Guida all'estrazione
Carichi PDF o immagini, descriva in linguaggio semplice i dati desiderati e li scarichi in formato Excel, CSV o JSON.
Esempi animati di prompt, da un semplice elenco di campi a regole aziendali dettagliate, ad esempio: “Estrai numero fattura, data fattura, nome fornitore, imponibile, IVA e totale”.
Questo è l'intero flusso di lavoro: tutto ciò che segue serve come riferimento quando desidera un controllo maggiore.
Avvio rapido
Carichi i file
PDF o immagini contenenti i dati da estrarre.
Descriva cosa estrarre
Può fornire un prompt con parole sue oppure lasciare che sia l'IA a decidere.
Scarichi il foglio di calcolo
I dati estratti, strutturati in un file Excel scaricabile.
Supporto alla revisione integrato
I risultati non contengono soltanto dati: segnalano anche ciò che va verificato prima di utilizzarli.
Review Needed — quando l'IA non ha sufficiente sicurezza su un valore, contrassegna il risultato per la verifica manuale e indica il problema, il campo interessato e il file di origine da controllare.
Prompt Notes — quando il prompt lascia spazio all'interpretazione, l'IA spiega le ipotesi adottate e suggerisce come renderlo più esplicito la volta successiva.
Pagine non elaborate — ogni pagina che non è stato possibile elaborare viene segnalata, così può esaminare i dettagli e riprovare.
Caricamenti
Carichi PDF e immagini da cui estrarre i dati, da un singolo documento a migliaia di file contemporaneamente.
Tipi di file supportati
File PDF
- PDF normali e scansionati
- Fino a 150 MB per file
- Fino a 5,000 pagine
- Possono contenere più fatture
Immagini
- File JPG e PNG
- Fino a 5 MB per file
- Una fattura per immagine
Elaborazione in blocco
Elabori fino a 6.000 documenti in una singola attività di estrazione. Le servono lotti più grandi? Ci contatti: possiamo adattarci alle sue esigenze.
Carichi i lotti esattamente come li riceve. L'IA può gestire fatture, note di credito ed estratti conto nella stessa attività, applicando regole diverse a ciascun tipo. Tramite il prompt può escludere automaticamente copertine di email, avvisi di pagamento e altre pagine che non sono fatture. Consulti le funzionalità dei prompt per alcuni esempi.
Prompt
Indichi all'IA cosa estrarre, da un semplice elenco di campi a regole aziendali dettagliate.
Lasci che l'IA scriva il prompt
Non sa da dove iniziare? Carichi i file, faccia clic su Suggerisci prompt e l'IA genererà un prompt di estrazione su misura.
Come funziona
- L'IA esamina i documenti per individuare i dati principali
- Viene generato automaticamente un prompt di estrazione su misura
- Lo riveda e lo modifichi, quindi lo salvi nella libreria per riutilizzarlo
Scrivere i prompt
Inizi in modo semplice e aggiunga dettagli quando le serve un controllo preciso. Se il prompt non specifica un aspetto, il sistema adotta un criterio prudente e adatto alla contabilità.
Prompt semplici
Elenchi i campi necessari. L'IA seleziona i formati e gestisce la struttura dei documenti.
“Estrai numero fattura, data fattura, nome fornitore, imponibile, IVA e totale”
→ L'IA restituisce esattamente questi campi, formattati correttamente
“Sto elaborando fatture per il pagamento. Estrai numero fattura, data, fornitore, importo dovuto e termini di pagamento”
→ L'obiettivo aiuta l'IA a gestire i casi limite; i campi elencati definiscono il risultato
“Estrai le righe: descrizione, quantità, prezzo unitario e totale di riga”
→ L'IA crea una riga per ogni voce e ripete i dati della fattura
Prompt dettagliati
Definisca campi, formati e regole aziendali esatti per flussi di lavoro ripetibili e verificabili.
“Sto preparando i dati della contabilità fornitori per la chiusura mensile.
