Cómo contabilizar facturas recibidas: asiento e IVA

Para contabilizar una factura recibida, se carga en el debe la compra, el gasto o el activo adquirido y, cuando proceda, el IVA soportado deducible. En el haber se reconoce por el total de la factura la deuda con el proveedor o acreedor. Cuando se paga, se cancela esa deuda contra banco o caja: el gasto no se registra por segunda vez.

El circuito tiene, por tanto, dos etapas contables distintas. La recepción de la factura aporta el documento, pero no fija por sí sola la fecha de reconocimiento:

1. Reconocimiento de la operación y la deuda: se identifica qué representa la transacción, se separa el IVA recuperable cuando proceda y se registra la obligación de pago en el periodo que corresponda por devengo.
2. Liquidación: se carga la cuenta del proveedor o acreedor y se abona la cuenta de tesorería utilizada.

La conocida fórmula «600 + 472 a 400» solo describe una compra concreta: mercaderías, IVA íntegramente deducible y pago pendiente a un proveedor. No sirve sin cambios para un alquiler, una reparación, un ordenador que deba reconocerse como inmovilizado, una cuota de IVA no deducible o un servicio cuyo prestador deba figurar en la cuenta 410.

Antes de introducir números hay que responder tres preguntas: qué se ha adquirido, qué parte del IVA puede recuperarse y qué relación contable existe con el tercero. Las respuestas determinan el asiento; el texto de la factura aporta la evidencia, pero no sustituye la clasificación contable.

Ejemplo completo: de la factura al pago

Una empresa compra mercaderías a crédito por una base imponible de 1.000 euros. La factura aplica un IVA del 21 %, de modo que la cuota es de 210 euros y el importe pendiente de pago asciende a 1.210 euros.

Asiento al reconocer la compra documentada por la factura:

El ejemplo presupone que la compra no se había reconocido antes mediante un asiento de cierre.

Debe	Importe	Haber	Importe
600 Compras de mercaderías	1.000 €	400 Proveedores	1.210 €
472 Hacienda Pública, IVA soportado	210 €

La cuenta 600 reconoce la compra, la 472 separa el impuesto que la empresa puede deducir y la 400 muestra la deuda íntegra con el proveedor. El saldo de 400 debe coincidir con lo que se pagará, no solo con la base imponible.

Si la transferencia se realiza más tarde, el asiento de pago al proveedor es independiente:

Debe	Importe	Haber	Importe
400 Proveedores	1.210 €	572 Bancos e instituciones de crédito	1.210 €

El cargo en 400 cancela el pasivo creado al registrar la factura. No se vuelve a cargar la 600 ni la 472, porque hacerlo duplicaría la compra y el IVA soportado.

Cuando la compra se paga en el acto, el abono puede hacerse directamente contra la cuenta de tesorería que corresponda. Aun así, muchos circuitos registran primero la factura contra el tercero y después el pago, incluso el mismo día, para conservar la trazabilidad entre documento, vencimiento y movimiento bancario. Es una decisión operativa del sistema contable, no una obligación universal.

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La cuenta del debe depende de lo que se ha adquirido

El primer dato que debe codificarse no es el proveedor, sino la naturaleza económica de la operación. Dos facturas del mismo emisor pueden requerir cuentas distintas si una corresponde a material para la venta y otra a la reparación de una máquina.

Como criterio de partida:

• Las mercaderías y otros aprovisionamientos destinados a la venta o al proceso productivo suelen llevar a cuentas de compras del subgrupo 60.
• Los servicios exteriores, como arrendamientos, reparaciones, asesoramiento o suministros, suelen registrarse en la cuenta adecuada del subgrupo 62.
• Un elemento controlado por la empresa, destinado a utilizarse de forma duradera y que cumpla los criterios de reconocimiento de un activo puede pertenecer al grupo 2, inmovilizado, en vez de cargarse íntegramente como gasto del periodo.

