Lexware Kontoauszug importieren: CSV und PDF richtig einlesen

Lexware Office importiert Kontoumsätze nur als CSV-Datei, über Finanzen → Konten → ⋮ → Umsätze importieren. Jede Zeile der Datei braucht vier Angaben: Datum im Format TT.MM.JJJJ, Auftraggeber/Empfänger, Verwendungszweck und Betrag. PDF-Kontoauszüge, Excel-Dateien (XLS, XLSX) und CAMT-Dateien nimmt der Import nicht an. Wer einen Kontoauszug als PDF hat, muss ihn also zuerst in eine solche CSV umwandeln. Lexware buchhaltung, die Desktop-Software, holt Umsätze per Onlinebanking und nimmt Dateien nur als vollständige Buchungssätze über den ASCII-Import im Menü Datei an.

Welcher der beiden Wege für Sie gilt, hängt davon ab, welches Lexware Sie nutzen. Beide Produkte tragen heute denselben Markennamen, die alten Namen sind aber noch überall im Umlauf:

• Lexware Office, früher lexoffice, ist die Cloud-Software. Sie arbeiten im Browser oder in der App, die Bankkonten finden Sie im Bereich Finanzen.
• Lexware buchhaltung bzw. Lexware financial office, früher Lexware buchhalter, ist ein auf dem PC installiertes Programm mit klassischer Menüleiste und dem Menü Datei.

Gebraucht wird ein Datei-Import nur in drei Situationen: Das Konto hat in Lexware keine Bankverbindung, die Bankverbindung reicht nicht weit genug zurück oder hat Lücken, oder die Auszüge liegen nur als PDF vor. Das betrifft typischerweise die Kreditkartenabrechnung, die Monat für Monat als PDF kommt, alte Auszüge aus dem Postfach der Bank, ein geschlossenes Geschäftskonto oder ein Konto im Ausland. Wer in solchen Fällen einen Kontoauszug in Lexware importieren will, scheitert selten am Klickpfad, sondern an Feldregeln, die Lexware erst beim Import durchsetzt, an der Frage, woher die CSV kommen soll, und daran, dass sich ein Import in Lexware Office nicht mehr zurücknehmen lässt.

Lexware Office: Umsätze per CSV importieren und die Regeln dahinter

Lexwares eigene Referenz ist der Hilfeartikel Umsätze per CSV-Datei importieren. Er beschreibt die Zuordnung genau, sagt aber wenig darüber, warum ein Import scheitert und was dann zu tun ist.

Zuerst die Grenze: Lexware Office liest beim Umsatzimport ausschließlich CSV. PDF-Kontoauszüge, Tabellendateien (XLS, XLSX) und CAMT-Dateien wie CAMT.053 lehnt der Dialog ab. Einen Ausweg über Buchungsdaten gibt es nicht, denn Lexware Office kann laut Hilfe keine Buchungsdaten aus anderen Programmen importieren. Für Kontoauszüge, die nicht über eine Bankverbindung kommen, ist die Umsatz-CSV damit der einzige Weg ins Programm.

Das gilt vor allem für ein Bankkonto ohne Verbindung. Ein solches Konto legen Sie in Lexware Office an, wenn die Bank nicht angebunden werden kann oder soll, etwa für eine Kreditkarte. Es füllt sich nur mit dem, was Sie selbst importieren.

Der Klickpfad

1. Finanzen → Konten öffnen.
2. Am betreffenden Konto das Drei-Punkte-Menü ⋮ wählen und Umsätze importieren anklicken.
3. Die CSV-Datei auswählen und die Importeinstellungen prüfen: Trennzeichen, Zeichenkodierung und Texterkennungszeichen.
4. Die Spalten der Datei den Lexware-Feldern zuordnen. Lexware merkt sich diese Zuordnung für den nächsten Import.
5. Mit UMSÄTZE IMPORTIEREN abschließen.

