Guida all’estrazione

Carichi le fatture, dica con parole sue ciò che le serve e scarichi il foglio di calcolo.

Esempi animati di prompt, da un semplice elenco di campi a regole aziendali dettagliate, ad esempio: “Estrai numero fattura, data fattura, nome fornitore, imponibile, IVA e totale”.

Come funziona

L’intero flusso di lavoro, in tre passaggi

  1. Carichi i documenti

    PDF e immagini, esattamente come li ha ricevuti. Un unico PDF con cinquanta fatture va bene, e fatture, note di credito ed estratti conto possono entrare insieme. Dica alla nostra IA cosa ignorare, per esempio le copertine delle email o gli avvisi di pagamento, e lo farà.

  2. Dica ciò che le serve

    Un elenco di campi, il lavoro che sta facendo, o niente del tutto. Dove le sue istruzioni o i documenti lasciano qualcosa di davvero aperto, la nostra IA può fermarsi e chiedere a lei invece di decidere da sola.

  3. Scarichi, sapendo cosa verificare

    Ogni riga riporta il file e la pagina da cui proviene. Un valore o una riga su cui il panel di agenti IA non concorda viene segnalato come Review Needed, con l’indicazione di cosa verificare, e nel visualizzatore dei risultati un clic apre quella riga accanto alla pagina da cui proviene.

Cosa ottiene

Il foglio di calcolo e come verificarlo

Excel, CSV o JSON

In Excel i numeri arrivano come numeri e le date come date, così formule e tabelle pivot funzionano subito. CSV e JSON riportano ogni valore come testo.

Due colonne dopo i suoi dati

  • Source File: il file e la pagina da cui proviene ogni riga.
  • Review Needed: cosa verificare, come spiegato qui sotto.

Se le serve il file esattamente come l’ha chiesto, nelle Preferenze può escludere l’una o l’altra colonna.

Pagine non elaborate

Una pagina che non è stato possibile elaborare viene segnalata, mai saltata in silenzio: la sua dashboard mostra quali pagine, e non le vengono addebitate.

Review Needed

  • Un valore o una riga su cui il panel di agenti IA non concorda viene segnalato come Review Needed, con l’indicazione di cosa verificare.
  • Compare nella sua dashboard al termine dell’estrazione e nella colonna Review Needed del suo foglio di calcolo, dove in Excel sono evidenziate le celle degli avvisi e le celle dei dati a cui si riferiscono.
  • Nelle Preferenze può escludere la colonna dai download, modificare o rimuovere l’evidenziazione e scegliere la lingua in cui sono scritti gli avvisi.

Esempio di avviso Review Needed

Campo interessato

Quantità

Avviso

La quantità estratta è 9 e corrisponde al valore stampato, ma accanto compare un valore manoscritto pari a 10. Verificare se la quantità estratta deve usare il valore stampato o quello manoscritto.

Source File

[Page 1] fattura-fornitore.pdf

Il visualizzatore dei risultati

Da qualsiasi attività completata nella sua dashboard, Verifica risultati apre il suo foglio di calcolo accanto ai documenti da cui è stato letto. Clicchi sul nome del file di una riga e la pagina da cui proviene si apre a fianco, pronta per il confronto.

  • Un controllo a campione rapido, anche su un lavoro grande

    Prenda un campione di righe e lo esamini. Ogni riga e la sua pagina sono già abbinate, quindi non deve cercare il documento giusto.

  • Un valore Review Needed è a un clic dalla sua fattura

    Clicchi sul nome del file nella sua riga, confronti il valore con la pagina a fianco, confermi o corregga, e passi oltre.

  • 48 ore per i documenti, 90 giorni per i risultati

    I documenti di origine si possono visualizzare per 48 ore dal caricamento, dopodiché vengono eliminati. I risultati estratti restano disponibili per 90 giorni, a meno che non li elimini prima.

Domande dell’IA

La nostra IA può fermarsi e chiedere a lei

Con le Domande dell’IA attivate, la nostra IA legge i suoi documenti prima dell’estrazione e, dove il suo prompt o i documenti lasciano qualcosa di davvero aperto, si ferma e pone una breve domanda nella conversazione dell’attività, poi prosegue con la sua risposta. Se si allontana, l’attività resta in attesa e le viene inviata un’email. Al termine della pianificazione, le sue risposte vengono incorporate in un prompt che può salvare nella sua Prompt Library, così le attività simili non dovranno chiedere di nuovo. Per un nuovo account le Domande dell’IA sono disattivate e si attivano con un clic, sulla singola attività o come impostazione predefinita nelle Preferenze.

