Guia de Extração
Carregue as suas faturas, diga o que precisa por palavras suas e transfira a folha de cálculo.
Exemplos de prompts animados, de uma simples lista de campos a regras de negócio detalhadas — por exemplo: “Extrair número da fatura, data da fatura, nome do fornecedor, valor líquido, IVA, total”.
Como funciona
Todo o fluxo de trabalho, em três passos
Carregar
PDFs e imagens, exatamente como os recebeu. Um PDF com cinquenta faturas serve, e faturas, notas de crédito e extratos podem ir juntos. Diga à nossa IA o que ignorar, páginas de rosto de email ou avisos de pagamento, por exemplo, e ela ignora-os.
Diga o que precisa
Uma lista de campos, o trabalho que está a fazer, ou nada. Quando as suas instruções ou os documentos deixam algo genuinamente em aberto, a nossa IA pode parar e perguntar-lhe em vez de decidir sozinha.
Transfira e saiba o que verificar
Cada linha indica o ficheiro e a página de onde veio. Um valor ou uma linha sobre os quais o painel de agentes de IA não chega a acordo são assinalados como Review Needed, com o que verificar, e no visualizador de resultados um clique abre essa linha ao lado da página de onde veio.
O que recebe
A folha de cálculo, e como a verificar
Excel, CSV ou JSON
No Excel, os números vêm como números e as datas como datas, por isso as suas fórmulas e tabelas dinâmicas funcionam logo. O CSV e o JSON trazem todos os valores como texto.
Duas colunas depois dos seus dados
- Source File: o ficheiro e a página de onde veio cada linha.
- Review Needed: o que verificar, explicado abaixo.
Se precisar do ficheiro exatamente como o pediu, qualquer uma das colunas pode ser excluída em Preferências.
Páginas com falha
Uma página que não pôde ser processada é comunicada, nunca ignorada em silêncio: o seu painel mostra quais foram, e não paga por elas.
Review Needed
- Um valor ou uma linha sobre os quais o painel de agentes de IA não chega a acordo são assinalados como Review Needed, com o que verificar.
- Aparece no seu painel quando a extração termina e na coluna Review Needed da sua folha de cálculo, com as células de aviso e as células de dados a que se referem realçadas no Excel.
- Em Preferências, pode excluir a coluna das suas transferências, alterar ou remover o realce e escolher o idioma em que os avisos são escritos.
Exemplo de aviso Review Needed
Campo afetado
Quantidade
Aviso
A Quantidade extraída é 9, correspondendo ao valor impresso, mas existe um valor manuscrito de 10 ao lado. Verifique se a Quantidade extraída deve usar o valor impresso ou o valor manuscrito.
Source File
[Page 1] fatura-fornecedor.pdf
O visualizador de resultados
Em qualquer tarefa concluída no seu painel, Verificar resultados abre a sua folha de cálculo ao lado dos documentos de onde foi lida. Clique no nome do ficheiro de uma linha e a página de onde veio abre ao lado, pronta para comparar.
Verifique um trabalho grande por amostragem, rapidamente
Escolha uma amostra de linhas e percorra-a. Cada linha e a sua página já estão emparelhadas, por isso não há que andar à procura do documento certo.
Um valor Review Needed está a um clique da sua fatura
Clique no nome do ficheiro da linha, compare o valor com a página ao lado, confirme ou corrija, e siga em frente.
48 horas para os documentos, 90 dias para os resultados
Os documentos de origem podem ser consultados durante 48 horas após o carregamento, altura em que são eliminados. Os seus resultados permanecem disponíveis durante 90 dias, salvo se os eliminar antes.
Perguntas da IA
A nossa IA pode parar e perguntar-lhe
Com as Perguntas da IA ativadas, a nossa IA lê os seus documentos antes de extrair e, quando o seu prompt ou os documentos deixam algo genuinamente em aberto, interrompe o trabalho e faz-lhe uma breve pergunta na conversa da tarefa, continuando depois com a sua resposta. Se se ausentar, a tarefa aguarda e envia-lhe um email. Quando o planeamento termina, as suas respostas ficam escritas num prompt que pode guardar na sua Prompt Library, para que tarefas semelhantes não precisem de voltar a perguntar. As Perguntas da IA vêm desativadas numa conta nova e ativam-se com um clique, na própria tarefa ou como predefinição em Preferências.
Que nome deve preencher a coluna Nome do Fornecedor?
Exemplo dos seus documentos
Várias faturas mostram um nome comercial no topo e uma denominação social diferente no rodapé.
- O nome comercial no topoRecomendada
- A denominação social no rodapé
- Ambos, em duas colunas
AI Prompt Notes
Relatório de incerteza do prompt · 1 observação · 2 sugestões de prompt
Durante esta extração, alguns detalhes do seu prompt ficaram em aberto. Interpretei as suas instruções e documentos. Reveja estas notas se pretender tornar os prompts futuros mais explícitos.
