Extraktionsleitfaden
Laden Sie Ihre PDFs oder Bilder hoch, beschreiben Sie in eigenen Worten, was Sie benötigen, und laden Sie die Daten als Excel, CSV oder JSON herunter.
Animierte Beispiel-Prompts, von der einfachen Feldliste bis zu detaillierten Geschäftsregeln – zum Beispiel: „Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag extrahieren“.
Das ist bereits der gesamte Workflow – alles Weitere ist Referenzmaterial für den Fall, dass Sie mehr Kontrolle möchten.
Schnellstart
Dateien hochladen
PDFs oder Bilder mit den Daten, die Sie extrahieren möchten.
Beschreiben, was extrahiert werden soll
Geben Sie optional einen Prompt in eigenen Worten an – oder lassen Sie die KI entscheiden.
Tabelle herunterladen
Ihre extrahierten Daten, strukturiert in einer herunterladbaren Excel-Datei.
Integrierte Prüfunterstützung
Ihre Ergebnisse liefern nicht nur Daten – sie markieren auch, was geprüft werden sollte, bevor Sie sich darauf verlassen.
Review Needed – ist sich die KI bei einem Wert nicht sicher genug, markiert sie das Ergebnis als manuell zu prüfen, mit Problem, betroffenem Feld und zu prüfender Quelldatei.
Prompt Notes – lässt Ihr Prompt Interpretationsspielraum, teilt Ihnen die KI ihre Annahmen mit und schlägt vor, wie Sie Ihren Prompt beim nächsten Mal präziser formulieren.
Fehlgeschlagene Seiten – jede Seite, die nicht verarbeitet werden konnte, wird markiert, damit Sie die Details prüfen und es erneut versuchen können.
Uploads
Laden Sie PDFs und Bilder zur Extraktion hoch – vom einzelnen Dokument bis zu Tausenden auf einmal.
Unterstützte Dateitypen
PDF-Dateien
- Normale & gescannte PDFs
- Bis zu 150 MB pro Datei
- Bis zu 5,000 Seiten lang
- Kann mehrere Rechnungen enthalten
Bilder
- JPG- und PNG-Dateien
- Bis zu 5 MB pro Datei
- Eine Rechnung pro Bild
Stapelverarbeitung
Verarbeiten Sie bis zu 6000 Dokumente in einer einzigen Extraktionsaufgabe. Sie benötigen größere Stapel? Schreiben Sie uns – wir richten uns nach Ihrem Bedarf.
Laden Sie Stapel genau so hoch, wie Sie sie erhalten. Die KI verarbeitet Rechnungen, Gutschriften und Auszüge im selben Auftrag und wendet auf jeden Typ eigene Regeln an. E-Mail-Deckblätter, Zahlungsavise und andere Nicht-Rechnungsseiten lassen sich über Ihren Prompt automatisch herausfiltern. Beispiele finden Sie unter Prompt-Funktionen.
Prompt
Sagen Sie der KI, was extrahiert werden soll – von einer einfachen Feldliste bis zu detaillierten Geschäftsregeln.
Prompt von der KI schreiben lassen
Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Laden Sie Ihre Dateien hoch, klicken Sie auf Suggest prompt, und die KI erstellt einen maßgeschneiderten Extraktions-Prompt für Sie.
So funktioniert es
- Die KI analysiert Ihre Dokumente und identifiziert zentrale Datenpunkte
- Ein maßgeschneiderter Extraktions-Prompt wird automatisch erstellt
- Prüfen und anpassen, dann zur Wiederverwendung in Ihrer Bibliothek speichern
Prompts schreiben
Starten Sie einfach und ergänzen Sie Details, wenn Sie präzise Kontrolle benötigen. Lässt Ihr Prompt etwas offen, entscheidet das System konservativ und buchhaltungsgerecht.
Einfache Prompts
Listen Sie die benötigten Felder auf. Die KI wählt Formate und kümmert sich um die Dokumentstruktur.
„Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferantenname, Nettobetrag, USt. und Gesamtbetrag extrahieren“
→ Die KI liefert genau diese Felder, korrekt formatiert
„Ich bearbeite Rechnungen für die Zahlung. Rechnungsnummer, Datum, Lieferant, fälligen Betrag und Zahlungsbedingungen extrahieren“
→ Das Ziel hilft der KI bei Sonderfällen; die gelisteten Felder definieren die Ausgabe
„Einzelpositionen extrahieren: Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Positionssumme“
→ Die KI erstellt eine Zeile pro Position und wiederholt die Rechnungsdaten
Detaillierte Prompts
Definieren Sie exakte Felder, Formate und Geschäftsregeln für wiederholbare, prüffähige Workflows.
„Ich bereite Kreditorendaten für unseren Monatsabschluss auf.
Extrahieren:
- Rechnungsnummer (alphanumerisch, oben rechts)
- Rechnungsdatum (TT.MM.JJJJ)
- Offizieller Lieferantenname (bevorzugt aus der Fußzeile extrahieren)
- Nettobetrag (Rechnungssumme vor Steuern)
- USt.-Satz (wenn keine USt. ausgewiesen ist, 0 verwenden; Excel-Typ Prozent verwenden)
- USt.-Betrag (wenn keine USt. vorhanden ist, 0 verwenden)
- Gesamtbetrag (Endsumme der Rechnung)
- Dokumenttyp (als Rechnung oder Gutschrift klassifizieren)
- - Bei Gutschriften der Rechnungsnummer ‚GS-‘ voranstellen und Beträge negativ ausweisen.
- - Eine Zeile pro Rechnung oder Gutschrift.
- - Seiten überspringen, die E-Mail-Deckblätter oder Übersichtsseiten sind.“
Beschreiben Sie Ihr Ziel für bessere Ergebnisse
Kontext zu Ihrem Finanzprozess hilft der KI, auch Sonderfälle zu bewältigen, an die Sie nicht gedacht haben.
„Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag extrahieren“
„Ich bearbeite Lieferantenrechnungen für die Zahlung. Rechnungsnummer, Datum und Gesamtbetrag extrahieren“
Warum das hilft
Wenn Sie Ihr Ziel beschreiben – etwa den Finanzprozess, den Sie gerade durchführen –, trifft die KI bei Sonderfällen (z. B. gebündelten Dokumenten oder mehrdeutigen Werten) klügere Entscheidungen, ohne dass Sie jedes Szenario im Prompt vorwegnehmen müssen.
Beispielziele
Prompt Library
Speichern Sie Prompts für die Wiederverwendung mit einem Klick – für konsistente, wiederholbare Ergebnisse über künftige Stapel hinweg.
Speichern und wiederverwenden
Speichern Sie Prompts nach Workflow, Mandant oder Dokumenttyp. Wenden Sie jeden gespeicherten Prompt mit einem Klick an, damit jeder Stapel denselben Extraktionsregeln folgt.
Wann sich separate Prompts lohnen
Für unterschiedliche Lieferanten oder Layouts brauchen Sie keine separaten Prompts – die KI passt sich an. Verwenden Sie separate Prompts, wenn sich die Extraktionslogik selbst unterscheidet:
- Unterschiedliche Aufgaben (USt.-Meldung vs. Ausgabenverfolgung)
- Unterschiedliche Dokumenttypen (Rechnungen vs. Kontoauszüge)
- Mandantenspezifische Ausgabeformate
- Lieferantenspezifische Verarbeitungsregeln
Ergebnisse
Extrahierte Daten prüfen, herunterladen und verifizieren.
Download-Formate
Ihre Ausgabe steht als Excel (.xlsx), CSV (.csv) oder JSON (.json) zum Download bereit. Excel-Dateien verwenden, wo passend, native Zelltypen. CSV und JSON geben extrahierte Werte als Text zurück.
Ausgabe prüfen
Fehlgeschlagene Seiten prüfen
Fehlgeschlagene Seiten werden in der Spalte Status & Results markiert. Klicken Sie auf View Pages, um Details zu sehen und die Verarbeitung bei Bedarf zu wiederholen.