La selección final debe ajustarse al Plan General de Contabilidad, a las normas de registro y valoración aplicables y al cuadro de cuentas adaptado por la entidad. La palabra que el proveedor haya escrito como concepto no decide por sí sola la cuenta. Una «cuota», un «servicio» o un «equipo» puede ocultar prestaciones diferentes, componentes accesorios o un periodo de cobertura que conviene revisar.

Para contabilizar facturas de proveedores de forma defendible, la factura debería enlazarse con el pedido, la recepción del bien o la conformidad del servicio. El centro de coste, el proyecto, el periodo cubierto y el uso empresarial ayudan a justificar la clasificación. Estos datos también permiten detectar facturas duplicadas o importes que no concuerdan con lo contratado antes de que el error llegue al mayor.

Cuenta 400, 410 o proveedor de inmovilizado

La duda entre la cuenta 400 o 410 para una factura recibida no se resuelve con la regla «bienes en 400, servicios en 410». El PGC establece una distinción más precisa:

• 400 Proveedores: deudas con suministradores de mercaderías y demás bienes definidos en el grupo 3. También incluye los servicios utilizados en el proceso productivo.
• 410 Acreedores por prestaciones de servicios: deudas con suministradores de servicios que no tienen la condición estricta de proveedores. Su contrapartida suele encontrarse en el subgrupo 62.
• 523 Proveedores de inmovilizado a corto plazo: deudas por adquisiciones de inmovilizado con vencimiento no superior a un año.
• 173 Proveedores de inmovilizado a largo plazo: obligaciones por esas adquisiciones cuando el vencimiento supera el año.

Así, un servicio incorporado directamente al proceso productivo puede corresponder a 400, mientras que la asesoría o el alquiler de la oficina suelen conducir a 410. Si la factura documenta la compra de maquinaria, mobiliario u otro inmovilizado, llevar la deuda a 400 por tratarse de un «proveedor» en lenguaje corriente oculta su naturaleza contable.

El vencimiento tampoco debe deducirse de la fecha de emisión. Hay que comprobar las condiciones de pago y reclasificar, cuando corresponda, la parte de una deuda a largo plazo que pase a vencer en los doce meses siguientes.

El cuadro de cuentas contiene, además, cuentas específicas para proveedores vinculados, deudas formalizadas en efectos y otras situaciones. Solo deben utilizarse cuando describan la relación real; acumular todas las facturas en una única cuenta genérica facilita la captura, pero empeora la conciliación y la lectura del pasivo.

El IVA soportado solo va a la 472 cuando es deducible

La cuenta 472 no recoge todo el IVA que aparece en las facturas, sino la parte deducible para la entidad. Antes del asiento deben comprobarse la afectación del bien o servicio a la actividad, la posesión de una factura válida y las limitaciones o exclusiones aplicables. Si existe prorrata o afectación parcial, la cuota recuperable y la no recuperable siguen tratamientos distintos.

Cuando el IVA soportado no es deducible, forma parte del precio de adquisición del activo, de las existencias o del servicio al que corresponde. Con los importes del ejemplo anterior, si los 210 euros no fueran deducibles, el asiento básico ya no cargaría la cuenta 472:

Debe	Importe	Haber	Importe
600 Compras de mercaderías	1.210 €	400 Proveedores	1.210 €

Si solo fuera deducible una proporción de la cuota, se cargaría a 472 únicamente esa parte; el resto aumentaría el valor de la compra, gasto o activo según la naturaleza de la operación. El total abonado al proveedor seguiría siendo 1.210 euros.

No debe confundirse IVA soportado con IVA soportado deducible en el asiento contable. Que el impuesto esté desglosado, que la factura se haya pagado o que el proveedor sea habitual no demuestra por sí solo el derecho a deducirlo. Los casos de prorrata, uso mixto, gastos con restricciones específicas o documentación incompleta requieren revisar la normativa fiscal y, si el efecto es material, el criterio con un asesor.

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Devengo, fecha de factura, recepción y deducción no son lo mismo

El principio de devengo del PGC exige registrar los efectos de una operación cuando ocurren e imputar los gastos e ingresos al ejercicio al que corresponden, con independencia del pago. Por eso, ni la fecha de la transferencia ni la recepción tardía de una factura determinan por sí solas el periodo contable del gasto o del activo.

