Tax & Compliance

Innergemeinschaftlicher Erwerb buchen: Reverse Charge, SKR03/04

EU-Rechnung ohne deutsche USt: IG-Erwerb (§ 1a) oder Reverse Charge (§ 13b) erkennen, in SKR03/SKR04 buchen und in der UStVA 2026 melden.

Veröffentlicht
Aktualisiert
Lesezeit
19 Min.
Themen:Tax & ComplianceGermanyIG-ErwerbReverse ChargeSKR03SKR04UStVAEingangsrechnungen

Liefert ein Unternehmer aus einem anderen EU-Staat eine Ware, die nach Deutschland gelangt, ist das für Sie ein innergemeinschaftlicher Erwerb nach § 1a UStG. Sie buchen ihn in SKR03 auf 3425, in SKR04 auf 5425 (19 %), melden die Bemessungsgrundlage in Kennzahl 89 der Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Vorsteuer in Kennzahl 61. Erbringt er dagegen eine sonstige Leistung, etwa ein Software-Abo oder Online-Werbung, schulden Sie die Steuer nach § 13b UStG. Gebucht wird dann auf SKR03 3123 bzw. SKR04 5923, gemeldet in den Kennzahlen 46 (Bemessungsgrundlage) und 47 (Steuer), die Vorsteuer in Kennzahl 67.

In beiden Fällen weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, und bei vollem Vorsteuerabzug heben sich die geschuldete Steuer und die abziehbare Vorsteuer auf. Gemeldet werden müssen beide Seiten trotzdem, und zwar im richtigen Monat. Bevor Sie einen innergemeinschaftlichen Erwerb buchen, klären Sie deshalb, ob auf der Rechnung eine Ware oder eine Leistung steht.

Genau dort beginnt die Verwechslung. Im deutschen Sprachgebrauch meint „Reverse Charge“ die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG. Der innergemeinschaftliche Erwerb ist ein eigener Mechanismus, die Erwerbsbesteuerung: Der Lieferant liefert in seinem Land steuerfrei, und Sie versteuern den Erwerb in Deutschland. Ausländische Lieferanten schreiben dagegen häufig für beide Fälle „reverse charge“ auf die Rechnung. Das Etikett entscheidet deshalb nicht, sondern der Sachverhalt.

Innergemeinschaftlicher Erwerb (19 %)Reverse Charge, EU-Leistung (19 %)
Rechtsgrundlage§ 1a UStG§ 13b Abs. 1 UStG
Typischer FallWarenlieferung eines polnischen HerstellersSoftware-Abo oder Werbung einer irischen Gesellschaft
Automatikkonto SKR03 / SKR043425 / 54253123 / 5923
Umsatzsteuer SKR03 / SKR041774 / 38041787 / 3837
Abziehbare Vorsteuer SKR03 / SKR041574 / 14041577 / 1407
Kennzahlen UStVA 202689 (Bemessungsgrundlage), 61 (Vorsteuer)46 (Bemessungsgrundlage), 47 (Steuer), 67 (Vorsteuer)
Steuer entstehtmit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Folgemonats (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG)mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde

Die Kontennummern und -bezeichnungen folgen den DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 in der Fassung für 2026, die Kennzahlen dem amtlichen Vordruck der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026.

Dieser Leitfaden folgt dem deutschen Umsatzsteuergesetz. Wer in Österreich bucht, arbeitet mit anderen Paragraphen und Kennzahlen und findet die Anleitung unter IG-Erwerb und Reverse Charge nach österreichischem Recht buchen.

