Οδηγός εξαγωγής

Ανεβάστε τα τιμολόγιά σας, πείτε με απλά λόγια τι χρειάζεστε και κατεβάστε το υπολογιστικό φύλλο.

Κινούμενα παραδείγματα προτροπών, από μια απλή λίστα πεδίων έως λεπτομερείς επιχειρηματικούς κανόνες — για παράδειγμα: «Εξαγάγετε αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία τιμολογίου, επωνυμία προμηθευτή, καθαρή αξία, φόρο, σύνολο».

Πώς λειτουργεί

Όλη η ροή εργασίας, σε τρία βήματα

  1. Ανεβάστε

    PDF και εικόνες, ακριβώς όπως τα λάβατε. Ένα PDF με πενήντα τιμολόγια δεν είναι πρόβλημα, και τιμολόγια, πιστωτικά τιμολόγια και καταστάσεις μπορούν να μπουν μαζί. Πείτε στο AI μας τι να αγνοήσει, για παράδειγμα συνοδευτικές σελίδες email ή ειδοποιήσεις εμβάσματος, και θα το κάνει.

  2. Πείτε τι χρειάζεστε

    Μια λίστα πεδίων, η εργασία που κάνετε, ή τίποτα απολύτως. Όπου οι οδηγίες σας ή τα έγγραφα αφήνουν κάτι πραγματικά ανοιχτό, το AI μας μπορεί να σταματήσει και να σας ρωτήσει αντί να αποφασίσει μόνο του.

  3. Κατεβάστε, ξέροντας τι να επαληθεύσετε

    Κάθε γραμμή φέρει το αρχείο και τη σελίδα από την οποία προέκυψε. Μια τιμή ή μια γραμμή στην οποία το πάνελ πρακτόρων AI δεν μπορεί να συμφωνήσει επισημαίνεται ως Review Needed, μαζί με το τι να ελέγξετε, και στην προβολή ελέγχου ένα κλικ ανοίγει τη γραμμή δίπλα στη σελίδα από την οποία προέκυψε.

Τι λαμβάνετε

Το υπολογιστικό φύλλο και πώς να το ελέγξετε

Excel, CSV ή JSON

Στο Excel, οι αριθμοί περνούν ως αριθμοί και οι ημερομηνίες ως ημερομηνίες, ώστε οι τύποι και οι συγκεντρωτικοί σας πίνακες να δουλεύουν αμέσως. Στα CSV και JSON, κάθε τιμή περνά ως κείμενο.

Δύο στήλες μετά τα δεδομένα σας

  • Source File: το αρχείο και η σελίδα από την οποία προέκυψε κάθε γραμμή.
  • Review Needed: τι να ελέγξετε, όπως εξηγείται παρακάτω.

Αν χρειάζεστε το αρχείο ακριβώς όπως το ζητήσατε, μπορείτε να παραλείψετε οποιαδήποτε από τις δύο στήλες στις Προτιμήσεις.

Αποτυχημένες σελίδες

Μια σελίδα που δεν ήταν δυνατό να υποβληθεί σε επεξεργασία αναφέρεται, δεν παραλείπεται ποτέ σιωπηλά: ο πίνακας ελέγχου σας δείχνει ποιες σελίδες, και δεν χρεώνεστε για αυτές.

Review Needed

  • Μια τιμή ή μια γραμμή στην οποία το πάνελ πρακτόρων AI δεν μπορεί να συμφωνήσει επισημαίνεται ως Review Needed, μαζί με το τι να ελέγξετε.
  • Εμφανίζεται στον πίνακα ελέγχου σας όταν ολοκληρωθεί η εξαγωγή, καθώς και στη στήλη Review Needed του υπολογιστικού φύλλου σας, με τα κελιά των προειδοποιήσεων και τα κελιά δεδομένων στα οποία αναφέρονται επισημασμένα στο Excel.
  • Στις Προτιμήσεις μπορείτε να παραλείψετε τη στήλη από τα αρχεία που κατεβάζετε, να αλλάξετε ή να καταργήσετε την επισήμανση και να επιλέξετε τη γλώσσα στην οποία γράφονται οι προειδοποιήσεις.

