Guia de Extração
Carregue os seus PDFs ou imagens, descreva o que pretende em linguagem simples e transfira os dados em Excel, CSV ou JSON.
Exemplos de prompts animados, de uma simples lista de campos a regras de negócio detalhadas — por exemplo: “Extrair número da fatura, data da fatura, nome do fornecedor, valor líquido, IVA, total”.
E este é todo o fluxo de trabalho — tudo o que se segue é material de referência para quando quiser mais controlo.
Início Rápido
Carregar ficheiros
PDFs ou imagens com os dados que pretende extrair.
Descrever o que extrair
Opcionalmente, escreva um prompt nas suas palavras — ou deixe a IA decidir.
Transferir a folha de cálculo
Os seus dados extraídos, estruturados num ficheiro Excel transferível.
Apoio à revisão integrado
Os resultados não devolvem apenas dados — assinalam o que precisa de revisão antes de confiar neles.
Review Needed — quando a IA não tem confiança suficiente num valor, marca esse resultado como carecendo de verificação manual, com o problema, o campo afetado e o ficheiro de origem a verificar.
Prompt Notes — quando o seu prompt deixa margem para interpretação, a IA indica o que assumiu e sugere como tornar o prompt mais explícito da próxima vez.
Páginas falhadas — qualquer página que não tenha sido processada é assinalada, para que possa rever os detalhes e tentar novamente.
Carregamentos
Carregue PDFs e imagens para extração — de um único documento a milhares de uma só vez.
Tipos de Ficheiro Suportados
Ficheiros PDF
- PDFs normais e digitalizados
- Até 150MB por ficheiro
- Até 5,000 páginas
- Podem conter várias faturas
Imagens
- Ficheiros JPG e PNG
- Até 5MB por ficheiro
- Uma fatura por imagem
Processamento em Lote
Processe até 6000 documentos numa única tarefa de extração. Precisa de lotes maiores? Envie-nos uma mensagem e adaptamo-nos às suas necessidades.
Carregue os lotes exatamente como os recebe. A IA processa faturas, notas de crédito e extratos na mesma tarefa, aplicando regras diferentes a cada um. Páginas de rosto de email, avisos de pagamento e outras páginas que não são faturas podem ser filtradas automaticamente através do prompt. Veja as Capacidades de Prompt para exemplos.
Prompt
Diga à IA o que extrair — de uma simples lista de campos a regras de negócio detalhadas.
Deixe a IA Escrever o Prompt
Não sabe por onde começar? Carregue os ficheiros, clique em Suggest prompt e a IA gera um prompt de extração à medida.
Como funciona
- A IA examina os documentos para identificar os dados principais
- É gerado automaticamente um prompt de extração à medida
- Reveja e ajuste; depois guarde na sua biblioteca para reutilização
Escrever Prompts
Comece simples e acrescente detalhe quando precisar de controlo preciso. Quando o prompt deixa algo por especificar, o sistema usa um critério conservador, adequado à contabilidade.
Prompts Simples
Liste os campos de que precisa. A IA escolhe os formatos e trata da estrutura do documento.
“Extrair número da fatura, data da fatura, nome do fornecedor, valor líquido, IVA, total”
→ A IA devolve exatamente estes campos, corretamente formatados
“Estou a processar faturas para pagamento. Extrair número da fatura, data, fornecedor, valor em dívida, condições de pagamento”
→ O objetivo ajuda a IA a lidar com casos-limite; os campos listados definem o resultado
“Extrair linhas: descrição, quantidade, preço unitário, total da linha”
→ A IA cria uma linha por artigo, repetindo os dados da fatura
Prompts Detalhados
Defina campos, formatos e regras de negócio exatos para fluxos de trabalho repetíveis e auditáveis.
“Estou a preparar dados de contas a pagar para o fecho de mês.
