Εισαγωγή τιμολογίων προμηθευτών στο SoftOne από Excel

Για εισαγωγή τιμολογίων προμηθευτών στο SoftOne, το πρώτο βήμα δεν είναι η ίδια η εισαγωγή. Είναι ένα καθαρό Excel ή CSV που κρατά τα στοιχεία του παραστατικού σε στήλες: ΑΦΜ προμηθευτή, τύπος παραστατικού, σειρά, αριθμός, ημερομηνία, καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο, γραμμές ειδών και MARK ή στοιχεία myDATA όπου υπάρχουν.

Πριν χρησιμοποιηθεί το αρχείο σε οποιαδήποτε διαδικασία εισαγωγής, πρέπει να ελεγχθούν τα σημεία που συνήθως δημιουργούν λάθη: πρόσημα πιστωτικών, αντιστοίχιση Τιμολογίων - Δελτίων Αποστολής, κατηγορίες ΦΠΑ, ποσότητες, κωδικοί ειδών και στήλες που απαιτεί η συγκεκριμένη παραμετροποίηση SoftOne της επιχείρησης. Το ίδιο PDF μπορεί να διαβαστεί σωστά ως κείμενο και παρ' όλα αυτά να είναι ακατάλληλο για εισαγωγή αν οι γραμμές, τα σύνολα και οι εσωτερικές στήλες ελέγχου δεν είναι χωρισμένα καθαρά.

Ένας χρήσιμος χάρτης εξαγωγής για SoftOne χωρίζεται έτσι:

• Κεφαλίδα παραστατικού: ΑΦΜ, επωνυμία, τύπος, σειρά, αριθμός και ημερομηνία, για ταυτοποίηση προμηθευτή και αποφυγή διπλοκαταχώρισης.
• Γραμμές ειδών: περιγραφή, ποσότητα, μονάδα, τιμή, έκπτωση και ΦΠΑ, για έλεγχο ειδών, αξιών και ποσοτήτων πριν από εισαγωγή.
• Σύνολα και myDATA: καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο και MARK, για συμφωνία γραμμών με κεφαλίδα και λογιστική ιχνηλασιμότητα.
• Πεδία ελέγχου SoftOne: κωδικός προμηθευτή, είδος, αποθήκη και κατηγορία αγοράς, για συμπλήρωση από τον χρήστη, κανόνα ή συνεργάτη SoftOne.
• Ειδικοί χειρισμοί: πιστωτικά, αρχικό παραστατικό, ΤΔΑ και ποσότητες παράδοσης, για πρόσημα, επιστροφές και αντιστοίχιση παραλαβών.

Άρα ο πρακτικός στόχος είναι συγκεκριμένος: να μετατραπούν τα εισερχόμενα τιμολόγια προμηθευτών σε πίνακα που μπορεί να ελεγχθεί από λογιστή, AP χρήστη ή SoftOne συνεργάτη. Η εξαγωγή ελληνικών τιμολογίων PDF σε Excel καλύπτει το γενικό στάδιο ανάγνωσης του παραστατικού. Εδώ το βάρος πέφτει στο πώς αυτός ο πίνακας γίνεται χρήσιμος για παραστατικά αγορών SoftOne από Excel.

Το Invoice Data Extraction ταιριάζει σε αυτό το στάδιο ως εργαλείο για μετατροπή τιμολογίων σε Excel για λογιστική: ανεβάζεις PDF ή εικόνες, περιγράφεις με οδηγία τις στήλες που χρειάζεσαι και κατεβάζεις δομημένο Excel, CSV ή JSON. Το εργαλείο προετοιμάζει το αρχείο για έλεγχο. Δεν καταχωρίζει παραστατικά απευθείας στο SoftOne και δεν αντικαθιστά τη δική σου παραμετροποίηση εισαγωγής.

Ξεκίνα από τον τύπο παραστατικού, όχι από τις στήλες

Σε μικτά batches προμηθευτών, η πρώτη στήλη που αξίζει να σταθεροποιηθεί είναι ο τύπος παραστατικού. Ένα αρχείο για SoftOne εισαγωγή παραστατικών αγορών από Excel δεν πρέπει να αντιμετωπίζει με τον ίδιο τρόπο τιμολόγιο προμηθευτή, τιμολόγιο - δελτίο αποστολής, πιστωτικό και απλοποιημένο τιμολόγιο.

