Facturen naar Excel — van PDF naar controleerbare boekingsregels
Verwerk Nederlandse inkoopfacturen uit PDF, JPG of PNG tot Excel, CSV of JSON: factuurkoppen of regels, KvK- en btw-gegevens, 21% en 9% btw, in de kolommen die u zelf kiest. Zet de facturen van een hele maand in één batch, voor uw eigen administratie of voor die van al uw klanten, en krijg elke maand dezelfde kolommen terug voor uw boekhoudimport.
Wat wilt u extraheren?
Elke maand 50 pagina's gratis ·Geen abonnement ·Geen creditcard
Extraheren- Geen sjablonen of regels in te stellen
- Geüploade documenten binnen 48 uur verwijderd
- Nooit gebruikt om AI te trainen
De uitvoer
Voorbeeld: Nederlandse factuurgegevens klaar voor controle
Uw kolommen en uw regels, uit uw prompt. Source File vermeldt uit welk bestand en van welke pagina elke rij komt, en Review Needed markeert een waarde of rij waarover het panel van AI-agents het niet eens kan worden, met wat u moet controleren. De leveranciers en nummers in dit voorbeeld zijn fictief.
| Factuur | Leverancier | KvK / btw-id | Categorie | Excl. btw | Btw | Incl. btw | Source File | Review Needed | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | 2026-00318 | Kantoorhaven B.V. | KvK 90012345 · NL009001234B01 | Kantoorartikelen · 21% | € 318,00 | € 66,78 | € 384,78 | kantoorhaven_0318.pdf | |
| 3 | 2026-00318 | Kantoorhaven B.V. | KvK 90012345 · NL009001234B01 | Meubilair · 21% | € 276,00 | € 57,96 | € 333,96 | kantoorhaven_0318.pdf | |
| 4 | 2026-00318 | Kantoorhaven B.V. | KvK 90012345 · NL009001234B01 | Bezorging · 21% | € 84,00 | € 17,64 | € 101,64 | kantoorhaven_0318.pdf | |
| 5 | BK-2026-0441 | Vakboek Noord B.V. | KvK 90023456 · NL009002345B01 | Boeken · 9% | € 400,00 | € 36,00 | € 436,00 | vakboek_0441.pdf | |
| 6 | LUN-2603-188 | Lunchatelier V.O.F. | KvK 90034567 · NL009003456B01 | Eten en niet-alcoholisch · 9% | € 440,00 | € 39,60 | € 479,60 | lunchatelier_0188.pdf | |
| 7 | OV-2026-7714 | Stadsvervoer Delta N.V. | KvK 90045678 · NL009004567B01 | Personenvervoer · 9% | € 128,00 | € 11,52 | € 139,52 | ov_delta_7714.pdf | |
| 8 | DW-2603-00912 | Duinwater Bedrijf N.V. | KvK 90056789 · NL009005678B01 | Leidingwater · 9% | € 91,00 | € 8,19 | € 99,19 | duinwater_0912.pdf | |
| 9 | IT-2026-3055 | Poldercloud B.V. | KvK 90067890 · NL009006789B01 | IT-diensten · 21% | € 1.150,00 | € 241,50 | € 1.391,50 | poldercloud_3055.pdf | |
| 10 | DE-RE-2603-88 | Rhein Technik GmbH | DE 136 695 976 | EU-dienst · btw verlegd | € 960,00 | € 0,00 | € 960,00 | rhein_technik_0088.pdf | Controleer verlegging en btw-aangifte |
| 11 | CN-2026-0410 | Kantoorhaven B.V. | KvK 90012345 · NL009001234B01 | Creditnota · 21% | -€ 69,00 | -€ 14,49 | -€ 83,49 | creditnota_0410.pdf |
Drie stappen
Zo zet u facturen om naar Excel
Upload PDF's of afbeeldingen
Digitale facturen, scans of foto's, precies zoals u ze hebt ontvangen, tot 6.000 bestanden per batch. Verschillende leveranciers en lay-outs kunnen samen, en één PDF met vijftig facturen is prima.
Beschrijf uw boekingsbestand
Noem de kolommen, één rij per factuur of per factuurregel, de btw-uitsplitsing en de indeling van uw import. Als uw instructies of de facturen iets echt openlaten, kan onze AI stoppen en het u vragen in plaats van zelf te beslissen.
Controleer en importeer
Download Excel, CSV of JSON en importeer volgens de instellingen van uw boekhoudpakket. In de resultatenweergave opent u elke rij met één klik naast de pagina waar ze vandaan komt, zodat u een Review Needed-waarde met de factuur zelf vergelijkt.
Datakwaliteit
Factuurgegevens waarop u kunt bouwen
Een panel van AI-agents moet het over elke waarde eens zijn
Waarover het panel het niet eens kan worden, wordt gemarkeerd als Review Needed, zodat u alleen de minder zekere waarden controleert en niet elke regel van elke factuur.
Een pagina of document waarvan de verwerking mislukt, wordt gemeld en nooit stilzwijgend overgeslagen
U hoort welk bestand het is, en het wordt u niet in rekening gebracht.
Eén PDF tot 5.000 pagina's, één batch tot 6.000 bestanden
Elke pagina en elk bestand wordt op dezelfde manier gelezen en gecontroleerd als de eerste, zodat een heel jaar aan facturen van een klant als één taak binnenkomt, en meerdere taken tegelijk kunnen lopen.
Dezelfde kolommen en notaties, elke keer
Uw kolommen, datum- en getalnotaties voor de lay-out van elke leverancier, en volgende maand opnieuw, zodat u het bestand zonder handmatige correcties via het importprofiel van e-Boekhouden, SnelStart, Exact of een ander pakket inleest.