Ware oder Dienstleistung: die Entscheidung von der Rechnung aus

Bevor ein Konto gewählt wird, liefert die Rechnung selbst fast alles, was für die Zuordnung nötig ist. Fünf Prüfpunkte, in dieser Reihenfolge:

  1. Sitz des Lieferanten. Adresse und Länderpräfix der USt-IdNr (PL, NL, IE, IT …) zeigen, ob der Lieferant in einem anderen EU-Staat ansässig ist. Sitzt er außerhalb der EU oder kommt die Ware aus einem Drittland über den Zoll, ist das kein Fall für diese Seite, sondern eine Einfuhr: Dazu mehr unter Einfuhrumsatzsteuer aus der Zollrechnung buchen.
  2. Was geliefert wird. Gelangt eine Ware physisch aus einem anderen Mitgliedstaat nach Deutschland, geht es um den innergemeinschaftlichen Erwerb. Wird eine Leistung erbracht, etwa ein Software-Abo, Werbung, Beratung, eine Lizenz oder eine Vermittlungsprovision, geht es um § 13b.
  3. Beide USt-IdNr. Auf der Rechnung stehen die USt-IdNr des Lieferanten und Ihre eigene deutsche. Bei einer steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung ist Ihre USt-IdNr Voraussetzung für die Steuerbefreiung beim Lieferanten. Fehlt sie, fragen Sie nach, bevor Sie buchen.
  4. Der gedruckte Hinweis. Er sagt, wie der Lieferant den Vorgang eingeordnet hat (Tabelle unten).
  5. Ausgewiesene Umsatzsteuer. Normalerweise keine. Steht ausländische Steuer auf der Rechnung, liegt ein Sonderfall vor, der weiter unten behandelt wird.

Die Hinweise schreibt jeder Lieferant in seiner eigenen Sprache und oft mit Verweis auf die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL). Die häufigsten Formulierungen:

Hinweis auf der RechnungHerkunftBedeutung für Sie
„Intra-Community supply“, „exempt under Article 138 VAT Directive“englischsprachig, EU-weitLieferung: innergemeinschaftlicher Erwerb
„Reverse charge“, „Article 196 VAT Directive“englischsprachig, EU-weitmeist Leistung: § 13b; steht „reverse charge“ auf einer Warenrechnung, entscheidet Prüfpunkt 2
„Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger“, „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“Österreich, deutschsprachige LieferantenLeistung: § 13b
„Exonération de TVA, article 262 ter I du CGI“FrankreichLieferung: innergemeinschaftlicher Erwerb
„Autoliquidation“FrankreichLeistung: § 13b
„Non imponibile art. 41 D.L. 331/1993“ItalienLieferung: innergemeinschaftlicher Erwerb
„Inversione contabile“ItalienLeistung: § 13b
„WDT“, Steuersatz 0 %PolenLieferung: innergemeinschaftlicher Erwerb
„Odwrotne obciążenie“PolenLeistung: § 13b
„Intracommunautaire levering“Niederlande, BelgienLieferung: innergemeinschaftlicher Erwerb
„Btw verlegd“NiederlandeLeistung: § 13b

Der Verweis auf Artikel 138 MwStSystRL ist die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung beim Lieferanten. Damit ist auch die Frage beantwortet, wann Reverse Charge und wann innergemeinschaftliche Lieferung gilt: Die innergemeinschaftliche Lieferung ist die Seite des Lieferanten, der innergemeinschaftliche Erwerb Ihre Seite derselben Warenbewegung. Artikel 196 regelt dagegen die Steuerschuldumkehr für Dienstleistungen, und das ist auf deutscher Seite § 13b.

Fehlt der Hinweis oder passt er nicht zum Sachverhalt, buchen Sie nach dem Sachverhalt. Ein fehlender § 13b-Hinweis entbindet Sie nicht von der Steuerschuld. Ein „reverse charge“ auf einer Rechnung über eine Palette Ware macht die Warenlieferung nicht zur Dienstleistung, und ein „intra-Community supply“ auf einer Beratungsrechnung macht die Beratung nicht zum Erwerb. Bitten Sie den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung, aber verschieben Sie die Buchung nicht, bis sie da ist.

Die USt-IdNr des Lieferanten lohnt eine kurze Prüfung vor der ersten Buchung, vor allem bei neuen Lieferanten: Das Bundeszentralamt für Steuern bestätigt ausländische USt-IdNr online, und das Ergebnis gehört zu den Unterlagen.