Die Regeln, an denen Importe scheitern

Trennzeichen und Zeichenkodierung sind also Einstellungen, keine Anforderungen: Welche die Datei verwendet, stellen Sie im Dialog ein. Ob die Einstellung stimmt, zeigt die Spaltenzuordnung: Stehen dort Umlaute als Zeichensalat oder ganze Zeilen in einer Spalte, passt die Kodierung oder das Trennzeichen nicht.

Was der Import in Lexware Office nicht tut

Drei Eigenschaften des Imports sollten Sie kennen, bevor Sie zum ersten Mal auf den Knopf drücken:

• Keine Duplikatsprüfung. Lexware schreibt es selbst: „Beim CSV-Import findet keine Duplikatsprüfung (Dublettenprüfung) statt.“ Wer einen Monat zweimal importiert, hat jeden Umsatz doppelt.
• Kein Löschen. Ein importierter Umsatz lässt sich nicht mehr löschen, nur ausblenden.
• Kein Saldo. Den Kontostand übernimmt Lexware nicht aus der Datei, und aus den importierten Umsätzen wird er auch nicht berechnet.

Nur PDF-Kontoauszüge: die Import-CSV für Lexware Office erstellen

Lexwares Hilfe beantwortet die PDF-Frage mit einem Satz: Laden Sie bei Ihrer Bank eine CSV herunter. Das geht oft, aber nicht immer. Das Onlinebanking bietet den CSV-Export nur für einen begrenzten Zeitraum an, das Konto ist geschlossen, die Kreditkartenabrechnung kommt grundsätzlich als PDF, oder die Bank im Ausland exportiert in einem Format, das mit den Lexware-Feldern nichts zu tun hat. Dann muss die CSV aus dem PDF entstehen, und zwar so, dass sie die Regeln aus der Tabelle oben schon erfüllt, bevor Lexware sie zu sehen bekommt.

Einen PDF-Kontoauszug in Lexware zu importieren heißt also: aus jedem Auszug eine Zeile pro Umsatz mit genau den vier Pflichtfeldern zu machen. Wer dafür PDF-Kontoauszüge in Excel oder CSV umwandeln lässt, sollte die Ausgabe von Anfang an auf Lexware zuschneiden, statt eine allgemeine Tabelle hinterher umzubauen. Mit Invoice Data Extraction sieht das so aus.

1. Die Auszüge hochladen

Laden Sie die PDF-Auszüge so hoch, wie Sie sie haben, gescannte Auszüge eingeschlossen. Ein ganzes Jahr Monatsauszüge eines Kontos geht in eine Aufgabe, bis zu 6.000 Dateien. Weil Lexware je Konto importiert, legen Sie für jedes Konto eine eigene Aufgabe an, damit keine Datei Umsätze zweier Konten mischt.

2. Einen Structured Prompt mit Lexwares Spalten schreiben

Ein Structured Prompt legt die Spaltenüberschriften und ihre Reihenfolge fest, und jede Spalte bekommt ihre eigene Anweisung. Für Lexware Office richten Sie die Spalten an den vier Pflichtfeldern aus und schreiben in jede Anweisung, was die zugehörige Falle verhindert:

Unter Zusätzliche Anweisungen, die für die gesamte Extraktion gelten, kommt:

Eine Zeile pro Transaktion. Anfangssaldo, Endsaldo, Übertragszeilen und Zwischensummen nicht als Zeilen ausgeben.

Nehmen Sie die eine Spalte Betrag mit Vorzeichen, nicht getrennte Soll- und Haben-Spalten. Damit gibt es keine leere Seite, in der eine 0,00 landen könnte, und eine der typischen Fehlerquellen des Lexware-Imports fällt weg. Wer trotzdem zwei Spalten braucht, nennt sie „Soll Betrag (Ausgabe)“ und „Haben Betrag (Einnahme)“ und schreibt in beide Anweisungen, dass die Spalte leer bleibt, wenn der Umsatz auf die andere Seite gehört.