Extrair:
- Número da Fatura (alfanumérico, canto superior direito)
- Data da Fatura (AAAA-MM-DD)
- Nome Legal do Fornecedor (de preferência extraído do rodapé)
- Valor Líquido (total da fatura sem impostos)
- Taxa de IVA (se não houver IVA indicado, usar 0; usar o tipo percentagem do Excel)
- Valor do IVA (se não houver IVA, usar 0)
- Valor Total (total final da fatura)
- Tipo de Documento (classificar como Fatura ou Nota de Crédito)
- - Nas notas de crédito, adicionar o prefixo ‘CR-’ ao Número da Fatura e apresentar os valores como negativos.
- - Uma linha por cada fatura ou nota de crédito.
- - Ignorar páginas que sejam folhas de rosto de email ou páginas de resumo.”
Descreva o Seu Objetivo para Melhores Resultados
Dar contexto sobre o seu processo financeiro ajuda a IA a lidar com casos-limite que não antecipou.
“Extrair número da fatura, data e total”
“Estou a processar faturas de fornecedores para pagamento. Extrair número da fatura, data e total”
Porque ajuda
Descrever o seu objetivo — como o processo financeiro que está a executar — ajuda a IA a tomar melhores decisões em casos-limite (como tratar documentos agrupados ou valores ambíguos), sem que tenha de antecipar todos os cenários no prompt.
Exemplos de objetivos
Prompt Library
Guarde prompts para reutilização com um clique — garantindo resultados consistentes e repetíveis em lotes futuros.
Guardar e reutilizar
Guarde prompts por fluxo de trabalho, cliente ou tipo de documento. Aplique qualquer prompt guardado com um clique, para que todos os lotes sigam as mesmas regras de extração.
Quando usar prompts separados
Não precisa de prompts separados para fornecedores ou layouts diferentes — a IA adapta-se. Use prompts separados quando a própria lógica de extração for diferente:
- Tarefas diferentes (declaração de IVA vs. controlo de despesas)
- Tipos de documento diferentes (faturas vs. extratos bancários)
- Formatos de resultado específicos de cada cliente
- Regras de tratamento específicas de cada fornecedor
Resultados
Reveja, transfira e verifique os dados extraídos.
Formatos de Transferência
O resultado pode ser transferido em Excel (.xlsx), CSV (.csv) ou JSON (.json). Os ficheiros Excel usam tipos de célula nativos da folha de cálculo sempre que aplicável. O CSV e o JSON devolvem os valores extraídos como texto.
Rever o Resultado
Reveja as páginas falhadas
As páginas falhadas são assinaladas na coluna Status & Results. Clique em View Pages para ver os detalhes e tentar novamente, se necessário.
Verifique os avisos Review Needed
Se a IA não tiver confiança suficiente numa linha ou valor, adiciona um aviso que exige verificação manual. Estes casos são assinalados com um selo Review Needed em View Results e, quando a opção está ativada, adicionados como coluna extra nos dados extraídos.
Verifique as notas do prompt
Se a IA fez suposições porque o prompt deixou algo em aberto, aparece um selo na coluna Prompt Notes. Cada nota inclui sugestões de prompt copiáveis, para poder ser mais explícito da próxima vez.
Coluna de ficheiro de origem
Uma coluna Ficheiro de Origem mostra de que ficheiro carregado e de que página cada linha foi extraída.
Faça verificações aleatórias
Compare amostras aleatórias da folha de cálculo com os documentos originais para verificar a precisão da extração.
Review Needed
O Review Needed marca resultados de extração que exigem verificação manual antes de serem utilizados. Quando a IA não tem confiança suficiente num valor, regista um aviso em vez de deixar essa incerteza escondida na folha de cálculo.
Assinala resultados de baixa confiança
Quando a IA não tem confiança suficiente num valor extraído, marca esse resultado como carecendo de verificação manual.
Explica o que verificar
Cada aviso descreve o problema, identifica o campo afetado e inclui o contexto do ficheiro de origem, para que os revisores possam compreendê-lo e verificá-lo rapidamente.