Innergemeinschaftlichen Erwerb buchen: Beispiel mit 2.000 € aus Polen

Ein Hersteller in Poznań liefert Ihnen Ersatzteile für 2.000,00 € netto. Die Ware wird per Spedition nach Deutschland gebracht. Auf der Rechnung stehen die polnische USt-IdNr des Lieferanten (PL…) und Ihre deutsche (DE…), der Vermerk „WDT“ mit dem Steuersatz 0 % und keine Umsatzsteuer. Ihr Unternehmen ist voll zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Gebucht wird nur der Nettobetrag gegen den Lieferanten. Das Automatikkonto erzeugt die Erwerbsteuer und die Vorsteuer selbst:

SKR03SKR04Betrag
Soll: Innergemeinschaftlicher Erwerb 19 % Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer342554252.000,00 €
Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen160033002.000,00 €
automatisch: Umsatzsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19 % (Haben)17743804380,00 €
automatisch: Abziehbare Vorsteuer aus innergemeinschaftlichem Erwerb 19 % (Soll)15741404380,00 €

Bei der Zahlung überweisen Sie 2.000,00 € nach Polen, nicht mehr. Die 380,00 € stehen gleichzeitig als Schuld gegenüber dem Finanzamt und als Vorsteuer in den Büchern, fließen also nie. In der Praxis wird für einen bestimmten Lieferanten meist ein Kreditorenkonto statt des Sammelkontos 1600 bzw. 3300 bebucht; an der Steuerseite ändert das nichts.

Drei Abwandlungen kommen regelmäßig vor:

  • Ware zum ermäßigten Satz, etwa Bücher oder bestimmte Lebensmittel: SKR03 3420, SKR04 5420. Die Erwerbsteuer beträgt dann 7 %.
  • Kein Vorsteuerabzug. Unternehmen mit steuerfreien Umsätzen, etwa Arztpraxen oder Versicherungsvermittler, schulden die Erwerbsteuer (wer ausschließlich solche Umsätze hat, erst oberhalb der Erwerbsschwelle, siehe unten), können sie aber nicht als Vorsteuer abziehen. Dafür gibt es die Konten „ohne Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer“: SKR03 3435, SKR04 5435 (7 %: 3430 bzw. 5430). Die 380,00 € sind in diesem Fall echter Aufwand. Wer nur teilweise abziehen darf, teilt die Vorsteuer nach seinem Schlüssel auf.
  • Die Ware ist kein Wareneinkauf. Kommt aus Polen ein Bürostuhl, ein Laptop oder eine Maschine, gehört der Betrag auf das sachlich richtige Aufwands- oder Anlagenkonto. Die Erwerbsteuer wird dann über den passenden Steuerschlüssel oder die Steuerautomatik Ihrer Buchhaltungssoftware ausgelöst, nicht über 3425 bzw. 5425. Wie die übrigen Positionen einer Rechnung zugeordnet werden, beschreibt der Beitrag Eingangsrechnungen in SKR03 und SKR04 kontieren.

Eine Untergrenze gibt es für normale Unternehmen nicht: Jeder innergemeinschaftliche Erwerb wird ab dem ersten Euro versteuert. Die Erwerbsschwelle von 12.500 € nach § 1a Abs. 3 UStG gilt nur für Sondergruppen wie Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen ohne Vorsteuerabzug, pauschalierende Land- und Forstwirte und nichtunternehmerische juristische Personen, und auch für sie nie bei neuen Fahrzeugen und verbrauchsteuerpflichtigen Waren. Wer zu diesen Gruppen gehört und dem Lieferanten seine USt-IdNr angibt, verzichtet damit nach § 1a Abs. 4 UStG auf die Schwelle.

