Guía de extracción

Suba sus facturas, diga lo que necesita con sus propias palabras y descargue la hoja de cálculo.

Ejemplos de prompts animados, desde una lista simple de campos hasta reglas de negocio detalladas — por ejemplo: “Extraer número de factura, fecha de factura, nombre del proveedor, importe neto, impuesto, total”.

Cómo funciona

Todo el flujo de trabajo, en tres pasos

  1. Suba

    PDF e imágenes, tal como los recibió. Un PDF con cincuenta facturas no es problema, y pueden ir juntos facturas, notas de crédito y extractos. Diga a nuestra IA qué ignorar, por ejemplo portadas de correo o avisos de pago, y lo ignorará.

  2. Diga lo que necesita

    Una lista de campos, el trabajo que está haciendo, o nada en absoluto. Cuando sus instrucciones o los documentos dejan algo realmente abierto, nuestra IA puede detenerse y preguntarle en lugar de decidir por su cuenta.

  3. Descargue y sepa qué verificar

    Cada fila lleva el archivo y la página de los que procede. Un valor o una fila en los que el panel de agentes de IA no coincide se marca como Review Needed, con indicación de qué comprobar, y en el visor de resultados un clic abre esa fila junto a la página de la que procede.

Lo que recibe

La hoja de cálculo y cómo comprobarla

Excel, CSV o JSON

En Excel, los números llegan como números y las fechas como fechas, así que sus fórmulas y tablas dinámicas funcionan desde el primer momento. En CSV y JSON, todos los valores van como texto.

Dos columnas después de sus datos

  • Source File: el archivo y la página de los que procede cada fila.
  • Review Needed: qué comprobar, como se explica más abajo.

Si necesita el archivo exactamente como lo pidió, puede quitar cualquiera de las dos columnas en Preferencias.

Páginas con errores

Una página que no se ha podido procesar se notifica, nunca se omite en silencio: su panel muestra qué páginas son, y no se le cobra por ellas.

Review Needed

  • Un valor o una fila en los que el panel de agentes de IA no coincide se marca como Review Needed, con indicación de qué comprobar.
  • Se muestra en su panel cuando termina la extracción y en la columna Review Needed de su hoja de cálculo, con las celdas de aviso y las celdas de datos a las que se refieren resaltadas en Excel.
  • En Preferencias puede quitar la columna de sus descargas, cambiar o eliminar el resaltado y elegir el idioma en que se redactan los avisos.

Ejemplo de aviso de Review Needed

Campo afectado

Cantidad

Aviso

La Cantidad extraída es 9, que coincide con el valor impreso, pero junto a él aparece un valor manuscrito de 10. Verifique si la Cantidad extraída debe usar el valor impreso o el manuscrito.

Source File

[Page 1] factura-proveedor.pdf

El visor de resultados

Comprobar resultados, en cualquier tarea completada de su panel, abre su hoja de cálculo junto a los documentos de los que se ha leído. Haga clic en el nombre del archivo de cualquier fila y la página de la que procede se abre al lado, lista para comparar.

  • Muestreo rápido de una tarea grande

    Tome una muestra de filas y recórrala. Cada fila y su página ya están emparejadas, así que no hay que buscar el documento correcto.

  • Un valor Review Needed está a un clic de su factura

    Haga clic en el nombre del archivo de su fila, compare el valor con la página de al lado, confírmelo o corríjalo, y siga adelante.

  • 48 horas para los documentos, 90 días para los resultados

    Los documentos de origen pueden consultarse durante 48 horas desde la carga, momento en que se eliminan. Sus resultados permanecen disponibles durante 90 días, salvo que los elimine antes.

Preguntas de la IA

Nuestra IA puede detenerse y preguntarle

Con las Preguntas de la IA activadas, nuestra IA lee sus documentos antes de extraer y, cuando su prompt o los documentos dejan algo realmente abierto, se detiene y le hace una breve pregunta en la conversación de la tarea; después continúa con su respuesta. Si se ausenta, la tarea espera y le avisa por correo electrónico. Al terminar la planificación, sus respuestas se incorporan a un prompt que puede guardar en su Prompt Library, para que las tareas similares no tengan que volver a preguntar. Las Preguntas de la IA están desactivadas en las cuentas nuevas y se activan con un clic, en la tarea o como valor predeterminado en Preferencias.

Con las Preguntas de la IA desactivadas: Prompt Notes

Con las Preguntas de la IA desactivadas, lo que nuestra IA no tuvo claro se convierte, en cambio, en Prompt Notes: toma la decisión conservadora y adecuada para la contabilidad, anota lo que ha supuesto y le da una línea para copiar en su prompt y dejarlo resuelto la próxima vez. Se muestran en su panel cuando termina la extracción; si no hay ninguna, es que no se ha informado de ninguna suposición.