„Review Needed“-Hinweise prüfen
Ist sich die KI bei einer Zeile oder einem Wert nicht sicher genug, ergänzt sie einen Hinweis zur manuellen Prüfung. Diese Ergebnisse erhalten in View Results ein Review Needed-Badge und werden, sofern aktiviert, als zusätzliche Spalte in Ihre extrahierten Daten aufgenommen.
Prompt Notes prüfen
Hat die KI Annahmen getroffen, weil Ihr Prompt etwas offengelassen hat, erscheint ein Badge in der Spalte Prompt Notes. Jede Notiz enthält kopierbare Prompt-Vorschläge, damit Sie beim nächsten Mal präziser formulieren können.
Quelldatei-Spalte
Eine Quelldatei-Spalte zeigt, aus welcher hochgeladenen Datei und Seite jede Zeile extrahiert wurde.
Stichproben zur Genauigkeit
Prüfen Sie Stichproben aus der Tabelle gegen Ihre Originaldokumente, um die Extraktionsgenauigkeit zu verifizieren.
Review Needed
Review Needed markiert Extraktionsergebnisse, die vor der Weiterverwendung manuell geprüft werden müssen. Ist sich die KI bei einem Wert nicht sicher genug, hinterlegt sie einen Hinweis, statt die Unsicherheit unsichtbar in der Tabelle zu lassen.
Markiert unsichere Ergebnisse
Ist sich die KI bei einem extrahierten Wert nicht sicher genug, markiert sie das Ergebnis als manuell zu prüfen.
Erklärt, was zu prüfen ist
Jeder Hinweis beschreibt das Problem, benennt das betroffene Feld und liefert Quelldatei-Kontext, damit Prüfer ihn schnell nachvollziehen und verifizieren können.
So nutzen Sie Review Needed
„Review Needed“-Hinweise finden Sie in View Results. Standardmäßig werden sie zusätzlich als eigene Review Needed-Spalte in Ihre extrahierten Daten aufgenommen – so prüfen Sie die Hinweise im Dashboard oder direkt in Ihrer Tabelle.
Öffnen Sie das Review Needed-Badge in View Results oder prüfen Sie die Review Needed-Spalte in Ihrer Tabellenausgabe.
Verifizieren Sie den extrahierten Wert anhand des betroffenen Felds und der Quelldatei-Referenz gegen das Originaldokument, und bestätigen oder korrigieren Sie ihn, bevor Sie die Daten verwenden.
Ist die Tabellenspalte enthalten, löschen Sie sie nach der Prüfung, wenn Sie eine bereinigte Datendatei für Import oder Ablage benötigen.
Ein „Review Needed“-Hinweis bedeutet nicht, dass die Aufgabe fehlgeschlagen ist, und er verändert die extrahierten Daten nicht. Er bedeutet, dass die KI für dieses Ergebnis nicht sicher genug war, um es ohne menschliche Prüfung zu verwenden. In den Preferences können Sie die Review-Needed-Tabellenspalte deaktivieren und die XLSX-Hervorhebung für Review-Needed-Zellen und betroffene Datenzellen steuern.
Beispiel für einen Review-Needed-Hinweis
Betroffenes Feld
Menge
Warnung
Die extrahierte Menge ist 9 und entspricht dem gedruckten Wert; daneben steht jedoch handschriftlich der Wert 10. Prüfen Sie, ob für die extrahierte Menge der gedruckte oder der handschriftliche Wert gelten soll.
Quelldatei
[Seite 1] lieferanten-rechnung.pdf
Genau solche Fälle soll Review Needed aufdecken: Der extrahierte Wert kann korrekt sein, aber das Quelldokument erfordert menschliches Urteil, bevor auf die Daten Verlass ist.
AI Prompt Notes
Lässt Ihr Prompt Interpretationsspielraum, teilt Ihnen die KI ihre Annahmen mit und schlägt vor, wie Sie Ihren Prompt beim nächsten Mal präziser formulieren. Keine Notizen bedeutet: keine gemeldeten Prompt-Annahmen.