3. Den Prompt in der Prompt Library speichern

Gespeichert in der Prompt Library, läuft der nächste Monat oder der nächste Mandant mit demselben Prompt und derselben Spaltenfolge, mit einem Klick, ohne den Prompt neu zu schreiben. Wer als Buchhalter Mandanten auf verschiedenen Programmen betreut, legt je Zielprogramm einen eigenen Prompt an. Die Regeln unterscheiden sich spürbar: Wer Banktransaktionen per CSV in Bexio importieren will, braucht ein anderes Spaltenlayout, und wer für österreichische Mandanten Kontoauszüge in BMD importieren muss, arbeitet mit Bankauszugskreisen und eigenen Importformaten.

4. Erst prüfen, dann die Zusatzspalten abwählen

Hinter Ihren Spalten trägt das Ergebnis zwei weitere: Source File, die Datei und die Seite, aus der jede Zeile stammt, und Review Needed, was zu prüfen ist. Mehrere KI-Agenten müssen sich auf jeden Wert einigen. Ein Wert oder eine Zeile, auf die sich die KI-Agenten nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist. Sehen Sie sich diese Zeilen zuerst in der Ergebnisansicht an: Ein Klick auf den Dateinamen öffnet die Zeile neben der Seite, aus der sie stammt.

Für die Prüfungen weiter unten brauchen Sie Source File noch: Erst damit sehen Sie, welche Zeilen zu welchem Auszug gehören. Laden Sie deshalb zuerst eine Excel-Datei mit beiden Spalten herunter und prüfen Sie darin. Der Import selbst braucht die Spalten nicht. Für die Importdatei lassen Sie Source File und Review Needed in den Einstellungen aus den Downloads weg, sodass die Datei nur die vier Importspalten trägt. In der Ergebnisansicht bleibt die Spalte Review Needed auch dann sichtbar, und jede abgeschlossene Aufgabe lässt sich 90 Tage lang erneut herunterladen.

5. Als CSV herunterladen und importieren

Laden Sie das geprüfte Ergebnis als CSV herunter und gehen Sie den Klickpfad aus dem Office-Teil. Im Importdialog stellen Sie Trennzeichen, Zeichenkodierung und Texterkennungszeichen auf die Datei ein. Ob das stimmt, sehen Sie in der Spaltenzuordnung: Die Umlaute im Auftraggeber müssen lesbar sein, und der Betrag muss als eine Zahl mit Komma in seiner Spalte stehen.

Der andere Weg führt über Excel: als Excel-Datei herunterladen, dort durchsehen und bei Bedarf korrigieren, dann aus Excel als CSV speichern. In Lexware wählen Sie anschließend das Trennzeichen und die Zeichenkodierung, mit denen Excel die Datei gespeichert hat, je nach gewähltem Dateityp etwa „CSV UTF-8“ oder „CSV (Trennzeichen-getrennt)“. Prüfen Sie in der Spaltenzuordnung auch das Datum: Excel schreibt es so, wie die Zelle es anzeigt, und aus 14.03.2025 kann beim Speichern 14.03.25 werden.

Gebucht wird dabei nichts automatisch. Sie importieren die Datei selbst in Lexware, und bis dahin können Sie jede Zeile noch ändern. Bevor Sie auf UMSÄTZE IMPORTIEREN klicken, gehen Sie die vier Prüfungen weiter unten durch.

Kreditkartenabrechnung und PayPal in Lexware Office importieren

Eine Firmenkreditkarte ohne Bankanbindung ist ein typischer Grund, eine PDF-Abrechnung in Lexware Office zu bringen. Sie wird in Lexware als eigenes Konto ohne Verbindung geführt, und die Abrechnung geht über denselben Weg wie ein Kontoauszug: CSV mit den vier Pflichtfeldern, Import über das Drei-Punkte-Menü am Kartenkonto.

