Extractiehandleiding
Upload uw PDF's of afbeeldingen, beschrijf in gewone taal wat u wilt en download de gegevens als Excel, CSV of JSON.
Geanimeerde voorbeeldprompts, van een eenvoudige lijst met velden tot gedetailleerde bedrijfsregels — bijvoorbeeld: ‘Extraheer factuurnummer, factuurdatum, leveranciersnaam, nettobedrag, btw en totaal’.
Dat is het volledige proces — alles hieronder dient als naslag wanneer u meer controle wilt.
Snel aan de slag
Bestanden uploaden
PDF's of afbeeldingen met de gegevens die u wilt extraheren.
Beschrijf wat u wilt extraheren
Geef desgewenst in uw eigen woorden een prompt op, of laat de AI beslissen.
Download uw spreadsheet
Uw geëxtraheerde gegevens, gestructureerd in een downloadbaar Excel-bestand.
Ingebouwde ondersteuning bij controle
Uw resultaten bevatten niet alleen gegevens, maar geven ook aan wat u moet controleren voordat u erop vertrouwt.
Review Needed — als de AI onvoldoende zeker is van een waarde, wordt het resultaat gemarkeerd voor handmatige verificatie, met het probleem, het betreffende veld en het te controleren bronbestand.
Prompt Notes — als uw prompt ruimte laat voor interpretatie, vertelt de AI welke aannames zijn gedaan en hoe u uw prompt de volgende keer explicieter kunt maken.
Mislukte pagina's — elke pagina die niet kon worden verwerkt, wordt gemarkeerd zodat u de details kunt controleren en het opnieuw kunt proberen.
Uploads
Upload PDF's en afbeeldingen voor extractie, van één document tot duizenden tegelijk.
Ondersteunde bestandstypen
PDF-bestanden
- Gewone en gescande PDF's
- Maximaal 150 MB per bestand
- Maximaal 5,000 pagina's
- Kan meerdere facturen bevatten
Afbeeldingen
- JPG- en PNG-bestanden
- Maximaal 5 MB per bestand
- Eén factuur per afbeelding
Batchverwerking
Verwerk maximaal 6000 documenten in één extractietaak. Grotere batches nodig? Stuur ons een bericht, dan zoeken we een passende oplossing.
Upload batches precies zoals u ze ontvangt. De AI kan facturen, creditnota's en overzichten in dezelfde taak verwerken en op elk type andere regels toepassen. Begeleidende e-mailpagina's, betalingsspecificaties en andere pagina's die geen factuur zijn, kunnen via uw prompt automatisch worden uitgefilterd. Bekijk Promptmogelijkheden voor voorbeelden.
Prompt
Vertel de AI wat deze moet extraheren, van een eenvoudige lijst met velden tot gedetailleerde bedrijfsregels.
Laat AI uw prompt schrijven
Weet u niet waar u moet beginnen? Upload uw bestanden, klik op Prompt voorstellen en de AI maakt een passende extractieprompt.
Zo werkt het
- De AI onderzoekt uw documenten om belangrijke gegevenspunten te herkennen
- Er wordt automatisch een passende extractieprompt gegenereerd
- Controleer en pas aan, en sla de prompt vervolgens op in uw bibliotheek voor hergebruik
Prompts schrijven
Begin eenvoudig en voeg details toe wanneer u nauwkeurige controle nodig hebt. Als uw prompt iets niet specificeert, maakt het systeem een voorzichtige keuze die past bij de boekhoudpraktijk.
Eenvoudige prompts
Noem de velden die u nodig hebt. De AI kiest formaten en verwerkt de documentstructuur.
‘Extraheer factuurnummer, factuurdatum, leveranciersnaam, nettobedrag, btw en totaal’
→ De AI levert precies deze velden op, met de juiste opmaak
‘Ik verwerk facturen voor betaling. Extraheer factuurnummer, datum, leverancier, verschuldigd bedrag en betalingsvoorwaarden’
→ Het doel helpt de AI met uitzonderingssituaties; de genoemde velden bepalen de uitvoer
‘Extraheer factuurregels: omschrijving, hoeveelheid, eenheidsprijs en regeltotaal’
→ De AI maakt één rij per factuurregel en herhaalt daarin de factuurgegevens
Gedetailleerde prompts
Definieer exacte velden, formaten en bedrijfsregels voor herhaalbare, controleerbare werkstromen.
‘Ik bereid gegevens voor de crediteurenadministratie voor op onze maandafsluiting.