Reverse Charge nach § 13b buchen: Beispiel mit 500 € aus Irland

Eine in Dublin ansässige Gesellschaft berechnet Ihnen für September ein Software-Abo über 500,00 € netto. Die Rechnung trägt den Vermerk „Reverse charge“, beide USt-IdNr und keine Umsatzsteuer. Für Online-Werbung oder Cloud-Dienste derselben Art läuft es genauso.

Die Leistung ist eine sonstige Leistung an einen Unternehmer und nach § 3a Abs. 2 UStG dort steuerbar, wo Sie Ihr Unternehmen betreiben, also in Deutschland. Weil der Leistende im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig ist, schulden nach § 13b Abs. 1 in Verbindung mit Abs. 5 UStG Sie als Leistungsempfänger die Steuer. Den Betrag dürfen Sie bei vollem Vorsteuerabzug im selben Zug wieder als Vorsteuer abziehen.

SKR03SKR04Betrag
Soll: Sonstige Leistungen eines im anderen EU-Land ansässigen Unternehmers 19 % Vorsteuer und 19 % Umsatzsteuer31235923500,00 €
Haben: Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen16003300500,00 €
automatisch: Umsatzsteuer nach § 13b UStG 19 % (Haben)1787383795,00 €
automatisch: Abziehbare Vorsteuer nach § 13b UStG 19 % (Soll)1577140795,00 €

Automatikkonto oder Aufwandskonto? 3123 und 5923 stehen in der Kontengruppe der Fremdleistungen, also im Materialaufwand. Ein Software-Abo ist aber EDV-Aufwand, eine Google- oder Meta-Rechnung Werbeaufwand, eine Beraterrechnung Rechts- und Beratungskosten. Viele Buchhalter buchen den Nettobetrag deshalb auf das sachlich passende Aufwandskonto und lösen die § 13b-Steuer über den passenden Steuerschlüssel aus. Beide Wege führen zur selben Umsatzsteuer-Voranmeldung; die GuV ist beim zweiten Weg aussagekräftiger. Entscheidend ist nur, dass Steuer und Vorsteuer überhaupt gebucht werden. Eine EU-Rechnung, die ohne Steuerschlüssel als normaler Aufwand durchläuft, fehlt in der Voranmeldung.

Darf Ihr Unternehmen die Vorsteuer nicht oder nur anteilig abziehen, bleibt die Steuerschuld nach § 13b trotzdem in voller Höhe bestehen. Die 95,00 € werden dann ganz oder teilweise zu Kosten.

Schreibt der Lieferant eine Rechnungskorrektur (kaufmännische Gutschrift) zu einer solchen Leistung, etwa für eine Erstattung oder einen nachträglichen Rabatt, kehren sich Steuer und Vorsteuer anteilig um. Gebucht wird sie mit demselben Konto oder Steuerschlüssel wie die ursprüngliche Rechnung, nur mit umgekehrtem Vorzeichen.

Wie eine Sammelrechnung mit mehreren Positionen unter § 13b aufgeteilt wird, zeigt das Beispiel Sendcloud-Rechnung mit § 13b in DATEV verbuchen: Abo, Labelgebühren und weiterberechnete Versandkosten eines niederländischen Anbieters landen dort auf verschiedenen Aufwandskonten, aber unter derselben § 13b-Behandlung.

Die Kennzahlen in der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026

Aus den beiden Beispielen ergeben sich im Vordruck 2026 folgende Einträge:

ZeileKennzahlInhaltBeispielbetrag
2589Steuerpflichtige innergemeinschaftliche Erwerbe zum Steuersatz von 19 % (Bemessungsgrundlage)2.000 € (Steuer 380 € errechnet der Vordruck)
2693Innergemeinschaftliche Erwerbe zum Steuersatz von 7 % (Bemessungsgrundlage)
2790Innergemeinschaftliche Erwerbe zum Steuersatz von 0 %
3046 / 47Sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers (§ 13b Abs. 1 UStG): Bemessungsgrundlage / Steuer500 € / 95 €
3284 / 85Andere Leistungen (§ 13b Abs. 2 Nr. 1, 2, 4 bis 12 UStG): Bemessungsgrundlage / Steuer
3961Vorsteuerbeträge aus dem innergemeinschaftlichen Erwerb von Gegenständen380 €
4167Vorsteuerbeträge aus Leistungen im Sinne des § 13b UStG95 €