Estrai:
- Numero fattura (alfanumerico, in alto a destra)
- Data fattura (AAAA-MM-GG)
- Ragione sociale del fornitore (preferire l'estrazione dal piè di pagina)
- Imponibile (totale fattura al netto delle imposte)
- Aliquota IVA (se l'IVA non è indicata usare 0, usare il tipo percentuale di Excel)
- Importo IVA (se l'IVA non è presente usare 0)
- Importo totale (totale finale della fattura)
- Tipo di documento (classificare come Fattura o Nota di credito)
- - Per le note di credito anteporre 'NC-' al numero fattura e mostrare gli importi come negativi.
- - Una riga per ogni fattura o nota di credito.
- - Ignorare le pagine di copertina delle email e le pagine di riepilogo.”
Descriva l'obiettivo per ottenere risultati più intelligenti
Aggiungere il contesto del processo finanziario aiuta l'IA a gestire casi limite che non aveva previsto.
“Estrai numero fattura, data e totale”
“Sto elaborando le fatture dei fornitori per il pagamento. Estrai numero fattura, data e totale”
Perché è utile
Descrivere l'obiettivo, ad esempio il processo finanziario in corso, aiuta l'IA a prendere decisioni migliori nei casi limite (come la gestione di documenti raggruppati o valori ambigui), senza dover prevedere ogni scenario nel prompt.
Esempi di obiettivi
Prompt Library
Salvi i prompt e li riutilizzi con un clic, per risultati coerenti e ripetibili in tutti i lotti futuri.
Salvi e riutilizzi
Salvi i prompt per flusso di lavoro, cliente o tipo di documento. Applichi qualsiasi prompt salvato con un clic per assicurarsi che ogni lotto segua le stesse regole di estrazione.
Quando usare prompt distinti
Non servono prompt distinti per fornitori o layout diversi: l'IA si adatta. Li usi quando cambia la logica di estrazione:
- Attività diverse (rendicontazione IVA o monitoraggio delle spese)
- Tipi di documento diversi (fatture o estratti conto bancari)
- Formati di output specifici per cliente
- Regole di gestione specifiche per fornitore
Risultati
Esamini, scarichi e verifichi i dati estratti.
Formati di download
Può scaricare i risultati in formato Excel (.xlsx), CSV (.csv) o JSON (.json). Dove opportuno, i file Excel utilizzano tipi di cella nativi. CSV e JSON restituiscono i valori estratti come testo.
Esaminare i risultati
Controlli le pagine non elaborate
Le pagine non elaborate sono segnalate nella colonna Stato e risultati. Faccia clic su Visualizza pagine per vedere i dettagli e riprovare, se necessario.
Controlli gli avvisi Review Needed
Se l'IA non ha sufficiente sicurezza su una riga o un valore, aggiunge un avviso che richiede la verifica manuale. Gli avvisi sono indicati da un badge Review Needed in Visualizza risultati e, quando l'opzione è attiva, da una colonna aggiuntiva nei dati estratti.
Controlli le note sul prompt
Se l'IA ha formulato ipotesi perché il prompt lasciava un aspetto aperto, nella colonna Prompt Notes compare un badge. Ogni nota include suggerimenti copiabili per rendere più esplicito il prompt successivo.
Colonna File di origine
La colonna File di origine indica il file caricato e la pagina da cui è stata estratta ogni riga.
Controlli un campione per verificarne l'accuratezza
Confronti alcuni campioni casuali del foglio di calcolo con i documenti originali per verificare l'accuratezza dell'estrazione.
Review Needed
Review Needed contrassegna i risultati dell'estrazione che richiedono una verifica manuale prima dell'uso nelle fasi successive. Quando l'IA non ha sufficiente sicurezza su un valore, registra un avviso anziché lasciare che l'incertezza resti nascosta nel foglio di calcolo.
Segnala i risultati poco affidabili
Quando l'IA non ha sufficiente sicurezza su un valore estratto, contrassegna il risultato come soggetto a verifica manuale.
Spiega cosa controllare
Ogni avviso descrive il problema, identifica il campo interessato e include il contesto del file di origine, così chi effettua la revisione può comprenderlo e verificarlo rapidamente.