Extraheer:
- Factuurnummer (alfanumeriek, rechtsboven)
- Factuurdatum (JJJJ-MM-DD)
- Juridische naam leverancier (bij voorkeur uit de voettekst)
- Nettobedrag (factuurtotaal vóór belasting)
- Btw-tarief (gebruik 0 als geen btw staat vermeld, gebruik het Excel-gegevenstype percentage)
- Btw-bedrag (gebruik 0 als er geen btw van toepassing is)
- Totaalbedrag (definitief factuurtotaal)
- Documenttype (classificeer als Factuur of Creditnota)
- - Zet bij creditnota's ‘CR-’ voor het factuurnummer en toon bedragen als negatief.
- - Eén rij per factuur of creditnota.
- - Sla pagina's over die begeleidende e-mail- of overzichtspagina's zijn.’
Beschrijf uw doel voor betere resultaten
Context over uw financiële proces helpt de AI omgaan met uitzonderingssituaties die u niet hebt voorzien.
‘Extraheer factuurnummer, datum en totaal’
‘Ik verwerk leveranciersfacturen voor betaling. Extraheer factuurnummer, datum en totaal’
Waarom dit helpt
Door uw doel te beschrijven, bijvoorbeeld welk financieel proces u uitvoert, kan de AI betere beslissingen nemen over uitzonderingssituaties (zoals gebundelde documenten of onduidelijke waarden). U hoeft daardoor niet elk mogelijk scenario in uw prompt te voorzien.
Voorbeelddoelen
Prompt Library
Sla prompts op voor hergebruik met één klik en zorg zo voor consistente, herhaalbare resultaten in toekomstige batches.
Opslaan en hergebruiken
Sla prompts op per werkstroom, klant of documenttype. Pas elke opgeslagen prompt met één klik toe, zodat elke batch dezelfde extractieregels volgt.
Wanneer u afzonderlijke prompts gebruikt
U hebt geen aparte prompts nodig voor verschillende leveranciers of indelingen; de AI past zich aan. Gebruik afzonderlijke prompts wanneer de extractielogica zelf verschilt:
- Verschillende taken (btw-aangifte tegenover uitgavenregistratie)
- Verschillende documenttypen (facturen tegenover bankafschriften)
- Klantgebonden uitvoerformaten
- Leveranciersspecifieke verwerkingsregels
Resultaten
Controleer, download en verifieer uw geëxtraheerde gegevens.
Downloadformaten
U kunt uw uitvoer downloaden als Excel (.xlsx), CSV (.csv) of JSON (.json). Excel-bestanden gebruiken waar mogelijk systeemeigen spreadsheetgegevenstypen. CSV en JSON leveren geëxtraheerde waarden als tekst.
Uw uitvoer controleren
Mislukte pagina's controleren
Mislukte pagina's zijn gemarkeerd in de kolom Status en resultaten. Klik op Pagina's bekijken voor details en probeer het indien nodig opnieuw.
Waarschuwingen bij Review Needed bekijken
Als de AI onvoldoende zeker is van een rij of waarde, wordt een waarschuwing toegevoegd die om handmatige verificatie vraagt. Deze wordt in Resultaten bekijken gemarkeerd met een badge Review Needed en, indien ingeschakeld, als extra kolom aan uw geëxtraheerde gegevens toegevoegd.
Promptnotities bekijken
Als de AI aannames heeft gedaan omdat uw prompt iets openliet, verschijnt een badge in de kolom Prompt Notes. Elke notitie bevat kopieerbare suggesties waarmee u uw prompt de volgende keer explicieter kunt maken.
Kolom Bronbestand
De kolom Bronbestand toont uit welk geüpload bestand en van welke pagina elke rij is geëxtraheerd.
Steekproefsgewijs op nauwkeurigheid controleren
Vergelijk willekeurige voorbeelden uit de spreadsheet met uw oorspronkelijke documenten om de extractienauwkeurigheid te verifiëren.
Review Needed
Review Needed markeert extractieresultaten die handmatig moeten worden geverifieerd voordat ze verder worden gebruikt. Als de AI onvoldoende zeker is van een waarde, wordt een waarschuwing vastgelegd in plaats van die onzekerheid in de spreadsheet te verbergen.
Markeert resultaten met lage betrouwbaarheid
Als de AI onvoldoende zeker is van een geëxtraheerde waarde, wordt dat resultaat gemarkeerd voor handmatige verificatie.
Legt uit wat u moet controleren
Elke waarschuwing beschrijft het probleem, vermeldt het betreffende veld en bevat context uit het bronbestand, zodat controleurs het snel kunnen begrijpen en verifiëren.
Review Needed gebruiken
Waarschuwingen bij Review Needed zijn beschikbaar in Resultaten bekijken. Standaard worden ze ook als extra kolom Review Needed aan uw geëxtraheerde gegevens toegevoegd. Zo kunt u de waarschuwingen in het dashboard of rechtstreeks in uw spreadsheet beoordelen.