Eine Frage stellt sich bei der Karte anders als beim Girokonto: das Vorzeichen. Kartenabrechnungen führen Belastungen in der Regel als positive Beträge und kennzeichnen Gutschriften und Zahlungseingänge mit einem Minus oder einem Kürzel wie „CR“. Lexware erwartet das Gegenteil. Lösen Sie das an genau einer Stelle:

• Im Prompt. Die Anweisung der Spalte Betrag lautet dann etwa: „Belastungen negativ, Gutschriften und Zahlungen an die Kartengesellschaft positiv.“ Eine Belastung von 49,90 kommt als -49,90 in die Datei, und der Schalter in Lexware bleibt aus.
• In Lexware. Die Datei behält die Vorzeichen der Abrechnung, die Belastung steht als 49,90 darin, und Sie setzen beim Import den Schalter „In dieser CSV Datei sind Einnahmen negativ (Minus) und Ausgaben positiv (kein Vorzeichen)“.

Beides zusammen dreht jeden Umsatz zweimal um, und alle Belastungen landen als Einnahmen im Konto. Weil sich importierte Umsätze nicht löschen lassen, lohnt es sich, die Entscheidung einmal zu treffen und im gespeicherten Prompt festzuhalten.

Beim Auftraggeber/Empfänger ist die Karte einfacher als das Girokonto, denn fast jede Zeile nennt einen Händler. Die Ausnahmen sind Jahresgebühr, Auslandseinsatzentgelt und Zinsen. Dort gehört der Name des Kartenherausgebers in die Spalte, sonst fällt die Zeile beim Import durch.

PayPal ist der Gegenfall. PayPal bietet im Konto einen eigenen CSV-Download der Kontoaktivität an, und der ist die bessere Quelle als jede PDF-Übersicht. Lexware stellt außerdem eigene Importvorlagen bereit, eine Bankimport-Vorlage, eine Kreditkarten-Vorlage und eine PayPal-Vorlage. Sie zeigen, welche Spalten Lexware erwartet, und eignen sich als Muster, wenn Sie eine Datei von Hand nachbauen.

Vor dem Import prüfen, weil Lexware Office es nicht tut

Lexware Office prüft beim CSV-Import nicht auf Dubletten, lässt importierte Umsätze nicht löschen und übernimmt keinen Saldo. Eine fehlende Zeile, eine doppelte oder ein ganzer Monat zu viel fällt dem Programm also nicht auf. Es fällt erst Ihnen auf, beim Abgleich mit der Bank oder beim Steuerberater, und dann lässt es sich nur noch durch Ausblenden reparieren. Die folgenden vier Prüfungen gehören deshalb vor den Klick auf UMSÄTZE IMPORTIEREN, in dieser Reihenfolge.

1. Jeden Auszug gegen seine eigenen Salden rechnen

Jeder Kontoauszug trägt einen Anfangs- und einen Endsaldo. Für jeden Auszug muss gelten: Anfangssaldo plus Summe aller Umsätze in der Datei ergibt den Endsaldo. Stimmt die Rechnung, fehlt mit großer Wahrscheinlichkeit nichts. Weicht sie ab, gibt es vier übliche Ursachen: Eine Transaktion fehlt, eine wurde doppelt gelesen, ein Vorzeichen ist falsch, oder eine Saldo- oder Übertragszeile ist als Umsatz in die Datei geraten. Die Differenz zeigt meist schon, welche: Entspricht sie genau einer Zeile, fehlt diese oder steht doppelt da; entspricht sie dem doppelten Betrag einer Zeile, ist deren Vorzeichen verdreht; eine Differenz in Höhe des Saldovortrags verweist auf eine Übertragszeile.

Wie Sie die Salden in der Tabelle sauber festhalten und Auszug für Auszug abstimmen, steht im Beitrag Kontoauszug-PDF umwandeln und die Salden prüfen. Für Lexware zählt das Ergebnis: Eine Datei geht erst in den Import, wenn jeder enthaltene Auszug aufgeht.

