Guía de extracción
Suba sus PDF o imágenes, describa lo que quiere con sus propias palabras y descargue los datos en Excel, CSV o JSON.
Ejemplos de prompts animados, desde una lista simple de campos hasta reglas de negocio detalladas — por ejemplo: “Extraer número de factura, fecha de factura, nombre del proveedor, importe neto, impuesto, total”.
Ese es todo el flujo de trabajo — todo lo que sigue es material de referencia para cuando quiera más control.
Inicio rápido
Suba sus archivos
PDF o imágenes con los datos que desea extraer.
Describa qué extraer
Si lo desea, escriba un prompt con sus propias palabras — o deje que la IA decida.
Descargue su hoja de cálculo
Sus datos extraídos, estructurados en un archivo de Excel descargable.
Soporte de revisión integrado
Sus resultados no solo devuelven datos — señalan lo que necesita revisión antes de que confíe en ellos.
Review Needed — cuando la IA no tiene confianza suficiente en un valor, marca ese resultado como pendiente de verificación manual, con el problema, el campo afectado y el archivo de origen que revisar.
Prompt Notes — cuando su prompt deja margen de interpretación, la IA le indica qué asumió y le sugiere cómo hacer su prompt más explícito la próxima vez.
Páginas con errores — cualquier página que no se haya podido procesar queda señalada para que pueda revisar los detalles y reintentarla.
Carga de archivos
Suba PDF e imágenes para su extracción — desde un solo documento hasta miles a la vez.
Tipos de archivo admitidos
Archivos PDF
- PDF normales y escaneados
- Hasta 150 MB por archivo
- De hasta 5,000 páginas
- Pueden contener varias facturas
Imágenes
- Archivos JPG y PNG
- Hasta 5 MB por archivo
- Una factura por imagen
Procesamiento por lotes
Procese hasta 6000 documentos en una sola tarea de extracción. ¿Necesita lotes más grandes? Escríbanos y nos adaptamos a sus necesidades.
Suba los lotes tal como los recibe. La IA puede procesar facturas, notas de crédito y extractos en el mismo trabajo, aplicando reglas distintas a cada uno. Las portadas de correos, los avisos de pago y otras páginas que no son facturas pueden filtrarse automáticamente mediante su prompt. Encontrará ejemplos en Controles y capacidades del prompt.
Prompt
Dígale a la IA qué extraer — desde una simple lista de campos hasta reglas de negocio detalladas.
Deje que la IA escriba su prompt
¿No sabe por dónde empezar? Suba sus archivos, haga clic en Suggest prompt y la IA generará un prompt de extracción a su medida.
Cómo funciona
- La IA examina sus documentos para identificar los datos clave
- Se genera automáticamente un prompt de extracción a medida
- Revíselo, ajústelo y guárdelo en su biblioteca para reutilizarlo
Redacción de prompts
Empiece con algo simple y agregue detalle cuando necesite un control preciso. Cuando su prompt deja algo sin especificar, el sistema aplica un criterio conservador y adecuado para contabilidad.
Prompts simples
Enumere los campos que necesita. La IA selecciona los formatos y se encarga de la estructura del documento.
“Extraer número de factura, fecha de factura, nombre del proveedor, importe neto, impuesto, total”
→ La IA devuelve exactamente estos campos, con el formato correcto
“Estoy procesando facturas para su pago. Extraer número de factura, fecha, proveedor, importe a pagar, condiciones de pago”
→ El objetivo ayuda a la IA con los casos límite; los campos enumerados definen el resultado
“Extraer líneas de factura: descripción, cantidad, precio unitario, total de línea”
→ La IA crea una fila por línea, repitiendo los datos de la factura
Prompts detallados
Defina campos, formatos y reglas de negocio exactos para flujos de trabajo repetibles y auditables.
“Estoy preparando datos de cuentas por pagar para nuestro cierre de mes.