Con le Domande dell’IA disattivate: Prompt Notes

Con le Domande dell’IA disattivate, ciò che la nostra IA ha trovato poco chiaro confluisce invece nelle Prompt Notes: prende la decisione prudente e adatta alla contabilità, annota le ipotesi fatte e le fornisce una riga da copiare nel prompt per chiarire il punto la volta successiva. Compaiono nella sua dashboard al termine dell’estrazione; se non ce ne sono, non è stata segnalata alcuna ipotesi.

Prompt

Dica ciò che le serve, con parole sue

Inizi con una sola riga. Aggiunga dettagli quando vuole un controllo preciso. Un prompt descrive il foglio di calcolo che vuole, non i documenti che ha: le colonne, i formati, che cosa rappresenta ogni riga, cosa escludere; i documenti la nostra IA li legge da sé, qualunque sia il layout. Dove il suo prompt lascia qualcosa di aperto, chiede oppure prende la decisione prudente e glielo segnala, come visto sopra.

Suggerisci prompt Non sa da dove iniziare? Aggiunga i file, clicchi su Suggerisci prompt e lasci che la nostra IA scriva il prompt da ciò che vi trova. Lo modifichi, lo salvi, lo esegua.

Un elenco di campi

Il suo prompt
Estrai numero fattura, data fattura, nome del fornitore, imponibile, IVA, totale

Ottiene

N. fatturaData fatturaFornitoreImponibileIVATotale

Esattamente quelle colonne, una riga per fattura.

Il suo obiettivo, poi i campi

Il suo prompt
Sto preparando il pagamento delle fatture. Estrai numero fattura, data, fornitore, importo da pagare, termini di pagamento

Ottiene

N. fatturaDataFornitoreImporto da pagareTermini di pagamento

I campi che ha elencato, con i casi particolari e tutto ciò che non ha specificato gestiti come richiede il pagamento delle fatture.

Voci della fattura

Il suo prompt
Estrai le voci: descrizione, quantità, prezzo unitario, totale riga

Ottiene

N. fatturaDescrizioneQuantitàPrezzo unitarioTotale riga

Una riga per ogni voce, con i dati della fattura ripetuti su ogni riga.

Indichi il lavoro

Indichi il lavoro a cui servono i dati e la nostra IA gestisce i casi particolari dei suoi documenti, e tutto ciò che non ha specificato, come quel lavoro richiede: quale totale conta, come viene mostrata una nota di credito, quale pagina di un fascicolo leggere. Uno qualsiasi di questi, con parole sue:

  • Sto preparando queste fatture per l’autorizzazione al pagamento
  • Mi serve per la liquidazione IVA trimestrale
  • Sto facendo un’analisi della spesa per singola voce su tutti i fornitori
  • Sto riconciliando i movimenti dell’estratto conto bancario con le nostre fatture
  • Sto estraendo i costi mensili delle utenze di tutte le nostre sedi
  • Sto preparando i dati retributivi per l’elaborazione mensile delle paghe

Regole precise, per un flusso di lavoro ripetibile e verificabile

Indichi una volta sola campi, formati e regole, salvi il prompt nella sua Prompt Library e ogni lotto le verrà restituito nello stesso modo. Altri esempi di ciò che un prompt può contenere sono più avanti, nella sezione di riferimento.

Il suo prompt

Sto preparando i dati della contabilità fornitori per la chiusura mensile.

Estrai:

  • Numero fattura (alfanumerico)
  • Data fattura (AAAA-MM-GG)
  • Ragione sociale del fornitore (estrai preferibilmente dal piè di pagina)
  • Imponibile (totale fattura al netto delle imposte)
  • Aliquota IVA (se l’IVA non è indicata usa 0, usa il tipo percentuale di Excel)
  • Importo IVA (se l’IVA non è presente usa 0)
  • Importo totale (totale finale della fattura)
  • Tipo di documento (classifica come Fattura o Nota di credito)
  • - Per le note di credito anteponi 'NC-' al numero fattura e mostra gli importi in negativo.
  • - Una riga per ogni fattura o nota di credito.
  • - Salta le pagine che sono copertine di email o pagine di riepilogo.

Ottiene

Una riga per ogni fattura o nota di credito, i suoi formati di date e numeri applicati, copertine e pagine di riepilogo saltate, note di credito in negativo: lo stesso foglio di calcolo ogni mese.

Prompt Library

Un prompt per ogni tipo di foglio di calcolo che le serve, non per fornitore o layout: la nostra IA si adatta ai documenti. Salvi tanti prompt quanti sono i suoi lavori, uno per cliente o per tipo di documento, e applichi quello giusto con un clic. Tenga prompt distinti dove cambia ciò che vuole ottenere:

  • Lavori diversi, come la liquidazione IVA e il controllo delle spese
  • Tipi di documento diversi, come fatture ed estratti conto bancari
  • Il formato di output richiesto da un cliente
  • Un fornitore che richiede regole specifiche

Questo è l’intero flusso di lavoro. Ciò che segue è il dettaglio, per un controllo preciso.