Ein Unterschied in der Eintragung fällt sofort auf: Beim innergemeinschaftlichen Erwerb tragen Sie in Kennzahl 89 nur die Bemessungsgrundlage ein, die Steuer berechnet der Vordruck selbst. Bei § 13b Abs. 1 gehören Bemessungsgrundlage und Steuer getrennt in die Kennzahlen 46 und 47. Wer mit DATEV, Lexware, sevdesk oder einer anderen Software arbeitet, sieht die Kennzahlen aus den Automatikkonten oder Steuerschlüsseln befüllt; der Abgleich der Beträge vor der Übermittlung an ELSTER bleibt trotzdem Ihre Aufgabe.

Zusammen erhöhen die beiden Beispiele die Umsatzsteuer um 475 € und die Vorsteuer um ebenfalls 475 €. Die Zahllast ändert sich nicht. Gemeldet werden müssen beide Seiten dennoch, und eine fehlende Meldung ist ein Fehler, auch wenn er sich rechnerisch auf null saldiert. Bei einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung fallen EU-Rechnungen ohne Eintrag in Kennzahl 89 oder 46 schnell auf, weil die Lieferanten ihre Umsätze an Sie in der Zusammenfassenden Meldung ihres Landes angeben und diese Daten EU-weit abgeglichen werden.

Vorsicht bei Zeilenangaben aus älteren Quellen: Manche Seiten nennen für Kennzahl 89 noch eine andere Zeile, etwa Zeile 34. Maßgeblich ist das Vordruckmuster der Umsatzsteuer-Voranmeldung 2026 des Bundesfinanzministeriums vom 29. Dezember 2025. Ausländische Umsatzsteuer, die ein EU-Lieferant fälschlich berechnet hat, gehört in keine dieser Vorsteuer-Kennzahlen; dazu der Abschnitt zu den Sonderfällen.

Wann die Steuer entsteht: zwei Regeln für einen Monat EU-Rechnungen

Der häufigste Fehler bei EU-Dienstleistungen hat mit dem Konto nichts zu tun. Die irische Software-Rechnung aus dem Beispiel betrifft die Nutzung im September, ist aber auf den 1. Oktober datiert und kommt am 2. Oktober per E-Mail. Wer nach Rechnungsdatum bucht, meldet sie im Oktober. Richtig ist September: Nach § 13b Abs. 1 UStG entsteht die Steuer für nach § 3a Abs. 2 im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistungen ausgeführt worden sind, unabhängig davon, wann die Rechnung eingeht. Der Betrag gehört auch ohne Rechnung in die September-Voranmeldung; ist diese bereits abgegeben, wird sie berichtigt.

Für Waren gilt eine andere Regel. Beim innergemeinschaftlichen Erwerb entsteht die Steuer nach § 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG mit Ausstellung der Rechnung, spätestens jedoch mit Ablauf des Kalendermonats, der auf den Erwerb folgt. Kommt die Ware am 28. September an und ist die Rechnung auf den 3. Oktober datiert, gehört der Erwerb in die Oktober-Voranmeldung. Schickt der Lieferant gar keine Rechnung, entsteht die Steuer spätestens mit Ablauf des Oktobers.

Eine dritte Variante betrifft die übrigen § 13b-Fälle, etwa eine Werklieferung mit Montage durch ein ausländisches Unternehmen. Für sie folgt § 13b Abs. 2 dem Muster des Erwerbs: Rechnungsausstellung, spätestens Ablauf des Monats nach der Ausführung.

