Digitalizar facturas sin transcribirlas ni mantener plantillas

Digitalizar facturas significa convertir sus datos contables (cabecera, líneas, impuestos y totales) en campos estructurados que puedan revisarse y usarse en Excel, CSV, JSON, un ERP o un sistema contable.

No. Invoice Data Extraction extrae datos estructurados de facturas, pero no es un software homologado por la AEAT para digitalización certificada ni sustituye los requisitos técnicos, de conservación y de auditoría de ese proceso legal. Si necesita destruir originales con valor probatorio, use una solución homologada y confirme el procedimiento con su asesor fiscal.

Suba las facturas en PDF, JPG o PNG, diga qué columnas necesita, por ejemplo número de factura, fecha, proveedor, NIF, base, IVA y total, y descargue el resultado en Excel, CSV o JSON. No hay plantillas que configurar ni reglas que escribir: el prompt es toda la configuración.

Sí. Puede pedir razón social, NIF (también denominado CIF en algunos flujos), RFC mexicano, número de factura y otros identificadores como campos separados. El valor se extrae tal como figura en el documento, y si el panel de agentes de IA no coincide en él, se marca como Review Needed.

Sí. La instrucción puede pedir base y cuota por tipo impositivo. Los porcentajes se extraen de cada documento; la fila mexicana del ejemplo usa 16 % y las españolas 21 % o 10 %, sin inferir el tratamiento fiscal que no figure en la factura.

Puede conservar NIF-IVA, texto de inversión del sujeto pasivo, base y cuota indicada. La salida facilita la revisión, pero no reemplaza la calificación fiscal de la operación por una persona responsable.

Sí. Admite PDF escaneados y fotos, en el mismo lote que los PDF digitales. Como en cualquier factura, un valor o una fila en los que el panel de agentes de IA no coincide se marca como Review Needed, con indicación de qué comprobar, y en el visor de resultados un clic abre esa fila junto a la página de la que procede.

Un lote admite hasta 6000 archivos y un solo PDF hasta 5000 páginas, y cada página y cada archivo se leen y se comprueban igual que el primero. Varias tareas pueden ejecutarse a la vez, y para el volumen que se repite cada mes hay una API REST con SDK para Python y Node.js.

Sus documentos se utilizan para generar su hoja de cálculo y para nada más, y nunca se usan para entrenar IA. Se cifran en tránsito y en reposo, los documentos subidos se eliminan de forma permanente en un plazo de 48 horas y sus resultados se conservan 90 días para que pueda volver a descargarlos. Sus documentos y resultados se almacenan en Estados Unidos. Para las cuentas de empresa ya está en vigor un acuerdo de tratamiento de datos: las condiciones del RGPD, del RGPD del Reino Unido y de las leyes de privacidad estatales de EE. UU. se aplican sin tener que firmar nada, y hay una copia contrafirmada a petición.