Extractiehandleiding

Upload uw facturen, zeg in gewone taal wat u nodig hebt en download de spreadsheet.

Geanimeerde voorbeeldprompts, van een eenvoudige lijst met velden tot gedetailleerde bedrijfsregels — bijvoorbeeld: ‘Extraheer factuurnummer, factuurdatum, leveranciersnaam, nettobedrag, btw en totaal’.

Zo werkt het

Het hele proces in drie stappen

  1. Uploaden

    PDF's en afbeeldingen, precies zoals u ze hebt ontvangen. Eén PDF met vijftig facturen is prima, en facturen, creditnota's en overzichten kunnen samen worden verwerkt. Vertel onze AI wat er genegeerd moet worden, bijvoorbeeld begeleidende e-mails of betalingsspecificaties, en dat gebeurt.

  2. Zeg wat u nodig hebt

    Een lijst met velden, waarvoor u het nodig hebt, of helemaal niets. Als uw instructies of de documenten iets echt openlaten, kan onze AI stoppen en het u vragen in plaats van zelf te beslissen.

  3. Downloaden, en weten wat u moet controleren

    Elke rij vermeldt uit welk bestand en van welke pagina ze komt. Een waarde of rij waarover het panel van AI-agents het niet eens kan worden, wordt gemarkeerd als Review Needed, met wat u moet controleren, en in de resultatenweergave opent u die rij met één klik naast de pagina waar ze vandaan komt.

Wat u terugkrijgt

De spreadsheet en hoe u die controleert

Excel, CSV of JSON

In Excel komen getallen door als getallen en datums als datums, zodat uw formules en draaitabellen meteen werken. CSV en JSON leveren elke waarde als tekst.

Twee kolommen na uw gegevens

  • Source File: uit welk bestand en van welke pagina elke rij komt.
  • Review Needed: wat u moet controleren, hieronder uitgelegd.

Hebt u het bestand precies nodig zoals u het hebt gevraagd, dan kunt u in Voorkeuren elk van beide kolommen weglaten.

Mislukte pagina's

Een pagina die niet kon worden verwerkt, wordt gemeld en nooit stilzwijgend overgeslagen: uw dashboard toont om welke pagina's het gaat, en ze worden u niet in rekening gebracht.

Review Needed

  • Een waarde of rij waarover het panel van AI-agents het niet eens kan worden, wordt gemarkeerd als Review Needed, met wat u moet controleren.
  • Zichtbaar in uw dashboard zodra de extractie klaar is, en in de kolom Review Needed van uw spreadsheet. In Excel worden de cellen met een waarschuwing gemarkeerd, samen met de gegevenscellen waarnaar ze verwijzen.
  • In Voorkeuren kunt u de kolom weglaten uit uw downloads, de markering wijzigen of uitzetten, en de taal kiezen waarin de waarschuwingen worden geschreven.

Voorbeeld van een waarschuwing bij Review Needed

Betreffend veld

Aantal

Waarschuwing

Het geëxtraheerde Aantal is 9 en komt overeen met de gedrukte waarde, maar ernaast staat een handgeschreven waarde van 10. Controleer of voor het geëxtraheerde Aantal de gedrukte of de handgeschreven waarde moet worden gebruikt.

Source File

[Page 1] leveranciersfactuur.pdf

De resultatenweergave

Resultaten controleren opent bij elke voltooide taak in uw dashboard uw spreadsheet naast de documenten waaruit die is gelezen. Klik in een rij op de bestandsnaam, en de pagina waar die rij vandaan komt verschijnt ernaast, klaar om te vergelijken.

  • Een grote taak snel steekproefsgewijs controleren

    Neem een steekproef van rijen en loop die door. Elke rij en de bijbehorende pagina zijn al aan elkaar gekoppeld, dus u hoeft niet naar het juiste document te zoeken.