Como usar o Review Needed
Os avisos Review Needed estão disponíveis em View Results. Por predefinição, são também adicionados como coluna extra Review Needed nos dados extraídos, para que possa rever os avisos no painel ou diretamente na folha de cálculo.
Abra o selo Review Needed em View Results ou reveja a coluna Review Needed na folha de cálculo.
Use o campo afetado e a referência ao ficheiro de origem para verificar o valor extraído no documento original; depois confirme-o ou corrija-o antes de usar os dados.
Se a coluna estiver incluída na folha de cálculo, elimine-a após a revisão se quiser um ficheiro de dados limpo para importação ou arquivo.
Um aviso Review Needed não significa que a tarefa falhou e não altera os dados extraídos. Significa que a IA não teve confiança suficiente para que esse resultado seja usado sem verificação humana. Em Preferences (Preferências), pode desativar a coluna Review Needed na folha de cálculo e controlar o realce em XLSX das células Review Needed e das células de dados afetadas.
Exemplo de aviso Review Needed
Campo afetado
Quantidade
Aviso
A Quantidade extraída é 9, correspondendo ao valor impresso, mas existe um valor manuscrito de 10 ao lado. Verifique se a Quantidade extraída deve usar o valor impresso ou o valor manuscrito.
Ficheiro de origem
[Página 1] fatura-fornecedor.pdf
Este é o tipo de situação que o Review Needed foi concebido para detetar: o valor extraído pode estar correto, mas o documento de origem exige julgamento humano antes de os dados poderem ser usados com confiança.
AI Prompt Notes
Quando o seu prompt deixa margem para interpretação, a IA indica o que assumiu e sugere como tornar o prompt mais explícito da próxima vez. Sem notas, significa que não foram reportadas suposições sobre o prompt.
Várias correspondências possíveis
O prompt pede ‘Total’, mas os documentos têm um total por linha e um total da fatura — a IA indica que interpretação usou.
Nomes de campos inexatos
O prompt pede ‘Líquido’, mas os documentos por vezes indicam ‘Subtotal’ — a IA explica como tratou o caso.
Tipos de documento misturados
Os ficheiros contêm faturas com notas de encomenda anexas — a IA indica de que páginas extraiu e quais ignorou.
Cenários não especificados
O prompt não mencionava notas de crédito, mas a IA encontrou algumas — e explica como as tratou, por exemplo, considerando os valores negativos.
AI Prompt Notes
Relatório de incertezas do prompt · 1 observação · 2 sugestões de prompt
Durante esta extração, o seu prompt deixou alguns detalhes em aberto. Fiz interpretações com base nas suas instruções e nos documentos. Reveja estas notas se quiser tornar os próximos prompts mais explícitos.
Documentos a extrair
Os seus ficheiros contêm frequentemente uma ‘Fatura’ com uma ‘Guia de Remessa’ anexa. Tratei as páginas da ‘Fatura’ como fonte principal dos dados e ignorei as páginas da ‘Guia de Remessa’ anexa, considerando-as contexto de apoio.
Para confirmar este tratamento:
Extrair apenas da ‘Fatura’Para extrair de ambos:
Extrair da ‘Fatura’ e da ‘Guia de Remessa’Prompting avançado
Pode usar o software simplesmente dizendo à IA o que fazer. Para informação mais detalhada sobre as capacidades de prompt ou sobre a utilização do Structured Prompt, veja abaixo.
Structured Prompt
Uma forma alternativa de dar instruções de extração — as mesmas capacidades do prompt de texto livre, com cabeçalhos de coluna e ordem garantidos.
No espaço de trabalho de extração, escolha Structured Prompt no seletor de método de prompting.
Quando Usar o Structured Prompt
Com o Structured Prompt, a folha de cálculo usa garantidamente os seus cabeçalhos de coluna exatos, pela sua ordem exata. Com o Prompt de texto livre, os nomes e a ordem das colunas são normalmente consistentes, mas a IA pode fazer ajustes, salvo indicação explícita em contrário.