Prompts

Diga lo que necesita con sus propias palabras

Empiece con una sola línea. Añada detalle cuando quiera un control exacto. Un prompt describe la hoja de cálculo que quiere, no los documentos que tiene: las columnas, los formatos, qué es cada fila, qué dejar fuera; nuestra IA lee los documentos por sí misma, sea cual sea su estructura. Cuando su prompt deja algo abierto, le pregunta o toma la decisión conservadora y se lo indica, como se ha visto más arriba.

Sugerir prompt ¿No sabe por dónde empezar? Añada sus archivos, haga clic en Sugerir prompt y deje que nuestra IA escriba el prompt a partir de lo que encuentra en ellos. Ajústelo, guárdelo, ejecútelo.

Una lista de campos

Su prompt
Extraer número de factura, fecha de factura, nombre del proveedor, base imponible, impuesto, total

Obtiene

N.º de facturaFecha de facturaProveedorBase imponibleImpuestoTotal

Exactamente esas columnas, una fila por factura.

Su objetivo y, después, los campos

Su prompt
Estoy preparando facturas para su pago. Extraer número de factura, fecha, proveedor, importe a pagar, condiciones de pago

Obtiene

N.º de facturaFechaProveedorImporte a pagarCondiciones de pago

Los campos que indicó, con los casos especiales y todo lo que no detalló resueltos como lo requiere el pago de facturas.

Líneas de factura

Su prompt
Extraer líneas de factura: descripción, cantidad, precio unitario, total de línea

Obtiene

N.º de facturaDescripciónCantidadPrecio unitarioTotal de línea

Una fila por línea de factura, con los datos de la factura repetidos en cada fila.

Diga para qué es

Indique para qué trabajo son los datos y nuestra IA tratará los casos especiales de sus documentos, y todo lo que usted no haya dicho, como lo requiere ese trabajo: qué total cuenta, cómo se muestra una nota de crédito, qué página hay que leer de un archivo con varios documentos. Cualquiera de estas frases, con sus propias palabras:

  • Estoy preparando estas facturas para la aprobación del pago
  • Lo necesito para el modelo 303 de este trimestre
  • Estoy analizando el gasto por líneas de factura de todos los proveedores
  • Estoy conciliando los movimientos del extracto bancario con nuestras facturas
  • Estoy extrayendo los cargos mensuales de suministros de todas nuestras sedes
  • Estoy preparando los datos de nómina para el pago mensual

Reglas exactas, para un flujo de trabajo repetible y auditable

Defina una vez los campos, los formatos y las reglas, guarde el prompt en su Prompt Library y cada lote volverá de la misma forma. Encontrará más de lo que puede llevar un prompt en la referencia de más abajo.

Su prompt

Estoy preparando los datos de facturas de proveedores para el cierre de mes.

Extraer:

  • Número de factura (alfanumérico, arriba a la derecha)
  • Fecha de factura (AAAA-MM-DD)
  • Razón social del proveedor (extraer preferentemente del pie de página)
  • Base imponible (total de la factura antes de impuestos)
  • Tipo de IVA (si no figura IVA, usar 0; formato de porcentaje de Excel)
  • Cuota de IVA (si no hay IVA, usar 0)
  • Importe total (total final de la factura)
  • Tipo de documento (clasificar como Factura o Nota de crédito)
  • - En las notas de crédito, anteponer 'CR-' al número de factura y mostrar los importes en negativo.
  • - Una fila por cada factura o nota de crédito.
  • - Omitir las páginas que sean portadas de correo o páginas de resumen.

Obtiene

Una fila por factura o nota de crédito, sus formatos de fecha y número aplicados, portadas y páginas de resumen omitidas, notas de crédito en negativo: la misma hoja de cálculo cada mes.

Prompt Library

Un prompt por cada tipo de hoja de cálculo que quiera, no por proveedor ni por estructura: nuestra IA se adapta a los documentos. Guarde tantos prompts como trabajos tenga, uno por cliente o por tipo de documento, y aplique el que corresponda con un clic. Use prompts separados cuando lo que quiere obtener sea distinto:

  • Trabajos distintos, como la declaración del IVA y el control de gastos
  • Tipos de documento distintos, como facturas y extractos bancarios
  • El formato de salida propio de un cliente
  • Un proveedor que necesita reglas propias

Ese es todo el flujo de trabajo. Lo que sigue es el detalle, para un control exacto.