2. Nur den Zeitraum importieren, der im Konto fehlt

Bevor Sie importieren, öffnen Sie das Konto in Lexware Office und suchen den letzten Umsatz, der dort schon steht, mit Datum und Betrag. Die Datei beginnt mit dem ersten Umsatz danach, alles davor löschen Sie aus der Datei. Das ist vor allem bei Konten wichtig, deren Bankverbindung schon einen Teil der Umsätze geliefert hat: Die Bankverbindung reicht oft einige Monate zurück, das PDF-Archiv deckt dieselben Monate noch einmal ab.

Heikel ist der Tag, an dem beide Quellen aufeinandertreffen. Hat dieser Tag mehrere Umsätze, gleichen Sie sie einzeln über Betrag und Verwendungszweck ab, statt den ganzen Tag zu übernehmen oder wegzulassen.

3. Lange Historien aufteilen

Lexware nimmt höchstens 5 MB je Datei und keine Umsätze vor dem 01.01.2014. Für ein mehrjähriges Nachbuchen teilen Sie die Datei deshalb nach Jahren auf und streichen alles, was vor 2014 liegt. Importieren Sie die Dateien in zeitlicher Reihenfolge und notieren Sie nach jeder Datei den letzten importierten Umsatz. Damit beginnt die Prüfung aus Schritt 2 für die nächste Datei, und ein abgebrochener Durchgang lässt sich fortsetzen, ohne zu raten, was schon im Konto ist.

4. Leere Pflichtfelder suchen

Filtern Sie die fertige Datei auf leere Zellen in Auftraggeber/Empfänger und Verwendungszweck, und suchen Sie bei getrennten Soll- und Haben-Spalten nach 0,00. Jede Zeile mit einer leeren Pflichtzelle importiert Lexware nicht. Das Ergebnis ist ein Konto, dem ausgerechnet die Gebühren- und Zinszeilen fehlen, obwohl die Salden in der Datei aufgingen.

Haben Sie die Datei mit Invoice Data Extraction erstellt, nehmen Sie die als Review Needed markierten Zeilen in diese Prüfung auf.

Nach dem Import bleibt eine letzte Kontrolle: Zählen Sie im Konto die Umsätze des importierten Zeitraums und vergleichen Sie die Zahl mit den Zeilen der Datei. Fehlen welche, hat Lexware sie wegen eines leeren Pflichtfelds nicht übernommen, und Sie können genau diese Zeilen korrigiert in einer kleinen zweiten Datei nachreichen, ohne den Rest erneut zu importieren.

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Lexware buchhaltung (Desktop): Onlinebanking zuerst, sonst Buchungssätze per ASCII-Import

In der Desktop-Software gibt es keinen Umsatzimport wie in Lexware Office. Wer mit Lexware buchhalter Kontoauszüge einlesen will, hat zwei Wege, und beide beschreibt Lexware selbst: das Benutzerhandbuch 2026 zu Lexware buchhaltung und financial office und der Supportleitfaden Import von Personenkonten und Buchungsdaten in Lexware buchhalter pro, premium.

Der erste Weg ist das Onlinebanking. Kontoauszüge kommen in der Desktop-Version über Lexware online banking herein. Der Abgleich der Online-Kontoauszüge mit der Buchhaltung setzt voraus, dass dieses Programm installiert ist. Wo die Bank angebunden ist und der Zeitraum reicht, ist das der vorgesehene Weg.

Der zweite Weg ist der Import im Menü Datei, über die ASCII-Schnittstelle. Im Leitfaden für die Editionen pro und premium lautet der Pfad „Datei - Import - ASCII“. Über diese Schnittstelle kommen aber keine Kontoumsätze herein, sondern Buchungsdaten. Eine Bank-CSV, wie sie das Onlinebanking exportiert, ist deshalb noch keine Importdatei. Ihr fehlt, was jeder Buchungssatz braucht: die Konten.

