Rechnungen digitalisieren – ohne Abtippen und Vorlagen

Extrahieren Sie Rechnungsnummern, Positionen, USt-IdNr., Steuersätze und Summen aus PDF-Rechnungen, Scans und Fotos in Excel, CSV oder JSON. Jedes Layout, jede Sprache: Die Eingangsrechnungen eines ganzen Monats laden Sie als einen Stapel hoch und erhalten jedes Mal dieselben Spalten zurück, bereit für die Buchhaltung oder den vorbereiteten DATEV-Import.

Was möchten Sie extrahieren?

Dateien hinzufügenPDF, JPG, PNG

50 Seiten gratis pro Monat ·Kein Abo ·Keine Kreditkarte

Extrahieren
  • Keine Vorlagen oder Regeln einzurichten
  • Hochgeladene Dokumente innerhalb von 48 Stunden gelöscht
  • Nie für KI-Training verwendet

Beispieltabelle

Das Ergebnis: prüfbare Rechnungszeilen in Excel

Ihre Spalten und Ihre Regeln, aus Ihrem Prompt. Source File sagt Ihnen, aus welcher Datei und Seite jede Zeile stammt, und Review Needed markiert einen Wert oder eine Zeile, auf die sich die KI-Agenten nicht einigen können, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist.

eingangsrechnungen.xlsx
.xlsx .csv .json
Rechnungsnr.LieferantPositionMengeNettoUSt.Source FileReview Needed
2RE-2026-1048Hanse Bürobedarf GmbHKopierpapier A4, 5 Kartons12318,0060,42[Pages 1, 2] rechnungen_maerz.pdf
3RE-2026-1048Hanse Bürobedarf GmbHTonerkartusche XL4276,0052,44[Pages 1, 2] rechnungen_maerz.pdf
4RE-2026-1048Hanse Bürobedarf GmbHAktenordner, breit2084,0015,96[Pages 1, 2] rechnungen_maerz.pdf
5RE-8841Rheinland Logistik GmbHPalettentransport2440,0083,60[Page 3] rechnungen_maerz.pdfMenge prüfen
6RE-8841Rheinland Logistik GmbHKraftstoffzuschlag136,506,94[Page 3] rechnungen_maerz.pdf
7NL-2026-088Van Dijk Techniek B.V.Wartung 1. Quartal11.150,00 €0,00 €eu_rechnungen.pdf
8NL-2026-088Van Dijk Techniek B.V.Ersatzfilter896,00 €0,00 €eu_rechnungen.pdf
9RE-7734Nordlicht Media GmbHKampagnengestaltung1950,00180,50[Page 1] rechnungsscans.pdf
10RE-5521Fachverlag Süd GmbHFachbücher Buchführung30375,0026,25[Page 2] rechnungsscans.pdf
11GS-0410Hanse Bürobedarf GmbHGutschrift Tonerrückgabe-1-69,00-13,11[Page 4] rechnungen_maerz.pdf

Drei Schritte

So digitalisieren Sie Rechnungen

  1. Rechnungen hochladen

    PDFs, Scans und Fotos, genau so, wie Sie sie erhalten haben, bis zu 6.000 Dateien in einem Stapel. Verschiedene Lieferanten, Layouts, Sprachen und Gutschriften können zusammen hochgeladen werden, und ein PDF mit fünfzig Rechnungen ist kein Problem.

  2. Zieldatei beschreiben

    Nennen Sie Spalten, Datums- und Zahlenformate und ob Sie eine Zeile je Rechnung oder je Position möchten. Oder sagen Sie, welche Aufgabe Sie erledigen, etwa die Umsatzsteuer-Voranmeldung, und unsere KI leitet die Spalten ab, die sie braucht.

  3. Daten prüfen und importieren

    Excel, CSV oder JSON, in den Spalten, die Sie für Ihren DATEV-, ERP- oder Prüfimport festgelegt haben. In der Ergebnisansicht öffnet ein Klick jede Zeile neben der Seite, aus der sie stammt, sodass Sie einen als Review Needed markierten Wert an der Rechnung selbst prüfen.