Extraer:
- Número de factura (alfanumérico, arriba a la derecha)
- Fecha de factura (AAAA-MM-DD)
- Razón social del proveedor (preferir extraerla del pie de página)
- Importe neto (total de la factura antes de impuestos)
- Tasa de IVA (si no figura IVA, usar 0; aplicar el tipo porcentaje de Excel)
- Cuota de IVA (si no hay IVA, usar 0)
- Importe total (total final de la factura)
- Tipo de documento (clasificar como Factura o Nota de crédito)
- - Para las notas de crédito, anteponer ‘CR-’ al número de factura y mostrar los importes en negativo.
- - Una fila por cada factura o nota de crédito.
- - Omitir las páginas que sean portadas de correo o páginas de resumen.”
Describa su objetivo para obtener mejores resultados
Agregar contexto sobre su proceso financiero ayuda a la IA a resolver casos límite que no había previsto.
“Extraer número de factura, fecha y total”
“Estoy procesando facturas de proveedores para su pago. Extraer número de factura, fecha y total”
Por qué ayuda
Describir su objetivo — por ejemplo, el proceso financiero que está realizando — ayuda a la IA a tomar mejores decisiones ante los casos límite (como documentos agrupados o valores ambiguos), sin que tenga que prever cada escenario en su prompt.
Ejemplos de objetivos
Prompt Library
Guarde prompts para reutilizarlos con un clic — y asegurar resultados consistentes y repetibles en los próximos lotes.
Guardar y reutilizar
Guarde prompts por flujo de trabajo, cliente o tipo de documento. Aplique cualquier prompt guardado con un clic para que cada lote siga las mismas reglas de extracción.
Cuándo usar prompts separados
No necesita prompts separados para distintos proveedores o diseños — la IA se adapta. Use prompts separados cuando la propia lógica de extracción sea diferente:
- Tareas distintas (declaración de IVA vs. control de gastos)
- Tipos de documento distintos (facturas vs. extractos bancarios)
- Formatos de salida específicos por cliente
- Reglas de tratamiento específicas por proveedor
Resultados
Revise, descargue y verifique sus datos extraídos.
Formatos de descarga
Puede descargar sus resultados en Excel (.xlsx), CSV (.csv) o JSON (.json). Los archivos de Excel usan tipos de celda nativos cuando corresponde. CSV y JSON devuelven los valores extraídos como texto.
Revisión de sus resultados
Revise las páginas con errores
Las páginas con errores se marcan en la columna Status & Results. Haga clic en View Pages para ver los detalles y reintentarlas si es necesario.
Compruebe las advertencias de Review Needed
Si la IA no tiene confianza suficiente en una fila o un valor, agrega una advertencia que requiere verificación manual. Estas se señalan con un distintivo de Review Needed en View Results y, si está habilitado, se añaden como una columna adicional en sus datos extraídos.
Compruebe las notas del prompt
Si la IA hizo suposiciones porque su prompt dejó algo abierto, aparece un distintivo en la columna Prompt Notes. Cada nota incluye sugerencias de prompt copiables para que la próxima vez pueda ser más explícito.
Columna de archivo de origen
Una columna Archivo de origen muestra de qué archivo subido y de qué página se extrajo cada fila.
Haga verificaciones puntuales
Revise muestras aleatorias de la hoja de cálculo contra sus documentos originales para verificar la precisión de la extracción.
Review Needed
Review Needed marca los resultados de extracción que requieren verificación manual antes de usarse en procesos posteriores. Cuando la IA no tiene confianza suficiente en un valor, registra una advertencia en lugar de dejar esa incertidumbre oculta en la hoja de cálculo.
Señala los resultados de baja confianza
Cuando la IA no tiene confianza suficiente en un valor extraído, marca ese resultado como pendiente de verificación manual.
Explica qué comprobar
Cada advertencia describe el problema, identifica el campo afectado e incluye el contexto del archivo de origen para que los revisores puedan entenderla y verificarla rápidamente.