Come usare Review Needed
Gli avvisi Review Needed sono disponibili in Visualizza risultati. Per impostazione predefinita vengono aggiunti anche come colonna Review Needed nei dati estratti, così può esaminarli nella dashboard o direttamente nel foglio di calcolo.
Apra il badge Review Needed in Visualizza risultati oppure consulti la colonna Review Needed nel foglio di calcolo.
Utilizzi il campo interessato e il riferimento al file di origine per confrontare il valore estratto con il documento originale, quindi lo confermi o lo corregga prima di usare i dati.
Se la colonna è inclusa nel foglio di calcolo, dopo la revisione può eliminarla per ottenere un file di dati estratti pulito da importare o archiviare.
Un avviso Review Needed non significa che l'attività non sia riuscita e non modifica i dati estratti. Significa che, per quel risultato, l'IA non aveva sufficiente sicurezza da consentirne l'uso senza verifica umana. Nelle Preferenze può disattivare la colonna Review Needed e controllare l'evidenziazione XLSX delle relative celle e delle celle contenenti i dati interessati.
Esempio di avviso Review Needed
Campo interessato
Quantità
Avviso
La quantità estratta è 9 e corrisponde al valore stampato, ma accanto compare un valore manoscritto pari a 10. Verificare se la quantità estratta deve usare il valore stampato o quello manoscritto.
File di origine
[Pagina 1] fattura-fornitore.pdf
Questo è il tipo di problema che Review Needed è pensato per individuare: il valore estratto potrebbe essere corretto, ma prima di fare affidamento sui dati il documento di origine richiede una valutazione umana.
AI Prompt Notes
Quando il prompt lascia spazio all'interpretazione, l'IA spiega le ipotesi adottate e suggerisce come renderlo più esplicito la volta successiva. Se non vi sono note, non sono state segnalate ipotesi sul prompt.
Più corrispondenze possibili
Il prompt richiede il “Totale”, ma i documenti contengono sia il totale di riga sia quello della fattura: l'IA indica quale interpretazione ha usato.
Nomi dei campi non esatti
Il prompt richiede l'“Imponibile”, ma in alcuni documenti è indicato come “Subtotale”: l'IA spiega come lo ha gestito.
Tipi di documento misti
I file contengono fatture con ordini di acquisto allegati: l'IA indica le pagine da cui ha estratto i dati e quelle che ha ignorato.
Scenari non specificati
Il prompt non menzionava le note di credito, ma l'IA ne ha trovate alcune: spiega come le ha gestite, ad esempio trattando gli importi come negativi.
AI Prompt Notes
Report sulle ambiguità del prompt · 1 osservazione · 2 suggerimenti per il prompt
Durante questa estrazione, il prompt ha lasciato aperti alcuni dettagli. Ho interpretato le istruzioni in base al prompt e ai documenti. Esamini queste note se desidera rendere più espliciti i prompt futuri.
Documenti da cui estrarre i dati
I file contengono spesso una “Fattura fiscale” con un “Documento di trasporto” allegato. Ho considerato le pagine della “Fattura fiscale” come fonte principale dei dati e ignorato quelle del “Documento di trasporto”, usandole soltanto come contesto di supporto.
Per confermare questa gestione:
Estrai soltanto dalla “Fattura fiscale”Per estrarre da entrambi:
Estrai dalla “Fattura fiscale” e dal “Documento di trasporto”Prompt avanzati
Può usare il software indicando semplicemente all'IA cosa fare. Per informazioni più dettagliate sulle funzionalità dei prompt o sull'uso del Structured Prompt, consulti le sezioni seguenti.
Structured Prompt
Un modo alternativo per fornire le istruzioni di estrazione: le stesse funzionalità del prompt a testo libero, con intestazioni e ordine delle colonne garantiti.
Nello spazio di lavoro di estrazione, scelga Structured Prompt dal selettore del metodo di prompt.
Quando usare il Structured Prompt
Con il Structured Prompt, il foglio di calcolo userà con certezza le intestazioni e l'ordine delle colonne indicati. Con il Prompt a testo libero, nomi e ordine sono generalmente coerenti, ma l'IA può apportare modifiche se non riceve istruzioni esplicite.