En una misma operación pueden intervenir varias fechas:

• Realización o devengo económico: cuándo se entregó el bien o se prestó el servicio.
• Expedición: la fecha consignada por el proveedor en la factura.
• Recepción: cuándo el destinatario obtiene el documento.
• Registro contable: cuándo se incorpora el hecho económico al diario.
• Anotación fiscal: cuándo se incorpora la factura al registro correspondiente.
• Deducción: el periodo de liquidación en el que se ejerce el derecho sobre la cuota.

Pueden coincidir, pero no son intercambiables. Si el servicio se prestó antes del cierre y la factura llega después, puede ser necesario reconocer el gasto y la deuda en el ejercicio correcto mediante una cuenta de facturas pendientes de recibir o formalizar, como 4009 o 4109 cuando encaje con la operación. Al llegar la factura, ese saldo pendiente se concilia y reclasifica contra la deuda documentada, se ajustan las diferencias y se registra el IVA en el momento que corresponda; no se carga otra vez el gasto ya devengado. La materialidad, la documentación disponible y las circunstancias del cierre condicionan el tratamiento concreto.

En el plano fiscal, la FAQ de la AEAT sobre facturas recibidas explica que el IVA deducible del modelo 303 puede diferir del derivado de los registros cuando la deducción se ejerce en otro periodo, dentro de los cuatro años siguientes al devengo. Ese límite no convierte en recomendable posponer la deducción ni elimina los demás requisitos.

El asiento del diario tampoco sustituye el libro registro de facturas recibidas. Este último recoge, entre otros datos, la identificación del emisor, las fechas, la base, el tipo, la cuota soportada y la cuota deducible; el diario, en cambio, expresa la naturaleza económica y la deuda.

Los registros digitales están muy extendidos en empresas de cierto tamaño. Según la Encuesta sobre el uso de TIC y comercio electrónico en las empresas del INE, en el primer trimestre de 2025 utilizaba ERP el 63,6 % de las empresas españolas de 10 o más empleados con conexión a Internet, dentro de los sectores cubiertos. El dato no mide automatización de facturas ni representa a todas las microempresas; sí contextualiza por qué conviene mantener alineados documento, diario, mayor y registro fiscal dentro del sistema.

Cuándo el asiento ordinario deja de ser suficiente

Antes de cerrar un asiento conviene contrastar el documento con la operación real. Una revisión breve debería confirmar:

• identidad fiscal del emisor y datos obligatorios de la factura;
• realidad de la entrega o prestación y periodo al que corresponde;
• naturaleza de la compra, gasto o activo y cuenta del debe;
• cuenta correcta del proveedor, acreedor o proveedor de inmovilizado;
• base imponible, tipo, cuota soportada y parte efectivamente deducible;
• vencimiento, medio de pago y correspondencia con el movimiento de tesorería;
• ausencia de duplicados, abonos o anticipos ya registrados.

Una factura rectificativa no debe tratarse como una factura ordinaria adicional: debe relacionarse con la operación corregida y reflejar el signo y el efecto que correspondan. Los anticipos también exigen distinguir el pago previo de la recepción posterior del bien o servicio. La deducción parcial o nula del IVA, un corte de ejercicio discutible o una clasificación poco habitual justifican documentar el criterio y elevar la consulta al responsable contable o al asesor.

Hay operaciones cercanas que incorporan mecanismos propios. Para honorarios sujetos a retención, el asiento de una factura profesional con retención de IRPF explica la deuda con Hacienda y su relación con el Modelo 111. En compras a proveedores de otros Estados miembros, el asiento de una adquisición intracomunitaria aborda la autorrepercusión del IVA y las obligaciones asociadas.

Las obligaciones formales tampoco son idénticas para todas las personas autónomas y sociedades. La forma jurídica, el régimen fiscal y la actividad determinan qué libros deben llevarse y si existe contabilidad mercantil por partida doble. Cuando esa obligación no esté clara, el asiento del PGC puede servir como referencia técnica, pero no debe presentarse como exigencia universal para cualquier autónomo.