Ο τύπος επηρεάζει τον τρόπο που θα διαβαστούν οι ποσότητες, οι αξίες, η αποθήκη, η παραλαβή και ο λογιστικός χειρισμός. Στο απλό τιμολόγιο προμηθευτή ο βασικός έλεγχος είναι η συμφωνία κεφαλίδας, γραμμών και συνόλων. Στο ΤΔΑ χρειάζεται προσοχή στις ποσότητες παράδοσης και στη σύνδεση με παραλαβές ή παραγγελίες. Στο πιστωτικό πρέπει να είναι καθαρό αν το παραστατικό μειώνει αξία, ποσότητα ή και τα δύο.

Η ακριβής αντιστοίχιση των τύπων με σειρές, κωδικούς παραστατικών ή κανόνες εισαγωγής είναι θέμα της εγκατάστασης SoftOne. Το αρχείο εξαγωγής όμως πρέπει να κάνει τον τύπο ευανάγνωστο, σταθερό και φιλτράρισιμο. Αν η στήλη έχει άλλες φορές "ΤΙΜ", άλλες "invoice" και άλλες ελεύθερο κείμενο από το PDF, ο έλεγχος γίνεται χειρότερος από τη χειροκίνητη καταχώριση.

Για παραστατικά αγορών SoftOne από Excel, προτιμάται μια μικρή ελεγχόμενη λίστα τιμών που συμφωνείται πριν ξεκινήσει η μαζική επεξεργασία. Έτσι το ίδιο batch μπορεί να χωριστεί σε κανονικά τιμολόγια, ΤΔΑ και πιστωτικά πριν κάποιος εξετάσει κωδικούς, ΦΠΑ και λογιστικές κατηγορίες.

Στήλες κεφαλίδας για αντιστοίχιση προμηθευτή

Η κεφαλίδα του παραστατικού πρέπει να δίνει αρκετά στοιχεία ώστε ο προμηθευτής και το ίδιο το τιμολόγιο να αναγνωρίζονται χωρίς άνοιγμα του PDF. Οι βασικές στήλες είναι επωνυμία προμηθευτή, ΑΦΜ, χώρα όπου χρειάζεται, υποκατάστημα ή διεύθυνση όταν επηρεάζει την καρτέλα, σειρά, αριθμός παραστατικού, ημερομηνία έκδοσης, ημερομηνία λήξης και όροι πληρωμής.

Το ΑΦΜ είναι συνήθως το πιο σταθερό πεδίο για αντιστοίχιση με καρτέλα προμηθευτή. Η επωνυμία μπορεί να γράφεται με μικρές διαφορές, με λατινικούς χαρακτήρες ή με συντομογραφίες. Ο συνδυασμός ΑΦΜ, σειράς, αριθμού και ημερομηνίας βοηθά επίσης στον εντοπισμό διπλοκαταχωρίσεων, ειδικά όταν το ίδιο παραστατικό φτάνει και με email και μέσα από άλλη λογιστική ροή.

Υπάρχουν και πεδία που δεν εμφανίζονται σε κάθε παραστατικό αλλά αξίζει να έχουν θέση στο Excel όταν η επιχείρηση τα χρησιμοποιεί. Αριθμός παραγγελίας, κωδικός έργου, σημείο παράδοσης, branch ή εσωτερική αναφορά βοηθούν όταν το κόστος πρέπει να πάει σε συγκεκριμένο υποκατάστημα, αποθήκη ή κέντρο κόστους. Αν δεν υπάρχει τιμή στο παραστατικό, το κελί μένει κενό και δεν γεμίζει με υπόθεση.

Καλό αρχείο για SoftOne τιμολόγια προμηθευτών από Excel χωρίζει τα δεδομένα που διαβάστηκαν από το παραστατικό από τα δεδομένα που θα συμπληρωθούν στη συνέχεια. Η επωνυμία και το ΑΦΜ είναι πεδία παραστατικού. Ο εσωτερικός κωδικός προμηθευτή, η κατηγορία αγοράς ή ο προτεινόμενος λογαριασμός είναι πεδία ελέγχου. Αυτή η διάκριση κρατά την ιχνηλασιμότητα καθαρή όταν κάποιος χρειαστεί να εξηγήσει γιατί μια γραμμή πήγε σε συγκεκριμένη καρτέλα.