Παράδειγμα προειδοποίησης «Review Needed»

Επηρεαζόμενο πεδίο

Ποσότητα

Προειδοποίηση

Η εξαγόμενη Ποσότητα είναι 9 και συμφωνεί με την έντυπη τιμή, αλλά δίπλα της εμφανίζεται χειρόγραφη τιμή 10. Επαληθεύστε αν η εξαγόμενη Ποσότητα πρέπει να χρησιμοποιεί την έντυπη ή τη χειρόγραφη τιμή.

Source File

[Page 1] τιμολόγιο_προμηθευτή.pdf

Η προβολή ελέγχου

Το κουμπί Έλεγχος αποτελεσμάτων, σε κάθε ολοκληρωμένη εργασία στον πίνακα ελέγχου σας, ανοίγει το υπολογιστικό φύλλο σας δίπλα στα έγγραφα από τα οποία διαβάστηκε. Κάντε κλικ στο όνομα αρχείου μιας γραμμής και η σελίδα από την οποία προέκυψε ανοίγει δίπλα, έτοιμη για σύγκριση.

  • Γρήγορος δειγματοληπτικός έλεγχος σε μια μεγάλη εργασία

    Πάρτε ένα δείγμα γραμμών και περάστε το. Κάθε γραμμή και η σελίδα της είναι ήδη αντιστοιχισμένες, οπότε δεν ψάχνετε για το σωστό έγγραφο.

  • Μια τιμή «Review Needed» απέχει ένα κλικ από το τιμολόγιό της

    Κάντε κλικ στο όνομα αρχείου στη γραμμή της, συγκρίνετε την τιμή με τη σελίδα δίπλα, επιβεβαιώστε ή διορθώστε την, και προχωρήστε.

  • 48 ώρες για τα έγγραφα, 90 ημέρες για τα αποτελέσματα

    Μπορείτε να δείτε τα έγγραφα προέλευσης για 48 ώρες από το ανέβασμα, οπότε και διαγράφονται. Τα αποτελέσματά σας παραμένουν διαθέσιμα για 90 ημέρες, εκτός αν τα διαγράψετε νωρίτερα.

Ερωτήσεις AI

Το AI μας μπορεί να σταματήσει και να σας ρωτήσει

Με ενεργές τις Ερωτήσεις AI, το AI μας διαβάζει τα έγγραφά σας πριν από την εξαγωγή και, όπου η προτροπή σας ή τα έγγραφα αφήνουν κάτι πραγματικά ανοιχτό, σταματά, κάνει μια σύντομη ερώτηση στη συνομιλία της εργασίας και συνεχίζει με την απάντησή σας. Αν απομακρυνθείτε, η εργασία περιμένει και σας ειδοποιεί με email. Όταν ολοκληρωθεί ο σχεδιασμός, οι απαντήσεις σας ενσωματώνονται σε μια προτροπή που μπορείτε να αποθηκεύσετε στην Prompt Library σας, ώστε σε παρόμοιες εργασίες να μη χρειαστεί να ρωτήσει ξανά. Οι Ερωτήσεις AI είναι ανενεργές σε έναν νέο λογαριασμό και ενεργοποιούνται με ένα κλικ, στην ίδια την εργασία ή ως προεπιλογή σας στις Προτιμήσεις.

Με ανενεργές τις Ερωτήσεις AI: Prompt Notes

Με ανενεργές τις Ερωτήσεις AI, ό,τι βρήκε ασαφές το AI μας καταγράφεται στις Prompt Notes αντί να γίνει ερώτηση: παίρνει τη συντηρητική απόφαση που ταιριάζει στη λογιστική πρακτική, σημειώνει τι υπέθεσε και σας δίνει μια γραμμή να αντιγράψετε στην προτροπή σας, ώστε να ξεκαθαρίσει το ζήτημα την επόμενη φορά. Εμφανίζονται στον πίνακα ελέγχου σας όταν ολοκληρωθεί η εξαγωγή· αν δεν υπάρχει καμία, δεν αναφέρθηκαν παραδοχές.