  • Een Review Needed-waarde is één klik verwijderd van de factuur

    Klik in de rij op de bestandsnaam, vergelijk de waarde met de pagina ernaast, bevestig of corrigeer die en ga verder.

  • 48 uur voor de documenten, 90 dagen voor de resultaten

    Brondocumenten zijn tot 48 uur na het uploaden te bekijken en worden dan verwijderd. Uw resultaten blijven 90 dagen beschikbaar, tenzij u ze eerder verwijdert.

AI-vragen

Onze AI kan stoppen en het u vragen

Met AI-vragen aan leest onze AI uw documenten vóór de extractie. Als uw prompt of de documenten iets echt openlaten, stopt de AI, stelt een korte vraag in het gesprek van de taak en gaat daarna verder met uw antwoord. Bent u even weg, dan wacht de taak en ontvangt u een e-mail. Na afloop van de planning worden uw antwoorden verwerkt in een prompt die u in uw Prompt Library kunt opslaan, zodat vergelijkbare taken de vragen niet opnieuw hoeven te stellen. Bij een nieuw account staan AI-vragen uit; u zet ze met één klik aan, op de taak zelf of als standaard in Voorkeuren.

Met AI-vragen uit: Prompt Notes

Met AI-vragen uit worden de punten die onze AI onduidelijk vond in plaats daarvan Prompt Notes: de AI maakt de voorzichtige keuze die past bij de boekhoudpraktijk, noteert wat is aangenomen en geeft u een regel om in uw prompt te kopiëren, zodat het de volgende keer vastligt. U ziet ze in uw dashboard zodra de extractie klaar is; geen notities betekent dat er geen aannames zijn gemeld.

Prompts

Zeg in gewone taal wat u nodig hebt

Begin met één regel. Voeg details toe wanneer u exacte controle wilt. Een prompt beschrijft de spreadsheet die u wilt, niet de documenten die u hebt: de kolommen, de notaties, wat elke rij is, wat u wilt weglaten. Onze AI leest de documenten zelf, wat de indeling ook is. Laat uw prompt iets open, dan vraagt de AI het u, of maakt die de voorzichtige keuze en laat u dat weten, zoals hierboven.

Prompt voorstellen Weet u niet waar u moet beginnen? Voeg uw bestanden toe, klik op Prompt voorstellen en laat onze AI de prompt schrijven op basis van wat erin staat. Pas de prompt aan, sla hem op en voer hem uit.

Een lijst met velden

Uw prompt
Extraheer factuurnummer, factuurdatum, naam leverancier, nettobedrag, btw, totaal

U krijgt

Factuurnr.FactuurdatumLeverancierNettoBtwTotaal

Precies die kolommen, één rij per factuur.

Uw doel, dan de velden

Uw prompt
Ik verwerk facturen voor betaling. Extraheer factuurnummer, datum, leverancier, te betalen bedrag, betalingstermijn

U krijgt

Factuurnr.DatumLeverancierTe betalenBetalingstermijn

De velden die u noemde, met de uitzonderingsgevallen en wat u niet hebt uitgeschreven afgehandeld zoals het betalen van facturen dat vereist.

Factuurregels

Uw prompt
Extraheer factuurregels: omschrijving, aantal, eenheidsprijs, regeltotaal

U krijgt

Factuurnr.OmschrijvingAantalEenheidsprijsRegeltotaal

Eén rij per factuurregel, met de gegevens van de factuur op elke rij herhaald.

