Extraktionsleitfaden

Laden Sie Ihre Rechnungen hoch, sagen Sie in eigenen Worten, was Sie benötigen, und laden Sie die Tabelle herunter.

Animierte Beispiel-Prompts, von der einfachen Feldliste bis zu detaillierten Geschäftsregeln – zum Beispiel: „Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag extrahieren“.

So funktioniert es

Der gesamte Workflow in drei Schritten

  1. Hochladen

    PDFs und Bilder, genau so, wie Sie sie erhalten haben. Ein PDF mit fünfzig Rechnungen ist kein Problem, und Rechnungen, Gutschriften und Auszüge können zusammen hochgeladen werden. Sagen Sie unserer KI, was sie ignorieren soll, etwa E-Mail-Deckblätter oder Zahlungsavise, und sie tut es.

  2. Sagen, was Sie benötigen

    Eine Liste von Feldern, die Aufgabe, die Sie erledigen, oder gar nichts. Wo Ihre Anweisungen oder die Dokumente etwas wirklich offenlassen, kann unsere KI innehalten und bei Ihnen nachfragen, statt allein zu entscheiden.

  3. Herunterladen und wissen, was zu prüfen ist

    Jede Zeile trägt die Datei und die Seite, aus der sie stammt. Ein Wert oder eine Zeile, auf die sich die KI-Agenten nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist, und in der Ergebnisansicht öffnet ein Klick diese Zeile neben der Seite, aus der sie stammt.

Das Ergebnis

Die Tabelle und wie Sie sie prüfen

Excel, CSV oder JSON

In Excel kommen Zahlen als Zahlen an und Datumsangaben als Datumsangaben, sodass Ihre Formeln und Pivot-Tabellen sofort funktionieren. CSV und JSON liefern jeden Wert als Text.

Zwei Spalten nach Ihren Daten

  • Source File: die Datei und die Seite, aus der jede Zeile stammt.
  • Review Needed: was zu prüfen ist, mehr dazu unten.

Wenn Sie die Datei genau so brauchen, wie Sie sie angefordert haben, können Sie jede der beiden Spalten in Ihren Einstellungen weglassen.

Fehlgeschlagene Seiten

Eine Seite, die sich nicht verarbeiten ließ, wird gemeldet, nie stillschweigend übersprungen: Ihr Dashboard zeigt, welche Seiten es sind, und sie werden Ihnen nicht berechnet.

Review Needed

  • Ein Wert oder eine Zeile, auf die sich die KI-Agenten nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist.
  • Sichtbar in Ihrem Dashboard, sobald die Extraktion abgeschlossen ist, und in der Spalte Review Needed Ihrer Tabelle. In Excel sind die Zellen mit den Warnungen und die Datenzellen, auf die sie sich beziehen, hervorgehoben.
  • In Ihren Einstellungen können Sie die Spalte aus Ihren Downloads weglassen, die Hervorhebung ändern oder entfernen und die Sprache wählen, in der die Warnungen verfasst sind.

Beispiel für eine Review-Needed-Warnung

Betroffenes Feld

Menge

Warnung

Die extrahierte Menge ist 9 und entspricht dem gedruckten Wert; daneben steht jedoch handschriftlich der Wert 10. Prüfen Sie, ob für die extrahierte Menge der gedruckte oder der handschriftliche Wert gelten soll.

Source File

[Page 1] lieferanten-rechnung.pdf

Die Ergebnisansicht

Mit Ergebnisse prüfen öffnen Sie bei jeder abgeschlossenen Aufgabe in Ihrem Dashboard Ihre Tabelle neben den Dokumenten, aus denen sie ausgelesen wurde. Klicken Sie in einer Zeile auf den Dateinamen, und die Seite, aus der sie stammt, öffnet sich daneben, bereit zum Vergleich.

  • Eine große Aufgabe schnell stichprobenartig prüfen

    Nehmen Sie eine Stichprobe von Zeilen und gehen Sie sie durch. Jede Zeile und ihre Seite sind bereits einander zugeordnet, sodass Sie nicht nach dem richtigen Dokument suchen müssen.

  • Ein als Review Needed markierter Wert ist einen Klick von seiner Rechnung entfernt

    Klicken Sie in seiner Zeile auf den Dateinamen, vergleichen Sie den Wert mit der Seite daneben, bestätigen oder korrigieren Sie ihn und machen Sie weiter.