Datenqualität

Mehr als eine KI, die Ihre Rechnungen liest

  • Mehrere KI-Agenten müssen sich auf jeden Wert einigen

    Worauf sie sich nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, sodass Sie nur die weniger sicheren Werte prüfen, nicht jede Position jeder Rechnung.

  • Eine Seite oder ein Dokument, das sich nicht verarbeiten lässt, wird gemeldet, nie stillschweigend übersprungen

    Sie erfahren, welche Datei, und sie wird Ihnen nicht berechnet.

  • Ein einzelnes PDF bis 5.000 Seiten, ein Stapel bis 6.000 Dateien

    Jede Seite und jede Datei wird genauso gelesen und geprüft wie die erste, sodass die Rechnungen eines Mandanten für ein ganzes Jahr als eine Aufgabe hineingehen, und mehrere Aufgaben können gleichzeitig laufen.

  • Dieselben Spalten und Formate, jedes Mal

    Ihre Spalten, Datums- und Zahlenformate für jedes Lieferantenlayout und jede Sprache, und nächsten Monat wieder, sodass sich die Tabelle ohne Nacharbeit in Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr ERP importieren lässt.

  • USt-IdNr., Steuersätze und Gutschriften

    USt-IdNr., Netto, Steuersatz, Umsatzsteuer und Brutto in eigenen Spalten, 19 % und 7 % getrennt. Gutschriften können negativ ausgewiesen werden, und bei innergemeinschaftlichen Reverse-Charge-Rechnungen bleiben der Hinweis und 0,00 USt. erhalten.

  • Unsere KI kann innehalten und bei Ihnen nachfragen

    Wo Ihre Anweisungen oder die Rechnungen etwas wirklich offenlassen, kann unsere KI nachfragen, statt allein zu entscheiden. Sie müssen keinen perfekten Prompt schreiben.

Einsatzbereiche

Für wen sich die Rechnungsdigitalisierung eignet

  • Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros

    Ein gespeicherter Prompt je Mandant, mit einem Klick angewendet: Die Rechnungen jedes Mandanten kommen Monat für Monat in dessen Spalten zurück, bereit für Erfassung, Vorsteuerprüfung und DATEV-Vorbereitung.

  • Kreditorenbuchhaltung

    Jede Lieferantenrechnung mit Positionen und Bestellnummern, im Layout, das Ihr ERP-Import erwartet. Das ganze Team arbeitet mit einem gemeinsamen Guthaben, mit unbegrenzten Plätzen und ohne Gebühren pro Nutzer.

  • Finanzteams und Unternehmen

    Konsolidieren Sie Lieferantenrechnungen für Kostenanalysen, Rückstellungen und Berichte in der bereits verwendeten Tabellenstruktur.

10 Rechnungen oder 10.000: derselbe Prompt, jeden Monat

1 Credit entspricht 1 Seite, und 50 Seiten pro Monat sind gratis. Darüber hinaus zahlen Sie für verarbeitete Seiten und sonst nichts. Es gibt keinen Tarif zu wählen und keine monatliche Gebühr: Ein ruhiger Monat kostet nichts, und Guthaben, das Sie für einen arbeitsreichen Monat kaufen, bleibt 18 Monate gültig. Wiederkehrende Stapel automatisieren Sie über die REST API und die SDKs für Node.js und Python.

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FAQ

Häufige Fragen zur Rechnungsdigitalisierung

Was bedeutet Rechnungen digitalisieren?

Rechnungen zu digitalisieren bedeutet, ihre fachlichen Inhalte in strukturierte, maschinenlesbare Daten zu überführen. Dazu gehören Kopfdaten, Positionen, USt.-Werte und Summen, die anschließend in Excel, CSV, JSON, für DATEV vorbereitete Importdateien oder ERP-Prozesse einfließen können.

