Belege digitalisieren – vom Foto zur prüfbaren Ausgabenzeile

Erfassen Sie die Belege eines ganzen Monats, Ihre eigenen oder die aller Mandanten: Kassenbons, Bewirtungs- und Tankbelege, Quittungen, als Foto, Scan oder PDF. Datum, Händler, Kategorie, USt. und Brutto kommen in den Spalten zurück, die Sie festlegen, als Excel, CSV oder JSON für die Buchhaltung oder die vorbereitende DATEV-Arbeit.

Was möchten Sie extrahieren?

Dateien hinzufügenPDF, JPG, PNG

50 Seiten gratis pro Monat ·Kein Abo ·Keine Kreditkarte

Extrahieren
  • Keine Vorlagen oder Regeln einzurichten
  • Hochgeladene Dokumente innerhalb von 48 Stunden gelöscht
  • Nie für KI-Training verwendet

Beispieltabelle

Das Ergebnis: jeder Beleg als kategorisierte Zeile

Ihre Spalten und Ihre Kategorien, beschrieben im Prompt. Ein Wert oder eine Zeile, auf die sich die KI-Agenten nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist.

ausgabenbelege_maerz.xlsx
.xlsx .csv .json
DatumHändlerKategorieNettoUSt.BruttoSource FileReview Needed
202.03.2026NordTank GmbHKraftstoff71,4313,5785,00IMG_1042.jpg
303.03.2026Stadthotel Mitte GmbHÜbernachtung126,738,87135,60hotelbeleg_berlin.pdf
404.03.2026Stadtverkehr Rhein GmbHNahverkehr22,431,5724,00IMG_1048.jpg
505.03.2026Büro-Punkt GmbHBürobedarf44,548,4653,00scan_005.pdf
606.03.2026Buchhandlung am Markt GmbHFachliteratur46,733,2750,00IMG_1054.jpg
707.03.2026Parkhaus Zentrum GmbHParken2,520,483,00IMG_1059.jpgThermodruck prüfen
808.03.2026Technikhandel Nord GmbHAusstattung92,7417,62110,36beleg_008.pdf
909.03.2026Kaffeerösterei West GmbHGetränke13,452,5516,00IMG_1062.jpg
1010.03.2026Kurierdienst Elbe GmbHVersand8,401,6010,00scan_010.pdf
1111.03.2026Parkraum Süd GmbHParken6,721,288,00IMG_1068.jpg

Drei Schritte

So digitalisieren Sie Belege

  1. Fotos und Scans hochladen

    JPG, PNG oder PDF, eine Handvoll oder der ganze Monat. Unterschiedliche Händler, Formate und Bildqualitäten können im selben Stapel liegen, und ein PDF mit fünfzig gescannten Belegen ist kein Problem.

  2. Felder und Kategorien festlegen

    Beschreiben Sie in eigenen Worten, welche Belegdaten, Steuerwerte, Bewirtungsangaben oder Kostenkategorien Sie benötigen, eine Zeile je Beleg oder je Position. Wo Ihre Anweisungen oder die Belege etwas wirklich offenlassen, kann unsere KI innehalten und bei Ihnen nachfragen, statt allein zu entscheiden.

  3. Ausgaben prüfen und buchen

    Excel, CSV oder JSON, und jede Zeile trägt die Datei und die Seite, aus der sie stammt. Bei einem als Review Needed markierten Wert steht, was zu prüfen ist, und in der Ergebnisansicht öffnet ein Klick die Zeile neben dem Beleg, aus dem sie stammt.

Datenqualität

Von verblassten Kassenbons zu Zahlen, auf die Sie sich verlassen können

  • Fotos, Scans und PDFs

    Smartphone-Fotos, verblasstes Thermopapier, schiefe Scans und digitale PDFs, deutsche und fremdsprachige Belege in jeder Währung, alle im selben Stapel.

  • Mehrere KI-Agenten müssen sich auf jeden Wert einigen

    Auf jedes Datum, jeden Händler, jeden USt.-Betrag und jede Summe, damit Sie sich nicht auf einen einzigen Durchgang über ein verblasstes Foto verlassen.

  • Worauf sich die KI-Agenten nicht einigen können, wird als Review Needed markiert

    Mit dem Hinweis, was zu prüfen ist und wo, damit Sie nur die weniger sicheren Werte prüfen, nicht jeden Beleg.

  • Eine Seite oder ein Beleg, der sich nicht verarbeiten lässt, wird gemeldet, nie stillschweigend übersprungen

    Sie erfahren, welche Datei, und sie wird Ihnen nicht berechnet.

  • Ein einzelnes PDF bis 5.000 Seiten, ein Stapel bis 6.000 Dateien

    Jede Seite und jede Datei wird genauso gelesen und geprüft wie die erste, sodass der Monatsordner eines Mandanten oder sein ganzes Jahr als eine Aufgabe hineingeht, und mehrere Aufgaben können gleichzeitig laufen.

  • Dieselben Spalten und Formate, jedes Mal

    Dieselben Spalten, Kategorien, Datums- und Zahlenformate für jeden Beleg, und nächsten Monat wieder, sodass sich die Tabelle ohne Nacharbeit in Ihre Buchhaltungssoftware importieren lässt.

Einsatzbereiche

Für wen die Belegdigitalisierung geeignet ist

  • Steuerkanzleien und Buchhaltungsbüros

    Die Belege jedes Mandanten als eine Aufgabe, als kategorisierte Zeilen mit ausgewiesener USt. für Prüfung, Kontierung und DATEV-Vorbereitung. Ein gespeicherter Prompt je Mandant, mit einem Klick angewendet.