Mehrere mögliche Treffer
Ihr Prompt sagt ‚Gesamtbetrag‘, Ihre Dokumente enthalten aber sowohl eine Positionssumme als auch eine Rechnungssumme – die KI teilt Ihnen mit, welche Interpretation sie verwendet hat.
Ungenaue Feldnamen
Ihr Prompt sagt ‚Netto‘, Ihre Dokumente weisen den Wert aber teils als ‚Zwischensumme‘ aus – die KI teilt Ihnen mit, wie sie damit umgegangen ist.
Gemischte Dokumenttypen
Ihre Dateien enthalten Rechnungen mit angehängten Bestellungen – die KI teilt Ihnen mit, aus welchen Seiten sie extrahiert und welche sie ignoriert hat.
Unspezifizierte Szenarien
Ihr Prompt hat Gutschriften nicht erwähnt, die KI ist aber auf welche gestoßen – sie teilt Ihnen mit, wie sie damit umgegangen ist, etwa indem sie Beträge negativ ausweist.
AI Prompt Notes
Bericht zu Prompt-Unsicherheiten · 1 Beobachtung · 2 Prompt-Vorschläge
Bei dieser Extraktion hat Ihr Prompt einige Details offengelassen. Ich habe auf Basis Ihrer Anweisungen und Dokumente Interpretationen getroffen. Lesen Sie diese Notizen, wenn Sie künftige Prompts präziser formulieren möchten.
Dokumente, aus denen extrahiert wird
Ihre Dateien enthalten häufig eine ‚Rechnung‘ mit angehängtem ‚Lieferschein‘. Ich habe die Seiten der ‚Rechnung‘ als Hauptdatenquelle behandelt und die angehängten ‚Lieferschein‘-Seiten als unterstützenden Kontext ignoriert.
Um dieses Vorgehen zu bestätigen:
Nur aus ‚Rechnung‘ extrahierenUm aus beiden zu extrahieren:
Aus ‚Rechnung‘ und ‚Lieferschein‘ extrahierenErweitertes Prompting
Sie können die Software nutzen, indem Sie der KI einfach sagen, was zu tun ist. Ausführlichere Informationen zu den Prompt-Funktionen und zum Structured Prompt finden Sie unten.
Structured Prompt
Ein alternativer Weg, Extraktionsanweisungen zu geben – gleiche Funktionen wie der Freitext-Prompt, mit garantierten Spaltenüberschriften und fester Reihenfolge.
Wählen Sie im Extraktionsbereich Structured Prompt im Umschalter für die Prompt-Methode.
Wann Sie den Structured Prompt verwenden sollten
Mit dem Structured Prompt verwendet Ihre Tabelle garantiert exakt Ihre Spaltenüberschriften in exakt Ihrer Reihenfolge. Beim Freitext-Prompt sind Spaltennamen und Reihenfolge in der Regel konsistent, die KI kann jedoch Anpassungen vornehmen, sofern Sie nichts anderes ausdrücklich festlegen.
Bestandteile eines Structured Prompt
Spaltenüberschriften
Jede Spaltenüberschrift wird zum exakten Spaltennamen in Ihrer Tabelle. Verwenden Sie klare, aussagekräftige Namen, die die Bedeutung des Datenpunkts vermitteln.
Gute Spaltennamen
Vermeiden
Spalten-Prompt (Optional)
Ergänzen Sie Vorgaben für einzelne Spalten. Nutzen Sie sie, um Mehrdeutigkeiten zu klären oder die Formatierung für genau diesen Datenpunkt festzulegen.
„Das Ausstellungsdatum der Rechnung, NICHT das Fälligkeitsdatum“
„Kein Währungssymbol, 2 Nachkommastellen verwenden“
„Aus der Tabelle unterhalb von ‚Beschreibung‘ extrahieren“
„Bei Durchstreichung mit handschriftlicher Korrektur den handschriftlichen Wert verwenden“
Zusätzlicher aufgabenweiter Prompt (Optional)
Ergänzen Sie Anweisungen, die für die gesamte Extraktion gelten, nicht nur für eine einzelne Spalte. Hier beschreiben Sie Ihr Ziel, legen fest, was jede Zeile darstellt, und definieren aufgabenweite Formatierungs- oder Verarbeitungsregeln.
