Belege digitalisieren – vom Foto zur prüfbaren Ausgabenzeile
Erfassen Sie Kassenbons, Bewirtungsbelege, Tankbelege und Quittungen aus Foto, Scan oder PDF. Sie bestimmen Felder und Kategorien; die Ausgabe erhalten Sie strukturiert für Excel, CSV, JSON oder die vorbereitende DATEV-Arbeit.
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- Dateien werden binnen 24 Stunden automatisch gelöscht
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Das Ergebnis: Ausgaben mit korrekter Steueraufteilung
Die Beispielzeilen verwenden den zur Leistung passenden deutschen USt.-Satz. Review Needed macht nur konkrete Ausnahmen sichtbar.
| Datum | Händler | Kategorie | Netto | USt. | Brutto | Source File | Review Needed |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 02.03.2026 | NordTank GmbH | Kraftstoff | 71,43 | 13,57 | 85,00 | IMG_1042.jpg | |
| 03.03.2026 | Stadthotel Mitte GmbH | Übernachtung | 126,73 | 8,87 | 135,60 | hotelbeleg_berlin.pdf | |
| 04.03.2026 | Stadtverkehr Rhein GmbH | Nahverkehr | 22,43 | 1,57 | 24,00 | IMG_1048.jpg | |
| 05.03.2026 | Büro-Punkt GmbH | Bürobedarf | 44,54 | 8,46 | 53,00 | scan_005.pdf | |
| 06.03.2026 | Buchhandlung am Markt GmbH | Fachliteratur | 46,73 | 3,27 | 50,00 | IMG_1054.jpg | |
| 07.03.2026 | Parkhaus Zentrum GmbH | Parken | 2,52 | 0,48 | 3,00 | IMG_1059.jpg | Thermodruck prüfen |
| 08.03.2026 | Technikhandel Nord GmbH | Ausstattung | 92,74 | 17,62 | 110,36 | beleg_008.pdf | |
| 09.03.2026 | Kaffeerösterei West GmbH | Getränke | 13,45 | 2,55 | 16,00 | IMG_1062.jpg | |
| 10.03.2026 | Kurierdienst Elbe GmbH | Versand | 8,40 | 1,60 | 10,00 | scan_010.pdf | |
| 11.03.2026 | Parkraum Süd GmbH | Parken | 6,72 | 1,28 | 8,00 | IMG_1068.jpg |
So digitalisieren Sie Belege
1. Fotos und Scans hochladen
Laden Sie JPG, PNG oder PDF hoch. Unterschiedliche Händler, Formate und Bildqualitäten können im selben Stapel verarbeitet werden.
2. Felder und Kategorien festlegen
Beschreiben Sie, welche Belegdaten, Steuerwerte, Bewirtungsangaben oder Kostenkategorien Sie benötigen.
3. Ausgaben prüfen und buchen
Sie erhalten Excel, CSV oder JSON mit Source File und Review Needed, sodass nur unklare Einzelwerte zum Original zurückverfolgt werden müssen.
Für echte Belegsammlungen statt perfekte Testscans
Fotos und schwierige Scans
Smartphone-Fotos, Thermopapier und schiefe Scans laufen durch denselben Prozess. Schlechte Lesbarkeit wird gezielt sichtbar gemacht.
Eigene Ausgabenkategorien
Ordnen Sie Belege nach Ihrer Kostenlogik, etwa Reise, Büro, Kraftstoff, Übernachtung, Versand oder Bewirtung.
Summen oder Einzelpositionen
Erstellen Sie eine Zeile je Beleg oder lösen Sie Artikel, Mengen, Einzelpreise und unterschiedliche Steuersätze in Positionszeilen auf.
Deutsche und internationale Belege
Mehrere Sprachen, Währungen und Datumsformate können auf ein einheitliches Ausgabeschema normalisiert werden.
Stapel statt Nacherfassung
Verarbeiten Sie ganze Monatsordner in einem Auftrag und halten Sie mit Source File die Verbindung zu jedem Originalbeleg.
