Guide d’extraction

Importez vos factures, dites ce dont vous avez besoin en langage courant et téléchargez le tableur.

Exemples de prompts animés, d’une simple liste de champs à des règles métier détaillées — par exemple : « Extraire numéro de facture, date de facture, nom du fournisseur, montant HT, TVA, total ».

Comment ça marche

Tout le processus, en trois étapes

  1. Importez

    Des PDF et des images, exactement tels que vous les avez reçus. Un seul PDF contenant cinquante factures convient, et factures, avoirs et relevés peuvent être importés ensemble. Dites à notre IA ce qu’il faut ignorer, par exemple les e-mails d’accompagnement ou les avis de règlement, et elle le fera.

  2. Dites ce qu’il vous faut

    Une liste de champs, le travail que vous préparez, ou rien du tout. Lorsque vos instructions ou les documents laissent une vraie question ouverte, notre IA peut s’arrêter et vous la poser plutôt que de trancher seule.

  3. Téléchargez, en sachant quoi vérifier

    Chaque ligne indique le fichier et la page dont elle provient. Une valeur ou une ligne sur laquelle le panel d’agents IA ne parvient pas à s’accorder est signalée Review Needed, avec ce qu’il faut vérifier, et dans la vue de vérification, un clic ouvre cette ligne à côté de la page dont elle provient.

Ce que vous obtenez

Le tableur, et comment le vérifier

Excel, CSV ou JSON

Dans Excel, les nombres arrivent en nombres et les dates en dates, donc vos formules et vos tableaux croisés dynamiques fonctionnent tout de suite. En CSV et en JSON, chaque valeur est fournie sous forme de texte.

Deux colonnes après vos données

  • Source File : le fichier et la page dont provient chaque ligne.
  • Review Needed : ce qu’il faut vérifier, expliqué ci-dessous.

Si vous avez besoin du fichier exactement tel que vous l’avez demandé, chacune de ces colonnes peut être retirée dans vos Préférences.

Pages en échec

Une page qui n’a pas pu être traitée vous est signalée, jamais ignorée en silence : votre tableau de bord indique lesquelles, et elles ne vous sont pas facturées.

Review Needed

  • Une valeur ou une ligne sur laquelle le panel d’agents IA ne parvient pas à s’accorder est signalée Review Needed, avec ce qu’il faut vérifier.
  • Les avertissements apparaissent dans votre tableau de bord à la fin de l’extraction, ainsi que dans la colonne Review Needed de votre tableur ; dans Excel, les cellules d’avertissement et les cellules de données qu’elles concernent sont surlignées.
  • Dans vos Préférences, vous pouvez retirer la colonne de vos téléchargements, modifier ou supprimer le surlignage, et choisir la langue dans laquelle les avertissements sont rédigés.

Exemple d’avertissement Review Needed

Champ concerné

Quantité

Avertissement

La quantité extraite est 9, conforme à la valeur imprimée, mais une valeur manuscrite de 10 figure juste à côté. Vérifiez si la quantité extraite doit reprendre la valeur imprimée ou la valeur manuscrite.

Source File

[Page 1] facture-fournisseur.pdf

La vue de vérification

Vérifier les résultats, sur toute tâche terminée de votre tableau de bord, ouvre votre tableur à côté des documents dont il a été extrait. Cliquez sur le nom du fichier d’une ligne et la page dont elle provient s’ouvre à côté, prête à comparer.

  • Contrôlez une grosse extraction par sondage, rapidement

    Prenez un échantillon de lignes et passez-le en revue. Chaque ligne est déjà associée à sa page : plus besoin de chercher le bon document.

  • Une valeur Review Needed est à un clic de sa facture

    Cliquez sur le nom du fichier de sa ligne, comparez la valeur à la page affichée à côté, confirmez ou corrigez, et passez à la suivante.

  • 48 heures pour les documents, 90 jours pour les résultats

    Les documents sources restent consultables pendant 48 heures après l’import, puis sont supprimés. Vos résultats restent disponibles pendant 90 jours, sauf si vous les supprimez plus tôt.

Questions de l’IA

Notre IA peut s’arrêter et vous poser la question

Avec l’option Questions de l’IA activée, notre IA lit vos documents avant l’extraction et, lorsque votre prompt ou les documents laissent une vraie question ouverte, s’arrête et vous pose une brève question dans la conversation de la tâche, puis poursuit avec votre réponse. Si vous vous absentez, la tâche attend et vous envoie un e-mail. À la fin de la planification, vos réponses sont intégrées à un prompt que vous pouvez enregistrer dans votre Prompt Library, pour que les tâches similaires n’aient pas à vous reposer la question. L’option Questions de l’IA est désactivée sur un nouveau compte et s’active en un clic, sur la tâche ou par défaut dans vos Préférences.