  • 48 Stunden für die Dokumente, 90 Tage für die Ergebnisse

    Quelldokumente lassen sich bis 48 Stunden nach dem Hochladen ansehen; dann werden sie gelöscht. Ihre Ergebnisse bleiben 90 Tage verfügbar, sofern Sie sie nicht früher löschen.

KI-Rückfragen

Unsere KI kann innehalten und bei Ihnen nachfragen

Mit eingeschalteten KI-Rückfragen liest unsere KI Ihre Dokumente vor der Extraktion. Wo Ihr Prompt oder die Dokumente etwas wirklich offenlassen, hält sie inne, stellt in der Konversation der Aufgabe eine kurze Rückfrage und fährt dann mit Ihrer Antwort fort. Sind Sie gerade nicht am Platz, wartet die Aufgabe und schickt Ihnen eine E-Mail. Nach Abschluss der Planung werden Ihre Antworten in einen Prompt übernommen, den Sie in Ihrer Prompt Library speichern können, damit ähnliche Aufgaben nicht erneut nachfragen müssen. Bei einem neuen Konto sind die KI-Rückfragen ausgeschaltet; Sie schalten sie mit einem Klick ein, für die einzelne Aufgabe oder als Standard in Ihren Einstellungen.

Bei ausgeschalteten KI-Rückfragen: Prompt Notes

Sind die KI-Rückfragen ausgeschaltet, wird das, was unsere KI unklar fand, stattdessen zu Prompt Notes: Die KI trifft die konservative, buchhaltungsgerechte Entscheidung, hält fest, was sie angenommen hat, und gibt Ihnen eine Zeile, die Sie in Ihren Prompt kopieren, damit der Punkt beim nächsten Mal geklärt ist. Angezeigt werden sie in Ihrem Dashboard, sobald die Extraktion abgeschlossen ist; gibt es keine, wurden keine Annahmen gemeldet.

Prompts

Sagen Sie in eigenen Worten, was Sie benötigen

Beginnen Sie mit einem Einzeiler. Ergänzen Sie Details, wenn Sie exakte Kontrolle möchten. Ein Prompt beschreibt die Tabelle, die Sie haben möchten, nicht die Dokumente, die Sie haben: die Spalten, die Formate, wofür eine Zeile steht, was wegbleiben soll. Die Dokumente liest unsere KI selbst, welches Layout sie auch haben. Wo Ihr Prompt etwas offenlässt, fragt sie nach oder trifft die konservative Entscheidung und sagt es Ihnen, wie oben beschrieben.

Prompt vorschlagen Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Fügen Sie Ihre Dateien hinzu, klicken Sie auf Prompt vorschlagen und lassen Sie unsere KI den Prompt aus dem schreiben, was sie darin findet. Anpassen, speichern, ausführen.

Eine Liste von Feldern

Ihr Prompt
Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag extrahieren

Sie erhalten

Rechnungsnr.RechnungsdatumLieferantNettoUSt.Gesamt

Genau diese Spalten, eine Zeile pro Rechnung.

Ihr Ziel, dann die Felder

Ihr Prompt
Ich bereite Rechnungen zur Zahlung vor. Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, Zahlbetrag und Zahlungsbedingungen extrahieren

Sie erhalten

Rechnungsnr.DatumLieferantZahlbetragZahlungsbedingungen

Die aufgeführten Felder, dazu Sonderfälle und alles, was Sie nicht ausformuliert haben, so behandelt, wie es die Zahlung von Rechnungen verlangt.

Rechnungspositionen

Ihr Prompt
Rechnungspositionen extrahieren: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Positionsbetrag

Sie erhalten

Rechnungsnr.BeschreibungMengeEinzelpreisPositionsbetrag

Eine Zeile pro Position, die Angaben der Rechnung in jeder Zeile wiederholt.