  • Finanz- und Reisekostenteams

    Konsolidieren Sie Mitarbeiterbelege mit Ihrer Kategorienzuordnung und prüfen Sie nur, was als Review Needed markiert ist. Das ganze Team arbeitet mit einem gemeinsamen Guthaben, ohne Gebühren pro Nutzer.

  • Handel, Gastronomie und Dienstleistungen

    Strukturieren Sie wiederkehrende Kassen-, Einkaufs- und Betriebsausgaben für Kostenkontrolle und Monatsabschluss.

Ein Kassenbon oder der gesamte Monatsordner

1 Credit entspricht 1 Seite, und 50 Seiten pro Monat sind gratis. Darüber hinaus zahlen Sie für verarbeitete Seiten und sonst nichts. Es gibt keinen Tarif zu wählen und keine monatliche Gebühr: Ein ruhiger Monat kostet nichts, und Guthaben, das Sie für einen arbeitsreichen Monat kaufen, bleibt 18 Monate gültig. Wiederkehrende Stapel automatisieren Sie über die REST API und die SDKs für Node.js und Python.

Preise ansehen

FAQ

Häufige Fragen zur Belegdigitalisierung

Was bedeutet Belege digitalisieren?

Belege zu digitalisieren bedeutet, Angaben aus Kassenbons, Quittungen, Bewirtungs- und Ausgabenbelegen in strukturierte Daten zu überführen. Händler, Datum, Kategorie, Netto, Umsatzsteuer und Brutto können dadurch als prüfbare Excel-, CSV- oder JSON-Zeilen weiterverarbeitet werden.

Wie wandle ich Belegfotos in Excel um?

Laden Sie JPG, PNG oder PDF hoch und beschreiben Sie die benötigten Spalten in eigenen Worten, oder sagen Sie nichts, und unsere KI leitet die Spalten aus den Belegen ab. Für jeden Beleg entsteht eine Tabellenzeile als Excel, CSV oder JSON; Source File verweist zurück auf das Foto oder die Seite.

Werden deutsche Umsatzsteuersätze erkannt?

Die auf dem Beleg ausgewiesenen Netto-, USt.- und Bruttowerte können getrennt erfasst werden, einschließlich 19 % und 7 %. Die Software extrahiert die Dokumentangaben; die steuerliche Abzugsfähigkeit beurteilt weiterhin das zuständige Fachpersonal.

Funktioniert OCR mit verblassten Thermobelegen?

Ja. Auch schwache Fotos, zerknitterte Belege und verblasste Thermodrucke können verarbeitet werden. Ein Wert oder eine Zeile, auf die sich die KI-Agenten nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, mit dem Hinweis, was zu prüfen ist, und in der Ergebnisansicht öffnet ein Klick diese Zeile neben dem Foto, aus dem sie stammt.

Kann ein Bewirtungsbeleg vollständig erfasst werden?

Ja. Restaurant, Datum, Rechnungsbetrag, Trinkgeld, Anlass, Teilnehmer und handschriftliche Ergänzungen können als getrennte Felder angefordert werden. Ob alle steuerlichen Pflichtangaben erfüllt sind, bleibt eine fachliche Prüfung.

Kann die Software Ausgaben automatisch kategorisieren?

Ja. Sie geben die gewünschten Kostenkategorien vor und können den Original-Händlertext parallel erhalten. So bleibt die Zuordnung bei Prüfung oder Monatsabschluss nachvollziehbar.

Wie überprüfe ich die erkannten Belegdaten?

Source File und Seitenangabe führen jede Ausgabezeile zum Original zurück, und in der Ergebnisansicht öffnet ein Klick die Zeile neben dem Beleg, aus dem sie stammt. Mehrere KI-Agenten müssen sich auf jeden Wert einigen, und worauf sie sich nicht einigen können, wird als Review Needed markiert, damit Sie nur die weniger sicheren Werte prüfen, nicht den gesamten Belegstapel.

Gibt es eine API für Beleg-OCR?

Ja. Dieselbe Extraktion läuft über eine REST API aus jeder Sprache, mit SDKs für Node.js und Python, und Ihr eigener Agent kann sie über den MCP-Server oder den Skill ausführen, den er von dieser Website installiert. Dasselbe Konto, dasselbe Guthaben, einschließlich der 50 kostenlosen Seiten pro Monat.

Wie werden meine Dokumente geschützt, und wo werden sie gespeichert?

Nie für KI-Training verwendet: Ihre Dokumente werden verwendet, um Ihre Tabelle zu erstellen, und für nichts anderes. Dokumente und Ergebnisse sind bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt und werden in den USA gespeichert. Hochgeladene Dokumente werden innerhalb von 48 Stunden dauerhaft gelöscht, Ihre Ergebnisse bleiben 90 Tage erhalten, und Sie können alles jederzeit selbst löschen. Für Geschäftskonten ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag bereits in Kraft: DSGVO, UK-DSGVO und die Datenschutzklauseln der US-Bundesstaaten gelten, ohne dass Sie etwas unterschreiben müssen, und eine gegengezeichnete Fassung gibt es auf Anfrage.

Passende Leitfäden

Verarbeiten Sie zusätzlich Lieferantenrechnungen? Digitalisieren Sie Rechnungen mit Positionen und USt.-Werten für denselben Buchhaltungsablauf.

Digitalisieren Sie Ihre ersten Belege kostenlos

50 kostenlose Seiten pro Monat, ohne Kreditkarte, Abo oder feste Kategorien. Laden Sie Fotos und Scans hoch und erhalten Sie eine prüfbare Ausgabendatei.

Belege digitalisieren