Γραμμές ειδών με ποσότητα, τιμή και ΦΠΑ

Η εξαγωγή γραμμών τιμολογίων για SoftOne είναι διαφορετική εργασία από την ανάγνωση μιας κεφαλίδας τιμολογίου. Αν το παραστατικό έχει δέκα είδη, το Excel πρέπει να έχει δέκα γραμμές για αυτό το παραστατικό, με επαναλαμβανόμενα τα βασικά πεδία κεφαλίδας και ξεχωριστά τα πεδία της κάθε γραμμής.

Οι στήλες γραμμής πρέπει να καλύπτουν τον κωδικό είδους του προμηθευτή όταν υπάρχει, την περιγραφή, την ποσότητα, τη μονάδα μέτρησης, την τιμή μονάδας, την έκπτωση, την καθαρή αξία γραμμής, τον συντελεστή ή την κατηγορία ΦΠΑ και το σύνολο γραμμής. Για εμπορικές επιχειρήσεις και αποθήκες, η ποσότητα και η μονάδα μέτρησης έχουν την ίδια σημασία με την αξία. Για λογιστικά γραφεία, η καθαρή αξία και ο ΦΠΑ συχνά είναι τα πεδία που οδηγούν τον έλεγχο.

Ο κωδικός είδους στο τιμολόγιο δεν πρέπει να θεωρείται αυτόματα εσωτερικός κωδικός SoftOne. Πολλοί προμηθευτές τυπώνουν δικούς τους κωδικούς, barcode, περιγραφές πακέτου ή συντομεύσεις που δεν αντιστοιχούν ένα προς ένα στο master data της επιχείρησης. Κράτησε τον κωδικό προμηθευτή ως πεδίο παραστατικού και πρόσθεσε ξεχωριστή στήλη για εσωτερικό κωδικό είδους ή σημείωση ελέγχου.

Με το Invoice Data Extraction, η οδηγία εξαγωγής μπορεί να ζητήσει ρητά έξοδο ανά γραμμή τιμολογίου και όχι μία περίληψη ανά PDF. Για παράδειγμα, ζητάς σταθερές στήλες κεφαλίδας μαζί με μία γραμμή Excel για κάθε γραμμή είδους, και κατεβάζεις το αποτέλεσμα ως XLSX, CSV ή JSON. Το κρίσιμο σημείο είναι να ζητηθεί πίνακας με επαναλαμβανόμενη δομή, ώστε οι γραμμές ειδών να είναι ελέγξιμες και φιλτράρισιμες.

Σύνολα, ΦΠΑ και myDATA στοιχεία λήπτη

Μετά τις γραμμές, το αρχείο χρειάζεται στήλες σύνοψης που επιτρέπουν γρήγορη συμφωνία: καθαρή αξία, ΦΠΑ, μικτό σύνολο, κρατήσεις ή λοιπές επιβαρύνσεις όπου υπάρχουν, καθώς και νόμισμα όταν το παραστατικό δεν είναι σε ευρώ. Αυτά τα πεδία δεν είναι απλή αντιγραφή από το κάτω μέρος του τιμολογίου. Είναι ο έλεγχος ότι οι γραμμές που εξήχθησαν όντως συμφωνούν με το παραστατικό.

Αν το άθροισμα των καθαρών αξιών γραμμής δεν συμφωνεί με την καθαρή αξία κεφαλίδας, η γραμμή δεν πρέπει να περάσει αθόρυβα σε διαδικασία εισαγωγής. Το ίδιο ισχύει όταν ο ΦΠΑ ανά γραμμή δεν εξηγεί το συνολικό ποσό ΦΠΑ, όταν υπάρχει παρακράτηση που δεν έχει ξεχωριστή στήλη ή όταν εμφανίζεται έκπτωση σε επίπεδο παραστατικού αντί για επίπεδο γραμμής. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μια ένδειξη ελέγχου είναι πιο χρήσιμη από μια πρόχειρη διόρθωση.