Nennen Sie die Aufgabe

Nennen Sie die Aufgabe, für die Sie die Daten brauchen, und unsere KI behandelt Sonderfälle in Ihren Dokumenten und alles, was Sie nicht ausformuliert haben, so, wie es diese Aufgabe verlangt: welcher Gesamtbetrag zählt, wie eine Gutschrift ausgewiesen wird, welche Seite eines Bündels zu lesen ist. Zum Beispiel einer dieser Sätze, in Ihren eigenen Worten:

  • Ich bearbeite diese Rechnungen für die Zahlungsfreigabe
  • Ich brauche das für unsere vierteljährliche Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Ich analysiere die Ausgaben auf Positionsebene über alle Lieferanten hinweg
  • Ich gleiche die Buchungen auf dem Kontoauszug mit unseren Rechnungen ab
  • Ich extrahiere die monatlichen Versorgungskosten aller unserer Standorte
  • Ich bereite die Lohndaten für unsere monatliche Lohnabrechnung vor

Exakte Regeln für einen wiederholbaren, prüffähigen Workflow

Legen Sie Felder, Formate und Regeln einmal fest, speichern Sie den Prompt in Ihrer Prompt Library, und jeder Stapel kommt auf dieselbe Weise zurück. Was ein Prompt darüber hinaus enthalten kann, finden Sie in der Übersicht weiter unten.

Ihr Prompt

Ich bereite Kreditorendaten für unseren Monatsabschluss auf.

Extrahieren:

  • Rechnungsnummer (alphanumerisch, oben rechts)
  • Rechnungsdatum (JJJJ-MM-TT)
  • Offizieller Lieferantenname (bevorzugt aus der Fußzeile extrahieren)
  • Nettobetrag (Rechnungssumme vor Steuern)
  • USt.-Satz (wenn keine USt. ausgewiesen ist, 0 verwenden; Excel-Typ Prozent verwenden)
  • USt.-Betrag (wenn keine USt. vorhanden ist, 0 verwenden)
  • Gesamtbetrag (Endsumme der Rechnung)
  • Dokumenttyp (als Rechnung oder Gutschrift klassifizieren)
  • - Bei Gutschriften der Rechnungsnummer ‚GS-‘ voranstellen und Beträge negativ ausweisen.
  • - Eine Zeile pro Rechnung oder Gutschrift.
  • - Seiten überspringen, die E-Mail-Deckblätter oder Übersichtsseiten sind.

Sie erhalten

Eine Zeile pro Rechnung oder Gutschrift, Ihre Datums- und Zahlenformate angewendet, Deckblätter und Übersichtsseiten übersprungen, Gutschriften negativ: jeden Monat dieselbe Tabelle.

Prompt Library

Ein Prompt pro Art von Tabelle, die Sie brauchen, nicht pro Lieferant oder Layout: Unsere KI passt sich an die Dokumente an. Speichern Sie so viele Prompts, wie Sie Aufgaben haben, einen pro Mandant oder pro Dokumenttyp, und wenden Sie den passenden mit einem Klick an. Separate Prompts lohnen sich, wo sich das gewünschte Ergebnis unterscheidet:

  • Unterschiedliche Aufgaben, etwa Umsatzsteuer-Voranmeldung und Ausgabenerfassung
  • Unterschiedliche Dokumenttypen, etwa Rechnungen und Kontoauszüge
  • Das eigene Ausgabeformat eines Mandanten
  • Ein Lieferant, der eigene Regeln braucht

Das ist der gesamte Workflow. Was folgt, sind die Details für exakte Kontrolle.

Uploads

Was Sie hochladen können

PDF-Dateien

  • Digitale und gescannte PDFs
  • Bis zu 150 MB pro Datei
  • Bis zu 5,000 Seiten pro Datei
  • Eine Datei kann viele Rechnungen enthalten

Bilder

  • JPG und PNG, auch Scans und Handyfotos
  • Bis zu 5 MB pro Datei
  • Eine Rechnung pro Bild

Stapel

  • Bis zu 6.000 Dateien in einer Aufgabe, und mehrere Aufgaben können gleichzeitig laufen
  • Rechnungen, Gutschriften und Auszüge können zusammen hochgeladen werden, mit eigenen Regeln für jeden Dokumenttyp
  • Sagen Sie unserer KI, was sie ignorieren soll, etwa E-Mail-Deckblätter oder Zahlungsavise, und sie tut es

Mehr als 6.000 Dateien in einer Aufgabe? Schreiben Sie uns.

Dateien mit PDF-Tools vorbereiten

PDF-Tools in Ihrem Dashboard: Seiten entfernen, zum Hochladen zu große Dateien aufteilen, Seiten drehen, Dateien zusammenführen, nur die ungeraden oder nur die geraden Seiten behalten. Kostenlos, und nichts davon verbraucht Credits. Dateien werden in Ihrem Browser verarbeitet und verlassen Ihr Gerät nie.