Documentos a extrair
Os seus ficheiros contêm frequentemente uma ‘Fatura’ com uma ‘Guia de Remessa’ anexa. Tratei as páginas da ‘Fatura’ como fonte principal dos dados e ignorei as páginas da ‘Guia de Remessa’ anexa, considerando-as contexto de apoio.
Para confirmar este tratamento:
Extrair apenas da ‘Fatura’Para extrair de ambos:
Extrair da ‘Fatura’ e da ‘Guia de Remessa’Com as Perguntas da IA desativadas: Prompt Notes
Com as Perguntas da IA desativadas, o que a nossa IA achou pouco claro passa a Prompt Notes: toma a decisão conservadora e adequada à contabilidade, regista o que assumiu e dá-lhe uma linha para copiar para o seu prompt e resolver a questão da próxima vez. As notas aparecem no seu painel quando a extração termina; se não houver nenhuma, não foram reportadas suposições.
Prompts
Diga o que precisa, por palavras suas
Comece com uma linha. Acrescente detalhe quando quiser controlo exato. Um prompt descreve a folha de cálculo que quer, não os documentos que tem: as colunas, os formatos, o que é cada linha, o que deixar de fora; a nossa IA lê os documentos por si, seja qual for o layout. Quando o seu prompt deixa algo em aberto, ela pergunta, ou toma a decisão conservadora e dá-lhe conta disso, como descrito acima.
Sugerir prompt Não sabe por onde começar? Adicione os seus ficheiros, clique em Sugerir prompt e deixe a nossa IA escrever o prompt a partir do que encontra neles. Ajuste-o, guarde-o, execute-o.
Uma lista de campos
O que obtém
Exatamente essas colunas, uma linha por fatura.
O seu objetivo, e depois os campos
O que obtém
Os campos que indicou, com os casos-limite e tudo o que não chegou a dizer tratados como o pagamento de faturas exige.
Artigos
O que obtém
Uma linha por artigo, com os dados da fatura repetidos em cada linha.
Diga qual é o trabalho
Diga para que trabalho são os dados, e a nossa IA trata os casos-limite dos seus documentos, e tudo o que não chegou a dizer, como esse trabalho exige: qual o total que conta, como se apresenta uma nota de crédito, que página de um dossiê se lê. Qualquer um destes, por palavras suas:
- Estou a processar estas faturas para aprovação de pagamento
- Preciso disto para a nossa declaração periódica do IVA
- Estou a fazer uma análise de despesa por artigo, de todos os fornecedores
- Estou a conciliar os movimentos do extrato bancário com as nossas faturas
- Estou a extrair os encargos mensais de eletricidade, água e gás das nossas instalações
- Estou a preparar os dados salariais para o processamento mensal de salários
Regras exatas, para um fluxo de trabalho repetível e auditável
Defina os campos, os formatos e as regras uma vez, guarde o prompt na sua Prompt Library, e todos os lotes vêm da mesma forma. Há mais sobre o que um prompt pode conter na referência abaixo.
Estou a preparar dados de contas a pagar para o fecho do mês.
Extrair:
- Número da Fatura (alfanumérico, canto superior direito)
- Data da Fatura (AAAA-MM-DD)
- Denominação Social do Fornecedor (extrair de preferência do rodapé)
- Valor Líquido (total da fatura sem impostos)
- Taxa de IVA (se não houver IVA indicado, usar 0; usar o tipo percentagem do Excel)
- Valor do IVA (se não houver IVA, usar 0)
- Valor Total (total final da fatura)
- Tipo de Documento (classificar como Fatura ou Nota de Crédito)
- - Nas notas de crédito, adicionar o prefixo ‘CR-’ ao Número da Fatura e apresentar os valores como negativos.
- - Uma linha por cada fatura ou nota de crédito.
- - Ignorar todas as páginas de rosto de email e páginas de resumo.
O que obtém
Uma linha por fatura ou nota de crédito, os seus formatos de data e de número aplicados, páginas de rosto e de resumo ignoradas, notas de crédito em negativo: a mesma folha de cálculo todos os meses.
Prompt Library
Um prompt por tipo de folha de cálculo que quer, não por fornecedor ou layout: a nossa IA adapta-se aos documentos. Guarde tantos prompts quantos os trabalhos que tem, um por cliente ou por tipo de documento, e aplique o certo com um clique. Mantenha prompts separados quando o que quer obter é diferente:
- Trabalhos diferentes, como a declaração de IVA e o controlo de despesas
- Tipos de documento diferentes, como faturas e extratos bancários
- O formato de resultado próprio de um cliente
- Um fornecedor que precisa de regras próprias
Este é todo o fluxo de trabalho. O que se segue é o detalhe, para um controlo exato.