Προτροπές

Πείτε τι χρειάζεστε, με απλά λόγια

Ξεκινήστε με μία γραμμή. Προσθέστε λεπτομέρειες όταν θέλετε ακριβή έλεγχο. Μια προτροπή περιγράφει το υπολογιστικό φύλλο που θέλετε, όχι τα έγγραφα που έχετε: τις στήλες, τις μορφές, τι αντιπροσωπεύει κάθε γραμμή, τι να μείνει έξω· το AI μας διαβάζει τα έγγραφα μόνο του, όποια κι αν είναι η διάταξή τους. Όπου η προτροπή σας αφήνει κάτι ανοιχτό, ρωτά ή παίρνει τη συντηρητική απόφαση και σας ενημερώνει, όπως είδατε παραπάνω.

Πρόταση προτροπής Δεν είστε βέβαιοι από πού να ξεκινήσετε; Προσθέστε τα αρχεία σας, κάντε κλικ στην Πρόταση προτροπής και αφήστε το AI μας να γράψει την προτροπή από όσα βρίσκει σε αυτά. Προσαρμόστε την, αποθηκεύστε την, εκτελέστε την.

Μια λίστα πεδίων

Η προτροπή σας
Εξαγάγετε αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία τιμολογίου, επωνυμία προμηθευτή, καθαρή αξία, ΦΠΑ, σύνολο

Λαμβάνετε

Αρ. τιμολογίουΗμερομηνία τιμολογίουΠρομηθευτήςΚαθαρή αξίαΦΠΑΣύνολο

Ακριβώς αυτές οι στήλες, μία γραμμή ανά τιμολόγιο.

Ο στόχος σας, μετά τα πεδία

Η προτροπή σας
Επεξεργάζομαι τιμολόγια για πληρωμή. Εξαγάγετε αριθμό τιμολογίου, ημερομηνία, προμηθευτή, πληρωτέο ποσό, όρους πληρωμής

Λαμβάνετε

Αρ. τιμολογίουΗμερομηνίαΠρομηθευτήςΠληρωτέο ποσόΌροι πληρωμής

Τα πεδία που ζητήσατε, με τις οριακές περιπτώσεις και ό,τι δεν διατυπώσατε να αντιμετωπίζονται όπως απαιτεί η πληρωμή τιμολογίων.

Γραμμές ειδών

Η προτροπή σας
Εξαγάγετε τις γραμμές ειδών: περιγραφή, ποσότητα, τιμή μονάδας, σύνολο γραμμής

Λαμβάνετε

Αρ. τιμολογίουΠεριγραφήΠοσότηταΤιμή μονάδαςΣύνολο γραμμής

Μία γραμμή ανά είδος, με τα στοιχεία του τιμολογίου επαναλαμβανόμενα σε κάθε γραμμή.

Πείτε ποια είναι η εργασία

Πείτε για ποια εργασία προορίζονται τα δεδομένα, και το AI μας χειρίζεται τις οριακές περιπτώσεις των εγγράφων σας, και ό,τι δεν διατυπώσατε, όπως το απαιτεί αυτή η εργασία: ποιο σύνολο μετράει, πώς εμφανίζεται ένα πιστωτικό τιμολόγιο, ποια σελίδα μιας δέσμης εγγράφων διαβάζεται. Οποιοδήποτε από τα παρακάτω, με δικά σας λόγια:

  • Επεξεργάζομαι αυτά τα τιμολόγια για έγκριση πληρωμής
  • Τα χρειάζομαι για την περιοδική δήλωση ΦΠΑ του τριμήνου
  • Κάνω ανάλυση δαπανών ανά είδος για όλους τους προμηθευτές
  • Συμφωνώ τις τραπεζικές κινήσεις με τα τιμολόγιά μας
  • Εξάγω τις μηνιαίες χρεώσεις από τους λογαριασμούς κοινής ωφέλειας για όλες τις εγκαταστάσεις μας
  • Ετοιμάζω τα δεδομένα μισθοδοσίας για τη μηνιαία πληρωμή μισθών

Ακριβείς κανόνες, για μια επαναλήψιμη, ελέγξιμη ροή εργασίας

Ορίστε μία φορά τα πεδία, τις μορφές και τους κανόνες, αποθηκεύστε την προτροπή στην Prompt Library σας, και κάθε παρτίδα επιστρέφει με τον ίδιο τρόπο. Περισσότερα για όσα μπορεί να περιέχει μια προτροπή θα βρείτε παρακάτω, στο αναλυτικό μέρος.

Η προτροπή σας

Ετοιμάζω τα δεδομένα των προμηθευτών για το κλείσιμο του μήνα.

Εξαγάγετε:

  • Αριθμός τιμολογίου (αλφαριθμητικός)
  • Ημερομηνία τιμολογίου (YYYY-MM-DD)
  • Επωνυμία προμηθευτή (κατά προτίμηση από το υποσέλιδο)
  • Καθαρή αξία (σύνολο τιμολογίου προ ΦΠΑ)
  • Συντελεστής ΦΠΑ (αν δεν αναγράφεται ΦΠΑ, βάλτε 0· τύπος ποσοστού του Excel)
  • Ποσό ΦΠΑ (αν δεν υπάρχει ΦΠΑ, βάλτε 0)
  • Συνολικό ποσό (τελικό σύνολο τιμολογίου)
  • Τύπος παραστατικού (Τιμολόγιο ή Πιστωτικό τιμολόγιο)
  • - Στα πιστωτικά τιμολόγια, προσθέστε το πρόθεμα «CR-» στον αριθμό τιμολογίου και εμφανίστε τα ποσά ως αρνητικά.
  • - Μία γραμμή για κάθε τιμολόγιο ή πιστωτικό τιμολόγιο.
  • - Παραλείψτε τις συνοδευτικές σελίδες email και τις σελίδες σύνοψης.

Λαμβάνετε

Μία γραμμή ανά τιμολόγιο ή πιστωτικό τιμολόγιο, με τις δικές σας μορφές ημερομηνιών και αριθμών, τις συνοδευτικές σελίδες και τις σελίδες σύνοψης παραλειμμένες, τα πιστωτικά τιμολόγια αρνητικά: το ίδιο υπολογιστικό φύλλο κάθε μήνα.

Prompt Library

Μία προτροπή για κάθε είδος υπολογιστικού φύλλου που θέλετε, όχι για κάθε προμηθευτή ή διάταξη: το AI μας προσαρμόζεται στα έγγραφα. Αποθηκεύστε όσες προτροπές έχετε και εργασίες, μία ανά πελάτη ή ανά τύπο εγγράφου, και εφαρμόστε τη σωστή με ένα κλικ. Κρατήστε ξεχωριστές προτροπές όπου διαφέρει αυτό που θέλετε να λάβετε:

  • Διαφορετικές εργασίες, όπως οι δηλώσεις ΦΠΑ και η παρακολούθηση εξόδων
  • Διαφορετικοί τύποι εγγράφων, όπως τιμολόγια και καταστάσεις τραπεζών
  • Η μορφή αποτελέσματος που ζητά ένας πελάτης
  • Ένας προμηθευτής που χρειάζεται δικούς του κανόνες

Αυτή είναι όλη η ροή εργασίας. Όσα ακολουθούν είναι οι λεπτομέρειες, για ακριβή έλεγχο.