KvK, btw-id en 21%, 9% of verlegde btw
Handelsnaam, KvK-nummer, btw-id, grondslag en btw per tarief in eigen kolommen, zoals ze op de factuur staan. De fiscale kwalificatie blijft onderdeel van de boekhoudkundige controle.
Creditnota's, valuta en talen in één batch
Geef aan of creditnota's als negatieve bedragen of op eigen rijen komen, en of valuta een eigen kolom krijgt. Duitse, Engelse of Franse leveranciersfacturen komen in dezelfde Nederlandstalige kolommen als de rest.
Toepassingen
Voor wie facturen naar Excel verwerkt
Boekhouders en administratiekantoren
Sla per klant een prompt op en pas met één klik de juiste toe, zodat de facturen van elke klant maand na maand in de kolommen van die klant terugkomen.
Finance- en crediteurenteams
Elke leveranciersfactuur, met regels en ordernummers, in de indeling die uw importprofiel verwacht. Het hele team werkt met één gezamenlijk saldo, met een onbeperkt aantal gebruikers en zonder kosten per gebruiker.
Zzp'ers en mkb
Maak van ontvangen PDF-facturen een overzicht voor uw administratie en btw-aangifte, zonder nieuwe software te leren: u zegt in gewone taal wat u nodig hebt.
Van enkele PDF-facturen tot een volledige maandbatch
Elke maand 50 pagina's gratis. Daarboven betaalt u voor verwerkte pagina's en verder niets. Er is geen abonnement te kiezen en geen maandelijks bedrag: een rustige maand kost niets, en tegoed dat u voor een drukke maand koopt, blijft 18 maanden geldig. Terugkerende batches automatiseert u via de REST API en de officiële SDK's voor Python en Node.js.
FAQ
Veelgestelde vragen over facturen naar Excel
Wat betekent facturen naar Excel omzetten?
Facturen naar Excel omzetten is het extraheren van kopgegevens, btw, totalen of factuurregels uit PDF, JPG of PNG naar gestructureerde cellen in Excel, CSV of JSON.
Is een PDF-factuur toegestaan in Nederland?
Ja. Nederlandse ondernemingen kunnen facturen op papier, als e-factuur of als digitale factuur zoals een PDF versturen, mits de factuur aan de wettelijke eisen voldoet en de ontvanger de digitale vorm aanvaardt.
Wat geldt voor Belgische facturen in Vlaanderen?
Voor binnenlandse Belgische B2B-transacties is sinds 1 januari 2026 een gestructureerde elektronische factuur verplicht; een PDF per e-mail is daarvoor niet voldoende. PDF's blijven wel voorkomen bij buitenlandse, uitgezonderde en aanvullende documentstromen.
Is Invoice Data Extraction een Peppol Access Point?
Nee. Invoice Data Extraction is geen Peppol Access Point en geeft, verzendt, ontvangt of valideert geen gestructureerde e-facturen. Het verwerkt aangeleverde PDF-, JPG- en PNG-bestanden.
Kan ik UBL- of XML-facturen uploaden?
Nee. De invoerformaten voor deze workflow zijn PDF, JPG en PNG, niet UBL of XML. Gebruik voor gestructureerde e-facturen een geschikt boekhoudpakket of Peppol-dienstverlener.
Worden 21% en 9% btw automatisch gescheiden?
Ja. De extractie kan grondslag, tarief en btw-bedrag per tarief in afzonderlijke kolommen of rijen zetten. Controleer altijd of de leverancier de juiste categorie en fiscale behandeling heeft toegepast.
Kan ik het bestand importeren in e-Boekhouden, SnelStart of Exact?
Ja, wanneer u de kolommen en bestandsindeling configureert volgens de importvereisten van uw systeem. Het resultaat is een importbestand; er is geen automatische boeking of directe koppeling.
Hoeveel facturen kan ik tegelijk verwerken?
Eén batch bevat maximaal 6.000 bestanden en één PDF maximaal 5.000 pagina's, en elke pagina en elk bestand wordt op dezelfde manier gelezen en gecontroleerd als de eerste. Meerdere taken kunnen tegelijk lopen. Voor terugkerend volume is er een REST API met SDK's voor Python en Node.js.
Hoe worden documenten beschermd en waar worden ze opgeslagen?
Nooit gebruikt om AI te trainen: uw documenten worden gebruikt om uw spreadsheet te maken en verder nergens voor. Geüploade documenten worden binnen 48 uur definitief verwijderd. Uw resultaten blijven 90 dagen beschikbaar, zodat u ze opnieuw kunt downloaden, en u kunt alles op elk moment zelf verwijderen. Documenten en resultaten zijn versleuteld tijdens overdracht en in rust, en worden opgeslagen in de Verenigde Staten. Voor zakelijke accounts is een verwerkersovereenkomst al van kracht: de bepalingen voor de AVG, de VK-AVG en de privacywetgeving van Amerikaanse staten zijn van toepassing zonder dat u iets hoeft te ondertekenen, en een medeondertekend exemplaar is op verzoek beschikbaar.
Gerelateerde Nederlandse handleidingen
- Inkoopfacturen digitaliseren naar Excel
- Horeca-inkoopfacturen naar Excel
- Facturen en bonnetjes voorbereiden voor de btw-aangifte
Werkt u vooral met scans en wisselende lay-outs? Bekijk scan-en-herkensoftware voor factuurverwerking zonder leverancierssjablonen.
Zet uw eerste facturen gratis om
Elke maand 50 pagina's gratis, zonder abonnement of creditcard. Probeer het met de inkoopfacturen van vorige maand, in de kolommen die u gebruikt.