Was eine Zeile enthalten muss

Die Schnittstellenbeschreibung im Leitfaden nennt unter anderem diese Felder:

• Belegdatum und Buchungsdatum, im Format TT.MM.JJJJ
• Belegnummer
• Buchungstext
• Buchungsbetrag mit Dezimalkomma, z. B. 250,00
• Sollkonto und Habenkonto
• Steuerschlüssel (optional)
• Kostenstelle

Welche Felder Pflicht sind, zeigt der Importdialog selbst: Sie tragen in der Spalte „Muss“ einen Haken.

Der Unterschied zu Lexware Office liegt in Soll- und Habenkonto. Jede Zeile ist ein vollständiger Buchungssatz. Auf einer Seite steht das Bankkonto, im SKR03 etwa 1200, im SKR04 1800. Auf der anderen Seite steht das Gegenkonto, und das wählt kein Import für Sie aus. Das entscheiden Sie oder Ihr Steuerberater, Zeile für Zeile, wie bei jedem anderen Beleg auch. Wer dabei unsicher ist, findet die Grundlagen im Beitrag Belege und Eingangsrechnungen richtig kontieren. Eine verbreitete Praxis in der Buchhaltung ist, unklare Posten zunächst auf ein Zwischenkonto zu buchen und später umzubuchen.

Aus PDF-Auszügen lässt sich eine solche Datei mit einem Structured Prompt bauen wie für Lexware Office, nur mit den Spalten der ASCII-Schnittstelle. Feste Werte füllt eine Spaltenanweisung, etwa: „Sollkonto: 1200, wenn der Betrag ein Eingang ist, sonst leer lassen“, spiegelbildlich für das Habenkonto. Die leeren Zellen sind dann genau die Gegenkonten, die Sie nach Ihrer Kontierung eintragen, bevor die Datei in den Import geht.

Lexwares eigene Warnungen

Der Leitfaden nennt Bedingungen, an denen ein ASCII-Import scheitert oder Schaden anrichtet:

• Die Datei muss den Dateityp .txt haben. Eine CSV speichern Sie also vor dem Import als Textdatei mit dieser Endung.
• Das Belegdatum muss im offenen Buchungsjahr liegen, und je Buchungsjahr gibt es einen eigenen Import.
• Jedes Konto, das in der Datei vorkommt, muss im Kontenrahmen der Firma existieren.
• Das Programm gleicht importierte Daten nicht mit vorhandenen ab. Wer dieselbe Datei zweimal importiert, hat jede Buchung doppelt.

Der Buchungsstapel als Prüfpunkt

Anders als in Lexware Office landen importierte Sätze nicht sofort endgültig in der Buchhaltung. Sie gehen in den Buchungsstapel. Dort lassen sie sich prüfen, bearbeiten oder löschen, bevor Stapel ausbuchen sie ins Journal übernimmt. Die Saldenprüfung aus dem Office-Teil gehört deshalb hierher: Stimmt der Stapel mit den Auszügen überein, buchen Sie ihn aus, sonst korrigieren Sie ihn vorher.

Die PDF-Kontoauszüge aufbewahren

Die importierten Zeilen ersetzen die Kontoauszüge nicht. Kontoauszüge sind Buchungsbelege, und Buchungsbelege im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind nach § 147 Abs. 3 AO acht Jahre aufzubewahren. Werden sie elektronisch aufbewahrt, müssen sie nach Abs. 2 während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.

Für das Nachbuchen heißt das: Die PDFs aus dem Postfach der Bank gehören ins Archiv, auch wenn jede ihrer Zeilen längst in Lexware steht. Die CSV ist eine Arbeitsdatei. Legen Sie beide zusammen ab, nach Konto und Jahr, damit sich jeder Umsatz in Lexware bis zu seinem Auszug zurückverfolgen lässt, wenn die Betriebsprüfung oder der Steuerberater danach fragt.