Noem het doel

Noem waarvoor u de gegevens nodig hebt, en onze AI behandelt de uitzonderingsgevallen in uw documenten, en alles wat u niet hebt uitgeschreven, zoals dat werk het vereist: welk totaal telt, hoe een creditnota wordt getoond, welke pagina van een bundel wordt gelezen. Een van deze volstaat, in uw eigen woorden:

  • Ik verwerk deze facturen voor betalingsgoedkeuring
  • Ik heb dit nodig voor onze kwartaalaangifte btw
  • Ik analyseer de uitgaven per factuurregel over al onze leveranciers
  • Ik stem de transacties op onze bankafschriften af met onze facturen
  • Ik extraheer de maandelijkse energie- en waterkosten van al onze vestigingen
  • Ik bereid de salarisgegevens voor onze maandelijkse salarisverwerking voor

Exacte regels voor een herhaalbare, controleerbare werkstroom

Leg de velden, notaties en regels één keer vast, sla de prompt op in uw Prompt Library, en elke batch komt op dezelfde manier terug. Wat een prompt nog meer kan bevatten, staat in het naslaggedeelte hieronder.

Uw prompt

Ik bereid de crediteurengegevens voor onze maandafsluiting voor.

Extraheer:

  • Factuurnummer (alfanumeriek)
  • Factuurdatum (JJJJ-MM-DD)
  • Statutaire naam leverancier (bij voorkeur uit de voettekst)
  • Nettobedrag (factuurtotaal exclusief btw)
  • Btw-tarief (als er geen btw is vermeld, gebruik 0; gebruik het Excel-type percentage)
  • Btw-bedrag (als er geen btw is, gebruik 0)
  • Totaalbedrag (eindtotaal van de factuur)
  • Documenttype (classificeer als Factuur of Creditnota)
  • - Zet bij creditnota's ‘CR-’ voor het factuurnummer en toon bedragen als negatief.
  • - Eén rij per factuur of creditnota.
  • - Sla pagina's over die begeleidende e-mails of overzichtspagina's zijn.

U krijgt

Eén rij per factuur of creditnota, uw datum- en getalnotatie toegepast, begeleidende e-mails en overzichtspagina's overgeslagen, creditnota's negatief: elke maand dezelfde spreadsheet.

Prompt Library

Eén prompt per soort spreadsheet die u wilt, niet per leverancier of indeling: onze AI past zich aan de documenten aan. Sla zoveel prompts op als u taken hebt, één per klant of per documenttype, en pas met één klik de juiste toe. Gebruik aparte prompts waar verschilt wat u eruit wilt halen:

  • Verschillende taken, zoals de btw-aangifte en uitgavenregistratie
  • Verschillende documenttypen, zoals facturen en bankafschriften
  • Het eigen uitvoerformaat van een klant
  • Een leverancier die eigen regels nodig heeft

Dat is het hele proces. Hierna volgen de details, voor exacte controle.

Uploads

Wat u kunt uploaden

PDF-bestanden

  • Gewone en gescande PDF's
  • Tot 150 MB per bestand
  • Tot 5,000 pagina's per bestand
  • Eén bestand kan veel facturen bevatten

Afbeeldingen

  • JPG en PNG, ook scans en telefoonfoto's
  • Tot 5 MB per bestand
  • Eén factuur per afbeelding

Batches

  • Tot 6.000 bestanden in één taak, en meerdere taken kunnen tegelijk lopen
  • Facturen, creditnota's en overzichten kunnen samen worden verwerkt, met andere regels voor elk type
  • Vertel onze AI wat er genegeerd moet worden, bijvoorbeeld begeleidende e-mails of betalingsspecificaties, en dat gebeurt

Meer dan 6.000 bestanden in één taak nodig? Stuur ons een bericht.

Bestanden voorbereiden met PDF-tools

Met PDF-tools in uw dashboard verwijdert u pagina's, splitst u bestanden die te groot zijn om te uploaden, draait u pagina's, voegt u bestanden samen of bewaart u alleen de oneven of de even pagina's. Gratis, en niets daarvan verbruikt credits. Bestanden worden in uw browser verwerkt en verlaten uw apparaat nooit.