Cómo usar Review Needed
Las advertencias de Review Needed están disponibles en View Results. De forma predeterminada, también se añaden como una columna adicional Review Needed en sus datos extraídos, para que pueda revisarlas en el panel o directamente en su hoja de cálculo.
Abra el distintivo Review Needed en View Results o revise la columna Review Needed en su hoja de cálculo.
Use el campo afectado y la referencia al archivo de origen para verificar el valor extraído contra el documento original, y confírmelo o corríjalo antes de usar los datos.
Si la columna se incluye en la hoja de cálculo, elimínela tras la revisión si desea un archivo de datos extraídos limpio para importarlo o archivarlo.
Una advertencia de Review Needed no significa que la tarea haya fallado ni modifica los datos extraídos. Significa que la IA no tuvo la confianza suficiente para que ese resultado se use sin verificación humana. En Preferences (preferencias) puede desactivar la columna de Review Needed en la hoja de cálculo y controlar el resaltado en el XLSX de las celdas de Review Needed y de las celdas de datos afectadas.
Ejemplo de advertencia de Review Needed
Campo afectado
Cantidad
Advertencia
La Cantidad extraída es 9, que coincide con el valor impreso, pero junto a él aparece un valor manuscrito de 10. Verifique si la Cantidad extraída debe usar el valor impreso o el manuscrito.
Archivo de origen
[Página 1] factura-proveedor.pdf
Este es el tipo de problema que Review Needed está diseñado para detectar: el valor extraído puede ser correcto, pero el documento de origen requiere criterio humano antes de poder confiar en los datos.
AI Prompt Notes
Cuando su prompt deja margen de interpretación, la IA le indica qué asumió y le sugiere cómo hacer su prompt más explícito la próxima vez. Si no hay notas, no se reportaron suposiciones sobre el prompt.
Varias coincidencias posibles
Su prompt dice ‘Total’, pero sus documentos tienen tanto un total de línea como un total de factura — la IA le indica qué interpretación usó.
Nombres de campo inexactos
Su prompt dice ‘Neto’, pero sus documentos a veces lo etiquetan como ‘Subtotal’ — la IA le indica cómo lo resolvió.
Tipos de documento mezclados
Sus archivos contienen facturas con órdenes de compra adjuntas — la IA le indica de qué páginas extrajo y cuáles ignoró.
Escenarios sin especificar
Su prompt no mencionaba las notas de crédito, pero la IA encontró algunas — le indica cómo las trató, por ejemplo, considerando los importes en negativo.
AI Prompt Notes
Informe de incertidumbre del prompt · 1 observación · 2 sugerencias de prompt
Durante esta extracción, su prompt dejó algunos detalles abiertos. Hice interpretaciones basadas en sus instrucciones y documentos. Revise estas notas si desea que sus próximos prompts sean más explícitos.
Documentos de los que extraer
Sus archivos suelen contener una ‘Factura’ con una ‘Nota de entrega’ adjunta. Traté las páginas de la ‘Factura’ como la fuente principal de los datos e ignoré las páginas de la ‘Nota de entrega’ adjunta como contexto de apoyo.
Para confirmar este tratamiento:
Extraer solo de la ‘Factura’Para extraer de ambos:
Extraer de la ‘Factura’ y la ‘Nota de entrega’Prompts avanzados
Puede usar el software simplemente diciéndole a la IA qué hacer. Para información más detallada sobre las capacidades del prompt o el uso del modo Structured Prompt, consulte lo siguiente.
Structured Prompt
Una forma alternativa de dar las instrucciones de extracción — las mismas capacidades que el prompt de texto libre, con encabezados de columna y orden garantizados.
En el espacio de trabajo de extracción, elija Structured Prompt en el selector de método de prompt.
Cuándo usar Structured Prompt
Con Structured Prompt, está garantizado que su hoja de cálculo usará exactamente sus encabezados de columna y en el orden que definió. Con el Prompt de texto libre, los nombres y el orden de las columnas suelen ser consistentes, pero la IA puede hacer ajustes salvo que se especifique explícitamente lo contrario.