Caricamenti

Cosa può caricare

File PDF

  • PDF normali e scansionati
  • Fino a 150 MB per file
  • Fino a 5,000 pagine per file
  • Un solo file può contenere molte fatture

Immagini

  • JPG e PNG, comprese scansioni e foto da smartphone
  • Fino a 5 MB per file
  • Una fattura per immagine

Lotti

  • Fino a 6.000 file in un’unica attività, e più attività possono essere eseguite contemporaneamente
  • Fatture, note di credito ed estratti conto possono entrare insieme, con regole diverse per ciascun tipo
  • Dica alla nostra IA cosa ignorare, per esempio le copertine delle email o gli avvisi di pagamento, e lo farà

Le servono più di 6.000 file in un’unica attività? Ci contatti.

Prepari i file con gli Strumenti PDF

Con gli Strumenti PDF della sua dashboard può eliminare pagine, dividere i file troppo grandi da caricare, ruotare pagine, unire file, mantenere solo le pagine dispari o solo quelle pari. Sono gratuiti, e niente lì consuma crediti. I file vengono elaborati nel suo browser e non lasciano mai il suo dispositivo.

Structured Prompt

Intestazioni esatte, nell’ordine esatto

Un modo alternativo di scrivere il prompt: assegni lei il nome a ogni colonna. Il suo foglio di calcolo usa esattamente queste intestazioni, in questo ordine, e ogni colonna può avere una propria istruzione, così un file può rispettare il tracciato che un altro sistema importa, per esempio quello del suo gestionale. Con il Prompt a testo libero, nomi e ordine delle colonne sono generalmente coerenti, ma la nostra IA può modificarli se non indica diversamente.

PromptStructured Prompt

Scelga Structured Prompt dal selettore sopra la casella del prompt.

Intestazioni di colonna

Ogni intestazione diventa il nome esatto della colonna nel suo foglio di calcolo. Preferisca nomi che dicano che cosa è il valore.

Consigliati

  • Numero fattura
  • Nome fornitore
  • Importo totale

Da evitare

  • Colonna 1
  • Campo A
  • Dati

Un’istruzione per colonna (Facoltativo)

Quale valore, da dove, in quale formato, solo per quella colonna.

  • La data di emissione della fattura, non la data di scadenza del pagamento
  • Nessun simbolo di valuta, 2 decimali
  • Estrai dalla tabella sotto 'Descrizione'

Istruzioni aggiuntive (Facoltativo)

Per l’intera estrazione: il suo obiettivo, che cosa rappresenta ogni riga, i formati e le regole di gestione.

  • Sto preparando i dati della contabilità fornitori per la chiusura mensile
  • Una riga per fattura
  • Ignora le copertine delle email e gli avvisi di pagamento
  • Per le note di credito, mostra gli importi in negativo
  • Formatta tutte le date come AAAA-MM-GG

Istruzioni nel prompt

Cosa può dire un prompt

Esempi delle istruzioni che un prompt può contenere, con parole sue, da sole o combinate.

Campi e colonne

  • Estrai 'Numero fattura', 'Data fattura' e 'Totale'
  • Usa l’intestazione di colonna 'Nome_Fornitore'
  • Ordina le colonne così: Data, Fornitore, Numero fattura, Totale
  • Una riga per ogni voce, ripeti 'Numero fattura' su ogni riga
  • Unisci tutte le descrizioni delle voci in un’unica cella, separate da punto e virgola

Regole aziendali

  • IndicazioneIl 'Codice prodotto' è nella colonna 'Descrizione' e inizia con 'SKU-'
  • PredefinitoSe 'Importo IVA' manca, impostalo a 0
  • AlternativaCerca il 'Numero ordine' nell’intestazione; se non c’è, usa 'Riferimento'
  • CondizioneSe la 'Valuta' è 'USD', usa 'Imposta statale'; se è 'EUR', usa 'IVA'

Documenti e pagine

  • Dagli estratti conto fornitori, estrai ogni fattura elencata come riga separata
  • Estrai solo dalle pagine 'Fattura fiscale', non dai documenti di trasporto allegati
  • Se un valore è barrato e riscritto a mano, usa il valore manoscritto

Formati e classificazione

  • Assicurati che tutti gli importi abbiano 2 decimali
  • Salva 'Data fattura' come testo, non come data di Excel
  • Aggiungi una colonna 'Categoria di spesa': classifica come 'Materiale per ufficio', 'Software', 'Viaggi' o 'Utenze'
  • Aggiungi una colonna 'Priorità di pagamento': 'Urgente' se la fattura è scaduta o scade entro 7 giorni, altrimenti 'Standard'

Excel mostra numeri e date secondo le impostazioni del suo Excel.

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