Die Vorsteuer läuft jeweils mit. Erwerbsteuer und § 13b-Steuer sind in demselben Voranmeldungszeitraum als Vorsteuer abziehbar, in dem sie entstehen, und dieser Abzug hängt nicht am Besitz der Rechnung. Eine Meldung im falschen Monat bleibt trotzdem eine unrichtige Voranmeldung.

Was das für einen echten Monat bedeutet, zeigt ein Stapel von Rechnungen, die im Oktober eingehen:

RechnungRechnungsdatumLeistung bzw. LieferungRegelVoranmeldung
Online-Werbung, Irland2. OktoberWerbung im September§ 13b Abs. 1: LeistungszeitraumSeptember
Cloud-Speicher, Irland1. OktoberNutzung im Oktober, im Voraus berechnet§ 13b Abs. 1: LeistungszeitraumOktober
Ersatzteile, Polen3. OktoberWare angekommen am 28. September§ 13 Abs. 1 Nr. 6: RechnungsdatumOktober
Verpackungsmaterial, Niederlande4. NovemberWare angekommen am 15. Oktober§ 13 Abs. 1 Nr. 6: RechnungsdatumNovember

Für Waren zählt also das Rechnungsdatum, höchstens bis Ende des Folgemonats, für EU-Dienstleistungen der Leistungszeitraum. Wer den Leistungszeitraum auf der Rechnung nicht mit erfasst, kann die zweite Regel gar nicht anwenden.

Ausländische USt, EU-Kleinunternehmer, Montage: wenn die Standardbuchung falsch ist

Die beiden Beispiele decken die Mehrzahl der EU-Rechnungen ab. Bei den folgenden Fällen passt die gewohnte Buchung auf 3425 oder 3123 nicht oder reicht allein nicht aus.

Der Lieferant hat seine eigene Umsatzsteuer berechnet

Ein niederländischer Händler stellt 21 % btw in Rechnung, ein polnischer 23 % VAT, obwohl die Ware nach Deutschland geht oder die Leistung an Ihr Unternehmen erbracht wird. Diese Steuer ist keine deutsche Vorsteuer. Sie gehört weder in Kennzahl 61 noch in 66 oder 67, und das deutsche Finanzamt erstattet sie nicht.

Wäre der Vorgang eigentlich ein innergemeinschaftlicher Erwerb oder ein § 13b-Fall, fordern Sie eine korrigierte Rechnung ohne ausländische Steuer an und buchen den Vorgang schon jetzt als Grundfall, ohne die ausländische Steuer als Vorsteuer. Fehlte dem Lieferanten Ihre USt-IdNr, ist das oft schon die Ursache. Anders liegt es, wenn die ausländische Steuer zu Recht angefallen ist, etwa für ein Hotel, eine Messe oder Bewirtung im Ausland. Dann beantragen Sie sie über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren, soweit der andere Staat den Abzug zulässt. Der Antrag läuft über das Online-Portal des BZSt und ist für ein Kalenderjahr bis zum 30. September des Folgejahres zu stellen. Zu Unrecht berechnete Steuer erstattet der andere Staat auch in diesem Verfahren nicht. Dafür ist die Rechnungskorrektur da.

Der Lieferant ist Kleinunternehmer in seinem Land

Ein kleiner Betrieb in Österreich oder Italien verkauft Ihnen Ware ohne Umsatzsteuer, mit einem Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung statt auf eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. Nach § 1a Abs. 1 Nr. 3 UStG liegt dann kein innergemeinschaftlicher Erwerb vor: Die Lieferung darf im Staat des Lieferers nicht aufgrund der Sonderregelung für Kleinunternehmer steuerfrei sein, sonst fehlt eine Voraussetzung. Gebucht wird ein solcher Einkauf als gewöhnlicher Wareneinkauf ohne Erwerbsteuer und ohne Vorsteuer.

