Faktury za media do Excela — opłaty i zużycie według lokalizacji
Wyodrębniaj okresy, punkty poboru, odczyty, taryfy, zużycie, opłaty netto, VAT i brutto z PDF, skanów i wizualizacji faktur za media. Niezależnie od układu faktury dostawcy dane wracają w tych samych kolumnach, dla jednego obiektu albo całego portfela, miesiąc po miesiącu.
Jakie dane chcesz wyodrębnić?
50 stron bezpłatnie co miesiąc ·Bez abonamentu ·Bez karty płatniczej
Wyodrębnij- Bez szablonów i reguł dla każdego dostawcy
- Przesłane dokumenty usuwane w ciągu 48 godzin
- Nigdy nie służą do trenowania AI
Przykładowy arkusz
Wynik: opłaty za media rozbite według usługi i VAT
Każda usługa w osobnym wierszu, ze stawką VAT z faktury. Source File mówi, z którego pliku i strony pochodzi każdy wiersz, a Review Needed oznacza wartość lub wiersz, co do których zespół agentów AI nie jest zgodny, z informacją, co sprawdzić.
| Faktura | Dostawca | NIP | Usługa | Netto | VAT | Brutto | Source File | Review Needed | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2 | EM/2602/11820 | Energia Mazowsze S.A. | 538-900-11-21 | Energia czynna · 23% | 1 420,00 zł | 326,60 zł | 1 746,60 zł | energia_warszawa.pdf | |
| 3 | EM/2602/11820 | Energia Mazowsze S.A. | 538-900-11-21 | Dystrybucja · 23% | 380,00 zł | 87,40 zł | 467,40 zł | energia_warszawa.pdf | |
| 4 | WN/2602/5514 | Woda Nadwiślańska sp. z o.o. | 539-900-11-34 | Dostawa wody · 8% | 640,00 zł | 51,20 zł | 691,20 zł | woda_magazyn.pdf | |
| 5 | WN/2602/5514 | Woda Nadwiślańska sp. z o.o. | 539-900-11-34 | Odprowadzanie ścieków · 8% | 520,00 zł | 41,60 zł | 561,60 zł | woda_magazyn.pdf | |
| 6 | LB/2602/8841 | Łącza Biznes sp. z o.o. | 541-900-11-44 | Internet firmowy · 23% | 890,00 zł | 204,70 zł | 1 094,70 zł | telekom_biuro.pdf | |
| 7 | LB/2602/8841 | Łącza Biznes sp. z o.o. | 541-900-11-44 | Telefonia komórkowa · 23% | 460,00 zł | 105,80 zł | 565,80 zł | telekom_biuro.pdf | |
| 8 | GP/2602/7708 | Gaz Północ sp. z o.o. | 542-900-11-57 | Gaz ziemny · 23% | 1 120,00 zł | 257,60 zł | 1 377,60 zł | gaz_hala.pdf | Sprawdź okres odczytu |
| 9 | CM/2602/4402 | Ciepło Miejskie sp. z o.o. | 544-900-11-72 | Ciepło sieciowe · 23% | 740,00 zł | 170,20 zł | 910,20 zł | cieplo_biuro.pdf | |
| 10 | WP/2602/3301 | Wodociągi Północ sp. z o.o. | 545-900-11-85 | Dostawa wody · 8% | 312,50 zł | 25,00 zł | 337,50 zł | woda_oddzial.pdf | |
| 11 | WP/2602/3301 | Wodociągi Północ sp. z o.o. | 545-900-11-85 | Odprowadzanie ścieków · 8% | 287,50 zł | 23,00 zł | 310,50 zł | woda_oddzial.pdf |
Trzy kroki
Jak wyodrębnić faktury za media do Excela
Prześlij faktury i załączniki
PDF, JPG lub PNG, dokładnie w takiej postaci, w jakiej przysłali je dostawcy. Jeden PDF z fakturami wszystkich obiektów nie jest problemem, a prąd, gaz, woda i telekomunikacja mogą trafić do jednej partii.
