Guide d’extraction
Importez vos PDF ou vos images, décrivez ce que vous voulez en langage courant et téléchargez les données au format Excel, CSV ou JSON.
Exemples de prompts animés, d’une simple liste de champs à des règles métier détaillées — par exemple : « Extraire numéro de facture, date de facture, nom du fournisseur, montant HT, TVA, total ».
C’est tout le flux de travail — tout ce qui suit est une référence pour le jour où vous voudrez plus de contrôle.
Démarrage rapide
Importez vos fichiers
Des PDF ou des images contenant les données que vous voulez extraire.
Décrivez ce qu’il faut extraire
Donnez si vous le souhaitez un prompt avec vos propres mots — ou laissez l’IA décider.
Téléchargez votre tableur
Vos données extraites, structurées dans un fichier Excel à télécharger.
Aide à la vérification intégrée
Vos résultats ne se contentent pas de renvoyer des données — ils signalent ce qui doit être vérifié avant que vous ne vous y fiiez.
Review Needed — lorsque l’IA n’est pas suffisamment sûre d’une valeur, elle marque ce résultat comme nécessitant une vérification manuelle, avec le problème, le champ concerné et le fichier source à vérifier.
Prompt Notes — lorsque votre prompt laisse place à interprétation, l’IA vous indique ce qu’elle a supposé et vous suggère comment rendre votre prompt plus explicite la prochaine fois.
Pages en échec — toute page qui n’a pas pu être traitée est signalée pour que vous puissiez en examiner les détails et retenter le traitement.
Import de fichiers
Importez des PDF et des images pour extraction — d’un document isolé à des milliers à la fois.
Types de fichiers pris en charge
Fichiers PDF
- PDF natifs et numérisés
- Jusqu’à 150 Mo par fichier
- Jusqu’à 5,000 pages
- Peut contenir plusieurs factures
Images
- Fichiers JPG et PNG
- Jusqu’à 5 Mo par fichier
- Une facture par image
Traitement par lots
Traitez jusqu’à 6 000 documents en une seule tâche d’extraction. Besoin de lots plus importants ? Écrivez-nous et nous nous adapterons à vos besoins.
Importez vos lots exactement tels que vous les recevez. L’IA peut traiter factures, avoirs et relevés dans une même tâche, en appliquant des règles différentes à chacun. Les pages de garde d’e-mail, les avis de règlement et les autres pages non pertinentes peuvent être automatiquement écartés via votre prompt. Retrouvez des exemples dans Contrôles et capacités du prompt.
Prompt
Indiquez à l’IA ce qu’il faut extraire — d’une simple liste de champs à des règles métier détaillées.
Laissez l’IA rédiger votre prompt
Vous ne savez pas par où commencer ? Importez vos fichiers, cliquez sur Suggest prompt et l’IA génère pour vous un prompt d’extraction sur mesure.
Comment ça marche
- L’IA examine vos documents pour identifier les points de données clés
- Un prompt d’extraction sur mesure est généré automatiquement
- Relisez, ajustez, puis enregistrez-le dans votre bibliothèque pour le réutiliser
Rédiger des prompts
Commencez simple et ajoutez des détails lorsque vous avez besoin d’un contrôle précis. Lorsque votre prompt laisse un point ouvert, le système applique un jugement prudent, adapté à la comptabilité.
Prompts simples
Listez les champs dont vous avez besoin. L’IA choisit les formats et gère la structure des documents.
« Extraire numéro de facture, date de facture, nom du fournisseur, montant HT, TVA, total »
→ L’IA renvoie exactement ces champs, correctement formatés
« Je traite des factures pour paiement. Extraire numéro de facture, date, fournisseur, montant à payer, conditions de paiement »
→ L’objectif aide l’IA à gérer les cas particuliers ; les champs listés définissent la sortie
« Extraire les lignes d’articles : description, quantité, prix unitaire, total de ligne »
→ L’IA crée une ligne par article, en répétant les informations de la facture
Prompts détaillés
Définissez champs, formats et règles métier exacts pour des flux reproductibles et auditables.
« Je prépare les données fournisseurs pour notre clôture mensuelle.