Open de badge Review Needed in Resultaten bekijken of controleer de kolom Review Needed in uw spreadsheetuitvoer.
Gebruik het betreffende veld en de verwijzing naar het bronbestand om de geëxtraheerde waarde met het oorspronkelijke document te vergelijken. Bevestig of corrigeer de waarde voordat u de gegevens gebruikt.
Als de spreadsheetkolom is opgenomen, kunt u deze na de controle verwijderen wanneer u een schoon bestand met geëxtraheerde gegevens wilt importeren of archiveren.
Een waarschuwing bij Review Needed betekent niet dat de taak is mislukt en verandert de geëxtraheerde gegevens niet. De waarschuwing betekent dat de AI onvoldoende zeker was om het resultaat zonder menselijke verificatie te gebruiken. In Voorkeuren kunt u de spreadsheetkolom Review Needed uitschakelen en de XLSX-markering voor cellen met Review Needed en betreffende gegevenscellen instellen.
Voorbeeld van een waarschuwing bij Review Needed
Betreffend veld
Hoeveelheid
Waarschuwing
De geëxtraheerde Hoeveelheid is 9 en komt overeen met de gedrukte waarde, maar er staat daarnaast een handgeschreven waarde 10. Controleer of voor de geëxtraheerde Hoeveelheid de gedrukte of de handgeschreven waarde moet worden gebruikt.
Bronbestand
[Pagina 1] leveranciersfactuur.pdf
Dit is het soort probleem dat Review Needed moet signaleren: de geëxtraheerde waarde kan correct zijn, maar het brondocument vereist menselijke beoordeling voordat u op de gegevens kunt vertrouwen.
AI Prompt Notes
Als uw prompt ruimte laat voor interpretatie, vertelt de AI welke aannames zijn gedaan en hoe u uw prompt de volgende keer explicieter kunt maken. Geen notities betekent dat er geen aannames over de prompt zijn gemeld.
Meerdere mogelijke overeenkomsten
Uw prompt noemt ‘Totaal’, maar uw documenten bevatten zowel een regeltotaal als een factuurtotaal. De AI vertelt welke interpretatie is gebruikt.
Niet-exacte veldnamen
Uw prompt noemt ‘Netto’, maar in uw documenten heet dit soms ‘Subtotaal’. De AI vertelt hoe hiermee is omgegaan.
Verschillende documenttypen
Uw bestanden bevatten facturen met bijgevoegde inkooporders. De AI vertelt van welke pagina's gegevens zijn geëxtraheerd en welke pagina's zijn genegeerd.
Niet-gespecificeerde scenario's
Uw prompt noemde geen creditnota's, maar de AI kwam deze wel tegen. De AI vertelt hoe ze zijn verwerkt, bijvoorbeeld door bedragen als negatief te behandelen.
AI Prompt Notes
Rapport over onduidelijkheden in de prompt · 1 waarneming · 2 promptsuggesties
Tijdens deze extractie liet uw prompt enkele details open. Ik heb uw instructies en documenten geïnterpreteerd. Bekijk deze notities als u toekomstige prompts explicieter wilt maken.
Documenten waaruit moet worden geëxtraheerd
Uw bestanden bevatten vaak een ‘Btw-factuur’ met een bijgevoegde ‘Pakbon’. Ik heb de pagina's met de ‘Btw-factuur’ als primaire gegevensbron gebruikt en de bijgevoegde pagina's met de ‘Pakbon’ als ondersteunende context genegeerd.
Om deze verwerking te bevestigen:
Extraheer alleen uit ‘Btw-factuur’Om uit beide te extraheren:
Extraheer uit ‘Btw-factuur’ en ‘Pakbon’Geavanceerde prompts
U kunt de software gebruiken door de AI eenvoudig te vertellen wat deze moet doen. Hieronder vindt u meer informatie over promptmogelijkheden en het gebruik van Structured Prompt.
Structured Prompt
Een alternatieve manier om extractie-instructies te geven, met dezelfde mogelijkheden als een vrije-tekstprompt en gegarandeerde kolomkoppen en volgorde.
Kies in de extractiewerkruimte Structured Prompt in de schakelaar voor de promptmethode.
Wanneer u Structured Prompt gebruikt
Met Structured Prompt gebruikt uw spreadsheet gegarandeerd uw exacte kolomkoppen in de exacte volgorde. Bij de vrije-tekstprompt zijn kolomnamen en volgorde doorgaans consistent, maar de AI kan deze aanpassen tenzij u uitdrukkelijk anders aangeeft.