Die Ware kommt aus einem Lager in Deutschland

Viele Händler aus anderen EU-Staaten verkaufen über Marktplätze und lagern ihre Ware in deutschen Fulfillment-Zentren. Wird von dort an Sie geliefert, überschreitet die Ware keine Grenze. Das ist eine Inlandslieferung mit deutscher Umsatzsteuer, die der Lieferant mit seiner deutschen Registrierung in Rechnung stellt. Sie ziehen die ausgewiesene Steuer ganz normal als Vorsteuer in Kennzahl 66 ab. Ein innergemeinschaftlicher Erwerb liegt nicht vor, auch wenn der Briefkopf eine Adresse in Prag oder Mailand trägt. Erkennbar ist der Fall am deutschen Steuerausweis und an der Versandadresse auf Lieferschein oder Sendungsverfolgung.

Werklieferung und Montage durch ein ausländisches Unternehmen

Ein österreichischer Maschinenbauer liefert eine Anlage und baut sie in Ihrem Werk betriebsfertig auf. Weil die Montage in Deutschland stattfindet, liegt der Ort der Lieferung hier, und es handelt sich nicht um einen innergemeinschaftlichen Erwerb, sondern um eine Werklieferung eines im Ausland ansässigen Unternehmers nach § 13b Abs. 2 Nr. 1 UStG. Sie schulden die Steuer, melden sie aber in den Kennzahlen 84 und 85, nicht in 46 und 47. Die Vorsteuer gehört in Kennzahl 67, und die Steuer entsteht mit Rechnungsausstellung, spätestens mit Ablauf des Folgemonats. In dieselben Kennzahlen gehören sonstige Leistungen ausländischer Unternehmer, die nicht unter § 3a Abs. 2 fallen, etwa die Planungsleistung eines ausländischen Architekten für ein Gebäude in Deutschland.

Gemischte Rechnungen

Eine Rechnung über Ware mit Fracht und Verpackung ist eine einheitliche Lieferung: Nebenleistungen teilen das Schicksal der Hauptleistung, Fracht und Verpackung gehören mit in die Bemessungsgrundlage des Erwerbs. Hardware mit Montage vor Ort ist der eben beschriebene Werklieferungsfall. Bei Software kommt es auf die Form an: Standardsoftware auf einem Datenträger ist eine Lieferung und bei einer Warenbewegung aus dem EU-Ausland ein innergemeinschaftlicher Erwerb, Download, Lizenz und SaaS sind sonstige Leistungen unter § 13b. Fasst eine Rechnung echte eigenständige Leistungen zusammen, etwa Ware und eine separat berechnete Schulung, teilen Sie die Rechnung in Positionen auf und buchen jede nach ihrer Art.

Intrastat bei größeren Warenmengen

Übersteigen Ihre innergemeinschaftlichen Eingänge im laufenden oder vorangegangenen Kalenderjahr 3 Millionen Euro, kommt zur Voranmeldung die monatliche Intrastat-Meldung an das Statistische Bundesamt hinzu. Sie speist sich aus denselben Warenrechnungen, braucht aber zusätzliche Angaben wie Warennummer und Gewicht. Wie das aus den Belegen gelingt, zeigt der Beitrag Intrastat-Meldung aus Lieferantenrechnungen erstellen.

Die EU-Rechnungen eines Monats in einer Tabelle vorbereiten

Wer im Monat 20 oder 60 EU-Rechnungen bekommt, trifft die Entscheidungen aus den vorigen Abschnitten nicht am einzelnen PDF, sondern am besten in einer Liste, bevor überhaupt gebucht wird. Eine Zeile pro Rechnung, mit diesen Spalten:

SpalteWofür sie gebraucht wird
Lieferant und LandSitz im übrigen Gemeinschaftsgebiet, Abgrenzung zu Drittland und Inland
USt-IdNr des LieferantenBZSt-Bestätigung, Länderpräfix
Ihre USt-IdNr auf der RechnungVoraussetzung der steuerfreien Lieferung; fehlt sie, droht ausländische Steuer
RechnungsdatumSteuerentstehung beim innergemeinschaftlichen Erwerb
Leistungszeitraum bzw. LieferdatumSteuerentstehung bei § 13b Abs. 1, Spätestgrenze beim Erwerb
NettobetragBemessungsgrundlage für Kennzahl 89 bzw. 46
Ausgewiesene Umsatzsteuernormalerweise 0; jeder andere Wert ist ein Sonderfall
Steuerhinweis, wie gedrucktEinordnung durch den Lieferanten, in seiner Sprache
Ware / DienstleistungIG-Erwerb oder § 13b