Beispiele für aufgabenweite Anweisungen:
Tipps
Beschreiben Sie Ihr Ziel im aufgabenweiten Prompt
Wenn die KI Ihren Workflow versteht, trifft sie bei Sonderfällen klügere Entscheidungen. Weiß sie etwa, dass Sie „für die Zahlung verarbeiten“, behandelt sie gebündelte Dokumente als eine Transaktion. Ergänzen Sie Kontext wie „Ich benötige das für die Umsatzsteuer-Voranmeldung“ oder „Ich stimme gegen Bestellungen ab“.
Nutzen Sie Prompt Notes, um Ihren Prompt zu verfeinern
Prüfen Sie nach der Extraktion die Prompt Notes auf Annahmen, die die KI getroffen hat, wo Ihr Prompt Interpretationsspielraum ließ. Nutzen Sie dieses Feedback, um Ihren Structured Prompt für künftige Extraktionen mit klärenden Anweisungen zu ergänzen.
Prompt-Steuerung & -Funktionen
Definieren Sie exakte Felder, Formate und Regeln, um zu steuern, wie Ihre Daten extrahiert und strukturiert werden.
Felder & Ausgabestruktur
Legen Sie fest, welche Felder erfasst werden, wie Spalten benannt sind und was jede Zeile darstellt.
„‚Rechnungsnummer‘, ‚Rechnungsdatum‘ und ‚Gesamtbetrag‘ extrahieren“
„Die Spaltenüberschrift ‚Lieferant_Name‘ verwenden“
„Eine Zeile pro Rechnung erstellen“
„Eine Zeile pro Position, ‚Rechnungsnummer‘ in jeder Zeile wiederholen“
Geschäftslogik & Regeln
Definieren Sie Hinweise, Standardwerte und bedingte Logik für Abweichungen in der Praxis.
Hinweis„‚Artikelcode‘ steht in der Spalte ‚Beschreibung‘ und beginnt mit ‚SKU-‘“
Standard„Wenn ‚Steuerbetrag‘ fehlt, auf 0 setzen“
Fallback„‚Bestellnummer‘ im Kopfbereich suchen, sonst ‚Referenz‘ verwenden“
Bedingung„Wenn ‚Währung‘ ‚USD‘ ist, ‚Sales Tax‘ verwenden; bei ‚EUR‘ ‚USt.‘“
Dokument- & Seitenverarbeitung
Wenden Sie Regeln auf bestimmte Dokumenttypen an oder filtern Sie unerwünschte Seiten heraus.
„Seiten mit dem Titel ‚E-Mail-Deckblatt‘ ignorieren“
„Bei Gutschriften der Rechnungsnummer ‚GS-‘ voranstellen und Beträge negativ ausweisen“
„Aus Lieferantenauszügen jede Rechnung als eigene Zeile extrahieren“
Datenformatierung & Klassifizierung
Steuern Sie, wie Werte in Excel gespeichert werden, und kategorisieren Sie Transaktionen automatisch.
„Alle Datumsangaben als TT.MM.JJJJ formatieren“
„Alle Währungsfelder mit 2 Nachkommastellen ausgeben“
„Eine Spalte ‚Kostenkategorie‘ ergänzen – klassifizieren als ‚Büromaterial‘, ‚Software‘, ‚Reisekosten‘ oder ‚Nebenkosten‘“
„Eine Spalte ‚Zahlungspriorität‘ ergänzen – ‚Dringend‘ bei Überfälligkeit oder Fälligkeit binnen 7 Tagen, sonst ‚Standard‘“
Hinweis: Ihre lokalen Excel-Einstellungen können beeinflussen, wie native Excel-Typen (z. B. Zahlen, Datumsangaben) angezeigt werden.
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