Würdigung bleibt beim prüfenden Fachpersonal.
Funktioniert die Verarbeitung mit Scans und schlecht lesbaren Rechnungen?+
Ja. Gescannte PDFs und Fotos werden unterstützt. Wenn ein Einzelwert nicht sicher lesbar ist, weist Review Needed gezielt auf diesen Wert und die zugehörige Seite hin.
Kann ich die Daten in DATEV importieren?+
Die Ausgabe ist Standard-XLSX, CSV oder JSON und kann mit den Spalten, Datumsformaten und Zahlenformaten erzeugt werden, die Ihr vorbereitender DATEV-Import benötigt. Es handelt sich nicht um eine direkte DATEV-Schnittstelle; Sie kontrollieren die Importstruktur.
Wie viele Rechnungen kann ich gemeinsam verarbeiten?+
Ein Auftrag kann bis zu 6.000 Dateien enthalten; ein einzelnes PDF kann bis zu 5.000 Seiten umfassen. Jeder Account erhält dauerhaft 50 kostenlose Seiten pro Monat, ohne Kreditkarte oder Abo.
Passende Leitfäden
- Eingangsrechnungen automatisch erfassen
- Rechnungsdaten aus PDF extrahieren
- ZUGFeRD-Rechnungen in Excel importieren
Müssen Sie zusätzlich Bankbewegungen aufbereiten? Kontoauszüge in Excel umwandeln mit demselben anweisungsbasierten Ablauf.
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