Subida de archivos

Qué puede subir

Archivos PDF

  • PDF normales y escaneados
  • Hasta 150 MB por archivo
  • Hasta 5,000 páginas por archivo
  • Un archivo puede contener muchas facturas

Imágenes

  • JPG y PNG, escaneos y fotos de móvil incluidos
  • Hasta 5 MB por archivo
  • Una factura por imagen

Lotes

  • Hasta 6000 archivos en una sola tarea, y pueden ejecutarse varias tareas a la vez
  • Pueden ir juntos facturas, notas de crédito y extractos, con reglas distintas para cada uno
  • Diga a nuestra IA qué ignorar, por ejemplo portadas de correo o avisos de pago, y lo ignorará

¿Necesita más de 6000 archivos en una sola tarea? Escríbanos.

Prepare sus archivos con Herramientas PDF

Herramientas PDF, en su panel: elimine páginas, divida archivos demasiado grandes para subirlos, gire páginas, combine archivos, conserve solo las páginas impares o las pares. Gratis, y nada de esto consume créditos. Los archivos se procesan en su navegador y nunca salen de su dispositivo.

Prompt estructurado

Encabezados exactos, en el orden exacto

Otra forma de escribir su prompt: asigne usted mismo el nombre de cada columna. Su hoja de cálculo usará exactamente estos encabezados, en este orden, y cada columna puede llevar su propia instrucción, de modo que un archivo puede ajustarse a la estructura que importa otro sistema, por ejemplo su programa de contabilidad. Con el Prompt de texto libre, los nombres y el orden de las columnas suelen mantenerse, pero nuestra IA puede ajustarlos salvo que usted indique lo contrario.

PromptPrompt estructurado

Elija Prompt estructurado en el selector situado encima del cuadro del prompt.

Encabezados de columna

Cada encabezado se convierte en el nombre exacto de la columna en su hoja de cálculo. Elija nombres que digan qué es el valor.

Recomendado

  • Número de factura
  • Nombre del proveedor
  • Importe total

Evite

  • Columna 1
  • Campo A
  • Datos

Una instrucción por columna (Opcional)

Qué valor, de dónde, en qué formato, solo para esa columna.

  • La fecha de emisión de la factura, no la fecha de vencimiento del pago
  • Sin símbolo de moneda, con 2 decimales
  • Extraer de la tabla que hay bajo 'Descripción'

Instrucciones adicionales (Opcional)

Para toda la extracción: su objetivo, qué representa cada fila, los formatos y las reglas de tratamiento.

  • Estoy preparando los datos de facturas de proveedores para el cierre de mes
  • Una fila por factura
  • Ignorar las portadas de correo y los avisos de pago
  • En las notas de crédito, mostrar los importes en negativo
  • Escribir todas las fechas como AAAA-MM-DD

Instrucciones del prompt

Qué puede decir un prompt

Ejemplos de las instrucciones que puede llevar un prompt, con sus propias palabras, por separado o combinadas.

Campos y columnas

  • Extraer 'Número de factura', 'Fecha de factura' y 'Total'
  • Usar el encabezado de columna 'Nombre_Proveedor'
  • Ordenar las columnas así: Fecha, Proveedor, Número de factura, Total
  • Una fila por línea de factura, repetir 'Número de factura' en cada fila
  • Unir todas las descripciones de las líneas en una sola celda, separadas por punto y coma

Reglas de negocio

  • PistaEl 'Código de producto' está en la columna 'Descripción' y empieza por 'SKU-'
  • Por defectoSi falta el 'Importe del impuesto', poner 0
  • AlternativaBuscar el 'Número de pedido' en la cabecera; si no está, usar 'Referencia'
  • CondicionalSi la 'Moneda' es 'USD', usar 'Impuesto estatal'; si es 'EUR', usar 'IVA'

Documentos y páginas

  • De los extractos de cuenta, extraer cada factura listada como una fila independiente
  • Extraer solo de las páginas de 'Factura', no de los albaranes adjuntos
  • Si un valor está tachado y corregido a mano, usar el valor manuscrito

Formatos y clasificación

  • Asegurar que todos los campos de importe tengan 2 decimales
  • Guardar 'Fecha de factura' como texto, no como fecha de Excel
  • Añadir una columna 'Categoría de gasto': clasificar como 'Material de oficina', 'Software', 'Viajes' o 'Suministros'
  • Añadir una columna 'Prioridad de pago': 'Urgente' si está vencida o vence en 7 días o menos; si no, 'Normal'

Excel muestra los números y las fechas según su propia configuración de Excel.

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