Extraire :
- Numéro de facture (alphanumérique, en haut à droite)
- Date de facture (AAAA-MM-JJ)
- Raison sociale du fournisseur (à extraire de préférence du pied de page)
- Montant HT (total de la facture hors taxes)
- Taux de TVA (si aucune TVA n’est indiquée, utiliser 0 ; type Excel pourcentage)
- Montant de TVA (si aucune TVA n’est présente, utiliser 0)
- Montant total (total final de la facture)
- Type de document (classer comme Facture ou Avoir)
- - Pour les avoirs, préfixer le numéro de facture par “CR-” et indiquer les montants en négatif.
- - Une ligne par facture ou avoir.
- - Ignorer les pages de garde d’e-mail et les pages de synthèse. »
Décrivez votre objectif pour des résultats plus pertinents
Donner du contexte sur votre processus financier aide l’IA à gérer les cas particuliers que vous n’aviez pas anticipés.
« Extraire numéro de facture, date et total »
« Je traite des factures fournisseurs pour paiement. Extraire numéro de facture, date et total »
Pourquoi c’est utile
Décrire votre objectif — par exemple le processus financier que vous menez — aide l’IA à prendre de meilleures décisions face aux cas particuliers (documents regroupés, valeurs ambiguës…), sans que vous ayez à anticiper chaque scénario dans votre prompt.
Exemples d’objectifs
Prompt Library
Enregistrez vos prompts et réutilisez-les en un clic — pour des résultats homogènes et reproductibles sur vos prochains lots.
Enregistrer et réutiliser
Enregistrez vos prompts par flux de travail, par client ou par type de document. Appliquez un prompt enregistré en un clic pour que chaque lot suive les mêmes règles d’extraction.
Quand utiliser des prompts distincts
Inutile de créer des prompts distincts pour chaque fournisseur ou mise en page — l’IA s’adapte. Utilisez des prompts distincts lorsque la logique d’extraction elle-même diffère :
- Des tâches différentes (déclaration de TVA vs suivi des dépenses)
- Des types de documents différents (factures vs relevés bancaires)
- Des formats de sortie propres à chaque client
- Des règles de traitement propres à certains fournisseurs
Résultats
Consultez, téléchargez et vérifiez vos données extraites.
Formats de téléchargement
Vos résultats peuvent être téléchargés au format Excel (.xlsx), CSV (.csv) ou JSON (.json). Les fichiers Excel utilisent les types de cellules natifs du tableur lorsque c’est pertinent. CSV et JSON renvoient les valeurs extraites sous forme de texte.
Vérifier vos résultats
Examinez les pages en échec
Les pages en échec sont signalées dans la colonne Status & Results. Cliquez sur View Pages pour en voir les détails et retenter le traitement si nécessaire.
Consultez les avertissements Review Needed
Si l’IA n’est pas suffisamment sûre d’une ligne ou d’une valeur, elle ajoute un avertissement exigeant une vérification manuelle. Ces résultats sont signalés par un badge Review Needed dans View Results et, si l’option est activée, ajoutés dans une colonne supplémentaire de vos données extraites.
Consultez les notes de prompt
Si l’IA a fait des suppositions parce que votre prompt laissait un point ouvert, un badge apparaît dans la colonne Prompt Notes. Chaque note inclut des suggestions de prompt à copier pour être plus explicite la prochaine fois.
Colonne « Fichier source »
Une colonne « Fichier source » indique le fichier importé et la page dont chaque ligne a été extraite.
Vérifiez par sondage
Comparez des échantillons aléatoires du tableur avec vos documents originaux pour vérifier la précision de l’extraction.
Review Needed
Review Needed marque les résultats d’extraction qui nécessitent une vérification manuelle avant d’être exploités en aval. Lorsque l’IA n’est pas suffisamment sûre d’une valeur, elle enregistre un avertissement plutôt que de laisser cette incertitude cachée dans le tableur.
Signale les résultats incertains
Lorsque l’IA n’est pas suffisamment sûre d’une valeur extraite, elle marque ce résultat comme nécessitant une vérification manuelle.