Zdefiniuj media i poziom danych
Wskaż lokalizacje, identyfikatory punktów poboru, odczyty, taryfy, zużycie, opłaty i podział VAT albo samo zadanie, na przykład przegląd kosztów według obiektu. Gdy Twoje instrukcje lub faktury pozostawiają jakąś kwestię naprawdę otwartą, nasza AI może się zatrzymać i zapytać Cię, zamiast decydować samodzielnie.
Porównaj i zaksięguj
Pobierz Excel, CSV lub JSON. W podglądzie wyników jedno kliknięcie otwiera każdy wiersz obok faktury, z której pochodzi, więc oznaczony odczyt licznika sprawdzasz na samej stronie przed raportowaniem albo importem.
Niezawodność
Arkusz, na którym możesz polegać, bez względu na liczbę faktur
Fakturę za prąd jednego biura łatwo przepisać. Faktury kilkudziesięciu punktów poboru od kilku dostawców, co miesiąc, już nie. A czat AI albo agent czytający faktury na własną rękę może zmyślić wartość, pominąć stronę długiego pliku PDF albo zgłosić sukces, choć coś się nie udało, i nikt się o tym nie dowie.
Zespół agentów AI musi zgodzić się co do każdej wartości
To, co do czego zespół nie jest zgodny, na przykład odczyt licznika na słabym skanie, jest oznaczane jako Review Needed, z informacją, co sprawdzić, więc sprawdzasz tylko mniej pewne wartości, a nie cały arkusz.
Strona lub faktura, których nie udało się przetworzyć, są zgłaszane, nigdy nie pomijane po cichu
Dowiadujesz się, który to plik, więc miesiąc żadnego obiektu nie wypada z arkusza niezauważony, i nie płacisz za niego.
Jeden PDF do 5000 stron, partia do 6000 plików
Każda strona i każdy plik odczytane i sprawdzone tak samo jak pierwsze, więc rok faktur ze wszystkich obiektów może trafić do jednego zadania, a kilka zadań może działać jednocześnie.
Te same kolumny i formaty, za każdym razem
Te same kolumny oraz formaty dat i liczb dla każdej faktury, od każdego dostawcy, i tak samo w przyszłym miesiącu, więc wynik importuje się do programu księgowego albo Twojego zestawienia bez ręcznych poprawek.
Opłaty i zużycie w jednym wierszu
kWh, m³ i odczyty liczników obok netto, VAT i brutto, dla energii, gazu, wody, ciepła i telekomunikacji. Energia, dystrybucja i opłaty stałe w osobnych kolumnach, gdy o to poprosisz.
Punkty poboru i lokalizacje
PPE, numer licznika, adres, centrum kosztów i okres na każdym wierszu, dla dziesiątek obiektów i dostawców w jednym zadaniu.
VAT według usługi
Zachowuj 23% dla energii, gazu, ciepła i telekomunikacji oraz 8% dla wody i ścieków, zgodnie z dokumentem.
Porównania okresów
Ujednolicaj jednostki i okresy, aby zestawiać koszt, zużycie i cenę jednostkową między obiektami.
PDF obok obiegu KSeF
Przetwarzaj wizualizacje, załączniki, dokumenty B2C i archiwa jako PDF lub obrazy. Narzędzie nie przyjmuje XML z KSeF.
Zastosowania
Dla zespołów kontrolujących koszty wielu obiektów
Biura rachunkowe i księgowość
Faktury za media każdego klienta co miesiąc jako wiersze gotowe do zaksięgowania, rozbite według usługi, stawki VAT, lokalizacji i centrum kosztów, w kolumnach potrzebnych w jego księgach.
Facility i nieruchomości
Faktury wszystkich biur, magazynów, lokali i budynków co miesiąc w jednym arkuszu: zużycie, taryfy i odczyty do alokacji kosztów i refakturowania mediów na najemców.
Zakupy i controlling
Porównuj koszty dostawców i odchylenia okresowe bez ręcznego przepisywania tabel z załączników.