Structured Prompt

Exacte kolomkoppen in de exacte volgorde

Een andere manier om uw prompt te schrijven: geef elke kolom zelf een naam. Uw spreadsheet gebruikt precies deze kolomkoppen, in deze volgorde, en elke kolom kan een eigen instructie krijgen, zodat een bestand kan aansluiten op de indeling die een ander systeem importeert, bijvoorbeeld uw boekhoudpakket. Met de vrije-tekstprompt zijn kolomnamen en volgorde doorgaans consistent, maar kan onze AI ze aanpassen, tenzij u anders aangeeft.

PromptStructured Prompt

Kies Structured Prompt in de schakelaar boven het promptvak.

Kolomkoppen

Elke kolomkop wordt de exacte kolomnaam in uw spreadsheet. Kies bij voorkeur namen die zeggen wat de waarde is.

Goed

  • Factuurnummer
  • Leveranciersnaam
  • Totaalbedrag

Vermijd

  • Kolom 1
  • Veld A
  • Gegevens

Een instructie per kolom (Optioneel)

Welke waarde, waarvandaan, in welke notatie, alleen voor die kolom.

  • De datum waarop de factuur is uitgereikt, niet de vervaldatum
  • Geen valutasymbool, 2 decimalen
  • Extraheer uit de tabel onder ‘Omschrijving’

Aanvullende instructies (Optioneel)

Voor de hele extractie: uw doel, wat elke rij voorstelt, notaties en verwerkingsregels.

  • Ik bereid de crediteurengegevens voor de maandafsluiting voor
  • Eén rij per factuur
  • Negeer begeleidende e-mailpagina's en betalingsspecificaties
  • Toon bedragen op creditnota's als negatief
  • Zet alle datums in de notatie JJJJ-MM-DD

Promptinstructies

Wat een prompt kan zeggen

Voorbeelden van instructies die een prompt kan bevatten, in uw eigen woorden, los of gecombineerd.

Velden en kolommen

  • Extraheer ‘Factuurnummer’, ‘Factuurdatum’ en ‘Totaal’
  • Gebruik de kolomkop ‘Naam_leverancier’
  • Zet de kolommen in deze volgorde: Datum, Leverancier, Factuurnummer, Totaal
  • Eén rij per factuurregel, herhaal ‘Factuurnummer’ op elke rij
  • Voeg alle omschrijvingen van de factuurregels samen in één cel, gescheiden door puntkomma's

Bedrijfsregels

  • Aanwijzing‘Productcode’ staat in de kolom ‘Omschrijving’ en begint met ‘SKU-’
  • StandaardwaardeAls ‘Btw-bedrag’ ontbreekt, vul dan 0 in
  • AlternatiefZoek ‘Inkoopordernummer’ in de koptekst; staat het er niet, gebruik dan ‘Referentie’
  • VoorwaardelijkIs ‘Valuta’ ‘USD’, gebruik dan ‘State Tax’; is het ‘EUR’, gebruik dan ‘Btw’

Documenten en pagina's

  • Extraheer uit rekeningoverzichten elke vermelde factuur als afzonderlijke rij
  • Extraheer alleen uit de ‘Factuur’-pagina's, niet uit de bijgevoegde pakbonnen
  • Is een waarde doorgestreept en met de hand gecorrigeerd, gebruik dan de handgeschreven waarde

Notaties en classificatie

  • Zorg dat alle bedragvelden 2 decimalen hebben
  • Sla ‘Factuurdatum’ op als tekst, niet als Excel-datum
  • Voeg een kolom ‘Kostencategorie’ toe en classificeer als ‘Kantoorartikelen’, ‘Software’, ‘Reiskosten’ of ‘Energie en water’
  • Voeg een kolom ‘Betaalprioriteit’ toe: ‘Urgent’ als de factuur vervallen is of binnen 7 dagen vervalt, anders ‘Standaard’

Excel toont getallen en datums volgens uw eigen Excel-instellingen.

Probeer het met uw eigen facturen

Elke maand 50 pagina's gratis. Meld u aan met een e-mailadres: geen abonnement, geen creditcard.

Gratis beginnen met extraheren