Explique ce qu’il faut vérifier
Chaque avertissement décrit le problème, identifie le champ concerné et inclut le contexte du fichier source, pour une compréhension et une vérification rapides.
Comment utiliser Review Needed
Les avertissements Review Needed sont disponibles dans View Results. Par défaut, ils sont aussi ajoutés dans une colonne Review Needed supplémentaire de vos données extraites, pour que vous puissiez les consulter dans le tableau de bord ou directement dans votre tableur.
Ouvrez le badge Review Needed dans View Results, ou consultez la colonne Review Needed dans votre tableur.
Servez-vous du champ concerné et de la référence au fichier source pour vérifier la valeur extraite par rapport au document original, puis confirmez-la ou corrigez-la avant d’utiliser les données.
Si la colonne est incluse dans le tableur, supprimez-la après vérification si vous souhaitez un fichier de données extraites propre pour vos imports ou votre archivage.
Un avertissement Review Needed ne signifie pas que la tâche a échoué et ne modifie pas les données extraites. Il signifie que l’IA n’était pas suffisamment sûre pour que ce résultat soit utilisé sans vérification humaine. Dans les Préférences, vous pouvez désactiver la colonne Review Needed du tableur et contrôler la mise en surbrillance XLSX des cellules Review Needed et des cellules de données concernées.
Exemple d’avertissement Review Needed
Champ concerné
Quantité
Avertissement
La quantité extraite est 9, conforme à la valeur imprimée, mais une valeur manuscrite de 10 figure juste à côté. Vérifiez si la quantité extraite doit reprendre la valeur imprimée ou la valeur manuscrite.
Fichier source
[Page 1] facture-fournisseur.pdf
C’est précisément le type de problème que Review Needed est conçu pour détecter : la valeur extraite peut être correcte, mais le document source demande un jugement humain avant de pouvoir se fier aux données.
AI Prompt Notes
Lorsque votre prompt laisse place à interprétation, l’IA vous indique ce qu’elle a supposé et vous suggère comment rendre votre prompt plus explicite la prochaine fois. Aucune note signifie qu’aucune supposition liée au prompt n’a été signalée.
Plusieurs correspondances possibles
Votre prompt indique « Total », mais vos documents comportent à la fois un total par ligne et un total de facture — l’IA vous précise l’interprétation retenue.
Noms de champs approximatifs
Votre prompt indique « Montant HT », mais vos documents affichent parfois « Sous-total » — l’IA vous précise comment elle a traité ce cas.
Types de documents mélangés
Vos fichiers contiennent des factures accompagnées de bons de commande — l’IA vous indique les pages utilisées pour l’extraction et celles qu’elle a ignorées.
Scénarios non prévus
Votre prompt ne mentionnait pas les avoirs, mais l’IA en a rencontré — elle vous explique comment elle les a traités, par exemple en passant les montants en négatif.
AI Prompt Notes
Rapport d’incertitude du prompt · 1 observation · 2 suggestions de prompt
Au cours de cette extraction, votre prompt a laissé certains détails ouverts. J’ai fait des interprétations à partir de vos instructions et de vos documents. Consultez ces notes si vous souhaitez rendre vos prochains prompts plus explicites.
Documents sources de l’extraction
Vos fichiers contiennent souvent une « Facture » accompagnée d’un « Bon de livraison ». J’ai traité les pages « Facture » comme source principale des données et ignoré les pages « Bon de livraison » jointes, considérées comme simple contexte.
Pour confirmer ce traitement :
Extraire uniquement à partir de la « Facture »Pour extraire des deux :
Extraire à partir de la « Facture » et du « Bon de livraison »Prompts avancés
Vous pouvez utiliser le logiciel en indiquant simplement à l’IA ce qu’il faut faire. Pour en savoir plus sur les capacités du prompt ou l’utilisation du mode Structured Prompt, consultez les sections ci-dessous.
Structured Prompt
Une autre manière de fournir vos instructions d’extraction — mêmes capacités que le prompt en texte libre, avec des en-têtes et un ordre de colonnes garantis.
Dans l’espace de travail d’extraction, choisissez Structured Prompt dans le sélecteur de méthode de prompt.