Μεταφορτώσεις

Τι μπορείτε να ανεβάσετε

Αρχεία PDF

  • Ψηφιακά και σαρωμένα PDF
  • Έως 150 MB ανά αρχείο
  • Έως 5,000 σελίδες ανά αρχείο
  • Ένα αρχείο μπορεί να περιέχει πολλά τιμολόγια

Εικόνες

  • JPG και PNG, συμπεριλαμβανομένων σαρώσεων και φωτογραφιών από κινητό
  • Έως 5 MB ανά αρχείο
  • Ένα τιμολόγιο ανά εικόνα

Παρτίδες

  • Έως 6.000 αρχεία σε μία εργασία, και περισσότερες εργασίες μπορούν να τρέχουν ταυτόχρονα
  • Τιμολόγια, πιστωτικά τιμολόγια και καταστάσεις μπορούν να μπουν μαζί, με διαφορετικούς κανόνες για κάθε τύπο
  • Πείτε στο AI μας τι να αγνοήσει, για παράδειγμα συνοδευτικές σελίδες email ή ειδοποιήσεις εμβάσματος, και θα το κάνει

Χρειάζεστε περισσότερα από 6.000 αρχεία σε μία εργασία; Στείλτε μας μήνυμα.

Προετοιμάστε αρχεία με τα Εργαλεία PDF

Στα Εργαλεία PDF, στον πίνακα ελέγχου σας, μπορείτε να αφαιρέσετε σελίδες, να χωρίσετε αρχεία πολύ μεγάλα για μεταφόρτωση, να περιστρέψετε σελίδες, να συγχωνεύσετε αρχεία και να κρατήσετε μόνο τις μονές ή μόνο τις ζυγές σελίδες. Δωρεάν, και τίποτα εκεί δεν καταναλώνει credits. Τα αρχεία επεξεργάζονται στο πρόγραμμα περιήγησής σας και δεν φεύγουν ποτέ από τη συσκευή σας.

Structured Prompt

Ακριβείς επικεφαλίδες, με ακριβή σειρά

Ένας εναλλακτικός τρόπος να γράψετε την προτροπή σας: ονομάστε εσείς κάθε στήλη. Το υπολογιστικό φύλλο σας χρησιμοποιεί ακριβώς αυτές τις επικεφαλίδες, με αυτή τη σειρά, και κάθε στήλη μπορεί να έχει τη δική της οδηγία, ώστε ένα αρχείο να ταιριάζει στη διάταξη που εισάγει ένα άλλο σύστημα, για παράδειγμα το λογιστικό σας πρόγραμμα. Με το Prompt, την προτροπή ελεύθερου κειμένου, τα ονόματα και η σειρά των στηλών είναι συνήθως συνεπή, αλλά το AI μας μπορεί να τα προσαρμόσει, εκτός αν ορίσετε διαφορετικά.

PromptStructured Prompt

Επιλέξτε Structured Prompt στον διακόπτη πάνω από το πεδίο της προτροπής.

Επικεφαλίδες στηλών

Κάθε επικεφαλίδα γίνεται το ακριβές όνομα της στήλης στο υπολογιστικό φύλλο σας. Προτιμήστε ονόματα που λένε τι είναι η τιμή.

Καλά

  • Αριθμός τιμολογίου
  • Επωνυμία προμηθευτή
  • Συνολικό ποσό

Αποφύγετε

  • Στήλη 1
  • Πεδίο Α
  • Δεδομένα

Μία οδηγία ανά στήλη (Προαιρετικά)

Ποια τιμή, από πού, σε ποια μορφή, μόνο για αυτή τη στήλη.

  • Η ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου, όχι η ημερομηνία λήξης πληρωμής
  • Χωρίς σύμβολο νομίσματος, με 2 δεκαδικά ψηφία
  • Εξαγάγετε από τον πίνακα κάτω από την επικεφαλίδα «Περιγραφή»

Πρόσθετες οδηγίες (Προαιρετικά)

Για ολόκληρη την εξαγωγή: ο στόχος σας, τι αντιπροσωπεύει κάθε γραμμή, μορφές και κανόνες χειρισμού.