Mit Filter und Sortierung beantwortet diese Tabelle die Fragen des Monats, bevor ein Buchungssatz entsteht. Zeilen mit ausgewiesener Steuer ungleich 0 sind die Fälle für eine Rechnungskorrektur. Zeilen ohne Ihre USt-IdNr gehen zurück an den Lieferanten. Dienstleistungen mit einem Leistungszeitraum im Vormonat gehören in die vorige Voranmeldung, Waren richten sich nach dem Rechnungsdatum. Und die Summe der Nettobeträge je Fall ist der Abgleichswert für Kennzahl 89 und Kennzahl 46, wenn die Buchhaltungssoftware die Voranmeldung erzeugt hat.

Abtippen müssen Sie die Tabelle nicht. Mit Invoice Data Extraction lassen sich die EU-Lieferantenrechnungen eines Monats in eine Excel-Tabelle extrahieren: Der Stapel wird als eine Aufgabe hochgeladen, und Rechnungen aus Irland, Polen, Italien oder den Niederlanden kommen in denselben Spalten und Formaten zurück, gleich in welcher Sprache sie geschrieben sind. Die Spalten beschreiben Sie in einem Prompt, etwa so:

Ich bereite unsere EU-Eingangsrechnungen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung vor. Eine Zeile pro Rechnung: Lieferant, Land des Lieferanten, USt-IdNr des Lieferanten, USt-IdNr des Empfängers, Rechnungsdatum (TT.MM.JJJJ), Leistungszeitraum oder Lieferdatum, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer (wenn keine ausgewiesen ist, 0), Steuerhinweis so wie gedruckt. Füge eine Spalte 'Art der Leistung' hinzu: 'Ware' oder 'Dienstleistung'.

Die Spalte „Art der Leistung“ füllt die KI aus dem Rechnungstext; geprüft wird sie von Ihnen, denn die steuerliche Entscheidung zwischen § 1a und § 13b bleibt beim Buchhalter. Jede Zeile trägt die Datei und die Seite, aus der sie stammt (Source File), sodass sich jeder Betrag am Beleg nachvollziehen lässt. Mehrere KI-Agenten müssen sich auf jeden Wert einigen; ein Wert oder eine Zeile, auf die sie sich nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist. In Excel kommen Zahlen als Zahlen an, die Summen je Fall funktionieren also ohne Umformatieren. Gespeichert in der Prompt Library, liefert derselbe Prompt nächsten Monat dieselben Spalten und Formate.

Was die Tabelle nicht tut: Sie wählt keine Konten und keine Steuerschlüssel, füllt keine Voranmeldung aus und bucht nichts in DATEV, Lexware oder sevdesk. Von Ihnen geprüft, ist sie die Grundlage für Ihre Buchung und für den Import in Ihre Buchhaltungssoftware.

Rechnungsdaten mit KI nach Excel extrahieren

Laden Sie Ihre Rechnungen hoch, sagen Sie in eigenen Worten, was Sie benötigen, und laden Sie die Tabelle herunter.

  • Mehrere KI-Agenten müssen sich auf jeden Wert einigen
  • Worauf sich die KI-Agenten nicht einigen können, wird als Review Needed markiert
  • 50 Seiten gratis pro Monat, kein Abo
  • Jedes Layout, jede Sprache, Scans und Handyfotos
  • Zahlen kommen als Zahlen an und Datumsangaben als Datumsangaben
  • Dateien werden verschlüsselt und innerhalb von 48 Stunden gelöscht