Για SoftOne myDATA παραστατικά λήπτη, κράτησε MARK ή άλλες αναφορές myDATA όταν υπάρχουν στο παραστατικό ή στη διαθέσιμη ροή δεδομένων. Η ΑΑΔΕ αναφέρει ότι για επιχειρήσεις που χρησιμοποιούν ERP παρέχεται διεπαφή myDATA για ERP για λήψη δεδομένων παραστατικών που έχουν εκδοθεί για την επιχείρηση και έχουν διαβιβαστεί από τους εκδότες στην ΑΑΔΕ. Αυτό δεν σημαίνει ότι υπάρχει ένα καθολικό template εισαγωγής SoftOne από την ΑΑΔΕ. Σημαίνει ότι τα στοιχεία myDATA έχουν πρακτική αξία για συμφωνία και ιχνηλασιμότητα.

Ο χαρακτηρισμός παραστατικών παραμένει λογιστική απόφαση. Όταν το αρχείο δείχνει καθαρά καθαρή αξία, ΦΠΑ, κατηγορία δαπάνης, MARK και σχόλια ελέγχου, ο λογιστής έχει καλύτερη βάση για χαρακτηρισμό λήπτη στο myDATA Book B και για έλεγχο πριν το παραστατικό περάσει στη δική του ροή SoftOne.

Πρόσθετες στήλες SoftOne για έλεγχο πριν από εισαγωγή

Ένα SoftOne-ready Excel δεν περιέχει μόνο όσα γράφει το τιμολόγιο. Περιέχει και στήλες ελέγχου που βοηθούν τον χρήστη να μετατρέψει τα εξαγόμενα δεδομένα σε δεδομένα έτοιμα για τη δική του διαδικασία. Τυπικά παραδείγματα είναι κωδικός προμηθευτή SoftOne, εσωτερικός κωδικός είδους, αποθήκη, υποκατάστημα, κέντρο κόστους ή έργο, κατηγορία αγοράς, κατηγορία εξόδου, κατηγορία ΦΠΑ και σχόλιο ελέγχου.

Οι στήλες αυτές δεν πρέπει να γεμίζουν με μαντεψιές από το PDF. Ο κωδικός είδους του προμηθευτή μπορεί να είναι χρήσιμος ως ένδειξη, αλλά η αντιστοίχιση με εσωτερικό είδος είναι θέμα master data. Η αποθήκη μπορεί να προκύπτει από το υποκατάστημα παραλαβής, από παραγγελία ή από κανόνα της επιχείρησης. Η κατηγορία αγοράς και ο λογιστικός χειρισμός εξαρτώνται από την παραμετροποίηση και την πολιτική του λογιστηρίου.

Γι' αυτό έχει αξία να ξεχωρίζονται οι στήλες σε δύο ομάδες. Τα πεδία παραστατικού είναι όσα διαβάστηκαν από το παραστατικό: ΑΦΜ, αριθμός, ημερομηνία, γραμμές, ποσά, ΦΠΑ. Τα πεδία ελέγχου ή εισαγωγής είναι όσα συμπληρώνονται από τον χρήστη, κανόνα, συνεργάτη SoftOne ή εσωτερικό αρχείο αντιστοίχισης. Όταν οι δύο ομάδες μπερδεύονται, χάνεται η δυνατότητα να εντοπιστεί αν ένα λάθος προήλθε από την εξαγωγή ή από την αντιστοίχιση.

Χρήσιμες ενδείξεις ελέγχου για SoftOne εισαγωγή παραστατικών αγορών από Excel είναι άγνωστος προμηθευτής, νέο είδος, μη αναμενόμενος συντελεστής ΦΠΑ, ασυμφωνία ποσότητας, ασυμφωνία καθαρής αξίας και ελλιπές MARK. Αυτές οι ενδείξεις δεν σταματούν απαραίτητα τη δουλειά, αλλά δείχνουν ποιες γραμμές χρειάζονται ανθρώπινο έλεγχο πριν μπουν σε ροή εισαγωγής.

Πιστωτικά και ΤΔΑ θέλουν ξεχωριστούς κανόνες

Τα πιστωτικά είναι το σημείο όπου ένα κατά τα άλλα σωστό Excel μπορεί να γίνει επικίνδυνο. Κράτησε τύπο παραστατικού, αρχικό τιμολόγιο αναφοράς όταν υπάρχει, λόγο έκδοσης, καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο και ένδειξη για το αν μειώνεται ποσότητα, αξία ή και τα δύο. Αν υπάρχει συσχέτιση με συγκεκριμένες γραμμές αρχικού τιμολογίου, η αναφορά πρέπει να βρίσκεται σε στήλη και όχι μόνο σε σχόλιο.