Componentes de un Structured Prompt
Encabezados de columna
Cada encabezado de columna se convierte en un nombre de columna exacto en su hoja de cálculo. Use nombres claros y descriptivos que transmitan el significado del dato.
Buenos nombres de columna
Evite
Prompt por columna (Opcional)
Agregue indicaciones específicas para columnas individuales. Úselas para aclarar ambigüedades o especificar el formato de ese dato en particular.
"La fecha de emisión de la factura, NO la fecha de vencimiento del pago"
"No incluir el símbolo de moneda; usar 2 decimales"
"Extraer de la tabla situada bajo Descripción"
"Si está tachado y corregido a mano, usar el valor manuscrito"
Prompt adicional para toda la tarea (Opcional)
Agregue instrucciones que se apliquen a toda la extracción, no solo a una columna. Aquí es donde describe su objetivo, especifica qué debe representar cada fila y define reglas de formato o tratamiento para toda la tarea.
Ejemplos de instrucciones para toda la tarea:
Consejos
Describa su objetivo en el prompt de toda la tarea
Cuando la IA entiende su flujo de trabajo, toma mejores decisiones ante los casos límite. Por ejemplo, saber que está “procesando para pago” le indica a la IA que los documentos agrupados deben tratarse como una sola transacción. Agregue contexto como “Necesito esto para la declaración trimestral de IVA” o “Estoy conciliando contra órdenes de compra”.
Revise las notas del prompt para refinarlo
Después de la extracción, consulte las notas del prompt para conocer las suposiciones que hizo la IA donde su prompt dejó margen de interpretación. Use esa retroalimentación para agregar instrucciones aclaratorias a su prompt estructurado en futuras extracciones.
Controles y capacidades del prompt
Defina campos, formatos y reglas exactos para controlar cómo se extraen y estructuran sus datos.
Campos y estructura de salida
Defina qué campos capturar, cómo nombrar las columnas y qué representa cada fila.
“Extraer ‘Número de factura’, ‘Fecha de factura’ y ‘Total’”
“Usar el encabezado de columna ‘Nombre_Proveedor’”
“Crear una fila por factura”
“Una fila por línea de factura; repetir ‘Número de factura’ en cada fila”
Lógica y reglas de negocio
Defina pistas, valores predeterminados y lógica condicional para manejar las variaciones del mundo real.
Pista“El ‘Código de producto’ está en la columna ‘Descripción’ y empieza por ‘SKU-’”
Predeterminado“Si falta el ‘Importe de impuesto’, establecerlo en 0”
Alternativa“Buscar el ‘Número de orden de compra’ en el encabezado; si no, usar ‘Referencia’”
Condicional“Si la ‘Moneda’ es ‘USD’, usar el ‘Impuesto estatal’; si es ‘EUR’, usar el ‘IVA’”
Tratamiento de documentos y páginas
Aplique reglas a tipos de documento específicos o filtre las páginas no deseadas.
“Ignorar las páginas tituladas ‘Portada de correo’”
“Para las notas de crédito, anteponer ‘CR-’ al número de factura y mostrar los importes en negativo”
“De los estados de cuenta, extraer cada factura como una fila separada”
Formato y clasificación de datos
Controle cómo se almacenan los valores en Excel y categorice las transacciones automáticamente.
“Formatear todas las fechas como AAAA-MM-DD”
“Asegurar que todos los campos de moneda tengan 2 decimales”
“Agregar una columna ‘Categoría de gasto’ — clasificar como ‘Material de oficina’, ‘Software’, ‘Viajes’ o ‘Suministros’”
“Agregar una columna ‘Prioridad de pago’ — ‘Urgente’ si está vencida o vence en 7 días; si no, ‘Estándar’”
Nota: su configuración local de Excel puede mostrar los tipos nativos de Excel (números, fechas) según sus ajustes.
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