Structured Prompt

Exakte Spaltenüberschriften in exakter Reihenfolge

Eine alternative Art, Ihren Prompt zu schreiben: Benennen Sie jede Spalte selbst. Ihre Tabelle verwendet genau diese Spaltenüberschriften in dieser Reihenfolge, und jede Spalte kann eine eigene Anweisung erhalten, sodass eine Datei dem Importlayout eines anderen Systems entsprechen kann, etwa dem Ihrer Buchhaltungssoftware. Beim Freitext-Prompt sind Spaltennamen und Reihenfolge in der Regel konsistent, unsere KI kann sie jedoch anpassen, sofern Sie nichts anderes festlegen.

PromptStructured Prompt

Wählen Sie im Umschalter über dem Prompt-Feld Structured Prompt.

Spaltenüberschriften

Jede Überschrift wird zum exakten Spaltennamen in Ihrer Tabelle. Wählen Sie am besten Namen, die sagen, was der Wert ist.

Gut

  • Rechnungsnummer
  • Lieferantenname
  • Gesamtbetrag

Vermeiden

  • Spalte 1
  • Feld A
  • Daten

Eine Anweisung pro Spalte (Optional)

Welcher Wert, woher, in welchem Format, nur für diese Spalte.

  • Das Ausstellungsdatum der Rechnung, nicht das Fälligkeitsdatum
  • Kein Währungssymbol, 2 Nachkommastellen
  • Aus der Tabelle unterhalb von ‚Beschreibung‘ extrahieren

Zusätzliche Anweisungen (Optional)

Für die gesamte Extraktion: Ihr Ziel, wofür jede Zeile steht, Formate und Verarbeitungsregeln.

  • Ich bereite Kreditorendaten für den Monatsabschluss auf
  • Eine Zeile pro Rechnung
  • E-Mail-Deckblätter und Zahlungsavise ignorieren
  • Bei Gutschriften Beträge negativ ausweisen
  • Alle Datumsangaben als JJJJ-MM-TT formatieren

Prompt-Anweisungen

Was ein Prompt festlegen kann

Beispiele für Anweisungen, die ein Prompt enthalten kann, in Ihren eigenen Worten, einzeln oder kombiniert.

Felder und Spalten

  • ‚Rechnungsnummer‘, ‚Rechnungsdatum‘ und ‚Gesamtbetrag‘ extrahieren
  • Die Spaltenüberschrift ‚Lieferant_Name‘ verwenden
  • Spalten in dieser Reihenfolge anordnen: Datum, Lieferant, Rechnungsnummer, Gesamtbetrag
  • Eine Zeile pro Position, ‚Rechnungsnummer‘ in jeder Zeile wiederholen
  • Alle Positionsbeschreibungen in einer Zelle zusammenführen, durch Semikolons getrennt

Geschäftsregeln

  • Hinweis‚Artikelnummer‘ steht in der Spalte ‚Beschreibung‘ und beginnt mit ‚SKU-‘
  • StandardwertWenn ‚Steuerbetrag‘ fehlt, auf 0 setzen
  • Alternative‚Bestellnummer‘ im Kopfbereich suchen; steht sie dort nicht, ‚Referenz‘ verwenden
  • BedingungWenn ‚Währung‘ ‚USD‘ ist, ‚State Tax‘ verwenden; bei ‚EUR‘ ‚USt.‘

Dokumente und Seiten

  • Aus Kontoauszügen von Lieferanten jede aufgeführte Rechnung als eigene Zeile extrahieren
  • Nur aus den Seiten ‚Rechnung‘ extrahieren, nicht aus den angehängten Lieferscheinen
  • Wenn ein Wert durchgestrichen und handschriftlich ersetzt ist, den handschriftlichen Wert verwenden

Formate und Klassifizierung

  • Alle Währungsfelder mit 2 Nachkommastellen ausgeben
  • ‚Rechnungsdatum‘ als Text speichern, nicht als Excel-Datum
  • Eine Spalte ‚Kostenkategorie‘ ergänzen: klassifizieren als ‚Büromaterial‘, ‚Software‘, ‚Reisekosten‘ oder ‚Nebenkosten‘
  • Eine Spalte ‚Zahlungspriorität‘ ergänzen: ‚Dringend‘, wenn überfällig oder innerhalb von 7 Tagen fällig, sonst ‚Standard‘

Excel zeigt Zahlen und Datumsangaben entsprechend Ihren eigenen Excel-Einstellungen an.

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