Componentes de um Structured Prompt
Cabeçalhos de Coluna
Cada cabeçalho de coluna torna-se um nome de coluna exato na folha de cálculo. Use nomes claros e descritivos que transmitam o significado do dado.
Bons nomes de coluna
A evitar
Prompt por Coluna (Opcional)
Acrescente orientações específicas para colunas individuais. Use-as para esclarecer ambiguidades ou definir a formatação desse dado em particular.
"A data em que a fatura foi emitida, NÃO a data de vencimento"
"Não incluir o símbolo de moeda; usar 2 casas decimais"
"Extrair da tabela por baixo de Descrição"
"Se estiver riscado e manuscrito, usar o valor manuscrito"
Prompt Adicional para Toda a Tarefa (Opcional)
Acrescente instruções que se aplicam à extração inteira, e não apenas a uma coluna. É aqui que descreve o objetivo, define o que cada linha deve representar e estabelece regras de formatação ou tratamento para toda a tarefa.
Exemplos de instruções para toda a tarefa:
Sugestões
Descreva o objetivo no Prompt para Toda a Tarefa
Quando a IA compreende o seu fluxo de trabalho, toma melhores decisões em casos-limite. Por exemplo, saber que está a “processar para pagamento” indica à IA que documentos agrupados devem ser tratados como uma única transação. Acrescente contexto como “Preciso disto para a declaração periódica do IVA” ou “Estou a reconciliar com as notas de encomenda”.
Reveja as notas do prompt para o afinar
Após a extração, consulte as notas do prompt para ver as suposições que a IA fez onde o prompt deixou margem para interpretação. Use esse feedback para acrescentar instruções clarificadoras ao seu Structured Prompt em extrações futuras.
Controlos e Capacidades de Prompt
Defina campos, formatos e regras exatos para controlar como os dados são extraídos e estruturados.
Campos e Estrutura do Resultado
Defina que campos capturar, como nomear as colunas e o que cada linha representa.
“Extrair ‘Número da Fatura’, ‘Data da Fatura’ e ‘Total’”
“Usar o cabeçalho de coluna ‘Nome_Fornecedor’”
“Criar uma linha por fatura”
“Uma linha por artigo; repetir o ‘Número da Fatura’ em cada linha”
Lógica e Regras de Negócio
Defina indicações, valores por omissão e lógica condicional para lidar com as variações do mundo real.
Dica“O ‘Código do Produto’ está na coluna ‘Descrição’ e começa por ‘SKU-’”
Por omissão“Se o ‘Valor do Imposto’ estiver em falta, definir como 0”
Alternativa“Procurar o ‘N.º de Encomenda’ no cabeçalho; caso contrário, usar a ‘Referência’”
Condicional“Se a ‘Moeda’ for ‘USD’, usar ‘State Tax’; se for ‘EUR’, usar ‘IVA’”
Tratamento de Documentos e Páginas
Aplique regras a tipos de documento específicos ou filtre páginas indesejadas.
“Ignorar páginas com o título ‘Folha de Rosto de Email’”
“Nas notas de crédito, adicionar o prefixo ‘CR-’ ao Número da Fatura e apresentar os valores como negativos”
“Dos Extratos de Conta, extrair cada fatura como uma linha separada”
Formatação e Classificação de Dados
Controle como os valores são guardados no Excel e categorize transações automaticamente.
“Formatar todas as datas como AAAA-MM-DD”
“Garantir que todos os campos monetários têm 2 casas decimais”
“Adicionar uma coluna ‘Categoria de Despesa’ — classificar como ‘Material de Escritório’, ‘Software’, ‘Viagens’ ou ‘Serviços’”
“Adicionar uma coluna ‘Prioridade de Pagamento’ — ‘Urgente’ se estiver vencida ou vencer em 7 dias; caso contrário, ‘Normal’”
Nota: as definições locais do Excel podem apresentar os tipos nativos do Excel (i.e., números, datas) de acordo com as suas configurações.
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