Carregamentos
O que pode carregar
Ficheiros PDF
- PDFs normais e digitalizados
- Até 150 MB por ficheiro
- Até 5,000 páginas por ficheiro
- Um ficheiro pode conter muitas faturas
Imagens
- JPG e PNG, incluindo digitalizações e fotos de telemóvel
- Até 5 MB por ficheiro
- Uma fatura por imagem
Lotes
- Até 6.000 ficheiros numa só tarefa, e várias tarefas podem decorrer ao mesmo tempo
- Faturas, notas de crédito e extratos podem ir juntos, com regras diferentes para cada um
- Diga à nossa IA o que ignorar, páginas de rosto de email ou avisos de pagamento, por exemplo, e ela ignora-os
Precisa de mais de 6.000 ficheiros numa só tarefa? Envie-nos uma mensagem.
Prepare os ficheiros com as Ferramentas PDF
Ferramentas PDF, no seu painel: elimine páginas, divida ficheiros demasiado grandes para enviar, rode páginas, junte ficheiros, mantenha só as páginas ímpares ou só as pares. Gratuitas, e nada ali consome créditos. Os ficheiros são processados no seu navegador e nunca saem do seu dispositivo.
Structured Prompt
Cabeçalhos exatos, pela ordem exata
Uma forma alternativa de escrever o seu prompt: dê o nome a cada coluna. A sua folha de cálculo usa exatamente estes cabeçalhos, por esta ordem, e cada coluna pode ter a sua própria instrução, para que um ficheiro possa corresponder ao formato de importação de outro sistema, o do seu software de contabilidade, por exemplo. Com o Prompt de texto livre, os nomes e a ordem das colunas são normalmente consistentes, mas a nossa IA pode ajustá-los, salvo indicação em contrário.
Escolha Structured Prompt no seletor por cima da caixa do prompt.
Cabeçalhos de coluna
Cada cabeçalho torna-se o nome exato da coluna na sua folha de cálculo. Prefira nomes que digam o que é o valor.
Bons
- Número da Fatura
- Nome do Fornecedor
- Valor Total
A evitar
- Coluna 1
- Campo A
- Dados
Uma instrução por coluna (Opcional)
Que valor, de onde, em que formato, só para essa coluna.
- A data em que a fatura foi emitida, não a data de vencimento
- Sem símbolo de moeda, 2 casas decimais
- Extrair da tabela por baixo de ‘Descrição’
Instruções adicionais (Opcional)
Para toda a extração: o seu objetivo, o que cada linha representa, formatos e regras de tratamento.
- Estou a preparar dados de contas a pagar para o fecho do mês
- Uma linha por fatura
- Ignorar as páginas de rosto de email e os avisos de pagamento
- Nas notas de crédito, apresentar os valores como negativos
- Formatar todas as datas como AAAA-MM-DD
Instruções do prompt
O que um prompt pode dizer
Exemplos das instruções que um prompt pode conter, por palavras suas, isoladas ou em conjunto.
Campos e colunas
- Extrair ‘Número da Fatura’, ‘Data da Fatura’ e ‘Total’
- Usar o cabeçalho de coluna ‘Nome_Fornecedor’
- Ordenar as colunas assim: Data, Fornecedor, Número da Fatura, Total
- Uma linha por artigo; repetir o ‘Número da Fatura’ em cada linha
- Juntar todas as descrições dos artigos numa só célula, separadas por ponto e vírgula
Regras de negócio
- DicaO ‘Código do Produto’ está na coluna ‘Descrição’ e começa por ‘SKU-’
- Por omissãoSe o ‘Valor do Imposto’ estiver em falta, definir como 0
- AlternativaProcurar o ‘N.º de Encomenda’ no cabeçalho; se não estiver lá, usar a ‘Referência’
- CondicionalSe a ‘Moeda’ for ‘USD’, usar ‘State Tax’; se for ‘EUR’, usar ‘IVA’
Documentos e páginas
- Dos extratos de conta, extrair cada fatura listada como uma linha separada
- Extrair apenas das páginas da ‘Fatura’, não das guias de remessa anexas
- Se um valor estiver riscado e manuscrito, usar o valor manuscrito
Formatos e classificação
- Garantir que todos os campos monetários têm 2 casas decimais
- Guardar a ‘Data da Fatura’ como texto, não como data do Excel
- Adicionar uma coluna ‘Categoria de Despesa’: classificar como ‘Material de Escritório’, ‘Software’, ‘Viagens’ ou ‘Eletricidade, Água e Gás’
- Adicionar uma coluna ‘Prioridade de Pagamento’: ‘Urgente’ se estiver vencida ou vencer nos próximos 7 dias; caso contrário, ‘Normal’
O Excel mostra os números e as datas de acordo com as suas próprias definições do Excel.
Experimente com as suas próprias faturas
50 páginas grátis todos os meses. Registe-se com um endereço de email: sem subscrição, sem cartão de crédito.