Questions de l’IA désactivées : les Prompt Notes

Avec l’option Questions de l’IA désactivée, ce que notre IA a trouvé ambigu donne plutôt lieu à des Prompt Notes : elle fait le choix prudent, adapté à la comptabilité, note ce qu’elle a supposé et vous donne une ligne à copier dans votre prompt pour trancher la question la prochaine fois. Elles s’affichent dans votre tableau de bord à la fin de l’extraction ; en l’absence de note, aucune hypothèse n’a été signalée.

Prompts

Dites ce dont vous avez besoin, en langage courant

Commencez par une simple phrase. Ajoutez des précisions quand vous voulez un contrôle exact. Un prompt décrit le tableur que vous voulez, pas les documents que vous avez : les colonnes, les formats, ce que représente chaque ligne, ce qu’il faut laisser de côté ; notre IA lit elle-même les documents, quelle que soit leur mise en page. Lorsque votre prompt laisse un point ouvert, elle vous pose la question ou fait le choix prudent et vous le signale, comme décrit plus haut.

Suggérer un prompt Vous ne savez pas par où commencer ? Ajoutez vos fichiers, cliquez sur Suggérer un prompt et laissez notre IA rédiger le prompt à partir de ce qu’elle y trouve. Ajustez-le, enregistrez-le, lancez-le.

Une liste de champs

Votre prompt
Extraire le numéro de facture, la date de facture, le nom du fournisseur, le montant HT, la TVA et le total TTC

Vous obtenez

N° de factureDate de factureFournisseurMontant HTTVATotal TTC

Exactement ces colonnes, une ligne par facture.

Votre objectif, puis les champs

Votre prompt
Je traite des factures pour mise en paiement. Extraire le numéro de facture, la date, le fournisseur, le montant à payer et les conditions de paiement

Vous obtenez

N° de factureDateFournisseurMontant à payerConditions de paiement

Les champs que vous avez listés, avec les cas particuliers et tout ce que vous n’avez pas précisé traités comme l’exige la mise en paiement des factures.

Lignes d’articles

Votre prompt
Extraire les lignes d’articles : description, quantité, prix unitaire, total de ligne

Vous obtenez

N° de factureDescriptionQuantitéPrix unitaireTotal de ligne

Une ligne par article, avec les informations de la facture répétées sur chaque ligne.

Dites à quoi servent les données

Indiquez à quel travail les données sont destinées, et notre IA traite les cas particuliers de vos documents, ainsi que tout ce que vous n’avez pas précisé, comme ce travail l’exige : quel total retenir, comment présenter un avoir, quelle page lire dans un PDF qui regroupe plusieurs documents. N’importe laquelle de ces phrases, avec vos propres mots :

  • Je traite ces factures pour validation des paiements
  • J’en ai besoin pour notre déclaration de TVA mensuelle
  • J’analyse les dépenses ligne par ligne, tous fournisseurs confondus
  • Je rapproche les transactions des relevés bancaires de nos factures
  • J’extrais les dépenses mensuelles d’énergie de l’ensemble de nos sites
  • Je prépare les données pour notre traitement de paie mensuel

Des règles précises, pour un flux reproductible et auditable

Définissez une fois les champs, les formats et les règles, enregistrez le prompt dans votre Prompt Library, et chaque lot revient sous la même forme. La référence plus bas présente d’autres instructions qu’un prompt peut contenir.

Votre prompt

Je prépare les données fournisseurs pour notre clôture mensuelle.

Extraire :

  • Numéro de facture (alphanumérique, en haut à droite)
  • Date de facture (AAAA-MM-JJ)
  • Raison sociale du fournisseur (à extraire de préférence du pied de page)
  • Montant HT (total de la facture hors taxes)
  • Taux de TVA (si aucune TVA n’est indiquée, utiliser 0 ; type Excel pourcentage)
  • Montant de TVA (si aucune TVA n’est présente, utiliser 0)
  • Montant total (total final de la facture)
  • Type de document (classer comme Facture ou Avoir)
  • - Pour les avoirs, préfixer le numéro de facture par « CR- » et indiquer les montants en négatif.
  • - Une ligne par facture ou avoir.
  • - Ignorer toute page d’e-mail d’accompagnement ou de synthèse.

Vous obtenez

Une ligne par facture ou avoir, vos formats de date et de nombre appliqués, e-mails d’accompagnement et pages de synthèse ignorés, avoirs en négatif : le même tableur chaque mois.

Prompt Library

Un prompt par type de tableur souhaité, pas par fournisseur ni par mise en page : notre IA s’adapte aux documents. Enregistrez autant de prompts que vous avez de besoins, un par client ou par type de document, et appliquez le bon en un clic. Gardez des prompts distincts lorsque ce que vous voulez obtenir diffère :

  • Des travaux différents, comme la déclaration de TVA et le suivi des dépenses
  • Des types de documents différents, comme les factures et les relevés bancaires
  • Le format de sortie propre à un client
  • Un fournisseur qui demande des règles qui lui sont propres

Voilà tout le processus. La suite entre dans le détail, pour un contrôle exact.