Onderdelen van een Structured Prompt
Kolomkoppen
Elke kolomkop wordt een exacte kolomnaam in uw spreadsheet. Gebruik duidelijke, beschrijvende namen die de betekenis van het gegevenspunt weergeven.
Goede kolomnamen
Vermijd
Prompt per kolom (Optioneel)
Voeg specifieke aanwijzingen toe voor afzonderlijke kolommen. Gebruik deze om onduidelijkheden weg te nemen of de opmaak van dat specifieke gegevenspunt vast te leggen.
‘De datum waarop de factuur is uitgegeven, NIET de uiterste betaaldatum’
‘Neem geen valutasymbool op en gebruik 2 decimalen’
‘Extraheer uit de tabel onder Omschrijving’
‘Gebruik bij een doorgestreepte waarde met een handgeschreven correctie de handgeschreven waarde’
Algemene taakprompt (Optioneel)
Voeg instructies toe die voor de hele extractie gelden, niet slechts voor één kolom. Hier beschrijft u uw doel, geeft u aan wat elke rij moet voorstellen en stelt u algemene opmaak- of verwerkingsregels in.
Voorbeelden van algemene taakinstructies:
Tips
Beschrijf uw doel in de Algemene taakprompt
Als de AI uw werkstroom begrijpt, neemt deze betere beslissingen over uitzonderingssituaties. De context ‘verwerking voor betaling’ vertelt de AI bijvoorbeeld dat gebundelde documenten als één transactie moeten worden behandeld. Voeg context toe zoals ‘Ik heb dit nodig voor de kwartaalaangifte btw’ of ‘Ik stem dit af met inkooporders’.
Bekijk promptnotities om uw prompt te verfijnen
Bekijk na de extractie de promptnotities voor aannames die de AI heeft gedaan waar uw prompt ruimte liet voor interpretatie. Gebruik deze feedback om verduidelijkende instructies aan uw gestructureerde prompt toe te voegen voor toekomstige extracties.
Promptinstellingen en -mogelijkheden
Definieer exacte velden, formaten en regels om te bepalen hoe uw gegevens worden geëxtraheerd en gestructureerd.
Velden en uitvoerstructuur
Definieer welke velden moeten worden vastgelegd, hoe kolommen heten en wat elke rij voorstelt.
‘Extraheer ‘Factuurnummer’, ‘Factuurdatum’ en ‘Totaal’’
‘Gebruik de kolomkop ‘Naam_leverancier’’
‘Maak één rij per factuur’
‘Eén rij per factuurregel; herhaal ‘Factuurnummer’ in elke rij’
Bedrijfslogica en regels
Stel aanwijzingen, standaardwaarden en voorwaardelijke logica in om variaties uit de praktijk te verwerken.
Aanwijzing‘‘Productcode’ staat in de kolom ‘Omschrijving’ en begint met ‘SKU-’’
Standaard‘Stel ‘Belastingbedrag’ in op 0 als dit ontbreekt’
Terugvaloptie‘Zoek ‘Inkoopordernummer’ in de kop; gebruik anders ‘Referentie’’
Voorwaardelijk‘Gebruik ‘State Tax’ als ‘Valuta’ gelijk is aan ‘USD’ en gebruik ‘Btw’ als deze gelijk is aan ‘EUR’’
Document- en paginaverwerking
Pas regels toe op bepaalde documenttypen of filter ongewenste pagina's uit.
‘Negeer pagina's met de titel ‘Begeleidende e-mail’’
‘Zet bij creditnota's ‘CR-’ voor het factuurnummer en toon bedragen als negatief’
‘Extraheer uit rekeningoverzichten elke factuur als afzonderlijke rij’
Gegevensopmaak en classificatie
Bepaal hoe waarden in Excel worden opgeslagen en categoriseer transacties automatisch.
‘Gebruik voor alle datums de notatie JJJJ-MM-DD’
‘Zorg dat alle valutavelden 2 decimalen hebben’
‘Voeg de kolom ‘Uitgavencategorie’ toe en classificeer als ‘Kantoorbenodigdheden’, ‘Software’, ‘Reizen’ of ‘Nutsvoorzieningen’’
‘Voeg de kolom ‘Betalingsprioriteit’ toe: ‘Urgent’ indien achterstallig of binnen 7 dagen verschuldigd, anders ‘Standaard’’
Let op: uw lokale Excel-instellingen kunnen systeemeigen Excel-gegevenstypen (zoals getallen en datums) volgens uw instellingen weergeven.
Klaar om gegevens uit uw documenten te extraheren?
Elke maand 50 pagina's gratis·Geen creditcard vereist