Jedna lokalizacja lub cały portfel punktów poboru
1 kredyt = 1 strona, a 50 stron co miesiąc jest bezpłatnych. Powyżej tego płacisz za przetworzone strony i za nic więcej. Nie ma planu do wyboru ani miesięcznej opłaty: spokojny miesiąc nic nie kosztuje, a kredyty kupione na pracowity miesiąc zachowują ważność przez 18 miesięcy. Powtarzalne partie możesz uruchamiać z własnych systemów przez REST API albo SDK dla Node.js i Pythona.
FAQ
Najczęstsze pytania o faktury za media do Excela
Jakie dane można wyodrębnić z faktury za media?
Można wyodrębnić dostawcę, NIP, numer faktury, okres, punkt poboru, licznik, taryfę, zużycie, cenę jednostkową, netto, VAT i brutto.
Czy można oddzielić energię od dystrybucji?
Tak. Każda opłata może stać się osobnym wierszem z własną nazwą, jednostką, ilością, ceną, stawką VAT i wartością.
Jakie stawki VAT stosują przykłady?
Przykłady używają 23% dla energii, gazu, ciepła i telekomunikacji oraz 8% dla dostawy wody i odprowadzania ścieków. Zawsze należy zachować stawkę z konkretnego dokumentu.
Czy narzędzie pobiera faktury z KSeF?
Nie. Przetwarza przesłane PDF, JPG i PNG, na przykład wizualizacje, załączniki, dokumenty B2C lub archiwa. Nie odbiera faktur ani plików XML z KSeF.
Czy można porównać kilka lokalizacji?
Tak. Dodaj identyfikator lokalizacji, PPE lub licznika do każdego wiersza i ujednolić okresy oraz jednostki we wspólnym arkuszu.
Czy OCR odczyta tabelę ze skanu?
Tak. Tabele ze skanów, zdjęć i załączników są rozbijane na wiersze. Zespół agentów AI musi zgodzić się co do każdej wartości, a wartość lub wiersz, co do których nie jest zgodny, na przykład odczyt licznika na słabym skanie, są oznaczane jako Review Needed, z informacją, co sprawdzić. W podglądzie wyników jedno kliknięcie otwiera taki wiersz obok faktury, z której pochodzi.
Czy wynik nadaje się do raportowania ESG?
Może dostarczyć uporządkowane dane wejściowe o zużyciu i jednostkach. Nie oblicza wskaźników ani emisji bez reguł opisanych w poleceniu i późniejszej weryfikacji.
Jak duże partie faktur za media są obsługiwane?
Partia przyjmuje do 6000 plików, a pojedynczy PDF do 5000 stron, i każda strona oraz każdy plik są odczytane i sprawdzone tak samo jak pierwsze. Kilka zadań może działać jednocześnie, a comiesięczne przetwarzanie możesz uruchamiać z własnych systemów przez REST API albo SDK dla Node.js i Pythona.
Jak chronione są dokumenty i gdzie są przechowywane?
Twoje dokumenty nigdy nie służą do trenowania AI: służą do utworzenia Twojego arkusza i do niczego więcej. Przesłane dokumenty są trwale usuwane w ciągu 48 godzin. Wyniki pozostają przez 90 dni, aby można było pobrać je ponownie, a wszystko możesz też usunąć samodzielnie w dowolnej chwili. Dokumenty i wyniki są szyfrowane podczas przesyłania i przechowywania oraz przechowywane w Stanach Zjednoczonych. Umowa powierzenia przetwarzania danych już obowiązuje: warunki RODO, UK GDPR i stanowych przepisów USA o ochronie prywatności mają zastosowanie do kont firmowych bez podpisywania czegokolwiek, a egzemplarz podpisany przez obie strony jest dostępny na życzenie.
Powiązane poradniki
- Przygotowanie faktur kosztowych do importu
- Dokumenty niestandardowe obok KSeF
- Przewodnik po ekstrakcji danych
Potrzebujesz ogólnego rejestru dokumentów kosztowych? Wyodrębnij faktury do Excela z NIP, VAT i polami do kontroli.
Wyodrębnij pierwsze faktury za media bezpłatnie
50 bezpłatnych stron co miesiąc, bez abonamentu i bez karty płatniczej. Zapisz polecenie raz, a faktury z kolejnych miesięcy wrócą w tych samych kolumnach.