Import de fichiers

Ce que vous pouvez importer

Fichiers PDF

  • PDF natifs et numérisés
  • Jusqu’à 150 Mo par fichier
  • Jusqu’à 5,000 pages par fichier
  • Un même fichier peut contenir de nombreuses factures

Images

  • JPG et PNG, numérisations et photos prises au téléphone comprises
  • Jusqu’à 5 Mo par fichier
  • Une facture par image

Lots

  • Jusqu’à 6 000 fichiers par tâche, et plusieurs tâches peuvent tourner en même temps
  • Factures, avoirs et relevés peuvent être importés ensemble, avec des règles différentes pour chacun
  • Dites à notre IA ce qu’il faut ignorer, par exemple les e-mails d’accompagnement ou les avis de règlement, et elle le fera

Besoin de plus de 6 000 fichiers dans une tâche ? Écrivez-nous.

Préparez vos fichiers avec les Outils PDF

Les Outils PDF, dans votre tableau de bord : supprimez des pages, divisez les fichiers trop volumineux pour l’envoi, faites pivoter des pages, fusionnez des fichiers, ne conservez que les pages impaires ou paires. Gratuit, et rien n’y consomme de crédits. Les fichiers sont traités dans votre navigateur et ne quittent jamais votre appareil.

Structured Prompt

Des en-têtes exacts, dans l’ordre exact

Une autre manière de rédiger votre prompt : nommez chaque colonne vous-même. Votre tableur reprend exactement ces en-têtes, dans cet ordre, et chaque colonne peut porter sa propre instruction, si bien que le fichier peut suivre le format d’import d’un autre système, celui de votre logiciel comptable par exemple. Avec le Prompt en texte libre, les noms et l’ordre des colonnes sont généralement constants, mais notre IA peut les ajuster, sauf indication contraire de votre part.

PromptStructured Prompt

Choisissez Structured Prompt dans le sélecteur au-dessus de la zone de prompt.

En-têtes de colonnes

Chaque en-tête devient le nom exact d’une colonne de votre tableur. Privilégiez des noms qui décrivent la donnée.

À privilégier

  • Numéro de facture
  • Nom du fournisseur
  • Montant total

À éviter

  • Colonne 1
  • Champ A
  • Données

Une instruction par colonne (Facultatif)

Quelle valeur, à quel endroit, dans quel format, pour cette colonne uniquement.

  • La date d’émission de la facture, pas la date d’échéance
  • Sans symbole monétaire, 2 décimales
  • Extraire du tableau situé sous « Désignation »

Instructions complémentaires (Facultatif)

Pour l’ensemble de l’extraction : votre objectif, ce que représente chaque ligne, les formats et les règles de traitement.

  • Je prépare les données fournisseurs pour la clôture mensuelle
  • Une ligne par facture
  • Ignorer les e-mails d’accompagnement et les avis de règlement
  • Pour les avoirs, indiquer les montants en négatif
  • Formater toutes les dates en AAAA-MM-JJ

Instructions du prompt

Ce qu’un prompt peut dire

Des exemples d’instructions qu’un prompt peut contenir, avec vos propres mots, seules ou combinées.

Champs et colonnes

  • Extraire « Numéro de facture », « Date de facture » et « Total »
  • Utiliser l’en-tête de colonne « Nom_Fournisseur »
  • Ordonner les colonnes ainsi : Date, Fournisseur, Numéro de facture, Total
  • Une ligne par article, répéter le « Numéro de facture » sur chaque ligne
  • Regrouper les désignations de toutes les lignes dans une seule cellule, séparées par des points-virgules

Règles métier

  • IndiceLe « Code produit » se trouve dans la colonne « Désignation » et commence par « SKU- »
  • Par défautSi le « Montant de TVA » est absent, le mettre à 0
  • RepliChercher le « N° de commande » dans l’en-tête ; s’il n’y figure pas, utiliser la « Référence »
  • ConditionSi la « Devise » est « USD », utiliser la « Taxe d’État » ; si « EUR », la « TVA »

Documents et pages

  • Dans les relevés de compte, extraire chaque facture listée sur une ligne distincte
  • Extraire uniquement des pages « Facture », pas des bons de livraison joints
  • Si une valeur est barrée et corrigée à la main, utiliser la valeur manuscrite

Formats et classification

  • Veiller à ce que tous les champs monétaires aient 2 décimales
  • Enregistrer la « Date de facture » en texte, et non comme une date Excel
  • Ajouter une colonne « Catégorie de dépense » : classer en « Fournitures de bureau », « Logiciels », « Déplacements » ou « Énergie »
  • Ajouter une colonne « Priorité de paiement » : « Urgent » si la facture est échue ou due sous 7 jours, sinon « Standard »

Excel affiche les nombres et les dates selon vos propres paramètres Excel.

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