  • Ετοιμάζω τα δεδομένα των προμηθευτών για το κλείσιμο του μήνα
  • Μία γραμμή ανά τιμολόγιο
  • Αγνοήστε τις συνοδευτικές σελίδες email και τις ειδοποιήσεις εμβάσματος
  • Στα πιστωτικά τιμολόγια, εμφανίστε τα ποσά ως αρνητικά
  • Όλες οι ημερομηνίες σε μορφή YYYY-MM-DD

Οδηγίες προτροπής

Τι μπορεί να λέει μια προτροπή

Παραδείγματα οδηγιών που μπορεί να περιέχει μια προτροπή, με δικά σας λόγια, μεμονωμένα ή σε συνδυασμό.

Πεδία και στήλες

  • Εξαγάγετε τα πεδία «Αριθμός τιμολογίου», «Ημερομηνία τιμολογίου» και «Σύνολο»
  • Χρησιμοποιήστε την επικεφαλίδα στήλης «Supplier_Name»
  • Βάλτε τις στήλες με τη σειρά: Ημερομηνία, Προμηθευτής, Αριθμός τιμολογίου, Σύνολο
  • Μία γραμμή ανά είδος, με το πεδίο «Αριθμός τιμολογίου» σε κάθε γραμμή
  • Ενώστε όλες τις περιγραφές των ειδών σε ένα κελί, χωρισμένες με ερωτηματικό (;)

Επιχειρηματικοί κανόνες

  • ΥπόδειξηΟ «Κωδικός προϊόντος» βρίσκεται στη στήλη «Περιγραφή» και αρχίζει με «SKU-»
  • ΠροεπιλογήΑν λείπει το «Ποσό ΦΠΑ», βάλτε 0
  • ΕναλλακτικήΒρείτε τον «Αριθμό παραγγελίας» στην κεφαλίδα· αν δεν υπάρχει εκεί, χρησιμοποιήστε τον «Αριθμό αναφοράς»
  • Υπό όρουςΑν το «Νόμισμα» είναι «USD», χρησιμοποιήστε τον «Πολιτειακό φόρο»· αν είναι «EUR», τον «ΦΠΑ»

Έγγραφα και σελίδες

  • Από τις καρτέλες προμηθευτών, εξαγάγετε κάθε τιμολόγιο που αναγράφεται ως ξεχωριστή γραμμή
  • Εξαγάγετε μόνο από τις σελίδες «Τιμολόγιο Πώλησης», όχι από τα συνημμένα δελτία αποστολής
  • Αν μια τιμή έχει διαγραφεί και αντικατασταθεί χειρόγραφα, χρησιμοποιήστε τη χειρόγραφη τιμή

Μορφές και κατηγοριοποίηση

  • Βεβαιωθείτε ότι όλα τα νομισματικά πεδία έχουν 2 δεκαδικά ψηφία
  • Αποθηκεύστε την «Ημερομηνία τιμολογίου» ως κείμενο, όχι ως ημερομηνία του Excel
  • Προσθέστε στήλη «Κατηγορία δαπάνης»: κατηγοριοποιήστε ως «Γραφική ύλη», «Λογισμικό», «Ταξίδια» ή «Κοινή ωφέλεια»
  • Προσθέστε στήλη «Προτεραιότητα πληρωμής»: «Επείγουσα» αν έχει λήξει ή λήγει εντός 7 ημερών, αλλιώς «Κανονική»

Το Excel εμφανίζει τους αριθμούς και τις ημερομηνίες σύμφωνα με τις δικές σας ρυθμίσεις του Excel.

Δοκιμάστε το στα δικά σας τιμολόγια

50 δωρεάν σελίδες κάθε μήνα. Εγγραφείτε με μια διεύθυνση email: χωρίς συνδρομή, χωρίς πιστωτική κάρτα.

Ξεκινήστε δωρεάν την εξαγωγή