Wie digitalisiere ich PDF-Rechnungen für Excel?

Laden Sie PDF, JPG oder PNG hoch und beschreiben Sie die benötigten Spalten in natürlicher Sprache. Die Ausgabe wird als Excel, CSV oder JSON erzeugt; eine feste Vorlage je Lieferant ist nicht erforderlich.

Werden Rechnungsnummer und USt-IdNr. erkannt?

Ja. Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferant, USt-IdNr., Netto, Steuersatz, Umsatzsteuer und Brutto können als getrennte Felder extrahiert werden. Welche Felder ausgegeben werden, bestimmen Sie in der Anweisung.

Können auch Rechnungspositionen extrahiert werden?

Ja. Eine Positionsausgabe kann Beschreibung, Artikelnummer, Menge, Einzelpreis, Nettowert und Steuersatz enthalten. Rechnungsnummer und Lieferant lassen sich für jede Position wiederholen, und eine Rechnung, deren Positionen über mehrere Seiten laufen, kommt als die Zeilen einer einzigen Rechnung heraus.

Wie werden 19 %, 7 % und Reverse Charge behandelt?

Die auf dem Dokument ausgewiesenen Steuersätze und Beträge können getrennt extrahiert werden. Bei einer innergemeinschaftlichen Reverse-Charge-Rechnung bleiben der Hinweis, die beteiligten USt-IdNr. und 0,00 ausgewiesene Umsatzsteuer nachvollziehbar; die steuerliche Würdigung bleibt beim prüfenden Fachpersonal.

Funktioniert die Verarbeitung mit Scans und schlecht lesbaren Rechnungen?

Ja. Digitale PDFs, gescannte PDFs und Fotos (JPG, PNG) funktionieren und können im selben Stapel liegen. Wie bei jeder Rechnung wird ein Wert oder eine Zeile, auf die sich die KI-Agenten nicht einigen können, als Review Needed markiert, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist, und in der Ergebnisansicht öffnet ein Klick diese Zeile neben der Seite, aus der sie stammt.

Kann ich die Daten in DATEV importieren?

Die Ausgabe ist Standard-XLSX, CSV oder JSON, und Ihr Prompt legt die Spalten, ihre Reihenfolge sowie die Datums- und Zahlenformate fest, die Ihr vorbereitender DATEV-Import benötigt. Speichern Sie den Prompt, und jeder Stapel kommt in denselben Spalten und Formaten zurück. Es handelt sich nicht um eine direkte DATEV-Schnittstelle; Sie kontrollieren die Importstruktur.

Wie viele Rechnungen kann ich gemeinsam verarbeiten?

Ein Stapel kann bis zu 6.000 Dateien enthalten, ein einzelnes PDF bis zu 5.000 Seiten, und jede Seite und jede Datei wird genauso gelesen und geprüft wie die erste. Mehrere Aufgaben können gleichzeitig laufen. Jedes Konto erhält dauerhaft 50 kostenlose Seiten pro Monat, ohne Kreditkarte oder Abo.

Wie werden meine Dokumente geschützt, und wo werden sie gespeichert?

Nie für KI-Training verwendet: Ihre Dokumente werden verwendet, um Ihre Tabelle zu erstellen, und für nichts anderes. Dokumente und Ergebnisse sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und werden in den USA gespeichert. Hochgeladene Dokumente werden innerhalb von 48 Stunden dauerhaft gelöscht, Ihre Ergebnisse bleiben 90 Tage erhalten, und Sie können alles jederzeit selbst löschen. Für Geschäftskonten ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag bereits in Kraft: DSGVO, UK-DSGVO und die Datenschutzklauseln der US-Bundesstaaten gelten, ohne dass Sie etwas unterschreiben müssen, und eine gegengezeichnete Fassung gibt es auf Anfrage.

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Müssen Sie zusätzlich Bankbewegungen aufbereiten? Kontoauszüge in Excel umwandeln mit demselben anweisungsbasierten Ablauf.

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