API für laufende Belegflüsse
Automatisieren Sie wiederkehrende Belegeingänge über die REST API und die offiziellen SDKs für Python und Node.js.
Für wen die Belegdigitalisierung geeignet ist
Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros
Überführen Sie gemischte Mandantenbelege in konsistente Spalten für Prüfung, Kontierung und DATEV-Vorbereitung.
Finanz- und Reisekostenteams
Konsolidieren Sie Mitarbeiterbelege, prüfen Sie Pflichtangaben und bearbeiten Sie nur markierte Ausnahmen.
Handel, Gastronomie und Dienstleistungen
Strukturieren Sie wiederkehrende Kassen-, Einkaufs- und Betriebsausgaben für Kostenkontrolle und Monatsabschluss.
Ein Kassenbon oder der gesamte Monatsordner
1 Credit entspricht 1 Seite. Jeden Monat sind 50 Seiten kostenlos enthalten; danach kaufen Sie nur das benötigte Volumen, ohne Abo. Wiederkehrende Stapel automatisieren Sie über die REST API und die offiziellen SDKs für Python und Node.js.
Häufige Fragen zur Belegdigitalisierung
Was bedeutet Belege digitalisieren?+
Belege zu digitalisieren bedeutet, Angaben aus Kassenbons, Quittungen, Bewirtungs- und Ausgabenbelegen in strukturierte Daten zu überführen. Händler, Datum, Kategorie, Netto, Umsatzsteuer und Brutto können dadurch als prüfbare Excel-, CSV- oder JSON-Zeilen weiterverarbeitet werden.
Wie wandle ich Belegfotos in Excel um?+
Laden Sie JPG, PNG oder PDF hoch und beschreiben Sie die benötigten Spalten. Für jeden Beleg wird eine Tabellenzeile erzeugt; Source File verweist zurück auf das Foto oder die Seite.
Werden deutsche Umsatzsteuersätze erkannt?+
Die auf dem Beleg ausgewiesenen Netto-, USt.- und Bruttowerte können getrennt erfasst werden, einschließlich 19 % und 7 %. Die Software extrahiert die Dokumentangaben; die steuerliche Abzugsfähigkeit beurteilt weiterhin das zuständige Fachpersonal.
Funktioniert OCR mit verblassten Thermobelegen?+
Auch schwächere Fotos und Thermodrucke können verarbeitet werden. Ist ein Datum oder Betrag nicht zuverlässig lesbar, markiert Review Needed genau diesen Wert, statt ihn zu erraten.
Kann ein Bewirtungsbeleg vollständig erfasst werden?+
Ja. Restaurant, Datum, Rechnungsbetrag, Trinkgeld, Anlass, Teilnehmer und handschriftliche Ergänzungen können als getrennte Felder angefordert werden. Ob alle steuerlichen Pflichtangaben erfüllt sind, bleibt eine fachliche Prüfung.
Kann die Software Ausgaben automatisch kategorisieren?+
Ja. Sie geben die gewünschten Kostenkategorien vor und können den Original-Händlertext parallel erhalten. So bleibt die Zuordnung bei Prüfung oder Monatsabschluss nachvollziehbar.
Wie überprüfe ich die erkannten Belegdaten?+
Source File und Seitenangabe führen jede Ausgabezeile zum Original zurück. Review Needed kennzeichnet konkrete unklare Werte, sodass nicht der gesamte Belegstapel erneut kontrolliert werden muss.
Gibt es eine API für Beleg-OCR?+
Ja. Wiederkehrende Belegflüsse lassen sich über die REST API und offizielle SDKs für Python und Node.js automatisieren. 50 Seiten pro Monat können dauerhaft kostenlos verarbeitet werden.
Passende Leitfäden
- Bewirtungsbelege digitalisieren
- Spesenabrechnungen strukturiert digitalisieren
- Leitfaden zur Datenextraktion
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