Scan-en-herkensoftware voor flexibele factuurverwerking
Lees papieren en digitale facturen van al uw leveranciers uit naar Excel, CSV of JSON, maand na maand in dezelfde kolommen. Geen sjablonen, herkenningszones of leveranciersregels om bij te houden: u zegt in gewone taal wat u nodig hebt, en de AI leest elke lay-out. Dit is gegevensextractie, geen AP-goedkeurings- of betaalworkflow.
Wat wilt u extraheren?
Elke maand 50 pagina's gratis ·Geen abonnement ·Geen creditcard
Extraheren- Geen sjablonen of regels in te stellen
- Geüploade documenten binnen 48 uur verwijderd
- Nooit gebruikt om AI te trainen
De uitvoer
Scan-en-herkenresultaat met controleerbare bronverwijzing
Uw kolommen, zoals uw prompt ze noemt, en het bestand en de pagina waar elke rij vandaan komt. Een waarde of rij waarover het panel van AI-agents het niet eens kan worden, wordt gemarkeerd als Review Needed, met wat u moet controleren. De leveranciers en nummers in dit voorbeeld zijn fictief.
| Bron | Factuur | Leverancier | KvK / btw-id | Excl. btw | Btw | Incl. btw | Source File | Review Needed | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | Digitale PDF | 2026-00318 | Kantoorhaven B.V. | KvK 90012345 · NL009001234B01 | € 678,00 | € 142,38 | € 820,38 | kantoorhaven_0318.pdf | |
| 3 | Scan | BK-2026-0441 | Vakboek Noord B.V. | KvK 90023456 · NL009002345B01 | € 400,00 | € 36,00 | € 436,00 | scan_vakboek_0441.pdf | |
| 4 | Telefoonfoto | LUN-2603-188 | Lunchatelier V.O.F. | KvK 90034567 · NL009003456B01 | € 440,00 | € 39,60 | € 479,60 | IMG_2088.jpg | |
| 5 | Digitale PDF | OV-2026-7714 | Stadsvervoer Delta N.V. | KvK 90045678 · NL009004567B01 | € 128,00 | € 11,52 | € 139,52 | ov_delta_7714.pdf | |
| 6 | Scan | DW-2603-00912 | Duinwater Bedrijf N.V. | KvK 90056789 · NL009005678B01 | € 91,00 | € 8,19 | € 99,19 | scan_duinwater_0912.pdf | |
| 7 | Digitale PDF | IT-2026-3055 | Poldercloud B.V. | KvK 90067890 · NL009006789B01 | € 1.150,00 | € 241,50 | € 1.391,50 | poldercloud_3055.pdf | |
| 8 | Telefoonfoto | BR-2603-144 | Fietskoerier West V.O.F. | KvK 90078901 · NL009007890B01 | € 72,00 | € 15,12 | € 87,12 | IMG_2144.png | |
| 9 | Digitale PDF | DE-RE-2603-88 | Rhein Technik GmbH | DE 136 695 976 | € 960,00 | € 0,00 | € 960,00 | rhein_technik_0088.pdf | Controleer btw verlegd |
| 10 | Scan | TEL-2026-0901 | Netlijn Zakelijk B.V. | KvK 90089012 · NL009008901B01 | € 210,00 | € 44,10 | € 254,10 | scan_netlijn_0901.pdf | |
| 11 | Digitale PDF | CN-2026-0410 | Kantoorhaven B.V. | KvK 90012345 · NL009001234B01 | -€ 69,00 | -€ 14,49 | -€ 83,49 | creditnota_0410.pdf |
Drie stappen
Hoe scan en herken werkt
Upload PDF, JPG of PNG
Gescande papieren facturen, digitale PDF's of foto's, precies zoals u ze hebt. Een stapel facturen die in één PDF is gescand, is prima, en verschillende leveranciers, lay-outs, scankwaliteit en talen kunnen samen.
Beschrijf de factuurgegevens
Noem in gewone taal de kolommen, en of u een rij per factuur of per factuurregel wilt. Dat is de hele inrichting, voor alle leveranciers tegelijk. Als uw instructies of de facturen iets echt openlaten, kan onze AI stoppen en het u vragen in plaats van zelf te beslissen.
Download en controleer
Excel, CSV of JSON, met getallen als getallen en datums als datums. In de resultatenweergave opent u elke rij, ook een Review Needed-waarde, met één klik naast de pagina waar ze vandaan komt. Goedkeuren, boeken en importeren doet u daarna in uw eigen proces.
Datakwaliteit
Een factuur uitlezen is het makkelijke deel
Een chatapp of een agent die op eigen houtje facturen leest, kan een waarde verzinnen, een pagina van een lange PDF overslaan of een mislukking als succes melden, zonder dat iemand het merkt. Hier:
Een panel van AI-agents moet het over elke waarde eens zijn
U vertrouwt niet op één lezing van een onscherpe scan. Waarover het panel het niet eens kan worden, wordt gemarkeerd als Review Needed, met wat u moet controleren en waar u moet kijken.