Quand utiliser Structured Prompt
Avec Structured Prompt, votre tableur utilise vos en-têtes de colonnes exacts, dans votre ordre exact — c’est garanti. Avec le prompt en texte libre, les noms et l’ordre des colonnes sont généralement constants, mais l’IA peut procéder à des ajustements, sauf indication explicite de votre part.
Les composants d’un Structured Prompt
En-têtes de colonnes
Chaque en-tête devient un nom de colonne exact dans votre tableur. Utilisez des noms clairs et descriptifs qui traduisent le sens de la donnée.
Bons noms de colonnes
À éviter
Prompt par colonne (Facultatif)
Ajoutez des consignes spécifiques à certaines colonnes. Utilisez-les pour lever une ambiguïté ou préciser le format d’une donnée en particulier.
« La date d’émission de la facture, PAS la date d’échéance du paiement »
« Ne pas inclure le symbole monétaire, utiliser 2 décimales »
« Extraire du tableau situé sous Description »
« Si une valeur est barrée et corrigée à la main, utiliser la valeur manuscrite »
Prompt global additionnel (Facultatif)
Ajoutez des instructions qui s’appliquent à toute l’extraction, et non à une seule colonne. C’est ici que vous décrivez votre objectif, précisez ce que chaque ligne doit représenter et définissez des règles de format ou de traitement globales.
Exemples d’instructions globales :
Conseils
Décrivez votre objectif dans le prompt global
Lorsque l’IA comprend votre flux de travail, elle prend de meilleures décisions face aux cas particuliers. Par exemple, savoir que vous « traitez pour paiement » lui indique que les documents regroupés doivent être traités comme une seule transaction. Ajoutez du contexte comme « J’en ai besoin pour la déclaration de TVA trimestrielle » ou « Je fais un rapprochement avec les bons de commande ».
Consultez les notes de prompt pour affiner votre prompt
Après l’extraction, consultez les notes de prompt pour connaître les suppositions faites par l’IA là où votre prompt laissait place à interprétation. Utilisez ce retour pour ajouter des précisions à votre Structured Prompt pour les prochaines extractions.
Contrôles et capacités du prompt
Définissez champs, formats et règles exacts pour contrôler la façon dont vos données sont extraites et structurées.
Champs et structure de sortie
Définissez les champs à capturer, le nom des colonnes et ce que chaque ligne représente.
« Extraire “Numéro de facture”, “Date de facture” et “Total” »
« Utiliser l’en-tête de colonne “Nom_Fournisseur” »
« Créer une ligne par facture »
« Une ligne par article, répéter le “Numéro de facture” sur chaque ligne »
Logique métier et règles
Définissez des indices, des valeurs par défaut et une logique conditionnelle pour gérer les variations du monde réel.
Indice« Le “Code produit” se trouve dans la colonne “Description” et commence par “SKU-” »
Par défaut« Si le “Montant de taxe” est absent, mettre 0 »
Repli« Chercher le “N° de commande” dans l’en-tête, sinon utiliser la “Référence” »
Condition« Si la “Devise” est “USD”, utiliser la “Taxe d’État” ; si “EUR”, la “TVA” »
Traitement des documents et des pages
Appliquez des règles à certains types de documents ou écartez les pages indésirables.
« Ignorer les pages intitulées “Page de garde d’e-mail” »
« Pour les avoirs, préfixer le numéro de facture par “CR-” et indiquer les montants en négatif »
« Dans les relevés de compte, extraire chaque facture sur une ligne distincte »
Formatage et classification des données
Contrôlez la façon dont les valeurs sont enregistrées dans Excel et catégorisez automatiquement les transactions.
« Formater toutes les dates en AAAA-MM-JJ »
« Veiller à ce que tous les champs monétaires aient 2 décimales »
« Ajouter une colonne “Catégorie de dépense” — classer en “Fournitures de bureau”, “Logiciels”, “Déplacements” ou “Énergie” »
« Ajouter une colonne “Priorité de paiement” — “Urgent” si la facture est échue ou due sous 7 jours, sinon “Standard” »
Remarque : vos paramètres régionaux d’Excel peuvent afficher les types Excel natifs (nombres, dates, etc.) selon votre configuration.
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