Το πρόσημο δεν έχει μία απάντηση για όλες τις εγκαταστάσεις. Σε ορισμένες αντιστοιχίσεις εισαγωγής είναι ασφαλέστερο να κρατηθούν οι αξίες θετικές και να οδηγεί ο τύπος παραστατικού τον χειρισμό. Σε άλλες, το αρχείο πρέπει να δίνει αρνητικές ποσότητες ή αρνητικές αξίες. Η απόφαση ανήκει στη ροή της επιχείρησης, αλλά το αρχείο εξαγωγής πρέπει να την κάνει ρητή με στήλη πολιτικής προσήμου ή με ξεκάθαρη ένδειξη ελέγχου.

Τα Τιμολόγια - Δελτία Αποστολής χρειάζονται διαφορετική προσοχή. Πέρα από τα οικονομικά στοιχεία, το Excel πρέπει να κρατά ποσότητες παράδοσης, μονάδες μέτρησης, αριθμούς δελτίων όπου υπάρχουν, σημείο παράδοσης και πιθανή αντιστοίχιση με παραγγελία ή παραλαβή. Για αποθήκες και εμπορικές επιχειρήσεις, η λανθασμένη ποσότητα είναι συχνά πιο σοβαρό λάθος από ένα ορθογραφικό στην περιγραφή.

Όταν τα ΤΔΑ έχουν πολλές γραμμές ή χρησιμοποιούνται σε κλάδους με συχνές παραλαβές, η εξαγωγή Τιμολογίων - Δελτίων Αποστολής σε Excel θέλει ξεχωριστή λογική ανά γραμμή. Το ίδιο ισχύει και εδώ: η προετοιμασία για SoftOne πρέπει να κρατά την ποσότητα, την αξία και την παραλαβή σε πεδία που ελέγχονται χωριστά.

Ένας πρακτικός έλεγχος πριν δώσεις το αρχείο για import

Η πιο ασφαλής ροή είναι να αντιμετωπίζεις το Excel ως αρχείο προετοιμασίας και ελέγχου. Ανεβάζεις τα παραστατικά, ζητάς μία γραμμή εξόδου ανά γραμμή τιμολογίου, κρατάς σταθερές στήλες κεφαλίδας και γραμμής, προσθέτεις πεδία ελέγχου και ελέγχεις σύνολα, ΦΠΑ, πιστωτικά, ΤΔΑ και αναφορές myDATA πριν το αρχείο δοθεί για αντιστοίχιση εισαγωγής SoftOne.

Μια καλή οδηγία εξαγωγής δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη. Πρέπει όμως να λέει καθαρά ότι θέλεις Excel ή CSV με πεδία κεφαλίδας, γραμμές ειδών, ποσότητες, τιμές, ΦΠΑ, σύνολα, MARK όπου υπάρχει και στήλες ελέγχου για ασυμφωνίες. Αν η επιχείρηση χρειάζεται αποθήκη, υποκατάστημα, κέντρο κόστους ή εσωτερικό κωδικό είδους, αυτά πρέπει να ζητηθούν ως ξεχωριστές στήλες και να χαρακτηριστούν ως πεδία ελέγχου όταν δεν βρίσκονται στο παραστατικό.

Το Invoice Data Extraction μπορεί να καλύψει αυτό το πρακτικό στάδιο επειδή η δομή ορίζεται με οδηγία και το αποτέλεσμα κατεβαίνει σε Excel, CSV ή JSON. Αυτό βοηθά όταν τα εισερχόμενα παραστατικά είναι PDF, εικόνες ή μικτά batches και ο στόχος είναι ενιαίο spreadsheet για έλεγχο. Η εισαγωγή στο SoftOne όμως πρέπει να ακολουθήσει τη δική σου παραμετροποίηση, τους κωδικούς προμηθευτών, τις σειρές παραστατικών, τους κανόνες αποθήκης και την εγκεκριμένη ροή εισαγωγής.

Το σωστό τελικό αρχείο δεν είναι το πιο γεμάτο αρχείο. Είναι εκείνο που δείχνει καθαρά τι διαβάστηκε από το τιμολόγιο, τι χρειάζεται έλεγχο και τι πρέπει να συμπληρωθεί από τον λογιστή ή τον SoftOne συνεργάτη πριν μετατραπεί σε ασφαλή διαδικασία.