Componenti di un Structured Prompt
Intestazioni di colonna
Ogni intestazione diventa un nome di colonna esatto nel foglio di calcolo. Usi nomi chiari e descrittivi che comunichino il significato del dato.
Buoni nomi di colonna
Da evitare
Prompt per colonna (Facoltativo)
Aggiunga indicazioni specifiche per le singole colonne. Le usi per chiarire ambiguità o definire la formattazione di quel particolare dato.
“La data di emissione della fattura, NON la scadenza del pagamento”
“Non includere il simbolo della valuta, usare 2 decimali”
“Estrarre dalla tabella sotto Descrizione”
“Se il valore è barrato e sostituito a mano, usare quello manoscritto”
Prompt aggiuntivo per l'intera attività (Facoltativo)
Aggiunga istruzioni valide per l'intera estrazione, non per una sola colonna. Qui può descrivere l'obiettivo, specificare cosa deve rappresentare ogni riga e definire regole generali di formattazione o gestione.
Esempi di istruzioni valide per l'intera attività:
Suggerimenti
Descriva l'obiettivo nel prompt per l'intera attività
Quando comprende il flusso di lavoro, l'IA prende decisioni più intelligenti sui casi limite. Sapere, ad esempio, che sta “elaborando per il pagamento” indica all'IA che i documenti raggruppati vanno trattati come un'unica transazione. Aggiunga contesto come “Mi serve per la liquidazione IVA trimestrale” oppure “Sto riconciliando con gli ordini di acquisto”.
Consulti le note per perfezionare il prompt
Dopo l'estrazione, controlli le note sul prompt per conoscere le ipotesi formulate dall'IA nei punti lasciati aperti. Usi queste indicazioni per aggiungere chiarimenti al prompt strutturato delle estrazioni future.
Controlli e funzionalità dei prompt
Definisca campi, formati e regole esatti per controllare come vengono estratti e strutturati i dati.
Campi e struttura dell'output
Definisca quali campi acquisire, come denominare le colonne e cosa deve rappresentare ogni riga.
“Estrai 'Numero fattura', 'Data fattura' e 'Totale'”
“Usa l'intestazione di colonna 'Nome_Fornitore'”
“Crea una riga per fattura”
“Una riga per voce, ripeti il 'Numero fattura' in ogni riga”
Logica e regole aziendali
Imposti indicazioni, valori predefiniti e logica condizionale per gestire le varianti dei documenti reali.
Indicazione“Il 'Codice prodotto' è nella colonna 'Descrizione' e inizia con 'SKU-'”
Valore predefinito“Se manca l'Importo IVA, impostare 0”
Alternativa“Cercare il 'Numero ordine' nell'intestazione; altrimenti usare 'Riferimento'”
Condizione“Se la 'Valuta' è 'USD', usare 'Imposta statale'; se è 'EUR', usare 'IVA'”
Gestione di documenti e pagine
Applichi regole a tipi di documento specifici o escluda le pagine indesiderate.
“Ignorare le pagine intitolate 'Copertina email'”
“Per le note di credito, anteporre 'NC-' al numero fattura e mostrare gli importi come negativi”
“Dagli estratti conto fornitori, estrarre ogni fattura come riga separata”
Formattazione e classificazione dei dati
Controlli come vengono memorizzati i valori in Excel e classifichi automaticamente le transazioni.
“Formattare tutte le date come AAAA-MM-GG”
“Assicurarsi che tutti i campi monetari abbiano 2 decimali”
“Aggiungere una colonna 'Categoria di spesa': classificare come 'Materiale per ufficio', 'Software', 'Viaggi' o 'Utenze'”
“Aggiungere una colonna 'Priorità di pagamento': 'Urgente' se scaduto o in scadenza entro 7 giorni, altrimenti 'Standard'”
Nota: le impostazioni locali di Excel possono visualizzare i tipi Excel nativi (ad es. numeri e date) in base alle sue preferenze.
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