Een pagina of document waarvan de verwerking mislukt, wordt gemeld en nooit stilzwijgend overgeslagen
U hoort welk bestand het is, en het wordt u niet in rekening gebracht.
Eén PDF tot 5.000 pagina's, één batch tot 6.000 bestanden
Elke pagina en elk bestand wordt op dezelfde manier gelezen en gecontroleerd als de eerste, zodat een gescand archief als één taak binnenkomt in plaats van als twintig, en meerdere taken tegelijk kunnen lopen.
Dezelfde kolommen en notaties, elke keer
De facturen van elke leverancier komen in dezelfde kolommen, datum- en getalnotaties terug, en volgende maand opnieuw, zodat u ze zonder handmatige correcties via het importprofiel van e-Boekhouden, SnelStart of Exact inleest.
KvK, btw en meertalige facturen
KvK-nummer, btw-id en btw per tarief, ook verlegd, in eigen kolommen, zoals ze op de factuur staan. Nederlandse, Franse, Duitse en Engelse facturen gaan in één batch en komen terug in dezelfde Nederlandstalige kolommen.
Geen AP-workflowplatform
De software extraheert gegevens naar bestanden; zij routeert geen goedkeuringen, matcht geen orders, boekt niet en voert geen betalingen uit.
Het verschil
AI-extractie vergeleken met sjabloongebaseerde scan en herken
Scan en herken kent twee structurele benaderingen: sjabloon- of zone-extractie, ingericht per factuurlay-out, en AI-extractie die de lay-out van ieder document zelf leest. Vergelijkt u oplossingen, beoordeel dan wat er gebeurt wanneer een factuur niet in een ingericht sjabloon past. Deze vergelijking gaat over gegevensextractie; goedkeuren, matchen, boeken en betalen blijven uw eigen proces.
| Beoordelingscriterium | Sjabloon- en zone-OCR | AI-extractie |
|---|---|---|
| Inrichting vooraf | Per factuurlay-out een sjabloon of herkenningszones inrichten voordat extractie uit die lay-out kan beginnen. | Geen. U beschrijft de gewenste kolommen in gewone taal; de prompt is de volledige configuratie. |
| Nieuwe leverancier | Een nieuwe lay-out heeft nog geen sjabloon; er moet er eerst een worden ingericht voordat de factuur kan worden uitgelezen. | Werkt direct op de eerste pagina, zonder extra inrichting. |
| Gewijzigde factuurlay-out | De herkenningszones zijn verankerd aan de oude lay-out. Een gewijzigde lay-out betekent het sjabloon opnieuw inrichten. | Er is niets aan de oude lay-out verankerd; de gewijzigde factuur wordt gelezen als elke andere. |
| Scans en telefoonfoto's | Zone-extractie leest vaste gebieden van het paginabeeld uit, op de posities die het sjabloon vastlegt. | Elke waarde wordt gevonden waar die op de pagina staat, en scans en telefoonfoto's gaan in dezelfde batch als digitale PDF's. |
| Factuurregels | Een tabeldefinitie per lay-out, die vastlegt waar rijen en kolommen op de pagina staan. | “Eén rij per factuurregel” in de prompt, met precies de kolommen die u benoemt. |
| Onzekere waarden | Betrouwbaarheid wordt gescoord op de tekenherkenning: hoe zeker de engine ieder teken heeft gelezen. | Een waarde of rij waarover het panel van AI-agents het niet eens kan worden, wordt gemarkeerd als Review Needed, met wat u moet controleren en waar u moet kijken. |
| Gemengde batches en talen | Eén sjabloon per lay-out: een gemengde stroom vraagt evenveel sjablonen als er lay-outs zijn. | Gemengde leveranciers, formaten en talen in één batch (tot 6.000 bestanden) met één prompt. |
| Onderhoud | Een sjabloonbibliotheek die met iedere nieuwe lay-out groeit en bij een gewijzigde lay-out opnieuw moet worden ingericht. | Niets te onderhouden: er zijn geen sjablonen om bij te werken. |
Eén vaste lay-out die nooit verandert, is precies het geval waarvoor sjabloonextractie is ontworpen, en volledig offline verwerken kan een clouddienst niet bieden.
Toepassingen
Voor flexibele factuurverwerking
Boekhouders en administratiekantoren
De facturen van al uw klanten, gescand of gemaild, met per klant een opgeslagen prompt in plaats van een sjabloon per leverancier: elke maand past u met één klik de juiste toe.
Crediteurenadministratie
Facturen van elke leverancier, gescand papier en gemailde PDF's door elkaar, in de kolommen die uw goedkeuringsproces en uw importprofiel verwachten.
Finance- en datateams
Factuurgegevens in uw eigen werkstroom of product, via de REST API of de SDK's voor Node.js en Python, of uitgevoerd door uw eigen agent. Gestructureerde JSON als uitvoer, zonder OCR-model om te bouwen of te trainen.
Van een lastige scan tot duizenden leveranciersfacturen
Elke maand 50 pagina's gratis. Daarboven betaalt u voor verwerkte pagina's en verder niets. Er is geen abonnement te kiezen en geen maandelijks bedrag: een rustige maand kost niets, en tegoed dat u voor een drukke maand koopt, blijft 18 maanden geldig. Terugkerende batches automatiseert u via de REST API. Neem contact op als u meer dan 10.000 pagina's, een pro-formafactuur of een ondertekende verwerkersovereenkomst nodig hebt.
FAQ
Veelgestelde vragen over scan en herken en factuurverwerking
Wat is scan-en-herkensoftware?
Scan-en-herkensoftware zet zichtbare tekst en velden uit PDF-facturen, scans en foto's om in gestructureerde gegevens. De uitvoer kan bestaan uit factuurkoppen, btw, totalen en regels in Excel, CSV of JSON.
Wat betekent factuurverwerking op deze pagina?
Factuurverwerking betekent hier het uitlezen, structureren en exporteren van factuurgegevens. Het omvat geen goedkeuringsroutes, ordermatching, boekingen, betalingen of volledig crediteurenbeheer.
Is dit een AP-goedkeurings- of workflowplatform?
Nee. Invoice Data Extraction levert controleerbare gegevensbestanden en een API, maar beheert geen leveranciersworkflow, autorisatiematrix, betaalrun of boekhoudkundige goedkeuring.
Heeft iedere leverancier een apart OCR-sjabloon nodig?
Nee. U beschrijft in gewone taal welke kolommen u wilt, en dat is de hele inrichting, voor alle leveranciers tegelijk: een nieuwe leverancier of een gewijzigde lay-out vraagt niets extra. Een waarde of rij waarover het panel van AI-agents het niet eens kan worden, wordt gemarkeerd als Review Needed, met wat u moet controleren.
Is dit een Peppol Access Point voor Belgische e-facturen?
Nee. De software geeft, verzendt, ontvangt en valideert geen gestructureerde facturen via Peppol. Voor de Belgische B2B-verplichting is een geschikt Access Point of compatibel boekhoudpakket nodig.
Kan de software UBL of XML inlezen?
Nee. De ondersteunde invoer voor deze workflow is PDF, JPG en PNG. UBL- en XML-facturen horen in een systeem voor gestructureerde e-facturatie.
Werkt de uitvoer met e-Boekhouden, SnelStart of Exact?
De kolommen kunnen worden ingericht voor een configureerbare import in deze pakketten. Dat levert een importbestand op en is geen directe integratie of automatische boeking.
Hoe groot mag een scan-en-herkentaak zijn?
Eén batch bevat maximaal 6.000 bestanden en één PDF maximaal 5.000 pagina's, en elke pagina en elk bestand wordt op dezelfde manier gelezen en gecontroleerd als de eerste. Meerdere taken kunnen tegelijk lopen.
Hoe worden documenten beschermd en waar worden ze opgeslagen?
Nooit gebruikt om AI te trainen: uw documenten worden gebruikt om uw spreadsheet te maken en verder nergens voor. Geüploade documenten worden binnen 48 uur definitief verwijderd. Uw resultaten blijven 90 dagen beschikbaar, zodat u ze opnieuw kunt downloaden, en u kunt alles op elk moment zelf verwijderen. Documenten en resultaten zijn versleuteld tijdens overdracht en in rust, en worden opgeslagen in de Verenigde Staten. Voor zakelijke accounts is een verwerkersovereenkomst al van kracht: de bepalingen voor de AVG, de VK-AVG en de privacywetgeving van Amerikaanse staten zijn van toepassing zonder dat u iets hoeft te ondertekenen, en een medeondertekend exemplaar is op verzoek beschikbaar.
Gerelateerde Nederlandse handleidingen
- Inkoopfacturen importeren in e-Boekhouden vanuit Excel
- Inkoopfacturen importeren in SnelStart vanuit Excel
- Inkoopfacturen digitaliseren naar Excel
Hebt u al duidelijke digitale PDF-facturen? Zet facturen rechtstreeks om naar Excel met een boekingsgericht schema.
Probeer scan en herken met uw eigen facturen
Elke maand 50 pagina's gratis. Aanmelden met uw e-mailadres: geen abonnement, geen creditcard en geen sjablonen om eerst in te richten.